Tình hình hoạt động của Công ty TNHH Đại Bắc

Lời nói đầu Trong nền kinh tế thị trường, kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng không chỉ đối với hoạt động tài chính Nhà nước mà còn vô cùng quan trọng đối với hoạt động tài chính doanh nghiệp. Đối với Nhà nước, kế toán là công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành ngân sách Nhà nước, để điều hành nền kinh tế quốc dân. Đối với doanh nghiệp, các thông tin do kế toán cung cấp giúp cho chủ doanh nghiệp và những người quản lí nắm được tình hình hoạt động, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của doanh nghiệp, thấy rõ mặt mạnh, yếu để có những quyết định cần thiết. Do vậy kế toán không chỉ là công việc ghi chép số liệu kế toán và phản ánh thông tin mà kế toán còn có vai trò quan trọng hơn. Qua quá trình thực tập giai đoạn một tại công ty TNHH Đại Bắc, tôi đã tìm hiểu và đưa ra “Báo cáo tổng hợp giai đoạn I”. Báo cáo gồm các phần: 1- Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh gắn với quá trình hình thành, xây dựng và phát triển của công ty. 2- Tổ chức bộ máy quản lí, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. 3- Tổ chức công tác kế toán. Nhân dịp hoàn thành bản báo cáo cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo TS .Trần Nam Thanh và tập thể các phòng ban của công ty TNHH Đại Bắc đã giúp đỡ tôi hoàn thành bản báo cáo này. Nội dung 1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh gắn với quá trình hình thành, xây dựng và phát triển của công ty TNHH Đại Bắc. Năm 1998, công ty hoạt động dưới danh nghĩa là chi nhánh của công ty dược phẩm Bình Nguyên tại Hà Nội vì điều kiện lúc đó chưa cho phép thành lập một công ty độc lập. Sau thời gian hoạt động như vậy với kết quả rất tốt và hội tụ đầy đủ các yếu tố cần thiết chi nhánh đã tách ra hoạt động độc lập với tên công ty TNHH Đại Bắc. Công ty TNHH Đại Bắc chính thức ra đời ngày 9 tháng 9 năm 2000 với vốn điều lệ là 1 tỷ VND. Hiện nay công ty có trụ sở chính tại số 65 phố Vũ Ngọc Phan – Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội. Sau khi tách ra hoạt động độc lập, công ty TNHH Đại Bắc mới chỉ có tổng số nhân viên là 12 người. Với sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ nhân viên, công ty đã khắc phục khó khăn hiện tại, phát huy thế và lực mới. Để đáp ứng được nhu cầu của nhân dân cũng như toàn xã hội và để hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển, công ty đã tuyển thêm nhiều nhân viên mới có trình độ cao, năng động trong công việc để bổ sung vào đội ngũ nhân viên lành nghề tạo đà đi lên của công ty. Bên cạnh đó, công ty còn mạnh dạn đầu tư các trang thiết bị hiện đại như máy móc, dây truyền sản xuất mới phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm và ô tô tải để vận chuyển hàng hoá một cách nhanh chóng và thuận tiện… Hiện nay công ty đã có tiềm năng rất mạnh về cơ sở vật chất cũng như đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm quản lí và tổ chức hoạt động ở những bệnh viện lớn trong cả nước. Vốn là điều kiện đầu tiên quan trọng nhất cho sự ra đời và phát triển của doanh nghiệp. Vốn quyết định quy mô kinh doanh và hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.Tính đến thời điểm hiện tại công ty có tổng số vốn kinh doanh là 4 tỷ VND do các cổ đông đóng góp, trong đó vốn lưu đông là 2,5 tỷ và vốn cố định là 1,5 tỷ. Ngoài ra còn có vốn tích luỹ qua các năm và vốn huy động từ các nguồn khác như: vay ngân hàng, nợ tín dụng đối với các hãng mà công ty làm đại lí bằng cách trả tiền sau khi đã thực hiện phân phối hàng hóa. Nguồn vốn của công ty không ngừng tăng trưởng qua các năm do kinh doanh đạt kết quả cao. Đây là một điều kiện thuận lợi thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh việc phân bổ vốn hiệu quả thì cơ cấu cũng góp một phần lớn trong sự thành công của công ty. Tính đến thời điểm hiện tại, lực lượng lao đông trong công ty là 92 người, trong đó có 32 nữ chiếm 34,78% và 60 nam chiếm 65,22% tổng số lao động trong công ty. Tuổi lao động trung bình trong công ty là 32,5; trong đó thâm niên công tác trung bình của cán bộ là 5 năm 9 tháng. Cơ cấu lao động của công ty được thể hiện qua bảng sau: Bảng 1: Cơ cấu lao động theo độ tuổi Độ tuổi Số người Tỷ lệ (%) Dưới 30 62 67,39 31 - 40 25 27,17 41 - 50 5 5,44 Nguồn: Công ty TNHH Đại Bắc Bảng 2: Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn Trình độ Số người Tỷ lệ (%) Dược sỹ cao học 4 4,3 Dược sỹ đại học 15 16,3 Dược sỹ trung học 18 19,5 Dược tá 15 16,3 Bác sỹ 14 15,2 Cử nhân kinh tế 20 21,7 Nhân viên khác 6 7 Nguồn: Công ty TNNH Đại Bắc Qua bảng số liệu trên, ta thấy công ty TNNH Đại Bắc có đội ngũ lao đông trẻ và năng động, điều này tạo điều kiện và cơ hội cho công ty phát triển mạnh trong tương lai. Công ty TNHH Đại Bắc được thành lập với chức năng cung cấp dược phẩm nội và ngoại nhập phục vụ những nhu cầu khám, chữa bệnh của nhân dân. Kể từ khi thành lập đến nay công ty TNHH Đại Bắc liên tục phát triển các kênh phân phối sản phẩm qua hàng chục công ty trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh, thành trên cả nước nhờ số lượng nhân viên có trình độ kỹ thuật cao và tinh thần phục vụ tận tình hiệu quả, đồng thời thiết lập được thị trường vững chắc để phát triển. Đến nay Đại Bắc là một trong những công ty có thế mạnh trong lĩnh vực dược phẩm ở Việt Nam. Đại Bắc đã tham gia vào nhiều lĩnh vực như phân phối sản phẩm, kinh doanh, sản xuất, bán buôn, bán lẻ…không chỉ có vậy, Đại Bắc còn là nhà phân phối độc quyền của hãng dược phẩm hàng đầu Hàn Quốc như: Sinil pharm Co, Dong in dang pharm Co LTD, Kolo pharm ceutical INC, Kuhnpung pharm CO LTD; ấn độ như: Delhi pharma, Brawn Laboratories LTD và Australia. Đại Bắc đã tăng trưởng mạnh mẽ kể từ khi thành lập. Tính đến thời điểm hiện tại, hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao và doanh thu lớn. Thị trường của công ty ngày càng được mở rộng và có uy tín với sản phẩm mới chất lượng cao. 2. Tổ chức bộ máy quản lí, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Được thành lập trong nền kinh tế thị trường nên công ty không phải chịu ảnh hưởng của nền kinh tế cũ để lại như: nhân sự, cơ cấu tổ chức, trình độ chuyên môn nghiệp vụ… đã tạo cho công ty những thuận lợi trong việc bố trí và sử dụng lao động một cách phù hợp và hiệu quả. Để thực hiện tốt công tác quản lí và sản xuất, công ty hoạt động theo chế độ một thủ trưởng, các phòng ban chức năng và các đơn vị thành viên đều phải chịu sự quản lí chung của giám đốc thông qua các phó giám đốc. Công ty có 3 đơn vị thành viên: Chi nhánh của công ty tại Đà Nẵng. Nhà máy sản xuất ở khu công nghiệp Sài Đồng B. Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm ở trung tâm dược Ngọc Khánh. Tất cả các đơn vị thành viên của công ty đều sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đem lại nguồn lợi nhuận lớn cho công ty. Công ty TNHH Đại Bắc là công ty có chức năng sản xuất và kinh doanh dược phẩm. Các sản phẩm của công ty có mẫu mã đẹp, chất lượng cao, giá cả phải chăng. Do vậy, công ty thường tiến hành nghiên cứu khai thác thị trường, nâng cao chất lượng kinh doanh, chế độ chăm sóc khách hàng ngày càng tốt hơn nhằm đáp ứng yêu cầu của thị trường. Bên cạnh nhữnh chức năng quyền lợi của mình, công ty TNHH Đại Bắc còn có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước, kinh doanh theo đúng mặt hàng đã dăng ký, tuân thủ đầy đủ các chế độ của Nhà nước, thực hiện nghĩa vụ xã hội, bảo toàn, phát triển và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh. Giám đốc Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy quản lí của công ty Các phó giám đốc Phòng hành chính tổng hợp Phòng kế toán Phòng kinh doanh và Marketing Phòng kinh doanh 2 Phòng kinh doanh 3 Phòng kinh doanh 1 2.1. Ban giám đốc Ban giám đốc gồm có: Giám đốc và các phó giám đốc. Ban giám đốc có chức năng giám đốc, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Nhiệm vụ và quyền hạn của ban giám đốc: 2.1.1. Giám đốc Lập chính sách và xác định mục tiêu của công ty. Xác định và phê duyệt cơ cấu tổ chức, các quá trình và tài liệu của hệ thống các phòng ban trong công ty. Cung cấp các nguồn lực cần thiết để xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống công ty. Phê duyệt các kế hoạch hoạt động của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện và các bộ phận trong công ty. Điều hành các cuộc họp, xác định nhiệm vụ và quyền hạn cho các bộ phận quản lí công ty, xây dựng và thực hiện các biện pháp khuyến khích nhân viên. Chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên về hiệu quả công việc của công ty. 2.1.2.Các phó giám đốc Giúp giám đốc các mặt công tác quản trị hành chính, xây dựng kỹ thuật cơ bản nội bộ, sáng kiến cải tiến kỹ thuật. Xác định chiến lược và lập kế hoạch kinh doanh bộ phận trình lên cấp trên. Xem xét các kế hoạch kinh doanh của các chi nhánh, văn phòng đại diện trực thuộc. Kiểm soát và theo dõi các hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi lĩnh vực quản lí. Báo cáo về hoạt động của mình và đảm bảo cơ sở vật chất của công ty cho giám đốc. Phê duyệt, kiểm soát các hợp đồng, dự án thuộc lĩnh vực quản lí. Các trách nhiệm bộ phận khác. 2.2. Phòng kinh doanh và Maketing Kinh doanh và phân phối các sản phẩm của công ty cho khách hàng và các công ty bạn hàng. Quản lí việc ký kết các hợp đồng kinh tế, tình hình thực hiện các hợp đồng. Như vậy, công ty cần quản lí các hợp đồng kinh tế nhất thiết phải qua phòng kinh doanh trước khi trình giám đốc ký chính thức. Quản lí tiến độ việc thực hiện các hợp đồng kinh tế thương mại theo đúng kế hoạch đã đề ra. Quản lí định mức chi phí của từng hợp đồng trên cơ sở dự toán đấu thầu. Kiểm tra, xác nhận được số tiền xin ứng tương đương với hợp đồng đã ký duyệt. 2.3. Phòng hành chính tổng hợp Có nhiệm vụ thực hiện tất cả các công việc hành chính, văn thư bảo mật, đảm bảo công tác văn phòng giúp các phòng ban khác hoạt động có hiệu quả. Quản lí số lao động thực đang làm việc tại từng đơn vị, phòng ban, trách nhiệm của người lao động và người sử dụng lao động cho từng đối tượng ký hợp đồng, giám sát việc thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với người lao động. Quản lí và tính toán tiền lương của nhân viên trong công ty trên cơ sở được duyệt mỗi năm. 2.4. Phòng kế toán Thực hiện các nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp và cung cấp các số liệu cần thiết cho ban giám đốc cũng như các bộ phận kinh doanh để phân tích kịp thời và đưa ra những giải pháp đúng đắn trong kinh doanh. Kiểm tra, kiểm soát việc chi tiêu đúng với quy định của Nhà nước về chế độ quản lí tài chính. Đảm bảo việc bảo toàn và phát triển vốn của công ty. Tổ chức công tác và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các phòng ban, các đơn vị thành viên thu thập hồ sơ, chứng từ để phục vụ công tác thanh, quyết toán, thu hồi vốn. Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời đúng chế độ tình hình, kết quả hoạt động của công ty. Lập đầy đủ và nộp các báo cáo kế toán đúng quy định. Khai thác và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn vào sản xuất, đảm bảo và phát triển tính tự chủ tài chính của đơn vị. 3. Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Đại Bắc 3.1. Bộ máy kế toán Để thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ được giao, phòng kế toán của công ty đã bố trí theo hình thức kế toán tập trung. Phòng kế toán gồm 6 người, mỗi người là một mắt xích trong chuỗi công việc, phối hợp ăn khớp và đạt hiệu quả. Sau đây là sơ đồ bộ máy kế toán và nhiệm vụ của từng người trong phòng kế toán: Kế toán trưởng 3.1.1. Sơ đồ2: Sơ đồ bộ máy kế toán Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Kế toán công nợ phải trả Kế toán công nợ phải thu Kế toán vật tư, hàng hoá, tài sản 3.1.2. Nhiệm vụ của từng người trong phòng kế toán * Kế toán trưởng Kế toán trưởng do giám đốc bổ nhiệm. Chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật Nhà nước về tính đúng đắn, trung thực về các báo cáo tài chính do phòng lập nên. Tổ chức bộ máy kế toán và phương pháp ghi sổ phù hợp với hoạt động của công ty. Chịu trách nhiệm chung về phương pháp hạch toán, quyết định phân bổ chi phí vào các đối tượng phù hợp. Nắm rõ định hướng phát triển của công ty để điều hành hoạt động của phòng kế toán. Kiểm tra việc chấp hành các chính sách kinh tế, tài chính, các chế độ tiêu chuẩn chi tiêu, kỷ luật tài chính của Nhà nước, việc thực hiện chế độ thanh toán, vay tín dụng, các hợp đồng kinh tế… Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế để đánh giá đúng đắn tình hình kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty để có biện pháp giải quyết tốt nhất. Quyền hạn của kế toán trưởng gắn liền với trách nhiệm được giao vì lợi ích của doanh nghiệp. Kế toán trưởng có quyền phổ biến chủ trương và chỉo đạo thực hiện các chủ trương về chuyên môn, ký duyệt các tài liệu kế toán, có quyền từ chối không ký duyệt các vấn đề liên quan đến tài chính doanh nghiệp không phù hợp với chế độ qui định, có quyền yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lí ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn có liên quan tới các bộ phận chức năng đó. * Kế toán vật tư, hàng hoá , tài sản Kế toán vật tư, hàng hoá, tài sản có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động theo từng vật liệu, dụng cụ, hàng hoá tại đơn vị. Riêng đối với tài sản cố định, bên cạnh theo dõi nguyên giá và giá trị còn lại của của từng loại. Ngoài ra, kế toán còn có nhiệm vụ phản ánh công tác đầu tư xây dựng cơ bản và tình hình sửa chữa tài sản cố định tại đơn vị. Theo dõi lượng vật tư, hàng hoá xuất nhập hàng tháng, cùng các phòng ban liên quan kiểm kê định kỳ vật tư hàng hoá tồn kho vào ngày cuối tháng. Lập biên bản với các trường hợp thừa thiếu để báo cáo kịp thời. *Kế toán công nợ phải thu Kế toán công nợ phải thu theo dõi và và đối chiếu kịp thời công nợ của các phòng khám các bệnh viện ở khu vực Hà Nội cũng như các đại lý ngoại tỉnh để có kế hoạch thu nợ đúng thời hạn, đảm bảo số nợ của khách hàng đối với công ty không bị tồn đọng, quá hạn qui định. * Kế toán công nợ phải trả Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản phải nộp, phải cấp cũng như tình hình thanh toán và còn phải thanh toán với các đối tượng (người bán, người cho vay, công nhân viên, ngân sách…) Tính toán thuế giá trị gia tăng phải nộp, thuế đã nộp đầu vào… * Kế toán tiền mặt Kế toán tiền mặt có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động (tăng, giảm) của tiền mặt Kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ trước khi viết phiếu chi – thu. Mở sổ theo dõi việc luân chuyển tiền tệ để cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng phải đối chiếu khớp với thủ quỹ. *Thủ quỹ Thủ quỹ bảo đảm an toàn tuyệt đối quỹ tiền mặt, chỉ được phép xuất tiền ra khỏi quỹ khi có phiếu chi được ký duyệt . Căn cứ vào các phiếu chi – thu hàng ngày để lập báo cáo quỹ, đối chiếu thường xuyên với kế toán tiền mặt. 3.2. Chế độ kế toán được áp dụng tại công ty Hiện nay công ty TNHH Đại Bắc áp dụng chế độ kế toán doang nghiệp với niên độ kế toán năm, bắt đầu từ 01/ 01… đến 31/12… 3.2.1. Các chính sách kế toán chung được áp dụng Công ty áp dụng các chính sách kế toán do Nhà nước quy định, cụ thể: Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền là VND và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỷ giá quy đổi ngoại tệ của ngân hàng công thương Việt Nam. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho với cách tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Nguyên tắc tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. Tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. 3.2.2. Tổ chức vận dụng chế độ Các chính sách kế toán chung được phòng kế toán áp dụng rất hợp lí và đồng bộ cả chế độ chứng từ, hệ thống tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện. Chứng từ Công ty sử dụng các chứng từ cần thiết theo qui định của những nghiệp vụ phát sinh. Ví dụ: Các nghiệp vụ liên quan đến tiền có các chứng từ sau: chứng từ gốc (hoá đơn bán hàng), phiếu thu, phiếu chi… Các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng có các chứng từ: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại công ty Hiện tại, công ty TNHH Đại Bắc đang áp dụng hệ thông tài khoản chung theo quyết định số 15/ 2006/ QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và áp dụng theo đúng chế độ kế toán quy định. Hình thức sổ kế toán Công ty đang sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ với việc sử dụng máy vi tính là chủ yếu. Sau đây là trình tự ghi sổ: Sơ đồ 3: Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ (1) (1) Chứng từ gốc Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết (2) Sổ quỹ (5) Chứng từ ghi sổ (3) (4) Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (10) Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết (8) (9) (6) Bảng cân đối tài khoản (7) Báo cáo kế toán (7) 1,2,3,4: Ghi hàng ngày (hoặc định kỳ) 5,6,7: Ghi cuối tháng 8.9.10: Quan hệ đối chiếu Bên cạnh đó công ty có các loại sổ kế toán như: Sổ quỹ, sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối tài khoản, báo cáo kế toán…cụ thể: Sổ cái là sổ phân loại (ghi theo hệ thống) dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ cái theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lí chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái. Bảng cân đối tài khoản: dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép cũng như cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý. Các sổ và thể hạch toán chi tiết: dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết (tài sản cố định, chi phí tiêu thụ…) Báo cáo Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và công nợ cũng nhu tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Cuối niên độ kế toán, công ty nộp báo cáo tới: cơ quan thuế, cơ quan thống kê và cơ quan đăng ký kinh doanh. Hiện nay, công ty sử dụng hệ thống báo cáo kế toán sau: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Kết luận Với mô hình là một công ty TNHH, Đại Bắc có một bộ máy quản lí tương đối chặt chẽ, góp phần quan trọng trong việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh của công ty. Do thời gian có hạn và kiến thức hạn chế nên trong báo cáo giai đoạn I không tránh khỏi những sai sót. Tôi rất mong có sự nhận xét của cô giáo TS. Trần Nam Thanh để báo cáo hoàn thiện hơn. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo TS. Trần Nam Thanh và tập thể các phòng ban trong công ty TNHH Đại Bắc đã giúp tôi hoàn thành báo cáo này.