Tình hình hoạt động tại Công ty TNHH in Hoàng Minh

g đú một cỏch tốt nhất giỳp Thủ trưởng bớt những gỏnh nặng. Ngoài ra Thư ký cũn phải giỳp lónh đạo hoàn thành một số cụng việc như chỳc mừng nhõn ngày lễ, ngày kỷ niệm và những trường hợp khỏc mà người lónh đạo là người đại diện của cơ quan trong những trường hợp đú. Thư ký phải lập và theo dừi danh sỏch cỏc ngày lễ, ngày kỷ niệm, ngày sinh nhật của nhõn viờn trong cơ quan. 2.3. Chuyển giao văn bản. Gửi văn bản đi đến cỏc đơn vị: Cỏc văn bản sau khi đó được kiểm tra ký duyệt thỡ gửi đi cỏc đơn vị khỏc. Tại Cụng ty TNHH in Hoàng Minh gửi văn bản đi cỏc đơn vị thường là qua Internet, qua fax và qua bưu điện. Nhưng đối tỏc và khỏch hàng của Hoàng Minh chủ yếu là ở Hà Nội nờn việc gửi cỏc văn bản đi chủ yếu là qua Internet, qua fax và trực tiếp. Cũn những khỏch hàng ngoại tỉnh thỡ gửi văn bản qua đường bưu điện. Khi gửi văn bản qua đường bưu điện thỡ Thư ký phải làm thủ tục gửi đi như ghi số, ghi ngày thỏng, xin chữ ký, đúng dấu, đắng ký, làm bỡ, vào sổ và chuyển đi bưu điện. Tuy nhiờn do khối lượng cụng việc của người làm cụng tỏc thư ký rất lớn và do thực tế cụng việc nờn trong quỏ trỡnh ban hành văn bản của Cụng ty TNHH in Hoàng Minh một số văn bản vẫn cũn sai thể thức và nội dung chưa thực sự lụgic. Song trong quỏ trỡnh thực tập em đó đề xuất ý kiến và một số lớn văn bản đó được chỉnh sữa theo đỳng tiờu chuẩn. Túm lại việc kiểm tra thể thức, thảo cỏc văn bản cũng như chuyển giao cỏc văn bản đi là nhiệm vụ của người Thư ký. Để làm tốt được cụng việc đú Thư ký phải là người nhạy bộn và hiểu biết. 3. NHIỆM VỤ LIấN QUAN ĐẾN TỔ CHỨC CễNG VIỆC: 3.1. Lập lịch cụng tỏc ngày, tuần, thỏng, của Thủ trưởng. Trong quỏ trỡnh thực tập tại Cụng ty TNHH in Hoàng Minh do mụi trường làm việc cũng như thời gian thực tập nờn việc lập lịch cụng tỏc ngày, tuần, thỏng cho Thủ trưởng cũng như toàn Cụng ty em được cựng anh Nguyễn Anh Tuấn lập và thấy việc lập lịch cụng tỏc ngày, tuần, thỏng cho Thủ trưởng và cho toàn Cụng ty rất quan trọng nú quyết định hiệu quả cụng việc của Thủ trưởng núi riờng và của toàn Cụng ty núi chung. Hoạt động quản lý của Thủ trưởng cú triệt để hay khụng là tuỳ thuộc vào việc lập lịch cụng tỏc ngày, tuần, thỏng cho Thủ trưởng. Bất kỳ một cơ quan, cụng ty, xớ nghiệp nào cụng việc này rất quan trọng, nú mang lại hiệu qủa cụng việc rất lớn cho hoạt động quản lý. Lập lịch cụng tỏc ngày, tuần, thỏng tốt giỳp Thủ trưởng giảm bớt những thiếu sút và sơ suất trong hoạt động quản lý. Tại Cụng ty TNHH in Hoàng Minh việc lập lịch ngày, tuần, thỏng được tiến hành vào ngày đầu tiờn của thỏng và anh Nguyễn Anh Tuấn là người thực hiện cụng việc này. Khi lập lịch cụng tỏc ngày, tuần, thỏng cho Thủ trưởng người Thư ký phải tuõn thủ một số yờu cầu: + Tuõn thủ cỏc quy định trong kỹ thuật xõy dựng, + Thống nhất về ngụn ngữ, + Thống nhất về mục tiờu, Đồng thời nội dung phải bỏm sỏt và thể hiện đỳng định hướng của Cụng ty trong thời điểm xõy dựng chương trỡnh cụng tỏc. Cỏc cụng việc khi đưa vào chương trỡnh phải được chọn lọc, sắp xếp lụgớc và hợp lý để trỏnh tỡnh trạng chồng chộo giữa cỏc cụng việc gõy khú khăn cho Thủ trưởng. Đối với những nhiệm vụ cụng việc lớn Thư ký phải xỏc định được qui mụ và tớnh chất của cụng việc. Lập lịch cụng tỏc ngày, tuần, thỏng cho Thủ trưởng phải phự hợp với khả năng chuẩn bị và thời gian thực hiện trỏnh chủ quan đề ra nhiều việc rồi khụng thực hiện được. - Đối với chương trỡnh cụng tỏc ngày, tuần Thư ký chỉ cần vạch ra kế hoạch thực hiện cụng việc đề ra, lập thành biểu bảng núi rừ tờn cỏc đề ỏn, đơn vị và thời gian hoàn thành. - Đối với chương trỡnh cụng tỏc thỏng của Thủ trưởng Thư ký phải xõy dựng cụng phu hơn, chia thành hai phần: Thứ nhất phải nờu rừ mục tiờu trọng tõm và những nhiệm vụ chớnh. Thứ hai là vạch ra kế hoạch để thực hiện những đũi hỏi chi tiết và cụ thể hơn. Khi đưa ra kế hoạch Thư ký chỉ đưa ra những nhiệm vụ lớn. Thư ký giỳp Thủ trưởng yờu cầu cỏc phũng ban đăng ký nội dung cụng việc của phũng mỡnh phải làm. Thư ký căn cứ vào việc theo dừi thực hiện chương trỡnh cụng tỏc năm và dựa vào đăng ký của cỏc phũng để dự thảo và xin ý kiến Thủ trưởng. Thư ký là người phải nhanh ý, vỡ do yờu cầu cụng việc nhất là trong lĩnh vực kinh doanh, cú nhiều cụng việc bất thường xảy ra và cú những việc đề ra nhưng khụng giải quyết được dẫn đến phải thay đổi và bổ sung chương trỡnh cụng tỏc. + Đối với lịch cụng tỏc hàng tuần: Trong trường hợp lịch đó ban hành mà khụng phự hợp thực tiễn hoặc trong trường hợp cỏc cụng việc ghi trong lịch người chủ trỡ đi vắng hoặc bận thỡ cú thể bỏ lịch củ thay lịch mới. Thư ký cần chỳ ý chỉ cú thể thay thế lịch cụng tỏc tuần chứ khụng được thay thế lịch cụng tỏc thỏng trở lờn, lịch cụng tỏc thỏng chỉ được bổ sung. Thư ký giỳp Thủ trưởng gửi lịch cụng tỏc tuần, thỏng đến cỏc phũng và đụn đốc thực hiện chương trỡnh, đồng thời giỳp Thủ trưởng phối hợp cỏc phũng cựng tổ chức thực hiện. Khi tổ chức thực hiện những việc nảy sinh cú khối lượng ớt thỡ văn phũng đưa ra lịch cụng tỏc tuần, cũn những việc lớn thỡ bổ sung vào chương trỡnh cụng tỏc thỏng. Sau khi thực hiện chương trỡnh Thư ký cú trỏch nhiệm tổng hợp tỡnh hỡnh, viết bỏo cỏo sơ kết đối với lịch cụng tỏc thỏng. Tổ chức cuộc họp và phải nờu được việc đó làm xong và việc chưa làm xong. Lịch được kẻ thành biểu bảng, tờn lịch, thời gian lập lịch, bờn trỏi cú cơ quan ban hành. Với kết cấu 3 cột: Nội dung trong lịch thường đưa vào những việc lớn, quan trọng như cỏc cuộc họp, chuyến đi cụng tỏc, ở mỗi việc phải nờu tờn việc, thành phần dự... Vớ dụ: Chương trỡnh cụng tỏc tuần của Giỏm đốc Cụng ty TNHH in Hoàng Minh. CHƯƠNG TRèNH CễNG TÁC TUẦN CỦA GIÁM ĐỐC Từ ngày 7 đến ngày 12 thỏng 8 năm 2006 Thứ/ ngày Sỏng Chiều Ghi chỳ Thời gian Nội dung Thời gian Nội dung Hai/7 8h-11h Họp bàn giao 14h-17h Đỏnh giỏ tiến độ cụng việc của tuần qua Ba/8 8h-9h30' 9h30'-11h Họp bàn vấn đề nõng cao chất lượng sản phẩm in 14h-17h Gặp khỏch hàng Tư/9 8h-11h Đi ký hợp đồng với Cụng ty Sữa Hà Nội 14h-17h Năm/10 8h-11h Xuống xưởng kiểm tra tỡnh độ sản xuất 14h-17h Gặp khỏch hàng Sỏu/11 8h-11h Dự tiệc chiờu đói 14h-17h Bảy/12 8h-11h Chiờu linh 14h-17h Chiờu linh Túm lại việc lập lịch cụng tỏc ngày, tuần, thỏng giỳp Thủ trưởng tổ chức cụng việc hiệu qủa hơn. 3.2. Thống kờ, kiểm tra việc thực hiện cỏc nhiệm vụ, chỉ thị của Thủ trưởng. Việc thực hiện cỏc nhiệm vụ và chỉ thị của Thủ trưởng gắn liền với hoạt động của cơ quan và đú là một vấn đề rất quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả cụng việc của Thủ trưởng cũng như của cơ quan. Thủ trưởng là người làm chức năng quản lý một tổ chức hoặc một đơn vị cấu thành tổ chức, vai trũ của Thủ trưởng liờn quan đến con người, là đại diện cho tập thể, tổ chức, liờn kết cỏc thành viờn trong tổ chức với nhau. Thủ trưởng là người tiếp nhận, xử lý và truyền đạt thụng tin, là người phỏt ngụn của tổ chức và cú thẩm quyền cao nhất quyết định mọi việc của tổ chức. Đối với doanh nghiệp thỡ Thủ trưởng là người cú chức năng tổ chức kinh doanh và điều hành Cụng ty hoạt động. Cụng ty TNHH in Hoàng Minh là tổ chức kinh tế cú chức năng kinh doanh nờn những quyết định quản lý của lónh đạo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động nội bộ của Cụng ty, cỏc cỏ nhõn cú liờn quan. Sự thừa nhận của của nhõn viờn đối với giỏ trị của quyết định quản lý chớnh là sự thừa nhận đối với năng lực của nhà quản lý. Người Thư ký cú trỏch nhiệm giỳp lónh đạo thống kờ, kiểm tra, tổ chức thực hiện trờn cơ sở nhận thức đầy đủ của đội ngũ nhõn viờn trong Cụng ty về ý nghĩa và giỏ trị quyết định của lónh đạo. Cỏc quyết định chỉ thị của Thủ trưởng khi ban hành khụng được trỏi với lợi ớch của Cụng ty và phải đảm bảo tớnh hợp lý, nếu vi phạm yờu cầu này sẽ rất khú khăn khi thực hiện nếu nhà lónh đạo khụng sử dụng sức mạnh của quyền uy. Để nhõn viờn thừa nhận và tụn trọng vấn đề chức vụ Thư ký phải giỳp lónh đạo cú được sự ủng hộ, hợp tỏc của đội ngủ nhõn viờn dưới quyền. Người lónh đạo cần cú những thụng tin cần thiết để đưa ra cỏc quyết định chớnh xỏc. Nhõn viờn cần thụng tin để hiểu yờu cầu của cấp trờn khi thực hiện nhiệm vụ. Tớnh tự nguyện phục tựng và tự giỏc thực hiện cỏc nhiệm vụ, chỉ thị của đội ngũ nhõn viờn phụ thuộc vầo khả năng cung cấp, giải thớch thụng tin của người Thư ký. Khi nhà lónh đạo đưa ra cỏc nhiệm vụ và chỉ thị để bắt buộc cỏc nhõn viờn thực hiện lónh đạo thường bị những yếu tố sau gõy ảnh hưởng: - Mõu thuẫn giữa lời núi và việc làm được thể hiện ở cỏc nhiệm vụ và chỉ thị. - Nhiệm vụ và chỉ thị mà nhà lónh đạo đưa ra chỉ thị cú một, song nhõn viờn cú thể đưa ra những phản ứng khỏc nhau. - Mụi trường làm việc khỏc nhau, tớnh chất cụng việc và truyền thống ngành nghề... sẽ ảnh hưởng đến những phản ứng khỏc nhau của nhõn viờn. Cỏ tớnh và nhõn cỏch của nhà lónh đạo là yếu tố rất quan trọng đối với nhõn viờn. Là người giỳp việc cho Thủ trưởng Thư ký cú trỏch nhiệm loại bỏ 4 nguy cơ này, như thế người lónh đạo mới cú khả năng tạo lập và phỏt huy vai trũ uy tớn, nõng cao hiệu quả đối với những nhiệm vụ và chỉ thị đưa ra trong hoạt động quản lý của mỡnh. Tại Cụng ty TNHH in Hoàng Minh hàng thỏng Trưởng phũng đưa ra cỏc nhiệm vụ cho mỗi phũng và khuyến khớch sự phỏt triển. Vớ dụ: Trong buổi họp đầu thỏng Thủ trưởng giao nhiệm vụ cho Phũng Kinh doanh là phải phỏt triển được 5 khỏch hàng trong 1 thỏng. Với nhiệm vụ được giao đú thỡ Phũng Kinh doanh phải cú trỏch nhiệm phõn chia cụng việc cho nhõn viờn phũng mỡnh và thực hiện cụng việc được giao. Với yờu cầu phỏt triển 5 khỏch hàng trong 1 thỏng, tớnh trung bỡnh 1 tuần Phũng Kinh doanh phải phỏt triển được 1 khỏch hàng, nếu trong 1 thỏng chỉ phỏt triển được 2 hoặc 3 khỏch hàng thỡ Phũng Kinh doanh đó khụng hoàn thành nhiệm vụ mà Thủ trưởng giao. Như vậy Phũng Kinh doanh đó khụng mang lại doanh thu cho Cụng ty và theo chớnh sỏch của Cụng ty là Phũng Kinh doanh bị phạt. Đối với Phũng Sản xuất hay Phũng Thiết kế cũng vậy vào đầu thỏng Thủ trưởng giao nhiệm vụ phải hoàn thành đỳng tiến độ cụng việc theo yờu cầu của khỏch hàng. Thư ký là người giỳp Thủ trưởng thống kờ, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ và chỉ thị của Thủ trưởng giao cho cỏc Phũng để bỏo cỏo với Thủ trưởng tiến độ cụng việc được tiến hành nhanh hay chậm. Thư ký phải thường xuyờn theo dừi việc thực hiện nhiệm vụ và chỉ thị của cỏc Phũng để biết được tinh thần lao động của từng Phũng và cụng việc nào đó hoàn thành và cụng việc nào chưa hoàn thành. Thống kờ, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, chỉ thị của Thủ trưởng trong cơ quan là một việc rất cần thiết giỳp hoạt động quản lý của Thủ trưởng đươc tiến hành một cỏch thuận lợi và hiệu quả cao. Thư ký phải thực hiện cụng việc này một cỏch triệt để. 3.3. Sắp xếp và bố trớ phũng làm việc cho Thủ trưởng. Tổ chức phũng làm việc là một vấn đề phức tạp nú là sự kết hợp nhiều yếu tố thuộc cỏc lĩnh vực nghiệp vụ, chuyờn mụn khỏc nhau như chọn màu sắc, ỏnh sỏng, trang thiết bị, cỏch trang trớ... Việc tổ chức phũng làm việc phải xuất phỏt từ những mục đớch nhất định, tuỳ theo nội dung, tớnh chất cụng việc và hoàn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, cụng ty, xớ nghiệp để đảm bảo cho cụng việc của Giỏm đốc đạt hiệu quả cao nhất. Việc sắp xếp và bố trớ phũng làm việc và cỏc trang thiết bị trong văn phũng phải đảm bảo cỏc nguyờn tắc: Thuận tiện, kinh tế, thẩm mỹ, sự chiếu sỏng và cỏc tiền đề bảo đảm cho việc tiếp khỏch cú kết quả. Phũng làm việc của Thủ trưởng phải sắp xếp và bố trớ khoa học, hợp lý: Phớa gần cửa ra vào bố trớ ghế tiếp khỏch, phớa trong cỏch xa bàn tiếp là bàn làm việc của Thủ trưởng và tủ tài liệu, bất cứ người khỏch nào vào phũng Thủ trưởng, người Thủ trưởng đều cú thể nhỡn thấy ngay khi khỏch vừa bước qua cửa. Cỏc văn bản, tài liệu, sỏch bỏo tham khảo đều phải sắp xếp hết sức gọn gàng, trật tự, ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra tỡm, đọc, viết... Trờn bàn làm việc trỏnh khụng để vật gỡ thừa, làm phõn tỏn sự chỳ ý, khụng tập trung tư tưởng làm việc. Những thứ thường dựng nhất được để ở giữa bàn, những thứ tay phải thường dựng để ở phớa bờn phải, những thứ tay trỏi hay dựng để ở phớa bờn trỏi. Khu vực giữa bàn dựng để viết phải để trống. Sỏch, bỏo, tài liệu và văn bản núi chung phải để trờn giỏ tủ, khi nào cần mới lấy ra sử dụng, dung xong xếp trở lại chổ củ. Trờn tường trước mặt cú thể treo biểu đồ, số liệu thống kờ, phớa dưới gầm bàn bờn tay phải cú thể để sọt rỏc. Ngoài việc sắp xếp bố trớ mỏy múc và trang thiết bị trong phũng làm việc của Thủ trưởng, người Thư ký cú thể trang trớ một vài bức tranh mà phự hợp với sở thớch của Thủ trưởng hoặc bố trớ vài chậu cõy cảnh trong phũng làm việc. Hàng ngày cần dành mấy phỳt đầu giờ và cuối giờ làm việc để quột dọn, lau chựi bàn ghế, rửa ấm chộn, sắp xếp lại những đồ dựng cần thiết. Việc sắp xếp và bố trớ phũng làm việc là vấn đề cú tớnh nghệ thuật, đũi hỏi phải cú kiến thức và sự hiểu biết về nhiều mặt. Tuỳ theo yờu cầu cụng việc, trỡnh độ phỏt triển của nền kinh tế và những điều kiện cụ thể của mỗi nước mà văn phũng được tổ chức và trang bị những mỏy múc và đồ dựng với những mức độ kỹ thuật hiện đại khỏc nhau. Tuy nhiờn muốn cho cụng việc đạt kết quả, bất cứ văn phũng nào cũng phải được trang bị cỏc mỏy múc, đồ dựng tối thiểu, nhất là biết cỏch tổ chức khoa học trong những điều kiện nhất định. Người Thư ký Giỏm đốc khụng chỉ biết nghiệp vụ chuyờn mụn mà cũn phải biết cỏch trang trớ tổ chức phũng làm việc, duy trỡ sự ngăn nắp, sạch sẽ, cú thẩm mỹ... để bảo đảm năng suất, gõy cảm tỡnh với khỏch và tạo sự hấp dẫn cho bản thõn mỡnh đối với phũng làm việc của Thủ trưởng và của chớnh mỡnh. Sơ đồ hiện trạng phũng làm việc của văn phũng Cụng ty. 15 10 12 11 13 6 10 2 2 2 1 6 6 6 6 3 3 3 3 7 14 4 5 3 8 3 4 9 5 15 Bàn xa lụng 8. Mỏy phỏch Ghế xa lụng 9. Mỏy in Mỏy tớnh 10. Tủ đựng tài liệu Bỳt dỏn bàn 11. Điều hũa Điện thoại 12. Sọt rỏc Ghế ngồi 13. Bỡnh nước Ghế xoay 14. Múc treo đồ 15. Cõy cảnh Sơ đồ hiện trạng phũng là việc của Thủ trưởng 9 10 2 11 2 1 8 9 7 3 12 6 5 4 2 13 14 15 Bàn xa lụng 8. Ghế quay Ghế xa lụng 9. Tủ tài liệu Bàn Thủ trưởng 10. Cõy cảnh Điện thoại bàn 11. Giỏ để tạp chớ Mỏy tớnh 12. Điều hũa Giỏ để tài liệu 13. Mỏy phỏch Hộp bỳt 14. Múc treo đồ 15. Bỡnh nước 3.4. Nhận xột và ý kiến về cỏch sắp xếp phũng làm việc của Thủ trưởng: Tớnh đến nay Hoàng Minh đó hoạt động gần được 4 năm, mặc dự đó cú nhiều bước phỏt triển nhưng vẫn cũn nhiều khú khăn và bất cập, mặt khỏc Hoàng Minh lại là doanh nghiệp nhỏ nờn nhỡn chung cỏch bố trớ phũng làm việc của Lónh đạo vẫn chưa hợp lý. Phũng làm việc cũn hơi hẹp về diện tớch, hệ thống đốn chiếu sỏng vẫn chưa hợp lý. Trang thiết bị trong phũng chưa đầy đủ. Như thiếu tủ con, tủ lạnh để đảm bảo điều kiện cho việc tiếp khỏch, trờn bàn làm việc cỏch sắp xếp chỗ để điện thoại chưa hợp lý, điện thoại để bờn phải, giỏ bỳt để bờn trỏi là khụng thuận tiện. Điện thoại để bờn tay phải thỡ khi nghe điện ta phải nhấc tổ hợp nghe bằng tay phải, khi cần ghi thụng tin lại phải mất thời gian chuyển tổ hợp nghe sang bờn tay trỏi và chuyển bỳt sang tay phải. Như thế sẽ mất thời gian, bờn cạnh đú theo em nờn bố trớ một chiếc đốn chụp trờn bàn làm việc của Thủ trưởng để khi làm việc nếu cần cú thể bật đốn lờn giỳp Thủ trưởng tập trung làm việc tốt hơn. Vă trong phũng ngoài cửa chớnh đi vào cũn cần cú cửa phụ để khi cú sự cố cú thể đi ra ngoài bằng cửa đú. Đặc biệt nếu cú hệ thống phũng khộp kớn càng thuận tiện cho người lónh đạo. Sau một thời gian thực tập được quan sỏt phũng làm việc của Thủ trưởng em xin cú ý kiến nhận xột như trờn và đưa ra sơ đồ tối ưu như sau: Sơ đồ tối ưu phũng làm việc của Thủ trưởng. 14 15 `16 18 19 2 15 16 5 2 4 7 3 6 8 20 3 `17 22 22 10 9 22 11 12 22 17 1 21 13 1. Mắc ỏo 8. Tủ để tài liệu 15,16. Tủ tài liệu 2. Ghế quay 9. Tủ con 17. Cõy cảnh 3. Mỏy vi tớnh 10. Bỡnh nước 18. Giỏ để tạp chớ 4. Mỏy in 11. Tủ lạnh 19. Thựng rỏc 5. Mỏy fax 12. Đồng hồ 20. Đốn bàn 6. Điện thoại 13. Lịch cụng tỏc 21. Quạt treo tường 7. Giỏ để bỳt 14. Mỏy điều hũa 22. Bàn ghế xa lụng 3.5. Sắp xếp văn bản, giấy tờ, tư liệu tham khảo cho Thủ trưởng. Cụng việc của một người Thư ký là phải luụn đảm bảo hoạt động quản lý của nhà lónh đạo một cỏch hiệu quả nhất, giỳp người lónh đạo loại trừ tối ưu những hậu quả khụng mong muốn. Trong đú những hoạt động liờn quan đến văn bản, giấy tờ, tài liệu tham khảo rất quan trọng, nú giỳp hoạt động quản lý của nhà lónh đạo được tiến hành một cỏch lụgớc và khoa học nhất. Người Thư ký phải sắp xếp văn bản, giấy tờ, tài liệu tham khảo cho Thủ trưởng một cỏch hợp lý nhất. Những văn bản, giấy tờ, tư liệu tham khảo của Thủ trưởng rất quan trọng, đũi hỏi phải đảm bảo bớ mật. Thư ký phải sắp xếp tủ tài liệu để phục vụ một cỏch thuận lợi nhất cho cụng việc của Thủ trưởng. Đảm bảo nguyờn tắc dễ nhỡn, dễ tỡm và dễ sử dụng trỏnh tỡnh trạng khi Thủ trưởng cần tài liệu phải tỡm kiếm mất thời gian. Đối với những văn bản, giấy tờ, tài liệu đó được in ra Thư ký phải lưu lại vào tủ tài liệu cỏ nhõn của Thủ trưởng. Cũn những văn bản, giấy tờ, tài liệu tham khảo được lưu trờn mỏy Thư ký phải lưu vào file của Thủ trưởng để đến lỳc cần thỡ Thủ trưởng chỉ cần mở file của Thủ trưởng là tỡm thấy tài liệu của mỡnh mà khụng mất thời gian tỡm kiếm. Những văn bản, giấy tờ, tài liệu mà hàng ngày Thủ trưởng sử dụng thỡ Thư ký phải luụn sẵn sàng ở bàn làm việc, cũn những văn bản, giấy tờ, tài liệu tham khảo khụng cần thiết Thư ký sắp xếp sao cho hợp lý nhất để mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động của nhà lónh đạo. Túm lại cụng tỏc Thư ký Văn phũng là một trong những khõu quan trọng trong quỏ trỡnh hoạt động của cỏc cơ quan núi chung và của Cụng ty TNHH in Hoàng Minh núi riờng. Nú giỳp cho hoạt động của cơ quan được thụng suốt và giỳp cho Thủ trưởng hoàn thành cụng việc nhanh chúng, chớnh xỏc. Đặc biệt trong tỡnh hỡnh đất nước hiện nay, với sự phỏt triển của nền kinh tế nhiều thành phần những người lónh đạo rất cần cú sự trợ giỳp của những người làm cụng tỏc Thư ký Văn phũng để cú thời gian tập trung cao độ vào cụng việc quan trọng. Người lónh đạo muốn làm tốt cụng việc của mỡnh khụng thể thiếu sự giỳp đỡ của người Thư ký, sự thành cụng của lónh đạo trong đú cú sự cố gắng của Thư ký. Người làm tốt cụng tỏc Thư ký Văn phũng sẽ giỳp cho Thủ trưởng và cơ quan hoạt động tốt. Người Thư ký giỏi được thể hiện qua hiệu quả cụng việc của lónh đạo. Từ những ý kiến đúng gúp kịp thời, chớnh xỏc sẽ giỳp Thủ trưởng nắm vững tỡnh hỡnh và cú cỏch giải quyết cụng việc phự hợp. Qua quỏ trỡnh thực tập tại Cụng ty TNHH in Hoàng Minh cũng như việc trỡnh bày “Bản bỏo cỏo thu hoạch thực tập tốt nghiệp” này bản thõn em cũng đó cú được nhận thức đỳng đắn về nghề Thư ký Văn phũng. Thụng qua những cụng việc thực tế đó làm tại cơ quan và những quan sỏt tỡnh hỡnh thực tế em đó tiếp thu được nhiều kinh nghiệm hay, thiết thực cho bản thõn. Cũng thụng qua thời gian này em đó được làm quen với tỏc phong làm việc của một cỏn bộ văn phũng, cỏch cư xử trong cỏc mối quan hệ. Đồng thời với sự giỳp đỡ nhiệt tỡnh của cỏc anh chị nhõn viờn trong văn phũng đó giỳp em hoàn thành tốt đợt thực tập này. 4. NHIỆM VỤ KHÁC ĐƯỢC PHÂN CễNG: 4.1. Thư ký với cụng văn, giấy tờ: Cụng tỏc cụng văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động quản lý của Nhà nước núi chung và cỏc Doanh nghiệp núi riờng. Trong một phạm vi khỏ lớn, cụng việc của một cơ quan, một xớ nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liờu là do cụng tỏc cụng văn, giấy tờ làm tốt hay khụng? Do việc giữ gỡn hồ sơ, tài liệu cú được cẩn thận hay khụng? Cụng tỏc Thư ký văn phũng tại Cụng ty TNHH in Hoàng Minh là một hoạt động đảm bảo thụng tin bằng văn bản, phục vụ cụng tỏc quản lý, giỳp cho Ban Giỏm đốc nắm được toàn bộ tỡnh hỡnh cụng việc của Cụng ty. Cụng tỏc Văn phũng phải được hiểu là tất cả cỏc cụng việc quản lý hành chớnh về xõy dựng văn bản, quản lý và giải quyết cỏc văn bản đú gắn liền với hoạt động của Cụng ty. Như vậy, cú thể núi cụng tỏc Văn phũng giữ một vai trũ, chức năng rất quan trọng trong hoạt động của Cụng ty. Nú đảm bảo tiếp nhận, chuyển giao, xử lý và lưu trữ cỏc cụng văn trong nội bộ Cụng ty, giữa Cụng ty với cỏc cơ quan tổ chức kinh tế - xó hội trong và ngoài nước một cỏch chớnh xỏc và nhanh gọn. Đồng thời, cụng tỏc này cũn đảm bảo cho việc thuận tiện tra cứu cỏc tài liệu lưu trữ, là một trong cỏc điều kiện đảm bảo cho hoạt động của Cụng ty thụng suốt, chớnh xỏc, kịp thời và đạt hiệu quả cao. Nhận thức được vai trũ tầm quan trọng của cụng tỏc Văn phũng, Cụng ty TNHH in Hoàng Minh đó cú kế hoạch quản lý, chỉ đạo ngay từ đầu. Để thực hiện cụng tỏc quản lý chỉ đạo này, Cụng ty đó xõy dựng quy trỡnh tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đi, đến. Quy trỡnh tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đi, đến bao gồm những nội dung sau: - Định nghĩa - Nguyờn tắc - Quy trỡnh thực hiện. Ngoài ra Cụng ty cũn ban hành một số nội quy khỏc, vớ dụ như: - Giải quyết và quản lý văn bản nội bộ - Giải quyết và quản lý văn bản mật - Quản lý, sử dụng và bảo vệ con dấu. Từ việc quản lý chỉ đạo Cụng ty TNHH in Hoàng Minh đó đi vào thực hiện theo đỳng quy chế của Cụng ty cũng như quy định của Nhà nước. Do tớnh chất cụng việc của Cụng ty, nờn hàng ngày cỏn bộ Văn phũng phải giải quyết thực hiện cỏc khõu như: Đúng dấu, chuyển giao cụng văn đi, tiếp nhận, phõn loại Cụng văn đến, nhập dữ liệu vào mỏy tớnh, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Cú thể núi, cụng tỏc Thư ký văn phũng được vớ như một người bảo vệ, là cỏnh cửa trước cho những cụng văn đến và là cỏnh cửa sau cho những cụng văn đi. Việc quản lý, chỉ đạo, tổ chức kiểm tra hoạt động nghiệp vụ cụng tỏc Văn thư Lưu trữ của Cụng ty được tiến hành theo chế độ thường kỡ và bất thường. Tuy nhiờn, việc tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết cụng tỏc Lưu trữ, Văn thư, Văn phũng khụng được Cụng ty TNHH in Hoàng Minh tổ chức, mà hàng quý chỉ cú cỏn bộ Văn phũng bỏo cỏo sơ kết, tổng kết về cụng tỏc nghiệp vụ của mỡnh với trưởng phũng hoặc Ban Giỏm đốc. 4.1.1. Tỡnh hỡnh ban hành và quản lý văn bản. Cụng ty TNHH in Hoàng Minh là một cơ quan cú quy mụ hoạt động tương đối rộng, nờn khối lượng cụng việc cũng rất lớn. Hàng năm, Cụng ty TNHH in Hoàng Minh giao dịch với nhiều khỏch hàng trong và ngoài nước, đặc biệt là khỏch ở cỏc tỉnh Miền Bắc bằng nhiều nguồn đi đến khỏc nhau như: Qua đường Bưu điện, qua Fax, qua Email. Vỡ vậy, hàng năm Cụng TNHH in Hoàng Minh ban hành khoảng 2500 văn bản. Bước sang năm 2006, cho đến thời điểm thỏng 8 Cụng ty đó ban hành được 6500 văn bản. Con số này cho thấy, mặc dự số lượng văn bản ban hành hàng năm chưa đạt đến con số như cỏc Cụng ty lớn hàng đầu khỏc nhưng cũng khụng phải là một con số khiờm tốn. a. Tổ chức, giải quyết văn bản đi: Một trong những khõu của nghiệp vụ cụng tỏc Văn phũng là tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. Việc tổ chức giải quyết văn bản đi được cỏn bộ Văn phũng của Cụng ty thực hiện đỳng quy trỡnh, đảm bảo chớnh xỏc và nhanh gọn. a.1. Trỡnh ký: Hàng ngày, để đảm bảo cho hoạt động của Cụng ty, những người làm cụng tỏc Thư ký văn phũng của Cụng ty đó phải tổ chức, giải quyết một khối lượng văn bản đi khỏ lớn để gửi đến cỏc đối tượng khỏch hàng nhanh chúng và kịp thời. Để đảm bảo tớnh chớnh xỏc, kịp thời, tiết kiệm và thống nhất cỏc văn bản đi của Cụng ty TNHH in Hoàng Minh, cỏc đơn vị sau khi tiến hành soạn thảo, đỏnh mỏy trỡnh ký, cỏc văn bản từ cỏc đơn vị đều phải tập trung cho Thư ký đúng dấu. Cụng ty TNHH in Hoàng Minh là Cụng ty hoạt động trong lĩnh vực in ấn, thiết kế và quảng cỏo, đối tượng khỏch hàng rộng và phong phỳ với nhiều ngụn ngữ khỏc nhau của văn bản như tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn Vỡ vậy việc tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi càng cần sự chớnh xỏc, rừ ràng và cẩn thận cao. Qua quy trỡnh soạn thảo và trỡnh ký như vậy, mặc dự cú mất thời gian cho Thủ trưởng cơ quan trong việc xem xột ký duyệt, nhưng lại giảm được số lượng văn bản tập trung cho những người làm cụng tỏc Thư ký văn phũng. Với phương phỏp làm việc vừa tập trung, vừa phõn tỏn, nhưng rất cỏ tớnh, sỏng tạo, nắm bắt của nhõn viờn trong Cụng ty, theo em nghĩ sẽ nõng cao được chất lượng trong cụng việc hơn, vỡ khi đơn vị soạn thảo văn bản về việc mỡnh phụ trỏch, khi trực tiếp trỡnh ký, cú vấn đề gỡ cần trao đổi sẽ dễ dàng hơn và chất lượng cụng việc sẽ đảm bảo độ chớnh xỏc cao hơn. a.2. Đúng dấu: Với trỡnh độ chuyờn mụn, cựng kinh nghiệm lõu năm, Thư ký Văn phũng đó đúng dấu cỏc loại con dấu lờn văn bản theo đỳng yờu cầu và quy định của Nhà nước. Để đảm bảo sự chặt chẽ trong việc quản lý văn bản, Cụng ty TNHH in Hoàng Minh đó cú một số loại con dấu sau: Dấu cơ quan, dấu chức danh cỏc con dấu của Cụng ty do Thư ký quản lý. Cụng ty đó ban hành quy chế của Cụng ty cú quy định về cỏch thức đúng dấu “Khi đúng dấu văn bản, phải đúng rừ ràng, ngay ngắn, sạch sẽ, đúng trựm lờn 1/3 chữ ký về bờn trỏi". a.3. Đăng ký văn bản đi: Sau khi đúng dấu, ghi số ký hiệu, ngày thỏng lờn văn bản, Thư ký tiếp tục đăng ký đầy đủ cỏc thụng tin trong văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mặc dự khối lượng văn bản sản sinh ra trong ngày rất nhiều, nhưng với kinh nghiệm và nghiệp vụ cộng với tinh thần trỏch nhiệm, ở đõy Thư ký đó đăng ký đầy đủ tất cả những văn bản đi trong