Tình hình hoạt động tại Công ty Thương mại Hà Nội

h÷a ch¸y cña v¨n phßng Tæng C«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. •Phßng KÕ to¸n-Tµi chÝnh: Cã nhiÖm vô +Tham m­u L·nh ®¹o Tæng C«ng ty thùc hiÖn qu¶n lý c¸c lÜnh vùc c«ng t¸c tµi chÝnh, kÕ to¸n, tÝn dông, kiÓm tra kiÓm so¸t néi bé, sö dông vµ b¶o toµn ph¸t triÓn vèn phôc vô tèt nhu cÇu SX-KD cã hiÖu qu¶ t¹i v¨n phßng TCty. +Tæ chøc h­íng dÉn kiÓm tra c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn thùc hiÖn chÝnh s¸ch chÕ ®é tµi chÝnh. Qu¶n lý phÇn vèn Nhµ N­íc cña C«ng ty mÑ ®Çu t­ vµo C«ng ty con, C«ng ty liªn kÕt. +Thùc hiÖn chÕ ®é kiÓm tra h­íng dÉn kÕ to¸n cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. Tæng hîp , lËp vµ göi c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh vµ c¸c b¸o c¸o kh¸c theo yªu cÇu vÒ c¸c c¬ quan qu¶n lý theo chÕ ®é quy ®Þnh. +Qu¶n lý c¸c nguån vèn ®Çu t­ cña TCty bao gåm vèn ng©n s¸ch, vèn tÝn dông, vèn tù bæ xung vµ c¸c nguån vèn kh¸c theo quy ®Þnh hiÖn hµnh, c©n ®èi t¹o nguån vèn phôc vô kÕ ho¹ch ®Çu t­ cña TCty.Theo dâi thùc hiÖn dù ¸n vµ duyÖt quyÕt to¸n vèn ®Çu t­ khi dù ¸n hoµn thµnh. +Qu¶n lý viÖc sö dông vèn ttrong c¸c C«ng ty cæ phÇn, c¸c liªn doanh vµ c¸c h×nh thøc ®Çu t­ dµi h¹n kh¸c mµ TCty ®· ®Çu t­ hoÆc gãp vèn. +Theo dâi tæ chøc ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ ho¹t ®éng tµi chÝnh cña V¨n phßng TCty vµ c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn ®Ó cã ý kiÕn ®Ò xuÊt víi L·nh ®¹o TCty trong c«ng t¸c qu¶n lý sö dông vèn cã hiÖu qu¶. •Phßng KÕ ho¹ch tæng hîp: Cã nhiÖm vô +Tham m­u cho l·nh ®¹o TCty x©y dùng quy ho¹ch vµ kÕ ho¹ch ph¸t triÓn ngµnh Th­¬ng m¹i theo ®Þnh h­íng ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi cña Thµnh phè còng nh­ cña ChÝnh phñ. +LËp ph­¬ng ¸n hîp t¸c ®Çu t­, liªn doanh, liªn kÕt víi c¸c ®èi t¸c n­íc ngoµI vµ c¸c thµnh phÇn kinh tÕ trong n­íc ®Ó x©y dùng vµ tæ chøc c¸c m¹ng l­íi kinh doanh nh­: C¸c trung t©m th­¬ng m¹i , c¸c siªu thÞ vµ hÖ thèng cöa hµng lín, x©y dùng c¸c khu c«ng nghiÖp chÕ biÕn thùc phÈm vµ n«ng s¶n , c¸c nhµ m¸y. +X©y dùng ph­¬ng ¸n b¸n ®Êu gi¸ mét sè ®iÓm nhá lÎ do Tæng C«ng ty qu¶n lý ®Ó t¨ng vèn ®iÒu lÖ cho C«ng ty mÑ . +Theo dâi, ®«n ®èc vµ lËp b¸o c¸o t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch dµi h¹n, kÕ ho¹ch kinh doanh hµng n¨m , b¸o c¸o ®Þnh kú quý, th¸ng, phôc vô c¸c nhiÖm vô ph¸t triÓn th­¬ng m¹i vµ ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi cña Thñ ®«. •Phßng ®Çu t­: Cã nhiÖm vô nghiªn cøu, ®Ò xuÊt kÕ ho¹ch trong lÜnh vùc ®Çu t­ x©y dùng vµ qu¶n lý ®Çu t­ x©y dùng tr×nh Tæng Gi¸m ®èc phª duyÖt; tæ chøc c«ng t¸c ®Êu thÇu, lùa chän nhµ thÇu x©y l¾p; thùc hiÖn c«ng t¸c gi¶i phãng mÆt b»ng, qu¶n lý vµ sö dông ®Êt ®ai; kiÓm so¸t hå s¬ tµi liÖu ISO; tæng hîp b¸o c¸o ®Þnh kú. •Phßng nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn thÞ tr­êng: Cã nhiÖm vô nghiªn cøu, kh¶o s¸t, tiÕp c©n thÞ tr­êng, x©y dùng chiÕn l­îc vµ c¸c gi¶i ph¸p ph¸t triÓn thÞ tr­êng; duy tr× vµ t×m ra nguån hµng míi, t×m kiÕm kh¸ch hµng, chµo b¸n hµng, theo dâi qu¸ tr×nh thùc hiÖn hîp ®ång xuÊt khÈu, tæ chøc giao hµng, lËp chøng tõ thanh to¸n, gi¶i quyÕt tranh chÊp. X©y dùng vµ tæ chøc thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh héi chî triÓn l·m th­¬ng m¹i trong n­íc, c¸c ch­¬ng tr×nh qu¶ng c¸o; thùc hiÖn nghiÖp vô xóc tiÕn th­¬ng m¹i trùc tiÕp (x· giao th­¬ng m¹i). •Phßng qu¶n lý chÊt l­îng s¶n phÈm: Cã nhiªm vô nghiªn cøu ¸p dông vµ triÓn khai x©y dùng, tæ chøc vµ v©n hµnh cã hiÖu qu¶ hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng theo tiªu chuÈn quèc tÕ; qu¶n lý thèng nhÊt hÖ thèng m· sè m· v¹ch vµ nh·n hµng ho¸ mang th­¬ng hiÖu HAPRO; thanh tra, kiÓm tra nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan tíi hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng vµ chÊt l­îng s¶n phÈm. 1.2.3.T×nh h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n: 1.2.3.1.Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n. Tr­ëng phßng Phã phßng I Phã phßng II KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n hµng ho¸ KÕ to¸n thuÕ KÕ to¸n thanh to¸n Hµng xk hµng nk, néi ®Þa, thùc phÈm KÕ to¸n ng©n hµng Thñ quü KÕ to¸n tiÒn mÆt C«ng t¸c qu¶n lý: ²Tr­ëng phßng (KÕ to¸n tr­ëng) cã nhiÖm vô: –Phô tr¸ch chung toµn bé c«ng t¸c TCKT Tæng C«ng ty. – H­íng dÉn h¹ch to¸n kÕ to¸n. –Phô tr¸ch c«ng t¸c qu¶n lý, tËp hîp, kiÓm tra b¸o c¸o tµI chÝnh, c«ng t¸c ®Çu t­ cña c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn Tæng C«ng ty Th­¬ng m¹i Hµ Néi. –§Ò xuÊt ý kiÕn tham m­u gióp L·nh ®¹o Tæng C«ng ty trong c«ng t¸c huy ®éng vèn, qu¶n lý tµI chÝnh v¨n phßng C«ng ty mÑ vµ toµn Tæng C«ng ty. –Ký duyÖt chøng tõ thanh to¸n. ²Phã phßng I cã nhiÖm vô : –Phô tr¸ch ho¹t ®éng KTTC V¨n phßng C«ng ty mÑ. –Phô tr¸ch kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n thanh to¸n. –Phô tr¸ch c«ng t¸c huy ®éng vèn cho ho¹t ®éng kinh doanh. –Ký duyÖt chøng tõ thanh to¸n tiÒn mÆt vµ ng©n hµng. –§«n ®èc, kiÓm tra b¸o c¸o tµi chÝnh c¸c ®¬n vÞ h¹ch to¸n trùc thuéc V¨n phßng C«ng ty mÑ vµ c¸c b¸o c¸o kh¸c theo quyÕt ®Þnh cña C«ng ty, c¸c ban ngµnh liªn quan . –Theo dâi gãp vèn liªn doanh(TK 221). –Theo dâi ®Çu t­ XDCB trong néi bé C«ng ty mÑ (bao gåm v¨n phßng Tæng C«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc V¨n phßng C«ng ty mÑ –TK241 ). –Theo dâi quyÕt to¸n vèn ng©n s¸ch cÊp –TK441. –Thùc hiÖn c¸c phÇn viÖc theo sù ph©n c«ng cña KÕ to¸n tr­ëng vµ L·nh ®¹o Tæng C«ng ty. –Xö lý c«ng viÖc khi KÕ to¸n tr­ëng ®I v¾ng. ²Phã phßng II cã tr¸ch nhiÖm: –Phô tr¸ch kÕ to¸n hµng ho¸, vËt t­, tiªu thô. –KiÓm tra, ký duyÖt Ph­¬ng ¸n kinh doanh. –Ký duyÖt chøng tõ thu, chi, chøng tõ qua ng©n hµng khi phã phßng I ®i v¾ng –Ký bé hå s¬ chóng tõ xuÊt khÈu. §«n ®èc, theo dâi bé hå s¬ th­ëng xuÊt khÈu. –Theo dâi chi tiÕt ph©n bæ tµI kho¶n l­¬ng, c¸c tµi ph¶i thu nép theo quy ®Þnh cña Nhµ n­íc (TK 334, 3382, 3383, 3384). –Theo dâi quü l­¬ng vµ phèi hîp phßng TCCB lËp kÕ ho¹ch tiÒn l­¬ng hµng n¨m theo quy ®Þnh . –§«n ®èc, tËp hîp, kiÓm tra b¸o c¸o thuÕ hµng th¸ng vµ bé hå s¬ hoµn thuÕ theo ®Þnh kú. –Theo dâi, kiÓm tra, ®«n ®èc chi phÝ c¸c trung t©m trùc thuéc V¨n phßng Tæng C«ng ty C«ng t¸c nghiÖp vô: ²KÕ to¸n tæng hîp cã nhiÖm vô: –Theo dâi c«ng nî néi bé TK 136, 336. –Thùc hiÖn nghiÖp vô kÕ to¸n tæng hîp : kiÓm tra c¸c bé phËn nghiÖp vô vÒ tÝnh chÝnh x¸c trong h¹ch to¸n, kiÓm tra sæ chi tiÕt tµI kho¶n, thùc hiÖn c¸c b­íc kÕt chuyÓn vµ ph©n bæ chi phÝ . –Theo dâi TSC§, c«ng cô dông cô. TK 211, 214, 153, 142, 242. –Theo dâi c¸c tµI kho¶n lo¹i 4,5,6,7,8,9, c¸c tµI kho¶n ph©n bæ, –KiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu c¸c phÇn viÖc chi tiÕt víi sè liÖu tæng hîp. –Thùc hiÖn c¸c b¸o c¸o ®Þnh kú theo quy ®Þnh cña Tæng C«ng ty, c¸c ngµnh chøc n¨ng. –LËp b¸o c¸o quyÕt to¸n V¨n phßng Tæng C«ng ty mÑ, tËp hîp b¸o c¸o quyÕt to¸n c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc Tæng C«ng ty mÑ. ²KÕ to¸n thanh to¸n: •Thñ quü: –Thùc hiÖn nghiÖp vô göi rót tiÒn mÆt Ng©n hµng. –Thùc hiÖn thu chi tiÒn mÆt. –KÕt hîp víi kÕ to¸n tiÒn mÆt theo dâi thu chi t¹m øng (TK 141). –Hµng ngµy ®èi chiÕu chøng tõ, tån quü tiÒn mÆt víi kÕ to¸n tiÒn mÆt. –L­u tr÷, qu¶n lý hå s¬ thu chi tiÒn mÆt. •KÕ to¸n Ng©n hµng: –LËp kÕ ho¹ch vay vèn, tr¶ nî vay tõng thêi kú. –LËp vµ theo dâi c¸c Hîp ®ång vay ng¾n- trung-dµi h¹n (trõ tiÒn vay c¸ nh©n), theo dâi h¹n tr¶ nî vay th­êng kú. –Thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô chuyÓn tiÒn thanh to¸n qua Ng©n hµng, kÓ c¶ c¸c nghiÖp vô më L/C, ký quü. –Hµng ngµy nhËn sæ phô tõ c¸c Ng©n hµng, vµo sæ h¹ch to¸n chi tiÕt, ®èi chiÕu sè d­ tµI kho¶n tiÒn göi hµng ngµy trªn c¸c tµi kho¶n tiÒn göi. –LËp hå s¬ hç trî l·i suÊt tiÒn vay. –TÝnh to¸n, theo dâi chi phÝ l·i vay Ng©n hµng hµng th¸ng. •KÕ to¸n tiÒn mÆt: –LËp phiÕu thu chi quü tiÒn mÆt. –Theo dâi tiÒn vay c¸ nh©n. –Theo dâi chi tiÕt tµi kho¶n 141(t¹m øng). –L­u tr÷ hîp ®ång kinh tÕ c¸c phÇn viÖc kh«ng liªn quan ®Õn kÕ to¸n hµng ho¸-vËt t­-tiªu thô. ²KÕ to¸n hµng ho¸: •Hµng nhËp khÈu+ néi ®Þa+thùc phÈm: –L­u gi÷ ph­¬ng ¸n kinh doanh c¸c bé hå s¬ NhËp khÈu- néi ®Þa- C¸c hîp ®ång kinh tÕ liªn quan. –X¸c lËp ph­¬ng theo dâi chi tiÕt kh¸ch hµng theo tõng vô viÖc ®Ó thèng nhÊt c¸ch vµo phÇn mÒm kÕ to¸n. –TiÕp nhËn, theo dâi, h¹ch to¸n c¸c bé hå s¬ NhËp khÈu tõ khi lµm thñ tôc më L/C ®Õn kh©u tiªu thô (bao gåm c¶ viÖc ph©n bæ c¸c chi phÝ liªn quan cho c¸c l« hµng nhËp khÈu). –KÕt hîp víi kÕ to¸n trung t©m KD Hµng tiªu dïng, trung t©m vËt t­ thiÕt bÞ ®Ó h¹ch to¸n vµ theo dâi chi tiÕt hµng ho¸, kh¸ch hµng liªn quan. –XuÊt ho¸ ®¬n tµi chÝnh cho hµng nhËp khÈu, néi ®Þa, thùc phÈm. –Theo dâi chi tiÕt TK 131, TK 331 liªn quan. –Theo dâi TK thuÕ nhËp khÈu, thuÕ GTGT ph¶i nép liªn quan. –Cuèi th¸ng ®èi chiÕu c«ng nî, sè liÖu víi c¸c trung t©m , lËp c¸c b¸o c¸o XuÊt-nhËp-tån hµng ho¸, chi tiÕt c«ng nî . –Tæng hîp b¸o c¸o thuÕ hµng th¸ng, c¸c bé hå s¬ hoµn thuÕ . –KiÓm tra b¸o c¸o thuÕ c¸c ®¬n vÞ phô thuéc (Trung t©m tiªu dïng phÝa B¾c, Trung t©m dÞch vô Bèn mïa). • KÕ to¸n hµng xuÊt khÈu: –KiÓm tra tÝnh ph¸p lý vµ l­u hå s¬ chøng tõ hµng xuÊt khÈu. –Theo dâi chi tiÕt chi phÝ Trung t©m Du lÞch. –XuÊt ho¸ ®¬n tµi chÝnh theo bé hå s¬ XuÊt khÈu, TTDL. –Theo dâi, l­u gi÷ c¸c Hîp ®ång mua b¸n cho hµng xuÊt khÈu. –X¸c lËp ph­¬ng ph¸p theo dâi chi tiÕt kh¸ch hµng liªn quan. –Theo dâi chi tiÕt TK 131, 331 liªn quan. –LËp, theo dâi, l­u gi÷ hå s¬ xÐt th­ëng xuÊt khÈu. ²KÕ to¸n thuÕ : LËp b¸o c¸o, kiÓm tra, tËp hîp hå s¬ thuÕ hµng th¸ng vµ bé hå s¬ hoµn thuÕ; tÝnh to¸n, trÝch nép c¸c kho¶n thanh to¸n víi Nhµ n­íc. Ngoµi ra trong bé m¸y kÕ to¸n cßn cã c¸c kÕ to¸n qu¶n lý, tËp hîp b¸o c¸o vµ c«ng t¸c ®Çu t­ c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn thuéc TCty Th­¬ng m¹i Hµ Néi. 1.2.3.2.Tæ chøc chøng tõ kÕ to¸n Chøng tõ gèc vµ b¶ng ph©n bæ chi phÝ B¶ng kª Sæ chi tiÕt NhËt ký chøng tõ Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¸o c¸o kÕ to¸n Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi ®Þnh kú §èi chiÕu Tæng C«ng ty sö dông h×nh thøc nhËt ký chøng tõ lµ phï hîp v× Tæng C«ng ty Th­¬ng m¹i Hµ Néi cã ngµnh nghÒ kinh doanh kh¸ ®a d¹ng vµ phøc t¹p, ho¹t ®éng th­¬ng m¹i cã quy m« lín.Víi h×nh thøc ghi sæ nµy cã thÓ gi¶m mét nöa khèi l­îng h¹ch to¸n, thuËn lîi cho c«ng t¸c ®èi chiÕu, kiÓm tra sè liÖu vµ sæ s¸ch gi÷a Tæng C«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc; gióp lËp nhanh b¸o c¸o tµi chÝnh vµ b¸o c¸o néi bé, nhanh chãng chuyÓn th«ng tin ®Õn c¸c nhµ qu¶n lý. Tuy nhiªn hÖ thèng sæ nµy kh¸ phøc t¹p, quy m« sæ lín. §Æc ®iÓm hÖ thèng sæ: –C¸c b¶ng ph©n bæ chÝ phÝ(1-4). –B¶ng kª (1-11). –Sæ chi tiÕt (1-6), tæng hîp chi tiÕt c¸c tµI kho¶n 131, 136… –NhËt ký chøng tõ (1-10) –Sæ c¸i 1.3.T×nh h×nh ng­êi lao ®éng +TÝnh ®Õn 01/9/2005, sè lao ®éng: T¹i Tæng C«ng ty: 1030 C¶ Tæng C«ng ty vµ c«ng ty con: h¬n 7000 Tr×nh ®é ®¹i häc, cao ®¼ng chiÕm h¬n 65%. +Do nhiÖm vô chñ yÕu cña Tæng C«ng ty lµ kinh doanh XNK, TM-DV néi ®Þa vµ SX t¹o nguån hµng nªn lu«n ®¶m b¶o x¾p xÕp ®ñ viÖc lµm cho tÊt c¶ CBCNV trong Tæng C«ng ty. §ång thêi do ®Þa bµn ho¹t ®éng cña Tæng C«ng ty ë nhiÒu tØnh trong ph¹m vi c¶ n­íc, s¶n xuÊt kinh doanh lu«n biÕn ®éng vµ ngµy cµng ph¸t triÓn v× vËy viÖc ®iÒu ®éng, t¨ng c­êng c¸n bé cho c¸c nhu cÇu lµ cÇn thiÕt, hµng n¨m TCty gi¶i quyÕt thªm rÊt nhiÒu viÖc lµm cho ng­êi lao ®éng, ®êi sèng cña ng­êi lao ®éng ngµy cµng ®­îc c¶i thiÖn vµ n©ng cao. N¨m 2002: thu nhËp b×nh qu©n Lao ®éng cã kü thuËt: 1.600.000®/ng­êi. Lao ®éng gi¶n ®¬n: 850.000®/ng­êi. N¨m 2003: thu nhËp b×nh qu©n Lao ®éng cã kü thuËt: 1.650.000®/ng­êi. Lao ®éng gi¶n ®¬n: 900.000®/ng­êi. N¨m 2004: thu nhËp b×nh qu©n Lao ®éng cã kü thuËt: 1.670.000®/ng­êi. Lao ®éng gi¶n ®¬n: 930.000®/ng­êi. +Tr¶ l­¬ng 1 th¸ng 2 kú: 15-16: t¹m øng 1-5 th¸ng sau: thanh to¸n l­¬ng th¸ng tr­íc. Hµng n¨m TCty tæ chøc xÐt, n©ng bËc l­¬ng c¬ b¶n vµ hiÖu qu¶ vµo quý IV, tæ chøc thi tay nghÒ n©ng bËc cho c«ng nh©n ®Õn kú h¹n nÕu ®¹t tiªu chuÈn ®Ò ra, t¹o ®iÒu kiÖn cho mét sè nh©n viªn ®­îc häc lªn ®¹i häc, cao häc, häc vµ lµm viÖc ë n­íc ngoµi. +TCty gi¶i quyÕt b÷a ¨n gi÷a ca cho CBCNV lµm viÖc c¶ ngµy(8h/c«ng), møc chi ¨n gi÷a ca: Khu vùc Hµ Néi: 8.000®/ng­êi/ngµy Thµnh phè HCM: 10.000®/ ng­êi/ngµy +C¨n cø vµo ®iÒu lÖ BH-XH kÌm theo NghÞ ®Þnh 12/CP ngµy 26/01/95 cña ChÝnh phñ vµ c¸c Bé, Ban, Ngµnh cã liªn quan ®· ban hµnh, nép b¶o hiÓm x· héi cho ng­êi lao ®éng theo chÕ ®é quy ®Þnh: –BHXH: •TCty ®ãng 15% quü l­¬ng c¬ b¶n •Ng­êi lao ®éng ®ãng 5% quü l­¬ng c¬ b¶n –BHYT: •TCty ®ãng 2% quü l­¬ng c¬ b¶n •Nguêi lao ®éng ®ãng 1% quü l­¬ng c¬ b¶n +Hµng n¨m TCty tæ chøc kh¸m søc khoÎ ®Þnh kú cho toµn thÓ CBCNV, phèi hîp víi c«ng ®oµn tæ chøc cho CBCNV ®i nghØ m¸t hoÆc an d­ìng tõ 3-5 ngµy b»ng c¸c nguån quü. phÇn Ii thùc tr¹ng ho¹t ®éng SX-KD cña Tæng C«ng ty Th­¬ng m¹i Hµ Néi 2.1.T×nh h×nh ho¹t ®éng xuÊt khÈu cña Tæng C«ng ty Th­¬ng m¹i Hµ Néi Nh­ ®· tr×nh bµy ë trªn ( môc 1.2.1), Tæng C«ng ty Th­¬ng m¹i Hµ Néi cã ngµnh nghÒ kinh doanh kh¸ ®a d¹ng, ho¹t ®éng trªn c¶ 3 lÜnh vùc : s¶n xuÊt, dÞch vô vµ xuÊt nhËp khÈu, trong ®ã xuÊt khÈu lµ ho¹t ®éng chñ ®¹o. Trong phÇn nµy em xin ®­îc ®i s©u vµo ho¹t ®éng xuÊt khÈu cña Tæng C«ng ty. 2.1.1.Quy tr×nh xuÊt khÈu: Th¦ hái hµng Nghiªn cøu yªu cÇu vµ kiÓm tra nguån hµng Chµo hµng ®µm ph¸n vµ hoµn chØnh hîp ®ång KiÓm tra Ký duyÖt Tæ chøc thùc hiÖn hîp ®ång B¸o c¸o ®¸nh gi¸ L¦U Hå S¥, DÞCH Vô SAU GIAO HµNG M« t¶ c¸c b­íc: 2.1.1.1: Th­ hái hµng chuyÓn ®Õn c¸c phßng ®èi ngo¹i… tõ ®¬n vÞ xóc tiÕn th­¬ng m¹i, c¸n bé tæng hîp sÏ l­u th«ng tin vÒ kh¸ch hµng. 2.1.1.2: C¸n bé tæng hîp nghiªn cøu c¸c yªu cÇu cña kh¸ch hµng: mÉu m·, kÝch th­íc, ®iÒu kiÖn giao hµng… 2.1.1.3: C¸n bé tæng hîp lËp b¶n chµo hµng vµ göi cho kh¸ch. NÕu kh¸ch yªu cÇu göi mÉu th× thùc hiÖn lµm theo mÉu. Sau khi göi b¶n chµo vµ mÉu cho kh¸ch ph¶I theo dâi ph¶n håi cña kh¸ch vµ ®¸p øng kÞp thêi c¸c yªu cÇu bæ xung.Cã 2 lo¹i yªu cÇu chµo gi¸: Chµo gi¸ trùc tiÕp: chµo gi¸ b»ng miÖng khi kh¸ch hµng ®Õn lµm viÖc t¹i TCty. Chµo gi¸ gi¸n tiÕp: lËp b¶ng chµo gi¸ göi qua email/ fax. 2.1.1.4:ViÖc ®µm ph¸n hoµn chØnh hîp ®ång cã thÓ th«ng qua fax, email hoÆc trùc tiÕp. Khi chuÈn bÞ so¹n th¶o hîp ®ång c¸n bé tæng hîp cÇn ph©n lo¹i ®¬n ®Æt mÉu ®· x¸c nhËn vµ ®¬n hµng ®Æt l¹i c¸c m· cò. 2.1.1.5: L·nh ®¹o c¸c phßng ®èi ngo¹i sÏ ph¶I kiÓm tra kü néi dung hîp ®ång tr­íc khi tr×nh l·nh ®¹o TCty hoÆc ng­êi ®­îc uû quyÒn ký. NÕu hîp ®ång cßn cã nh÷ng vÊn ®Ò cÇn söa ®æi hoÆc ®µm ph¸n thªm th× chuyÓn l¹i cho c¸n bé tæng hîp hoµn chØnh. 2.1.1.6: L·nh ®¹o Tæng C«ng ty hoÆc ng­êi ®­îc uû quyÒn ký duyÖt. 2.1.1.7: TriÓn khai hîp ®ång cÇn l­u ý mét sè ®iÓm sau: Khi nhËn ®­îc hîp ®ång kh¸ch ®· ký x¸c nhËn: •NÕu thanh to¸n b»ng T/T( chuyÓn tiÒn b»ng ®iÖn b¸o): c¸n bé tæng hîp ph¶i theo dâi chê kh¸ch chuyÓn tiÒn ®Æt cäc míi triÓn khai s¶n xuÊt. •NÕu thanh to¸n b»ng L/C: c¸n bé tæng hîp cÇn fax h­íng dÉn më L/C cho kh¸ch hµng tham kh¶o. Sau ®ã ®Ò nghÞ kh¸ch fax ®¬n xin më L/C ®Ó kiÓm tra vµ yªu cÇu tu chØnh nÕu cã sù bÊt hîp lÖ. Khi nhËn ®­îc copy L/C th× ttriÓn khai s¶n xuÊt. •TriÓn khai hµng ho¸ theo hîp ®ång: c¸n bé tæng hîp cÇn x¸c ®Þnh hµng cña phßng nghiÖp vô nµo phô tr¸ch ®Ó ghi sæ cho ®óng: ghi ký hiÖu tªn kh¸ch hµng, ghi chÐp vµo sæ c¸ nh©n ®Ó theo dâi… •ChuÈn bÞ giao hµng, giao hµng: lµm yªu cÇu giao hµng chi tiÕt, giôc kh¸ch chØ ®Þnh h·ng tµu nÕu b¸n gi¸ FOB, chuyÓn c¸c chøng tõ, lùa chän thuª h·ng tµu c¨n cø vµo danh môc h·ng vËn t¶i, lµm thñ tôc gi¸m ®Þnh chÊt l­îng hµng ho¸, lµm thñ tôc h¶i quan… 2.1.1.8:§¸nh gi¸ kÕt qu¶ viÖc thùc hiÖn hîp ®ång, ®¸nh gi¸ kh¸ch hµng ngo¹i vµ kh¸ch hµng néi cung cÊp hµng ho¸ xuÊt khÈu. Rót kinh nghiÖm cho c¸c lÇn thùc hiÖn hîp ®ång sau. 2.1.1.9:C¸n bé tæng hîp ph¶i thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô vÒ dÞch vô sau giao hµng: theo dâi ph¶n håi cña kh¸ch hµng vÒ hµng ho¸, lÊy ý kiÕn kh¸ch hµng cuèi n¨m, theo dâi vµ xö lý khiÕu n¹i nÕu cã, viÕt th­ th¨m hái kh¸ch hµng vµ giíi thiÖu mÆt hµng míi cña c«ng ty, b¸o c¸o kÕt qu¶ giao dÞch vµo cuèi n¨m. 2.1.2.Ho¹t ®éng xuÊt khÈu 2.1.2.1.C¬ cÊu mÆt hµng xuÊt khÈu: §­îc chia ra lµm c¸c nhãm mÆt hµng sau: – Nhãm n«ng s¶n thùc phÈm: l¹c, nghÖ, tiªu ®en, chÌ, g¹o, tinh bét s¾n, hoa håi, hµnh cñ tái, tïng h­¬ng, s¾n l¸t, dõa sÊy, da tr¨n, trøng muèi, ®Ëu xanh, long nh·n, sa nh©n, h¹t sen, cµ phª h¹t… –Nhãm thñ c«ng mü nghÖ: ®å gèm, ®å sø: b×nh hoa, ®å l­u niÖm,…; hµng m©y tre, l¸: giá, l½ng, khay m©y, th¶m ®ay… –Nhãm hµng thùc phÈm: r­îu vµ thøc ¨n truyÒn thèng kh¸c… –Nhãm mÆt hµng kh¸c: nhùa, ph«i thÐp… C¸c mÆt hµng n«ng s¶n ®­îc thu mua tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau trªn c¶ n­íc. C¸c doanh nghiÖp trong n­íc th­êng lµ nh÷ng b¹n hµng quen thuéc cña HAPRO nh­: C«ng ty chÌ Méc Ch©u, C«ng ty TNHH Ngäc S¬n… v× vËy hµng ho¸ xuÊt khÈu ®­îc ®¶m b¶o vÒ chÊt l­îng, Ýt x¶y ra t×nh tr¹ng hµng mua bÞ tr¶ l¹i. C¸c mÆt hµng n«ng s¶n ®­îc xuÊt khÈu chñ yÕu vµo c¸c thÞ tr­êng nh­: Indonesia, Philipine, Germany, Turkey…. MÆt hµng thñ c«ng mü nghÖ vµ thùc phÈm truyÒn thèng phÇn lín do c¸c xÝ nghiÖp cña Tæng C«ng ty s¶n xuÊt nh­: XÝ nghiÖp gèm Chu §Ëu, xÝ nghiÖp liªn hiÖp chÕ biÕn thùc phÈm truyÒn thèng HAPRO. C¸c mÆt hµng nµy ®­îc xuÊt khÈu chñ yÕu vµo thÞ tr­êng Ch©u ¸, ®Æc biÖt thÞ tr­êng NhËt ®­îc coi lµ thÞ tr­êng chÝnh. Thñ c«ng mü nghÖ vµ n«ng s¶n lµ nh÷ng mÆt hµng chñ lùc cña HAPRO. N¨m 2003, hµng thñ c«ng mü nghÖ chiÕm 24% trong tæng gi¸ trÞ kim ng¹ch xuÊt khÈu, hµng n«ng s¶n chiÕm 42% trong tæng gi¸ trÞ kim ng¹ch xuÊt khÈu. Trong thêi gian tíi c¸c mÆt hµng nµy tiÕp tôc lµ nh÷ng mÆt hµng chñ lùc cña HAPRO. C¸c mÆt hµng xuÊt khÈu cña HAPRO sÏ ®­îc ®a d¹ng h¬n, thÞ tr­êng còng sÏ ®­îc më réng h¬n, tËn dông nh÷ng ­u thÕ trong c¸c chÝnh s¸ch khuyÕn khÝch, ®Çu t­ cho xuÊt khÈu cña nhµ n­íc trong chiÕn l­îc 10 n¨m ph¸t triÓn kinh tÕ – x· héi 2001-2010. 2.1.2.2.ThÞ tr­êng xuÊt khÈu: Hµng xuÊt khÈu cña HAPRO hiÖn nay ®· vµ ®ang xuÊt khÈu sang 53 n­íc vµ khu vùc. C¸c thÞ tr­êng chÝnh lµ: òT©y ¢u: §øc, Ph¸p, Anh, T©y Ban Nha, BØ, Bå §µo Nha, Hµ Lan, ý òB¾c ¢u: Thuþ §iÓn, §an M¹ch, Na Uy… ò§«ng ¢u: Nga, Ba Lan, Hungary, SÐc… òCh©u ¸: NhËt B¶n, Hµn Quèc, §µi Loan, Hång K«ng, Singapore, Indonexia, Malaixia, Philipin, Th¸i Lan… òCh©u Mü: Mü, Cana®a, Braxin, Achentina, Chi Lª… òC¸c khu vùc kh¸c nh­: Trung §«ng, Ch©u Phi, óc vµ Niu Di L©n…  2.1.2.3. Ho¹t ®éng xuÊt khÈu: b¶ng1: Tæng kim ng¹ch xuÊt khÈu theo mÆt hµng §VT:USD 2002 2003 2004 2003/2002 2004/2003 CL % CL % 15.385.081 24.224.770 28.504.153 8.839.689 57% 4.279.283 17,7% (Nguån: tÝnh to¸n theo sè liÖu phßng KÕ to¸n tµi chÝnh) Nh×n chung kim ng¹ch xuÊt khÈu cao vµ æn ®Þnh, nhê Tæng C«ng ty ®· ph¸t triÓn thÞ tr­êng cã ho¹t ®éng xóc tiÕn th­¬ng m¹i m¹nh mÏ. Hµng n¨m Tæng C«ng ty ®Òu dµnh kinh phÝ rÊt lín ®Ó ®Èy m¹nh xóc tiÕn th­¬ng m¹i b»ng nhiÒu h×nh thøc. §Ó c¸c mÆt hµng cã mét thÞ tr­êng réng lín, HAPRO ®· x©y dùng ch­¬ng tr×nh th©m nhËp thÞ tr­êng quy m« bµi b¶n vµ hiÖn ®¹i: in Ên ph¸t hµnh c¸c Ên phÈm catalogue, brochre; x©y dùng vµ l¾p ®Æt email, website; tham gia c¸c héi chî quèc tÕ; tæ chøc gian hµng héi chî triÓn l·m ë trong n­íc còng nh­ ë n­íc ngoµi; tæ chøc c¸c cuéc nghiªn cøu kh¶o s¸t thÞ tr­êng. VÒ viÖc ký kÕt, ®Ó tr¸nh rñi ro trong b¶o qu¶n hµng ho¸, sù thay ®æi gi¸ c¶ cña thÞ tr­êng, sau khi ph­¬ng ¸n kinh doanh ®­îc duyÖt, hîp ®ång ngo¹i ®­îc ký kÕt, C«ng ty míi tiÕn hµnh ký hîp ®ång néi víi c¸c DN trong n­íc ®Ó mua hµng xuÊt khÈu. MÆt hµng xuÊt khÈu thuéc ph¹m vi kinh doanh cña phßng nghiÖp vô nµo, phßng ®ã sÏ tiÕn hµnh c«ng t¸c thu mua. Hµng ho¸ ®­îc thu mua chñ yÕu b»ng ph­¬ng thøc thu mua trùc tiÕp, hµng mua th­êng kh«ng nhËp kho mµ ®­îc vËn chuyÓn th¼ng tíi c¶ng xuÊt theo hîp ®ång ngo¹i. §Ó cã nhu cÇu vèn cho thu mua hµng xu©t khÈu, ngoµi nguån vèn tÝn dông tr­íc khi giao hµng, Tæng C«ng ty ®· tiÕn hµnh xin tµi trî vèn trong thanh to¸n hµng xuÊt tõ c¸c ng©n hµng nh­:Vietcombank Hµ Néi, ng©n hµng §«ng ¸….. Ph­¬ng thøc thanh to¸n: -Ph­¬ng thøc chuyÓn tiÒn (TT/TTR) -Ph­¬ng thøc tÝn dông chøng tõ(L/C) -Nhê thu kÌm chøng tõ(DP) ViÖc tho¶ thuËn sö dông ph­¬ng thøc thanh to¸n nµo tuú thuéc vµo tõng ®èi t­îng kh¸ch hµng, tõng mÆt hµng xuÊt khÈu vµ nhu cÇu vèn cña Tæng C«ng ty trong tong thêi kú. Tuy nhiªn ph­¬ng thøc thanh to¸n chuyÓn tiÒn ®­îc sö dông nhiÒu nhÊt, ®iÒu nµy hoµn toµn phï hîp nh»m nhanh chãng thu håi vèn cho c¸c hîp ®ång tiÕp theo. §iÒu kiÖn giao hµng: PhÇn lín c¸c hîp ®ång xuÊt khÈu ®­îc thùc hiÖn theo gi¸ FOB t¹i c¸c c¶ng H¶I Phßng, s©n bay Néi Bµi …, ngoµi ra cßn thùc hiÖn b¸n theo gi¸ CNF vµ CF (gi¸ mua+b¶o hiÓm), theo gi¸ CIF nh­ng kh«ng nhiÒu. 2.2.T×nh h×nh ho¹t ®éng SX-KD cña Tæng C«ng ty Th­¬ng m¹i Hµ Néi: 2.2.1.B¶ng d÷ liÖu b¶ng 1. KÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh n¨m 2003-2004 §¬n vÞ tÝnh: ®ång ChØ tiªu N¨m 2003 N¨m 2004 N¨m 2004/2003 % Tæng doanh thu 561.582.735.891 797.923.888.912 236.341.153.021 42 C¸c kho¶n gi¶m trõ 0 0 Doanh thu thuÇn 561.582.735.891 797.923.888.912 236.341.153.021 42 Gi¸ vèn hµng b¸n 515.886.045.044 720.512.261.185 204.626.216.141 39.7 Lîi nhuËn gép 45.696.690.847 77.411.627.727 31.714.936.880 69 Doanh thu ho¹t ®éng TC 567.242.729 957.598.703 390.355.974 68.8 Chi phÝ ho¹t ®éng TC 3.920.556.441 4.468.575.779 548.019.338 14 Chi phÝ b¸n hµng 29.218.570.420 30.517.795.619 1.299.225.190 4 Chi phÝ qu¶n lý DN 11.016.199.671 11.569.530.639 553.330.960 5 Lîi nhuËn tõ H§SXKD 2.108.607.038 3.181.323.440 1.072.716.402 50.9 Lîi nhuËn kh¸c 980.269.713 647.980.913 (332.288.800) (34) Tæng thu nhËp tr­íc thuÕ 3.088.876.751 3.829.304.353 740.427.602 24 ThuÕ TNDN 864.885.490 1.072.205.219 207.319.729 24 Lîi nhuËn sau thuÕ 2.223.991.261 2.757.099.134 533.107.873 24 ( Nguån: tÝnh to¸n theo sè liÖu phßng KÕ to¸n tµi chÝnh) Qua sè liÖu trªn cã thÓ thÊy kÕt qu¶ kinh doanh cña Tæng C«ng ty lµ hiÖu qu¶: doanh thu n¨m 2004 t¨ng 42% so víi n¨m 2003; lîi nhuËn sau thuÕ t¨ng 533.107.873 ®ång so víi n¨m 2003. Lîi nhuËn gép t¨ng 69% nhê tèc ®é t¨ng cña doanh thu nhanh h¬n tèc ®é t¨ng cña gi¸ vèn, ®iÒu nµy chøng tá c«ng t¸c qu¶n lý chi phÝ s¶n xuÊt cña Tæng C«ng ty rÊt hiÖu qu¶ thùc hiÖn tèt môc tiªu t¨ng doanh thu t¨ng lîi nhuËn. B¶ng 2 B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n T¹i ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2004 §¬n vÞ tÝnh: ®ång STT Tµi s¶n Sè ®Çu n¨m Sè cu«Ý n¨m Sè tiÒn TT% Sè tiÒn TT % A TSL§ vµ ®Çu t­ ng¾n h¹n 151.818.794.885 78 247.356.405.614 75 I TiÒn 10.799.373.768 5,5 22.039.074.952 6,7 1 TiÒn mÆt t¹i quü (gåm c¶ NP) 2.737.887.016 15.452.716.638 2 TiÒn göi ng©n hµng 8.061.486744 6.586.358.320 II C¸c kho¶n ph¶i thu 106.696.179.391 54,7 166.870.032.459 50,6 1 Ph¶i thu kh¸ch hµng 43.221.714.372 70.449.293.577 2 Tr¶ tr­íc cho ng­êi b¸n 46.062.138.945 69.035.103.082 3 ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ 12.428.106.685 19.160.252.503 4 Ph¶i thu néi bé 2.492.981.366 4.684.134.685 5 C¸c kho¶n ph¶i thu kh¸c 2.491.237.944 3.541.248.565 III Hµng tån kho 22.970.129.260 12 35.264.508.383 10,7 1 Hµng ho¸ tån kho 19.142.010.147 20.644.569.186 2 Hµng göi ®i b¸n 4.826.491.299 15.462.570.919 3 Dù phßng gi¶m gi¸ HTK (998.372.179) (842.631.722) IV TSL§ kh¸c 11.353.112.466 5,8 23.182.789.820 7 1 T¹m øng 11.353.112.466 18.187.321.254 2 C¸c kho¶n cÇm cè, ký quü ng¾n h¹n 4.995.468.570 B TSC§ vµ ®Çu t­ dµi h¹n 42.772.831.796 22 82.452.135.257 25 I Tµi s¶n cè ®Þnh 36.822.818.196 19 69.915.260.255 21 1 TSC§ h÷u h×nh 22.968.673.779 42.173.060.117 -Nguyªn gi¸ 43.189.765.426 78.533.354.379 -Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ (20.221.091.647) (36.360.294.262) 2 TSC§ v« h×nh 13.854.144.418 24.593.613.891 -Nguyªn gi¸ 17.970.220.268 33.826.296.945 -Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ (4.116.075.850) (9.232.683.050) II C¸c kho¶n ®Çu t­ dµi h¹n 5.950.013.600 3 12.536.875.002 4 1 §Çu t­ dµI h¹n kh¸c 5.950.013.600 12.536.875.002 Tæng céng tµi s¶n 194.591.626.681 100 329.808.540.871 100 ( Nguån: tÝnh to¸n theo sè liÖu phßng KÕ to¸n tµi chÝnh) STT Nguån vèn Sè ®Çu n¨m Sè cuèi n¨m Sè tiÒn TT % Sè tiÒn TT % A Nî ph¶i tr¶ 159.565.133.858 82 265.001.625.723 80,4 I Nî ng¾n h¹n 156.756.129.066 80,53 261.065.355.051 79,22 1 Vay ng¾n h¹n 91.570.690.933 146.454.997.800 2 Nî dµi h¹n ®Õn h¹n tr¶ 1.719.360.000 2.066.720.916 3 Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n 16.075.965.158 27.305.253.747 4 Ng­êi mua tr¶ tiÒn tr­íc 13.731.087.645 28.450.164.767 5 ThuÕ vµ c¸c kho¶n nép Nhµ n­íc 13.684.453 27.314.276 6 Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn 1.657.510.590 5.507.678.732 7 Ph¶i tr¶ c¸c ®¬n vÞ néi bé 27.578.111.918 47.027.086.283 8 C¸c kho¶n ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c 4.409.718.369 4.226.138.530 II Nî dµi h¹n 137.484.000 0,07 268.340.000 0,08 1 Vay dµI h¹n 137.484.000 268.340.000 III Nî kh¸c 2.671.520.792 1,4 3.667.930.672 1,1 1 Chi phÝ ph¶i tr¶ 2.671.520.792 3.667.930.672 B Nguån vèn chñ së h÷u 35.026.492.823 18 64.806.915.148 19,6 I Nguån vèn, quü 33.708.237.493 17,3 62.371.428.835 18,9 1 Nguån vèn kinh doanh 25.247.829.599 46.680.522.507 2 Quü ®Çu t­ ph¸t triÓn 5.863.235.905 11.341.210.164 3 Quü dù phßng tµi chÝnh 1.141.820.232 2.438.628.200 4 Quü dù phßng vÒ TC mÊt viÖc lµm 1.455.351.757 1.911.067.964 II Nguån kinh phÝ, quü kh¸c 1.318.255.330 0,7 2.435.486.313 0,7 1 Quü khen th­ëng vµ phóc lîi 1.318.255.330 2.435.486.313 Tæng céng nguån vèn 194.591.626.681 100 329.808.540.871 100 ( Nguån: tÝnh to¸n theo sè liÖu phßng KÕ to¸n tµi chÝnh) NhËn xÐt: Tµi s¶n cè ®Þnh vµ ®Çu t­ dµi h¹n chiÕm tû träng nhá h¬n (n¨m 2004:25%) so víi tµi s¶n l­u ®éng vµ ®Çu t­ ng¾n h¹n (n¨m 2004: 75%) trong tæng tµi s¶n cña Tæng C«ng ty. MÆc dï trong n¨m 2004 TSC§ vµ ®Çu t­ dµi h¹n cã t¨ng (t¨ng:39.679.303.461) nh­ng t¨ng kh«ng ®¸ng kÓ so víi TSL§ vµ ®Çu t­ ng¾n h¹n (t¨ng:95.537.610.729).