Tình hình hoạt động của Công ty Cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội

ớc đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa đạt được mức độ cao nhất, thêm vào đó là trình độ của cán bộ còn chưa được cập nhật kịp thời, chính những điều này đã dẫn tới những hạn chế về hiệu quả của công tác quản lý văn phòng Công ty. Xuất phát từ vai trò quan trọng của công nghệ thông tin đã thôi thúc em hoàn thành bài báo cáo thực tập tổng hợp về hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội Nội dung của báo cáo tổng hợp ngoài lời mở đầu và kết luận, bao gồm 4 chương chính: Chương I: Một số nét chính về Công ty Cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội Chương II: Tổ chức công tác văn phòng tại Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội. Chương III: Một số kết quả chung của Công ty và Văn phòng của Công ty Chương IV: Nhận xét tổng quát về công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội và Văn phòng của công ty Để có được bài báo cáo này, ngoài sự nỗ lực và cố gắng hết mình của bản thân em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ và nhân viên trong cơ quan. Trước hết cho em được bày tỏ lòng biết ơn vô hạn tới thầy giáo hướng dẫn: PGS. TSKH Nguyễn Trọng Bảo về sự động viên, hướng dẫn nhiệt tình của thầy trong suốt quá trình thực tập và xây dựng báo cáo. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn khoa KINH Tế – quản trị kinh doanh đã tạo điều kiện để giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này. Chương I Một số nét chính về Công ty Cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội I. Sự hình thành và phát triển của Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội. I.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội. Công ty Cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội có tên Tiếng Anh: Ha Noi Confectionery Joint - Stock Company. Tên giao dịch Quốc tế là: HALIMEX. Trụ sở chính: Số 15, ngõ 91, Đường Nguyễn Chí Thanh, Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội. Điện thoại: 04.8350006 - 04.8344971 Fax: 84.4.8359845 Email: Hanobaco@FPT.com.vn Website: Hanobaco.com.vn Giấy phép kinh doanh số 0103006172 được cấp ngày 10/12/2004 do Sở Kế hoạch đầu tư cấp. Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội trực thuộc Liên hiệp Thực phẩm vi sinh Hà Nội. Xí nghiệp được thành lập ngày 17/8/1964 theo quyết định số 462/NTTC ngày 30 tháng 9 năm 1964 của UBND Thành phố Hà Nội. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Xí nghiệp là sản xuất các loại bánh mứt kẹo, đặc biệt là bánh trung thu và bánh mứt kẹo Tết. Tiền thân của Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội là Công ty Đường bánh kẹo Hà Nội, sau khi UBND Thành phố Hà Nội ra quyết định số 462/NTTC ngày 30 tháng 9 năm 1964 thì Công ty được đổi tên thành Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội. Từ khi thành lập cho đến năm 1988 Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội được sự chỉ đạo và lãnh đạo trực tiếp của Sở Thương nghiệp Hà Nội. Năm 1988 Nhà nước xoá bỏ bao cấp, nền kinh tế chuyển từ sản xuất tập trung theo kế hoạch sang nền kinh tế thị trường việc sản xuất kinh doanh của xí nghiệp bước đầu gặp nhiều khó khăn. Xí nghiệp đã tình nguyện gia nhập Liên hiệp Thực phẩm Vi sinh Hà Nội và vẫn giữ tên là Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội. Ngày 16/12/1992 Xí nghiệp đã được cấp giấy phép thành lập doanh nghiệp theo thông báo số 1199/CNN - TCND của Bộ Công nghiệp nhẹ ký và quyết định số 3239/QĐUB của UBND Thành phố Hà Nội cấp. Giấy phép kinh doanh số 105871 được cấp ngày 6/1/1993. Đến năm 1994 nhận thấy việc hoạt động sản xuất phân tán ở nhiều địa điểm rất bất lợi và để tiện cho việc chỉ đạo sản xuất, xí nghiệp đã chuyển trụ sở giao dịch chính và toàn bộ các phân xưởng về số 5 Láng Trung - Quận Đống Đa - Hà Nội. Đây là một cơ ngơi khang trang rộng 3751m2 với các công trình hiện đại phục vụ sản xuất và khối nhà xưởng. Ngày 8/12/2004 Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội được chuyển đổi thành Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội theo quyết định số 8943 - QĐUB của UBND Thành phố Hà Nội. Giấy phép đang ký kinh doanh số 01030006172 do Sở Kế Hoạch Đầu Tư cấp ngày 10/12/2004. Tổng diện tích của công trình xí nghiệp là 3.751.000m2. Hiện tại Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội có thể được xem là một đơn vị kinh tế độc lập thuộc Công ty Đầu tư Thương mại Dịch vụ Việt Hà. Có quy mô vừa với 190 lao động, doanh thu hàng năm vào khoảng 32 tỷ đồng. Giá trị hiện tại của tổng tài sản vào khoảng 17 tỷ đồng. Công ty có 3 phân xưởng sản xuất chính sản xuất các mặt hàng chủ yếu bao gồm các loại bánh, bánh trung thu, mứt tết. Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, được mở tài khoản tại ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng của nhà nước. I.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty. a. Chức năng Sản xuất các loại bánh mứt kẹo, đặc biệt là bánh trung thu và bánh mứt kẹo Tết phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước đồng thời xuất khẩu ra các nước trong khu vực. Tăng cường đầu tư chiều sâu với mục đích không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động, đa dạng hoá chủng loại sản phẩm.Phát triển các mặt hàng mới nhất là các loại bánh kẹo truyền thống dân tộc. Đi sâu nghiên cứu thị trường, ổn định và không ngừng nâng cao hiệu quả thị trường cũ, mở rộng thị trường mới, nhất là thị trường ở các tỉnh phía Nam và thị trường xuất khẩu. b. Nhiệm vụ. Sản xuất các mặt hàng chủ yếu bao gồm các loại bánh, bánh trung thu, mứt Tết với đa dạng về chủng loại, mẫu mã đẹp, nâng cao hơn về chất lượng sản phẩm đạt chỉ tiêu về doanh thu trên 32 tỉ đồng, lợi nhuận hàng năm trên 3,6 tỷ đồng. Bảo toàn và phát triển vốn được giao. Thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, nộp thuế và các khảo nộp theo ngân sách theo quy định của pháp luật. Thực hiện phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, nâng cao trình độ chuyên môn. I.3. Bộ máy tổ chức và điều hành của Công ty. Cơ cấu tổ chức quản trị của xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội gọn nhẹ. Mỗi phòng có những chức năng, nhiệm vụ khác nhau để có thể sử dụng hiệu quả nhất năng lực của người lao động và đảm bảo số lượng lao động tối thiểu. a. Giám đốc: Công ty có 1 giám đốc do cấp trên bổ nhiệm sau khi đã tham khảo ý kiến của Đảng bộ và phiếu tín nhiệm của cán bộ, công nhân viên trong toàn công ty. - Giám đốc của công ty có quyền quyết định điều hành hoạt động của công ty theo đúng kế hoạch, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể người lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. - Giám đốc là đại diện toàn quyền của công ty trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. b. Phó giám đốc. Công ty có 2 phó giám đốc trong đó 1 người có nhiệm vụ kiến thiết những công trình, xây dựng, mở rộng những phân xưởng, nhà xưởng để phục vụ cho việc sản xuất. Còn lại 1 người cũng trợ giúp cho giám đốc những công việc thuộc thẩm quyền của mình. Chịu trách nhiệm Marketing tiêu thụ sản phẩm, tìm hiểu thị trường, tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm, tìm hiểu thị trường, tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm cho toàn công ty trên thị trường trong nước và ngoài nước. c. Phòng hành chính tổng hợp: có 12 người - Phòng có nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, đi sâu nghiên cứu xây dựng kế hoạch của công ty, giúp đỡ giám đốc, hướng dẫn và kiểm tra các hoạt động trong công ty. - Phòng còn có nhiệm vụ tổ chức các kênh thu thập thông tin qua sách báo, văn bản và các nguồn khác. - Bên cạnh vai trò tham mưu tổng hợp phòng hành chính còn thực hiện công tác văn thư lưu trữ. Khi các công văn, văn bản gửi đến công ty, văn thư tiếp nhận ghi vào sổ công văn đến sau đó trình cho trưởng phòng kiểm tra. Trưởng phòng có nhiệm vụ trình lên giám đốc hoặc gửi tới các bộ phận có liên quan. c. Phòng tổ chức lao động tiền lương: Có 2 người - Có nhiệm vụ chấm công, tính lương, theo dõi thi đua, thực hiện các công việc liên quan đến chế độ của công nhân viên, tuyển dụng lao động khi cần thiết, nhất là vào thời vụ(Trung thu, Tết), đào tạo công nhân. - Tham mưu, giúp đỡ và chịu trách nhiệm trong việc xác định mức tiền công và tiền lương phải trả cho CBCNV. - Đánh giá đúng mức độ lao động của CBCNV, có biện pháp trả lương,khen thưởng thoả đáng. d. Phòng cung ứng vật tư kinh doanh: Có 10 người - Có nhiệm vụ cân đối nguồn nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh của xí nghiệp theo kế hoạch. - Tìm kiếm nguồn nguyên liệu đảm bảo chất lượng đồng thời thu mua nguyên vật liệu tận gốc nhằm giảm bớt chi phí qua khâu trung gian, e. Phòng kế hoạch - kỹ thuật - Cơ điện: Có 06 người Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch giá thành, kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu, sản phẩm nhập kho, tính toán định mức nguyên vật liệu, tính giá thành, nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, bảo quản sửa chữa máy móc thiết bị cho sản xuất, nghiên cứu cải tiến kỹ thuật,chế tạo công cụ lao động cho công nhân. f. Phòng kế toán tài vụ: Có 5 người Có nhiệm vụ theo dõi quản lý công tác tài chính của xí nghiệp, cung cấp thông tin cần thiết cho giám đốc về tình hình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp, thực hiện công tác hạch toán, tính toán thu nhập và phân phối thu nhập của xí nghiệp, thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. g. Hệ thống cửa hàng và dịch vụ Xí nghiệp có một khối kinh doanh dịch vụ có văn phòng đặt ở số 10 Hàng Ngang gồm có 3 người: 1 cửa hàng trưởng, 1 kế toán và 1 thủ quỹ. Khối này quản lý một hệ thống cửa hàng dịch vụ do các mậu dịch viên là nhân viên của xí nghiệp trực tiếp bán hàng. h. Các phân xưởng sản xuất: Các phân xưởng của Công ty chủ yếu sản xuất các loại bánh mứt kẹo, bánh trung thu, bánh mứt kẹo Tết. i. Phòng bảo vệ: Có 4 người - Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của công ty. - Tuần tra canh gác trụ sở đảm bảo trật tự an ninh trụ sở công ty cả trong và ngoài giờ làm việc. I.4. Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội. GIáM đốc Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng bảo vệ Phòng hành chính Phòng tổ chức Phòng KINH DOANH Phòng KH-KT Phân xưởng I Phân xưởng III Phân xưởng II Khối dịch vụ Phòng kế toán Chương II Tổ chức công tác văn phòng tại Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội. I. Chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính tổng hợp. 1. Chức năng chính. a. Chức năng tham mưu. Với chức năng tham mưu, văn phòng giúp cho lãnh đạo Công ty chỉ đạo, điều hành cho các hoạt động chung của công ty. Giúp lãnh đạo lập chương trình công tác theo chức năng nhiệm vụ được giao. Căn cứ vào kế hoạch, chủ trương, quyết định của lãnh đạo để xây dựng công tác theo quý, tháng, năm. Đề xuất các chủ trương, chính sách và cơ chế quản lý đơn vị trong từng thời kỳ. b. Chức năng tổng hợp. Với chức năng tổng hợp văn phòng tham gia tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các phòng ban trong công ty, đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo. Thực hiện tư vấn văn bản cho lãnh đạo và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của thủ tục văn bản trước lãnh đạo và cấp trên. Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, giải quyết các đơn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức, theo dõi việc giải quyết các đơn thư, tờ trình đó. c. Chức năng hậu cần. Chức năng hậu cần là việc tổ chức, sắp xếp, mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của công ty, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động công tác của công ty. Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm sóc sức khoẻ, bảo vệ trật tự an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc hội nghị, cuộc họp, lễ tân, khánh tiết, tiếp khách. 2. Nhiệm vụ. - Văn phòng công ty có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ tình hình hoạt động của cơ quan trên mọi lĩnh vực. - Tổ chức kiểm tra và đôn đốc hoạt động của nhân viên. - Văn phòng phải thường xuyên tiếp nhận các văn bản từ các nơi gửi đến. Sau đó vào sổ lưu, rồi chuyển đến các phòng ban chức năng liên quan. - Theo dõi đôn đốc các văn bản gửi đi, giải quyết tốt các văn bản đảm bảo đúng thời gian và đúng nguyên tắc của quy trình xử lý văn bản. - Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sơ kết và tổng kết của công ty, các ngày lễ kỷ niệm lớn, họp giao ban. - Quản lý và mua sắm tài sản của cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc hội nghị, cuộc họp, lễ tân khánh tiết, tiếp khách. - Lập kế hoạch thu chi ngân sách hàng năm cho cơ quan chỉ đạo công tác thường trực bảo vệ cơ quan. - Căn cứ vào lịch công tác của lãnh đạo để quản lý lịch trình của đội xe, bố trí điều động xe cho lãnh đạo công ty đi công tác. 3. Sơ đồ mô tả cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp. Chánh văn phòng Phó văn phòng Bộ phận BHXH-Lao động tiền lương Bộ phận thông tin Bộ phận y tế Thủ kho Ban bảo vệ Bộ phận lái xe Công tác tạp vụ Văn thư lưu trữ *. Phòng hành chính tổng hợp của công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội bao gồm: Chánh văn phòng: 1 người Phó văn phòng: 1 người Văn thư lưu trữ: 1 người Bộ phận bảo hiểm xã hội - lao động tiền lương: 2 người Bộ phận thông tin: 2 người Bộ phận y tế: 1 người Thủ kho: 1 người Tạp vụ: 1 người Ban bảo vệ: 4 người Bộ phận lái xe: 4 người II. Tình hình hoạt động chung của văn phòng. a. Chánh văn phòng: Là người đứng đầu trong văn phòng của công ty, lập chương trình, kế hoạch công tác của Phòng; tổ chức, kiểm tra, đôn đốc, giám sát việc thực hiện các công việc của Phòng. Tham gia các cuộc họp giao ban của Công ty. Thực hiện các công việc khác do cấp trên giao. b. Phó văn phòng: Là người giúp việc cho Chánh văn phòng trong việc lập chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức, kiểm tra, đôn đốc, giám sát việc thực hiện các công việc. c. Bộ phận văn thư, lưu trữ: Là bộ phận xử lý các tài liệu, công văn đi, đến theo đúng quy trình đã quy định. Đóng dấu vào các văn bản chính thức của Công ty khi đã có chữ ký của ngưới có thẩm quyền. Bảo quản con dấu. d. Bộ phận bảo hiểm xã hội - lao động tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi việc chấm công, nghỉ phép của CBCNV các bộ phận. Làm bảng thanh toán lương hàng tháng cho CBCNV và lao động hợp đồng thời vụ. e. Bộ phận thông tin: Có nhiệm vụ fax các thông tin cho công ty và nhận các bản fax của các phòng ban và các cơ quan khác gửi đến, quản lý tốt máy fax của công ty, thực hiện tốt quy chế bao quản máy fax mà công ty đã quy định. f. Bộ phận y tế: Có nhiệm vụ lập dự trù mua sắm trang thiết bị y tế cần thiết. Kiểm tra việc tuân thủ vệ sinh lao động, vệ sinh môi trường đối với người lao động. Theo dõi, giám sát vệ sinh môi trường trong khu vực sản xuất. g. Thủ kho: Quản lý máy móc thiết bị văn phòng phẩm và đề xuất việc mua sắm trang thiết bị , kiểm tra ghi sổ rồi báo cáo cấp trên. h. Tạp vụ: Đảm nhiệm làm vệ sinh hàng ngày toàn bộ nhà xưởng sản xuất, đường đi, sân bãi, cống rãnh, khu vực vệ sinh công cộng của công ty. i. Ban bảo vệ: Xây dựng kế hoạch bảo vệ, kế hoạch phòng cháy chữa cháy, kế hoạch phòng chống tội phạm, đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự trong Công ty. j. Bộ phận lái xe: Chịu trách nhiệm thự hiện chế độ bảo dưỡng vận hành tốt đầu xe được giao, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người và phương tiện. Chương III Một số kết quả chung của Công ty và Văn phòng của Công ty I. Kết quả chung của Công ty. 1. Tình hình kinh doanh chung. Cũng giống như các doanh nghiệp khác, công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội cũng gặp nhiều khó khăn khi hoạt động kinh doanh trong cơ chế thị trường. Để tồn tại và phát triển, công ty đã kết hợp nhiều biện pháp như: đổi mới máy móc thiết bị, nâng cao tay nghề đội ngũ lao động, tổ chức sản xuất hợp lý và chú trọng tới nghiên cứu thị trường. Công ty được coi là một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Biểu số liệu sau có thể đánh giá được phần nào kết quả kinh doanh của công ty trong 2 năm 2005 và 2006: TT Chỉ tiêu ĐVT 2005 2006 So sánh & 1 Doanh thu không thuế Tr.đ 37004 42000 113,5 2 Giá trị sản xuất CN (Giá cố định 1994) - 9739 11500 118,5 3 Nộp ngân sách - 2711 3500 148,0 4 Thu nhập doanh nghiệp - 3924s 4000 101,3 5 Thu nhập bình quân 1 lao động/tháng - 2,32 2,5 105 6 Sản phẩm mới, cải tiến Loại 4 2 7 Đổi mới máy móc, thiết bị * ** 8 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ Người 22 30 Ghi chú: * Đổi mới máy móc thiết bị năm 2006: - 2 máy đóng gói bánh - 1 lò nướng quay ** Đổi mới máy móc thiết bị năm 2007 - Máy cán cắt bánh chả - Máy thái các loại củ quả - Dây chuyền SX bánh mới Qua bảng trên ta thấy doanh thu của công ty không ngừng tăng lên. Năm 2005, doanh thu không thuế đạt được là 37004 triệu đồng nhưng đến năm 2006 là 42000 triệu đồng, tăng so với năm 2005 là 113,5%. Điều này chứng tỏ công ty có hướng đi đúng. Nộp ngân sách tăng lên, chứng tỏ công ty luôn luôn có ý thức hoàn thành nghĩa vụ của mình với Nhà nước. Năm 2005, tổng số tiền mà công ty nộp ngân sách là 2711 triệu đồng, năm 2006 tăng lên là 3500 triệu đồng. Do có sự tham gia liên doanh nên số lượng nhân viên qua các năm cũng tăng lên. Thu nhập của người lao động tăng lên từ 2,32tr.đ/người/tháng vào năm 2005 lên 2,5tr.đ/ người/tháng vào năm 2006. 2. Tình hình tiêu thụ một số mặt hàng: Hiện nay Công ty sản xuất hơn 100 loại bánh mứt kẹo các loại. Do đặc tính của sản phẩm không cần phải cạnh tranh theo chiều sâu mà chủ yếu bằng đa dạng hoá sản phẩm nên công ty luôn cố gắng nghiên cứu, tìm kiếm các loại sản phẩm mới. Việc nhập thêm một số dây chuyền mứt rong biển, mứt cà chua sơ ri, bánh sampa đã giúp cho công ty có những sản phẩm đặc trưng. Mặt hàng 2005 2006 Sản xuất tiêu thụ Tỷ trọng Sản xuất tiêu thụ Tỷ trọng Mứt các loại 170,1 178,6 104,9 200,0 220,0 110 Bánh Săm pa 95,2 86,0 90,33 120,1 111,0 92,42 Bánh Xốp vừng 25,1 30,5 71,71 35,1 29,0 82.62 Bánh Xốp dừa 13,0 10,0 121,5 15,0 12,7 84,66 Bánh Trứng nhện 12,5 10,0 80 14,2 13,0 91,55 Bánh Qui 45,0 40,0 88,88 55,0 45,0 81,81 Bánh Trung thu các loại 450,2 404,4 89,82 500,1 420,0 83,98 Các loại bánh khác 30,4 26,0 85.52 40,3 33,0 81,88 Bảng trên phản ánh tình hình tiêu thụ các mặt hàng chủ yếu đại diện hơn 50 chủng loại sản phẩm của công ty. Hầu hết các mặt hàng đều tiêu thụ không hết số lượng sản phẩm sản xuất ra, tạo ra lượng hàng tồn kho cho các năm sau. Tuy nhiên hầu hết các mặt hàng trên đều tăng khối lượng tiêu thụ trong năm 2006. 3. Tình hình lao động. *. Tình hình lao động của Công ty được thể hiện qua bảng sau: Chỉ tiêu Đơn vị 2005 2006 - Tổng số lao động Người 185 190 - Lao động trực tiếp Người 163 171 - Tỷ trọng lao động trực tiếp % 88,1 90 - Tỷ trọng lao động nữ lao động trực tiếp % 71,5 75.2 Từ tổng kết bảng trên ta thấy rằng lực lượng lao động của Công ty qua 2 năm 2005 - 2006 có sự tăng lên rõ rệt. Tỷ lệ lao động nữ cũng có xu hướng tăng lên. Qua đây, ta thấy nguồn lao động của Công ty là một tiềm lực, một thuận lợi, đảm bảo cho Công ty hoạt động tốt trên thị trường. II. Kết quả hoạt động của văn phòng. Văn phòng Công ty là người giúp việc đắc lực cho lãnh đạo trong quá trình quản lý và điều hành cơ quan, với chức năng Tham mưu - Tổng hợp và hậu cần văn phòng đã bảo đảm việc duy trì tình hình hoạt động của mình ổn định và đạt được nhiều kết quả tốt trong quá trình thực hiện cụ thể như sau: 1. Công tác tham mưu tổng hợp. - Với chức năng tham mưu, văn phòng đã giúp lãnh đạo Công ty chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của toàn công ty.Văn phòng công ty đã hoàn thành tốt công tác tổng hợp, báo cáo kịp thời công tác tuần, tháng, quý, năm về các mặt: Kinh tế - Văn hoá - Xã hội, để báo cáo cho lãnh đạo nắm được tình hình, hoạt động chỉ đạo các mặt công tác và báo cáo trước Giám đốc công ty trong các kỳ họp. - Trong công tác tham mưu, văn phòng đã phân công trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên phụ trách theo từng khối, có quy chế làm việc cụ thể và quy định trách nhiệm cho từng nhân viên. Do sự phân công này nên công tác tổng hợp đã đạt kết quả cao từ việc chuẩn bị nội dung làm việc đến việc tổng hợp tình hình của các phòng ban trong công ty cũng như giải quyết kịp thời các sự vụ mới phát sinh. - Công tác soạn thảo văn bản đã tiến bộ rõ rệt, nhất là các văn bản mang tính pháp quy như: Quyết định, Chỉ thị hạn chế những sai sót trong quá trình ban hành văn bản ở các phòng ban ngành. - Văn phòng công ty đã thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp trong việc thực hiện tốt qui chế làm việc, chương trình công tác, báo cáo tổng hợp thường xuyên tháng, quý, năm cũng như báo cáo đột xuất giúp cho lãnh đạo Công ty điều hành thống nhất tất cả các mặt. - Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, công tác tham mưu tổng hợp cũng còn hạn chế như việc chủ động để tham mưu với lãnh đạo còn hạn chế việc thực hiện chức năng kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở, phối hợp với các phòng ban chuyên môn thực hiện những nhiệm vụ được giao đôi khi chưa được thường xuyên và chưa kịp thời nên ảnh hưởng đến công tác tổng hợp. 2. Công tác văn thư lưu trữ. - Trong văn phòng công ty, công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của công ty, là một công việc không thể thiếu, một mắt xích không thể thiếu được trong guồng máy hoạt động của bộ máy Công ty. - Công tác văn thư lưu trữ luôn luôn được Văn phòng công ty quan tâm và coi trọng. Văn phòng Công ty đã bố trí đủ số cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ có trình độ Đại học, thường xuyên cử cán bộ đi học các lớp huấn luyện nâng cao trình độ cho các cán bộ làm công tác này và cũng đã trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại để phục vụ cho công tác lưu trữ như: dàn máy vi tính được nối mạng internet và mạng nội bộ(mạng LAN), máy fax, máy in, điện thoại. - Công tác văn thư lưu trữ đã làm tốt nhiệm vụ của mình trong việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng đường lối, chính sách, chế độ, đồng thời giúp việc quản lý công việc trong công ty được chặt chẽ. - Đặc biệt hình thức lưu trữ của công ty tương đối khoa học với những bước khởi đầu tiến tới một văn phòng không giấy, tất cả các công văn, văn bản, tài liệu mật đều lưu trữ trong máy tính được nối mạng với máy của lãnh đạo cơ quan kiểm soát được tất cả các văn bản và tài liệu mà không cần phải sử dụng nhiều giấy tờ cồng kềnh. - Tuy nhiên việc sử dụng máy tính của công ty còn nhiều hạn chế. Đa số mới chỉ biết sử dụng máy vi tính trong việc soạn thảo văn bản, nhiều cán bộ đã và đang được đào tạo hay tự đào tạo về chuyên môn nên chưa có điều kiện trang bị kiến thức, kỹ năng về tin học, công chức được đào tạo về tin học không có nhiều, vì vậy khả năng khai thác các ứng dụng của máy còn phần nào hạn chế. Do vậy công ty phải tăng cường đào tạo công nghệ thông tin cho các cán bộ nhân viên trong văn phòng theo các trình độ khác nhau và từng lĩnh vực cụ thể. 3. Công tác hậu cần. - Trong những năm qua hoạt động của văn phòng đã có nhiều chuyển biến tốt như: thực hiện tốt việc tu sửa nơi làm việc,mua sắm các trang thiết bị như điều hoà, tủ bàn cho các bộ phận, đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện phục vụ kịp thời tạo điều kiện cho CBCNV nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác, giúp cho hoạt động của toàn bộ công ty được duy trì ổn định. - Trong công tác lễ tân văn phong chú trọng tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, tổ chức, sắp xếp nội vụ gọn gàng, sạch sẽ, vệ sinh ngăn nắp. Kiểm tra và hướng dẫn cán bộ công nhân viên đến liên hệ công tác và làm việc. - Nhìn chung công tác hậu cần đã đáp ứng được công việc sự vụ thường xuyên cũng như đột xuất, đảm bảo phục vụ các hoạt động của công ty trên cơ sở thực hiện chi tiêu hợp lý, hợp pháp, tiết kiệm trong cơ quan. Chương IV Nhận xét tổng quát về công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội và Văn phòng của công ty I. Nhận xét tổng quát về công ty. Từ một công ty ra đời trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường, công ty đã vấp phải rất nhiều khó khăn, trở ngại. Tuy nhiên trong khi hàng loạt các doanh nghiệp quốc doanh lâm vào tình trạng phá sản thì công ty vẫn đứng vững và ngày càng lớn mạnh. Sự thành công của công ty là do nắm bắt được nhu cầu thị trường, luôn tìm mọi cách đáp ứng được nhu cầu đó. Công ty Cổ phần bánh mứt kẹo Ha Nội đã tìm được bước đi đúng đắn cho sự phát triển của mình, đó là sự đầu tư đổi mới công nghệ, đổi mới thiết bị, hiện đại hoá sản xuất, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao hiệu quả kinh tế, ổn định và phát triển thị trường. Việc kinh doanh có hiệu quả của công ty sẽ góp phần vào việc giải quyết công ăn việc làm cho người lao động, nâng cao đời sống của người lao động và đồng thời làm tăng ngân sách cho Nhà nước. Cho đến nay, công ty không ngừng phát triển và ngày càng khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. II. Nhận xét về văn phòng của công ty. Mặc dù quy mô phòng Hành Chính Tổng Hợp của Công ty còn nhỏ, biên chế chính thức có ít người nên một người phải đảm đương nhiều nhiệm vụ, nhưng nói chung bộ máy của Phòng đã được sắp xếp khá hợp lý và đều hoàn thành tốt chức năng và nhiệm vụ được giao, đặc biệt Phòng đã ứng dụng được vai trò của Công nghệ thông tin giúp nhanh chóng hoàn thành công việc để đóng góp được tốt nhất vào sự phát triển của Công ty. Về hoạt động thông tin và văn thư lưu trữ. Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin một cách cập nhật, nhanh chóng. Tiếp nhận, quản lý, soạn thảo và sử dụng các công văn, giấy tờ đến và đi trong ngày chính xác, kịp thời. Bảo quản, lưu giữ hồ sơ một cách đầy đủ và cẩn thận, đảm bảo thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng hồ sơ. Về hoạt động hậu cần. Quản lý trang thiết bị