Tình hình hoạt động và phát triển của Công ty điện máy - Xe đạp - Xe máy bộ thương mại

tự trong cơ quan. - Các xí nghiệp, trung tâm, chi nhánh trực thuộc: Chưa có đủ tư cách pháp nhân, sử dụng vốn tín dụng của Công ty. Trong quá trình kinh doanh, tự chịu trách nhiệm về doanh thu, tự trang trải quỹ lương và các chi phí, lấy thu bù chi có lãi. Về nguồn hàng có thể lấy từ Công ty hoặc mua ngoài. Các đơn vị tự bảo toàn vốn và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. Các đơn vị trực thuộc có con dấu riêng, định kỳ báo cáo kết quả kinh doanh và các hoạt động khác, kiến nghị các biện pháp để hỗ trợ khó khăn nhằm phát triển sản xuất kinh doanh ở đơn vị. - Các cửa hàng trực thuộc Công ty: Có trách nhiệm tổ chức mạng lưới bán lẻ tại đơn vị, tổ chức khai thác kinh doanh của đơn vị theo hình thức kết hợp bán lẻ với bán buôn vừa và nhỏ. Trưởng các cửa hàng có trách nhiệm tổ chức bộ máy hoạt động cửa hàng, bố trí sắp xếp lao động hợp lý bảo đảm kinh doanh có hiệu quả. Giám đốc các xí nghiệp, trung tâm chi nhánh trực thuộc Công ty trực tiếp điều hành hoạt động của đơn vị theo đúng điều lệ về tổ chức bộ máy và hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị theo đúng quyền hạn, chức năng nhiệm vụ đã được phân cấp và chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về mọi hoạt động do mình quản lý và điều hành. 4. Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty điện máy - Xe đạp - Xe máy trong hai năm 2001 - 2002: Cùng với việc tìm hiểu tình hình tài sản và nguồn vốn, điều quan trọng hơn là phải xem xét các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty có hiệu quả hay không, có đem lại lợi nhuận hay không. Thông qua báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh ta thấy rõ được một số chỉ tiêu sau: Bảng 1: Tình hình sản xuất kinh doanh năm 2001 - 2002 Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Tăng/Giảm I. Doanh số bán ra (tỷ) 260 285 25 II. Kim ngạch xuất khẩu (1000usd) 100 150 50 III. Kim ngạch nhập khẩu (1000usd) 5.000 7.000 2.000 IV. Các khoản nộp ngân sách (triệu VNĐ) 30.300 35.000 4.700 V. Bình quân lao động (người) 620 600 -20 VI. Bình quân thu nhập (VNĐ) 650.000 720.000 70.000 VII. Ước lợi nhuận (triệu VNĐ) 850 2.500 1.650 Qua bảng trên ta thấy: Doanh thu bán ra tăng hơn so với năm 2001 với mức tăng là 25 (tỷ), số tăng này là một biểu hiện tốt của quá trình đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá, đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh, thị trường tiêu thụ hàng hoá của Công ty được mở rộng. Trong năm 2002 kim ngạch xuất khẩu của Công ty chỉ đạt 150.000 usd, tăng 50.000usd, điều này là do các mặt hàng xuất khẩu của Công ty chưa chiếm lĩnh thị trường ngoài nước. Tình hình này không phải chỉ có ở doanh nghiệp mà nó đã trở thành tình trạng chung của nhiều doanh nghiệp. Kim ngạch nhập khẩu năm 2002 tăng thêm 2.000.000 usd, tập trung vào mặt hàng truyền thống là xe máy, ô tô, kim loại màu, nguyên liệu, triển khai thêm một số mặt hàng hoá chất như sôđa, nhựa.v.v... Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước của Công ty năm 2002 so với năm 2001 tăng 4700 (tr.đ), do việc nhập xe máy với số lượng lớn nên thuế nhập khẩu và VAT hàng nhập tăng, điều này chứng tỏ Công ty đã chấp hành tốt nghĩa vụ với Nhà nước. Trong năm 2002, số lượng lao động bình quân đã giảm so với năm 2001 là 20 (người). Việc giảm này có thể là do Công ty có kế hoạch giảm bớt lao động dư thừa nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh để tăng lợi nhuận. Phần II Tình hình tổ chức thực hiện công tác tài chính của đơn vị 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tài chính của Công ty. 1.1. Tổ chức bộ máy quản lý tài chính của Công ty. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức, quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty, tình hình phân cấp quản lý... bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán và vận dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Theo hình thức này một số đơn vị trực thuộc nhân viên kế toán có nhiệm vụ thống kê, tập hợp, kiểm tra các chứng từ ban đầu, cuối tháng lập các báo cáo để nộp cho phòng kế toán Công ty. Riêng chi nhánh Hà Nam Ninh và chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, bộ máy kế toán được tổ chức phân tán, thực hiện hạch toán kiểu phụ thuộc. Điều này có nghĩa rằng các đơn vị tổ chức bộ máy kế toán riêng, có nhiệm vụ phân loại ghi chép tính toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán nhưng không trực tiếp hạch toán lỗ lãi mà phải gửi báo cáo kết quả về phòng kế toán Công ty để xử lý và tiến hành công việc kết toán trong toàn Công ty. Phòng kế toán Công ty có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác thu nhập, xử lý các thông tin kế toán ban đầu, cung cấp thông tin về tình hình tài chính đầy đủ, kịp thời, chính xác, đánh giá tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ đó đề ra các biện pháp, quyết định đúng đắn phù hợp với đường lối phát triển của Công ty. 1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Công ty điện máy - Xe đạp - Xe máy là một doanh nghiệp thương mại lớn hoạt động trên địa bàn rộng, mặt hàng kinh doanh đa dạng, được tiêu thụ chủ yếu ở thị trường nội địa và Công ty thiên về nhập khẩu, có xuất khẩu song số lượng xuất khẩu quá nhỏ và nếu có chỉ là hình thức tái xuất, sản phẩm của Công ty tiêu thụ theo phương châm kết hợp bán buôn với bán lẻ tập trung các thành phố lơn khu vực đông dân cư như: Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Nam Định... Hiện nay các mặt hàng chủ yếu của Công ty như: + Xe đạp, xe máy + Ô tô + Tủ lạnh, TV, điều hoà + Hoá chất + Vật liệu xây dựng và các hàng hoá khác. Trong đó mặt hàng xe máy Trung Quốc chiếm tỷ trọng lớn hơn (năm 2002 chiếm 70% tổng doanh thu bán hàng) và mang lại lợi nhuận chủ yếu cho Công ty. 2. Công tác kế hoạch hoá tài chính của Doanh nghiệp. Xuất phát từ đặc điểm và tình hình hiện tại của đơn vị. Với yêu cầu trụ vững, từng bước giải quyết những khó khăn để có thể tồn tại. Công ty xây dựng kế hoạch năm 2003 với các mục tiêu, phương hướng hoạt động kinh doanh và một số chỉ tiêu chủ yếu sau: 2.1 Xây dựng kế hoạch - Phấn đấu kinh doanh không thua lỗ. - Đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh, mở rộng thêm một số hình thức kinh doanh để hỗ trợ thêm các mảng kinh doanh chính là xe máy, hoá chất và nguyên vật liệu. - Chấn chỉnh và tăng cường công tác quản lý tài chính, hóa đơn chứng từ, chi phí ở tất cả các khâu. - Triển khai tổ chức sản xuất một số mặt hàng để tận dụng cơ sở vật chất, lao động và tạo nguồn hàng hỗ trợ kinh doanh. - Tiếp tục khai thác cơ sở vật chất có hiệu quả như năm 2002. - ổn định mô hình tổ chức, bổ sung chức năng kinh doanh tổng hợp cho các bộ phận kinh doanh. Phân công trong ban lãnh đạo để tăng cường trách nhiệm cá nhân và tạo sự thông thoáng, nhất quán trong chỉ đạo. Củng cố mối đoàn kết trong nội bộ. 2.2. Một số chỉ tiêu chủ yếu Chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện năm 2001 Ước T.H năm 2002 Dự kiến năm 2003 %KH 2003/ ước TH 2002 I- Doanh thu bán ra Tỷ 265,7 125 200 160,0 - Bán xuất khẩu Tỷ - Bán trên TT nội địa hoá Tỷ 265,7 125 200 II- Mặt hàng chủ yếu bán ra 1- Xe máy Chiếc 30.308 4.500 6.000 2- Tủ lạnh Chiếc 3.049 3.500 5.000 3- Hoá chất Tấn 830 2.200 3.500 III. Xuất khẩu - Kim ngạch xuất khẩu IV- Nhập khẩu usd 8.110.535 4.000.000 5.000.000 125 1- Kim ngạch nhập khẩu Trong đó: - + Nhập trực tiếp 5.072.730 1.300.000 2.000.000 + Nhập UT cho ĐV khác 3.037.805 2.700.000 3.000.000 - 2- Mặt hàng nhập khẩu - Xe máy chiếc 24.200 1.000 - Ô tô chiếc 5 9 20 - Hoá chất Tấn 510,6 2.000 3.000 - Kim loại màu Tấn 180 1.000 - Nguyên liệu bóng điện usd 3.037.805 2.700.000 3.000.000 V- Các khoản nộp ngân sách Tr.đ 35.685 4.610 12.523 271 1- Thuế GTGT Tr.đ 12.250 2.710 3.423 Trong đó VAT hàng N.K 10.250 1.930 2.863 2- Thuế xuất nhập khẩu Tr.đ 22.258 800 8.000 3- Thuế TT.ĐB + MB Tr.đ 10 4- Thuế đất Tr.đ 1.167 1.100 1.100 VI- Lợi nhuận 506 400 VII- Chỉ tiêu QL-LĐTL - Lao động định biên Người 500 494 490 - Tổng quỹ lương Tr.đ 3.673 3.600 4.163 - Thu nhập bình quân đ/tháng 596.706 607.000 708.000 2.3. Biện pháp thực hiện Để thực hiện được mục tiêu trong năm 2003 là không thua lỗ, duy trì mở rộng và tìm được mặt hàn44g mới đưa hoạt động kinh doanh dần vào thế ổn định với nhiều hình thức phong phú và đa dạng Công ty sẽ triển khai một số biện pháp cụ thể sau: * Công tác tổ chức sản xuất-kinh doanh - Trước mắt cần tích cực làm việc với cơ quan pháp luật và các ngành hữu quan để giải toả số nợ thuế trước 31/12 để tránh việc cưỡng chế làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá. - Duy trì và mở rộng 2 mảng kinh doanh nguyên vật liệu và hoá chất. - Xúc tiến xây dựng dự án sản xuất tôn tráng kẽm đóng kẽm mạ màu. - Làm việc với các liên doanh sản xuất ô tô xe máy để triển khai hệ thống bán hàng đại lý ô tô, xe máy cho các hãng. - Tìm thị trường để kinh doanh mặt hàng máy công trình, thiết bị. - Rà soát lại nguồn hàng tồn đọng có biện pháp thu hồi tiền hoặc hàng hiện còn tồn ở các trung tâm, cửa hàng, đại lý. Phân loại để có biện pháp xử lý những loại phụ tùng còn tồn đọng để thu hồi vốn. - Quản lý chặt chẽ, cụ thể các khoản chi phí vận dụng chế độ một cách phù hợp để tránh lãng phí và tránh tư tưởng thắc mắc, tỵ nạnh trong cán bộ công nhân viên. - Phân công trong lãnh đạo trực tiếp chỉ đạo từng ngành hàng tăng cường trách nhiệm cá nhân, tạo mối đoàn kết trong nội bộ không bao biện, buông lỏng quản lý, yêu cầu các phòng, ban chức năng theo dõi sát sao và chịu trách nhiệm những lĩnh vực được phân công phát hiện kịp thời và đề xuất biện pháp xử lý những hiện tượng sai lệch trong kinh doanh. - Xúc tiến hoạt động của tổ thu hồi công nợ nhất là các công nợ mới phát sinh, cố gắng thu hồi tránh dây dưa trở thành nợ cũ khó đòi. - Duy trì nguồn thu từ khai thác cơ sở vật chất đảm bảo nộp thuế đất và kế hoạch. * Công tác tổ chức - Xem xét lại hoạt động của một số phòng, ban chức năng tạo mô hình kinh doanh gọn và hiệu quả hơn. Xây dựng phương án khoán cho một số bộ phận để động viên người lao động và tăng cường trách nhiệm cá nhân. - Rà soát lực lượng lao động, có biện pháp động viên và giải quyết quyền lợi cho một số bộ phận người lao động về trước tuổi. - Hoàn thành công tác cổ phần hoá Chi nhánh Hà Nam Ninh. Từng bước nghiên cứu và xem xét việc lập hồ sơ cổ phẩn hóa một vài bộ phận có điều kiện. - ổn định tư tưởng và mối đoàn kết nội bộ, công khai, dân chủ, sử dụng đúng chức năng của bộ phận nghiệp vụ, duy trì hoạt động của các đoàn thể. Năm 2003 sẽ là năm cực kỳ khó khăn đối với đơn vị. Để đạt được những mục tiêu đã đề ra đòi hỏi sự đoàn kết nhất trí từ lãnh đạo đến cán bộ công nhân viên - đồng thời phải có những biện pháp mạnh mẽ và tích cực để có thể giải toả những khó khăn về thuế, phương hướng kinh doanh và sử dụng cán bộ hợp lý. Hy vọng Công ty sẽ vượt qua để trụ vững và tồn tại. 3. Tình hình sử dụng vốn và nguồn vốn của Công ty Như ta đã biết, để tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải có một khối lượng nhất định về vốn điều lệ. Do đó, việc tổ chức huy động vốn để đảm bảo cho nhu cẩu sản xuất- kinh doanh, việc quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn vốn là một trong những nội dung quan trọng của quản trị tài chính doanh nghiệp 3.1.Tình hình sử dụng vốn. Chỉ tiêu 31/12/2001 31/12/2002 Chênh lệch Số tiền TT(%) Số tiền TT(%) Số tiền TT(%) A. Nợ phải trả 81.649,6 97,83 66.305,76 94,03 -15.343,84 -18,8 I. Nợ ngắn hạn 80.475,2 98,56 65.100,26 98,18 -15.374,94 -23,62 II. Nợ dài hạn 1.174,4 1,44 1.205,5 1,82 31,1 2,65 B. Nguồn vốn chủ sở hữu 1.813 2,17 4.207 5,97 2.394 132 1. Nguồn vốn kinh doanh 24.325 1.341,7 24.325 578,2 - 2. Lợi nhuận chưa phân phối -22.743 -1254,4 -20.261 -481,6 2.482 -11 3. Quỹ của doanh nghiệp 743 41 743 17,67 - 4. Chênh lệch tỷ giá -512 -28,1 -600 -14,27 -88 17,2 Tổng vốn 83.462,6 100 70.512,76 100 -12.949,84 -15,52 Xét về tỷ trọng vốn chủ sở hữu và nợ phải trả trong tổng nguồn vốn ta nhận thấy quá chênh lệch mặc dù đã được cải thiện hơn năm 2002. Xem xét sự thay đổi của tổng nguồn vốn: Dựa vào bảng trên ta thấy tổng nguồn vốn năm 2002 giảm 15.52% so với năm 2001. Điều đáng quan tâm ở đây là sự biến động của hai thành phần chính: vốn chủ sở hữu và nợ phải trả. Hai thành phần này biến động theo chiều hướng ngược nhau: vốn chủ sở hữu tăng còn nợ phải trả giảm. Vốn chủ sở hữu tăng chủ yếu là do doanh nghiệp đang cố gắng bù đắp các khoản lỗ trước đây. Nợ phải trả của Công ty giảm khiến tỷ trọng thành phần này trong tổng nguồn vốn cũng giảm từ 97,83% xuống còn 94,03%, nguyên nhân là do nợ phải trả của Công ty chủ yếu là nợ ngắn hạn, lượng tiền thu được từ việc giải phóng hàng tồn kho và thu hồi khoản phải thu chủ yếu được dùng vào việc này. Khoản vay nợ của Công ty rất cao, chiếm hơn 94% tổng nguồn vốn và mang tính không ổn định, nó cho thấy mức độ phụ thuộc cao của Công ty vào các chủ nợ (ở đây chủ yếu là ngân hàng). Tỷ trọng vốn chủ sở hữu thấp (khoảng 5%) so với tổng nguồn vốn và có xu hướng giảm, điều đó là do hoạt động thua lỗ các năm trước tích luỹ lại làm giảm vốn chủ sở hữu. Trong nợ phải trả thì nợ ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn (trên 98%) điều đó cho thấy hầu hết tài sản của doanh nghiệp được tài trợ bởi nguồn vốn ngắn hạn mặc dù chi phí (trả lãi vay) thấp song thời gian đáo hạn nhanh sẽ gây khó khăn lớn cho Công ty. Đánh giá tình hình cho thấy Công ty Điện máy-xe đạp, xe máy đang nằm trong tình hình chung của các doanh nghiệp Nhà nước ở nước ta hiện nay. Đó là thực trạng của các doanh nghiệp hoạt động trên cơ sở vốn công nợ là chủ yếu, hơn 95% vốn hoạt động là vốn vay từ bên ngoài, một tỉ lệ quá cao, cho thấy hoạt động của Công ty không mấy ổn định. 4.Khảo sát tình hình tài chính của công ty 4.1. Tình hình hiện doanh thu tiêu thụ hàng hoá: Doanh thu tiêu thụ hàng hoá phản ánh kết quả bán hàng, đó là nguồn thu chủ yếu của Công ty để bù đắp chi phí và có lãi nên nó có ảnh hưởng rất lớn tới lợi nhuận. Kết quả thực hiện doanh thu tiêu thụ trong 2 năm 2001 – 2002 Đơn vị tính: Tr. đồng Chỉ tiêu 31/12/2001 31/12/2002 Chênh lệch Số tiền % 1. Doanh thu bán hàng 256.431 284.832,8 28.401,8 11 2. Các khoản giảm trừ 1.665 1.985,7 320,7 19 + Giảm giá hàng bán 110 323,7 -162 194 + Hàng bị trả lại 682 520 269 -24 + Thuế TTĐB và thuế xuất khẩu 873 1.142 2.8081,1 31 3. Doanh thu thuần 254.766 282.847,1 11 Qua bảng trên ta thấy tổng doanh thu của doanh nghiệp năm 2002 so với năm 2001 tăng 28.401,8 (tr.đ), tương ứng với tỷ lệ tăng 11%. năm 2001, tổng doanh thu của Công ty đạt 256.341 (tr.đ), năm 2002 đạt 284.832,8 (tr.đ). Các khoản giảm trừ năm 2002 tăng 320,1 (tr.đ), tương ứng với tỷ lệ tăng 19%. Ta đi vào xem xét các số liệu chi tiết từng khoản mục. - Các khoản giảm giá hàng bán tăng mạnh, tăng 217,3 (tr.đ), tương ứng với tỷ lệ tăng 194%, là do thị trường cạnh tranh gay gắt, trên thị trường xuất hiện nhiều loại xe với hình dáng, màu sắc đa dạng. Trước tình trạng đó. Công ty buộc phải liên tục giảm giá hàng bán để giữ thị phần của mình. - Hàng bán bị trả lại giảm 162 (tr.đ) là do Công ty đã cố gắng quan tâm hơn đến chất lượng xe, đầu tư thêm dây chuyền lắp ráp xe máy IKD chất lượng cao, triển khai thêm dịch vụ sau bán hàng đảm bảo uy tín và chất lượng hàng bán ra. - Thuế TTĐB và thuế xuất khẩu tăng 269 (tr.đ) là do trong kỳ Công ty mở rộng thêm một số mặt hàng kinh doanh thuộc diện phải chịu thuế TTĐB như rượu, thuốc lá, ô tô dưới 24 chỗ ngồi. 4.2.Tình hình thực hiện chi phí của Công ty Đánh giá tình hình thực hiện chi phí của Công ty Điện máy - xe đạp, xe máy trong 2 năm 2001 - 2002 như sau: Tình hình thực hiện chi phí hai năm 2001 - 2002 Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu 31/12/2001 31/12/2002 Chênh lệch Số tiền % 1. Chi phí bán hàng 241.639 267.607,8 25.968,8 10,7 2. Chi phí bán hàng 10.703 11.205 502 5 3. Chi phí quản lý DN 2.295 2.530,8 235,8 10 4. Tổng chi phí 354.637 281.343,6 26.706,6 10 Qua bảng trên ta nhận thấy: - Giá vốn hàng bán tăng 25.968,8 (tr.đ), đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng chủ yếu tới lợi nhuận. Trong tổng chi phí, giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng cao nhất, năm 2001 chiếm 94,8% thì đến năm 2002 chiếm tỷ trọng 95,1% tăng 10,1%, do đó làm cho lợi nhuận thu được không nhiều. - Chi phí bán hàng: là toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến hoạt động tiêu thụ. Công ty Điện máy - xe đạp, xe máy là doanh nghiệp thương mại, do đó chi phí này chiếm tỷ tọng đáng kể trong tổng chi phí và ảnh hưởng không nhỏ tới lợi nhuận. Năm 2002, chi phí bán hàng tăng 502 (tr.đ) so với năm 2001. Năm 2001, chi phí bán hàng là 10.703 (tr.đ), năm 2002 chi phí này là 11.205 (tr.đ). - Chi phí: quản lý doanh nghiệp: Mặc dù chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí song lại đang có nhiều hướng gia tăng nhanh là 2295 (tr.đ) năm 2001 lên 2530,8 (tr.đ) năm 2002 với tỷ lệ tăng tương ứng là 10%, doanh nghiệp cần có biện pháp quản lý để hạn chế các khoản phát sinh. Tóm lại, giá vốn hàng bấn ,chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng lên không phải là bất hợp lý, bởi sự gia tăng của doanh thu phải đi kèm với sự tăng lên của giá vốn, nhưng vấn đề là phải tăng ở mức độ hợp lý. 4.3. Các chỉ tiêu nộp ngân sách Nhà nước: Công ty Điện máy - xe đạp, xe máy là một doanh nghiệp Nhà nước được nhà nước cấp phát vốn để thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh căn cứ vào chức năng nhiệm vụ mà Công ty giao. Trên cơ sở số vốn được giao, Công ty phải có trách nhiệm bảo toàn vốn, chăm lo phát triển vốn, thường xuyên bổ sung và tăng trưởng vốn để đầu tư mở rộng đổi mới công nghệ, để phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty mình. Vì vậy, trên thực tế hiện nay quan hệ tài chính giữa Công ty với ngân sách nhà nước được thể hiện chủ yếu thông qua hoạt động Công ty nộp thuế và các loại lệ phí cho ngân sách Nhà nước. 5.Công tác kiểm tra kiểm soát tài chính doanh nghiệp: 5.1. Trong nội bộ doanh nghiệp: Các nghiệp vụ kế toán tài chính đều được ghi chép thường xuyên, đến cuối kỳ tiến hành tập hợp trên sổ kế toán, căn cứ vào số liệu tập hợp lập báo cáo tài chính. Doanh nghiệp thông qua tiến hành các hoạt động kiểm tra kiểm soát, giám sát, đôn đốc thường xuyên quá trình huy động, phân phối, sử dụng các nguồn tài chính, các quỹ tiền tệ chủ yếu, xây dựng và phân tích các hệ thống chỉ tiêu tài chính để phát hiện và điều chỉnh kịp thời các quan hệ tài chính theo hướng có hiệu quả mà mục tiêu doanh nghiệp đã đặt ra. 5.2. Đối với cơ quan cấp trên Các cơ quan chủ quan như cục quản lý vốn và tài chính tại các doanh nghiệp, cơ quan thuế, các ngân hàng phục vụ theo định kỳ kiểm tra hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Công tác thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với ngân sách Nhà nước thể hiện qua việc nộp thuế và lệ phí: hàng tháng, quý cơ quan thuế Hà Nội căn cử cán bộ trực tiếp xuống kiểm tra kiểm soát việc chấp hành chính sách, chế độ và nhắc nhỏ công tác giao nộp. Về công tác quản lý nguồn vay tín dụng. Các ngân hàng phục vụ phân công cán bộ chuyên trách theo dõi kiểm tra từ khi lập kế hoạch vay để Ngân sách khi vay và sử dụng cho đến khi thanh toán xong một khế ước vay. Về công tác duyệt quyết toán, kết thúc một năm kinh doanh cục quản lý vốn và tài sản tại các doanh nghiệp về doanh nghiệp để duyệt quyết toán. Phần III Tình hình tổ chức thực hiện công tác kế toán 1. Tổ chức bộ máy kế toán Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành của công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị dựa trên cơ sở định hình được khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán. Công ty điện máy Xe đạp Xe máy được thành lập thì tổ chức quản lý và tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty do đó đã có sự thay đổi. Công ty có nhiều chi nhánh và Xí nghiệp phân bố rải rác khắp Bắc, Trung, Nam. Các đơn vị trực thuộc này được giao vốn và nhiệm vụ kinh doanh cũng như quyền quản lý điều hành. Bên cạnh đó tại Công ty còn có 3 phòng kinh doanh được phân công thực hiện hoạt động kinh doanh theo một chương trình khép kín (mua - bán) những lĩnh vực được phân công cụ thể. Xuất phát từ những đặc thù trên mà Công ty Điện máy Xe đạp Xe máy áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán nửa tập trung, nửa phân tán. Hình thức này rất phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý của Công ty, tạo điều kiện cho kế toán gắn với các hoạt động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó phục vụ quản lý có hiệu quả các hoạt động của đơn vị. Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, tại các Chi nhánh, Xí nghiệp có kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình vào sổ (thẻ) kế toán cần thiết nhưng lập các báo cáo quyết toán hàng tháng, hàng quý và gửi nộp cho Công ty. Phòng kế toán Công ty sẽ lập báo cáo tổng hợp chung toàn Công ty. Các phòng kinh doanh chỉ thực hiện hạch toán ban đầu, thu nhận kiểm tra sơ bộ các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của phòng và gửi những chứng từ hoá đơn bán hàng về phòng kế toán của Công ty để ghi sổ kế toán. Bộ máy kế toán tại Công ty có thể được khái quát qua sơ đồ sau Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp KT hạch toán và tiêu thụ Kế toán Quỹ Kế toán TSCĐ, CCDC, thuế Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Các bộ phận kế toán tại Xí nghiệp, Chi nhánh Bộ phận kế toán tại chi nhánh HCM Bộ phận kế toán tại chi nhánh Hà Nam Ninh Bộ phận kế toán tại XN sản xuất và kinh doanh ĐM (Gia Lâm) Bộ phận kế toán tại Trung tâm kinh doanh Bộ phận kế toán tại Cửa hàng Sơ đồ 3: Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty Điện máy Xe đạp Xe máy Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các cá nhân, bộ phận như sau: - Đứng đầu là kế toán trưởng: Do Nhà nước bổ nhiệm là người giúp Giám đốc Công ty tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính, phụ trách phòng kế toán tài chính, tổ chức công tác kế toán tại Công ty, theo dõi tình hình tài chính của Công ty. - Kế toán tổng hợp kiêm kế toán lương: Ghi chép sổ tổng hợp, lập các báo cáo tài chính theo quy định đồng thời có nhiệm vụ hạch toán tình hình thanh toán tiền lương, tiền hưởng và các khoản trích theo chế độ hiện hành. - Kế toán quỹ: Có nhiệm vụ lập các phiếu thu, phiếu chi trên cơ sở đó mở theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt phát sinh hàng ngày của Công ty. - Kế toán TSCĐ, CCDC, thuế: + Kế toán TSCĐ: Hạch toán về nguyên giá, tính và trích khấu hao TSCĐ. + Kế toán CCDC: Giám sát và theo dõi tình hình xuất nhập, tồn công cụ dụng cụ của Công ty. + Kế toán thuế: Theo dõi các khoản về thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT, thuế vốn... phát sinh và lập các quyết toán thuế hàng tháng. - Kế toán tiêu thụ: Có trách nhiệm hạch toán tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá, chi phí và doanh thu tiêu thụ sản phẩm. - Kế toán Ngân hàng: Có trách nhiệm theo dõi tình hình tiến độ của các tiền khoản tiền vay, gửi tới các Ngân hàng đồng thời thực hiện các nghiệp vụ thanh toán qua Ngân hàng. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thu, chi tiền mặt theo chứng từ cụ thể, vào sổ quỹ. - Kế toán tại các Xí nghiệp chi nhánh, cửa hàng: Có nhiệm vụ hạch toán và ghi chép toàn bộ nghiệp vụ phát sinh nơi mình phụ trách, vào các sổ, thẻ thích hợp, sau đó gửi lên kế toán tổng hợp của Công ty. 2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty. 2.1. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi, phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, từng loại vốn và từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả. Vì vậy, để cung cấp đầy đủ thông tin cho quản lý, Công ty phải dùng nhiều tài khoản khác nhau nhằm đảm bảo phản ánh được toàn bộ các chỉ tiêu cần thiết. Căn cứ vài quy mô, vào điều kiện kinh doanh, vào loại hình hoạt động, sở hữu của mình, Công ty đã lựa chọn những tài khoản sau để vận dụng vào công tác kế toán. Tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán: * Loại 1: Tài sản lưu động - Nhóm tiền: + TK 111 Tiền tại quỹ TK 1111 Tiền VNĐ + TK 112 Tiền gửi Ngân hàng TK 1121 Tiền VNĐ TK 1121 Ngoại tệ - Nhóm đầu tư ngắn hạn + TK 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn TK 1212 Trái phiếu - Nhóm các khoản phải thu + TK 131 Phải thu khách hàng TK 131 Dịch vụ TK 131 Kinh doanh TK 131 XNK TK 131 VP + TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ TK 136 Thanh toán nội bộ TK 136 NT: Ngoại tệ TK 136 VN: Thanh toán bằng tiền Việt + TK 138 Phải thu khác TK 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý TK 1388 Phải thu khác TK 1388. DV: Phải thu khác của dịch vụ TK 1388.KD : Phải thu khác phòng kinh doanh TK 1388.VP: Phải thu khác của văn phòng Công ty TK 1388.XNK: Phải thu khác phòng XNK - Nhóm ứng và trả trước. + TK 141. Tạm ứng + TK 142. Chi phí trả trước + TK 144. Thế chấp, ký quỹ ngắn hạn - Nhóm hàng tồn kho. + TK 153: Công cụ dụng cụ + TK 156: hàng hoá TK 156. Giá mua hàng hoá TK 1561. DV TK 1561. KD TK 1561. XNK TK 1562. Chi phí thu mua TK 1562. L TK 1562. K TK 1562. XNK * Loại 2: Tài sản cố định: - Nhóm tài sản cố định. + TK 211. Tài sản cố định hữu hình + TK 214. Khấu hao TSCĐ Hàng hoá - Nhóm xây dựng cơ bản và ký quỹ, ký cược dài hạn. + TK 214. Xây dựng cơ bản * Loại 3: Nợ phải trả. - Nhóm vay ngắn hạn + TK 311. Vay Ngân hàng TK 3111. V