Tổ chức bộ máy và bộ sổ kế toán tại công ty TNHH Minh Trí

hống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Chẳng hạn, đối với nghiệp vụ chi tiền, quy trình luân chuyển chứng từ như sau: Người được thanh toán phải có giấy đề nghị thanh toán kèm hoá đơn bán hàng (nếu là nhà cung cấp) hoặc giấy thanh toán tạm ứng (nếu là nhân viên của công ty), phiếu nhập kho hoặc lệnh nhập vật tư,…Sau đó đưa lên giám đốc, kế toán trưởng duyệt. Sau khi đã duyệt chi, tiếp theo là công việc của kế toán tiền mặt - kế toán tiền mặt phải lập phiếu chi. Tiếp theo đưa phiếu chi cho thủ quỹ, thủ quỹ xuất quỹ. Sau đó kế toán tiền mặt sẽ ghi sổ kế toán và giám đốc, kế toán trưởng duyệt phiếu chi. Cuối cùng là công việc bảo quản và lưu. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát do ban giám đốc xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng và chế độ uỷ quyền. Trách nhiệm công việc trong công ty được phân công cho nhiều người, nhiều bộ phận. Mỗi phòng ban, bộ phận có một nhiệm vụ khác nhau nhằm tạo sự chuyên môn hoá cao trong hoạt động của doanh nghiệp. Để giúp đỡ cho giám đốc, có 3 phó giám đốc phụ trách theo từng phần: Phó giám đốc tài chính: tham mưu cho giám đốc trong việc sử dụng vốn của công ty trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phó giám đốc xuất nhập khẩu: giúp giám đốc trong công tác xuất nhập khẩu, ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu, tiến hành các hoạt động giao dịch với khách hàng, quảng cáo. Phó giám đốc kế hoạch sản xuất: Tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế hoạch sản xuất. Với mỗi phòng ban cũng được phân công nhiệm vụ rõ ràng, không trùng lặp, không chồng chéo. Trong mỗi phòng ban cũng có sự phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người. Ví dụ, trong phòng kế toán, kế toán trưởng là người đứng đầu có trách nhiệm quyết định các công việc trong phòng và phân công công việc cho từng nhân viên về từng phần hành như: TSCĐ, lao động tiền lương, chi phí sản xuất,… Trong quá trình phân công công việc, công ty cũng tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Ví dụ, trong tổ chức nhân sự không bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản … Ngoài ra, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn cũng được áp dụng. Theo uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Và quá trình uỷ quyền này được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo lên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. PHẦN II: TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ 2.1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 2.1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty áp dụng chế độ kế toán tập trung. Phòng kế toán tài chính của công ty chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động tài chính , dòng tài chính ra vào thông qua tổng hợp số liệu được gửi lên của các xí nghiệp, phân xưởng trực thuộc. Toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung ở phòng kế toán của công ty. Hình thức này có ưu điểm là tinh giảm được bộ máy kế toán, tạo ra được một bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt và có sự đồng đều trong trình độ giữa các nhân viên, dễ dàng cập nhật khi có sự thay đổi của chế độ. 2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán. Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác kế toán tài chính nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý, đúng mục đích, đúng chế độ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty được thông suốt và đạt hiệu quả cao. Thực hiện chế độ hạch toán thống nhất, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và chịu trách nhiệm trước giám đốc về số liệu báo cáo kế toán. Tham mưu cho giám đốc về giá cả trong việc ký kết hợp đồng và việc mua bán vật tư hàng hoá với khách hàng và nhà cung cấp. Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước các khoản thuế, phí theo đúng quy định của pháp luật. 2.1.3. Cách thức tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán có 6 người, gồm: kế toán trưởng và 5 cán bộ nhân viên - mỗi người phụ trách một nhiệm vụ trong công tác hạch toán kế toán của công ty. Phó giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, TGNH Kế toán NVL, CCDC, TSCĐ Kế toán tiền lương, thủ quỹ Kế toán bán hàng, thanh toán Kế toán CP SX và tính giá thành SP kiêm kế toán tổng hợp Sơ đồ bộ máy kế toán: Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Kế toán trưởng: Tổ chức điều hành chung công việc kế toán, đảm bảo cho bộ máy kế toán làm việc có hiệu quả. Đồng thời có nhiệm vụ lập báo cáo trình lên cấp trên, là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về mặt quản lý tài chính. Là người tổ chức bộ máy kế toán và chỉ đạo toàn bộ công tác hạch toán kế toán - tài chính của Công ty một cách hợp lý, khoa học, phản ánh chính xác, trung thực và kịp thời các thông tin tài chính của doanh nghiệp, kiểm tra kiểm soát việc chấp hành chế độ về quản lý và kỷ luật lao động, việc thực hiện các kế hoạch đề ra, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cập nhật chế độ mới cho các nhân viên kế toán trong đơn vị. Ngoài ra, kế toán trưởng còn có trách nhiệm tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh, nghiên cứu cải tiến quản lý kinh doanh,... và củng cố hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý. Bộ phận kế tiền mặt và TGNH: Theo dõi, ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt, TGNH. Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, thông qua việc ghi chép vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị xử lý, kế toán phải theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi và chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc đối chiếu. Bộ phận kế toán NVL, CCDC và TSCĐ: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển, nhập xuất tồn kho, tính giá thực tế vật liệu, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, các định mức dự trữ và định mức tiêu hao, tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng vào chi phí hoạt động, tham gia lập dự toán và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của TSCĐ,... Bộ phận kế toán lao động tiền lương và thủ quỹ: Tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động, tính lương, BHXH và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho các đối tượng lao động, lập báo cáo về lao động tiền lương. Thực hiện việc quản lý quỹ, các nghiệp vụ quản lý việc thu, chi, tồn quỹ. Bộ phận kế toán bán hàng và thanh toán: Ghi chép, phản ánh, theo dõi đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển của hàng hoá ở doanh nghiệp về mặt giá trị và hiện vật. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phải trả theo từng khách hàng, từng chủ nợ, theo từng nội dung, tình hình thanh toán và khả năng thu hồi nợ. Cuối kỳ lập bảng đối chiếu công nợ, phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch để đảm bảo khả năng thanh toán của mình. Bộ phận kế toán CP SX, tính giá thành sản phẩm và kế toán tổng hợp: + Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận có liên quan tính toán, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năng tiềm tàng để phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm. + Tổ chức việc ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu, có trách nhiệm về BCĐKT và các báo cáo thuộc phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung, tổ chức công tác thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và phân tích hoạt động kinh tế, giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình giám đốc ban hành áp dụng trong doanh nghiệp. Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán - tài chính, thông tin kinh tế và cung cấp các tài liệu cho các bộ phận có liên quan. 2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ SỔ KẾ TOÁN 2.2.1. Quy định chung - Kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày 1/1,kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm) - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam - Chế độ kế toán áp dụng: chế độ kế toán Việt Nam - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá thực tế mua hàng + Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : Bình quân gia quyền + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên Phương pháp khấu hao TSCĐ: Tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: theo chuẩn mực số 16 “ Chi phí đi vay” Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: chi phí phải trả được ghi nhận theo chuẩn mực số 06 “Chi phí đi vay”, các khoản trích trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phù hợp với doanh thu phát sinh trong kỳ theo chuẩn mực số 01 “Chuẩn mực chung”. Nguyên tắc ghi nhận các khoản dự phòng: Không có Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: chênh lệch tỷ giá được ghi nhận theo chuẩn mực số 10 “Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái” và chuẩn mực số 14 “Doanh thu và thu nhập khác” Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Áp dụng theo quy định của chuẩn mực số 14 “Doanh thu và thu nhập khác” và chuẩn mực số 01” Chuẩn mực chung”. 2.2.2. Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại công ty Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh ở đơn vị đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan vào chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán của công ty gồm 5 chỉ tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lương; + Chỉ tiêu hàng tồn kho; + Chỉ tiêu bán hàng; + Chỉ tiêu tiền tệ; + Chỉ tiêu TSCĐ. Chứng từ lao động tiền lương: bao gồm các chứng từ: Bảng chấm công Mẫu số 01a-LĐTL Bảng chấm công làm thêm giờ Mẫu số 01b-LĐTL Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số 02-LĐTL Bảng thanh toán tiền thưởng Mẫu số 03-LĐTL Giấy xác nhận sản phẩm Mẫu số 05-LĐTL Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Mẫu số06-LĐTL Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Mẫu số10-LĐTL Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Mẫu số11-LĐTL Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản Chứng từ hàng tồn kho: bao gồm các chứng từ: Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Msố 03-VT Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Mẫu số 04-VT Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Mẫu số 05-VT Bảng kê mua hàng Mẫu số 06-VT Chứng từ bán hàng: bao gồm các chứng từ: Hoá đơn giá trị gia tăng Mẫu số 01GTKT-3LL Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý Mẫu số 04HDL-3LL Chứng từ tiền tệ: bao gồm các chứng từ: Phiếu thu Mẫu số 01-TT Phiếu chi Mẫu số 02-TT Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số 03-TT Giấy thanh toán tiền tạm ứng Mẫu số 04-TT Giấy đề nghị thanh toán Mẫu số 05-TT Biên lai thu tiền Mẫu số 06-TT Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ) Mẫu số 08a-TT Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ) Mẫu số 08b-TT Bảng kê chi tiền Mẫu số 09-TT Chứng từ TSCĐ: bao gồm các chứng từ: Biên bản giao nhận TSCĐ Mẫu số 01-TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Mẫu số 02-TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Mẫu số 03-TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Mẫu số 05-TSCĐ 2.2.3. Vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty. Công ty áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006. Các tài khoản sử dụng trong công ty là: 111 1111 1112 112 1121 1122 131 133 1331 1332 138 1381 1388 141 142 152 153 154 155 156 157 211 2111 2113 214 2141 2143 221 2212 2213 2218 241 2411 2412 2413 242 244 311 315 331 333 3331 33311 3333 3334 3335 3337 3338 3339 334 335 338 3381 3382 3383 3384 3388 341 3411 3412 411 4111 413 418 421 4211 4212 431 4311 4312 511 5111 5112 515 521 5212 5213 632 635 642 6421 6422 711 811 821 911 001 002 007 2.2.4. Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tại công ty - Hình thức ghi sổ: Từ năm 2006 trở về trước, doanh nghiệp sử dụng hình thức ghi sổ là chứng từ ghi sổ. Bắt đầu từ năm 2007, doanh nghiệp sử dụng hình thức Nhật ký chung với phần mền Inforbus. - Các loại sổ được sử dụng: Tên sổ: Ký hiệu: Sổ nhật ký chung S03a-DN Sổ cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung) S03b-DN Bảng cân đối số phát sinh S06-DN Sổ quỹ tiền mặt S07-DN Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt S07a-DN Sổ tiền gửi ngân hàng S08-DN Sổ chi tiết vật liêu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá S10-DN Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá S11-DN Thẻ kho (Sổ kho) S12-DN Sổ TSCĐ S21-DN Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) S31-DN Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) bằng ngoại tệ S32-DN Sổ chi tiết tiền vay S34-DN Sổ chi tiết các tài khoản S38-DN Sổ theo dõi thuế GTGT S61-DN - Quy trình ghi sổ: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định. Cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ kế toán: Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại PHẦN MỀM KẾ TOÁN Máy vi tính Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Các báo cáo - BCTC - Báo cáo kế toán quản trị Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 2.2.5. Vận dụng hệ thống báo cáo kế toán tại công ty - Hệ thống BCTC nhằm mục đích: Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản của doanh nghiệp, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm tài chính. Cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong năm tài chính đã qua và những dự đoán trong tương lai. Thông tin của BCTC là căn cứ quan trọng cho việc đề ra những quyết định về quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh hoặc đầu tư vào các doanh nghiệp của các chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu, các nhà đầu tư, các chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. - Hệ thống BCTC của công ty gồm: + Báo cáo bắt buộc: BCĐKT Mẫu số B01 – DNN Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 - DNN Bản Thuyết minh BCTC Mẫu số B09 - DNN Bảng Cân đối tài khoản Mẫu số F01- DNN + Báo cáo không bắt buộc : Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DNN - Ngoài hệ thống BCTC, công ty còn có hệ thống các báo cáo quản trị. 2.3. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRÊN CÁC PHẦN HÀNH 2.3.1. Khái quát chung về cách chia các phần hành kế toán trong công ty Công tác hạch toán kế toán trong công ty được chia thành 5 phần hành chủ yếu sau: Hạch toán TSCĐ Hạch toán nguyên liệu vật liệu và CCDC Hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương và tình hình thanh toán với người lao động Hạch toán vốn bằng tiền Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 2.3.2. Phần hành TSCĐ + Đặc điểm TSCĐ tại công ty Là một đơn vị chuyên sản xuất sản phẩm may mặc, TSCĐ của công ty cũng tương đối lớn. Trong đó, hầu hết các tài sản đều là TSCĐ hữu hình. Nó bao gồm : Nhà xưởng, nhà văn phòng Các máy móc thiết bị dùng cho việc sản xuất. Các thiết bị vận tải truyền dẫn. Các thiết bị, dụng cụ quản lý. Các TSCĐ khác. Các tài sản này được hình thành chủ yếu từ nguồn vốn vay, một phần từ vốn tự có của doanh nghiệp. Khi hạch toán TSCĐ, kế toán TSCĐ đã tuân theo đúng các nguyên tắc chuẩn mực kế toán quy định. + Hệ thống chứng từ: Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản kiểm kê TSCĐ Giám đốc Quyết định tăng, giảm TSCĐ Ban giao nhận Biên bản giao nhận TSCĐ Kế toán TSCĐ Lập hoặc huỷ thẻ TSCĐ, nhập thông tin vào phần mền Bảo quản và lưu + Quy trình luân chuyển chứng từ Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ + Sổ kế toán có liên quan: Sổ TSCĐ, Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh + TK sử dụng: TK 211, 213, 214 và các TK có liên quan khác như 111,112,331,811,131,341,3381,… TK 811 TK 211, 213 TK 111, 112, 331, 341 TK 3381 TK 133 TK 214 Mua TSCĐ (gồm cả phí vận chuyển) Thuế GTGT được ktrừ TSCĐ thừa không rõ nguyên nhân Thanh lý, nhượng bán TSCĐ TK 154 TK 214 Khấu hao TSCĐ + Khái quát quy trình hạch toán tại công ty Sơ đồ 2.4: Khái quát quy trình hạch toán TSCĐ + Chỉ tiêu TSCĐ thể hiện trên báo cáo: Nguyên giá TSCĐ và khấu hao TSCĐ là 2 chỉ tiêu trong BCĐKT Tình hình tăng giảm TSCĐ được thể hiện trong Thuyết minh BCTC. 2.3.3. Phần hành NLVL,CCDC + Đặc điểm NLVL,CCDC tại công ty: Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và chuyển hết toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tại công ty TNHH Minh Trí: NVL chính gồm : Các loại vải . NVL phụ : Chỉ, cúc, khoá, thùng giấy, bìa, … Phế liệu : Vải vụn + Hệ thống chứng từ: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ + Quy trình luân chuyển chứng từ: chẳng hạn chứng từ khi mua NVL Ban quản lý vật tư Lệnh nhập vật tư Giám đốc Duyệt Người giao hàng Hoá đơn bán hàng Người kiểm nhận Biên bản kiểm nhận Ban quản lý vật tư Phiếu nhập kho Thủ kho Nhập kho Kế toán vật tư Nhập số liệu vào máy tính bảo quảnvà lưu Khi mua NVL: Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu nhập kho + Sổ kế toán có liên quan: Sổ chi tiết vật liêu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Thẻ kho (Sổ kho) Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh + TK sử dụng: TK 152,153,133,154,111,112,331,… + Khái quát quy trình hạch toán tại công ty: TK 152,153 TK 111, 112, 331, 311 TK 133 Mua NVL,CCDC (gồm cả phí vận chuyển) Thuế GTGT được ktrừ NVL,CCDC thừa không rõ nguyên nhân Nhập lại kho NVL không dùng hết cho sản xuất sản phẩm TK 154 TK 154,642 TK 3381 Giá trị NVL, CCDC( phân bổ 1 lần) xuất dùng trong doanh nghiệp TK 242 Giá trị CCDC xuất dùng phân bổ nhiều lần Phân bổ kỳ này Sơ đồ 2.6: Khái quát quy trình hạch toán NVL,CCDC + Chỉ tiêu NVL,CCDC thể hiện trên báo cáo: Là một chỉ tiêu tài sản trong BCĐKT của công ty. Là một chỉ tiêu trong phần “Thông tin bổ sung” của thuyết minh BCTC. 2.3.4. Phần hành lương, các khoản trích theo lương và thanh toán với người lao động + Đặc điểm phần hành: Công ty TNHH Minh Trí có số lao động được chia làm 2 bộ phận : Lao động trực tiếp sản xuất và nhân viên quản lý. Trong đó lương của lao động sản xuất trực tiếp được tính theo sản phẩm, còn lương của bộ phận quản lý phụ thuộc vào kết quả kinh doanh và thời gian làm việc. + Hệ thống chứng từ: gồm các chứng từ như: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng ,giấy xác nhận sản phẩm, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương,... + Quy trình luân chuyển chứng từ: Nơi sử dụng Thời gian, kết quả lao động Bảng chấm công Bộ phận kế toán tiền lương Lập chứng từ tiền lương, BHXH, thanh toán khác Nhập số liệu vào máy tính Sơ đồ 2.7: Quy trình luân chuyển Bảng chấm công + Sổ kế toán có liên quan: Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh + TK sử dụng: TK 334, 338, 154, 642, 111, 112,… TK 111,112 TK 334 TK 141 TK 338 TK 154 TK 642 TK431 TK 3383 Thanh toán tiền lương cho người lao động Khấu trừ khoản tạm ứng Thu hộ các cơ quan khác hoặc giữ hộ người lao động BHXH phải trả cho người lao động Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả cho người lao động Tính ra tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, quản lý Tính ra tiền lương phải trả cho lao động trực tiếp, nhân viên phân xưởng + Khái quát quy trình hạch toán tại công ty Sơ đồ 2.8: Sơ đồ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương + Chỉ tiêu tiền lương thể hiện trên báo cáo: Phải trả CNV là một chỉ tiêu trong Nợ phải trả trong BCĐKT 2.3.5. Hạch toán vốn bằng tiền + Đặc điểm vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ, bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Minh Trí. Hoạt động tiêu thụ diễn ra thường xuyên và chủ yếu là với các đối tác nước ngoài nên việc quản lý vốn dưới hình thức tiền gửi ngân hàng là chủ yếu, quy mô tiền gửi dưới dạng ngoại tệ là tương đối lớn. + Hệ thống chứng từ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Biên lai thu tiền, Bảng kiểm kê quỹ,... + Quy trình luân chuyển chứng từ: Người được thanh toán Giám đốc, kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Giám đốc, kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Bảo quản và lưu Giấy đề nghị thanh toán kèm hoá đơn bán hàng hoặc giấy thanh toán tạm ứng,… Xuất quỹ Duyệt chi Nhập số liệu vào máy tính Lập phiếu chi Ký duyệt phiếu chi Sơ đồ 2.9: Quy trình luân chuyển Phiếu chi + Sổ kế toán có liên quan: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh,… + TK sử dụng: TK 111, 112, 131, 331, 154, 333,… + Khái quát quy trình hạch toán: TK 112 TK 111 Rút tiền ở quỹ vào gửi Ngân hàng Rút TGNH về nhập quỹ TK 111, 112 TK152,153, 154, 211,213 TK331 TK 311,333, 334, … TK 515 TK 511 TK 711 TK 131 TK 411 Thu tiền bán hàng Thu từ hoạt động tài chính Thu khác Khách hàng trả nợ hoặc ứng trước Nhận vốn của chủ sở hữu Trả nợ vay, nợ nhà nước, CNV… Trả nợ hoặc ứng trước tiền cho người bán Mua vật tư, TSCĐ, mua ngoài… TK 33311 TK 133 Thuế GTGT đra Thuế GTGT đvào Sơ đồ 2.10: Quy trình hạch toán tiền măt, TGNH + Chỉ tiêu báo cáo phần hành này thể hiện trên báo cáo: là một chì tiêu trong phần tài sản ở BCĐKT. 2.3.6. Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm + Đặc điểm phần hành: Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hoá có liên quan đến khối lượng công tác, sản phẩm, lao vụ đã hoàn thành. Công tác chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm có vai trò rất quan trọng trong việc định giá bán, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định mức giá hợp lý để có thể bảo đảm bù đắp được chi phí và sinh lợi nhuận. Giá thành được tính theo từng chiếc áo theo từng đơn đặt hàng. + Hệ thống chứng từ: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu xuất kho,... + Quy trình luân chuyển chứng từ: Chi phí sản xuất gồm: chi phí tiền lương lao động trực tiếp, chi phí NVL dùng để sản xuất sản phẩm, chi phí điện nước ở phân xưởng,... Chúng ta xét ví dụ quy trình luân chuyển của một chứng từ trong các chứng từ trên, chẳng hạn “Phiếu xuất kho”: Cán bộ ban kế hoạch vật tư Giám đốc Thủ kho Kế toán vật tư Lệnh sản xuất, lệnh cấp phát vật tư Duyệt Phiếu xuất kho Xuất kho Nhập số liệu và máy tính Cán bộ ban kế hoạch vật tư Lưu Sơ đồ 2.11: Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho Khi nhận được đơn đặt hàng Giám đốc sẽ xem xét và quyết định chấp nhận đơn đặt hàng trên. Căn cứ vào đơn hàng, sau khi tính toán và xác định định mức vật tư cho từng loại áo, ban kế hoạch sẽ lập các lệnh sản xuất và lệnh cấp phát vật tư. + Sổ kế toán có liên quan: Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh,… + TK sử dụng: TK 154, 152, 334, 111, 112, …. + Khái quát quy trình hạch toán: TK 154 TK 334 Lương phải trả cho CN trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xưởng TK 338 Các khoản đóng góp trích theo lương TK 214 Trích khấu hao TSCĐ TK 632 Xuất sản phẩm bán trực tiếp không qua nhập kho TK 152,111,112,331,… NVL dùng cho sản xuất TK 133 Thuế GTGT đvào TK 153 CCDC xuất dùng cho sản xuất 142 TK 11