Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội

ơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty XNK Tổng hợp Hà nội. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương, TSCĐ, vật tư hàng hoá Kế toán doanh thu, công nợ, thanh toán với khách hàng Thủ quỹ 2.1.3.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán của công ty. Chế độ kế toán công ty áp dụng hiện nay theo quyết định số 1141 TC/ CĐKT ban hành ngày 1/11/ 1995 của Bộ Tài Chính có sửa đổi bổ sung cho phù hợp với hoạt động SXKD của công ty. Niên độ kế toán: Từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 Kỳ kế toán: Quý. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán: Việt nam đồng, nguyên tắc chuyển đổi từ các đơn vị tiền tệ khác sang VNĐ theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ. Phương pháp kế toán TSCĐ: + Nguyên giá TSCĐ: Đánh giá theo giá thực tế + Phương pháp áp dụng: Khấu hao theo đường thẳng. Phương pháp kế toán hàng tồn kho + Nguyên tắc đánh giá: Theo giá thực nhập + Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho: Theo phương pháp KKTX. Hệ thống sổ áp dụng: + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng, thẻ kho kế toán,. . . + Các bảng kê, CTGS, sổ cái các tài khoản,. . . Hệ thống Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả SXKD, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Trình tự kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau:(Sơ đồ số 2.3) (Sơ đồ số 2.3) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi cuối tháng, quý Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu 2.1.4. Đặc điểm chung ảnh hưởng tới công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty XNK tổng hợp Hà nội. Nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt chỉ có thể có chỗ đứng cho những doanh nghiệp có đủ sức lực ,trí tuệ và tài năng thực sự .Vì vậy có những doanh nghiệp làm ăn có lãi nhưng cũng có không ít doanh nghiệp làm ăn thua lỗ dẫn đến phá sản.Trong điều kiện mở cửa của nền kinh tế thị trường ban lãnh đạo công ty XNK tổng hợp Hà Nội đã linh hoạt đưa ra nhiều biện pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn.Cùng với sự phát triển của công ty trình độ quản lý của ban lãnh đạo của công ty cũng không ngừng được củng cố và nâng cao.Kế toán thực sự được coi là một công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý và hệ thống kế toán của công ty đã không ngừng được hoàn thiện cả về cơ cấu lẫn phương pháp hạch toán. Sau một thời gian thực tập tại công ty XNK tổng hợp Hà Nội được quan sát thực tế công tác kế toán ở đơn vị với những kiến thức đã học ở nhà trường và khả năng tư duy còn hạn chế nhưng em xin đưa ra một vài nhận xét của mình về đặc điểm chung ảnh hưởng tới công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty như sau: 2.1.4.1: Những ảnh hưởng tốt. * Về bộ máy kế toán:Cùng với sự phát triển của công ty bộ máy kế toán cũng ngày càng hoàn thiện hơn và có những đóng góp rất to lớn cho công ty về vấn đề tài chính giúp công ty đứng vững và có sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường.Công ty đã kịp thời áp dụng và thực hiện tốt chế độ kế toán mới, sổ sách kế toán của công ty luôn hoàn thành đúng thời gian quy định.Công tác hạch toán kế toán trên cơ sở vận dụng linh hoạt nhưng vẫn tuân thủ nguyên tắc kế toán nhờ đó đảm bảo cung cấp đầy đủ,chính xác và kịp thời nhu cầu thông tin trong quá trình quản lý. Từ việc lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ được công ty quy định rõ ràng hợp lý theo đúng chế độ ban hành.nhờ có hệ thống kế toán của công ty được tổ chức khoa học quy củ nên việc kiểm tra của các cơ quan chức năng được tiến hành nhanh chóng,thuận lợi. * Về hình thức sổ áp dụng:Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành,các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán.Mỗi hình thức đều có những ưu điểm riêng và nhưng hạn chế nhất định.qua nghiên cứu tình hình thực tế em nhận thấy hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ mà công ty đang áp dụng là rất phù hợp. 2.1.4.2: Những ảnh hưởng chưa tốt. Về cơ bản công tác kế toán tại công ty XNK tổng hợp Hà Nội đã đi vào nề nếp,đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ của nhà nước, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty hiện nay.Tuy nhiên bên cạnh đó công ty cũng không tránh khỏi những tồn tại,còn có những vấn đề chưa hoàn toàn hợp lý và chưa thật tối ưu: + Phòng kế toán của công ty gồm 5 người với những người có trình độ nghiệp vụ vững vàng nhiệt tình trong công việc thực sự là một lợi thế của công ty.Việc bố trí công việc của các thành viên trong phòng khá hợp lý.Tuy nhiên để năng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán thì có thể vài năm một lần kế toán viên nên đổi phần việc của mình cho người khác.Qua đó mỗi người sẽ có một tầm nhìn khái quát hơn về kế toán,hiểu sâu sắc hơn từng phần hành công việc tạo sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc tránh trường hợp thực hiện trùng lặp giữa các phần hành riêng. + Công ty không sử dụng các sổ nhật ký chuyên dùng để theo dõi riêng các loại nghiệp vụ thường xuyên phát sinh.Do nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt hàng ngày của công ty rất lớn nên tổ chức nhật ký thu tiền và nhật ký chi tiền ngoài ra nghiệp vụ mua,bán hàng cũng diễn ra với số lượng lớn hàng ngày, khối lượng thanh toán chậm lớn. + Hàng hoá của công ty chịu ảnh hưởng lớn của sự thay đổi tỉ giá hối đoái trên thị trường. + Một số chỉ tiêu phân tích của công ty còn chưa đầy đủ,chưa đáp ứng tốt cho quá trình kinh doanh. 2.2: tổ chức quá trình bán hàng ở công ty xuất nhập khẩu tổng hợp hà nội. 2.2.1 Khái quát về nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Với mục tiêu đẩy nhanh khối lượng hàng hoá bán ra, khách hàng đến với Công ty được đảm bảo về chất lượng hàng hoá, giá cả phù hợp và có thể lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp. Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng hoá nếu như hàng hoá kém phẩm chất, sai về quy cách. . . Do vậy, Công ty luôn chú trọng các mặt sau: Về chất lượng: Hàng hoá trước khi bán được kiểm tra kỹ lưỡng về chất lượng, chủng loại, quy cách,. . . Về giá bán: Được xác định trên giá mua thực tế cộng chi phí thu mua, bảo quản và gắn liền với sự vận động của giá cả thị trường. Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương thức bán hàng chủ yếu là bán hàng trực tiếp. Hàng hoá được Công ty thu mua hoặc nhập khẩu nhập về kho Công ty, sau đó xuất bán theo hợp đồng mua bán đã ký kết với khách hàng. Khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng cũ, quen thuộc nên ngoài hình thức thanh toán ngay thì thường là thanh toán sau (cho khách hàng chịu). Phương thức thanh toán đa dạng nhưng chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt, séc, tiền gửi ngân hàng. Là một doanh nghiệp kinh doanh XNK nên nghiệp vụ bán hàng trong Công ty luôn được chú trọng. Các hình thức bán hàng trong Công ty bao gồm: Bán hàng nhập khẩu. Bán hàng nội địa. 2.2.1.1. Bán hàng nhập khẩu Trong năm 2004 tổng doanh thu đạt là 661.450.090.164 trong đó doanh thu bán hàng nhập khẩu đạt 440.966.726.776( chiếm 2/3 tổng doanh thu). Trong bán hàng nhập khẩu thì doanh thu bán mặt hàng máy điều hoà Temperzon đạt doanh số bán cao nhất là 198.435.027.000( chiếm khoảng 45% tổng doanh thu bán hàng nhập khẩu), trong đó loại 12000BTU đạt 131.290.018.000, còn loại 9000BTU đạt 67.145.009.000.Nên em sẽ đi sâu nghiên cứu thị phần của mặt hàng này theo 2 chỉ tiêu: doanh thu tính theo khu vực doanh thu tính theo phương thức bán để làm cơ sở nhận xét: (Biểu số 2.1) Thị trường và thị phần bán hàng hoá nhập khẩu tính theo khu vực Đơn vị: VNĐ Loại hàng Miền bắc(MB) Miền trung(MT) Miền nam(MN) Tỷ trọng Thị phần (%) Tỷ trọng Thị phần (%) Tỷ trọng thị phần (%) 12000BTU 39387005400 30 13129001800 10 78774010800 60 9000BTU 20143502700 30 33572504500 50 13429001800 20 Nhận xét: Ta thấy loại 12000BTU giá cả gần như là gấp đôi loại 9000BTU nên loại 12000BTU được ưa chuộng ở các thành phố lớn hơn nên thị phần của nó ở miền nam là cao nhất vì người dân ở đây có thu nhập cao rất thích dùng loại này,đồng thời loại 9000BTU không được ưa chuộng lắm nên thị phần của nó chỉ đạt 20% doanh số bán loại đó. Còn ở miền bắc thị trường tương đối ổn định doanh số bán 2 loại đều đạt 30%. Còn ở miền trung người dân thích dùng loại 9000BTU hơn nên thị phần của nó đạt tới 50% cao nhất trong cả nước, còn loại 12000BTU thì chỉ đạt thị phần 10%. ( Biểu số 2.2 ) Thị trường và thị phần bán hàng hoá nhập khẩu tính theo phương thức bán Đơn vị: VNĐ Loại hàng Gửi bán Giao hàng trực tiếp Tỷ trọng Thị phần ( %) Tỷ trọng Thị phần (% ) 12000BTU 39387005400 30 91903012600 70 9000BTU 26858003600 40 40287005400 60 Nhận xét: Ta thấy theo phương thức bán thì công ty chủ yếu thực hiện phương thức bán giao hàng trực tiếp nên thị phần của phương thức này chiếm đa số loại 12000BTU chiếm tới 70% doanh số bán , cón loại 9000BTU chiếm 60% là do loại này hợp túi tiền của nhiều ngưòi dân nên công ty muốn khai thác triệt để nên có tăng tỷ lệ gửi bán mặt hàng này. 2.2.1.2: Bán hàng nội địa. Trong năm 2004 doanh số bán hàng nội địa đạt 220.483.363.388 ( chiếm 1/3 trong tổng doanh thu ).Trong đó công ty nhận làm đại lý mua bán , ký gửi vật liệu xây dựng( xi măng, sắt thép) và trang trí nội thất là đạt doanh thu cao nhất là77.169.177.186( khoảng 35% tổng doanh thu bán hàng nội địa) trong đó xi măng(XM) Hải Phòng đạt 20.292.294.297 xi măng Bỉm Sơn đạt 56.876.882.889 .Nên em sẽ đi sâu nghiên cứu về thị phần của mặt hàng này theo 2 chỉ tiêu : doanh thu tính theo khu vực và doanh thu tính theo phương thức bán để làm cơ sở nhận xét: ( Biểu số 2.3) Thị trường và thị phần bán hàng nội địa tính theo khu vực Đơn vị: VNĐ Loại hàng Miền bắc ( MB) Miền trung(MT) Miền Nam (MN) Tỷ trọng Thịphần ( % ) Tỷ trọng Thị phần (%) Tỷ trọng Thị phần (%) XM Hải Phòng 8116917719 40 5073073574 25 7102303004 35 XM Bỉm Sơn 28438441444 50 17063064867 30 11375376578 20 Nhận xét: Ta thấy hiện nay nhu cầu xây dựng ngày càng tăng nắm bắt được nhu cầu đó công ty đã nhận làm đại lý mua bán vật liệu xây dựng. Nhìn vào số liệu trên ta nhận thấy mặt hàng XM Hải Phòng đạt thị phần ở miền bắc là cao nhất (40%) vì ở đây người dân rất thích dùng loại XM này, còn ở miền trung thì người dân ở đây không thích loại này nên thị phần đạt thấp nhất chỉ có 25%, còn ở miền nam đạt 35%. Loại XM Bỉm Sơn ở miền bắc thị phần vẫn đạt cao nhất thứ nhì là miền trung và cuối cùng là miền nam. (Biểu số 2.4) Thị trường và thị phần bán hàng nội địa tính theo phương thức bán Đơn vị: VNĐ Loại hàng Gửi bán Giao hàng trực tiếp Tỷ trọng Thị phần ( %) Tỷ trọng Thị phần ( %) XM Hải Phòng 2029229430 10 18263064867 90 XM Bỉm Sơn 85311532434 15 48345350455 85 Nhận xét: Ta thấy công ty kinh doanh theo phương thức giao hàng trực tiếp là chủ yếu nên thị phần của cả hai mặt hàng này đều chiếm chủ yếu còn gửi bán chỉ chiếm một số lượng nhỏ chủ yếu là ký gửi giới thiệu sản phẩm là chính và khi có hợp đồng mua hàng công ty sẽ chuyển hàng đến tận nơi người mua. 2.2.2.Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng 2.2.2.1. Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng Chứng từ kế toán: Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ vì vậy hoá đơn bán hàng Công ty đang sử dụng là Hoá đơn GTGT mẫu 01- GTKT- 3LL. Hoá đơn được lập làm 3 liên: Liên 1: Lưu Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Dùng để thanh toán. Trên mỗi hoá đơn được ghi đầy đủ, đúng các yếu tố (Xem biểu mẫu số 1). Ngoài ra, còn sử dụng các chứng từ như: Giấy báo Có Ngân hàng, Phiếu nhập kho,. Tài khoản kế toán: Do đặc điểm kinh doanh của Công ty, để theo dõi kết quả bán hàng của hàng hoá có nguồn gốc khác nhau, Công ty đã sử dụng TK 511- Doanh thu bán hàng, và mở chi tiết 2 TK cấp hai: TK 5111- Doanh thu bán hàng nhập khẩu. TK 5112- Doanh thu bán hàng nội địa. Ngoài ra, kế toán bán hàng còn sử dụng các TK liên quan khác. Kế toán không sử dụng TK 521, TK 531, TK 532 để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu. Sổ kế toán, cơ sở, phương pháp ghi sổ: Công ty sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ bán hàng, thẻ kho kế toán, sổ chi tiết phải thu của khách hàng. Các sổ Cái tài khoản: TK 131, TK 511, TK 3331. Các bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ. Trình tự lên số liệu sổ kế toán doanh thu bán hàng( xem sơ đồ số 2.4) (Sơ đồ số 2.4) Sơ đồ trình tự lên số liệu sổ kế toán doanh thu bán hàng như sau: Chứng từ gốc (Hoá đơn, giấy báo Có,…) Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK 131 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Tài Chính Sổ chi tiết DTBH, PTKH Bảng tổng hợp chi tiêt DTBH,... Sổ quỹ, sổ kho hàng hoá … Bảng tổng hợp chứng từ gốc Ghi chú: Ghi cuối tháng, quý Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu  Biểu số 2.5: Hoá đơn GTGT Hoá đơn (GTGT) Ngày 10 tháng 12 năm 2004 Mẫu số: 01. GTKT- 3LL GU/ 2003B No: 029922 Đơn vị bán hàng: Công ty XNK Tổng hợp Hà nội Địa chỉ: 64 Nguyễn Lương Bằng- Đống Đa- Hà nội. Số Tài khoản: 2807599 Hình thức thanh toán: Mã số: 0100514947 Người mua hàng: Công ty TK & DVXD Thương mại Đơn vị: Địa chỉ: Hình thức thanh toán: Mã số: 0100111264-1 TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV SL đơn giá Thành tiền 1 2 Điều hoà Temperzon 12.000 BTU Điều hoà Temperzon 9.000 BTU Chiếc Chiếc 4 2 17.562.000 15.230.000 70.248.000 30.460.000 Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng: 100.708.000 Tiền thuế GTGT: 10.070.800 Tổng cộng tiền thanh toán: 110.778.800 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười triệu, bẩy trăm bẩy tám nghìn, tám trăm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên) 2.3 kế toán bán hàng tại công ty xuất nhập khẩu tổng hợp hà nội. 2.3.1. Kế toán giá vốn. 2.3.1.1. Phương pháp xác định giá vốn hàng bán. Hàng hoá kinh doanh của Công ty chủ yếu là hàng hoá tiêu dùng, hàng hoá vật tư, máy móc thiết bị,. . ..có thể là hàng nhập khẩu về bán ra hoặc cũng có thể là hàng mua lại của các Công ty kinh doanh sản xuất trong nước bán ra để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng, sản xuất trong nước. Do xuất xứ của mỗi mặt hàng khác nhau nên mỗi mặt hàng sẽ có cách xác định trị giá vốn khác nhau. Trị giá vốn của hàng xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Do chủng loại hàng hoá không đồng nhất, nhập về theo từng lô nên việc quản lý giá thực tế hàng xuất kho được kế toán dùng phương pháp giá thực tế đích danh: Trị giá thực tế của lô hàng nhập. Khi đó, trị giá vốn thực tế của lô hàng xuất kho chính là trị giá vốn thực tế của lô hàng đó tại thời điểm nhập kho. Điều này được thể hiện rõ trên thẻ kho kế toán phản ánh tình hình nhập -xuất mặt hàng máy điều hoà như sau: (Bảng số 2.1) Giá vốn hàng xuất bán Đơn vị: VNĐ Ngày Nội dung SL Thành tiền Dư quý 3 chuyển sang: 0 -Nhập kho trong quý 4: 3/12 Máy điều hoà Temperzon 12000TBU 4 58.684.160 Máy điều hoà Temperzon 9000TBU 2 29.100.560 -Xuất kho trong quý 4: 10/12 Máy điều hoà Temperzon 12000TBU 4 70.248.000 Máy điều hoà Temperzon 9000 TBU 2 30.460.000 (Trích số liệu trên thẻ kho ở Bảng số 2.3) Như vậy, theo cách đánh giá theo trị giá vốn thực tế của lô hàng nhập kho sẽ là căn cứ để xác định giá bán hợp lý, đủ bù đắp chi phí và có lãi. Theo cách đánh giá này thì kế toán tập hợp trực tiếp các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, chi phí giao nhận, thuế nhập khẩu. . . vào giá trị lô hàng đó. Trị giá vốn của hàng mua nhập kho = Trị giá mua thực tế của hàng mua về + Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng Do xuất sứ của mỗi mặt hàng khác nhau nên mỗi mặt hàng lại có cách xác định trị giá vốn thực tế không giống nhau. + Đối với hàng nhập khẩu thì tùy theo sự thoả thuận của hai bên mua và bán trên hợp đồng ngoại thương mà giá mua hàng nhập khẩu được tính theo giá FOB hoặc giá CIF. Giá FOB là giá bán tại cảng của nước bán. Người mua phải chịu chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm và mọi rủi ro tổn thất trong quá trình vận chuyển. Hàng hoá thuộc về người mua hàng khi hàng bắt đầu lên tàu. Giá CIF là giá bao gồm giá FOB cộng chi phí bảo hiểm và cước vận tải quốc tế, người bán hàng giao hàng tại cảng của người mua. Người mua chịu trách nhiệm nhận hàng hoá nhập khẩu và chịu chi phí bốc dỡ hàng hoá tại cảng. Khi đó: Trị giá vốn thực tế của hàng NK mua về nhập kho = Giá CIF (FOB) + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm… + Thuế NK + Đối với hàng hoá mua trong nước thì giá vốn thực tế của hàng hoá mua về nhập kho là giá trên hoá đơn không bao gồm thuế GTGT cộng với các khoản phát sinh trong quá trình mua hàng. Giá vốn thực tế của hàng bán: Trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ bao gồm trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho để bán cộng với chi phí bảo quản, phân loại….. Theo nguyên tắc phù hợp của Kế toán tài chính, để xác định chính xác kết quả kinh doanh sau một kỳ hoạt động của đơn vị, kế toán phải xác định phần chi phí tương ứng với doanh thu thực hiện. Như vậy, để xác định kết quả bán hàng một cách chính xác hơn thì khi xác định giá vốn hàng bán, ta phải phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng đã bán ra trong kỳ. Tuy nhiên, do hoạt động kinh doanh của Công ty khá ổn định, tốc độ luân chuyển hàng hoá không có biến động lớn, hàng hoá tồn kho không nhiều, việc nhập xuất hàng hoá của Công ty chủ yếu thực hiện theo hợp đồng và đã có đầu ra, đầu vào tương đối chắc chắn nên để xác định giá vốn thực tế của hàng tiêu thụ, Kế toán có công thức tính sau: Trị giá vốn thực tế của hàng đã bán = Trị giá vốn thực tế của hàng xuất bán + Các chi phí liên quan đến hàng hoá xuất bán Với cách xác định giá vốn hàng bán như trên, Kế toán giá vốn hàng bán vẫn đảm bảo đánh giá tương đối chính xác kết quả bán hàng, đồng thời làm đơn giản hoá sự phức tạp không cần thiết cho công tác kế toán của công ty. 2.3.1.2. Kế toán giá vốn hàng bán. 2.3.1.2.1: Chứng từ kế toán sử dụng. Để phản ánh giá vốn hàng bán, Kế toán yêu cầu phòng kinh doanh cung cấp Hồ sơ hàng hoá (đối với hàng nhập khẩu), phiếu nhập kho, Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT có giá trị như lệnh xuất kho). Khi nhận được đủ chứng từ này, kế toán hàng hoá làm căn cứ nhập kho, đồng thời xác định giá vốn của lô hàng xuất bán. Do hàng hoá của Công ty thường được giao hàng tay ba nên kế toán sử dụng thẻ kho để tiện cho việc theo dõi tình hình luân chuyển hàng hoá của Công ty trong kỳ. (Mẫu chứng từ sẽ được minh hoạ ở sau) 2.3.1.2.2: Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán Công ty sử dụng TK 632- Giá vốn hàng bán. TK 632 phản ánh trị giá vốn của hàng hoá đã bán và kết chuyển trị giá vốn hàng bán sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh , để tính kết quả bán hàng. Để theo dõi chi tiết tình hình kinh doanh, kế toán mở chi tiết+TK 6321- Giá vốn hàng nhập khẩu. +TK 6322- Giá vốn hàng nội địa. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng TK 156- Hàng hoá, để phản ánh tình hình nhập xuất hàng hoá. Do Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên khi hàng mua về nhập kho kế toán hạch toán vào TK 156 cũng như khi xuất hàng bán, kế toán kết chuyển ngay giá vốn hàng bán từ TK 156 sang TK 632. 2.3.1..2.3: Sổ sách kế toán sử dụng. Khi nhận được đầy đủ những chứng từ đảm bảo số hàng đã được bán, căn cứ vào Hoá đơn bán hàng, Phiếu nhập kho, sau khi kế toán phản ánh doanh thu bán hàng vào Sổ bán hàng, kế toán phải phản ánh giá vốn hàng bán do đó kế toán xác định giá vốn hàng bán để ghi vào cột Tiền vốn của lô hàng đã bán đó vào Sổ bán hàng cũng như vào cột xuất của Thẻ kho kế toán. Theo trình tự trên thì ta có sơ đồ ghi sổ kế toán giá vốn hàng như sau: (sơ đồ số 2.5) (Sơ đồ số 2.5) Trình tự hạch toán giá vốn tại công ty XNK tổng hợp Hà Nội Phiêú nhập kho, hoá đơn bán hàng Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng Sổ chi tiết bán hàng, Thẻ kho Chứng từ ghi sổ số11 Sổ cái TK632 Sổ quỹ Để có thể hình dung ra công tác kế toán giá vốn hàng bán ở Công ty XNK Tổng hợp Hà Nội, ta đi vào xem xét ví dụ cụ thể sau: Nhằm tiện cho việc theo dõi và dễ hình dung, ta tiếp tục xem xét việc phản ánh giá vốn của hàng bán ra là máy điều hoà(Xem biểu số 2.5: Hoá đơn GTGT số 029922 ngày 10/12). Cùng với việc phản ánh doanh thu của lô hàng đã bán là 100.708.000, thì kế toán phải xác định giá vốn hàng bán là 87.784.720. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng và phiếu nhập kho kế toán vào Sổ chi tiết bán hàng (Xem bảng số 2.2), và Thẻ kho kế toán (Bảng số 2.3). Đồng thời, kế toán vào Chứng từ ghi sổ số 11 (Bảng số 2.4) (Bảng số 2.4) chứng từ ghi sổ Số: 11 Ngày 31/12/2004 Diễn giải Mã số TK Số tiền Nợ Có Nợ Có . . .. . .. . .. Bán điều hoàTemperzon -Cty TK&DVXD TM . . .. . .. . .. . .. . . .. . .. 632NK . . .. . .. . . .. . .. 156NK . . .. . .. . . .. . .. . .. 87.784.720 . . .. . .. . .. . ………. 87.784.720 ………… Tổng cộng: 1.315.673.584 1.315.673.584 Kế toán trưởng Người lập CTGS Sau đó, kế toán tổng hợp căn cứ số liệu tổng hợp trên các CTGS do kế toán hàng hoá cung cấp để ghi vào Sổ Cái TK 632 (Bảng số 2.5) 2.3.2. Kế toán doanh thu bán hàng. 2.3.2.1: Doanh thu bán hàng nhập khẩu: 2.3.2.1.1: Chứng từ kế toán sử dụng. Kế toán sử dụng Phiếu xuất kho, Hoá đơn bán hàng (GTGT), Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng, Bảng kê hàng hoá bán ra, Các chứng từ gốc có liên quan. Khi nhận đủ số chứng từ này kế toán hàng hoá làm căn cứ để vào sổ kế toán doanh thu bán hàng. Đồng thời kế toán doanh thu bán hàng nhập khẩu sử dụng TK 5111- Doanh thu bán hàng nhập khẩu; TK 3331- Thuế GTGT đầu ra phải nộp. 2.3.2.1.2: Sổ sách kế toán sử dụng. Sổ bán hàng nhập khẩu, thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu, Sổ Cái TK 131, Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK 3331, Bảng kê chứng từ bán hàng, Chứng từ ghi sổ. Phương pháp vào sổ sách kế toán: Khi nhận được hoá đơn bán hàng ( Hoá đơn GTGT) do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán căn cứ vào tổng số tiền khách hàng chấp nhận thanh toán để hạch toán doanh thu và các khoản phải thu của khách hàng. Kế toán doanh thu bán hàng ghi vào chứng từ ghi sổ. Khi nhận được Phiếu thu tiền mặt hoặc giấy báo Có của Ngân hàng thông báo khách hàng đã trả tiền, kế toán mới thực hiện bút toán ghi giảm các khoản phải thu của khách hàng. Đồng thời, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi vào Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết công nợ, Thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu. Sơ đồ ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng như sau(sơ đồ số 2.6): (Sơ đồ 2.6) Trình tự hạch toán doanh thu tại Công ty XNK tổng hợp Hà Nội Hoá đơn bán hàng, Phiếu xuất kho Sổ chi tiết bán hàng, Thẻ kho Bảng tổng hợp chứng từ gốc Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái TK 511 Chứng từ ghi sổ số 10 Chẳng hạn như: Trong kỳ, phòng kinh doanh của Công ty bán Điều hoà Temperzon cho Công ty XNK Công nghệ mới. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 029922 ngày 10/12/2004 và phiếu xuất kho có đầy đủ các yếu tố đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán vào Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng (Hàng nhập khẩu) (xem bảng số 2.6). Căn cứ vào Hoá đơn bán hàng, Phiếu xuất kho và Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng (Hàng nhập khẩu) để lập Chứng từ ghi sổ số 10(xem bảng số 2.7). (Bảng số 2.7) chứng từ ghi sổ Số: 10 Ngày 31/12/2004 Diễn giải Mã số TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Doanh thu bán hàng nhập khẩu Quý 4/2004 131NK 5111 3331 1.559.881.168 1.433.988.092 125.893.076 Tổng cộng: 1.559.881.168 1.559.881.168 Kế toán trưởng Người lập CTGS Các chứng từ gốc có liên quan đến hàng nhập khẩu và Bảng tang hợp chứng từ bán hàng sau khi dùng để lập Chứng từ ghi sổ là căn cứ để kế toán ghi vào Sổ chi tiết bán hàng nhập khẩu (Bảng số 2.2) (ở phần giá vốn) ,Thẻ kho kế toán (Bảng số 2.3)( ở phần giá vốn) Sau khi chứng từ ghi sổ số 10 được lập (Bảng số 2.7), kế toán bán hàng chuyển cho kế toán tổng hợp làm căn cứ để cuối kỳ kế toán tổng hợp ghi Sổ Cái TK 511 (Bảng số 2.8). ( Bảng số 2.8) Sổ cái TK 511 Quý 4 năm 2004 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng NT GS Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH Ngày Nợ Có 10 31/12 DT bán hàng NK 131NK 1.433.988.092 15 31/12 DT bán hàng NĐ 131NĐ 829.322.129 14 31/12 K/c DTT xđ kquả 911 2.263.310.221 Cộng PS quý: 2.263.310.221 2.263.310.221 Số dư cuối quý: Luỹ kế từ đầu năm Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đồng thời, kế toán bán hàng tổng cộng số phát sinh trong kỳ đã tập hợp được trên Sổ chi tiết bán hàng để lập Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh chuyển cho kế toán tổng hợp (Bảng số 2.9). ( Bảng số 2.9) bảng tổng hợp chi tiết bán hàng nhập khẩu Quý 4 năm 2004 STT Tên hàng hoá, dịch vụ bán ra Doanh số 1 Phin lọc không khí 566.175.904 2 Máy điều hoà Temperzon 100.708.000 3 Van cân bằng áp suất 84.018.183 4 Chất thử dầu 15.637.840 5 Chất kiểm tra nồng độ ga 13.412.160 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tổng số 1.433.988.092 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) * Bên cạnh việc theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm thì việc theo dõi công nợ đối với khách hàng là rất quan trọng, bởi vì việc đẩy mạnh được hàng hoá tiêu thụ sẽ trở lên vô nghĩa khi hàng hoá bán ra mà Công ty lại không thu được nợ hoặc nếu bị khách