Tình hình hoạt động tại Công ty cổ phần quản lý và xây dựng đường bộ 234

ược thành quả to lớn: Ÿ Công tác sửa chữa thường xuyên và sửa chữa vừa: khối lượng thực hiện gần 20.500 triệu đồng, kế hoạch cả năm 31.000 triệu đồng (dự kiến tăng gần 50% so với năm 2007) Ÿ Thu phí đường bộ: thực hiện 75.052 triệu đồng (đạt tiến độ đề ra) Kết quả kinh doanh gần đây của công ty cho thấy công ty đã vượt qua các khó khăn, xây dựng từng bước vững chắc và trưởng thành đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp và xã hội. 1.3. Bộ máy tổ chức quản lý của công ty 1.3.1. Mô hình tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh Sơ đồ 1-1 Sơ đồ tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh công ty cổ phần quản lý và xây dựng đường bộ 234 ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC Các phòng ban chức năng gồm có: Đơn vị trực thuộc gồm có: 1/ Phòng Tổ chức hành chính 1/ XN thi công công trình I 2/ Phòng Quản lý giao thông 2/ Đội công trình II 3/ Phòng Kế hoạch vật tư thiết bị Các đơn vị duy tu, bảo dưỡng 4/ Phòng Tài chính kế toán 1/ Hạt QL đường Bắc TL-NB 5/ Ban Kiểm tra thu phí 2/ Hạt QL cầu Kiền QL10 3/ Hạt 2 QL10 4/ Hạt 3 QL10 5/ Hạt 4 QL 10 Các đơn vị thu phí đường bộ 1/ Đội thu phí số 2 QL1 2/ Đội thu phí cầu đường TL-NB 3/ Đội thu phí Tiên Cựu QL10 Là công ty cổ phần do đó hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông). Giám đốc công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty do HĐQT bổ nhiệm. Giám đốc là người điều hành, quản lý hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT, cổ đông và pháp luật Nhà nước về thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao. Dưới sự điều hành của ban giám đốc là các phòng ban chức năng, và các đơn vị trực thuộc. Mọi hoạt động kinh doanh, quản trị, điều hành công ty được kiểm soát bởi Ban kiểm soát- tổ chức thay mặt cho các cổ đông. 1.3.2. Các phòng ban chức năng của công ty Công ty gồm 5 phòng ban chức năng: 1.3.2.1. Phòng Tổ chức – hành chính (TC-HC) Nhân sự: 14 người Phòng TC-HC có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc công ty trong các lĩnh vực: Tổ chức cán bộ, tiền lương, chế độ, thanh tra, quân sự tự vệ, an toàn lao động (ATLĐ), phòng chống cháy nổ (PCCN), thi đua và quản lý công tác hành chính. Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: * Lĩnh vực tổ chức sản xuất và tổ chức lao động - Giúp Giám đốc triển khai thực hiện mô hình tổ chức sản xuất của công ty theo mô hình quyết định của Đại hội đồng cổ đông và HĐQT - Tham mưu cho Giám đốc trong việc hình thành và thay đổi tổ chức bộ máy quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh - Tham mưu cho Giám đốc điều động lao động trong công ty để đáp ứng yêu cầu trong sản xuất - Tổ chức hướng dẫn việc nâng lương cho lao động gián tiếp 1 năm 2 lần, thi nâng bậc công nhân hàng năm, - Lập kế hoạch bổ túc, đào tạo, đào tạo lại cho CBCNLĐ hàng năm - Tổ chức thi tuyển dụng, thi hết thử việc cho CBCNLĐ đã qua việc tuyển chọn đầu vào - Hướng dẫn, tổ chức phát động các cuộc thi đua; tổ chức xây dựng qui chế khen thưởng, xử phạt * Lĩnh vực hành chính - Quản lý trang thiết bị nội thất, phương tiện làm việc, khu vực văn phòng công ty, các đơn vị trực thuộc - Quản lý, giữ gìn tốt xe ô tô điều hành sản xuất, sẵn sàng phục vụ công tác khi có yêu cầu - Chịu trách nhiệm bảo quản giữ gìn con dấu, công văn, tài liệu đảm bảo bí mật, an toàn. - Giải quyết các chế độ đối với CBCNLĐ của công ty 1.3.2.2. Phòng Quản lý giao thông Nhân sự: 5 người Phòng quản lý giao thông có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực sửa chữa thường xuyên cầu đường bộ. Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể: - Lập kế hoạch công tác sửa chữa thường xuyên (SCTX) và đảm bảo giao thông (ĐBGT) hàng tháng, quý, năm. - Tổ chức quản lý, khai thác, bảo dưỡng sửa chữa hệ thống cầu, đường bộ theo phân cấp đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật bảo dưỡng thường xuyên của ngành - Lưu giữ hồ sơ, tài liệu của phòng - Thực hiện các công việc khác do Giám đốc giao 1.3.2.3. Phòng Kế hoạch vật tư thiết bị Nhân sự 7 người Phòng kế hoạch vật tư thiết bị có chức năng tham mưu cho Giám đốc về công tác kế hoạch, vật tư và thiết bị. Phòng có nhiệm vụ cụ thể như sau: - Lập dự kiến kế hoạch sản xuất hàng quý, hàng năm - Tổ chức giao khoán nội bộ, phối hợp với các bên liên quan theo dõi kế hoạch được giao - Tổ chức quản lý, điều hành, thực hiện công tác XDCB, sửa chữa tài sản theo quy định của Khu quản lý đường bộ II và Công ty - Thực hiện soát xét, thẩm định giá đối với công tác mua sắm các vật tư, thiết bị của công ty - Quản lý phương tiện, thiết bị vật tư. Lập phương án kiểm tra, sửa chữa các thiết bị, phương tiện đó. - Lưu giữ hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi chức năng của phòng - Tổng hợp tình hình sản xuất hàng tuần, tháng, quý, năm báo cáo Giám đốc 1.3.2.4. Phòng Tài chính kế toán Nhân sự: 8 người Phòng tài chính kế toán có chức năng tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý kế toán, tài chính của công ty: quản lý doanh thu, chi phí, vốn, tài sản và công nợ với các nhiệm vụ cụ thể như sau: - Triển khai, thực hiện chế độ kế toán theo đúng Pháp luật thống kê, Luật Kế toán, chế độ kế toán và các thông tư, văn bản của nhà nước - Mở sổ sách theo dõi toàn bộ tài sản, công nợ của công ty - Hạch toán đầy đủ, chi tiết doanh thu, chi phí phát sinh, phản ánh vào sổ kế toán theo quy định - Thực hiện soát xét, thanh quyết toán các công trình xây dựng cơ bản, lưu trữ hồ sơ thanh quyết toán - Lập và phân tích báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm. 1.3.2.5. Ban kiểm tra thu phí Nhân sự: 6 người Nhiệm vụ: - Theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ thu phí của các đơn vị trực thuộc - Giám sát, đếm xe, xác định doanh thu để báo cáo Giám đốc - Tổ chức kiểm tra thường xuyên, đột xuất việc thực hiện công tác thu phí đối với các cá nhân, đơn vị trực thuộc 1.3.3. Các đơn vị trực thuộc 1.3.3.1. Các Hạt quản lý đường bộ Là các đơn vị sản xuất trực tiếp quản lý, sửa chữa, bảo dưỡng, khai thác toàn bộ hệ thống cầu đường do đơn vị quản lý. Nhiệm vụ cụ thể của các Hạt: - Tổ chức quản lý, khai thác hệ thống cầu đường bộ do đơn vị quản lý đảm bảo đúng tiêu chuẩn kĩ thuật. Phối hợp các đơn vị khác sữa chữa, khắc phục kịp thời khi có sự cố hư hỏng. - Tuần tra, kiểm tra tình trạng lấn chiếm, vi phạm hành lang an toàn đường bộ và đề xuất xử lý - Kiểm tra, theo dõi tình trạng kĩ thuật của cầu đường, các công trình trên tuyến. Cập nhật kịp thời, chính xác số liệu về cầu đường theo quy định của công ty - Quản lý các thiết bị, tài sản hiện có: trụ sở đơn vị, thiết bị văn phòng được công ty trang bị và tự mua sắm - Thực hiện công tác báo cáo định kì và đột xuất theo quy định 1.3.3.2. Các đơn vị thu phí đường bộ Là đơn vị trực tiếp thu phí đường bộ, quản lý tài sản, trang thiết bị phục vụ thu phí. Tổ chức thực hiện thu phí theo đúng quy định quản lý hiện hành của Nhà nước, Bộ GTVT và cơ quan cáp trên. Trên cơ sở kế hoạch thu phí được giao, đơn vị tiến hành xây dựng kế hoạch giao doanh thu cho từng ca, tổ sản xuất, đảm bảo phấn đấu hoàn thành vượt mức kế hoạch thu phí. Đơn vị thực hiện quản lý vé, tiền thu phí theo đúng quy định của chế độ 1.3.3.3. Xí nghiệp, đội thi công công trình Là đơn vị trực tiếp sản xuất, thi công các công trình, có nhiệm vụ: đảm bảo chất lượng, tiến độ, hiệu quả các công trình thi công; phối hợp các phòng ban lập hồ sơ đấu thầu; cùng phòng kế hoạch lập hồ sơ nghiệm thu công trình, hoàn trả chứng từ theo quy định; thực hiện báo cáo định kì và đột xuất theo yêu cầu của công ty. 1.4. Chiến lược phát triển của công ty Với phương châm hoạt động kinh doanh “Trung thực-Chất lượng-Hiệu quả”, công ty Cổ phần quản lý và xây dựng đường bộ 234 nỗ lực phấn đấu thực hiện tốt kế hoạch giai đoạn 2009-2011: Có được bước tiến quan trọng trong kinh doanh, có chế độ đãi ngộ tốt hơn đối với người lao động, phấn đấu thực hiện tốt các công tác xã hội. * Phương hướng kinh doanh trong năm 2009: Trong năm 2009, công ty chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực sau: cung ứng dịch vụ, sản phẩm công ích ngành đường bộ xây dựng công trình giao thông, cấp thoát nước, thủy lợi sản xuất các sản phẩm cho xây dựng, giao thông dịch vụ thu phí Trong đó dự kiến sản lượng thực hiện tổng cộng: 207,8 tỷ đồng, chi tiết từng lĩnh vực như sau: - Duy tu, bảo trì hệ thống đường bộ (SCTX): 10 tỷ đồng Quý I 2009: tổng 2.407.922.157 đồng Quốc Lộ 10 1.561.499.000 đồng Thăng Long- Nội Bài(TL-NB) 319.221.043 đồng Quản lý Cầu Kiền 339.605.381 đồng Quản lý, sửa chữa điện chiếu sáng QL10 50.839.450 đồng Quản lý, sửa chữa điện chiếu sáng TL-NB 76.757.283 đồng - Sửa chữa vừa (SCV), xây dựng cơ bản (XDCB), đấu thầu: 30 tỷ đồng - Thu phí: (tăng 15% so với năm 2008): 158,2 tỷ đồng Chi tiết từng trạm: Năm 2008 2009 Trạm số 2 QLI: 60,2 tỷ đồng 69,2 Trạm Thăng Long-Nội Bài: 62,3 71,6 Trạm Tiên Cựu: 15,1 17,4 Tổng 137,5 158,2 * Các giải pháp thực hiện: - Phát triển đa ngành nghề: ngoài các lĩnh vực truyền thống, công ty mở rộng hướng đầu tư các ngành nghề có trong giấy phép đăng ký kinh doanh - Thực hiện các hình thức liên doanh, liên kết với các đơn vị khác để tham gia đấu thầu các công trình - Mua sắm thêm phương tiện phục vụ cho thi công đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong sản xuất kinh doanh. - Tăng cường bồi dưỡng, đào tạo lại CBCNV, tuyển chọn cán bộ giỏi về quản lý kĩ thuật chuyên ngành, công nhân có tay nghề cao. Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Quản lý và xây dựng 234 2.1. Bộ máy kế toán của công ty Sơ đồ 2-1 Sơ đồ bộ máy kế toán công ty cổ phần quản lý và xây dựng đường bộ 234 KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán thanh toán với KH Kế toán phí, kế toán ngân hàng Kế toán TSCĐ, tiền lương Kế toán tiền mặt,vật tư, tạm ứng Kế toán công nợ đơn vị Thủ quỹ Kế toán tại các Hạt Kế toán tại các trạm thu phí Kế toán tại đội, xí nghiệp Kế toán tổng hợp 2.1.1. Kế toán trưởng Kế toán trưởng là người phụ trách chung toàn bộ công tác kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình kế toán, tài chính của công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ giám sát, điều hành công việc kế toán, tổng hợp kết quả sản xuất, tham mưu cho Giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả: sử dụng nguồn vốn, tiết kiệm chi phí. 2.1.2. Kế toán tổng hợp Kế toán tổng hợp (kế toán phó) có nhiệm vụ tổng hợp số liệu do kế toán viên cung cấp. Hạch toán chi phí phát sinh, tính giá thành cho từng công trình. Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, tham mưu cho kế toán trưởng. Trong những trường hợp đặc biệt kế toán phó có thể thay mặt kế toán trưởng quyết định. 2.1.3. Kế toán thanh toán Kế toán thanh toán theo dõi tất cả các khoản phát sinh với khách hàng: ứng trước, thanh toán khi nghiệm thu Ngoài ra, kế toán này kiêm việc lưu giữ các sổ sách, báo cáo tài chính của đơn vị. 2.1.4. Kế toán phí Là kế toán phụ trách hạch toán kế toán lĩnh vực thu phí đường bộ của doanh nghiệp. Kế toán phí có trách nhiệm tổng hợp chứng từ từ các trạm thu phí gửi lên; hạch toán thu, chi, quyết toán với Nhà nước. 2.1.5. Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán tiền lương * Đối với tài sản cố định: Kế toán chịu trách nhiệm theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ, lập bảng trích khấu hao cho từng tài sản, từng bộ phận. * Lĩnh vực tiền lương: Kế toán chịu trách nhiệm tính lương, các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ 2.1.6. Kế toán công nợ đơn vị Theo dõi việc hoàn, ứng của đơn vị: căn cứ vào các chứng từ do đơn vị chuyển lên hạch toán số hoàn (toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình thi công), căn cứ vào số công ty ứng trước cho đơn vị để hạch toán số ứng. Khi quyết toán công trình (toàn bộ, từng phần)sẽ xác định được công nợ giữa công ty và đơn vị. 2.1.7. Kế toán tiền mặt, vật tư, tạm ứng * Vật tư: Kế toán theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, là cơ sở để hạch toán chi phí. Định kì, đột xuất kiểm kê số vật tư tồn tại kho của đội đảm bảo việc nhập, xuất đúng và bảo quản tốt vật tư. * Tiền mặt, tạm ứng: Chịu trách nhiệm quản lý việc thu chi tiền mặt; căn cứ vào các thủ tục xin tạm ứng để tiến hành theo dõi tạm ứng, hoàn ứng. Ngoài ra kế toán này còn phụ trách việc thanh toán với người mua, nộp thuế cho Nhà nước 2.1.8. Thủ quỹ Thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn quỹ của Công ty, bảo quản tiền mặt tại két của công ty. 2.1.9. Kế toán tại các đơn vị trực thuộc. Hạch toán tại các đơn vị trực thuộc là hạch toán báo sổ: Tất cả mọi chứng từ chuyển về công ty để tập hợp, xác định kết quả kinh doanh. Tại mỗi đơn vị trực thuộc có một nhân viên kinh tế: Nhân viên kinh tế này kiêm các chức năng: thống kê, tập hợp chứng từ, hạch toán kế toán. Nhân viên kinh tế có nhiệm vụ chuyển chứng từ về công ty định kì; trong các trường hợp kiểm tra đột xuất phải có trách nhiệm xuất trình đầy đủ. 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán hiện hành 2.2.1. Năm tài chính và đơn vị tiền tệ sử dụng Năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01, kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ) 2.2.1. Chế độ kế toán áp dụng Công ty Cổ phần Quản lý và xây dựng đường bộ 234 áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Nguyên tắc lập báo cáo tài chính: Nguyên tắc giá gốc. * Hệ thống tài khoản Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản này được cập nhật đầy đủ trong phần mềm kế toán máy tại công ty, ngoài ra nó còn được chi tiết hơn theo đặc thù của công ty. Ví dụ: TK336: phải trả nội bộ. Công ty mở chi tiết tài khoản này cho các đơn vị trực thuộc của công ty: TK 336-Hạt 2 : Phải trả nội bộ - hạt 2 QL10 TK336- Hạt Kiền: Phải trả nội bộ - hạt Kiền QL10 * Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng đầy đủ hệ thống chứng từ thường sử dụng trong các doanh nghiệp xây lắp (trình bày chi tiết tại các phần hành) * Hệ thống sổ kế toán: Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ. Sơ đồ 2-2: Hình thức chứng từ ghi sổ được áp dụng Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp, chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Báo cáo tài chính Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Kiểm tra, đối chiếu Do sử dụng phần mềm kế toán máy, công ty chỉ in từ máy những sổ sách cần thiết cho việc lưu trữ đầy đủ thông tin. Ngoài sổ cái là hệ thống các sổ chi tiết sau: Ÿ Sổ TSCĐ Ÿ Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm (do đơn vị theo dõi) Ÿ Thẻ kho (đơn vị sử dụng) Ÿ Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ Ÿ Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp Ÿ Sổ giá thành công trình, hạng mục công trình xây lắp Ÿ Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay Ÿ Sổ chi tiết thanh toán với người bán, khách hàng, ngân sách Nhà nước, thanh toán nội bộ Ÿ Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh . * Hệ thống báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính của công ty được lập vào cuối năm, do kế toán trưởng, kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm lập, in. Công ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính theo quy định với 4 mẫu báo cáo: Ÿ Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01-DN Ÿ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02-DN Ÿ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03-DN Ÿ Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09-DN Ngoài ra, công ty còn sử dụng các báo cáo khác: báo cáo với cơ quan thuế, báo cáo với cấp trên; ở các đơn vị nhằm phục vụ cho mục đích hạch toán báo sổ, sử dụng báo cáo doanh thu, báo cáo ấn chỉ, báo cáo tồn quỹ, biên bản kiểm kê, biên bản nghiệm thu Công ty không sử dụng báo cáo quản trị, có thể do quy mô không lớn, hoặc đặc thù doanh nghiệp xây lắp, các sản phẩm có được bắt đầu từ giai đoạn đấu thầu. 2.2.3. Kế toán máy Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy CADS Accouting: phần mềm kế toán mới, được thiết kế phù hợp với chế độ kế toán mới của Bộ Tài Chính, có giao diện đồ họa đẹp có màu sắc, hình ảnh gợi nhớ tiện sử dụng. Các kế toán viên tự hạch toán phần hành mình phụ trách lên máy tính. Sơ đồ 2-3: Quy trình hạch toán vào kế toán máy CADS Accouting Chứng từ kế toán Các bút toán không có chứng từ (kết chuyển) Báo cáo tài chính Sổ chi tiết, sổ cái 2.3. Tổ chức kế toán các phần hành chủ yếu 2.3.1. Kế toán vật tư, hàng hóa * Chính sách kế toán Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn và các chi phí phát sinh liên quan nhằm đưa hàng tồn kho vào vị trí sẵn sàng sử dụng. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho với giá trị được xác định như sau: - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Giá thực tế đích danh - Sản phẩm dở dang: Giá vốn nguyên vật liệu và chi phí nhân công trực tiếp cộng chi phí sản xuất chung theo định mức hoạt động bình thường. Dự phòng hàng tồn kho được lập cho số lỗ ước tính phát sinh khi giá gốc vượt quá giá trị có thể thực hiện được của hàng tồn kho tại ngày kết thúc năm tài chính. Các khoản tăng, giảm số dư tài khoản này được tính vào giá vốn hàng bán trong năm tài chính. * Các loại vật tư hàng hóa: Ÿ Vật liệu: Cát, đá, sỏi, xi măng, sơn, nhựa đường, cọc tiêu, biển báo Ÿ Nhiên liệu: Dầu diesel, xăng, dầu máy Ÿ Phụ tùng: Vật liệu để sửa chữa xe, máy móc: lốp, đèn Ÿ Công cụ (phục vụ chủ yếu cho SCTX): chổi, bao tải * Hệ thống kho bãi Công ty hầu như không có kho bãi, chỉ có kho đặt tại các đơn vị mục đích lưu giữ số lượng nhỏ vật tư thừa ra so với dự toán. Các nguyên vật liệu mua về theo dự toán thi công công trình, được chuyển đến ngay chân công trình (hình thức nhập xuất thẳng). Khi công trình hoàn thành, số vật tư tồn được lưu giữ, bảo quản tại kho đơn vị. Công ty định kì, đột xuất kiểm kê số tồn để đối chiếu với sổ sách. * Tài khoản sử dụng Do sản phẩm của công ty là công trình XDCB, kế toán vật tư tại công ty sử dụng thường xuyên các tài khoản: TK152, TK153, TK 154. * Chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ - Chứng từ sử dụng Bảng 2-1: Chứng từ hàng tồn kho STT Tên chứng từ Số hiệu Tính chất 1 Phiếu nhập kho 01-VT HD 2 Phiếu xuất kho 02-VT HD 3 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT HD 4 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ 05-VT HD 5 Bảng kê mua hàng 06-VT HD Ghi chú: HD(Mẫu hướng dẫn) Ngoài ra, tại các đơn vị còn sử dụng chứng từ khác: ví dụ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03PXK-3LL) mẫu BB. Trường hợp mua hàng không có hóa đơn các đơn vị sử dụng giấy biên nhận (viết tay) có chữ ký của người bán. - Quá trình luân chuyển chứng từ Các đơn vị Phòng kế hoạch VT-TB Kế toán tiền mặt Kế toán vật tư (3) (1) (2) Máy tính (4) (4) (5) Các đơn vị chuyển chứng từ thu, mua vật tư lên phòng kế hoạch vật tư thiết bị. Phòng kế hoạch VT-TB căn cứ các chứng từ đó, ghi nhận số nhập. Phòng KH chuyển chứng từ cho phòng kế toán để tiến hành thanh toán Phòng KH chuyển dự toán thi công công trình cho phòng kế toán. Căn cứ vào đầu các công trình, kế toán vật tư tiến hành ghi phiếu xuất. Các kế toán viên nhập chứng từ vào máy tính Cuối kì đối chiếu số tồn vật tư giữa phòng kế hoạch và phòng kế toán. Các chứng từ đảm bảo có sự phê duyệt của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng. 2.3.2. Kế toán tài sản cố định * Chính sách kế toán - Tài sản cố định được phản ánh theo nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế - Nguyên giá tài sản cố định bao gồm giá mua và những chi phí liên quan đến chi phí trực tiếp đến việc đưa TSCĐ vào hoạt động như dự kiến. Ÿ Các chi phí mua sắm, nâng cấp, đổi mới tài sản được vốn hóa: ghi tăng nguyên giá tài sản cố định Ÿ Các chi phí bảo trì, sửa chữa TSCĐ được tính vào kết quả kinh doanh trong kì. Ÿ Khi TSCĐ được thanh lý hay nhượng bán, nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế được xóa sổ; các khoản lãi (lỗ) phát sinh từ thanh lý, nhượng bán được hạch toán vào thu nhập khác (chi phí khác). Ÿ Đối với các tài sản nhận lại từ doanh nghiệp nhà nước nguyên giá được xác định căn cứ vào kết quả đánh giá lại tại hồ sơ xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hóa (đã được duyệt) - Khấu hao TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình được tính theo phương pháp đường thẳng, áp dụng cho tất cả tài sản theo tỷ lệ được tính toán để phân bổ nguyên giá trong suốt thời gian sử dụng và phù hợp với Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. Đối với tài sản có nguyên giá được đánh giá lại: Thời gian sử dụng còn lại căn cứ vào thời gian sử dụng ước tính và giá trị còn lại của tài sản khi xác định lại. Thời gian sử dụng ước tính của tài sản cho mục đích tính toán này như sau: Loại TSCĐ Thời gian (năm) Nhà cửa, vật kiến trúc 10-20 Thiết bị sản xuất 05-10 Phương tiện vận tải 06 Thiết bị quản lý 03-06 * Chứng từ sử dụng Bảng 2-2 : Chứng từ TSCĐ STT Tên chứng từ Số hiệu Tính chất 1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ HD 2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ HD 3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ HD 4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ HD 5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ HD 6 Biên bản tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ HD TSCĐ bao gồm tất cả các tài sản tại văn phòng công ty và các TSCĐ ở các đơn vị trực thuộc. Việc theo dõi tăng giảm tài sản, tính khấu hao được thực hiện tại công ty. TSCĐ ở đơn vị do đơn vị trực tiếp quản lý, trong trường hợp đơn vị tự mua mới, sửa chữa phải có trách nhiệm chuyển chứng từ về văn phòng công ty. Kế toán TSCĐ xử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan và cập nhật lên máy tính. 2.3.3. Kế toán lương và các khoản trích theo lương * Tính lương và các khoản trích theo lương: )) ( Ÿ Tính lương: căn cứ vào số lượng lao động, hệ số lương để tính mức lương phải trả trong tháng + = Số tiền phải trả cho mức lương hệ số hệ số các khoản người lao động trong tháng tối thiểu lương phụ cấp Các khoản phụ cấp: chế độ ca 3, phụ cấp độc hại Ÿ Các khoản trích theo lương: Các khoản này được tính theo quy định: BHXH (20%), BHYT(3%), KPCĐ(2%) tính trên tổng quỹ lương của doanh nghiệp Ÿ Ngoài ra công ty có các chế độ đãi ngộ đối với người lao động: khen thưởng, tặng quà nhân dịp đặc biệt, trợ cấp khó khăn * Tài khoản sử dụng: TK334: thanh toán với người lao động TK338: Phải trả, phải nộp khác (chi tiết TK 3382,3383, 3384) * Chứng từ sử dụng: Bảng 2-3: Chứng từ lao động tiền lương STT Tên chứng từ Số hiệu Tính chất 1 Bảng chấm công 01a-LĐTL HD 2 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL HD 3 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL HD 4 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL HD 5 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 06- LĐTL HD 6 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL HD 7 Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán 09-LĐTL HD 8 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL HD 9 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL HD Kế toán tiền lương theo dõi và tính lương, các khoản trích theo lương cho tất cả cán bộ công nhân viên tại văn phòng công ty cũng như các tổ đội. 2.3.4. Kế toán vốn bằng tiền * Chính sách kế toán: Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ Vốn bằng tiền bao gồm: tiền mặt, tiền gửi, tiền vay. Các nghiệp vụ phát sinh bằng đồng tiền khác ngoài đồng Việt nam được chuyển đổi thành tiền Việt nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Số dư các tài sản bằng tiền và tương đương tiền có gốc là ngoại tệ tại ngày kết thúc năm tài chính được quy đổi sang đồng Việt nam theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố vào ngày kết thúc năm tài chính. Các thủ tục kiểm soát, quản lý vốn bằng tiền: Thường xuyên đối chiếu lượng tiền mặt tồn quỹ với số tiền trên sổ sách nhằm phát hiện sai sót kịp thời. Phản ánh tình hình tăng giảm số dư tiền gửi ngân hàng, đối chiếu sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng (bảng sao kê ngân hàng) Các chính sách khi vay nợ: Phải chứng minh được phương án sử dụng có hiệu quả tiền vay (vay ngân hàng, vay cán bộ công nhân viên), các điều kiện chứng tỏ khả năng trả gốc và lãi vay. * Chứng từ sử dụng: Bảng 2-4: Chứng từ tiền tệ STT Tên chứng từ Số hiệu Tính chất 1 Phiếu thu 01-TT BB 2 Phiếu chi 02-TT BB 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT HD 4 Giấy thanh toán tạm ứng 04-TT HD 5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT HD 6 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ) 08a-TT HD 7 Bảng kê chi tiền 09-TT HD Ghi chú: BB: Mẫu bắt buộc HD: Mẫu hướng dẫn 2.3.5. Kế toán chi phí, giá thành * Các loại chi phí sản xuất: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK621) Chi phí nhân công trực tiếp (TK622) Chi phí sử dụng máy thi công (TK623) Chi phí sản xuất chung (TK627) Tất cả các chi phí phát sinh đều được hạch toán vào các tài khoản chi phí kể trên, các tài khoản chi tiết tuân thủ đúng theo chế độ hiện hành. Lưu ý khi hạch toán chi phí lãi vay: Chi phí lãi vay liên quan trực tiếp đến đầu tư xây dựng hoặc tái sản xuất sản phẩm dở dang thì được vốn hóa. Trong thời gian mà quá trình đầu tư xây dựng hoặc sản xuất sản phẩm dở dang bị gián đoạn thì chi phí lãi vay không được vốn hóa(không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh). Ngoài ra khi có các hoạt động cần thiết để đưa sản phẩm dở dang vào sử dụng hoặc bán đã hoàn thà