Tình hình hoạt động và phát triển tại Tổng công ty Giấy Việt Nam - Số 25 Lý Thường Kiệt - Hà Hội

hạn nhà nước một thành viên Nguyên liệu giấy miền nam. - Công ty cổ phần mà Công ty mẹ giữ cổ phần chi phối: 1. Công ty cổ phần Giấy Tân Mai 2. Công ty cổ phần Giấy Đồng Nai 3. Công ty cổ phần Giấy Bình An 4. Công ty cổ phần Giấy Việt Trì 5. Công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồm Hà 6. Công ty cổ phần Giấy Hoàng Văn Thụ * Các công ty liên kết: 1. Công ty cổ phần Nhất Nam 2. Công ty cổ phần Diêm Thống Nhất 3. Công ty cổ phần May – Diêm Sài Gòn 4. Công ty cổ phần In Phúc Yên 5. Công ty cổ phần Giấy Vạn Điểm * Các đơn vị hạch toán phụ thuộc: 1. Công ty Giấy Bãi Bằng 2. Công ty Giấy Tissue Sông Đuống 3. Công ty Chế biến và xuất nhập khẩu dăm mảnh 4. Công ty Vận tải và chế biến lâm sản 5. Chi nhánh Tổng công ty Giấy Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh 6. Chi nhánh Tổng công ty Giấy Việt Nam tại Thành phố Đà Nẵng 7. Trung tâm Dịch vụ và kinh doanh giấy tại Hà Nội 8. Ban Quản lý dự án Nhà máy sản xuất giấy và bột giấy Thanh Hoá 9. Xí nghiệp khảo sát và thiết kế lâm nghiệp 10. Lâm trường Cầu Ham 11. Lâm trường Ngòi Sảo 12. Lâm trường Vĩnh Hảo 13. Lâm trường Hàm Yên 14. Lâm trường Tân Thành 15. Lâm trường Tân Phong 16. Lâm trường Đoan Hùng 17. Lâm trường Thanh Hoá 18. Lâm trường Sông Thao 19. Lâm trường A Mai 20. Lâm trường Yên Lập 21. Lâm trường Tam Thắng 22. Lâm trường Tam Sơn 23. Lâm trường Xuân Đài 24. Lâm trường Tam Thạch 25. Lâm trường Lập Thạch 26. Công ty Thi công cầu đường và vận tải * Các đơn vị sự nghiệp: 1. Trường Trung học kỹ thuật công nghiệp giấy 2. Viện Nghiên cứu cây nguyên liệu giấy 3. Viện Công nghiệp giấy và xenluylô II.Tổ chức bộ máy kế toán 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động, đồng thời để đảm bảo cho cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán được hợp lý, gọn nhẹ, chính xác, đầy đủ và hiệu quả cho các đối tượng sử dụng thông tin, vì vậy bộ máy kế toán ở công ty mẹ được tổ chức như sau: Kế toán trưởng Phó phòng kế toán văn phòng Phó phòng kế toán tổng hợp Phó phòng kế toán Xây dựng cơ bản Kế toán thanh toán ngân hàng kiêm thủ quỹ Kế toán thanh toán ngoại tệ & tổng hợp XDCB Kế toán thanh toán nội tệ & theo dõi công nợ Kế toán tổng hợp văn phòng công ty mẹ Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán tại công ty mẹ (gồm 1 Trưởng phòng và 3 Phó Trưởng phòng) được chia làm 3 tổ: - Tổ kế toán xây dựng cơ bản: (gồm 5 người) có nhiệm vụ theo dõi quản lý hạch toán toàn bộ công tác kế toán xậy dựng cơ bản của công ty mẹ; quản lý, kiểm tra, tổng hợp báo cáo tình hình xây dựng cơ bản của các công ty con. - Tổ kế toán tổng hợp: (gồm 5 người) có nhiệm vụ theo dõi tổng hợp hạch toán toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh của công ty mẹ; chỉ đạo tổng hợp và kiểm tra kết quả sản xuất kinh doanh của các công ty con và công ty liên kết. - Tổ kế toán tại văn phòng Tổng công ty: ( gồm 5 người) có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của văn phòng công ty mẹ. + Phó phòng kế toán văn phòng: Phụ trách kế toán và kiểm tra kế toán, tổng hợp Báo cáo tài chính tại văn phòng Tổng công ty, thanh, quyết toán các hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu, thanh toán công nợ bằng VNĐ và ngoại tệ, theo dõi TSCĐ và khấu hao tài sản cố định; tổ chức hạch toán và theo dõi tình hình quản lý sử sụng các quỹ của Tổng công ty cũng như nguồn kinh phí sự nghiệp. + Kế toán thanh toán tiền gửi Ngân hàng kiêm thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, tiến hành nhận, xuất tiền mặt; theo dõi quỹ tiền mặt tại ngân hàng và ghi sổ liên quan. + Kế toán thanh toán ngoại tệ và tổng hợp xây dựng cơ bản: Theo dõi phản ánh các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ trong hoạt động xuất nhập khẩu của công ty mẹ. + Kế toán thanh toán nội tệ và theo dõi công nợ: hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ có liên quan đến quỹ tiền mặt, lập phiếu thu, phiếu chi, ghi sổ kế toán liên quan, theo dõi và duyệt quyết toán kinh phí sự nghiệp, theo dõi công nợ đối với nhà cung cấp và khách hàng. + Kế toán tổng hợp văn phòng công ty mẹ: Hướng dẫn chỉ đạo công tác kế toán cho các đơn vị phụ thuộc phù hợp với yêu cầu quản lý của toàn Tổng công ty, thực hiện kiểm tra, tổng hợp tài liệu kế toán của các công ty con để lập báo cáo tài chính hợp nhất. Tổ chức lao động kế toán này đã tạo lập được mối quan hệ chỉ đạo, quản lý, và các mối quan hệ phối kết hợp (ghi chép, cung cấp số liệu, kiểm tra đối chiếu…) giữa các lao động trong bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở. Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại, xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí. Lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Guồng máy kế toán hoạt động có hiệu quả là do sự phân công, tạo lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán. 2. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và ứng dung phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin ở Tổng công ty Giấy Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm các sổ kế toán, số lượng, mẫu sổ, mối quan hệ giữa các sổ kế toán để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu kế toán từ các chứng từ ban đầu, nhằm cung cấp các chỉ tiêu cần thiết cho việc lập báo cáo theo trình tự và phương pháp nhất định. Hiện nay Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Nhằm hiện đại hoá khâu hạch toán, giúp nhà lãnh đạo có thông tin kịp thời để xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Tổng công ty đã áp dụng chương trình kế toán trên máy vi tính để phục vụ cho công tác kế toán ở Tổng công ty và các đơn vị phụ thuộc. Hình thức chứng từ ghi sổ có đặc điểm là phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, với mọi trình độ quản ly, trình độ kế toán và cũng khá phù hợp với kế toán bằng máy vi tính. Hình thức Chứng từ ghi sổ tách rời việc ghi sổ theo thời gian và ghi sổ theo hệ thống ở hai hệ thống sổ kế toán tổng hợp, đó là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán đều phân loại chứng từ, căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái các tài khoản. Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ chứng từ gốc kế toán vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Đối với chứng từ thu, chi tiền mặt thủ quỹ phải ghi vào sổ quỹ. Từ chứng từ gốc hoặc bẳng tổng hợp chứng từ gốc (bảng này lập cho những chứng từ gốc phát sinh nhiều lần trong kỳ) kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Từ sổ (thẻ) kế toán chi tiết, cuối tháng kế toán ghi vào bảng tổng hợp chi tiết. Bảng này sẽ được đối chiếu với sổ cái tài khoản liên quan và là cơ sở ghi vào báo cáo kế toán. từ chứng từ ghi sổ, định kỳ hoặc cuối tháng kế toán ghi vào sổ cái, từ sổ cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh. Bảng này được đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và là cơ sổ để ghi vào hệ thống báo cáo kế toán. Với hình thức kế toán này tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày đều được đưa vào chương trình kế toán trên máy bằng việc cập nhật chứng từ ban đầu. Chương trình sẽ tự động tính toán và vào các sổ chi tiết, tổng hợp, lập Báo cáo tài chính đến cuối kỳ. Chương trình kế toán trên máy gồm hai hệ thống: Hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng VNĐ và hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức này được thể hiện qua sơ đồ sau: Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ BCĐSPS BCKT Sơ đồ 3: Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Tổng công ty ngoài chức năng quản lý còn tiến hành hoạt động kinh doanh kiếm lời và bộ phận kinh doanh thương mại đó là Văn phòng Tổng công ty.Đa số nhân viên của tất cả các phòng ban của Tổng công ty ngoài chức năng quản lý theo điều lệ Tổng công ty quy định còn tham gia chức năng kinh doanh. Lao động kế toán ở Văn phòng Tổng công ty cũng đảm nhận vai trò như thế và mọi công việc được tiến hành được tiến hành hầu như hoàn toàn trên máy tính. Khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phần hành sẽ vào sổ các chứng từ liên quan trực tiếp đến phần hành do mình phụ trách. Tại bất kỳ trời điểm nào máy cũng có thể in ra sổ chi tiết của từng tài khoản và cuối kỳ in ra sổ tổng hợp (thay cho bảng kê và nhật ký chứng từ) của từng tài khoản bất kỳ. Và cũng giống như đa số các doanh nghiệp kinh doanh thương mại khác, Văn phòng Tổng công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, kế toán viên sẽ theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có tính chất hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá trên sổ sách. Mặt khác, đối với hàng hoá kinh doanh của Văn phòng Tổng công ty thì thường là hàng hoá nhập khẩuvà có giá trị lớn lại ít phải lưu kho bãi nên để xác định giá trị hàng xuất kho Văn phòng Tổng công ty dùng giá thực tế đích danh tức là giá trị của lô hàng xuất tính theo giá trị của lô hàng đó khi nhập kho. Về hình thức sổ kế toán thì hiện nay Văn phòng Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ kết hợp hình thức Nhật ký chứng từ trên phần mềm kế toán được thiết kế riêng gồm hai hệ thống hạch toán, đó là: Hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng tiền VNĐ và hệ thống hạch toán theo các nguyên tệ phát sinh. 3. Trình tự kế toán tại Tổng công ty Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày kế toán thực hiện và in ấn trên máy vi tính đồng thời các phiếu thu chi này được lưu lại trong máy thành các chứng từ gốc (chứng từ ghi sổ). - Căn cứ vào các chứng từ đã thu chi thủ quỹ theo dõi vào sổ quỹ. - Căn cứ vào sổ phụ và các chứng từ liên quan từ ngân hàng kế toán thanh toán nhập các chứng từ này vào chương trình kế toán đồng thời ghi các sổ chi tiết để theo dõi. - Căn cứ vào các quy định về quỹ lương, kế toán trích quỹ lương và tính toán mức BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn. Căn cứ vào số liệu này kế toán nhập chứng từ vào chương trình kế toán. - Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh các tài khoản trên đồng thời căn cứ vào quá trình thanh toán công nợ giữa các khách hàng( các đối tượng thanh toán công nợ), kế toán công nợ nhập các bút toán bù trừ công nợ vào chương trình kế toán và rút số dư công nợ từ chương trình kế toán để theo dõi. - Cuối kỳ căn cứ vào mức trích khấu hao cả năm được Bộ Tài chính phê duyệt, kế toán tổng hợp chia cho từng kỳ kế toán và tính toán phân bổ mức trích KHCB của từng bộ phận liên quan và định khoản các bút toán trích KHCB vào chương trình kế toán. - Cuối kỳ kế toán tổng hợp xem xét toàn bộ các số liệu trong chương trình kế toán thực hiện việc in ấn, đối chiếu tổng hợp các tài khoản so sánh số liệu với các sổ kế toán chi tiết. - Đến kỳ báo cáo tài chính, kế toán tổng hợp lập các báo cáo tài chính theo quy định. 4. Hình thức tổ chức công tác kế toán ở Tổng công ty. Hệ thống tài khoản sử dụng: Theo hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam. Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuết minh báo cáo tài chính. Vào cuối mỗi năm tài chính, công ty sẽ chuẩn bị một bản báo cáo kế toán gồm: Bảng cân đối kế toán và báo cáo lỗ lãi cùng một bản báo cáo của Hội đồng quản trị mà tất cả sẽ được Hội đồng quản trị thông qua và được đóng dấu chính thức công ty. Các báo cáo công ty nộp cho công ty Kiểm toán để kiểm toán và chuẩn bị báo cáo kiểm toán. Báo cáo kế toán và kiểm toán trình UBND Thành phố Hà Nội và cơ quan Thuế trong vòng 3 tháng sau khi kết thúc năm tài chính của công ty. Ngôn ngữ sử dụng trong kế toán: Tiếng Việt Nam và tiếng Anh. Đơn vị sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng (Các đồng tiền khác phát sinh đều được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế). Đơn vị đo lường sử dụng trong kế toán: theo hệ thống đo lường chính thức áp dụng tại Việt Nam. Căn cứ vào đặc điểm, tính chất và quy mô hoạt động kinh doanh; dựa vào sự phân cấp quản lý kinh tế nội bộ, căn cứ vào đội ngũ cán bộ chuyên môn cũng như khối lượng, tính chất công việc kế toán; Tổng công ty Giấy đã xây dựng theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán. Theo mô hình này, ở Tổng công ty có phòng kế toán tập trung làm nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở văn phòng Tổng công ty, kiểm tra hướng dẫn công tác kế toán toàn Tổng công ty, Tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính toàn ngành. Tại các đơn vị phụ thuộc công ty mẹ đều có phòng kế toán riêng thực hiện công tác hạch toán hoàn chỉnh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thuộc đơn vị mình theo sự phân cấp của phòng kế toán Tổng công ty lập báo cáo cần thiết để gửi lên phòng kế toán tập chung. Loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán có rất nhiều thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát của kế toán đối với hoạt động sản xuất kinh doanh ở các đơn vị thành viên. Mặt khác loại hình tổ chức công tác kế toán này còn hạn chế bớt những khó khăn trong việc phân công lao động, thực hiện chuyên môn hoá nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của kế toán cũng như thuận tiện trong việc ứng dụng các trang thiết bị kỹ thuật tính toán và thông tin kế toán. Tổng công ty tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán đã đáp ứng được yêu cầu tổ chức khoa học, hợp lý lao động, cán bộ và nhân viên kế toán xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của mỗi bộ phận trong phòng kế toán sự phối kết hợp các bộ phận liên quan đảm bảo công việc thực hiện có hiệu quả và nhanh gọn. Mặt khác việc tổ chức công tác kế toán này cũng đã tôn trọng các quy định có tính chất nguyên tắc đó là: cán bộ kế toán được đảm bảo độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, quy định trong các chế độ kế toán, cán bộ kế toán không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp liệu và phụ trách công tác kế toán,... Tổng công ty áp dụng hệ thống kế toán Doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 1141TC/QĐ-CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995, Chế độ Báo cáo tài chính Doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ/BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản bổ sung, sửa đổi có liên quan. III. công tác tổ chức các phần hành kế toán tại tổng công ty giấy Việt Nam 1/ Kế toán vốn bằng tiền: Tài sản bằng tiền tại Tổng công ty Giấy gồm: - Tiền mặt tại quỹ tiền mặt - Tiền gửi ở ngân hàng Khi có các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán vốn bằng tiền sẽ lập các phiếu thu, chi căn cứ vào nguyên nhân các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1.1.Kế toán tiền mặt a) Chứng từ sử dụng: Phiếu thu (MS 01 - TT) Phiếu chi (MS 02 -TT) Giấy đề nghị tạm ứng (MS 03 - TT) Giấy thanh toán tạm ứng (MS 04 - TT) Biên lai thu tiền (MS 05 - TT) Phiếu thu, chi do kế toán thanh toán lập. Phiếu được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần, trong đó liên 1 lưu cuống phiếu, liên 2 chuyển cho đối tượng thanh toán, liên 3 dùng luân chuyển. - Với phiếu thu, kế toán thanh toán chuyển cho thủ quỹ để nhập quỹ, sau chuyển lại để ghi sổ, sau định kỳ chuyển cho kế toán trưởng ký, lưu giữ tại phòng kế toán. - Với phiếu chi, kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi, sau chuyển cho thủ quỹ chi tiền, định kỳ chuyển cho kế toán trưởng ký, lưu giữ tại phòng kế toán. b) Tài khoản sử dụng: TK111 "Tiền mặt" c) Sổ sách kế toán: Sổ quỹ tiền mặt (kiêm báo cáo quỹ), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 111, SỔ QUỸ TIỀN MẶT Ngày…tháng…năm 2005 Số hiệu chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản đối ứng Số tiền Thu Chi Thu Chi Phát sinh trong ngày …………………… Cộng phát sinh Dư đầu ngày Dư cuối ngày Kèm theo …Chứng từ thu ….Chứng từ chi Ngày…tháng…năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 1.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng a) Chứng từ sử dụng: - Giấy báo Nợ của Ngân hàng. - Giấy báo Có của Ngân hàng. - Bảng sao kê tài khoản của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi…). Tài khoản sử dụng: Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng”. Sổ sách kế toán: Sổ theo dõi Tiền gửi Ngân hàng, sổ cái TK 112. d) Trình tự hạch toán Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ TK 112 TK 111 TK 112 Nộp tiền mặt vào ngân hàng Sơ đồ 1.1: Hạch toán vốn bằng tiền TK111,112 TK151,152 153,156,611 TK331 TK133 TK211,213 241 TK311,315 333,334,338 TK121,128 221,228,228 TK411,441 TK511,512 TK515 TK711 TK131 TK411,441 TK121,128 221,222,228 TK3331 Thu tiền bán hàng Thu từ hoạt động tài chính Thu khác Khách hàng trả nợ Nhận vốn chủ sở hữu Thu hồi vốn đầu tư tài chính hoặc ứng trước Thu thuế GTGT cho Nhà nước khi bán hàng, cung cấp dịch vụ Mua vật tư hàng hoá Trả nợ hoặc ứng trước tiền Thanh toán thuế GTGT Mua TSCĐ hoặc thanh toán Trả nợ vay, nợ nhà nước Chi đầu tư tài chính Trả vốn cho chủ sở hữu hàng cho người bán khi mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ chi phí XDCB CNV và các khoản nợ khác e) Quy trình ghi sổ: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu CTGS Sổ đăng ký CTGS Sổ kế toán vốn bằng tiền Sổ cái 111,112,113 Bảng tổng hợp chi tiết vốn bằng tiền BCĐSPS BCKT Chứng từ gốc Sổ quỹ 2/Hạch toán quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng. a) Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng ngoại (thanh toán bằng thư tín dụng) - Hoá đơn (invoice) - Thư tín dụng(L/C) - Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá - Các hoá đơn vận chuyển, bốc xếp tại bên mua - Phiếu nhập kho b) Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 111: Tiền mặt. - Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng. - Tài khoản 152: Vật liệu. - Tài khoản 156: Hàng hoá. - Tài khoản 331: Phải trả người bán. - Tài khoản 311: Vay ngắn hạn. - Tài khoản 144: Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn.. c) Sổ sách sử dụng: Báo cáo nhập – xuất – tồn, sổ cáI TK 156, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ kế toán chi hàng hoá, vật tư d)Trình tự hạch toán: Tổng công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên. Khi hợp đồng mua bán hàng hoá có hiệu lực phòng Tài chính kế toán tiến hành mở L/C tại ngân hàng (Căn cứ vào quy định về tỷ lệ % ký quỹ của ngân hàng). Khi hàng về căn cứ vào trị giá ghi trên invoice và tính hợp lý của bộ chứng từ nhận hàng, ngân hàng tiến hành thanh toán với người bán và yêu cầu người bán mở L/C trả tiền theo bộ chứng từ kế toán. Sau khi nhận hàng kế toán thanh toán chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển bốc xếp tại cảng, bến bãi... và tính vào giá thành hàng hoá mua vào. TK 331 Vay NH mở L/C TK311 TK 1122 TK 151 TK 156,152,153 TK 33312 TK 133 TK 3333 Thanh toán nhà cung cấp nước ngoài tại cửa khẩu Giá trị hàng nhập Thuế nhập khẩu phải nộp VAT hàng NK Giá trị hàng NK đã kiểm nhận Sơ đồ 2.1: Hạch toán mua hàng và thanh toán tiền hàng e) Quy trình ghi sổ Chứng từ gốc về vật tư, hàng hoá CTGS Sổ đăng ký CTGS Sổ kế toán chi tiết hàng hoá, vật tư Sổ cái TK 156 BCĐSPS BCKT Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ: CHỨNG TỪ GHI SỔ Số … Ngày…tháng…năm.. Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Cộng X x Kèm theo…chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ Năm: …. Tài khoản: 156 Tên kho: Tên, quy cách hàng hoá: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7 (5x6) 8 9 (5x8) 10 11 (5x10) 12 Số dư đầu năm Cộng tháng Ngày…tháng…năm …. Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối tháng kế toán tiến hành khoá sổ và tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của tài khoản 156 trên sổ Cái. Bộ Tài chính. Tổng công ty Giấy VN. SỔ CÁI Năm … Tên tài khoản : Hàng hoá Số hiệu : TK 156 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI Số hiệu tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Cộng phát sinh tháng x Số dư cuối tháng x Cộng luỹ kế từ đầu quý x Ngày…tháng…năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3/Kế toán tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định. Tài sản cố định (TSCĐ) là những tư liệu lao động có hình thái vật chất, có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài, tham gia vào toàn bộ quá trình kinh doanh của Tổng công ty đồng thời bị hao mòn dần qua trích khấu hao. Do TSCĐ của Tổng công ty Giấy Việt Nam có nhiều loại với nhiều hình thái biểu hiện, tính chất đầu tư, công dụng và tình hình sử dụng khác nhau… nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán TSCĐ, kế toán tại Tổng công ty chia TSCĐ của Tổng công ty ra thành 3 loại: TSCĐ hữu hình. TSCĐ vô hình. TSCĐ thuê tài chính. Trong mọi trường hợp, TSCĐ phải được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại. Do vậy, việc ghi sổ tại Tổng công ty Giấy Việt Nam cũng phản ánh được tất cả 3 chỉ tiêu này: Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn 3.1 Kế toán tăng, giảm TSCĐ a) Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01-TSCĐ). -Thẻ TSCĐ (MS 02-TSCĐ). - Biên bản thanh lý TSCĐ (MS 03-TSCĐ). - Thẻ TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (MS 04-TSCĐ) - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (MS 05- TSCĐ) b) Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 211 “TSCĐ hữu hình” - Tài khoản 212 “TSCĐ thuê tài chính” - Tài khoản 213 “TSCĐ vô hình” c) Sổ sách kế toán: sổ cái TK 211, 212, 213; sổ chi tiết TSCĐ, sổ tổng hợp TSCĐ d)Trình tự hạch toán: * Hạch toán tăng TSCĐ: Quá trình hạch toán tăng TSCĐ tại Tổng công ty Giấy Việt Nam được tiến hành theo trình tự sau: Thuế GTGT được khấu trừ TK 111,112,… TK 133 TK211,212,213 TSCĐ hình thành qua xd, Giá trị mua và phí tổn của TSCĐ không qua lắp đặt TK 241 TK152,334,338 Chi phí xd, lắp đặt triển khai lắp đặt, triển khai TK 411 TK 711 TK 3381 Nhà nước cấp hoặc chứng nhận vốn góp liên doanh bằng TSCĐ Nhận quà biếu, quà tặng, viện trợ không hoàn lại bằng TSCĐ TSCĐ thừa không rõ nguyên nhân TK 222 TK 342 TK 138 Nhận lại vốn góp liên doanh bằng TSCĐ Nhận TSCĐ thuê tài chính Thuế GTGT nằm Thuế GTGT nằm nợ gốc Sơ đồ 3.3.1: Hạch toán tăng TSCĐ GTCL của TSCĐ nhượng bán, thanh lý, trao đổi không tương tự Giá trị hao mòn Khấu hao TSCĐ Góp vốn liên doanh bằng TSCĐ Trả vốn góp liên doanh hoặc chuyển cho đơn vị khác Trao đổi TSCĐ tương tự TSCĐ thiếu TK 211,212,213 TK 811 TK 641,642 TK 222 TK 214 TK 412 TK 411 TK 211,213 TK 138 NG giảm Chênh lệch Chênh lệch Sơ đồ 3.1.2: Hạch toán giảm TSCĐ Ví dụ1: Tháng 7 năm 2003 Tổng công ty mua 01 máy in trị giá tiền là 380.000.000đ, VAT 38.000.000 lấy từ nguồn vốn khấu hao cơ bản, thanh toán qua tài khoản Tiền gửi Ngân hàng. a. Nợ TK 211 : 380.000.000 Nợ TK 133 38.000.000 Có TK 112: 418.000.000 b. Có TK 009: 380.000.000 3.2. Khấu hao tài sản cố định a. Chứng từ sử dụng: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (MS 03-BPB) b. Tài khoản sử dụng: TK 214 – Hao mòn TSCĐ Phương pháp xác định mức khấu hao áp dụng tại Tổng công ty Giấy Việt Nam là phương pháp khấu hao đều theo thời gian. Theo đó, cách tính khấu hao theo phương pháp này như sau: Mức khấu hao phải trích bình quân năm Nguyên giá tài sản cố định bình quân Tỷ lệ khấu hao bình quân năm Nguyên giáTSCĐ Số năm sử dụng = x = Cuối kỳ kế toán căn cứ vào mức trích KHCB đã được đăng ký và được Bộ Tài chính phê duyệt, kế toán chia theo kỳ kế toán và định khoản: Nợ TK 641 (khấu hao tại bộ phận bán hàng ). Nợ TK 642 (khấu hao tại bộ phận quản lý ). Có TK 214 (tổng số tiền trích khấu hao). Đồng thời ghi Nợ TK 009 (nguồn vốn KHCB) Ví dụ: Số tiền trích khấu hao quý I năm 2004 tại văn phòng Tổng công ty là:126.000.000đ Kế toán định khoản Nợ TK 642: 126.000.000 Có TK 214 : 126.000.000 Đồng thời ghi Nợ TK 009: 126.000.000 c. Sổ sách kế toán: Sổ theo dõi khấu hao theo quý cho tài khoản 214, sổ cái tài khoản 214, 009. d. Quy trình ghi sổ Chứng từ tăng giảm, KHTSCĐ CTGS Sổ đăng ký CTGS Sổ kế toán chi tiết TSCĐ TSCĐ Sổ cái TK 211,212,213,214 Sổ tổng hợp TSCĐ BCĐSPS BCKT Thẻ TSCĐ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Quá trình ghi sổ hạch toán TSCĐ và khấu hao TSCĐ được thực hiện tương tự như hạch toán quá trình mua vật tư và hàng hoá. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ, từ đó ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết đựoc dùng để lập các báo cáo Tài chính. Tổng công ty Giấy Việt Nam SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Loại tài sản: … STT Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tên, đặc điểm,