Tình hình hoạt động tại Công ty tư vấn xây dựng điện I

ác chế độ phân phối tiền lương, tiền thưởng cho người lao động, các chế độ đào tạo nâng bậc lương giúp giám đốc trong công tác đề bạt, miễn nhiệm cán bộ, bảo hiểm cho người lao động. 4. Phòng tài chính kế toán: chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về công tác tài chính kế toán theo chế độ sản xuất và các khoản khác được phân phối. 5. Phòng tư vấn hợp tác quốc tế: giao tiếp và tham gia các dự án với nước ngoài về khảo sát thiết kế các công trình điện. 6. Phòng khoa học và công nghệ môi trường: chịu trách nhiệm giám sát kỹ thuật, nghiên cứu khoa học kỹ thuật và một số công tác về đánh giá tác động của môi trường trong các công trình thuỷ điện. 7. Ban thanh tra: là đơn vụ quản lý tham mưu và tổ chức thực hiện công tác thanh tra toàn Công ty. 8. Tổ kiểm toán nội bộ Công ty: kiểm tra tính phù hợp hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát. Kiểm tra và xác nhận chất lượng báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi trình giám đốc ký để cấp trên phê duyệt. Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản lý kinh doanh, đặc biệt là việc tuân thủ pháp luật, chính sách tài chính kế toán, phát hiện những sơ hở yếu kém trong gian lận quản lý, trong bảo vệ tài sản của Công ty, xí nghiệp, các đơn vị trực thuộc, từ đó để ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty và các đơn vị trực thuộc. Thực hiện quyền hạn và phạm vi thực hiện, phương pháp kiểm toán nội bộ theo quyết định số 832TC – QĐ/CĐKT chế độ kế toán ngày 28-10/1997 của Bộ Tài chính. 9. Trung tâm thông tin: Là nơi cung cấp các tài liệu giúp cho việc đọc và tìm hiểu các vấn đề liên quan đến công việc của Công ty. IV) Tổ chức Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán được tổ chức hoạt động theo nguyên tắc: phân quyền tập trung dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. 1. Kế toán trưởng - Thực hiện công việc quản lý phòng tài vụ hàng ngày,chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính. Ngoài ra có thể uỷ nhiệm cho phó phòng kế toán trong thời gian đi công tác.Thay mặt nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ,thể lệ quy định của nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính. 2. Kế toán phó (phó phòng kế toán):Lập kế hoạch tài chính hàng năm báo cáo Tổng Công ty .Lập và giao kế hoạch tài chính hàng năm cho các xí nghiệp trực thuộc Công ty ,xem xét kế hoạch tài chính hàng quý của các đơn vị khoán. 3. Kế toán tổng hợp - Quản lý toàn bộ bảng kê ,chứng từ ,sổ sách kế toán khối cơ quan Công ty, kiểm tra tổng hợp toàn bộ báo cáo tài chính hàng quý ,hàng năm của hai đơn vị : Đoàn I,Đội địa vật lý,các xí nghiệp ,các đơn vị khác.Hàng ngày ghi các nghiệp vụ vào sổ kế toán dựa trên các chứng từ của các phần hành. - Cuối tháng, mỗi quỹ tổng hợp số liệu kế toán để lập các báo cáo có liên quan. 4. Kế toán vật tư - Hàng ngày ghi chép các nghiệp vụ nhập xuất về số liệu vật tư kế toán vào các sổ có liên quan như: sổ chi tiết TK152,153,142,331. - Cuối tháng tiến hành cộng dồn sổ và tính ta số dư cuối kỳ. Sau đó cuối quý đưa cho kế toán tổng hợp để tiến hành lập báo cáo.Chịu trách nhiệm lên báo cáo giải quyết những tồn đọng xử lý sau kiểm kê. 5. Kế toán giá thành -Theo dõi đề cương dự toán được duyệt của các công trình để cùng phòng Kế hoạch xem xét nghiệm thu cho các đơn vị,xí nghiệp cũng như giải trình với Cục Đầu tư khi thanh toán.Theo dõi chi tiết về hợp đồng nghiệm thu A-B,các công trình và lập báo cáo giá thành khối cơ quan Công ty hàng quý . Tổng hợp các chứng từ liên quan đến quá trình sản xuất để từ đó tập hợp chi phí và tính ra giá thành của các công trình, giúp cho việc nghiệm thu các công trình diễn ra nhanh chóng. Đây là mảng kế toán hết sức quan trọng đòi hỏi bộ phận kế toán này phải có đủ trình độ chuyên môn về nghiệp vụ và thành thạo sử dụng máy tính để đáp ứng kịp thời nhu cầu của Công ty. 6. Kế toán tài sản cố định - Có nhiệm vụ ghi chép, quản lý các loại tài sản trên sổ sách kế toán (chi tiết theo từng loại tài sản).Đồng thời theo dõi nguồn vốn toàn Công ty ,báo cáo tổng hợp kiểm kê về tài sản cố định theo định kỳ hàng năm.Phối hợp với phòng Kế hoạch trình Hội đồng kiểm kê và thanh lý, nhượng bán tài sản cố định về tài sản thừa thiếu cũng như thanh lý hoặc nhượng bán theo quy định của nhà nước và của Tổng Công ty 7. Kế toán về thuế - Hàng ngày tập hợp các chứng từ có liên quan sau đó ghi chép vào sổ chi tiết TK 133. Cuối tháng tiến hành cộng dồn và tiến hành khấu trừ thuế.Cuối quý chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp lập báo cáo. 8. Kế toán công nợ. - Công ty tư vấn xây dựng điện 1 trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Việt Nam cho nên việc hạch toán nội bộ tại Công ty cũng được hết sức chú trọng. Hơn nữa trong Công ty lại có 14 đơn vị thành viên cho nên càng đòi hỏi cao hơn. - Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo chỉ từng trường công nợ của Công ty trên các tài khoản: 131, 136, 336... Cuối tháng tính ra số dư cuối kỳ và cuối quý chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp lập báo cáo 9. Kế toán ngân hàng - Do quy mô hoạt động của Công ty là rất lớn cho nên thườgn xuyên có các nghiệp vụ liên quan đến vấn đề thanh tra. Do đó Công ty đã đặt tài khoản tại ngân hàng. Và nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng được Công ty thực hiện nhanh chóng, tương đối thuận tiện. - Hàng ngày kế toán ngân hàng tập hợp các chứng từ về thanh toán: báo nợ, báo có ghi các nghiệp vụ vào sổ chi tiết, sổ cái. Cuối tháng tiến hành tính ra số dư cuối kỳ và lập bảng kê gửi cho ngân hàng để đối chiếu, cuối quý chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp để lập báo cáo. 10. Kế toán tiền mặt: kiểm tra các thủ tục chứng từ trước khi thanh toán các khoản chi bằng tiền mặt. Lập, đóng chứng từ, lên bảng kê,vào sổ chi tiết TK 111,002. Hàng tháng cùng thủ quỹ, kế toán tổng hợp và phó Phòng tổ chức kiểm kê quỹ xác định số dư cuối tháng ,lập biên bản kiểm kê quỹ đóng cùng với bảng kê cuối tháng. 11.Kế toán thanh toán lương và các khoản phải thu phải trả khác: Hàng quý đối chiếu số dư với các cá nhân(TK141) và các đơn vị(TK138,338) sau khi đã vào sổ chi tiết các tài khoản trên.Báo cáo số dư chi tiết để lập báo cáo quyết toán khối cơ quan Công ty .Kiểm tra tổng hợp báo cáo tài chính hàng quý của hai đơn vị là : Phòng thí nghiệm,Phòng điện địa phương. V) Hình thức sổ kế toán đang áp dụng Hiện nay Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung và công việc kế toán chủ yếu thực hiện trên máy tính dựa trên phần mềm kế toán. Các loại sổ sách và chứng từ chủ yếu hiện nay Công ty đang sử dụng: + Sổ sái + Nhật ký chung + Các loại sổ chi tiết + Các bảng kê + Bảng tính giá thành … Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty tư vấn xây dựng điện I theo hình thức “nhật ký chung” Chứng từ gốc Nhật ký chung Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký đặc biệt Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu VI- Chức năng nhiệm vụ của tổ kiểm toán nội bộ Công ty tư vấn xây dựng điện I Căn cứ quyết định số 350 NL/TCCB - LĐ ngày 19/6/1993 của Bộ năng lượng quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Công ty khảo sát thiết kế điện I và quyết định 832 TC/QĐ KT ngày 28/10/1997 của Bộ Tài chính về quy chế kiểm toán nội bộ. Ngày 1/4/1998 Giám đốc Công ty khảo sát thiết kế điện I (Nay là Công ty tư vấn xây dựng điện 1) ra quyết định số 47 ĐVN/KSTK1.3 quyết định thành lập Ban kiểm toán nội của Công ty. Ngày 1/6/1998 Ban kiểm toán nội bộ được đổi thành Tổ kiểm toán nội bộ độc lập. Tổ kiểm toán nội bộ có chức năng, nhiệm vụ sau: 1.Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty và các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc. 2. Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi trình giám đốc ký để báo cáo cấp trên phê duyệt. 3- Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản lý kinh doanh, đặc biệt là sự tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính kế toán và nghị quyết, quyết định của giám đốc Công ty. 4- Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của Công ty và các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc. Đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý điều hành kinh doanh của Công ty và các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc. 5- Thực hiện quyền hạn, phạm vi thực hiện, nội dung, trình tự và phương pháp kiểm toán nội bộ theo quyết định số 382TC/QĐ/CĐKINH Tế ngày 28/10/1997 thuộc Bộ Tài chính. Tổ kiểm toán nội bộ của Công ty bao gồm 4 người: - Một tổ trưởng phụ trách chung, kiểm tra công tác hạch toán kế toán, chi phí giá thành. - Một tổ viên chịu trách nhiệm kiểm tra chi phí nguyên vật liệu, thiết bị, hợp đồng kinh tế, cập nhật tài liệu văn bản pháp quy hiện hành. - Một tổ viên chịu trách nhiệm kiểm tra chi phí về nhân công, tiền lương, chế độ công tác phí, công tác ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng lao động. - Một tổ viên về công tác văn thư, lưu giữ công văn đi, đến, tập hợp số liệu VAT từ các đơn vị. Các thành viên trong tổ kiểm toán nội bộ là những người có trình độ, năng lực, kinh nghiệm trong công tác kế toán cũng như các lĩnh vực mà họ đảm nhiệm. Tổ kiểm toán hoạt động dưới sự điều hành và giám sát trực tiếp của giám đốc Công ty. Chương trình kiểm toán nội bộ được quy định như sau: 1- Đối với các đơn vị khoán khối cơ quan Công ty: tổ kiểm toán nội bộ kiểm tra mỗi quý 1 lần. Hàng quý các đơn vị phải gửi báo cáo quyết toán tài chính về tổ kiểm toán theo đúng với điều mẫu, thời gian quy định của phòng tài chính kế toán. Sau khi xem xét báo cáo quyết toán, tổ kiểm toán sẽ thông báo (bằng lịch tuần hoặc điện thoại), từng đơn vị đem chứng từ sổ sách và các hồ sơ liên quan trong quá trình kiểm tra về tổ kiểm toán để làm việc 2- Đối với xí nghiệp: Tổ kiểm toán nội bộ kiểm tra 6 tháng 1 lần, hàng quý các xí nghiệp gửi báo cáo quyết toán tài chính về tổ kiểm toán đúng với biểu mẫu và thời gian quy định của Công ty, Nhà nước. Tổ kiểm toán sẽ thông báo thời gian kiểm tra và làm việc tại xí nghiệp. Để tạo điều kiện thuận lợi cho tổ kiểm toán làm việc, giám đốc Công ty đã có những văn bản đưa xuống các đơn vị cơ sở hướng dẫn và quy định cho các đơn vị phải đáp ứng đầy đủ sổ sách, chứng từ và các tài liệu liên quan khi Tổ kiểm toán yêu cầu. Khi phát hiện các đơn vị có sai phạm Tổ kiểm toán sẽ trao đổi với thủ trưởng đơn vị cùng xem xét và báo cáo giám đốc Công ty xin ý kiến giải quyết. Kết luận Nhìn chung bộ máy kế toán tại Công ty Tư vấn xây dựng điện I khá hoàn chỉnh và chặt chẽ, với sự phân công, phân việc rõ ràng không trùng lắp và có điều kiện đối chiếu kiểm tra chéo lẫn nhau. Hệ thống chứng từ của Công ty được đánh số thứ tự trước và có chu trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ. Khi một nghiệp vụ phát sinh phải có đầy đủ các chứng từ nhân chứng hợp lệ mới được ghi sổ và xuất tiền. Các kế toán viên là những người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hơn nữa lại được sự hướng dẫn của Tổng Công ty điện lực Việt Nam trong cách hạch toán, ghi chép sổ sách nên công tác kế toán tại Công ty được thực hiện tốt. Bên cạnh đó cùng với sự kiểm tra của Tổ kiểm toán và ban thanh tra Công ty, hoạt động tài chính kế toán của Công ty ngày càng được hoàn thiện và hoạt động có hiệu quả hơn.  Phần hai Thực trạng tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty tư vấn xây dựng điện I I) Nhận xét: Công ty tư vấn xây dựng điện I là một Công ty hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty điện lực Việt nam .Nhiệm vụ chính của Công ty là khảo sát và thiết kế điện. Trong công tác hạch toán thì Công ty đã áp dụng kế toán trên máy đối với mọi phần hành kế toán. Hình thức sổ kế toán mà Công ty áp dụng là : hình thức nhật ký chung .Công ty cũng sử dụng các hình thức nhật ký đặc biệt như : - Nhật ký về tiền gửi ngân hàng - Nhật ký về tiền mặt -Nhật ký về vật tư Vì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư phát sinh hàng ngày là rất nhều cho nên để đơn giản cho việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì Công ty đã sử dụng phương pháp hạch toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1/Đặc điểm nguyên vật liệu: Do đặc điểm của Công ty cho nên việc sử dụng vật tư là hết sức đa dạng và nhu cầu sử dụng lớn chính vì vậy Công ty đã tiến hành theo dõi vật tư trên hệ thống sổ sách kế toán với việc mã hoá vật tư bằng sổ danh điểm theo quy định của tổng Công ty . Nguyên vật liệu trong Công ty được chia thành bốn loại chính : +Vật liệu chính: văn phòng phẩm, dụng cụ khoan, vật tư khoan. +Vật liệu phụ: cáp, sắt thép các loại, các loại công tắc, đồng hồ các loại; vật liệu điện, dây côroa. +Nhiên liệu: xăng, dầu, mỡ. +Phụ tùng: bao gồm phụ tùng máy Vĩ C100, Cẩu ADK, máy bơm 250/50… 2/Quản lý nguyên vật liệu: Để thực hiện tốt việc hạch toán vật tư thì Công ty đã áp dụng việc mã hoá danh điểm đối với các loaị vật tư do Tổng Công ty đưa ra và như vậy nếu Công ty có những loại vật tư nào thì quy định đúng theo mã của loại vật tư đó . Hiện nay nếu tính riêng văn phòng phấm thì Công ty cũng đã có 110 loại. Như vậy thì việc quản lý cần phải chú trọng và vấn đề mã hoá là hết sức cần thiết. Tổng Công ty điện lực Việt Nam Công ty tư vấn xây dựng điện I trích sổ danh điểm vật tư STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đv tính Ghi chú 01 Giấy kẻ ngang 49401001 thếp 02 Giấy ngoại A3 49410063 thếp 03 Sổ công tác 49420110 quyển 04 Bút bi nhật 49450343 chiếc 05 Thiếc hàn 28201001 que … 3/Tính giá nguyên vật liệu: Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp tính giá vật tư xuất theo phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. Do làm công tác kế toán chủ yếu trên máy vi tính cho nên việc tính giá theo phương pháp này được tiến hành dễ dàng . Khi nhập hàng về kho thì Công ty vẫn tính giá vật tư theo đúng giá ghi trên hoá đơn nhưng chi phí vận chuyển bốc giỡ và các chi phí khác có liên quan thì Công ty lại không hạch toán vào giá mua mà lại đưa vào chi phí quản lý doanh nghiệp lý do là vì Công ty đã có bộ phận vận tải phục vụ cho công tác vận chuyển vật tư và lấy quỹ cơ quan để chi . Các đơn vị hàng tháng cần phải có kế hoạch thu mua, khi mua với số lượng lớn thì Công ty làm thủ tục nhập kho chứ không mua xuất sử dụng trực tiếp Đối với việc nhập xuất thẳng thì Công ty thường làm hợp đồng đối với bên nhà cung cấp (hai bên thoả thuận và sau đó xác nhận chữ ký của người có thẩm quyền ,khi mua hàng căn cứ vào chữ ký đó để xuất hàng). Khi muốn mua vật liệu thì cần phải có hoá đơn và chữ ký đầy đủ của nhãng người có thẩm quyền, sau đó đưa cho nhà cung cấp và trên cơ sở hoá đơn đó thì nhà cung cấp sẽ xuất bán nguyên vật liệu cho Công ty. Cuối tháng nhà cung cấp sẽ viết hoá đơn tổng hợp cả tháng gửi cho Công ty, Công ty đối chiếu hoá đơn trên máy xem có trùng khớp hay không ,sau khi xem xét song thì công ty tiến hành thanh toán với nhà cung cấp.Thông thường thì vật tư xuất thẳng theo từng công trình, theo công tác chung hay xuất cho công tác quản lý doanh nghiệp . Phiếu xuất được lấy thành 3 liên : 1 liên để lại Công ty, lái xe mang 2 liên đi mua hàng, khi mua hàng thì giao cho nhà cung cấp 1 liên và cầm 1 liên còn lại về giao cho phòng Kế hoạch . Trên thực tế thì xuất thẳng vẫn được hạch toán qua TK 152, 153 và ghi đồng thời với bút toán xuất : Nợ TK152,153 : giá mua trên hoá đơn Nợ TK 133(nếu có) : thuế gtgt đầu vào Nợ TK 6425 : các chi phí liên quan(nếu có) Có TK 141 : tổng tiền thanh toán Đồng thời ghi : Nợ TK 621,627,642: sản xuất,chung, quản lý Nợ TK336 : nội bộ Có TK 152,153: giá trị xuất Ví dụ: ngày 31/01/2001 có nghiệp vụ phát sinh như sau: Mua xăng, dầu Diezen, dầu phụ theo hoá đơn số 048317,048318,048319 của công ty xăng dầu Hoà Bình với tổng số tiền ghi trên hoá đơn là 16.884.792đ. Kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 1523: 15.318.850 Nợ TK 1331: 765.942,5 Nợ TK 6425 : 800.000 Có TK141: 16.884.792 Đồng thời ghi: Nợ TK6211: 714.051 Nợ TK6272: 1.026.740 Nợ TK6422: 9.940.419 Nợ TK336 : 3.637.640 Có TK1523 : 15.318.850 II) Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu: Hạch toán chi tiết: Đối với kế toán chi tiết về vật tư thì Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp khá đơn giản và dễ sử dụng. Sơ đồ hạch toán chi tiết về vật tư như sau : Chứng từ gốc Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi số lượng của từng loại vật tư mẫu thẻ kho theo mấu của Bộ tài chính ban hành (mẫu số 06-VT). Đối với vật tư nhập : Khi hàng về kho, sau khi kiểm kê trên cơ sở thực tế về mặt số lượng thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho đối với từng loại vật tư cụ thề. Thủ kho cũng quản lý các loại vật tư theo từng loại cụ thể dựa trên bảng ghi về vật tư do thủ kho lập . Đối với vật tư xuất : Các đơn vị mang phiếu xuất (có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền ) đưa xuống cho thủ kho .Sau đó trên cơ sở phiếu đó thủ kho sẽ xuất hàng theo đúng số lượng trên phiếu xuất cho đơn vị đó . Hàng ngày thủ kho phải tiến hành ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ và cuối mỗi ngày tính ra số lượng tồn ở trên thẻ kho . Công thức tính hàng tồn kho cuối kỳ như sau : Hàng nhập trong kỳ (ngày ) - + Hàng tồn cuối kỳ(ngày ) = Hàng nhập trong kỳ (ngày) Hàng tồn đầu kỳ (ngày) Ví dụ: ngày 09 tháng 01 năm 2001 có nghiệp vụ xuất vật tư (giấy kẻ ngang), thủ kho tiến hành ghi thẻ kho như sau: Doanh nghiệp : CTTVXDĐI Tên kho: Phượng Mẫu 06 - VT Thẻ kho Ngày lập thẻ: 09/01/2001 Tờ số: 01 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Giấy kẻ ngang Đơn vị tính: thếp Mã số: 88 Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Kiểm kê 15 06 09/01 Thuận P21-lĩnh VPP tháng 1/2001 10 Cuối ngày 5 Tại phòng kế toán : Căn cứ váo các chứng từ nhập, xuất kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết về mặt số lượng của các loại vật tư, đồng thời hạch toán và ghi vào sổ chi tiết TK152. Các chứng từ nhập: hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho… Các chứng từ xuất: phiếu xuất kho, lệnh xuất kho … Cuối tháng kế toán sẽ tính ra giá trị tồn cuối kỳ và lập sổ chi tiết nguyên vật liệu (chi tiết ) gửi chi thủ kho (thực chất đây là bảng tổng hợp chi tiết). Căn cứ vào bảng kê này này, thủ kho đối chiếu số lượng ghi trên bảng kê và đối chiếu số lượng tồn cuối kỳ .Trường hợp nếu thấy không khớp thì thủ kho phải xem xét lại từng nghiệp vụ trên bảng kê đó để chỉ ra sai sót. (trường hợp sai sót sảy ra đối với bộ phận nào thì bộ phận ấy phải chiuh trách nhiệm). Ví dụ: Ngày 09\01và ngày 31\01 năm 2001 có nghiệp vụ nhập-xuất kho như sau: Đơn vị: P21 Địa chỉ: CTTVXDĐI Mẫu số: 02-VT phiếu xuất kho Ngày 09 tháng 01 năm 2001 Nợ : 336 Số:02 Có :1521 Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Văn Thuận.Địa chỉ : P21 Lý do xuất hàng: Lĩnh VPP – tháng 1/2001 STT Tên nhãn hiệu,quycách,phẩm chất vật tư ,sản phẩm mã số Đ\V tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C/từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Đĩa mềm 1.44 hộp 3,00 80.000,00 240.000 02 Bút phủ cái 5,00 13.000,01 65.000 03 Tẩy chì, Mực cái 10,00 6.253,06 62.530 04 Ghim dập nhỏ hộp 4,00 1.420,93 5.683 05 Giấy kẻ ngang thếp 10,00 1.500,00 15.000 06 Bìa Duplex A4 tờ 200,00 320,00 64.000 Cộng 452.213 Thuế VAT 0% Tổng cộng 452.213 Viết bằng chữ: (bốn trăm năm mươi hai nghìn hai trăm mười ba đồng chẵn) Xuất, ngày 09 tháng 01 năm 2001 Người lập biểu Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng Hoá đơn (GTGT) Mẫu số : 01 - GTKT- 3LL Liên (2) (Giao cho khách hàng) EE/00 - B Ngày 31 tháng 1 năm 2001 Số 048317 Đơn vị bán hàng : Cửa hàng xăng dầu Đại An Địa chỉ : Thị xã Hà Đông. Số tài khoản …… Họ tên người mua hàng : Tô Ngọc Bốn Đơn vị : Công ty tư vấn xây dựng điện I Địa chỉ : Hà Nội Số tài khoản : ……….. Hình thức thanh toán : Chuyển khoản . Mã số : ………… STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Xăng A83 Lít 250 4381 1.095.250 2 Xăng A92 Lít 2000 4667 9.334.000 Cộng tiền hàng : 10.429.250 - Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT : 520.750 Lệ phí giao thông : 1.125.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 12.075.000 Số tiền viết bằng chữ : ( Mười hai triệu không trăm bảy năm nghìn đồng) Người mua hàng (Ký ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đơn vị: P2 Địa chỉ: CTTVXDĐI Mẫu số: 01-VT phiếu nhập kho Ngày 31 tháng 01 năm 2001 Nợ : 1523 - Số :02 Nợ : 1331 Có : 141 Họ tên người giao hàng: Tô Ngọc Bốn. Địa chỉ: P2 Nhập theo hoá đơn số: 048317 ngày 31/01/2001 Nội dung: Bốn P2 – thanh toán mua nhiên liệu tháng 1/2001 STT Tên nhãn hiệu,quycách,phẩm chất vật tư ,sản phẩm mã số Đ\V tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C/từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Xăng A83 lít 250,00 4381,00 1.095.250 02 Xăng A92 lít 2000,00 4667,00 9.334.000 Cộng 10.429.250 Thuế VAT 520.750 Tổng cộng 10.950.000 Viết bằng chữ: mười triệu chín trăm năm mươi ngàn chẵn Nhập, ngày 31 tháng 01 năm 2001 Người lập biểu Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ tưởng Công ty tư vấn xây dựng điện I Sổ chi tiết vật tư 494 đồ dùng văn phòng 01- Văn phòng phẩm- 001 giấy kẻ ngang Từ ngày 01\01\2001 đến 31\01\2001 Dư đầu kỳ: 15,00 0,00 Ngày Số CT Nội dung ĐV tính TK đ/ứng Số lượng nhập Số lượng xuất 09/01 06 Thuận P21 - lĩnh VPP tháng 1/2001 thếp 336 10 Tổng 0 10 Dư cuối kỳ 5 Ngày 31 tháng 01 năm 2001 Ngưòi lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng Nhận xét : Qua phần trình bày trên ta thấy rằng công tác hạch toán vật tư tại Công ty hết sức đơn giản. ở kho thì thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng. Còn ở phòng kế toán thì kế toán vật tư theo dõi cả về mặt giá trị trên sổ chi tiết của tài khoản 152 và cả số lượng chi tiết của từng loại vật tư (nguyên vật liệu) Cuối mỗi tháng, thủ kho rút số lượng chi tiết của từng loại vật tư. Hàng quý giữa kế toán vật tư và thủ kho lại tiến hành đối chiếu số lượng kế toán ký xác nhận số dư đến cuối kỳ trên thẻ kho. Căn cứ vào bảng kê hàng tháng của các kế toán phần hành, kế toán tổng hợp sẽ lên bảng cân đối. Kế toán vật tư theo dõi cả về mặt chi tiết và cả về mặt tổng hợp vật tư trên sổ chi tiết TK152,153 Do làm kế toán trên máy cho nên việc hạch toán vật tư cũng hết sức thuận tiện: - Chỉ cần nhập số liệu vào máy là máy sẽ tự tính ra giá xuất bình quân do vây đã chánh được tình trạng phải tính toán và tiết kiệm được thời gian cho kế toán. - Để chánh tính trạng làm nhiều công đoạn kế toán trùng lắp thì giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán đã có sự kết hợp giữa việc ghi chép và lập báo cáo dựa vào đó có thể đối chiếu và phát hiện ra sai sót để kịp thời xử lý . -Dựa vào sổ chi tiết có thể cho ta biết tình hình nguyên vật liệu trong Công ty luân chuyển như thế nào ,bên cạnh đó có thể theo dõi tổng hợp tình hình của nguyên vật liệu dựa vào cột TK152. Hạch toán tổng hợp : Để thực hiện công tác kế toán tổng hợp thì kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh thường xuyên quá trình nhập- xuất -tồn trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp dựa trên các chứng từ nhập xuất . Sơ đồ hạch toán tổng hợp như sau : Chứng từ Nhật ký chung (nhật ký đặc biệt ) Sổ cái (TK152,153) Báo cáo tài chính 2.1 Hạch toán nhập nguyên vật liệu: Quá trình nhập kho được tiến hành theo trình tự như sau: Chứng từ (hoá đơn của NCC) Kiểm nghiệm (kiểm tra thực tế) Phiếu nhập kho (kiểm tra thực tế ) Căn cứ vào hoá đơn của nhà cung cấp thì thủ kho tiến hành kiểm tra thực tế số vật tư mua về và sau đó làm thủ tục nhập kho (ghi vào thẻ kho theo từng loại vật tư cụ thể, viết phiếu nhập kho). Hàng ngày thủ kho tập hợp các chứng từ nhập gửi lên phòng kế toán .Kế toán vật tư dựa trên các chứng từ này ghi vào sổ chi tiết TK152,153,141,331. Kế toán tổng hợp cũng sẽ ghi vào nhật ký chung hàng ngày khi có các nghiệp vụ phát sinh trên các chứng từ mua hàng có liên quan. Dựa vào nhật ký chung thì kế toán tổng hợp sẽ ghi vào sổ cái TK152,153,141,331 Ví dụ : Nghiệp vụ phát sinh ngày 31\01\2001 theo hoá đơn số 048317 ghi theo Nhật ký chung trong tháng 01-200 như sau Công ty tư vấn xây dựng điện I nhật ký chung Từ ngày 01\01\2001 Đến ngày 05\01\2001 Ngày Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền 01/01/01 VT01 K/c vật tư kiểm kê cuối 2000 – tổ can, in 6428 1521 10 333 800 … 31/01 048317 Bốn-P2: thanh toán mua nhiên liệu xăng A83+A92 1523 141 10.950.000 … .. Ngày … tháng … năm… Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng Ví dụ : ghi sổ cái tài khoản 152 vào tháng 1-2001 như sau Công ty tư vấn xây dựng điện I Sổ cái tài khoản 152 Từ ngày 01\01\2001 Đến ngày 31\01\2001 TK đối ứng Phát sinh trong kỳ Luỹ kế từ đầu năm Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 421.634.157 421.634.157 1111 4.257.800 4.257.800 1112 …. …. 141 37.558.850 37.558.850 ….. 627 120 000 120 000 …. 821 Cộng phát sinh 41.816.650 42.800.028 41.816.650 41.747.409 Dư cuối kỳ 420.650.779 421.703.398 Ngày… tháng.. năm… Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng 2.2 Hạch toán xuất nguyên vật liệu : Vật tư trong Công ty chủ yếu xuất