Tin học văn phòng - Lý thuyết và bài tập ứng dụng

Chương I Chương trình Microsoft Word Nội dung Chương I Giới thiệu về Microsoft Word Định dạng văn bản Bảng biểu trong văn bản In trộn văn bản Micrsoft Word chạy trong hệ điều hành Windows trong bộ office. Word giúp bạn làm quen với cách xử lý văn bản chuyên nghiệp. Từ một văn bản thô qua cách trình bày font, paragraph, bảng biểu, cột chữ, hình vẽ văn bản của bạn trở nên rõ ràng hơn, đẹp hơn, mang lại sức thuyết phục cao cho người đọc. I.1 Khởi động Trong Windows, MS-Word có thể khởi động như sau: Nhắp Start\Programs\MS-Word. Hình 1.1 Nền Desktop của Windows Ngay sau khi logo của chương trình hiện ra là cửa sổ chương trình Microsoft Word. Lúc này ta có thể bắt tay vào công việc. I.2 Cửa sổ chương trình MS-Word Sau đây ta sẽ lần lượt tìm hiểu các thành phần trên cửa sổ của chương trình I.2.1 Thanh tiêu đề (Title bar) Thanh nằm trên đỉnh cửa sổ, cho biết tên tài liệu hiện hành (Hình1.2) Thanh tiêu đề Title bar Thanh menu bar Thanh công cụ Tool bar Thanh trạng thái Status bar Thanh trượt Scroll bar Thước đo Ruler Vùng soạn thảo Hình 1.2 Cửa sổ chương trình Microsoft Word I.2.2 Thanh Menu (Menubar) Nằm sát dươi thanh tiêu đề, nó chứa toàn bộ các lệnh của chương trình. Các lệnh được chia thành từng nhóm: File, Edit, View, Insert, Fomat, Tool, Table, Window, Help. I.2.3 Thanh công cụ Toolbar Là thanh chứa các biểu tượng của thanh dụng cụ tương đương với lệnh. Khi cần thực hiện ta chỉ việc nhắp vào đó. Các thanh công cụ thường được dùng là: Thanh Standard Thanh Formatting Thanh Drawing Thanh Table and border I.2.4 Thanh trạng thái (Statusbar) Nằm ngay dưới đáy cửa sổ. Nhìn vào thanh trạng thái bạn có thể biết được vị trí con trỏ text và trạng thái của văn bản. I.2.5 Thước đo Ruler Dùng để căn lề, đặt kích thước văn bản. I.3 Định dạng văn bản I.3.1 Định dạng font chữ Microsoft Word có chức năng định dạng font chữ rất hoàn hảo. Nó giúp văn bản rõ ràng hơn. Các bước định dạng font chữ: Đánh dấu đoạn văn bản cần định dạng. Nhắp vào Format\Font xuất hiện hộp thoại (Hình 1.3) Hình 1.3 Hộp thoại Font Chọn các định dạng trong hộp thoại: Font Thể hiện danh sách tên chữ hiện có trong MS-Word, font chữ hiện hành  nằm trên dòng đầu tiên. Font Style Là hộp dùng để chứa các kiểu chữ: Bold: Là chữ in đậm Italic: Chữ in nghiêng Underline: Chữ gạch dưới Reguler: Kiểu chữ bình thường Size Thay đổi kích cỡ chữ: Font Color Hộp này cho ta thay đổi màu chữ Underline Hộp danh sách các kiểu chữ gạch chân Effeets Vùng này giúp tạo ra một số định dạng trong văn bản. Nếu chọn Default thì các thông số định dạng sẽ được lấy làm giá trị mặc định cho mỗi lần khởi động Microsoft Word. Ngoài ra ta có thể định dạng cho văn bản bằng nút lệnh trên thanh công cụ Formatting. Cách này có ưu điểm nhanh chóng và thuận tiện. I.3.2 Định dạng Paragraph Paragraph là một đoạn văn bản được kết thúc bằng phím enter. Nó giúp văn bản phong phú hơn, thuyết phục hơn. Các bước định dạng Paragraph. I.3.3 Đánh dấu đoạn văn bản cần định dạng Vào Format\Paragraph. Xuất hiện hộp thoại (Hình 1.4). Hình 1.4 Hộp thoại Paragraph Chọn các định dạng trong hộp thoại Indenlation Tạo độ lệch so với bề mặt Left Khoảng cách từ đoạn văn bản đến lề trái Right Khoảng cách từ đoạn văn bản đến lề phải Before Đoạn hiện thời cách đoạn trên bao nhiêu After Đoạn hiện thời cách đoạn dưới bao nhiêu Line Spacing Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn Single: cách dòng đơn Double: cách dòng đôi 1.5 Line: cách 1.5 dòng Atlast: cách dòng nhỏ nhất Exactly: chính xác giá trị số đo người dùng nhập Aliment Trình bày tuyến tính ngang của Paragraph Left: canh lề trái Right: canh lề phải Center: canh giữa Justified: canh hai bên I.3.3 Ví dụ minh hoạ “Công nghệ thông tin là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ có liên quan đến thông tin và quá trình xử lý thông tin. Cùng với một số ngành công nghệ cao khác. Công nghệ thông tin làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế xã hội của các nước trên thế giới”. Muốn định dạng đoạn văn bản trên ta làm như sau: Vào Format\Font\Vntime Font style\Regular Vào Size\14\OK Vào Format\Paragraph\Special\First line Vào Line Spacing: 1.5 line Vào Aliment: Justified Sau đó nhấn nút OK ta được đoạn văn bản trên có dạng sau: “Công nghệ thông tin là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ có liên quan đến thông tin và quá trình xử lý thông tin. Cùng với một số ngành công nghệ cao khác. Công nghệ thông tin làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế xã hội của các nước trên thế giới”. I.4 Bảng biểu Bảng biểu là một kiểu trình bày văn bản gồm các ô (cell) và các hàng (row) và cột (column). I.4.1 Các bước tiến hành bảng biểu Đặt con trỏ ở vị trí thích hợp nhắp chuột vào Table\Insert\Table Hộp thoại hiện ra (Hình 1.5). Hình 1.5: Hộp thoại Insert Table Các lựa chọn Table size: Kích thước của bảng biểu được xác định bởi số hàng và số cột Number of column: số cột Number of rows: số hàng Nếu chọn Auto thì máy sẽ tự động phân chia Sau đó nhắp vào nút OK sẽ được bảng biểu có đủ số hàng và số cột như đã chọn. Và bắt đầu nhập nội dung vào bảng biểu. Để cho bảng biểu đẹp hơn bạn cần hiệu chỉnh và trang trí. I.4.2 Bài tập minh hoạ Lập bảng xếp loại hạnh kiểm như sau: Bảng xếp loại hạnh kiểm lớp Điện Toán Máy Tính K2 STT Họ Tên HọcTập Phẩm chất Hoạt động Tổng XLĐĐ 1 Hoàng Hiệp 18 16 18 52 Tốt 2 Đỗ Phương 19 20 18 57 Tốt 3 Lê Hùng 12 11 9 32 TB 4 Phùng Hoa 8 8 9 25 Yếu 5 Trịnh Mai 18 15 15 48 Khá Để lập được bảng như trên ta theo các bước trình tự như sau: Nhấn chuột vào Table\Insert Table. Khi hộp thoại hiện ra ta chọn số hàng và số cột (Hình 1.6). Hình 1.6 Hộp thoại Insert Table Nhấn vào OK và bắt đầu nhập dữ liệu vào các cột và các hàng Để tính tổng ta vào Table\Fomula. Hộp thoại hiện ra (Hình 1.7 ) Hình 1.7 Hộp thoại Formula Nhắp chuột vào OK bạn sẽ có kết quả như cột tổng. I.5 In trộn văn bản Trong một số trường hợp người sử dụng có nhu soạn thảo một số tài liệu có nội dung giống nhau nhưng cần cho nhiều đối tượng như giấy mời, giấy khen, phiếu khen thưởng... Thay vì phải soạn thảo nhiều lần, MS Word cho phép bạn chia văn bản đó ra làm hai phần: Phần 1: Được tạo dưới dạng văn bản chính Phần 2: Là phần dữ liệu nguồn được tạo dưới dạng bảng biểu sau đó bạn in trộn văn bản để được tài liệu hoàn chỉnh. Sau khi thiết lập Form khen thưởng như trên bạn ghi vào File với tên PHIEUKHEN.DOC\Cloces. Tiếp theo bạn vào File\New để mở một tài liệu mới phải tạo bảng và nhập dữ liệu nguồn là danh sách những bạn được khen thưởng với các trường: Hoten, Thanhtich, Tienthuong. Dữ liệu nguồn có thể như sau: Hoten Thanhtich Tienthuong Hoàng Hiệp Là học sinh giỏi 120000 Đỗ Phương Là học sinh xuất sắc 150000 Hoàng Công Là học sinh xuất sắc 150000 Đặng Thành Là học sinh tiên tiến 100000 Vũ Hương Là học sinh giỏi 120000 Bạn kích vào file để ghi tên dữ liệu nguồn. ở đây ta đặt tên là DLNGUON Sau khi tạo song dữ liệu nguồn bạn nhắp chuột vào Tools\Merge. Một hộp thoại hiện ra (Hình 1.8). Trong mục Mail doccument bạn kích chuột vào create thực đơn hiện ra bạn nhắp chọn Form Letters\Active Windows. Trong mục Data source bạn kích chọn vào Data get thực đơn trải xuống bạn chọn Open data source sau đó tìm và kích chọn bảng dữ liệu nguồn DLNGUON \OPen\OK. Trộn văn bản Trong tài liệu chính bạn kích chuột vào nơi cần nối dữ liệu nguồn vào. Đặt con trỏ tại vị trí cần đưa thông tin. Hình 1.8 Hộp thoại Mail Merge Sau khi thực hiện trộn văn bản ta được Phiếu khen thưởng cho sáu người mà chỉ cần một lần thao tác bạn đã thực hiện xong. Chương II Microsoft Exel Nội dung Chương II 1. Làm quen với chương trình Microsoft Exel Nhập dữ liệu vào bảng tính Các hàm cơ bản Trích danh sách dữ liệu bằng tuỳ biến Auto Fillter Microsoft Excel là một trang các chương trình ứng dụng cơ bản của bộ chưong trình Microsoft Office phục vụ cho công tác văn phòng. Nó hỗ trợ mạnh cho các công cụ tính toán trên bảng tính. Thực hiện việc trình bày bảng biểu nhanh chóng, hỗ trợ tốt cho công tác kế toán trong văn phòng. 2.1 Khởi động Exel Nhắp chuột vào Start\Program\Microsoft Exel Hình 2.1 Nền Desktops của Windows Lúc này của sổ bảng của chương trình hiện ra như sau: Nhìn chung cửa sổ chương trình exel cũng như chương trình word. Cũng có các thanh công cụ. Nếu Word là vùng soạn thảo thì excel là bảng tính điện tử sheet. Bảng này được cấu tạo bởi: Cột (columns) được ký hiệu từ a đến z gồm 256 cột Dòng (rows) được đánh số từ 1á 65536 dòng ô (cel) là giao điểm của dòng và cột, được ký hiệu bởi tên cột và số hiệu của dòng như A1, A2. Khối ô là tập hợp các ô liên tiếp Tập tin bảng tính là tập hợp các bảng tính dữ liệu, đồ thị chứa tối đa là 255 bảng tính ngầm định là 3. Ta có thể chọn một bảng tính sheet bằng việc kích chọn, đổi tên sheet bằng việc kích chuột phải vào sheet đó rồi gõ tên mới. Hình 2.2 Màn hình Microsoft Excel 2.2 Nhập dữ liệu vào các bảng tính Dữ liệu nhập vào theo từng ô dùng phím mũi tên hoặc nhắp chuột để di chuyển con trỏ tới ô cần nhập. Điều chỉnh độ rộng của hàng và cột cho phù hợp. Ta có bảng như trên. Sau khi nhập dữ liệu xong bạn có thể tiến hành tính toán cho bảng tính trên 2.3 Các hàm thông dụng trong Excel Hàm thống kê Average(): Cho biết kết quả trị trung bình = Average(number1,number2,...) Sum(): Cho kết qủa tổng các giá trị trong danh sách = Sum(number1,number2,...) Max():Cho biết kết quả trị lớn nhất. = Max(number1,number2,...) Min(): Cho kết quả trị nhỏ nhất = Min(number1,number2,...) Count(): Cho kết quả số lượng các ô có giá trị trong danh sách = Count(number1,number2,...) Hàm Logic And(): Cho giá trị TRUE mọi đối số là TRUE Hàm OR(): Cho giá trị là TRUE nếu mọi đối số nào là TRUE NOT(): Cho trị logic ngược lại với trị logic của đối số IF(): Trắc nghiệm điều kiện để chọn 1 trong 2 trị Nếu điều kiện đúng chọn TRUE value Nếu điều kiện sai chọn FALSE value Ngoài các hàm trên còn có các hàm: Ngày tháng, hàm số, hàm chuỗi, hàm tìm kiếm.... Mỗi hàm có công dụng khác nhau hỗ trợ đắc lực cho công việc tính toán của bạn nhưng ở đây do thời gian có hạn nên tôi chỉ nói đến mấy hàm thông dụng nhất phục vụ cho công việc bảng tính trong báo cáo. Sau đây bạn có thể tìm hiểu các hàm thông qua bảng tính sau: Bạn nhắp chuột vào dòng đầu tiên trong cột Tổng và đánh công thức vào đó như sau: Sau đó nhấn ENTER để ra kết quả tại dòng đầu tiên và đè chuột ở cột tổng khi chuột biến thành dấu cộng thì di chuột dọc theo cột tổng để được kết quả hoàn chỉnh như sau: Tương tự với các cột Xếp loại và Khen thưởng cũng làm các thao tác như thế chỉ khác là ở hai cột này thì sử dụng hàm IF (hàm điều kiện). Bạn đánh hàm điều kiện vào dòng đầu tiên trong cột xếp loại như sau: = IF(I6>=85,”Xuất sắc”, IF(and(I6=80),”Giỏi”,IF(and(I6=65,”Khá”,IF(and(I6=50),”TB”,IF(I6<50,”Yếu”))). Sau đó bạn nhấn enter là được và cột khen thưởng cung tương tự. Kết quả ta được một bảng xếp loại đạo đức hoàn chỉnh như sau: 2.4 Lọc dữ liệu bằng tuỳ biến Auto Fillter Để lọc dữ liệu ta tiến hành bôi đen toàn bảng tính sau đó bạn nháy chuột vào Data\Fitter\Auto Fillter. Khi đó tại các dòng chứa tên các trường của bảng tính sẽ xuất hiện các nút chứa mũi tên màu đen dứơi tên của mỗi trường. Bạn kích vào mũi tên màu đen của trường (cột) cần lọc, bạn chọn tiêu thức lọc. Sau khi chọn trên bảng tính chỉ dữ lại các bản ghi thoả mãn tiêu thức lọc. Khi kích mũi tên màu đen có thêm các lựa chọ ALL để hiện lại toàn bảng tính. Kích chuột vào mục Custon để thiết lập các điều kiện lọc do người sử dụng xác lập. Sau đây ta thực hiện lọc ngay trong bảng tính trên. Ta có bảng xếp loại đạo đức lớp điện toán máy tính k2 như trên. Đề bài yêu cầu lọc ra những bạn có quê ở Ninh Bình các bước thực hiện như trên ta có danh sách lọc như sau: Danh sách lọc những người quê Ninh Bình Nếu bạn muốn lọc đồng thời nhiều điều kiện thì làm tương tự như trên thì việc xem danh sách sẽ dễ dàng hơn. Phần III bài tập ứng dụng Bài 1: Sử dụng Auto Fillter Trung tâm BD & ĐT nghề cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Trường ĐHBK- Hà Nội Độc lập- Tự do- Hạnh phúc ---œœ&--- ----œœH---- Báo cáo tổng kết hạnh kiểm lớp điện toán máy tính k2 Năm học 2003 – 2004 Kính gửi: Cô giáo chủ nhiệm đồng kính gửi trung tâm BD & ĐT nghề Sau 1 năm học tập và rèn luyện đạo đức lớp điện toán máy tính đã tổng kết va kết quả cụ thể như sau: STT Họ Tên Quê quán Học tập Nội quy ý thức Phẩm chất Hoạt động Tổng Xếp loại 1 Hoàng Hiệp Ninh Bình 15 18 19 16 18 86 Tốt 2 Đỗ Phương Hà Tây 19 20 18 16 20 93 Tốt 3 Lê Hùng Hng Yên 12 11 9 12 18 62 TB 4 Phùng Hoa Hà Nội 8 8 9 8 8 41 Yếu 5 Đinh Anh Bắc Giang 15 16 15 15 16 77 Khá 6 Bùi Dung Hải Phòng 15 15 15 8 16 69 Khá 7 Hoàng Công Nghệ An 20 20 20 16 15 91 Tốt 8 Đặng Thành Ninh Bình 19 18 18 15 12 82 Tốt 9 Trịnh Mai Thanh Hoá 18 15 15 15 13 76 Khá 10 Đỗ Thương Hà Nội 15 18 12 15 4 64 TB 11 Ngô Nam Thanh Hoá 9 8 9 8 8 42 Yếu 12 Vũ Hương Phú Thọ 18 19 15 16 18 86 Tốt 13 Hà Quỳnh Hà Nội 15 16 18 14 9 72 Khá 14 Lê Minh Lào Cai 16 15 15 11 12 69 Khá 15 Phạm Miền Thái Bình 15 15 8 8 11 57 TB 16 Trần Hải Nam Định 15 19 11 15 12 72 Khá 17 Tạ Tuyến Yên Bái 8 15 18 17 9 67 Khá 18 Đinh Lan Đà Nẵng 14 11 12 8 14 59 TB Bảng 1: Bảng tổng kết xếp loại hạnh kiểm lớp điện toán máy tính k2 Đây là 1 kết quả rất đáng khích lệ. Sự cố gắng của các bạn đã đưa phong trào của lớp lên thành 1 lớp vững mạnh. Trong đợt tổng kết này lớp có 5 bạn đã được xếp loại tốt. Danh sách cụ thể như sau: STT Họ Tên Quê Học Nội ý thức Phẩm Hoạt Tổng Xếp tập quy chất động loại 1 Hoàng Hiệp Ninh Bình 15 18 19 16 18 86 Tốt 2 Đỗ Phương Hà Tây 19 20 18 16 20 93 Tốt 3 Lê Hùng Hng Yên 12 11 9 12 18 62 TB 4 Phùng Hoa Hà Nội 8 8 9 8 8 41 Yếu 5 Đinh Anh Bắc Giang 15 16 15 15 16 77 Khá 6 Bùi Dung Hải Phòng 15 15 15 8 16 69 Khá 7 Hoàng Công Nghệ An 20 20 20 16 15 91 Tốt 8 Đặng Thành Ninh Bình 19 18 18 15 12 82 Tốt 9 Trịnh Mai Thanh Hoá 18 15 15 15 13 76 Khá 10 Đỗ Thơng Hà Nội 15 18 12 15 4 64 TB 11 Ngô Nam Thanh Hoá 9 8 9 8 8 42 Yếu 12 Vũ Hương Phú Thọ 18 19 15 16 18 86 Tốt Bảng 2: Danh sách những học sinh xếp loại hạnh kiểm tốt Đặc biệt trong lớp số học sinh xếp loại đạo đức khá cũng rất cao. Danh sách cụ thể: STT Họ Tên Quê Học Nội ý thức Phẩm Hoạt Tổng Xếp tập quy chất động loại 1 Hoàng Hiệp Ninh Bình 15 18 19 16 18 86 Tốt 2 Đỗ Phong Hà Tây 19 20 18 16 20 93 Tốt 3 Lê Hùng Hng Yên 12 11 9 12 18 62 TB 4 Phùng Hoa Hà Nội 8 8 9 8 8 41 Yếu 5 Đinh Anh Bắc Giang 15 16 15 15 16 77 Khá 6 Bùi Dung Hải Phòng 15 15 15 8 16 69 Khá 7 Hoàng Công Nghệ An 20 20 20 16 15 91 Tốt 8 Đặng Thành Ninh Bình 19 18 18 15 12 82 Tốt 9 Trịnh Mai Thanh Hoá 18 15 15 15 13 76 Khá 10 Đỗ Thơng Hà Nội 15 18 12 15 4 64 TB 11 Ngô Nam Thanh Hoá 9 8 9 8 8 42 Yếu 12 Vũ Hơng Phú Thọ 18 19 15 16 18 86 Tốt 13 Hà Quỳnh Hà Nội 15 16 18 14 9 72 Khá 14 Lê Minh Lào Cai 16 15 15 11 12 69 Khá 15 Phạm Miền Thái Bình 15 15 8 8 11 57 TB 16 Trần Hải Nam Định 15 19 11 15 12 72 Khá 17 Tạ Tuyến Yên Bái 8 15 18 17 9 67 Khá 18 Đinh Lan Đà Nẵng 14 11 12 8 14 59 TB 19 Hoàng Lan Lạng Sơn 19 16 13 11 15 74 Khá 20 Trương Lý Nghệ An 15 18 12 4 18 67 Khá Bảng 3: Danh sách những học sinh xếp loại hạnh kiểm khá Danh sách những học sinh xếp loại hạnh kiểm trung bình là: STT Họ Tên Quê Học Nội ý thức Phẩm Hoạt Tổng Xếp tập quy chất động loại 1 Hoàng Hiệp Ninh Bình 15 18 19 16 18 86 Tốt 2 Đỗ Phong Hà Tây 19 20 18 16 20 93 Tốt 3 Lê Hùng Hưng Yên 12 11 9 12 18 62 TB 4 Phùng Hoa Hà Nội 8 8 9 8 8 41 Yếu 5 Đinh Anh Bắc Giang 15 16 15 15 16 77 Khá 6 Bùi Dung Hải Phòng 15 15 15 8 16 69 Khá 7 Hoàng Công Nghệ An 20 20 20 16 15 91 Tốt 8 Đặng Thành Ninh Bình 19 18 18 15 12 82 Tốt 9 Trịnh Mai Thanh Hoá 18 15 15 15 13 76 Khá 10 Đỗ Thương Hà Nội 15 18 12 15 4 64 TB 11 Ngô Nam Thanh Hoá 9 8 9 8 8 42 Yếu 12 Vũ Hơng Phú Thọ 18 19 15 16 18 86 Tốt 13 Hà Quỳnh Hà Nội 15 16 18 14 9 72 Khá 14 Lê Minh Lào Cai 16 15 15 11 12 69 Khá 15 Phạm Miền Thái Bình 15 15 8 8 11 57 TB 16 Trần Hải Nam Định 15 19 11 15 12 72 Khá 17 Tạ Tuyến Yên Bái 8 15 18 17 9 67 Khá 18 Đinh Lan Đà Nẵng 14 11 12 8 14 59 TB Bảng 4: Danh sách những học sinh xếp loại hạnh kiểm trung bình Số còn lại là những học sinh xếp loại hạnh kiểm yếu. Danh sách như sau: STT Họ Tên Quê Học Nội ý thức Phẩm Hoạt Tổng Xếp tập quy chất động loại 1 Hoàng Hiệp Ninh Bình 15 18 19 16 18 86 Tốt 2 Đỗ Phong Hà Tây 19 20 18 16 20 93 Tốt 3 Lê Hùng Hng Yên 12 11 9 12 18 62 TB 4 Phùng Hoa Hà Nội 8 8 9 8 8 41 Yếu 5 Đinh Anh Bắc Giang 15 16 15 15 16 77 Khá 6 Bùi Dung Hải Phòng 15 15 15 8 16 69 Khá 7 Hoàng Công Nghệ An 20 20 20 16 15 91 Tốt 8 Đặng Thành Ninh Bình 19 18 18 15 12 82 Tốt 9 Trịnh Mai Thanh Hoá 18 15 15 15 13 76 Khá 10 Đỗ Thơng Hà Nội 15 18 12 15 4 64 TB 11 Ngô Nam Thanh Hoá 9 8 9 8 8 42 Yếu Bảng 5: Danh sách những học sinh xếp loại hạnh kiểm yếu Trên đây là bản báo cáo về tình hình hạnh kiểm của lớp điện toán máy tính trong một năm học tập và rèn luyện. Đây không phải là kết quả quá cao xong lớp đã hoàn thành chỉ tiêu đề ra. Trình báo cáo lên cô giáo chủ nhiệm và các thầy cô bộ môn xét duyệt.