Tình hình hoạt động tại công ty cổ phần xây dựng số 9 là doanh nghiệp hạng I trong tổng công ty xuất nhập khẩu Việt Nam

tư chứng khoán… Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty là hình thức kế toán nhật ký chung có hỗ trợ hình thức kế toán trên máy vi tính. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung: Trong kỳ, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán dựa vào các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ vào Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt và các sổ, thẻ chi tiết có liên quan. Sau đó, kế toán căn cứ vào các số liệu đã ghi chép trên Sổ nhật ký chung phản ánh vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Cuối tháng hoặc định kỳ, kế toán phản ánh các nghiệp vụ trên Sổ nhật ký đặc biệt vào Sổ cái sau đó tổng hợp số liệu, đồng thời đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết). Kế toán lập tiếp Bảng cân đối số phát sinh từ các Sổ cái tài khoản, sau đó từ Sổ cái, Bảng tổng hợp chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh, kế toán lập các báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính: Hàng ngày, kế toán dựa vào chứng từ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ để xác định các tài khoản ghi Nợ, ghi Có, sau đó nhập dữ liệu vào máy theo phần mềm đã cài sẵn. Cuối tháng, kế toán tiến hành khoá sổ và lập Báo cáo tài chính. Phần mềm sẽ tự động thực hiện đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết để đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin đã được nhập trong kỳ. Cuối tháng, cuối năm, kế toán tiến hành in ra Sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật kí chung Sổ nhật kí đặc biệt Bảng TH sổ chi tiết Sổ cái tài khoản Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.2: Hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng hoặc định kì: Quan hệ đối chiều: Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết - Báo cáo tài chính. - Báo cáo kế toán quản trị Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm: Đối chiếu, kiểm tra: 2.5. Đặc điểm hệ thống báo cáo tài chính. Hàng năm, vào cuối niên độ tài chính, Công ty phải lập 4 loại báo cáo tài chính năm, bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Đầu năm 2007, Công ty đã bắt đầu gia nhập sàn chứng khoán OTC. Chính vì vậy, ngoài việc phải lập báo cáo năm, kế toán còn phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ bao gồm: Bảng cân đối kế toán giữa niên độ (dạng đầy đủ), BCKQHĐKD giữa niên độ (dạng đầy đủ), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng đầy đủ), Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc. Ngoài ra, đối với một Công ty cổ phần, kế toán còn phải lập hệ thống báo cáo quản trị nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị nội bộ. III. Đặc điểm một số phần hành kế toán cơ bản tại doanh nghiệp. 3.1. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp. - Tài khoản sử dụng: 621, 622, 623, 627, 154 (mở chi tiết cho từng loại chi phí, từng công trình, hạng mục công trình); và một số tài sản khác có liên quan như: 111, 141, 334, 336, 338, 632… - Chứng từ sử dụng: + Phiếu xuất kho, thẻ kho vật tư, hoá đơn GTGT + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ + Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, tiền làm thêm giờ + Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ… - Sổ kế toán: Bảng kê chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung, Sổ cái các tài khoản 621, 622, 623, 627, 154…, Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ… - Tóm tắt quá trình luân chuyển chứng từ: Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tại các tổ, đội dựa vào các chứng từ có liên quan tiến hành lập các bảng kê chi tiết cho từng tài khoản chi phí (621, 622, 623, 627). Định kỳ cuối tháng, những kế toán này lập bảng tổng hợp chi phí sau đó tập hợp chứng từ, các bảng chi tiết và tổng hợp gửi lên phòng kế toán Công ty. Tại đây, từ các chứng từ và các bảng kê, các nhân viên kế toán tiến hành lập Nhật kí chung, Sổ chi tiết và các Sổ cái các tài khoản 621, 622, 623, 627, sau đó tổng hợp vào Sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 154 để tính giá thành công trình, hạng mục công trình. Sơ đồ 2.4: hạch toán tổng hợp chi phí tính giá thành: TK 621 TK 154 TK 111, 138, 152 Kết chuyển chi phí nguyên Các khoản ghi giảm vật liệu trực tiếp chi phí sản xuất chung TK 622 Kết chuyển chi phí TK 632 nhân công trực tiếp(cuối kì) Tổng giá thành thực tế của CT, TK 623 HMCT hoàn thành bàn giao Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công(cuối kì) TK 155 TK 627 Kết chuyển chi phí Tổng giá thành thực tế của CT, sản xuất chung (cuối kì) HMCT hoàn thành chờ tiêu thụ 3.2. Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. - Tài khoản sử dụng: 111, 112, 141, 131, 331, 511, 621,627,…và các tài khoản có liên quan. - Chứng từ sử dụng: + Giấy uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, Phiếu thu, Phiếu chi + Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tiền tạm ứng + Biên lai thu tiền, Bảng kê chi tiền + Nhật kí thu tiền, chi tiền + Bảng kiểm kê quỹ - Sổ kế toán: Sổ cái TK 111,112, Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng… - Tóm tắt quá trình luân chuyển chứng từ: Khi các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng phát sinh, kế toán các tổ đội tập hợp chứng từ, xử lí sơ bộ sau đó ghi vào các bảng kê chi tiết của các tài khoản khác có liên quan như : 152, 331, 131, 621.... , đồng thời phản ánh vào sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Định kì hoặc cuối tháng, các kế toán này nộp chứng từ và các bảng kê có liên quan lên phòng kế toán của công ty. Tại đây, các nhân viên kế toán sẽ tiến hành lập các sổ nhật kí chung, sổ chi tiết, sổ cái tài khoản… Sơ đồ 2.5: Kế toán tiền 131, 136, 138 141, 144, 224 121, 128, 221, 222, 223, 228 311, 341 411, 441 511, 512, 515, 711 141, 144, 244 121, 128, 221, 222, 223, 228 152,153,156,157, 211, 213, 217 311, 315, 331, 333, 334, 336, 338 627, 641, 642, 635, 811 133 111, 112 Thu hồi các khoản nợ phải thu Thu hồi các khoản kí cược, kí quỹ bằng tiền Thu hồi các khoản đầu tư 515 635 Vay ngắn hạn, dài hạn Nhận góp vốn, vốn cấp bằng tiền Doanh thu thu nhập khác bằng tiền Lãi Lỗ Chi phí phát sinh bằng tiền Thanh toán nợ bằng tiền 133 Mua vật tư hàng hoá, công cụ TSCĐ Đầu tư ngắn hạn, dài hạn bằng tiền Chi tạm ứngkí cược, kí quỹ bằng tiền IV. Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP Xây Dựng số 9 Vinaconex. 4.1. Khái quát chung về NVL. Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thông qua ba yếu tố đó là: tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động. NVL chính là đối tượng lao động, là cơ sở chủ yếu để hình thành nên thực thể sản phẩm, được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc… NVL của Công ty CP Xây dựng số 9 khá đa dạng gồm các loại sắt, thép, xi măng, cốp pha, cừ thép… Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. 4.2. Vị trí và vai trò của NVL. Trong các doanh nghiệp xây lắp, chi phí NVL thường chiếm tỉ trọng lớn từ 50- 67% trong chi phí sản xuất nên một sự biến động nhỏ về chi phí NVL cũng ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng như: giá thành sản phẩm, doanh thu, thu nhập, lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngoài ra, yếu tố chất lượng của NVL cũng rất quan trọng, NVL kém chất lượng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công trình, làm giảm uy tín của công ty cũng như các mối làm ăn lâu dài sau này. Vì vậy, đối với các doanh nghiệp xây lắp nói chung và đối với Công ty CP Xây Dựng số 9 nói riêng, việc tổ chức công tác hạch toán vật liệu là điều kiện không thể thiếu để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, sử dụng hợp lý những vật liệu cần thiết cho công tác thi công công trình, có dự trữ hợp lý, ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát, lãng phí vật tư trong tất cả các khâu của quá trình thi công. NVL là tài sản lưu động của Công ty, quản lý sử dụng tốt nguồn tài sản này giúp Công ty ổn định sản xuất, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao nhất, giúp Công ty nâng cao sức tranh trong nền kinh tế thị trường nhất là trong giai đoạn nước ta hội nhập WTO như hiện nay. 4.3. Phương pháp quản lý NVL . Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CP Xây dựng số 9, Công ty đã có biện pháp quản lý tương đối chặt chẽ NVL ở các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ nhằm tuân thủ theo đúng tiêu chuẩn đánh giá chất lượng ISO 9000 Công ty đã áp dụng; nguồn nhân lực cũng được bố trí hợp lý giúp cho việc hạch toán chính xác các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho. - Tại khâu thu mua: Hoạt động thu mua vật tư phải tuân thủ theo quy trình nghiêm ngặt nhằm đảm bảo yêu cầu về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh và đáp ứng được khối lượng của đơn đặt hàng; - Tại khâu bảo quản: Công ty có hệ thống kho tàng, bến bãi rộng rãi, khang trang, thoáng mát, được trang bị đầy đủ phương tiện phục vụ cho việc bảo quản như cân, đong, đo, đếm…, điển hình là kho chính của Công ty tại Ninh Bình, các kho của chi nhánh Ninh Bình và TPHCM. Điều này giúp NVL được dự trữ, bảo quản hợp lý, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu, tránh được tình trạng thất thoát, hao mòn, giảm phẩm chất; Trong khâu sử dụng: Công ty đã xây dựng định mức tiết kiệm NVL, lập dự toán chi phí sát với thực tế thi công nhằm sử dụng hợp lý, tiết kiệm NVL, giảm chi phí NVL, giảm giá thành công trình, nâng cao thu nhập, tích luỹ cho Công ty; Tại khâu dự trữ: Công ty đã xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng do dự trữ quá nhiều. 4.4. Phân loại NVL: NVL được dùng trong các doanh nghiệp có rất nhiều loại với vai trò và công dụng hết sức khác nhau. Muốn quản lý và hạch toán tốt thì NVL phải được phân loại và sắp xếp theo một đặc trưng nhất định phù hợp. Trong thực tế đặc trưng dùng để phân loại vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất. Theo đặc trưng này, vật liệu ở Công ty CP Xây Dựng số 9 được phân ra thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Công ty bảo quản, dự trữ các loại NVL chính như: sắt, thép, clanke, xi măng…tại kho Ninh Bình, riêng các loại vật liệu như: cát, đá, sỏi… thì được mua và đưa thẳng trực tiếp đến chân công trình. - Nguyên vật liệu phụ: Chỉ có tác dụng phụ trong quá trình thi công, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng của sản phẩm, hoặc có tác dụng hoàn thiện, nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm, hoặc được sử dụng để bảo quản CCDC… như: sơn, đinh, que hàn... - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi… (nhiên liệu rắn), xăng, dầu… (nhiên liệu lỏng). Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sử dụng nhiên liệu đóng một vai trò quan trọng trong công tác thi công công trình như: nhiên liệu cho chạy máy thi công, phương tiện vận tải…nhất là đối với lĩnh vực chủ yếu thi công cốp pha trượt dùng nhiều máy móc; đồng thời nhiên liệu cũng có yêu cầu kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác so với các vật liệu phụ thông thường. Trong Công ty CP Xây Dựng số 9, nhiên liệu chủ yếu là xăng, dầu như: dầu Therima, dầu FO, dầu Diezen, xăng A92, A95… Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng sửa chữa, khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ như: mũi khoan, xăm lốp ôtô,… Vì nguồn TSCĐ rất quan trọng, ảnh hưởng đáng kể tới hoạt động thi công nên Công ty luôn có kế hoạch mua sắm, dự trữ phụ tùng thay thế một cách hợp lý và tiết kiệm. Phế liệu thu hồi: Là những loại vật tư, dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi phế liệu từ quá trình sản xuất, thu hồi do thanh lý TSCĐ để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. Hiện nay Công ty có kho của công ty hoặc tại các chi nhánh Ninh Bình, TPHCM được phân thành những khu chứa chủng loại vật tư khác nhau, riêng kho của các tổ đội, do điều kiện vật chất và lượng NVL sử dụng ít hơn nên thường để chung. 4.5. Phương pháp tính giá NVL. Trong công tác tổ chức hạch toán, tính giá NVL là một công tác quan trọng. Qua phương pháp tính giá, NVL được biểu hiện giá trị của chúng. Đối với Công ty CP Xây Dựng số 9 cũng như trong hầu hết các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế. Đối với NVL nhập trong kỳ: NVL của Công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng chủ yếu là mua ngoài, Công ty sử dụng giá thực tế xác định theo nguồn nhập. Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế nên giá thực tế không bao gồm thuế GTGT. + Đối với NVL nhập kho mua ngoài: Ta có công thức tính giá như sau: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế ghi trên hoá đơn (chưa có thuế GTGT) + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có) Như vậy yêu cầu của phương pháp này là: khi lập hoá đơn phải giữ đầy đủ , đúng các yếu tố quy định và ghi rõ giá bán chưa có thuế kể cả phụ thu và phí ngoài giá bán nếu có , thuế GTGT, tổng giá thanh toán. Ví dụ 1: Theo hoá đơn mua hàng số 0060980 ngày 04/06/2007 thì giá mua thực tế của thép f20 và f22 là 17.200.000 đồng, chi phí thu mua doanh nghiệp phải chịu là 300.000 đồng (chưa bao gồm VAT). Do đó:Giá thực tế của thép f20 và f22 là: 17.200.000 + 300.000= 17.500.000 (đồng) + Đối với NVL luân chuyển trong nội bộ Công ty: Giá nhập kho là giá thực tế xuất kho của NVL ở các xí nghiệp chuyển lên kho Công ty. Ví dụ 2: Nhập đầu nối ty kích D32 và D25 từ đội xây dựng số 1 lên đội xây dựng số 3 là 2.000.000 đồng của lần nhập ngày 12/04/2007. Do đó: Giá thực tế của đầu nối ty kích là 2.000.000 đồng. + Đối với NVL nhập kho do Công ty thuê ngoài gia công chế biến: Giá nhập kho là giá vật liệu xuất kho cộng với chi phí vận chuyển vật liệu đến nơi thuê chế biến và từ đó về Công ty cộng với số tiền phải trả cho người nhận chế biến. Ví dụ 3: Phiếu xuất kho ngày 05/03/2007 Công ty xuất để gia công chế biến 25 ống thép mạ nhúng kẽm đơn giá 150.000 đồng/ống, chi phí vận chuyển cả lúc đem đi gia công và lúc nhập về là 200.000 đồng, chi phí phải trả người nhận gia công chế biến là 300.000 đồng. Do đó: Giá thực tế nhập kho là: 150.000 x 25+120.000+ 300.000 =4.250.000(đồng) Đơn giá là: 4.250.000/25=170.000(đồng/ống) + Đối với NVL thu hồi từ SXKD: Giá thực tế nhập kho là giá ước tính có thể sử dụng được. Đối với NVL xuất kho trong kỳ: NVL xuất kho của Công ty chủ yếu là dùng để thi công các công trình xây dựng công nghiệp với công nghệ cốp pha trượt. Việc tính giá xuất kho có rất nhiều phương pháp khác nhau, đó là các phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), nhập sau xuất trước (LIFO), phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân sau mỗi lần nhập, phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước. Công ty CP Xây Dựng số 9 dùng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá NVL xuất kho. Theo phương pháp này, NVL được xác định giá trị theo đơn chiếc hoặc từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng. Khi xuất NVL nào sẽ tính theo giá thực tế nhập kho của NVL đó. Trị giá vốn NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho + Đơn giá thực tế NVL nhập kho theo từng lần nhập Ví dụ 4: Theo phiếu xuất kho ngày 06/06/2007 xuất 35 tấn xi măng Nghi Sơn PCB40 cho sử dụng ở trạm trộn bê tông, đơn giá là 836363,63 đồng/tấn. Do đó: Trị giá xi măng PCB40 xuất kho là: 35x836.363,63=29.272.727(đồng) 4.6. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty CP Xây Dựng số 9. 4.6.1. Các chứng từ và thủ tục nhập- xuất- tồn NVL. Nhằm quản lý tốt công tác nhập- xuất- tồn vật tư hàng hoá tại Công ty, đồng thời đảm bảo thông tin kịp thời cho hạch toán kế toán, phục vụ tốt công tác quản lý chung, Công ty có những chứng từ sử dụng và thủ tục sau: a. Thủ tục và chứng từ nhập kho: *NVL nhập kho từ mua ngoài: - Trường hợp NVL về kèm theo hoá đơn GTGT: + Các chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận hàng hoá, Hoá đơn GTGT… + Sơ đồ luân chuyển chứng từ: Sơ đồ 2.6: Quá trình luân chuyển chứng từ NVL nhập kho Phòng KT- QLDA Giám Đốc Người giao hàng Người kiểm nhận Kế toán vật tư Thủ kho Kế toán vật tư Bảo quản và lưu Lệnh nhập vật tư Duyệt Hoá đơn GTGT BBản kiểm nhận Phiếu nhập kho Nhập kho (thẻ kho) Nhập số liệu vào MT + Thủ tục mua hàng nhập kho: Trước hoặc trong thời gian thi công công trình, trưởng ban điều hành công trình, Giám đốc các xí nghiệp, tổ đội…có nhu cầu nhập vật tư thì sẽ viết đơn đề nghị cung ứng sản phẩm, sau đó trưởng phòng TC-KT sẽ xem xét đơn và kết hợp với phòng KT-QLDA, thủ kho kiểm tra lượng hàng tồn và dự trữ tối thiểu, nếu thiếu thì phó phòng KT-QLDA sẽ lập “ Lệnh nhập vật tư”, trình Giám đốc xét duyệt. Khi hàng đã mua về, trước khi nhập kho, vật tư phải qua phòng quản lý chất lượng để kiểm tra chất lượng và lập biên bản kiểm nghiệm, sau đó chuyển tất cả các chứng từ lên phòng kế toán bao gồm hóa đơn GTGT, giấy duyệt giá của GĐ, biên bản kiểm nghiệm. Kế toán căn cứ vào các chứng từ này tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được viết theo thứ tự gồm 3 liên, trong đó cán bộ mua vật tư giữ một liên để chuyển cho kế toán thanh toán cùng hóa đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán cho khách hàng. Thủ kho giữ một liên để làm căn cứ ghi thẻ kho, phòng kế toán giữ một liên để làm căn cứ ghi sổ, sau đó kế toán cập nhật chứng từ vào máy. Dưới đây là 2 mẫu Hoá đơn GTGT và Phiếu nhập kho: Biểu 1: Hoá đơn GTGT Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT-3LL Giá trị gia tăng DB/2007B Liên 2: giao khách hàng 0069377 Ngày 12 tháng 07 năm 2007. Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH XNK & Đầu tư Xây dựng. Địa chỉ: Số 72 Chùa Bộc Hà Nội. Số tài khoản: 0021000893491 NH Ngoại thương, chi nhánh Thành Công. Điện thoại: 045672302. Mã số thuế: 0101329055 Họ và tên khách hàng: Đơn vị: Công ty CP Xây Dựng số 9 VINACONEX. Điạ chỉ: Nhà D9 Khuất Duy Tiến –Thanh Xuân – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM+CK Mã số: 0101051096 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Thép f 8 Kg 358 8857 3170806 Thép f 22 Kg 2127 9143 19447161 Thép f 10 Kg 1083 10190.5 11036311 Thép f 20 Kg 809 10000 8090000 Cộng tiền hàng: 41744278 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 2087213 Tổng cộng tiền thanh toán 43831491 Số tiền bằng chữ: Bốn mươi ba triệu tám trăm ba mươi mốt ngàn bốn trăm chín mươi mốt đồng Người mua hàng (Kí, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Kí, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 2: Phiếu nhập kho Đơn vị: Cty CPXD số 9 Đội xdct số 3 Phiếu nhập kho Ngày 18 tháng 06 năm 2007 Số: 63 Mẫu số: 01-VT Theo QĐ số: 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01-11-1995 của BTC Nợ: 1331: 2087213 1521:41744278 Có: 331:43831491 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thị Chuyên Theo: Hoá đơn hàng số 0069377 ngày 12 tháng 06 năm 2007 của: Cty TNHH XNK và đầu tư xây dựng Nhập tại kho: Đội – Nhà hát ca múa nhạc Việt Nam. Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền. Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Thép f 8 Kg 358 8857 3170806 Thép f 22 Kg 2127 9143 19447161 Thép f 10 Kg 1083 10190.5 11036311 Thép f 20 Kg 809 10000 8090000 Thuế suất thuế gtgt: 5% Cộng tiền hàng: Tiền thuế gtgt: Tổng cộng tiền thanh toán: 41744278 2087213 43831491 Số tiền bằng chữ: Bốn mươi ba triệu tám trăm ba mươi mốt ngàn bốn trăm chín mươi mốt đồng. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị - Trường hợp NVL mua về không kèm theo hoá đơn: (Theo quy định, NVL mua về có giá trị trên 100.000 đồng phải có hoá đơn GTGT) + Chứng từ sử dụng: Ngoài những chứng từ như trong trường hợp trên, kế toán sử dụng thêm Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn, Phiếu đề nghị nhập kho… + Thủ tục tiến hành: Thủ kho yêu cầu cán bộ vật tư lập phiếu đề nghị nhập kho, ghi rõ họ tên và đơn vị mua, ghi rõ số lượng, đơn giá, thành tiền. Nếu cán bộ vật tư không lập “Phiếu đề nghị nhập kho”, thủ kho không cho phép vật tư đó vào kho. Như vậy, khi hàng đã nhập kho, thủ kho cập nhật phiếu nhập, xuất kho theo số phiếu phát hành, hàng ngày lên báo cáo nhập, xuất, tồn kho để cuối tháng đối chiếu với sổ kế toán. Ngoài trường hợp mua bằng hình thức trả chậm hoặc trả ngay bằng tiền, NVL thường được mua bằng phương thức tạm ứng. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất của Công ty hoặc tại các tổ đội, nhân viên thu mua làm đơn xin tạm ứng, số tiền tạm ứng đó thường dùng cho nhiều lần mua hàng. Khi NVL về, người mua phải viết giấy “Giấy đề nghị thanh toán”, sau đó kế toán thanh toán tại các tổ đội sẽ lập “Giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng” đính kèm theo Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận hàng hoá, phiếu thu, hợp đồng, thanh lý hợp đồng (trường hợp giá trị hàng hoá lớn hơn 10 triệu đồng) sau đó nộp lên phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, số lần mua vật liệu…kế toán vật tư tại công ty sẽ trừ dần vào số tiền tạm ứng cho tổ đội đó. Khi hết số tiền tạm ứng, mỗi tổ đội sẽ được tạm ứng số tiền mua vật liệu mới. Cuối tháng, nếu số tạm ứng trong tháng chi mua không hết sẽ chuyển số dư sang tháng mới. Ví dụ 5: Mua vật liệu với giá có thuế GTGT 5% là 78.393.000 đ, nhập kho với số phiếu nhập kho số 23 ngày 24/05/2007, người mua viết giấy đề nghị thanh toán, kế toán tại tổ lập giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng và chuyển lên phòng kế toán, kế toán vật tư sẽ kiểm tra chứng từ và tiến hành định khoản nghiệp vụ như sau: Nợ TK 152 : 74.660.000 Nợ TK 1331: 3.733.000 Có TK 141: 78.393.000 Dưới đây là mẫu giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng do kế toán tại các tổ đội lập: Biểu 3: Giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng Công ty CP Xây Dựng số 9 Đội xây dựng số 3 Số : 14 Ngày 30/ 06/ 2007 Giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng. Họ và tên người TT/TƯ : Trần Tuấn Ninh Nợ TK: 1331 3733000 Địa chỉ : CT Nhà Hát ca múa nhạc VN Nợ TK 152 74660000 Nội dung TT/TƯ : Hoàn chứng từ mua máng, cáp, Nắp, nối máng, tháng cáp, nối thang cáp Có TK: 3311 78393000 A – Số tiền đã ứng: - số ngày / / - số ngày / / B – Số tiền đã thanh toán hoàn ứng kì này: - ED/2007B số 0097361 ngày 23 / 06 / 2007 - số ngày / / Hồ sơ khác kèm theo : HĐ GTGT, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng hoá, phiếu thu 78393000 C – Chênh lệch: - Số tạm ứng chi không hết (A-B) - Chi quá số tạm ứng (B-A) Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán TT Người thanh toán - Trường hợp nhập kho NVL từ những vật tư dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liệu trong sản xuất. Căn cứ vào yêu cầu nhập hàng, phòng vật tư lập 2 liên phiếu nhập rồi giao cho người nhận để làm thủ tục nhập hàng . Trình tự lập và luân chuyển chứng từ như trên nhưng 1 liên được dùng để đóng vào chứng từ thanh toán lương hoặc thanh toán các yêu cầu cụ thể khác theo sự quản lý của đơn vị.  Thủ tục và chứng từ xuất kho NVL: Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho, Phiếu đề xuất cấp vật tư… Quá trình luân chuyển chứng từ: Sơ đồ 2.7: Quá trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL CB vật tư tổ, đội Lưu Giấy đề nghị cấp phát VT Trưởng phòng TCKT Duyệt Kế toán vật tư Phiếu xuất kho Thủ kho Xuất kho Kế toán vật tư Nhập số liệu vào MT Trong quá trình thi công, các tổ đội có nhu cầu sử dụng NVL(NVL chính) thì nhân viên của đơn vị đó phải ghi danh mục các NVL với các chỉ tiêu cụ thể như: Số lượng, chủng loại,…Sau đó đưa danh mục lên phòng kế toán của đơn vị để kế toán viết phiếu đề nghị cấp phát NVL nộp lên phòng kế toán Công ty. Căn cứ vào tình hình thực tế thi công, phòng kế toán duyệt xuất và đồng thời lập phiếu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng NVL tồn kho, định mức dự trữ NVL, lượng thực tế xuất kho và ghi vào cột thực tế xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: Đơn vị nhận vật tư giữ một liên, thủ kho giữ một liên để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán làm cơ sở hạch toán và lưu giữ. Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho: Biểu 4 : Phiếu xuất kho Đơn vị: Cty CPXD số 9 Bộ phận: Đội XDCT số 3 Phiếu xuất kho Ngày 20 tháng 6 năm 2007 Mẫu số: 02 – VT QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20-03-2006 của BTC Nợ: 621 Số: 47 Có: 1521 Họ và tên người nhận hàng: Trần Tuấn Ninh, địa chỉ (bộ phận): Đội 3 Lý do xuất kho: Thi công công trình nhà hát ca múa nhạc Việt Nam. Xuất kho (ngăn lô): đội, địa điểm:…. Số TT Tên, nhãn hiệu,