Tình hình hoạt động tại Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà

iao cho xí nghiệp xây dựng, khi hoàn thành, xí nghiệp bàn giao cho công ty và nhận thù lao khoán thầu. Hiện nay xí nghiệp có 150 công nhân trong biên chế thường chia làm 4 đội xây dựng, tuỳ từng thời điểm mà xí nghiệp ký hợp đồng ngắn hạn với công nhân thuê ngoài. Hiện nay xí nghiệp thường xuyên phải thuê ngoài vì đang có rất nhiều hợp đồng xây dựng mà công ty nhận thầu bàn giao về cho xí nghiệp. Xí nghiệp vật liệu và dịch vụ Phương Liệt, kinh doanh các dịch vụ cho thuê công cụ, dụng cụ trong xây dựng, sản xuất vật liệu, làm đại lý nhận ký gửi vật liệu, vật tư xây dựng, trang thiết bị nội thất….xí nghiệp hoạt động ở qui mô nhỏ, số lượng công nhân viên trong biên chế hiện chỉ có 80 người. Xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu, chuyên sản xuất các mặt hàng từ gỗ, mây, tre…, sản xuất tóc giả, mi mắt nhân tạo, và các hàng thủ công mỹ nghệ khác phục vụ xuất khẩu. Xí nghiệp mới đây còn có thêm dịch vụ dạy làm tóc giả, mi mắt nhân tạo, hoạt động này mới bắt đầu nhưng đã tỏ ra khá hiệu quả. Hiện nay xí nghiệp chính thức có 180 công nhân viên, và số lượng không nhỏ thợ học việc. Xí nghiệp dệt may và dịch vụ tổng hợp, chuyên sản xuất các mắt hàng may mặc, đặc biệt hàng len xuất khẩu. Ngoài ra với địa bàn hoạt động tốt, xí nghiệp còn có thêm thu nhập từ việc cho thuê kho, bãi . Xí nghiệp mới đây cũng có thêm hoạt động dịch vụ đa dạng tạo thêm thu nhập đáng kể cho xí nghiệp. Xí nghiệp hiện nay có 200 công nhân viên chính thức , ngoài ra trong các tình huống cấp bách, xí nghiệp còn thuê ngoài sản xuất. Xí nghiệp chế biến lâm sản Triệu Sơn, chế biến lâm sản, khai thác gỗ, khoáng sản, hoá chất phục vụ cho sản xuất nguyên vật liệu xây dựng. Sản xuất các mặt hàng nước giải khát, nước tinh khiết, kinh doanh các vật tư thiết bị nông lâm nghiệp… xí nghiệp hiện nay có 120 công nhân viên chính thức và hơn 100 công nhân hợp đồng dàI và ngắn hạn. Sơ đồ 2: Sơ đồ về tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà XN vật liệu xây dựng và vận tải Phúc Xá XN xây dựng công trình XN dịch vụ và vật liệu Phương Liệt XN sản xuất hàng xuất khẩu XN dệt may và dịch vụ tổng hợp XN vận tải thuỷ Bạch Đằng XN chế biến lâm sản Triệu Sơn Qua sơ đồ trên, các xí nghiệp trực tiếp dưới sự điều hành quản lý của Công ty nhưng sản xuất vẫn độc lập, mỗi xí nghiệp có một qui trình công nghệ sản xuất khác nhau. Sau khi hoàn thành sản xuất, các xí nghiệp có thể tiêu thụ thành phẩm của mình hoặc giao cho Công ty để Công ty thực hiện giao dịch kinh doanh, đặc biệt các hợp đồng xuất khẩu thì thường phải thông qua Công ty. Giữa các xí nghiệp cũng luôn có sự giao dịch nội bộ với nhau, như xí nghiệp xây dựng công trình thì thường mua nguyên vật liệu của các xí nghiệp sản xuất nguyên vật liệu trong Công ty. Hay xí nghiệp sản xuất nguyên vật liệu xây dựng thì nhập các nhân tố đầu vào từ xí nghiệp chuyên khai thác các vật liệu để sản xuất vật liệu xây dựng. Chính hoạt động nội bộ thường xuyên bổ trợ cho nhau giữ các xí nghiệp làm cho tổ chức Công ty càng bền chặt và phát triển hơn. Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán I. Tổ chức bộ máy kế toán: Mô hình tổ chức kế toán: do Công ty có qui mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty không đơn giản, dưới sự quản lý của nó còn có các xí nghiệp hoạt động sản xuất tuơng đối độc lập nhưng vẫn dưới sự giám sát, chỉ đạo của Công ty nên mô hình tổ chức kế toán của công ty là mô hình nửa tập trung nửa phân tán. Với hình thức tổ chức này, bộ máy kế toán của Công ty được kết cấu theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty Trưởng phòng tài vụ ( Kế toán truởng) Phó phòng tài vụ Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tài sản cố đinh Kế toán tiền lương Kế toán công nợ& thanh toán Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Thủ quĩ Kế toán thuế Kế toán trưởng của các xí nghiệp trực thuộc Như vậy, bộ máy kế toán của công ty bao gồm Phòng kế toán chung của Công ty và Phòng kế toán riêng của các xí nghiệp. Phòng kề toán riêng của các xí nghiệp thì tuỳ vào cơ cấu, hình thức tổ chức kinh doanh và qui mô của xí nghiệp đó để tổ chức, sắp xếp nhân sự, nhưng xí nghiệp nào cũng có một mô hình tổ chức cơ bản gồm: Một kế toán trưởng có trách nhiệm báo cáo, trình duyệt sổ sách lên Công ty định kỳ và nếu có yêu cầu kiểm tra đột xuất. Trong xí nghiệp, kế toán trưởng có quyền thay mặt Giám đốc phê duyệt các khoản thu chi, cũng có trách nhiệm giám sát, kiểm tra , thống kê sổ sách, chứng từ kế toán… lên kế hoạch thu chi làm cơ sở hợp lý cho Giám đốc ra quyết định đầu tư, sản xuất. Một kế toán tổng hợp (những xí nghiệp có qui mô nhỏ thì kế toán trưởng sẽ kiêm nhiệm trách nhiệm của kế toán tổng hợp). Kế toán tổng hợp có trách nhiệm tổng kết, thống kê, đối chiếu sổ sách từ các kế toán chuyên môn, khi đã kiểm tra thấy hợp lý sẽ đưa lên Kế toán trưởng. Một thủ quĩ có nhiệm vụ quản lý quĩ tiền mặt, thu chi theo chứng tư hợp pháp, hợp lý. Thủ quĩ chỉ được xuất tiền mặt trong truờng hợp có chữ ký củă Kế toán trưởng, Giám đốc. Một hoặc nhiều Kế toán tiền lương tuỳ theo qui mô của xí nghiệp, thông thường, cứ một Kế toán tiền lương sẽ chịu trách nhiệm tính lương cho 120 công nhân. Kế toán lương có trách nhiệm theo dõi khối lượng công việc mỗi công nhân qua bảng chấm công và các giấy tờ liên quan, qua đó kết hợp đơn giá tiền lương mà nhà nước qui định tính ra lương, thưởng phải trả cho từng công nhân. Một hoặc hai Kế toán hàng tồn kho theo dõi nguyên vật liệu, thành phẩm, công cụ dụng cụ, thiết bị sản xuất hiện có trong kho. Phối hợp với thủ kho, theo dõi chất lượng, số luợng của hàng tồn kho, thường xuyên xuống kho kiểm tra, đôn đốc. Một hoặc hai Kế toán vốn bằng tiền. Trong trường hợp xí nghiệp chỉ thu chi bằng tiền mặt thì chỉ cần một người theo dõi tiền mặt phối hợp vớithủ quĩ. Một kế toán chi phí và tiêu thụ thành phẩm chuyên tập hợp chi phí sản xuất sản phẩm, chi phí hoạt động dịch vụ, từ đó tính giá thành phẩm tiêu thụ. Một số xí nghiệp khi thành phẩm hoàn thành thì tiêu thụ thẳng luôn, một số thì chuyển qua công ty, khi đó vẫn coi như tiêu thụ bình thương và Công ty là khách hàng nhưng phảI thu, phải trả sẽ theo dõi dưới hình thức nội bộ. Ngoài ra tuỳ theo chuyên môn, ngành nghề sản xuất, dịch vụ cung cấp cụ thể, các xí nghiệp sẽ có thêm hoạc cắt giảm bớt nhưng nhìn chung, đây là mô hình chung mà hầu hết xí nghiệp thực hiện. Hàng tháng, hàng quí, hàng năm, Kế toán trưởng của xí nghiệp sẽ báo cáo lên kế toán Công ty, kế toán Công ty sẽ xử lý để tính ra kết quả hoạt động chung của Công ty. Phòng kế toán của Công ty bao gồm một Trưởng phòng, một Phó phòng, một kế toán tổng hợp, 8 nhân viên kế toán chuyên môn. Nhiêm vụ chức năng của từng ngưòi như sau: Kế toán vốn bằng tiền có trách nhiệm phản ánh tình hình thu chi tiền mặt, đối chiếu với tồn quĩ thực tế, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong quản lý và sử dụng quĩ tiền mặt. Theo dõi, phản ánh tình hình tiền gửi và tiền đang chuyển, tìm ra nguyên nhân gây ách tắc tiền đang chuyển…. Nói chung, chức năng nhiệm vụ giống với kế toán vốn bằng tiền ở xí nghiệp nhưng vì công ty lớn nên có sự khác biệt và phức tạp hơn. Kế toán tài sản cố định theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định trong toàn công ty, tính toán, phân bổ đúng theo qui định của nhà nước về các loại tài sản cố định, tham gia kiểm định, kiểm kê tài sản cố định, lên dự án, kế hoạch sửa chữa, xây dựng, mua mới, cho thuê, đi thuê tài sản cố định của toàn công ty. Hướng dẫn cụ thể cho kế toán các xí nghiệp theo dõi, trích lập khấu hao đúng, hợp lý. Xử lý kịp thời các tình huống thừa thiếu, hỏng hóc tài sản cố định. Kế toán tiền lương, tính lương, dự trù quĩ tiền lương, thuởng, cho nhân viên trong công ty công bằng hợp lý. Kế toán công nợ và thanh toán, thực chất là 2 nghiệp vụ theo dõi phải thu, phải trả khách hàng, người cung cấp bao gồm cả thanh toán nội bộ với các xí nghiệp, điều tra về khả năng thanh toán của khách hàng, trích lập dự phòng….. Kế toán tiêu thụ và thành phẩm theo dõi nhập, xuất thành phẩm từ các xí nghiệp, hàng hoá mua về. Tính, tập hợp các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí khác để tính giá thành phẩm nhập xuất bán. xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ… Thủ quĩ chức năng cũng giống như thủ quĩ của xí nghiệp. Kế toán thuế, theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ và quyền lợi đối với Nhà nước. ở các xí nghiệp không có kế toán thuế và việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước là hoàn toàn thông qua Công ty. Thuế được nộp hàng tháng. Kế toán tông hợp là người đối chiếu từ chứng từ tới sổ chi tiết do các kế toán chuyên môn thực hiện và Kế toán trưởng của các xí nghiệp trình duyệt. Thống kê và sắp xếp theo hệ thống các chứng từ sổ sách đó rồi đệ trình lên phó phòng. Phó phòng tài vụ, người trợ giúp Trưởng phòng, một lần nữa theo dõi, đối chiếu, kiểm tra xem xét những tài liệu do kế toán tổng hợp đưa lên. từ đó xác định kết quả kinh doanh của Công ty, tìm ra nguyên nhân lãi, lỗ tăng giảm, đề ra các phương hướng giải quyết. Trưởng phòng, nhiệm vụ chính của Trưởng phòng kế toán là tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của Công ty, thay mặt Nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ, qui định của Nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính. Trưởng phòng là người lập báo cáo kết quả kinh doanh để trình lên Ban giám đốc. Xem xét, tìm hiểu nguyên nhân Công ty thành công hay thất bại, từ đó đưa ra phương hương giải quyết, đặc biệt là các biện pháp cắt giảm chi phí. Kế toán trưởng có quyền phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện các chủ trương về chuyên môn, ký duyệt các tài liệu kế toán, có quyền từ chối không ký duyệt vấn đè liên quan đến tài chính không phù hợp với chế độ qui định, có quyền yêu cầu các bộ phận khác cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn kế toán nhưng có liên quan đến bộ phận đó. II. Tổ chức công tác kế toán: 1. Khái quát chung: Công ty vật liệu xây dựng và xuất nhập khẩu Hồng Hà là doanh nghiệp nhà nước phải áp dụng chế độ kế toán hiện hành. Hiện nay công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp, Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ tài chính về chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp và Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ tài chính ban hành và công bố 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam (giai đoạn 1). Vì là một Công ty có qui mô lớn và có nhiều xí nghiệp trực thuộc nên Công ty áp dụng hình thức hạch toán nhật ký chứng từ là một hình thức tổ chức chặt chẽ và áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho. 2. Nội dung công tác kế toán: Cũng như các doanh nghiệp độc lập khác, tổ chức kế toán của Công ty cũng bao gồm 4 nội dung cơ bản: *Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán *Tổ chức chứng từ kế toán *Tổ chức sổ sách kế toán *Tổ chức báo cáo kế toán a. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Bắt đầu từ năm 2003, Công ty sử dụng hệ thống tài khoản mới sửa đổi theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty gồm : tài khoản loại 1 đến loại 9- tài khoản trong Bảng cân đối kế toán, tài khoản loại 0- tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán. Tuy nhiên, vì đặc trưng kinh doanh của mình, công ty còn bổ sung thêm những tài khoản cấp III, IV phù hợp và lược bỏ những tài khoản không sử dụng tới, làm cho hệ thống tài khoản của công ty sử dụng gọn nhẹ, dễ theo dõi. Riêng tài khoản loại 0 Công ty không thay đổi. Hiện nay công ty đã có một hệ thống tài khoản tương đối hoàn chỉnh. b. Tổ chức chứng từ kế toán: Vì Công ty tổ chức hạch toán theo hình thức báo sổ từ các xí nghiệp lên, nên tuy qui mô công ty là lớn nhưng hệ thống chứng từ của công ty là không phức tạp. Hệ thống chứng từ của Công ty bao gồm các chứng từ kế toán theo mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ-CĐKT và những chứng từ do Công ty tự bổ sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty dựa theo Quyết định 1141 TC/QĐ-CDKT của Bộ tài chính. Về tổ chức chứng từ, Công ty tổ chức như một Công ty độc lập với hoạt động thương mại và ngoại thương. Qui trình luân chuyển chứng từ kế toán của Công ty cũng tuân theo qui trình chung, được thực hiện từ việc lập chứng từ đến bảo quản lưu trữ chứng từ. Cụ thê, qui trình đó được tiến hành như sau: Qui trình luân chuyển chứng từ Tổ chức chứng từ phù hợp từng nghiệp vụ phát sinh đ Tổ chức lập chứng từ theo nguyên tắc đầy đủ, chính xác, rõ ràng đ Tổ chức kiểm tra chứng từ trước khi vào sổ đ Tổ chức sử dụng chứng từ vào các sổ liên quan đ Phân loại theo phần hành kế toán và theo thời gian đưa vào hồ sơ lưu trữ, bảo quản. c. Tổ chức sổ sách kế toán: Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ với hệ thống sổ kế toán gồm: + Hệ thống sổ nhật ký chứng bao gồm các nhật ký chứng từ phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của tài khoản, một số nhật ký chứng từ có thêm cả cột theo dõi Nợ, số dư đầu, cuối kỳ để theo dõi chặt chẽ. + Hệ thống sổ phụ nhật ký chứng từ là các bảng kê và các bảng phân bổ. Các bảng kê và bảng phân bổ này tuỳ từng phần hành mà có, có phần hành chỉ có bảng kê, có phần hành chỉ có bảng phân bổ, có phần hành có cả bảng kê và bảng phân bổ. Các sổ bảng này được ghi chép hỗ trợ cho việc vào sổ nhạt ký chứng từ và theo dõi chặt chẽ hơn những nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Số liệu của các bảng kê không được sử dụng để vào sổ cái. + Hệ thống các sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết theo dõi chi tiết các tài khoản cấp II,III… làm căn cứ cho kế toán vào nhật ký chứng từ. + Hệ thống các sổ cái theo dõi tổng hợp theo từng tài khoản riêng. Sổ cái chỉ được ghi một lần vào ngày cuối khoán sổ kế toán. Chu trình kế toán trên sổ kế toán được Công ty thực hiện chỉ tương đối nghiêm túc từ việc mở sổ, ghi sổ, sửa chữa việc ghi chép sai trên sổ đến khoá sổ kế toán. Tuy nhiên, trong việc sửa chữa sai trên sổ kế toán được kế toán Công ty và kế toán các xí nghiệp thực hiện trong một vài trường hợp còn sai qui tắc, kế toán không tuân thủ nguyên tắc mà dùng bút phủ để sửa. Trong việc khoá sổ kế toán, kế toán còn thực hiện chưa hoàn toàn đầy đủ các thủ tục cần thiết, đặc biệt các vấn đề liên quan đến lập dự phòng và phân bổ chi phí. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ được kháI quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 04: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Bảng kê Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tàI chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Theo sơ đồ trên, hàng ngày, từ các chứng từ hợp lệ phát sinh hàng ngày, kế toán chi tiết vào các nhật ký chứng từ hoặc các bảng kê hoặc cả hai. Các chứng từ cần theo dõi chi tiết mà chưa thể ghi vào nhật ký chứng từ hay bảng kê thì vào sổ chi tiết. Riêng các chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quĩ sau đó ghi vào nhật ký chứng từ và bảng kê có liên quan. Cuối tháng, từ bảng kê, sổ chi tiết ké toán vào nhật ký chứng từ. Từ nhật ký chứng từ vào sổ cái liên quan, từ các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. Cuối tháng, các xí nghiệp gửi hệ thống giấy tờ sổ sách của xí nghiệp lên Công ty. Kế toán Công ty tiến hành phân loại giấy tờ đó và vào sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết của Công ty. Trước khi tiến hành khoá sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính , kế toán còn đối chiếu giữa các bảng tổng hợp chi tiết (nếu có), bảng cân đối số phát sinh và sổ cái. d. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Đây là bước cuối trong công tác kế toán. Sau khi hoàn thành các Báo cáo kế toán thì coi như công tác kế toán trong một niên độ đã hoàn thành. Hiện nay, Công ty có hệ thống các Báo cáo kế toán gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Bảng lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo kế toán nội bộ Việc lập các Báo cáo tài chính của Công ty tuân theo đúng qui định về các mẫu, nội dung, phương pháp tính toán, trình bày hệ thống báo cáo tài chính. Riêng về thời gian lập Báo cáo tài chính Công ty đã khoá sổ kế toán và lập Báo cáo sớm hơn qui định 5- 10 ngày, những nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào những ngày này Công ty coi là nghiệp vụ phát sinh vào niên độ kế toán sau và phản ánh vào sổ sách của năm sau. Các Báo cáo gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính được lập vào cuối niên độ ké toán tại Công ty. Báo cáo nội bộ thì được lập theo tháng, quí và năm. Hàng tháng có báo cáo quĩ, báo cáo chấm công gửi từ xí nghiệp lên Công ty. Hàng quí có báo cáo tiền mặt, tiền gửi, báo cáo công nợ cũng từ xí nghiệp gửi lên Công ty. Hàng năm có báo cáo kết quả kinh doanh từ Công ty gửi xuống xí nghiệp. III. Các phần hành kế toán: Cũng như các Công ty kinh doanh khác, Công ty có các phần hành kế toán cơ bản bao gồm: #Hạch toán vốn bằng tiền #Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ #Hạch toán chi phí và giá thành sản phẩm, dịch vụ #Hạch hàng tồn kho #Hạch toán tài sản cố định #Hạch toán tiền lương #Hạch toán quá trình mua hàng và thanh toán với người bán #Hạch toán quá trình tiêu thụ và thanh toán với người mua 1. Hạch toán tài sản cố định: Hạch toán tài sản cố định là việc phản ánh tình hình biến động về số lượng, chất lượng và giá trị của tài sản cố định, giám đốc chặt chẽ tình hình sử dụng, thanh lý, sửa chữa tài sản cố định. Đây là phần hành kế toán phức tạp của Công ty, vì Công ty lớn và phân tán, có khối lượng tài sản lớn, loại hình đa dạng. Trong đó đất đai của Công ty được sử dụng vào hoạt động kinh doanh không nhỏ. Tổ chức hạch toán chứng từ về TSCĐ: Quá trình tổ chức hạch toán tài sản cố định của Công ty cũng theo trình tự chung với hệ thống đầy đủ chứng từ kế toán liên quan bao gồm: Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản này xác nhận việc giao nhận tài sản cố định sau khi hoàn thành việc xây dựng, mua sắm, được cấp phát, được tặng biếu, viện trợ, nhận vốn góp liên doanh, thuê ngoài… đưa vào sử dụng trong công ty hoặc của Công ty giao cho các đơn vị khác theo lệch cấp trên, theo hợp đồng liên doanh, cho thuê…. Biên bản do hai bên giao nhận lập, mỗi bên gửi một bản và chuyển cho phòng kế toán ghi sổ. Biên bản này thường đi kèm với bảng kê phụ tùng kèm theo. Thẻ tài sản cố định theo dõi chi tiết từng tài sản cố định của đơn vị, tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn do kế toán tài sản cố định của Công ty lập. Thẻ được lập dựa trên biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản đánh giá lại tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, bảng tính khấu hao tài sản cố định. Biên bản thanh lý tài sản cố định xác nhận việc thanh lý tài sản cố định làm căn cứ cho việc ghi giảm tài sản cố định do ban thanh lý TSCĐ lập. Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi công việc sửa chữa hoàn thành do hai bên nhận thầu và Công ty lập. Biên bản đánh giá lại TSCĐ do hội đồng đánh giá lại lập hai bản, một bản lưu tại Phòng kế toán, một bản lưu cùng hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ. Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ: Từ các chứng từ trên, kế toán TSCĐ tiến hành tổ chức hạch toán chi tiết. Vì Công ty có các xí nghiệp trực thuộc nên quản lý cả tình hình TSCĐ của từng xí nghiệp, do đó Công ty có sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng. Sổ này do xí nghiệp lập từ các chứng từ gốc phát sinh trong xí nghiệp và nộp lên Công ty theo định kỳ phản ánh tình hình TSCĐ trong nội bộ xí nghiệp. Công ty có sổ TSCĐ theo dõi tình hình tăng giảm của TSCĐ toàn Công ty. Sổ này được lập theo từng loại TSCĐ. Khi vào sổ cần đối chiếu chứng từ gốc và nghiệp vụ kế toán phát sinh. Bảng tính và phân bổ khấu hao cũng được theo dõi theo từng xí nghiệp do xí nghiệp nộp lên và trong toàn Công ty. Thời gian sử dụng hoặc tỷ lệ khấu hao của từng TSCĐ theo qui định, các xí nghiệp và Công ty không có quyền tự ý thay đổi. Kế toán theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ, khấu hao TSCĐ trên sổ ( thẻ) chi tiết TSCĐ và sổ ( thẻ) chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng. Trường hợp Công ty cho thuê TSCĐ thì chỉ theo dõi khấu hao TSCĐ trên sổ chi tiết. Trường hợp Công ty đi thuê TSCĐ thì không theo dõi trên sổ chi tiết TSCĐ. Cuối kỳ, tiến hành cộng sổ chi tiết TSCĐ, lập Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ cho các loại TSCĐ làm cơ sở đối chiếu với Sổ cái các TK211, TK213, TK214 VD: Xí nghiệp Xây dựng công trình mua 02 bộ máy vi tính hiệu Samsung đưa vào sử dụng trong văn phòng. Từ biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán TSCĐ của xí nghiệp vào thẻ TSCĐ của xí nghiệp, cuối thánh gửi lên Công ty, kế toán TSCĐ của Công ty vào sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng theo dõi cho xí nghiệp xây dựng công trình. Sau đó tiếp tục theo dõi trên Sổ TSCĐ. Thẻ TSCĐ theo đơn vị sử dụng Năm 2001 Tên đơn vị sử dụng: Xí nghiệp xây dựng công trình Ghi tăng TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tên TS Đơn vị Số Đơn giá Số tiền Chứng từ Lý Số Số SH NT Lợng SH NT do Lợng tiền BB03 #### Máy vi tính Samsung chiếc 02 6.700 13.400 Người ghi sổ Ngày.. tháng..năm Kế toán trưởng Hạch toán tổng hợp TSCĐ: Tài khoản sử dụng: * TK211_ Tài sản cố định hữu hình. Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của toàn bộ tài sản cố định hữu hình của Công ty theo nguyên giá. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp II: - TK2112: Nhà cửa, vật kiến trúc TK2113: Máy móc, thiết bị TK2114: Phương tiện vận tải, truyền dẫn TK2115: Thiết bị, dụng cụ quản lý TK2118: TSCĐ hữu hình khác * TK213_ TSCĐ vô hình. Tài khoản này theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của toàn bộ TSCĐ vô hình của Công ty theo nguyên giá. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp II: TK2131 Quyền sử dụng đất TK2132: Quyền phát hành TK2133: Bản quyền, bằng sáng chế TK2134: Nhãn hiệu hàng hoá TK2136: Giấy phép và giấy phép nhượng quyền TK2138: TSCĐ vô hình khác * TK214_ Hao mòn TSCĐ. TàiI khoản này phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ trong qúa trình sử dụng theo qui định. Tài khoản này được chi tiết thành: Tk2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình TK2143: Hao mòn TSCĐ vô hình * TK241_ Xây dựng cơ bản dở dang. Tài khoản này phản ánh giá trị xây dựng cơ bản dở dang, chi tiết: TK2411: Mua sắm TSCĐ TK2412: Xây dựng cơ bản TK2413: Sửa chữa lớn TSCĐ * TK242_ Chi phí trả trước dài hạn phản ánh các khoản chi phí trả trước dài hạn theo qui định. Nhật ký chứng từ sử dụng: NKCT số 01 ( ghi có TK111) NKCT số 02 (ghi có TK112) NKCT số 03 (ghi có TK113) NKCT số 04 (ghi có các TK311, 341, 342) NKCT số 05 (ghi có TK331) NKCT số 07 tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, luân chuyển nội bộ không tính vào chi phi. NKCT số 08 (ghi có TK131) NKCT số 09 ( ghi có TK211, 212, 213 NKCT số 10 (ghi có các TK222,228, 229 và các tài khoản nguồn vốn…) Bảng kê: BK số 01 (ghi nợ TK111) BK số 02 ( ghi nợ TK112) BK số 11 (TK131) Quá trình hạch toán tổng hợp thực chất là ghi Sổ cái các tài khoản 211, 213, 214… Kế toán tổng hợp từ các sổ chi tiết, bảng tính và phân bổ khấu hao vào nhật ký chứng từ, bảng kê có liên quan. Sau đó từ bảng kê, nhật ký chứng từ đó và bảng kê nhật ký chứng từ do các xí nghiệp đưa lên, kế toán ghi sổ cái các tài khoản liên quan, đối chiếu giữa sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết. Khi các số liệu đã khớp, kế toán tổng hợp chuyển toàn bộ cho Phó phòng xem xét. Cuối cùng khi các số liệu đã hoàn toàn khớp, Kế toán trưởng tiến hành lập Báo cáo tài chính, cùng các phần hành kế toán khác đã hoàn thành. Quá trình hạch toán tổng hợp được khái quát theo sơ đồ sau Sơ đồ 05: Sơ đồ quá trình hạch toán tổng hợp TSCĐ Chứng từ tăng, giảm và khấu hao TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Bảng kê số 01, 02, 05, 06, 11 Nhật ký chứng từ 01, 02, 03, 04, 05, 07, 08,10. Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Sổ cái các tài khoản 211, 213, 214. Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Từ các chứng từ giảm TSCĐ như các Biên bản bàn giao, nhượng bán, thanh lý TSCĐ và các chứng từ liên quan đến giảm TSCĐ của công ty, kế toán TSCĐ tiến hành ghi vào NKCT số 9. Cuối tháng khoá sổ NKCT số 9, tính tổng phát sinh bên Có TK 211, 213 đối ứng với Nợ của các tài khoản liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 9 để ghi sổ Cái TK 211, 213. Đồng thời căn cứ vào các chứng từ khấu hao TSCĐ, kế toán tiến hành phản ánh vào các bảng kê số 5, 6 nhằm tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ trong kỳ. Số liệu tổng hợp ở 2 bảng kê trên sau khi khoá sổ cuối tháng được ghi vào NKCT số 7. Trong trường hợp tăng TSCĐ, kế toán căn cứ vào các chứng từ tăng TSCĐ tiến hành ghi vào các NKCT số 1, 2, 3, 4, 5, 10( các NKCT tập hợp tổng phát sinh Nợ TK 211,213) TSCĐ cho thuê không ghi giảm TSCĐ, không theo dõi trên TK211, 213, chỉ theo dõi khấu hao TSCĐ trên TK214 cùng các TK chi phí khác có liên quan như TK627 hay TK642. Phần lãi do cho thuê TSCĐ được Công ty phản ánh vào TK511 ( doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ) không thông qua TK3387 (doanh thu chưa thực hiện) TSCĐ đi thuê hoạt động cũng không được ghi tăng TSCĐ, chỉ theo dõi qua TK001, tiền thuê TSCĐ thường được trả trước cho nhiều năm theo dõi qua TK242 Cuố