Tình hình hoạt động tại Xí nghiệp xây lắp 24

kinh doanh là: - Nhận thầu xây dựng các công trình - Bán và cho thuê nhà ở, văn phòng làm việc - Sản xuất và bán các loại thiết bị và công cụ dụng cụ. * Thị trường kinh doanh Bằng khả năng cũng như sự nhạy bén trong kinh doanh của mình. Xí nghiệp đã không ngừng mở rộng thị trường kinh doanh của mình ra hầu hết các tỉnh phía Bắc đặc biệt là ở các tỉnh Quảng Ninh, Hà Nội, Hải Dương, Phú Thọ… Trong tương lai xí nghiệp có xu hướng mở rộng thị trường ra các tỉnh miền Trung và miền Nam, đây được coi là một bước tiến mạnh dạn của xí nghiệp đòi hỏi cần phải chuẩn bị một cách thận trọng về nhiều mặt như trình độ chuyên môn, con người, kỹ thuật và tài chính. c) Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Với chức năng hoạt động của ngành XDCB cho nên mọi quy trình kinh doanh chủ yếu của xí nghiệp đều gắn liền với từng công trình, quá trình sản xuất đều được diễn ra ở nhiều địa điểm khác nhau và được chuyển đến tận nơi đặt sản phẩm. Mặt khác sản phẩm xây lắp mang tính đơn chiếc, gắn liền với địa điểm xây dựng và cũng là nơi tiêu thụ sản phẩm. Mỗi sản phẩm xây lắp làm ra đều phải tuân thủ theo thiết kế kỹ thuật, yêu cầu chất lượng vàgiá cả riêng biệt… Các sản phẩm xây lắp không chỉ là các công trình mà còn là các hạng mục công trình khác nhau tuỳ vào khả năng trúng thầu của doanh nghiệp. Mặc dù vậy, các bước tiến hành xây dựng đều phải tuân thủ các qui trình, yêu cầu kỹ thuật nhất định. d) Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp Trong những năm vừa qua, lĩnh vực XDCB đã có những bước phát triển rất lớn mạnh và dần khẳng định được vị thế của mình trong nền kinh tế. Đã có rất nhiều doanh nghiệp tham gia lĩnh vực này và bước đầu đã đạt được những kết quả nhất định. Tuy nhiên chính điều này đã tác động tạo ra tính cạnh tranh cao trong nội bộ ngành, đòi hỏi các doanh nghiệp phải chủ động trong tìm kiếm thị trường, chủ động tạo vị thế cũng như uy tín của mình. Xí nghiệp xây lắp 24 cũng không nằm ngoài xu thế phát triển đó, do là một đơn vị tự hạch toán độc lập nên ngoài các chỉ tiêu cấp trên giao thì xí nghiệp còn phải chủ động tìm kiếm các hợp đồng xây dựng thông qua cơ chế tham gia đấu thầu các công trình, tự tìm kiếm nguồn vốn nhằm sản xuất kinh doanh có lãi. Khó khăn không phải là ít, đặc biệt là đối với một ngành đặc thù như ngành XDCB, thì yếu tố quan trọng luôn được đặt lên hàng đầu là chất lượng các công trình và đây cũng là mục tiêu chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Với định hướng sản xuất kinh doanh đúng hướng, tập thể đội ngũ cán bộ công nhân có trình độ, tinh thần trách nhiệm cao xí nghiệp đã dần tạo dựng được uy tín của mình thông qua các công trình đạt chất lượng cao mà xí nghiệp nhận thầu. Kết quả đã được thể hiện rõ nét qua bảng tổng hợp kết quả kinh doanh qua 3 năm ở sơ đồ 1. * Sơ đồ 2: Quy trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của XN24 Dự thầu và lập dự toán công trình Ký hợp đồng xây dựng công trình Tiến hành hoạt động xây lắp Giao nhận hạng mục công trình hoàn thành Duyệt quyết toán công trình hoàn thành Thanh lý hợp đồng giao nhận công trình Trang bị vật liệu và máy móc thiết bị thi công III. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý xí nghiệp xây lắp 24 Xí nghiệp xây lắp 24 làm việc theo chế độ một thủ trưởng trên cơ sở quyền làm chủ của người lao động. Cơ cấu tổ chức bộ máy của xí nghiệp được thực hiện theo sơ đồ 3. Nhìn chung bộ máy quản lý của xí nghiệp được bố trí theo kiểu trực tuyến chức năng, đứng đầu là giám đốc xí nghiệp. Giám đốc xí nghiệp là người có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của xí nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp, chỉ đạo hoạt động của các phòng ban, đỗi nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Giám đốc xí nghiệp là người trực tiếp ký hợp đồng kinh tế theo luật định, có định hướng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, trực tiếp điều hành hoạt động, sự vận hành của nguồn vốn kinh doanh có hiệu quả. Giúp cho giám đốc có phó giám đốc và kế toán trưởng. 1. Chức năng của các phòng ban trong bộ máy quản lý xí nghiệp * Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật: Phòng đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch đồng thời phụ trách về mặt kỹ thuật thi công và tham mưu phương án sản xuất kinh doanh. * Phòng Kế toán tài chính: Phòng đảm nhận vai trò tổng hợp, ghi chép kịp thời mọi hoạt động sản xuất kinh doanh phát sinh trong đơn vị, phân tích và đánh giá tình hình tài chính thực tế của xí nghiệp nhằm cung cấp các thông tin cho giám đốc kịp thời và sát thực tế. Phòng có trách nhiệm áp dụng chế độ kế toán hiện hành về tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán và các báo cáo tài chính ở đơn vị. * Phòng tổng hợp: Phòng có trách nhiệm trong việc tham mưu cho giám đốc hầu hết các lĩnh vực, chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của xí nghiệp như: Tổ chức sản xuất, quản lý cán bộ công nhân viên, bồi dưỡng đào tạo cán bộ công nhân viên, tiền lương, văn phòng, thi đua khen thưởng, thực hiện chế độ bảo hiểm đối với người lao động… Trong những năm vừa qua, lực lượng lao động nòng cốt của xí nghiệp là 60 người, lực lượng lao động thời vụ là 395 người, xí nghiệp trực tiếp quản lý 9 đội sản xuất, chịu trách nhiệm quản lý đội là các đội trưởng. Qua cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp cho thấy xí nghiệp đã lựa chọn cho mình một hình thức quản lý tương đối phù hợp với tình hình thực tế của mình. Từ vị trí giám đốc đến các phòng ban, đến tận các đội, tạo thành thể thống nhất chặt chẽ được coi như một ưu diểm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý của xí nghiệp. Sơ đồ 03 Sơ đồ bộ máy quản lý của Xí nghiệp xây lắp 24 Giám đốc P. Tổng hợp Phó giám đốc Kế toán trưởng Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật Phòng Tài chính - Kế toán Đội sản xuất số 1 Đội sản xuất số 2 Đội sản xuất số 3 Đội sản xuất số 4 Đội sản xuất số 5 Đội sản xuất số 6 Đội sản xuất số 7 Đội sản xuất số 8 Đội sản xuất số 9 Ghi chú: Quan hệ trực tiếp chỉ đạo IV. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của xí nghiệp 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Hình thức tổ chức bộ máy kế toán mà Xí nghiệp xây lắp 24 áp dụng là hình thức tổ chức kế toán tập trung. Hình thức này phù hợp với quy mô sản xuất vừa và nhỏ của xí nghiệp. Tại xí nghiệp chỉ tổ chức một phòng kế toán chung có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công việc tài chính, thống kê, kế toán của doanh nghiệp. Còn tại các đội sản xuất có các nhân viên kế toán đội chịu trách nhiệm tổ chức thu nhận, kiểm tra các chứng từ ban đầu, định kỳ hàng tháng chuyển về phòng kế toán của xí nghiệp. Phòng kế toán của xí nghiệp gồm có 4 nhân viên kế toán và một thủ quỹ. Mỗi vị trí đều đảm nhận những vai trò nhất định và được cơ cấu theo sơ đồ 4: - Kế toán trưởng: Là người phụ trách phòng, có trách nhiệm trước pháp luật, giám đốc và phòng kế toán - tài chính cấp trên về việc tổ chức công tác kế toán. Kế toán trưởng có nhiệm vụ giám đốc tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế, lập kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp. - Kế toán ngân hàng: nhiệm vụ của kế toán ngân hàng là giao dịch với ngân hàng về các khoản tiền gửi, các khoản tiền vay và các khoản thanh toán qua ngân hàng, theo dõi số dư tiền gửi, tiền vay của xí nghiệp với ngân hàng/ Đồng thời, kế toán ngân hàng còn kiêm vai trò của kế toán công nợ. Tiến hành theo dõi, kiểm tra và thu tiền từ các đội thi công, công trình, các khoản thu của bên A thanh toán công trình. - Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ thanh toán tiền lương, bảo hiểm, thanh toán các khoản chi phí của bộ máy quản lý và thanh toán khác. Có trách nhiệm theo dõi tình hình biến động của các khoản thu chi tiền mặt của xí nghiệp. Bên cạnh đó, kế toán thanh toán còn kiêm vai trò của kế toán TSCĐ. Có trách nhiệm theo dõi tình hình biến động tăng - giảm của TSCĐ, theo dõi việc trích lập khấu hao của từng TSCĐ theo đúng qui định. - Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tính giá thành, kiểm kê, theo dõi vật tư, đối chiếu, kiểm tra vật tư thực tế thừa, thiếu giữa thực tế với quyết toán của từng công trình. Tập hợp chi phí và phân bổ để tính giá thành từng công trình, hạng mục công trình,… ghi chép, cập nhật chứng từ hàng ngày. - Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý két tiền của xí nghiệp, thực hiện công việc thu - chi, lên cân đối và rút tiền mặt trong ngày. Đồng thời thủ quỹ của xí nghiệp còn kiêm vai trò tập hợp giá thành. - Nhân viên kế toán đội: có nhiệm vụ thu thập các chứng từ, hoá đơn có liên quan đến các hoạt động kinh tế phát sinh dưới các đội sản xuất. 2. Công tác kế toán trong xí nghiệp Dựa trên đặc thù sản xuất kinh doanh của một ngành xây lắp là các công trình, hạng mục công trình thường được diễn ra trên phạm vi rộng, thời gian sản xuất kéo dài, quy mô sản xuất lớn,… đồng thời dựa trên nhu cầu, mục đích quản lý của mình, xí nghiệp đã lựa chọn hình thức kế toán nhật ký chung trên cơ sở quyết định 114TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Với hình thức này mọi nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung. Niên độ kế toán của xí nghiệp quy định từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. Căn cứ pháp lý của công tác kế toán trong xí nghiệp là các văn bản, quyết định chung của Bộ Tài chính, mà cụ thể là hệ thống kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp ban hành theo quyết định số 1864 ngày 16/12/1998 và các văn bản quy định hạch toán chung của xí nghiệp. Có thể nói trong công tác kế toán trong doanh nghiệp thường bao gồm rất nhiều nội dung từ bước thu nhập chứng từ, định khoản, ghi sổ, tổng hợp số liệu trên các báo cáo… đồng thời còn đòi hỏi độ chính xác cao do đó sẽ cần rất nhiều thời gian công sức. Ngày nay, nhờ sự phát triển của khoa học kỹ thuật đã cho ra đời những phần mềm chuyên dụng phục vụ riêng cho công tác kế toán trong doanh nghiệp vừa giảm bớt công việc thủ công vừa đảm bảo độ chính xác cao. Xí nghiệp xây lắp 24 đã nhạy bén nắm bắt được ưu việt đó và đã bắt đầu áp dụng kế toán máy vào công tác hạch toán kế toán của mình từ năm 1999. Phần mềm được thiết kế riêng phù hợp với đặc thù của xí nghiệp và đã trợ giúp đắc lực cho công tác kế toán của xí nghiệp. Mọi công tác ghi chép, tính toán, xử lý thông tin tài chính của xí nghiệp đều được thực hiện trên máy vi tính và được tiến hành theo chu trình dưới đây. Tuy nhiên đối với phần hành kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của xí nghiệp lại được thực hiện kết hợp với kế toán thủ công và kế toán máy. Nghiệp vụ phát sinh Nghiệp vụ xử lý Nhập chứng từ - Ghi sổ NKC - Sổ Cái, sổ chi tiết - Bảng cân đối số phát sinh - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kế toán Khoá sổ kỳ sau Sơ đồ 4 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Nhân viên kế toán đội sản xuất  3. Đặc điểm hệ thống chứng từ * Chứng từ kế toán là phương tiện vật chất dùng để chứng minh tính hợp pháp của nhiệm vụ kinh tế phát sinh. - Các yếu tố của 1 bản chứng từ gồm 2 nhóm + Các yếu tố bắt buộc (6 yếu tố). - Phải có tên chứng từ - Ngày tháng số thứ tự của chứng từ - Tên địa chỉ của những người có liên quan đến nhiệm vụ kinh tế - Nội dung kinh tế của nhiệm vụ - Quy mô của nhiệm vụ kinh tế - Chữ kỹ của những Tài khoản có liên quan + Các yếu tố bổ xung - Quan hệ với các loại sổ kế toán của (Tài khoản kế toán) - Các yếu tố bổ xung khác (phương thức thanh toán, phương thức giao hàng). * Phân loại chứng từ - Phân loại chứng từ theo công dụng + Chứng từ mệnh lệnh: là loại chứng từ mang quyết định của chủ thể quản lý nhưng chưa phản ánh được kết quả sự kiện đ chứng từ mệnh lệnh chưa phải là căn cứ để ghi sổ kế toán. + Chứng từ chấp hành hoặc (chứng từ thực hiện) Loại chứng từ này đã phản ánh kết quả của sự kiện đ là căn cứ để ghi sổ kế toán. + Chứng từ thủ tục kế toán: thường là các chứng từ tổng hợp các nhiệm vụ kinh tế phát sinh cùng loại. + Chứng từ liên hợp: là chứng từ kết hợp tính chất của 2 hoặc 3 loại chứng từ trên. - Phân loại theo địa điểm lập chứng từ + Chứng từ bên trong: Do Doanh nghiệp lập - Phiếu Nhập kho, Xuất kho + Chứng từ bên ngoài: Là loại chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài (VD như hoá đơn) * Phân loại theo nội dung kinh tế + Chứng từ về lao động tiền lương - Bảng chấm công: được lập theo từng bộ phận - Phiếu bao làm thêm giờ - Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội + Chứng từ vật tư -Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Biên bản kiểm kê kho + Chứng từ về bán hàng - Hoá đơn giá trị gia tăng. - Hoá đơn bán lẻ + Chứng từ về tiền tệ - Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền - Biên bản kiểm kê quỹ. + Chứng từ về TSCĐ - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ *Phân loại chứng từ theo số lần ghi chép nghiệp vụ - Chứng từ ghi 1 lần (hoá đơn) - Chứng từ ghi nhiều lần (phiếu xuất kho) * Luân chuyển chứng từ: Là sự vận động của chứng từ qua các bước kế tiếp nhau (gồm 5 bước) - Bước 1: Lập chứng từ, hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài. - Bước 2: Kiểm tra chứng từ: Kiểm tra tất cả các yếu tố bắt buộc của chứng từ - Bước 3: Sử dụng chứng từ : để ghi sổ - Bước 4: Bảo quản và sử dụng lại chứng từ - Bước 5: Đưa vào lưu trữ và huỷ sau khi hết hạn (Nếu đặc biệt thì vô thời hạn) * Hệ thống chứng từ mà Xí nghiệp Xây lắp 24 sử dụng - Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; Xí nghiệp xây lắp 24 sử dụng các chứng từ như: + Phiếu Xuất kho. + Phiếu Nhập kho. + Biên bản kiểm kê vật tư. + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. + Chứng từ hoá đơn giá trị gia tăng. - Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp sử dụng các chứng từ như: + Bảng chấm công. + Bảng thanh toán tiền lương. + Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội. + Phiếu xác nhận sản phẩm của công việc hoàn thành - Để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công gồm các chứng từ như: + Hoá đơn chứng từ chi phí máy thuê ngoài. + Bảng kê chi phí nhiên liệu chạy máy. + Bảng tính khấu hao máy thi công… - Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán chi phí sản xuất chung + Bảng chấm công. + Bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên quản lý đội + Hoá đơn tiền điện, tiền nước. + Các loại hoá đơn dịch vụ mua ngoài khác. 4. Đặc điểm vận dụng hệ thống Tài khoản kế toán * Xí nghiệp xây lắp 24 vận dụng hệ thống tài khoản theo quyết định Số: 1864/1998/QĐ-BTC * Danh mục các Tài khoản kế toán xí nghiệp 24 đang dùng như sau: Loại TK 1 - TSLĐ - TK 111: Tiềm mặt - TK 111.1: Tiền VNĐ - TK 112.1: Tiền gửi ngân hàng (VNĐ) - TK 131: Phải thu của khách hàng - TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ - TK 136: Phải thu nội bộ Công ty - TK 136.8: Phải thu nội bộ Công ty - TK 138.1: Phải thu khác - Công ty Xây dựng công nghiệp Nhẹ số 1 - TK 138.2: Công ty Xây dựng công nghiệp Nhẹ số 1 - Công trình Gang - TK 138: Phải thu khác - TK 13880: Phải thu nợ các đội sản xuất - TK13881: Phải thu các đội - TK 13882: Phải thu khác - TK 13885: Phải thu khác xí nghiệp 6 (sáp nhập) - TK 141: Tạm ứng - TK 142: Chi phí trả trước - TK 142.1: Chi phí trả trước - TK 142.2. Chi phí chờ kết chuyển - TK 153: Công cụ dụng cụ - TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Loại TK 2 (TSCĐ) - TK 211: TSCĐ HàNG HOá - TK 214: Hoa mòn TSCĐ - TK 221: Đầu tư chứng khoán dài hạn - TK 242: Chi phí trả trước dài hạn Loại TK 3 (Nợ phải trả) - TK 311: Vay ngắn hạn - TK 311.1: Vay ngắn hạn Ngân hàng - TK 311.2: Vay huy động khác - TK 331: Phải trả cho người bán - TK 331.2: Phải trả cho nhà thầu phụ - TK 331.3: Trả chi phí sản xuất các đội và người bán - TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước - TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp - TK 333.7: Thuế nhà đất, tiền thuê đất - TK 334: Phải trả công nhân viên - TK 334.1: Phải trả công nhân viên của xí nghiệp - TK 334.2: Phải trả nhân công ngoài - TK 335: Chi phí phải trả - TK 336: Phải trả nội bộ - TK 336.1: Phải nộp kinh phí cấp trên. - TK 336.4: Phải nộp lãi (lợi tức) - TK 336.5: Phải trả Công ty( vay) - TK 336.7: Phải trả Công ty - lãi vay - TK 338: Phải trả phải nộp khác - TK 338.2: Kinh phí công đoàn - TK 338.5: Phải trả về cổ phần hoá - TK 338.8: Phải trả phải nộp khác Loại TK 4 (NVCSH) - TK 411: Ngồn vốn kinh doanh - TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối - TK 421.2: Lợi nhuận năm nay. Loại TK 5 (Doanh thu) - TK 511: Doanh thu bán hàng - TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính - TK 532: Giảm giá hàng bán Loại TK 6 (Chi phí sản xuất kinh doanh) - TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp - TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công - TK 627: Chi phí sản xuất chung - TK 632: Giá vốn hàng bán - TK 635: Chi phí tài chính - TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Loại TK 7 (Thu nhập khác) - TK 711: Thu nhập hoạt động tài chính Loại TK 9 (Xác định kết quả kinh doanh) TK: Xác định kết quả kinh doanh 5. Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán Xí nghiệp Xây lắp 24 dùng hình thức sổ kế toán nhật ký chung - Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung: tất cả các nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nhiệm vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nhiệm vụ phát sinh. * Hình thức kế toán nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau đây: - Sổ Nhật ký chung. - Sổ Cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết * Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ 5.1. Nhật ký chung a. Nội dung Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái. Số liệu ghi trên nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái b. Kết cấu và phương pháp ghi sổ. Kết cấu sổ Nhật ký chung được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này. - Cột 1: Ghi ngày, tháng ghi sổ - Cột 2, 3: Ghi số và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ - Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. - Cột 5: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ nhật ký chung đã được ghi vào sổ cái. - Cột 6: Ghi số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản. Kế toán các nhiệm vụ kinh tế phát sinh. Tài khoản ghi Nợ được ghi trước, tài khoản ghi Có được ghi sau, mỗi tài khoản được ghi 1 dòng riêng. - Cột 7: Ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Nợ - Cột 8: Ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Có. Cuối trang Sổ cộng phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ ghi số cộng trang trước chuyển sang về nguyên tắc tất cả các nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký chung. Tuy nhiên trong trường hợp một hoặc một đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ cái, đơn vị có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nhiệm vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó. Các sổ nhật ký đặc biệt là một phần của nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lặp các nhiệm vụ đã ghi trên các sổ nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ nhật ký chung. Trong trường hợp này căn cứ để ghi sổ cái là sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt. Dưới đây là hướng dẫn nội dung, kết cấu cách ghi sổ của một số nhật ký đặc biệt thông dụng. 5.1.1. Sổ nhật ký thu tiền a. Nội dung: Là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nhiệm vụ thu tiền của đơn vị mẫu sổ này được mở riêng cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi thu tiền (ngân hàng A, Ngân hàng B…). b. Kết cấu và phương pháp ghi sổ. - Cột 1: Ghi ngày, tháng ghi sổ. - Cột 2,3: Ghi số và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ - Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Cột 5: Ghi số tiền thu được vào bên Nợ của tài khoản tiền được theo dõi trên sổ này như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Cột 6,7,8,9,10,11: Ghi số tiền phát sinh bên Có của tài khoản đối ứng cuối trang sổ, cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang. 5.1.2. Nhật ký chi tiền a. Nội dung: Là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nhiệm vụ chi tiền của đơn vị, mẫu sổ này được mở riêng cho chi tiền mặt, chi tiền qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi chi tiền (ngân hàng A, ngân hàng B…). b. Kết cấu và phương pháp ghi sổ - Cột 1: Ghi ngày, tháng ghi sổ. - Cột 2,3: Ghi số và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ - Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Cột 5: Ghi số tiền thu được vào bên Nợ của tài khoản tiền được theo dõi trên sổ này như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Cột 6,7,8,9,10,11: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng cuối trang sổ, cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang. 5.1.3. Nhật ký mua hàng a. Nội dung: Là số nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nhiệm vụ mua hàng theo từng nhóm hàng tồn kho của đơn vị như: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá… - Sổ nhật ký mua hàng dùng dùng để ghi chép các nhiệm vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau (mua chịu). Trường hợp trả tiền trước cho người bán thì khi phát sinh nhiệm vụ mua hàng cũng ghi vào sổ này. b. Kết cấu và phương pháp ghi sổ - Cột 1: Ghi ngày, tháng ghi sổ. - Cột 2,3: Ghi số và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ - Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Cột 5,6,7,8: Ghi Nợ các tài khoản hàng tồn kho như: hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ… Trường hợp đơn vị mở sổ này cho từng loại hàng tồn kho thì cột này có thể dùng ghi chi tiết cho loại hàng tồn kho đó như: hàng hoá A, hàng hoá B… - Cột 9: Ghi số tiền phải trả người bán tương ứng với số hàng đã mua. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang. 5.1.4. Nhật ký bán hàng a. Nội dung: là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của đơn vị như: bán hàng hoá, bán thành phẩm, bán dịch vụ. Sổ nhật ký bán hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo hình thức thu tiền sau (bán chịu). Trường hợp người mua trả tiền trước thì khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng cũng ghi vào sổ này. b. Kết cấu và cách ghi sổ - Cột 1: Ghi ngày, tháng ghi sổ. - Cột 2,3: Ghi số và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ - Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Cột 5: Ghi số tiền phải thu từ người mua theo doanh thu bán hàng - Cột 6,7,8: Mở theo yêu cầu của doanh nghiệp để ghi doanh thu theo từng loại nghiệp vụ: Bán hàng hoá, bán thành phẩm, dịch vụ… thì các cột này có thể dùng để ghi chi tiết cho từng loại hàng hoá, thành phẩm, bán dịch vụ, trường hợp không cần thiết, doanh nghiệp có thể gộp 3 cột này thành 1 cột để ghi doanh thu bán hàng chung. Cuối trang sổ, cộng số luỹ kế để chuyển trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang. 5.2. Sổ cái a. Nội dung: Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở 1 hoặc 1 số trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong 1 niên độ kế toán. b. Kết cấu và phương pháp ghi sổ. Sổ cái được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này. Cách ghi sổ được quy định như sau: - Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ - Cột 2,3: Ghi số và ngày, tháng lập của chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ. - Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh. - Cột 5: ghi số trang của sổ nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này - Cột 6: Ghi số hiệu của các tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh trên tài khoản trang sổ cái này. - Cột 7,8: Ghi số tiền phát sinh Nợ hoặc Có của tài khoản trang sổ cái này. Ngày đầu tiên của niên độ kế toán, ghi số dư đầu liên độ kế toán của tài khoản vào dòng đầu tiên cột số dư (Nợ hoặc Có). Cuối trang sổ, cộng số phát sinh luỹ kế, tính số dư để chuyển sang trang sau đầu trang sổ, ghi số cộng luỹ kế và số dư trang trước chuyển sang. Cuối kỳ (tháng, quý). Cuối niên độ kế toán phải khoá sổ, cộng tổng số phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính. 5.3. Các sổ thẻ kế toán chi tiết a. Nội dung: Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu tổng hợp, phân tích và kiểm tra của đơn vị mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được. Trong hình thức kế toán nhật ký chung, có thể mở các sổ và thẻ kế toán chi tiết chủ yếu sau đây: - Sổ TSCĐ. - Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. - Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hoá). - Sổ chi phí sản xuất; kinh doanh. - Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. - Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả. - Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay. - Sổ chi tiết thanh toán: với người bán, người mua, với ngân sách Nhà nước, thanh toán nội bộ… - Sổ chi tiết các khoản đối ứng chứng khoán. - Sổ chi tiết tiêu thụ. - Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh b. Kết cấu và ph