Tình hình hoạt động tại Công ty ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ

loại theo nội dung kinh tế, căn cứ vào nội dung kinh tế ở cấp đụ thấp hơn để phục vụ cho cụng tỏc lập và phõn bổ dự toỏn ngõn sỏch; cấp phỏt, quản lý và kiểm soỏt cỏc khoản thu, chi của ngõn sỏch; kế toỏn và quyết toỏn ngõn sỏch nhà nước. Việc qui định mó Mục liờn tục nhằm mục đớch phục vụ cho việc ứng dụng tin học trong cụng tỏc lập, chấp hành, kế toỏn và quyết toỏn ngõn sỏch. Vỡ vậy, khi hạch toỏn, kế toỏn số thu, chi ngõn sỏch nhà nước chỉ cần hạch toỏn chớnh xỏc đến Mục là cú kết quả số thu, chi ngõn sỏch nhà nước. Trong Mục cú Tiểu mục; tuỳ thuộc vào nội dung của Mục mà quy định số lượng Tiểu mục trong Mục cho phự hợp. Chỳ ý: cỏc cơ quan, đơn vị Trung ương và địa phương, cơ quan Tài chớnh, cơ quan kho bạc nhà nước và cơ quan thu cỏc cấp khụng được tự ý mở thờm cỏc Chương, Loại, Khoản, Mục và Tiểu mục khi chưa cú ý kiến của Bộ Tài chớnh. Trớch một số Mó số danh mục của Mục và Tiểu mục trong phần chi của mục lục ngõn sỏch nhà nước: Mục 100 Tiền lương Tiểu mục 01 Lương ngạch bậc theo quỹ lương được duyệt 02 Lương tập sự 03 Lương hợp đồng dài hạn 04 Lương cỏn bộ cụng nhõn viờn dụi ra ngoài biờn chế 99 Lương khỏc Mục 101 Tiền cụng Tiểu mục 01 Tiền cụng hợp đồng theo vụ, việc 99 Khỏc Mục 103 Học bổng học sinh, sinh viờn Tiểu mục 01 Học sinh trường năng khiếu 02 Học sinh dõn tộc nội trỳ 03 Học sinh, sinh viờn cỏc trường phổ thụng, đào tạo khỏc trong nước 04 Học sinh, sinh viờn đi học nước ngoài 05 Sinh hoạt phớ cỏn bộ đi học 99 Khỏc Mục 134 Chi khỏc Tiểu mục 01 Chờnh lệch tỷ giỏ ngoại tệ ngõn sỏch nhà nước 03 Chi bầu cử quốc hội và HĐND cỏc cấp 04 Chi kỷ niệm cỏc ngày lễ lớn 05 Chi khắc phục hậu quả thiờn tai cho cỏc đơn vị dự toỏn và cho cỏc doanh nghiệp nhà nước. 11 Chi hỗ trợ khỏc 14 Chi tiếp khỏch 99 Chi cỏc khoản khỏc … … … 1.4. Qui trỡnh nghiệp vụ: - Đầu quớ 4 mỗi năm thỡ cỏc cơ quan, đơn vị sử dụng ngõn sỏch phải nộp bản dự toỏn ngõn sỏch xin kinh phớ phục vụ cho những hoạt động của đơn vị mỡnh trong năm kế tiếp lờn cơ quan tài chớnh. Sau đú cơ quan tài chớnh sẽ xem xột và duyệt cỏc yờu cầu trong bản dự toỏn đú à rồi cơ quan tài chớnh lờn kế hoạch cấp phỏt vốn cho cơ quan, đơn vị sử dụng ngõn sỏch. - Đồng thời, sau khi đó cú cỏc quyết định kế hoạch vốn cơ quan tài chớnh phải thụng bỏo cho Kho bạc nhà nước để họ biết được kế hoạch cấp phỏt vốn cho cỏc đơn vị sử dụng ngõn sỏch theo đỳng kế hoạch đó định. - Cỏc đơn vị sử dụng ngõn sỏch nhà nước thường tiờu hết số dư của cỏc khoản mục khi hết năm mà nếu cú cũn số dư thỡ số dư đú sẽ bị tịch thu vào cụng quỹ nhà nước vỡ khụng sử dụng hết nờn khi bắt đầu một năm mới thỡ tất cả cỏc loại, khoản, muc đều xuất phỏt điểm từ con số 0 do vậy ta (hầu như) khụng cần phải tớnh đến chuyện kết chuyển số dư từ năm này sang năm khỏc. - Tất cả cỏc khoản chi tại đơn vị sử dụng ngõn sỏch đều phải nằm trong phạm vi của kế hoạch vốn đó được lờn kế hoạch bởi cơ quan tài chớnh. - Cỏc đơn vị sử dụng ngõn sỏch cứ đỳng theo kế hoạch của cơ quan tài chớnh mà đến kho bạc lĩnh tiền về và đồng thời cuối mỗi thỏng hoặc quớ thỡ đơn vị phải bỏo cỏo tỡnh hỡnh chi tài chớnh với cơ quan quản lý tài chớnh để cũn cú những xử lý kịp thời. 2. Sơ đồ dũng dữ liệu: 2.1.Sơ đồ mức khung cảnh: Giấy đề nghị thanh toỏn ứng vốn Tiền lĩnh bỏo cỏo chi Xem xột và bỏo cỏo thống kờ nhập dữ liệu Thụng bỏo hạn mức & kế hoạch vốn Cơ quan tài chớnh Kho bạc nhà nước Hệ thống thụng tin quản lý chi ngõn sỏch Người quản lý 2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu: Cơ quan tài chớnh Kho bạc nhà nước quản lý Đối tỏc của đơn vị Người quản lý Bỏo cỏo Thống kờ, bỏo cỏo NS theo kế hoạch Nhập ngõn sỏch Chi ngõn sỏch Hệ thống tài khoản Số dư Thụng bỏo vốn Phỏt ngõn sỏch Tạo lập hệ thống Chi NS II - Thiết kế dữ liệu: 1. Từ điển hệ thống: Sau khi tỡm hiểu, phõn tớch và chuẩn hoỏ kỹ càng, ta xỏc định được tất cả cú 11 thực thể (bảng) được định nghĩa như sau: 1.1. Bảng chương (CHUONG): Bảng này định nghĩa mó – kớ hiệu của bộ, ngành mà đơn vị mỡnh trực thuộc. Stt Tờn trường Khoỏ Kiểu dữ liệu Điều kiện Chỳ thớch 1 Chuong_ID Khoỏ chớnh Text (4) Khụng rỗng Kớ hiệu Mó chương NS 2 TenChuong Text (100) Khụng rỗng Mụ tả Tờn chương NS 3 GhiChu Text (100) Ghi chỳ nếu cú 1.2. Bảng Loại (LOAI): Bảng này định nghĩa cỏc loại ngõn sỏch mà đơn vị sử dụng. Stt Tờn trường Khoỏ Kiểu dữ liệu Điều kiện Chỳ thớch 1 Loai_ID Khoỏ chớnh Text (2) Khụng rỗng Kớ hiệu Mó loại NS 2 TenLoai Text (100) Khụng rỗng Mụ tả Tờn loại NS 3 Chuong_ID Ngoại lai Text (4) Khụng rỗng Kớ hiệu Mó chương NS 4 GhiChu Text (100) Ghi chỳ nếu cú 1.3. Bảng Khoản (KHOAN): bảng này định nghĩa cỏc khoản ngõn sỏch mà đơn vị sử dụng. Stt Tờn trường Khoỏ Kiểu dữ liệu Điều kiện Chỳ thớch 1 Khoan_ID Khoỏ chớnh Text (2) Khụng rỗng Kớ hiệu Mó khoản NS 2 TenKhoan Text (100) Khụng rỗng Mụ tả Tờn khoản NS 3 Loai_ID Ngoại lai Text (2) Khụng rỗng Kớ hiệu Mó loại NS 4 GhiChu Text (100) Ghi chỳ nếu cú 1.4. Bảng Mục (MUC): bảng này định nghĩa cỏc mục ngõn sỏch mà đơn vị sử dụng. Stt Tờn trường Khoỏ Kiểu dữ liệu Điều kiện Chỳ thớch 1 Muc_ID Khoỏ chớnh Text (3) Khụng rỗng Kớ hiệu mục NS 2 TenMuc Text (100) Khụng rỗng Mụ tả tờn mục NS 3 Khoan_ID Ngoại lai Text (2) Khụng rỗng Kớ hiệu Mó khoản NS 4 GhiChu Text (100) Ghi chỳ nếu cú 1.5. Bảng Tiểu mục (TIEUMUC): bảng này định nghĩa cỏc tiểu mục ngõn sỏch mà đơn vị sử dụng. Stt Tờn trường Khoỏ Kiểu dữ liệu Điều kiện Chỳ thớch 1 TieuMuc_ID Khoỏ chớnh Text (3) Khụng rỗng Kớ hiệu mục NS 2 TenTieuMuc Text (100) Khụng rỗng Mụ tả tờn mục NS 3 Muc_ID Ngoại lai Text (3) Khụng rỗng Kớ hiệu mó mục NS 4 GhiChu Text (100) Ghi chỳ nếu cú 1.6. Bảng Thụng bỏo ngõn sỏch (THONGBAONS): bảng này được sử dụng để nhập cỏc lần thụng bỏo về hạn mức kinh phớ của cơ quan tài chớnh cấp cho đơn vị. Việc thụng bỏo hạn mức ở đõy chi tiết đến Loại nào, khoản nào và mục nào mà khụng chi tiết cụ thể cho tiểu mục nào cả. Stt Tờn trường Khoỏ Kiểu dữ liệu Điều kiện Chỳ thớch 1 Auto_ID Khoỏ chớnh AutoNumber Khụng rỗng Xỏc định duy nhất 2 Loai_ID Ngoại lai Text (2) Khụng rỗng Kớ hiệu Loại NS 3 Khoan_ID Ngoại lai Text (2) Khụng rỗng Kớ hiệu Khoản NS 4 Muc_ID Ngoại lai Text (3) Khụng rỗng Kớ hiệu mục NS 5 SoTien Double Số tiền > 0 Số tiền thụng bỏo 6 NgayThang DateTime Khụng rỗng Thỏng được cấp NS 1.7. Bảng Số dư lần đầu (SODU): bảng này chứa cỏc số dư nếu cú của cỏc loại, khoản, mục khi chương trỡnh được đưa vào sử dụng lần đầu tiờn. Stt Tờn trường Khoỏ Kiểu dữ liệu Điều kiện Chỳ thớch 1 Auto_ID Khoỏ chớnh AutoNumber Khụng rỗng Xỏc định duy nhất 2 Loai_ID Ngoại lai Text (2) Khụng rỗng Kớ hiệu Loại NS 3 Khoan_ID Ngoại lai Text (2) Khụng rỗng Kớ hiệu Khoản NS 4 Muc_ID Ngoại lai Text (3) Khụng rỗng Kớ hiệu mục NS 5 SoTienTonDau Double Số tiền > 0 Số tiền tồn đầu 6 Thang Integer 1 à 12 Thỏng bắt đầu được đưa vào sử dụng. 7 NamNS_ID Ngoại lai Integer (4) Khụng rỗng Năm ngõn sỏch 8 GhiChu Text (100) Ghi chỳ nếu cú 1.8. Bảng Chứng từ chi (CHUNGTUCHI): bảng này được sử dụng để lưu cỏc thụng tin chung về chứng từ chi nào đú của đơn vị. Stt Tờn trường Khoỏ Kiểu dữ liệu Điều kiện Chỳ thớch 1 ChungTu_ID Khoỏ chớnh Text (5) Khụng rỗng Số hiệu chứng từ 2 Ngay_CT DateTime Khụng rỗng Ngày chứng từ phỏt sinh 3 Ngay_HT DateTime Khụng rỗng Ngày hạch toỏn chứng từ 4 Loai_CT Text (1) Khụng rỗng Kiểu chi: 1-chi thẳng; 2-chi ứng vốn 5 GhiChu Text (200) Ghi chỳ nếu cú 1.9. Bảng Chứng từ chi chi tiết (CHUNGTUCHICHITIET): bảng này dựng để lưu cỏc thụng tin chi tiết của chứng từ chi. Cỏc thụng tin này được chi tiết đến cả cỏc tiểu mục. Stt Tờn trường Khoỏ Kiểu dữ liệu Điều kiện Chỳ thớch 1 Auto_ID Khoỏ chớnh AutoNumber Khụng rỗng Xỏc định duy nhất 2 ChungTu_ID Ngoại lai Text (5) Khụng rỗng Số hiệu chứng từ 3 Loai_ID Ngoại lai Text (2) Khụng rỗng Kớ hiệu loại NS 4 Khoan_ID Ngoại lai Text (2) Khụng rỗng Kớ hiệu khoản NS 5 Muc_ID Ngoại lai Text (3) Khụng rỗng Kớ hiệu mục NS 6 TieuMuc_ID Ngoại lai Text (5) Khụng rỗng Kớ hiệu Tiểu mục NS 7 SoTien Double Số tiền > 0 Số tiền chi 1.10. Bảng năm ngõn sỏch (NAMNS): bảng này được dựng để khởi tạo cỏc năm tài chớnh, hoạt động ngõn sỏch của đơn vị. Stt Tờn trường Khoỏ Kiểu dữ liệu Điều kiện Chỳ thớch 1 NamNS_ID Khoỏ chớnh Integer (4) >= 2003 Năm tài chớnh. 2 GhiChu Text (100) Ghi chỳ nếu cú 1.11. Bảng nhập ngõn sỏch (NHAPNS): bảng này được dựng để nhập số tiền ngõn sỏch thực tế mà đơn vị được cấp từ cơ quan kho bạc trực tiếp quản lý. Stt Tờn trường Khoỏ Kiểu dữ liệu Điều kiện Chỳ thớch 1 Auto_ID Khoỏ chớnh AutoNumber Khụng rỗng Xỏc định duy nhất 2 NgayNhap DateTime Khụng rỗng Ngày thỏng lĩnh về 3 Loai Ngoại lai Text (2) Khụng rỗng Kớ hiệu Loại NS 4 Khoan Ngoại lai Text (2) Khụng rỗng Kớ hiệu Khoản NS 5 Muc Ngoại lai Text (3) Khụng rỗng Kớ hiệu Mục NS 6 SoTien Double > 0 Số tiền thực lĩnh 2. Mụ hỡnh quan hệ thực thể: 15 17 16 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 CHUONG Chuong_ID TenChuong GhiChu LOAI Loai_ID Chuong_ID TenLoai GhiChu KHOAN Khoan_ID Loai_ID TenKhoan GhiChu MUC Muc_ID Khoan_ID TenMuc GhiChu TIEUMUC TieuMuc_ID Muc_ID TenTieuMuc GhiChu THONGBAONS Auto_ID NgayThang Loai_ID Khoan_ID Muc_ID SoTien SODU Auto_ID Thang NamNS_ID Loai_ID Khoan_ID Muc_ID SoTienTonDau GhiChu CHUNGTUCHI ChungTu_ID Ngay_CT Ngay_HT Loai_CT GhiChu CHUNGTUCHICHITIET Auto_IDChungTu_ID Loai_ID Khoan_ID Muc_ID TieuMuc_ID SoTien NAMNS NamNS_ID GhiChu NHAPNS Auto_ID NgayNhap Loai_ID Khoan_ID Muc_IDSoTien Giải thớch cỏc quan hệ được đỏnh số trong mụ hỡnh quan hệ thực thể trờn đõy: (1): Thực thể CHUONG (Bảng Chương cú khoỏ chớnh là Chuong_ID) cú quan hệ một-nhiều với thực thể LOAI (Bảng loại cú khoỏ chớnh là Loai_ID) vỡ trong một Chuong_ID cú thể cú rất nhiều Loai_ID. (2): Thực thể LOAI (Bảng Loại cú khoỏ chớnh là Loai_ID) cú quan hệ một - nhiều với thực thể THONGBAONS (Bảng thụng bỏo hạn mức ngõn sỏch) bởi vỡ một Loai_ID cú thể cú rất nhiều lần xuất hiện trong thụng bỏo hạn mức ngõn sỏch. (3): Thực thể MUC (Bảng Mục cú khoỏ chớnh là Muc_ID) cú quan hệ một - nhiều với thực thể THONGBAONS (Bảng thụng bỏo hạn mức ngõn sỏch) bởi vỡ một Muc_ID cú thể cú rất nhiều lần xuất hiện trong thụng bỏo hạn mức ngõn sỏch. (4): Thực thể LOAI (Bảng Loại cú khoỏ chớnh là Loai_ID) cú quan hệ một - nhiều với thực thể KHOAN (Bảng Khoản cú khoỏ chớnh là Khoan_ID ) do mỗi một Loai_ID lại bao gồm rất nhiều cỏc Khoan_ID (5): Thực thể LOAI (Bảng Loại – khoỏ chớnh là Loai_ID) cú mối quan hệ một - nhiều với thực thể CHUNGTUCHICHITIET (bảng Chứng từ chi chi tiết) do mỗi lần cập nhật một bản ghi vào chứng từ chi chi tiết chỉ cú một Loai_ID duy nhất, mà mỗi Loai_ID lại cú thể thuộc về nhiều lần cập nhật khỏc nhau. (6): Thực thể KHOAN (bảng Khoản cú khoỏ chớnh là Khoan_ID) cú mối quan hệ một - nhiều với thực thể THONGBAONS (bảng Thụng bỏo hạn mức ngõn sỏch) bởi mỗi một Khoan_ID cú thể xuất hiện rất nhiều lần trong thụng bỏo hạn mức ngõn sỏch mà mỗi một bản ghi trong thụng bỏo hạn mức ngõn sỏch lại chỉ chứa được duy nhất về một Khoan_ID (7): Thực thể CHUNGTUCHI (Bảng Chứng từ chi cú khoỏ chớnh là ChungTu_ID) cú mối quan hệ một - nhiều với thực thể CHUNGTUCHICHITIET (bảng Chứng từ chi chi tiết) bởi mỗi một chứng từ chi sẽ cú thể chứa rất nhiều mục chi tiết (Loại, khoản, tiểu mục) mà cỏc mục chi tiết đú chỉ thuộc về một ChungTu_ID duy nhất. (8): Thực thể TIEUMUC (Bảng Tiểu mục cú khoỏ chớnh là TieuMuc_ID) cú mối quan hệ một - nhiều với thực thể CHUNGTUCHICHITIET (bảng Chứng từ chi chi tiết) do mỗi lần cập nhật một bản ghi vào bảng chứng từ chi tiết thỡ chỉ cú duy nhất một TieuMuc_ID mà một TieuMuc_ID lại cú thể được cập nhật vào nhiều lần khỏc nhau. (9): Thực thể MUC (Bảng Mục – khoỏ chớnh là Muc_ID) cú mối quan hệ một - nhiều với thực thể CHUNGTUCHICHITIET (bảng Chứng từ chi chi tiết) do mỗi lần cập nhật một bản ghi vào chứng từ chi chi tiết chỉ cú một Muc_ID duy nhất, mà mỗi Muc_ID lại cú thể thuộc về nhiều lần cập nhật khỏc nhau. (10): Thực thể KHOAN (bảng Khoản cú khoỏ chớnh là Khoan_ID) cú quan hệ một-nhiều với thực thể MUC (bảng Mục cú khoỏ chớnh là Muc_ID) do mỗi một Khoan_ID cú rất nhiều Muc_ID phụ thuộc vào nú. (11): Thực thể KHOAN (bảng Khoản cú khoỏ chớnh là Khoan_ID) cú quan hệ một-nhiều với thực thể SODU (bảng Số dư) bởi vỡ mỗi bản ghi số dư chỉ chứa duy nhất một Khoan_ID, trong khi Khoan_ID lại cú thể thuộc về nhiều bản ghi khỏc nhau. (12): Thực thể LOAI (bảng Loại cú khoỏ chớnh là Loai_ID) cú quan hệ một-nhiều với thực thể SODU (bảng Số dư) bởi vỡ mỗi bản ghi số dư chỉ chứa duy nhất một Loai_ID, trong khi một Loai_ID lại cú thể thuộc về nhiều bản ghi được cập nhật khỏc nhau. (13): Thực thể LOAI (bảng Loại cú khúa chớnh là Loai_ID) cú mối quan hệ một-nhiều với thực thể NHAPNS (bảng Nhập ngõn sỏch lĩnh về từ kho bạc) bởi vỡ mỗi lần nhập ngõn sỏch về thỡ ngõn sỏch đú được xỏc định dựng cho những loại, khoản, mục nào; mà mỗi bản ghi chi tiết thỡ chỉ xỏc định cho một Loai_ID duy nhất mà một Loai_ID đú lại cú thể giành cho nhiều bản ghi khỏc nhau. (14): Thực thể KHOAN (bảng Khoản cú khúa chớnh là Khoan_ID) cú mối quan hệ một-nhiều với thực thể NHAPNS (bảng Nhập ngõn sỏch lĩnh về từ kho bạc) bởi vỡ mỗi lần nhập ngõn sỏch về thỡ ngõn sỏch đú được xỏc định là dựng cho những loại, khoản, mục nào; mà mỗi bản ghi chi tiết trong ngõn sỏch nhập về thỡ chỉ xỏc định cho một Khoan_ID duy nhất mà mỗi một Khoan_ID lại cú thể được giành cho nhiều bản ghi khỏc nhau. (15): Thực thể MUC (bảng Mục cú khoỏ chớnh là Muc_ID) cú mối quan hệ một-nhiều với thực thể TIEUMUC (bảng Tiểu Mục cú khoỏ chớnh là TieuMuc_ID) bởi vỡ mỗi một Muc_ID lại chứa rất nhiều TieuMuc_ID và mỗi TieuMuc_ID lại chỉ thuộc về một Muc_ID mà thụi. (16): Thực thể MUC (bảng Mục cú khoỏ chớnh là Muc_ID) cú quan hệ một-nhiều với thực thể SODU (bảng Số dư) bởi vỡ mỗi lần cập nhật số dư thỡ phải chi tiết đến Loại, khoản, mục. Mà mỗi bản ghi số dư được cập nhật chỉ chứa duy nhất một Muc_ID, trong khi một Muc_ID lại cú thể thuộc về nhiều bản ghi số dư được cập nhật khỏc nhau. (17): Thực thể NAMNS (bảng Năm ngõn sỏch cú khoỏ chớnh là NamNS_ID) cú quan hệ một-nhiều với thực thể SODU (bảng Số dư) bởi vỡ một năm cú thể chứa nhiều số dư, mà mỗi một bản ghi số dư lại chỉ thuộc về một năm duy nhất NamNS_ID mà thụi. III- MỘT SỐ LƯU ĐỒ THUẬT TOÁN SỬ DỤNG TRONG CHƯƠNG TRèNH Bắt đầu Sự kiện bấm nỳt Thờm mới Nhập dữ liệu vào cỏc ụ trống Kiểm tra tớnh hợp lệ của dữ liệu Thụng bỏo lỗi nhập dữ liệu Cập nhật vào cỏc bảng tạm của CSDL Kiểm tra dữ liệu hợp lệ với CSDL gốc Cập nhật vào bảng gốc của CSDL Thụng bỏo Kết thỳc Đ S Đ S 1. Thuật toỏn thờm mới dữ liệu: 2. Thuật toỏn xúa dữ liệu: Bắt đầu Chọn dữ liệu cần xúa Sự kiện bấm vào nỳt xoỏ Kiểm tra tớnh hợp lệ của dữ liệu cần xoỏ ? Thụng bỏo khụng cho xoỏ Thụng bỏo chứng thực việc xoỏ dữ liệu Đồng ý xoỏ dữ liệu hay khụng ? Kết thỳc Đ S Đ K 3. Thuật toỏn sửa dữ liệu: Bắt đầu Chọn dữ liệu cần hiệu chỉnh Sự kiện kớch vào nỳt sửa Kiểm tra tớnh hợp lệ của dữ liệu cần sửa Thụng bỏo khụng cho sửa Được phộp sửa vào cỏc bảng tạm của CSDL Kiểm tra dữ liệu sửa cú hợp lệ với CSDL gốc Cập nhật vào bảng gốc của CSDL Thụng bỏo lỗi nhập dữ liệu mới Kết thỳc Đ S Đ S 4. Sơ đồ thuật toỏn bỏo cỏo thụng tin: Bắt đầu Chọn loại bỏo cỏo Đưa vào cỏc điều kiện lọc của bỏo cỏo Kiểm tra tớnh hợp lệ của dữ liệu đưa vào Thụng bỏo nhập sai dữ liệu Tạo truy vấn với cỏc điều kiện đó được thiết lập Mở cỏc truy vấn và hiển thị kết quả Kết thỳc xem/in Đ S IV - GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRèNH QUẢN Lí CHI NGÂN SÁCH (Tại đơn vị sử dụng ngõn sỏch cấp quận, huyện) 1. Giới thiệu chương trỡnh Chương trỡnh quản lý chi tiờu ngõn sỏch phiờn bản 1.0 (được kớ hiệu: QLCNS v1.0) là chương trỡnh hỗ trợ quản lý việc chi ngõn sỏch cho cỏc đơn vị hành chớnh sự nghiệp. Đõy là một hệ thống nhằm tự động húa khõu tớnh toỏn để ra cỏc bỏo cỏo về hoạt động chi tiờu ngõn sỏch của đơn vị để bỏo cỏo cho đơn vị Kho bạc Nhà nước quản lý. Qui trỡnh sử dụng sau khi đó cài đặt thành cụng: Bước 1: Đăng nhập vào chương trỡnh. Bước 2: Tạo và chọn năm làm việc mới. Bước 3: Định nghĩa cỏc loại, khoản, mục, tiểu mục (nếu cần). Bước 4: Bước này chỉ thực hiện khi chương trỡnh được đưa vào sử dụng lần đầu tiờn: Tiến hành nhập số dư cho cỏc loại,khoản và mục (nếu cú). Bước 5: Thực hiện cỏc cụng việc phỏt sinh thường ngày như nhập cỏc thụng bỏo vốn hàng thỏng theo kế hoạch, nhập cỏc chứng từ chi hàng ngày, nhập ngõn sỏch lĩnh về từ kho bạc, lờn bỏo cỏo, … Chỳ ý: Tại một thời điểm, chương trỡnh chỉ làm việc được với một năm tài chớnh mà thụi. Vớ dụ: bạn đang làm việc với năm 2004 mà muốn in một số bỏo cỏo của năm 2003, bạn phải chọn năm làm việc là năm 2003 sau đú mới tiến hành xem / in bỏo cỏo của năm 2003. Sau đú muốn quay trở về làm việc với năm 2004 bạn phải chọn lại năm làm việc là 2004. 2. Yờu cầu đối với chương trỡnh Phần cứng Ổ đĩa cứng Bộ nhớ RAM Màn hỡnh Dung lượng ổ cứng cũn trống tối thiểu là 100 Mb Tối thiểu 64 Mb Chương trỡnh chạy tốt nhất trờn màn hỡnh cú độ phõn giải 800x600 pixels Phần mềm 1. Hệ điều hành : Microsoft Windows 98 (SE, ME), 2000 2. Cài đặt font hệ thống TCVN3 – ABC 3. Bộ gừ tiếng việt ABC hay Vietkey hoặc Unikey 3. Hướng dẫn sử dụng chương trỡnh: 3.1. Đăng nhập chương trỡnh: Chương trỡnh này được bảo mật an toàn, do vậy người sử dụng phải nhập Tờn đăng nhập và mật khẩu mỗi khi bắt đầu sử dụng chương trỡnh. Màn hỡnh đăng nhập hiện ra như sau: Hỡnh 1: màn hỡnh truy cập Màn hỡnh này yờu cầu người sử dụng phải nhập đỳng: Tờn đăng nhập: nhập vào tờn người sử dụng đó đăng kớ. Mật khẩu: nhập vào mật khẩu đó được đăng kớ. Để bảo vệ sự riờng tư của tài khoản người dựng thỡ tất cả cỏc kớ tự nhập trong ụ Mật khẩu đều được mó hoỏ thành kớ hiệu *. Sau khi đó nhập xong hóy ấn Enter (hoặc chọn nỳt Chấp nhận ) để chương trỡnh kiểm tra tớnh đỳng đắn của tài khoản hoặc nếu khụng muốn đăng nhập để sử dụng chương trỡnh nữa hóy lựa chọn nỳt Huỷ bỏ. Nếu tài khoản đăng nhập sai thỡ sẽ cú thụng bỏo nhắc nhở: Hỡnh 2: thụng bỏo tài khoản khụng hợp lệ Ngoài ra, nếu cần sự trợ giỳp hướng dẫn cỏch đăng nhập, người sử dụng cú thể Click vào nỳt trợ giỳp (hoặc ấn F1) sẽ cú hướng dẫn từng bước đăng nhập chương trỡnh: Hỡnh 3: hướng dẫn đăng nhập Sau khi kiểm tra nếu tài khoản đăng nhập đỳng thỡ chương trỡnh sẽ hiện ra màn hỡnh giao diện chớnh của chương trỡnh quản lớ chi ngõn sỏch. 3.2. Quản lý hệ thống 3.2.1. Thụng tin hệ thống: Bao gồm cỏc thụng tin đặc trưng của đơn vị sử dụng chương trỡnh và của kho cơ quan trực tiếp quản lý. Cỏc thụng tin này được sử dụng trong quỏ trỡnh lờn bỏo cỏo, đăng nhập chương trỡnh. Hỡnh 4: màn hỡnh hệ thống của chương trỡnh Tại màn hỡnh này, người sử dụng cú thể tiến hành sửa chữa thụng tin cho phự hợp và chỳ ý: với những thụng tin nào khụng cần xuất hiện thỡ hóy tạo cho nú vài khoảng trắng rồi chọn nỳt Lưu lại. Muốn thoỏt khỏi màn hỡnh quản lý hệ thống để trở về với giao diện của chớnh của chương trỡnh hóy lựa chọn nỳt [Quay lại] hoặc cú thể chọn nỳt ESC trờn bàn phớm 3.2.2. Tạo năm làm việc Khi chương trỡnh làm việc, nú gắn thời điểm làm việc vào một năm nhất định. Do đú, để làm việc với năm nào trước hết bạn phải chọn chức năng này để tạo ra một năm làm việc mới rồi sau đú bạn chọn năm cần làm việc. Chọn menu [Hệ thống] à[Tạo năm làm việc mới] sẽ xuất hiện thụng bỏo hỏi cú muốn tạo năm làm việc mới kế tiếp năm làm việc mới nhất của hệ thống hay khụng: Hỡnh 5: Thụng bỏo cú muốn tạo năm làm việc mới Nếu muốn tạo một năm làm việc mới ngay sau năm mới nhất trong hệ thống hóy lựa chọn nỳt [Yes]. Nếu ngược lại thỡ hóy lựa chọn nỳt [No]. Chỳ ý: Ngay sau khi cài đặt xong thỡ chương trỡnh mặc định làm việc với năm 2003. ( Năm 2003 là năm nhỏ nhất trong hệ thống). 3.2.3 Chọn năm làm việc Trong quỏ trỡnh làm việc, vỡ lý do nào đú cần sửa đổi dữ liệu, xem bỏo cỏo, bổ sung dữ liệu của một năm nào đú trước trước năm hiện thời, hóy lựa chọn năm làm việc đú thụng qua Menu [Hệ thống] à [Chọn năm làm việc] sẽ xuất hiện màn hỡnh sau: Click chuột vào năm bạn cần chọn trong danh sỏch Sau khi chọn năm trong danh sỏch, click chuột vào đõy để chọn năm làm việc Hỡnh 6: lựa chọn năm làm việc. Chọn năm làm việc: hóy lựa chọn một năm trong danh sỏch rồi chọn nỳt [Chọn]. Nếu khụng muốn chọn năm làm việc mới hóy lựa chọn nỳt [Huỷ bỏ] để trở về với màn hỡnh chớnh của chương trỡnh. 3.3. Cập nhật cỏc hoạt động: 3.3.1. Chứng từ chi: Để cập nhật cỏc chứng từ chi hàng ngày, thực hiện vào Menu [Cập nhật]à [Chứng từ chi hàng ngày] hoặc ấn Ctrl + Z sẽ hiện ra màn hỡnh sau: Hỡnh 7: màn hỡnh cập nhật chứng từ chi ã Trong màn hỡnh này, khi nhập dữ liệu cần chỳ ý rằng: - Ngày hạch toỏn phải cựng hoặc sau ngày chứng từ. Nếu nhập sai chương trỡnh sẽ cú thụng bỏo nhắc nhở. - Số chứng từ trong chương trỡnh được kớ hiệu là số nguyờn (1,2,3,…). Nếu nhập số chứng từ là: 001 hoặc 01 hoặc 1 thỡ được chương trỡnh hiểu là 1. - Loại chứng từ sẽ cú 2 giỏ trị: + Nếu là 1: là chứng từ chi thẳng. Tức tiền chi này đó được lĩnh về từ kho bạc rồi. + Nếu là 2: là chứng từ ứng vốn. Ở đõy gọi là ứng vốn vỡ chứng từ chi cho loại, khoản, tiểu mục này chưa được lĩnh từ kho bạc mà lấy tạm từ loại, khoản, mục khỏc để chi trả trước rồi sau đú sẽ bự vào sau. - Trong phần nhập chi tiết cho loại, khoản, mục: + Người sử dụng cú thể nhập bằng tay hoặc cũng cú thể nhập dữ liệu bằng chuột vỡ ở đõy chương trỡnh sử dụng combo-box đổ xuống hoặc cú thể dựng Tab, phớm mũi tờn để di chuyển qua cỏc ụ nhập. + Khi kết thỳc việc nhập số liệu trờn một dũng mà muốn xuống dũng mới hoặc thực hiện Lưu dữ liệu đó nhập vào bạn phải ấn phớm à thỡ thao tỏc nhập phần chi tiết của chứng từ mới cú hiệu lực. - Trong quỏ trỡnh nhập nếu vỡ một lý do nào đú mà muốn tra cứu cỏc loại, khoản, mục, tiểu mục hóy ấn phớm F4 để tra cứu tiểu mục, F3 để tra cứu mục . ã Cỏc thao tỏc xử lý: - Lưu: Sau khi đó hoàn thành việc nhập chi tiết cỏc số liệu của chứng từ, hóy lựa chọn nỳt [Lưu] để ghi lại cỏc thụng tin vừa nhập vào trong cơ sở dữ liệu của chương trỡnh. - Huỷ: khi khụng muốn làm việc với màn hỡnh này nữa cú thể thoỏt ra bằng cỏch lựa chọn nỳt [Huỷ] hoặc phớm ESC trờn bàn phớm. - Sửa, xúa, tỡm kiếm: cỏc chức năng này đều được thực hiện thụng qua nỳt [Tỡm kiếm]. Việc sử dụng nú như thế nào sẽ được trỡnh bày tiếp ở trong phần sau ( mục 4.6). 3.3.2. Thụng bỏo hạn mức kinh phớ: - Để thực hiện cập nhật hạn mức thụng bỏo kinh phớ từ phũng tài chớnh, chỳng ta thực hiện thụng qua Menu [Cập nhật] à [Nhập thụng bỏo kinh phớ] sẽ cú giao diện sau: Hỡnh 8: màn hỡnh nhập liệu thụng bỏo hạn mức vốn - Thờm mới hạn mức kinh phớ: ấn nỳt [Thờm mới] rồi nhập cỏc thụng tin vào, dựng Tab để di chuyển giữa cỏc ụ, sau khi đó nhập xong ấn nỳt [Lưu lại] và cỏc thụng tin vừa nhập vào sẽ được hiện ở trong bảng màu vàng ở phớa dưới. - Nếu thụng bỏo hạn mức kinh phớ khụng yờu cầu chi tiết đến ngày nào đú trong thỏng thỡ bạn cú thể nhập ngày bất kỡ rồi nhập chớnh xỏc thỏng và năm. Vớ dụ: Thụng bỏo kinh phớ thỏng 4 năm 2003 là 1.500.000đ cho Loại 13, khoản 01, mục 100. - Sửa hạn mức kinh phớ: di chuột trong bảng màu vàng rồi chọn dũng cần sửa (hay cú thể ấn nỳt sửa) và khi đú cỏc thụng tin về dũng được chọn đú sẽ được hiện trong cỏc ụ tương ứng à tiến hành sửa chỳng và ấn nỳt [Lưu lại] để ghi đố thụng tin đó sửa. - Xoỏ hạn mức kinh phớ: chọn dũng cần xoỏ trong bảng màu vàng rồi ấn nỳt [Xoỏ]. Một thụng bỏo hiện ra nhắc nhở về bản ghi sẽ xoỏ như sau: Hỡnh 9: Thụng bỏo khẳng định việc xoỏ dữ liệu hạn mức vốn. Nếu đồng ý xoỏ hóy chọn nỳt Yes, nếu khụng muốn thực hiện xoỏ hóy chọn No. 3.3.3. Ngõn sỏch nhập về từ kho bạc: Để thực hiện cập nhật ngõn sỏch lĩnh được về từ kho bạc hóy thực hiện thụng qua Menu [Cập nhật] à [Rỳt kinh phớ từ kho bạc] sẽ xuất hiện hỡnh như sau: Hỡnh 10: màn hỡnh cập nhật ngõn sỏch lĩnh về từ kho bạc Cỏc thao tỏc cho phần này được thực hiện tương tự như phần [Nhập thụng bỏo kinh phớ] ở trờn . Cú điều ở đõy cần phải nhập chớnh xỏc ngày thỏng được lĩnh tiền từ kho bạc. 3.3.4. Cập nhật cỏc số dư: Chức năng này được sử dụng một lần đầu tiờn và duy nhất khi chương trỡnh bắt đầu đưa vào sử dụng. Phần này dựng để cập nhật cỏc số dư ban đầu cho cỏc loại, khoản, mục. Để thực hiện điều này, thụng qua Menu [Cập nhật] à [Cập nhật cỏc số dư] sẽ cú dạng như hỡnh sau: Hỡnh 11: màn hỡnh cập nhật số dư (nếu cú) cho lần sử dụng đầu tiờn - Thờm mới số dư: ấn nỳt [Thờm mới], rồi nhập số liệu vào, sau đú ấn nỳt [Lưu lại] hoặc Alt + L để ghi nhớ cỏc số liệu đó nhập vào - Sửa số dư: chọn dũng cú số dư cần sửa trong bảng màu vàng sau đú tiến hành sửa cỏc số liệu của dũng đú trong cỏc ụ nhập thụng tin. Sau khi đó sửa xong ấn nỳt [Lưu lại] để ghi đố cỏc thụng tin đó sửa đối với số dư đú. - Xoỏ số dư: chọn dũng cần xoỏ trong bảng màu vàng rồi ấn nỳt [Xúa] sẽ xuất hiện một thụng bỏo chứa cỏc thụng tin về