Tình hình hoạt động và phát triển tại Công ty bảo hiểm dầu khí Việt Nam

ể được mụ tả theo nhiều cỏch khỏc nhau, khỏi niệm mụ hỡnh rất quan trọng vỡ nú tạo ra một trong những nền tảng của phương phỏp phõn tớch thiết kế và cài đặt hệ thống thụng tin. Cú ba mụ hỡnh được dựng để mụ tả hệ thống thụng tin: Mụ hỡnh logic, mụ hỡnh vật lý ngoài, mụ hỡnh vật lý trong. Mụ hỡnh logic (Gúc nhỡn quản lý) Mụ hỡnh vật lý ngoài (Gúc nhỡn sử dụng) Mụ hỡnh vật lý trong (Gúc nhỡn kỹ thuật) Mụ hỡnh ổn định nhất Mụ hỡnh hay thay đổi nhất Cỏi gỡ? Để làm gỡ? Cỏi gỡ? Ở đõu? Khi nào? Như thế nào? Mụ hỡnh biểu diễn một hệ thống thụng tin Mụ hỡnh logic: Mụ tả hệ thống làm gỡ, dữ liệu mà nú thu thập xử lý phải thực hiện, cỏc kho để chứa cỏc kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho cỏc xử lý phải thực hiện, cỏc kho để chứa cỏc kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho cỏc xử lý và những thụng tin mà hệ thống sản sinh ra. Mụ hỡnh này trả lời cỏc cõu hỏi “cỏi gỡ” và “để làm gỡ?” chứ nú khụng quan tõm đến phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hay thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mụ hỡnh vật lý ngoài: Chỳ ý tới những khớa cạnh nhỡn thấy được hệ thống như: vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hỡnh thức đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tỏc với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trớ cụng tỏc trong hoạt động xử lý, cỏc thủ tục thủ cụng cũng như cỏc yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hỡnh, bàn phớm sử dụng. Mụ hỡnh này cũng chỳ ý tới mặt thời điểm mà cỏc hoạt động xử lýdữ liệu cựng xảy ra. Nú trả lời cõu hỏi: Cỏi gỡ? Ai? Ở đõu? Khi nào? Mụ hỡnh vật lý trong: liờn quan tới những khớa cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiờn khụng phải là cỏi nhỡn của người sử dụng mà là của nhõn viờn kỹ thuật. Chẳng hạn đú là thụng tin liờn quan tới trang thiết bị được dựng để thể hiện hệ thống dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của cỏc thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trỳc cỏc chương trỡnh và ngụn ngữ thể hiện. Mụ hỡnh trả lời cõu hỏi: Như thế nào? Cả ba mụ hỡnh đều cú độ ổn định khỏc nhau trong đú mụ hỡnh logic cú độ ổn định cao nhất và hay thay đổi nhiều nhất là mụ hỡnh vật lý trong. Trong một HTTT, với một mụ hỡnh vật lý ngoài cú thể tồn tại nhiều mụ hỡnh vật lý trong tương ứng nờn dựa vào thực tế chi phớ, hiệu quả kỹ thuật và nhiều yếu tố liờn quan để xột duyệt và lựa chọn mụ hỡnh vật lý trong sao cho phự hợp. Một HTTT thường được mụ tả theo ba mụ hỡnh sau: Lưu trữ dữ liệu Logic Vật lý ngoài Vật lý trong Logic Vật lý ngoài Vật lý trong Logic Vật lý ngoài Vật lý trong Thụng tin ra Thụng tin vào Logic Vật lý ngoài Vật lý trong Đớch Nguồn Một HTTT theo ba mụ hỡnh 2.2. Nguyờn nhõn dẫn đến viếc phỏt triển một HTTT 2.2.1. Những vấn đề về quản lý Trước khi cú mỏy tớnh, vấn đề quản lý đối với một doanh nghiệp thực sự là rất khú khăn và phức tạp. Vớ dụ như việc truyền yờu cầu và mệnh lệnh từ giỏm đốc tới nhõn viờn sẽ phải thụng qua nhiều người, tốn nhiều thời gian, thậm chớ cú thể bị sia lệch về nội dung. Trong khi đú nếu sử dụng HTTT trong doanh nghiệp và sự kết nối mạng, thụng tin sẽ được truyền đi một cỏch nhanh chúng và chớnh xỏc, người quản lý cú thể truyền mệnh lệnh trực tiếp cho cỏ nhõn phụ trỏch cụng việc. Ngoài vấn đề về truyền đạt cỏc yờu cầu và mệnh lệnh, vấn đề cập nhật thụng tin như chớnh sỏch thuế, thụng tin về khỏch hàng… cũng được thực hiện nhanh chúng và chớnh xỏc hơn. Căn cứ vào thụng tin được cập nhật cỏn bộ quản lý cú thể ra những quyết định nhanh chúng mang tớnh chiến lược. Ngày nay, cựng với sự phỏt triển rất nhanh của xó hội thỡ quy mụ cỏc doanh nghiệp cũng phỏt triển với tốc độ tương tự. Cỏc tổ chức doanh nghiệp lớn khụng chỉ làm việc tại một cơ sở mà ở nhiều cơ sở, nhiều chi nhỏnh và đại lý ở khắp trong và ngoài nước, tuy vậy trụ sở chớnh thỡ chỉ ở một nơi. Do vậy việc quản lý ngày càng trở nờn cực kỳ phức tạp. Vậy yờu cầu đặt ra là làm sao để cỏc nhà quản lý cú thể ngồi một chỗ mà vẫn cú thể uản lý được mọi hoạt động của cơ quan? Để làm được điều đú bắt buộc người quản lý phải dựa vào cụng nghệ tin học, một HTTT hiện đại sẽ là phương phỏp hữu hiệu nhất trong trường hợp này. 2.2.2. Yờu cầu của lónh đạo Những yờu cầu mới của nhà quản lý cũng cú thể dẫn đến sự cần thiết phỏt triển một HTTT mới. Người lónh đạo trong cơ quan thỡ luụn cần cỏc cụng cụ hỗ trợ cho hoạt động quản lý của mỡnh. Với một HTTT cú tớnh chuyờn nghiệp và hiệu quả sẽ là một cụng cụ trợ giỳp đắc lực cho cỏc nhà lónh đạo. Cỏc quyết định của nhà lónh đạo liờn quan trực tiếp đến sự thành cụng hay thất bại của cơ quan. Để cú được cỏc quyết định đỳng đắn thỡ nhf lónh đạo cần những căn cứ xỏc đỏng, cỏc nguồn thụng tin nội bộ hay bờn ngoài đầy đủ và chớnh xỏc. Nếu cú được một HTTT quản lý tốt thỡ việc thu thập thụng tin sẽ trở nờn đơn giản hơn nhiều. 2.2.3. Yờu cầu của cụng nghệ Áp dụng cụng nghệ tiờn tiến vào trong quản lý khụng chỉ của riờng cơ quan, doanh nghiệp nào mà là một nhu cầu bắt buộc chung của xó hội. Trờn thực tế, cụng nghệ tiờn tiến hiện đại cũng la một lợi thế thương mại của cỏc cụng ty. Đặc biệt trong những năm gần đõy, lợi thế thương mại này được cạnh tranh một cỏch gay gắt và trở thành cuộc chạy đua cụng nghệ trong cỏc doanh nghiệp. Sự thành, bại của cỏc doanh nghiệp cũng phụ thuộc cơ bản vào việc doanh nghiệp đú cú ỏp dụng cụng nghệ tiờn tiến nhất hay khụng? Núi đến việc ỏp dụng cụng nghệ mới thỡ chỳng ta khụng thể chỉ núi đến cụng nghờ trong sản xuất ma phải ỏp dụng cả trong cụng tỏc quản lý. Việc xuất hiện cỏc cụng nghệ mới cũng cú thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện cú trong tổ chức của mỡnh. Khi cỏc hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soỏt lại HTTT của mỡnh để quyết định những gỡ họ sẽ phải cài đặt, phải thay đổi khi muốn sử dụng những cụng nghệ mới này. Tuy nhiờn sự thay đổi như vậy khụng thể thực hiện một cỏch nhanh chúng được, nú sẽ làm sỏo trộn hệ thống quản lý cũng như sản xuất của tổ chức. Muốn vậy ta cú thể ỏp dụng từ từ hệ thống mới để người sử dụng cú thể làm quen với sự thay đổi và những chức năng hiện đại hơn. Cũng cú những HTTT được phỏt triển chỉ vỡ người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mỡnh bởi vỡ ụng ta biết rằng thụng tin là một phương tiện cú thể thực hiện điều đú. 2.2.4. Sự thay đổi về sỏch lược chớnh trị Một nguyờn nhõn rất quan trọng buộc cỏc tổ chức phải thay đổi HTTT cũ đú là cỏc chớnh sỏch của nhà nước. Cỏc chớnh sỏch được đưa ra mang tớnh cưỡng chế thi hành và khụng cú sự lựa chọn. Chớnh vỡ vậy cỏc tổ chức khụng thể khụng thay đổi, phỏt triển HTTT của mỡnh. Hiện nay nhà nước đang cú chủ trương xõy dựng “chớnh phủ điện tử” nờn việc tin học hoỏ cụng tỏc quản lý của cỏc tổ chức là vụ cựng cần thiết. Tuy nhiờn việc người ta nhận ra yờu cầu phỏt triển HTTT rừ rang là chưa đủ để bắt đầu sự phỏt triển này. Trong phần lớn cỏc tổ chức, cú cỏc cơ chế chớnh thức đang tồn tại, để xỏc định liệu một nghiờn cứu phỏt triển về HTTT cú nờn được thực hiện hay khụng. Vấn đề là một yờu cầu đơn giản gửi tới từ một bộ phận hoặc một phũng ban đến lónh đạo cỏc bộ phận tin học của một tổ chức, những người này chịu trỏch nhiệm quyết định yờu cầu cú thể chấp nhận được khụng? Bởi vỡ tỡnh trạng như vậy cú thể được xem như là để ngỏ, nhiều tổ chức đặt ra một hội đồng tin học được ccấu thành từ người chịu trỏch nhiệm về tin học cựng với những người chịu trỏch nhiệm về cỏc chức năng chớnh của tổ chức. Cỏch thức này đảm bảo mọi khớa cạnh đều được xem xột khi một quyết định được đưa ra. Quyết định của hội đồng hoặc của người chịu trỏch nhiệm về tin học trong một số trường hợp, cú thể khụng bắt buộc phải dẫn tới việc cài đặt một hệ thống mới, nú chỉ mới khởi động một dự ỏn phỏt triển. Suốt quỏ trỡnh của dự ỏn, người ta phải xem lại quyết định này cú nghĩa là phải xỏc định xem sẽ tiếp tục dự ỏn hay kết thỳc nú. 2.3. Mục đớch xõy dựng một HTTT Một HTTT tốt luụn là cụng cụ hỗ trợ đắc lực trong quản lý và sản xuất. Đú chớnh là lý do và mục tiờu duy nhất để xõy dựng và phỏt triển một hệ thống. Vậy cú những tiờu chuẩn nào cú thể đỏnh giỏ một hệ thống là tốt? Ta cú thể căn cứ vào sự thuận tiện của hệ thống, tớnh than thiện của nú…nhưng quan trọng nhất vẫn là những gỡ mà nú cung cấp. Thụng tin đầu ra là một hệ thống cung cấp phải đảm bảo thoả món được yờu cầu của người sử dụng. Tiờu chuẩn để đỏnh giỏ thụng tin là: Độ tin cậy thể hiện cỏc mặt về tớnh xỏc thực và độ chớnh xỏc. Thụng tin ớt độ tin cậy sẽ gõy cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập hoỏ đơn bỏn hàng cú nhiều sai sút, nhiều khỏch hàng kờu ca về tiền phải trả ghi cao hơn giỏ trị hàng đó thực mua sẽ dẫn đến hỡnh ảnh xấu về cửa hàng, lượng khỏch hàng sẽ giảm và doanh số bỏn sẽ giảm xuống. Nếu số tiền ghi trờn hoỏ đơn thấp hơn số tiền phải trả thỡ cửa hàng sẽ bị thất thu. Tớnh đầy đủ của thụng tin thể hiện sự bao quỏt cỏc vấn đề đỏp ứng yờu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thụng tin khụng đầy đủ cú thể dẫn đến cỏc quyết định và hành động khụng đỏp ứng được với đũi hỏi của tỡnh hỡnh thực tế. Vớ dụ một nhà sản xuất ghế tựa yờu cầu bỏo cỏo về số lượng ghế làm ra mỗi tuần. Để so sỏnh, bỏo cỏo cũng cú nờu ra số lượng ghế làm ra mừi tuần trước đú và của cựng kỡ năm trước. ễng chủ thấy số lượng ghế là ra tăng đều và cú thể sẽ cho rằng tỡnh hỡnh sản xuất là tốt đẹp. Tuy nhiờn trong thực tế cú thể hoàn toàn khỏc, HTTT chỉ cung cấp số lượng ghế sản xuất mà khụng phản ỏnh về năng suất. Một sự khụng đầy đủ của HTTT như vậy sẽ gõy thiệt hại cho doanh nghiệp. Tớnh thớch hợp và dễ hiểu Nhiều nhà quản lý khụng muốn sử dụng một số loại bỏo cỏo mặc dự chỳng liờn quan tới cỏc hoạt đọng thuộc trỏch nhiệm của ụng ấy. Nguyờn nhõn chủ yếu là do chỳng chưa thớch hợp và khú hiểu. Cú thể là cú quỏ nhiều thụng tin chưa thớch ứng, thiếu sự sang sửa, sử dụng quỏ nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa hoặc bố trớ chưa hợp lý của cỏc trường thụng tin. Điều đú dẫn đến hoặc là tốn phớ cho việc tạo ra nhưng thụng tin khụng dựng hoặc là ra quyết định sai và thiếu thụng tin cần thiết. Tớnh được bảo vệ thụng tin là một nguồn lực quý bỏu của một tổ chức cũng như vốn và nguyờn vật liệu. Thật hiếm cú doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng cú thể tiếp cận được tới vốn hoặc nguyờn liệu, và cũng phải làm như vậy đối với thụng tin. Thụng tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phộp tiếp cận tới thụng tin. Sự thiếu an toàn về thụng tin cũng cú thể gõy ra những thiệt hại lớn cho tổ chức. Tớnh kịp thời thụng tin cú thể là tin cậy, dễ hiểu và thớch ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn khụng cú ớch khi nú khụng được gửi tới người sử dụng vào lỳc cần thiết. Một cụng đoàn cú thể biểu tỡnh nếu việc phiếu trả lương phỏt chậm nhiều lần, một cửa rỳt tiền tự động cú thời gian trả lời tới 5 phỳt thỡ sẽ mất khỏch hàng rất nhanh. Làm thế nào để một hệ thống thụng tin hoạt động tốt cú hiệu qủ cao là một trong những cong việc của bất kỡ một nhà quản lý hiện đại nào. Để giải quyết vấn đề đú cần phải xem xột cơ sở kỹ thuật cho cỏc hệ thống thụng tin, phương phỏp phõn tớch thiết kế và cài đặt hệ thống thụng tin. Trờn đõy là những tiờu chuẩn để đỏnh giỏ một hệ thống thụng tin trong doanh nghiệp núi chung, nhưng tuỳ từng doanh nghiệp ỏp dụng hệ thống thụng tin mà nú sẽ cú thờm những tiờu chuẩn riờng khỏc nhau. Riờng đối với Cụng ty Bảo hiểm Dầu khớ – chi nhỏnh KV Tõy Bắc thỡ đũi hỏi một hệ thống thụng tin tốt là phải đỏp ứng được cỏc yờu cầu sau: Luụn cập nhật thụng tin kịp thời, cho phộp đưa ra bỏo cỏo chớnh xỏc tại mọi thời điểm. Phần mềm phải cú giao diện đẹp, hài hoà và thõn thiện. Phần mầm phải cú tớnh dễ sử dụng và tớnh bảo mật cao. 2.4. Phương phỏp phỏt triển một HTTT Mục đớch của việc xõy dựng, phỏt triển HTTT là cú được một sản phẩm đỏp ứng nhu cầu của người sử dụng, hoà nhập vào cỏc hoạt đọng của tổ chức, chớnh xỏc về mặt kỹ thuật, tuõn thủ cỏc giới hạn về tài chớnh và thời gian định trước. Khụng nhất thiết phải theo đuổi một phương phỏp để phỏt triển một HTTT, tuy nhiờn nếu khụng cú phương phỏp ta cú nguy cơ khụng đạt được những mục tiờu đó đặt trước. Một HTTT là một đối tượng phức tạp, vận đọng trong một mụi trường rất phức tạp. Để thực sự làm chủ được nú, cần cú một phương phỏp để tiến hành. Sau đõy là cỏc cụng đoạn xõy dựng, phỏt triển một HTTT. 2.4.1. Giai đoạn đỏnh giỏ yờu cầu Một dự ỏn phỏt triển hệ thống khụng tự động tiến hành ngay sau khi cú bản yờu cầu vỡ loại hỡnh dự ỏn này đũi hỏi đầu tư khụng chỉ tiền bạc, thời gian mà cũn cả nguồn nhõn lực và chất xỏm. Do đú việc quyết định vấn đề này phải được thực hiện sau khi phõn tớch cho phộp xỏc định cư hội và khả năng thực thi. Sự phõn tớch này được đỏnh giỏ hay thẩm định yờu cầu hay cũn gọi là nghiờn cứu khả thi và cơ hội. Đỏnh giỏ đỳng yờu cầu là yếu tố quyết định cho sự thành cụng của một dự ỏn. Chỉ cần một sai lầm nhỏ cũng cú thể gõy ra hao tổn tiền bạc, nhõn lực hay đẩy lựi tiến trỡnh thực hiện dự ỏn, thậm chớ cú thể phỏ hỏng dự ỏn. Đỏnh giỏ yờu cầu được bắt đầu từ việc nờu vấn đề, ước đoỏn độ lớn của dự ỏn và những thay đổi cú thể, đỏnh giỏ tỏc động cuả những thay đổi và tớnh khả thi của dự ỏn, những gợi ý hỗ trợ cho người ra quyết định. Giai đoạn này được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để tiết kiệm chi phớ về thời gian và tiền của. Giai đoạn này bao gồm cỏc cụng việc cụ thể như sau: Lập kế hoạch: Gồm cỏc cụng việc như làm quen với hệ thống đang xột, xỏc đinh thụng tin cần thu thập cũng như nguồn và phương phỏp thu thập. Làm rừ yờu cầu: Giỳp cho phõn tớch viờn hiểu rừ yờu cầu của khỏch hàng, xỏc định chớnh xỏc đối tượng yờu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của mụi trường hệ thống và định dạng khung cảnh nghiờn cứu. Đỏnh giỏ khả thi: Tỡm xem cú những yếu tố nào ngăn cản sự thành cụng của dự ỏn, đỏnh giỏ khả thi về tổ chức, về tài chớnh, về thời hạn và kỹ thuật. Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo đỏnh giỏ yờu cầu. 2.4.2. Giai đoạn phõn tớch chi tiết Đõy là giai đoạn giỳp cho cỏn bộ phõn tớch hiểu sõu sắc và toàn vẹn về hệ thống thụng tin đàn tồn tại – nghĩa là xỏc định được những vấn đề chớnh cũng như cỏc yờu cầu nảy sinh của chỳng, xỏc định được cỏc cụng việc phải làm, cỏc cụng cụ được sử dụng cũng như mục tiờu cần đạt được của hệ thống mới. Cỏc cụng việc cần thực hiện trong giai đọcn này bao gồm: Lập kế hoạch phõn tớch chi tiết. Nghiờn cứu mụi trường của hệ thống thực tại. Nghiờn cứu hệ thống thực tại. Chuẩn đoỏn và xỏc định cỏc yếu tố giải phỏp. Đỏnh giỏ lại tớnh khả thi. Sửa đổi đề xuất của dự ỏn. Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo phõn tớch chi tiết. Để cú thể nghiờn cứu chớnh xỏc được mụi trường của hệ thống cũ. Cỏc phương phỏp thu thập thụng tin gồm: + Phỏng vấn: Đõy là cụng cụ đắc lực, ta cú thể thu được những nội dung cơ bản khỏi quỏt về hệ thống mà tài liệu khụng thể cú được hay gặp được những người cú trỏch nhiệm, nắm được mục tiờu của tổ chức. + Sử dụng phiếu điều tra: Phương phỏp này sử dụng khi phải lấy thụng tin từ một số lượng lớn cỏc đối tượng và trờn phạm vi điạ lý rộng lớn. Nhưng để vận dụng phương phỏp này thỡ người gửi thường phải là những người cấp trờn của cỏc đối tượng nhận phiếu. + Quan sỏt: Đõy là phương phỏp khú khăn và tốn thời gian vỡ người bị quan sỏt cú thể hoạt động khụng giống thực tế mà người sử dụng cú vai trũ rất quan trọng khi tham gia vào đội ngũ phõn tớch. Sau bước thu thập thụng tin, dữ liệu được tập chung và được chuẩn bị cho việc phõn tớch. Nhưng trước khi phõn tớch những dữ liệu này nhất thiết phải mó hoỏ. Mó hoỏ được xem là việc xõy dựng một tập hợp những hàm thức mang tớnh quy ước và gỏn cho tập hợp này một ý bằng cỏch cho liờn hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Hay núi một cỏch khỏc, việc mó hoỏ thụng tin là thay thế thụng tin ở dạng “tự nhiờn” thành một dóy kớ hiệu thớch ứng với mục tiờu của người sử dụng. Mục tiờu đú là nhận diện nhanh và khụng nhầm lẫn cỏc đối tượng, mụ tả nhanh chúng cỏc đối tượng, tiết kiệm khụng gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phộp kiểm tra logic hỡnh thức hoặc thể hiện vài đặc tớnh của đối tượng. Cỏc phương phỏp mó hoỏ cơ bản - Phương phỏp mó hoỏ phõn cấp - Phương phỏp mó hoỏ liờn tiếp - Phương phỏp mó hoỏ tổng hợp - Phương phỏp mó hoỏ theo seri - Phương phỏp mó hoỏ gợi nhớ - Phương phỏp mó hoỏ ghộp nối Cỏch thức tiến hành mó hoỏ Xỏc định tập hợp cỏc đối tượng cần mó hoỏ Xỏc định cỏc xử lý cần thực hiện Lựa chọn giải phỏp mó hoỏ + Xỏc định lựa chọn đẳng cấp cỏc tiờu chuẩn lựa chọn. + Kiểm tra lại những bộ mó hiện hành. + Tham khảo ý kiến của người đó sử dụng. + Kiểm tra độ ổn định của cỏc thuộc tớnh. + Kiểm tra khả năng thay đổi của cỏc đối tượng. Cỏc cụng cụ sử dụng trong giai đoạn phõn tớch chi tiết Để cú cỏi nhỡn tổng quỏt đối với một HTTT, cỏn bộ phõn tớch phải tiến hành mụ hỡnh hoỏ hệ thống đú. Cú nghĩa là phải biểu diễn hệ thống đú dưới dạng cỏc mụ hỡnh, sơ đồ hay hỡnh hoạ nhằm giỳp cho tất cả mọi người cú thể hiểu một cỏch tổng quỏt và nhanh chúng đối với hệ thống. Hiện nay cú cỏc cụng cụ phổ biến để mụ hỡnh hoỏ hệ thống đú là: Sơ đồ luồng thụng tin (Information Flow Diagram - IFD), sơ đồ luụng dữ liệu (Data Flow Diagram). Sơ đồ luụng thụng tin (IFD) Tin học hoỏ hoàn toàn Giao tỏc người - mỏy Thủ cụng Xử lý Kho lưu trữ dữ liệu Tin học hoỏ Thủ cụng - Điều khiển - Dũng thụng tin Tài liệu Cỏc phớch vật lý Phớch luồng thụng tin Phớch kho chứa dữ liệu Phớch chứa xử lý Sơ đồ luụng dữ liệu (DFD) DFD dựng để mụ tả chớnh HTTT nhưng trờn gúc độ trừu tượng. Trờn sơ đồ chỉ bao gồm cỏc luụng dữ liệu, cỏc xử lý, cỏc lưu trữ dữ liệu, nguồn và đớch nhưng khụng hề quan tõm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trỏch nhiệm xử lý. Sơ đồ IFD chỉ đơn thuần mụ tả hệ thống làm gỡ? và để làm gỡ? Tờn người/bộ phận phỏt nhận thụng tin Cỏc kớ phỏp dựng cho DFD Nguồn hoặc đớch Tờn dũng dữ liệu - Dũng dữ liệu Tờn tiến trỡnh xử lý - Tiến trỡnh xử lý Tệp dữ liệu - Kho dữ liệu Cỏc mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh (Context diagram) thể hiện nội dung tổng quỏt nhất của hệ thống thụng tin. Trong sơ đồ này cú thể bỏ qua cỏc xử lý cập nhật, cỏc kho dữ liệu. Sơ đồ ngữ cảnh hay cũn gọi là sơ đồ mức 0. Sơ đồ phõn ró: nhằm mụ tả chi tiết hơn nội dung của hệ thống. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, sẽ phõn ró thành sơ đồ mức 0, mức 1, 2… Cỏc phớch logic Phớch luồng dữ liệu Phớch phần tử thụng tin Phớch kho dữ liệu Phớch tệp dữ liệu 2.4.3. Thiết kế logic Mục đớch của cụng đoạn này là xỏc định một cỏch chi tiết và chớnh xỏc những gỡ hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiờu đó thiết lập từ giai đoạn trước. Sản phẩm cuối cựng của giai đoạn này là cỏc sơ đồ luồng dữ liệu DFD, cỏc sơ đồ cấu trỳc dữ liệu DSD, cỏc sơ đồ phõn tớch và tra cứu, cỏc phớch logic của từ điển hệ thống. Cỏc cụng việc chớnh của giai đoạn này gồm: Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý Thiết kế cỏc dũng vào Hoàn chỉnh tài liệu logic Hợp thức hoỏ mụ hỡnh logic Thiết kế cơ sở dữ liệu là cụng việc rất khú khăn và phức tạp, bởi phõn tớch viờn sẽ phải gặp gỡ những người sử dụng và hỏi họ danh sỏch dữ liệu mà họ cần. Việc hỏi han này thường khụng đạt hiệu quả cao và sẽ dễ dàng làm cho hệ thống cú những phần khụng đạt yờu cầu. Để khắc phục tỡnh trạng này, phõn tớch viờn bắt buộc phải phõn tớch kĩ lưỡng cơ sở dữ liệu của hệ thống, thậm chớ cú thể phải làm việc đơn độc và sẽ tuỳ từng trường hợp mà cú những phương phỏp thu thập thớch hợp. Tuy nhiờn phõn tớch viờn cú thể ỏp dụng một trong những phương phỏp sau: Thiết kế dữ liệu từ cỏc thụng tin đầu ra: đõy là phương phỏp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu.Phương phỏp này dựa trờn cỏc văn bản hay bỏo cỏo đầu ra để từ đú xỏc định cỏc trường dữ liệu cần thiết. Vấn đề quan trọng nhất của phương phỏp này là ỏp dụng cỏc chuẩn hoỏ trong quỏ trỡnh lọc dữ liệu. Cỏc mức chuẩn hoỏ như sau: Chuẩn hoỏ mức 1: mỗi danh sỏch khụng được phộp chứa những thuộc tớnh lặp. Nếu cú cỏc thuộc tớnh lặp thỡ phải tỏch cỏc thuộc tớnh lặp đú thành cỏc danh sỏch con, cú một ý nghĩa dưới gúc độ quản lý đồng thời gắn tờn và thuộc tớnh định danh riờng cho nú. Chuẩn hoỏ mức 2: Trong một danh sỏch mỗi thuộc tớnh phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khúa chứ khụng chỉ phụ thuộc vào một phần của khoỏ. Nếu cú sự phụ thuộc như vậy thỡ phải tỏch những thuộc tớnh đú thành một danh sỏch con mới. Chuẩn hoỏ mức 3: Trong một danh sỏch khụng được phộp cú sự phụ thuộc bắc cầu giữa cỏc thuộc tớnh. Phải tỏch chỳng thành cỏc thuộc tớnh riờng rẽ, gỏn tờn và xỏc định khúa cho chỳng. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương phỏp mụ hỡnh hoỏ: Đõy là phương phỏp dựa trờn sự thể hiện giữa cỏc thực thể với nhau thụng qua cỏc liờn kết. Sự thể hiện này được biểu diễn trờn mụ hỡnh quan hệ thực thể. Mối quan hệ giữa cỏc thực thể với nhau cú thể dưới dạng một - một (1@1), một - nhiều (1@N), nhiều - nhiều (N@N). 2.4.4. Đề xuất cỏc phương ỏn của giải phỏp Cho tới giai đoạn này cỏn bộ tin học đó cú thể xỏc định được những xử lý, cơ sở dữ liệu cần cú của hệ thống và nhiệm vụ cần đạt được của hệ thống mới. Tuy nhiờn họ vẫn chưa biết được cỏch thức xử lý nào được dựng là hợp lý nhất, phương tiện nào thớch hợp, cú tớnh khả thi nhất và mụi trường của HTTT là như thế nào? Đõy cũng chớnh là mục đớch mà cỏn bộ tin học cần đạt được trong giai đoạn này. Cụ thể họ sẽ phải làm những cụng việc như sau: Xỏc định cỏc rang buộc tin học và tổ chức. Xõy dựng cỏc phương ỏn của giải phỏp. Đỏnh giỏ cỏc phương ỏn của giải phỏp. Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo. Cụng việc quan trọng nhất của giai đoạn này là đỏnh giỏ phương ỏn của giải phỏp. Bởi thực chất đú là quỏ trỡnh phõn tớch, đỏnh giỏ chi phớ và lợi ớch của phương phỏp. Kết quả của việc đỏnh giỏ này sẽ quyết định dự ỏn cú được tiếp tục triển khai nữa hay khụng, hay phải hay đổi theo phương phỏp thực hiện khỏc. Nếu như việc đỏnh gớa bị sai lệch thỡ sẽ gõy hao tổn rất lớn và ảnh hưởng mạnh tới kết quả về sau của dự ỏn. 2.4.5. Thiết kế vật lý ngoài Thực chất của giai đoạn thiết kế vật lý ngoài là mụ tả chi tiết phương ỏn của giải phỏp đó được lựa chọn ở giai đoạn trước. Đú là những mụ tả về giao diện, về cỏc thao tỏc người sử dụng sẽ cần sử dụng đến. Thiết kế cỏch thức tiếp cận hệ thống… Kết quả của giai đoạn thiết kế vật lý ngoài sẽ tỏc đọng độn việc dự ỏn cú được người tiờu dựng chọn lựa và ỏp dụng lõu dài hay khụng? Bởi vỡ đối với người sử dụng giao diện thõn thiện, thao tỏc dễ dàng, dễ hiểu là một tiờu chuẩn đỏnh giỏ rất quan trọng. Cụ thể phõn tớch viờn sẽ phải thực hiện cỏc cụng việc như sau: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. Thiết kế chi tiết cỏc giao diện vào ra. Thiết kế cỏch thức tương tỏc với phần tin học hoỏ. Thiết kế cỏc thủ tục thủ cụng. Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo. 2.4.6. Triển khai kỹ thuật hệ thống Triển khai kỹ thuật hệ thống thụng tin là thực hiện việc lựa chọn cụng cụ phỏt triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cỏch thức truy nhập tới cỏc bản ghi của cỏc tệp và những chương trỡnh mỏy tớnh khỏc nhau cấu thành nờn hệ thống. Mục tiờu chớnh của giai đoạn này là xõy dựng một hệ thống hoạt đọng tốt. Những cụng việc chớnh của giai đoạn này gồm: Lập kế hoạch triển khai. Thiết kế vật lý trong. Lập trỡnh. Thử nghiệm. Hoàn thiện hệ thống cỏc tài liệu Đào tạo người sử dụng Cỏc khỏi niệm cần chỳ ý trong giai đoạn này - Sự kiện (Evenement): là một việc thực thi đến nú là khởi sinh việc thực hiện cuả một hoặc nhiều xử lý nào đú. Cú những sự kiện nằm ngay trong cơ chế của tổ chức hoặc nằm ngoài tổ chức. - Cụng việc (Operation): là một dóy xử lý cú chung một sự kiện khởi sinh. - Tiến trỡnh (Process): là một dóy cỏc cụng việc mà cỏc xử lý bờn trong của nú nằm trong cựng một lĩnh vực nghiệp vụ. Nếu tiến trỡnh quỏ lớn cú thể chia cắt thành những file nhỏ hơn. - Nhiệm vụ: là một xử lý được xỏc định thờm cỏc yếu tố về tổ chức: Ai? Ở đõu? Khi nào thực hiện nú? - Pha xử lý: Là tập hợp cỏc nhiệm vụ cú tớnh đến cỏc yếu tố tổ chức và sự thực hiện chỳng, khụng phụ thuộc vào sự kiện nào khỏc mà chỉ phụ thuộc vào sự kiện khởi sinh ban đầu. - Module xử lý: Là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bờn trong của một pha và thao tỏc với số lượng tương đối ớt dữ liệu. Đõy là cỏch chia nhỏ cỏc xử lý. Cụng việc Tiến trỡnh 1 Tiến trỡnh 2 Tiến trỡnh 3 Pha 1 Pha 2 Pha 3 Mụ hỡnh tổng quỏt thiết kế vật lý trong đối với cỏc xử lý Lập trỡnh là cụng việc quan trọng nhất trong giai đoạn này, đõy là cụng đoạn mà lập trỡnh viờn đưa tất cả những thiết kế từ đầu đến nay vận dụng vào chương trỡnh và trực tiếp xõy dựng chương trỡnh. Cụng đoạn này đũi hỏi lập trỡnh viờn phải cú một trỡnh độ hiểu biết cao về ngụn ngữ lập trỡnh được ỏp dụng cũng như cỏc cụng cụ khỏc được sử dụng kốm theo. 2.4.7. Cài đặt, bảo trỡ và khai thỏc hệ thống Đõy là giai đoạn cuối cựng trong toàn bộ quỏ trỡnh xõy dựng HTTT. Mục tiờu của giai đoạn này là tớch hợp hệ thống được phỏt triển vào cỏc hoạt động của tổ chức một cỏch ớt va vấp nhất và đỏp ứng những thay đổi cú thể xảy ra trong suốt quỏ trỡnh sử dụng. Hai nhiệm vụ chớnh của giai đoạn này là chuyển đổi về mặt kỹ thuật và chuyển đổi về mặt con người. Việc cài đặt hệ thống mới cú thể kộo theo một sự thay đổi lớn đối với tổ chức. Để là giảm sự thay đổi đú ta cú thể ỏp dụng một trong cỏc cỏch cài đặt hệ thống như sau: Cài đặt trực tiếp Cài đặt song song Cài đặt thớ điểm cục bộ Chuyển đổi theo giai đoạn 2.5. Giới thiệu về quản trị cơ sở dữ li