Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Tây Hồ

rình bầy lý luận về sổ kế toán theo hình thức kế toán mà công ty Tây Hồ đang áp dụng đó là các sổ kế toán liên quan đến hình thức kế toán nhật ký chung. Sổ nhật ký chung dùng để ghi các nghiệp vụ phát sinh dựa vào các chứng từ gốc, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào các sổ cái tài khoản liên quan. Doanh nghiệp có thể sử dụng sổ nhật ký đặc biệt để hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi chép vào các sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ 3-5 ngày hoặc cuối tháng tuỳ thuộc vào khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từ sổ nhật ký đặc biệt lấy số liệu ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái. Các sổ cái tài khoản và sổ chi tiết được lập để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định của chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp. Cung cấp các chỉ tiêu về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp làm căn cứ để lập các báo cáo tài chính. 1.3.6.2 Tổ chức báo cáo kế toán về NVL trong doanh nghiệp. Việc tổ chức báo cáo kế toán trong các doanh nghiệp nghiệp là không giống nhau, nó tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ, đặc điểm yêu cầu quản lý, trình độ quản lý. Tuy nhiên báo cáo kế toán NVL tuỳ thuộc chủ yếu vào số lượng chất lượng và thời điểm cung cấp thông tin của các đối tượng sử dụng. Mặt khác, nó còn phụ thuộc vào mô hình tổ chức các bộ phận công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị trong từng doanh nghiệp. Do vậy, báo cáo kế toán về NVL cũng cần tổ chức thành báo cáo kế toán NVL phục vụ cho kế toán tài chính và phục vụ cho mục đích quant trị doanh nghiệp. Như báo cáo về vật tư nhập, xuât, tồn là báo cáo cả về số lượng và giá trị vật tư hiện có và tình hình biến động vật tư. Báo cáo này được lập theo tháng, quý hoặc năm. Đây là một báo cáo phục vụ cho kế toán tài chính. 1.3.7 Tổ chức kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng máy vi tính. NVL trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, phong phú và biến động thường xuyên. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng nhóm từng loại, từng thứ và từng danh điểm vật tư. Với yêu cầu này đòi hỏi phải mã hoá đối tượng kế toán là vật tư đến từng danh điểm. Vì vậy danh mục vật tư phải được xây dựng chi tiết đến từng danh điểm . Vì vậy danh mục vật tư được xây dựng chi tiết từng danh điểm và kết hợp với các Tk hàng tồn kho sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết vật tư. Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm vật tư để tăng cường tính tự động hoá và có thể đặt sẵn mức thuế GTGT của từng thứ vật tư ở phần danh mục. Vật tư có đặc điểm là quản lý riêng tại kho và có thể chia phần hành kế toán vật tư thành phần hành kế toán các nghiệp vụ nhập vật tư và xuất vật tư. Với vật tư khi nhập kho phải chỉ ra tên kho bảo quản, lưu trữ và đó là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại vật tư. Đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết vật tư tại kho và tại phòng kế toán rất thuận tiện nhất là theo phương pháp ghi thẻ song song khi mà phòng kế toán và ở kho có máy nối mạng với nhau. Với nghiệp vụ nhập vật tư cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, chi phí thu mua được tính vào giá vốn vật tư nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhập kho nhiều loại vật tư thì chường trình cho phép nhập cùng một lúc nhưng phải cùng kho. Để tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ nhập vật tư cần thiết xây dựng phải xây dựng danh mục chi tiết các chứng từ nhập vật tư, chẳng hạn phiếu nhập vật tư, phiếu nhập vật liệu mua nhập khẩu... Yêu cầu đối với chương trình là không chỉ quản lý được vật tư nhập kho mà còn tổng hợp được các nghiệp vụ nhập để trình bầy trên tờ khai thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Đối với các nghiệp vụ xuất vật tư thì chương trình phải tự động tính được giá vốn hàng xuất kho. Theo quy định, giá vốn của hàng xuất kho có thể được tính một trong các phương pháp thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước. Vật tư xuất kho là có thể xuất cho sản xuất, xuất cho quản lý, hoặc xuất cho các mục đích khác. Nhưng chủ yếu là xuất dùng cho sản xuất. Do đó, khi xuất vật tư cần thiết phải chọn chứng từ phù hợp, thường thiết kế là phiếu xuất vật tư cho sản xuất khi đó chứng từ này được thiết kế phù hợp với các yếu tố đặt sẵn. Khi xuất vật tư phải chỉ ra đối tượng chịu chi phí theo khoản mục tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành. Như vậy, đối với phần hành kế toán vật tư chương trình kế toán phải cho phép theo dõi từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ cho hàng nhập, đồng thời cho biết số lượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của hàng xuất kho. Các sổ sách kế toán có thể xem như : sổ chi tiết, thẻ kho, bảng kê nhập, xuất, tồn... Với việc áp dụng phần mềm cho phép kế toán có thể biết số lượng tồn kho của từng thứ vật tư theo từng kho và tại bất kỳ thời điểm nào giúp cho việc quản lý và dự trữ vật tư phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chương 2. Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán NVL ở công ty Tây Hồ. 2.1. Khái quát chung về công ty Tây Hồ. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Tây Hồ. Công ty Tây Hồ thuộc Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng - Bộ Quốc Phòng là một doanh nghiệp nhà nước thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, có trụ sở chính tại Đường Hoàng Quốc Việt - Quận Cầu Giấy - Hà Nội, với số vốn kinh doanh (ngân sách cấp và tự bổ sung) là 3.790.000.000 đồng (ba tỷ bảy trăm chín mươi triệu đồng). Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Tây Hồ được đánh dấu bằng sự ra đời Trung tâm giao dịch xuất nhập khẩu và dịch vụ -Bộ Quốc Phòng năm 1982 với chức năng chính là thực hiện việc quản lý, giao dịch các hoạt động có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu trong quân đội với chức năng chính là kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp. Năm 1988 chuyển đổi Trung tâm giao dịch xuất nhập khẩu và dịch vụ BQP thành Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ BQP với chức năng chính là kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp. Vào năm 1992, Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ - Bộ Quốc Phòng được sáp nhập với Công ty kinh doanh vật tư - BQP để thành lập Công ty Tây Hồ - Bộ Quốc Phòng với chức năng chính là kinh doanh vật tư, xuất nhập khẩu các loại hàng hoá, trang thiết bị phục vụ sự nghiệp Quốc Phòng và đảm bảo hiệu quả kinh doanh của công ty. Ngày 18 tháng 4 năm 1996, Bộ Quốc Phòng quyết định sáp nhập Công ty Tây Hồ và Công ty xây dựng 232 để thành lập Công ty Tây Hồ - Bộ Quốc Phòng với một chức năng, nhiệm vụ hoàn toàn mới. Theo chức năng, nhiệm vụ này, công ty phải chuyển hướng lấy nhiệm vụ sản xuất xây lắp là chính. Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong hơn 8 năm qua cũng đã có những bước tiến đáng kể. Từ chỗ chỉ đươc thi công những công trình nhỏ trong quân đội đến nay công ty đã có khả năng đấu thầu thi công các công trình có giá trị lớn trong và ngoài quân đội. Uy tín của công ty đã bước đầu đến với các chủ đầu tư trong cả nước thông qua chất lượng của các công trình. Tóm lại, sau hơn 8 năm hoạt động công ty Tây Hồ đã thực sự trưởng thành về mọi mặt, doanh thu của hoạt động xây lắp hàng năm có sự tăng lên đáng kể. Điều này chứng tỏ công ty đã thành công trong quá trình chuyển đổi cơ cấu ngành nghề từ kinh doanh thương mại thuần tuý sang sản xuất xây lắp. Thật vậy, từ khi thành lập với số vốn chủ sở hữu ban đầu khoảng 3,7 tỷ đồng và lực lượng lao động hơn 300 người cho đến nay tổng số vốn chủ sở hữu của công ty đã lên tới hơn 13 tỷ đồng với quân số là hơn 1.000 người. Từ chỗ chỉ xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, kinh doanh vật liệu xây dựng, đến nay công ty đã có thể thi công các công trình lớn như đường giao thông, trạm thuỷ lợi, trạm biến áp, bến cảng, sân bay. Với sự tăng dần về chức năng, quy mô kinh doanh cũng như hiệu quả kinh doanh, vị thế và uy tín của công ty trên thị trường cạnh tranh ngày càng tăng. Công ty đã được công nhận là công ty loại 1 của Bộ Quốc Phòng và được đánh giá là là một công ty có tốc độ phát triển và hiệu quả kinh doanh tương đối cao trong những năm qua. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt đông sản xuất kinh doanh của công ty Tây Hồ. 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty. Căn cứ vào chức năng ngành nghề đã được Bộ Quốc Phòng và các Bộ chức năng của Nhà nước ra quyết định cấp giấy phép hoạt động trên địa bàn của cả nước, công ty Tây Hồ đã xác định 6 chức năng ngành nghề cho mình như sau: - Về chức năng xây lắp: + Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, quốc phòng + Xây dựng giao thông đường bộ đến cấp 1, cầu, sân bay, bến cảng + Xây dựng các công trình vừa và nhỏ + Xây dựng trạm và lắp đặt hệ thống cấp thoát nước - Tư vấn, khảo sát, thiết kế, quy hoạch và xây dựng - Lắp đặt thiết bị công trình và dây chuyền sản xuất - Sản xuất, kinh doanh vật liệu, vật tư, thiết bị xây dựng, vật tư thanh xử lý - Kinh doanh bất động sản (kể cả dịch vụ mua bán nhà) - Kinh doanh xuất nhập khẩu Nhiệm vụ cụ thể của công ty là xem xét, nắm chắc tình hình thị trường xây dựng, hợp lý hoá các quy chế quản lý của công ty để đạt được hiệu quả kinh tế, xây dựng tổ chức đảm đương được nhiệm vụ hiện tại, đáp ứng được yêu cầu trong tương lai, có kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và kế hoạch dài hạn. 2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Tây Hồ. Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ được giao, công ty Tây Hồ đã xây dựng cho mình một mô hình tổ chức từ công ty đến các phòng ban và các xí nghiệp thành viên. Trong đó các xí nghiệp là bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất được tổ chức thành các đội cụ thể. Các đội xây dựng này có thể trực thuộc xí nghiệp hoặc trực thuộc công ty. Để cụ thể hoá mô hình tổ chức cơ cấu của công ty ta có thể phân ra như sau: - Bộ phận sản xuất chính: với nhiệm vụ tạo ra sản phẩm chính cho công ty như các công trình xây dựng và công trình giao thông bao gồm các bộ phận sau: + Xí nghiệp xây dựng công nghiệp dân dụng và hạ tầng 497 + Xí nghiệp lắp máy và xây dựng công trình 597 + Xí nghiệp xây dựng cầu đường và thuỷ lợi 797 + Xí nghiệp xây lắp công nghiệp và dân dụng 897 + Xí nghiệp xây lắp công nghiệp dân dụng và điện 997 + Các đội xây dựng số 1,2,3,4,5 + Đội thi công cơ giới + Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu - Bộ phận sản xuất phụ trợ: Với nhiệm vụ là phục vụ kịp thời theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất chính, bao gồm các bộ phận như: + Các bộ phận phòng ban bổ trợ cho hoạt động sản xuất - Bộ phận sản xuất phụ: + Phòng kinh doanh vật tư thanh xử lý + Xưởng sản xuất cát Từ Liêm - Bộ phận phục vụ sản xuất: + Hệ thống các kho bãi vật liệu xây dựng + Bộ phận vận chuyển vật liệu ở công trường + Đội xe cơ giới 2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Tây Hồ Bộ máy quản lý của công ty được thực hiện theo chế độ một thủ trưởng với vai trò lãnh đạo cao nhất của Giám đốc công ty. Sơ đồ bộ máy quản lý công ty Tây Hồ : Sơ đồ 6 Phó giám đốc kỹ Thuật Phó giám đốc phụ trách thi công Phòng kế Hoạch kỹ Thuật Phòng thiết kế Dự án đấu thầu Phòng kế toán tài chính Phòng tổ Chức hành chính Phòng chính trị Các xí nghiệp và các đội sản xuất trực thuộc công ty Giám Đốc Bí thư Đảng uỷ * Giám đốc công ty: Là người tổng điều hành Công ty, có nhiệm vụ tổ chức, sắp xếp bộ máy, cơ chế quản lý phù hợp, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, lập kế hoạch và phương án tổ chức thực hiện kế hoạch, thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện để có biện pháp điều chỉnh hoặc thúc đẩy việc hoàn thành kế hoạch của công ty, giải quyết tốt các mối quan hệ, tạo môi trường uy tín cho công ty. * Phó giám đốc kỹ thuật và Phó giám đốc phụ trách thi công: Chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác kỹ thuật, thiết kế thi công xây dựng và vận hành máy móc thiết bị, điều độ sản xuất toàn công ty nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị. * Phòng Kế hoạch - kỹ thuật: Là phòng chuyên môn, nghiệp vụ, có chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty có nhiệm vụ tổ chức, triển khai và chịu trách nhiệm về công tác kế hoạch vật tư thiết bị kỹ thuật. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty). * Phòng Thiết kế - Dự án - Đấu thầu: Là phòng kỹ thuật, quản lý thiết kế thi công, giúp Giám đốc công ty tổ chức triển khai các công việc về công tác nghiệp vụ kỹ thuật trong thi công xây lắp, khảo sát, thiết kế quản lý công trình. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật thi công). * Phòng Tổ chức lao động - Hành chính: Là phòng chuyên môn, tham mưu cho Đảng uỷ và Giám đốc về việc tổ chức sản xuất, tiếp nhận, quản lý và sử dụng lao động; thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, đảm bảo các công việc về hành chính, quản trị, bảo vệ và y tế cơ quan, đảm bảo chăm sóc sức khỏe và đời sống cán bộ công nhân viên. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty). * Phòng Tài chính -Kế toán: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty, tổ chức triển khai toàn bộ công tác tài chính, hạch toán kinh tế theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, đồng thời kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo pháp luật, giúp Giám đốc công ty tổ chức và chỉ đạo công tác tài chính phục vụ sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả. (Phòng Tài chính – Kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty). * Phòng Chính trị: Có chức năng giúp giám đốc công ty và Đảng uỷ công ty về công tác Đảng, công tác chính trị tư tưởng, đồng thời cũng là cơ quan thực hiện công tác đó, theo các nhiệm vụ cụ thể. (Phòng Chính trị chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bí thư Đảng uỷ, Phó Giám đốc chính trị). 2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Tây Hồ. 2.1.4.1 Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty Tây Hồ. * Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính -Kế toán: Phụ trách chung, điều hoà cấp phát vốn cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, phụ trách kế hoạch tài chính chung của công ty, phụ trách chế độ quản lý tài chính, chế độ về nghiệp vụ kế toán, tham gia xây dựng chế độ chính sách, xử lý số liệu kế toán chung của công ty do kế toán tổng hợp báo cáo. * Bộ phận tài chính: Quản lý vốn, tài sản, theo dõi đảm bảo chế độ chính sách và toàn bộ phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho cán bộ công nhân viên. * Bộ phận kế toán tổng hợp: Kiểm tra, xử lý chứng từ, lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. sơ đồ 7 : Cơ cấu bộ máy kế toán Công ty Tây Hồ Bộ phận Tài chính Bộ phận Kiểm tra kế toán Bộ phận Kế toán tổng hợp Bộ phận Hạch toán TSCĐ, vật tư Bộ phận Kế toán tiền lương Bộ phận Kế toán chi phí Bộ phận Kế toán thanh toán Bộ phận Quỹ Trưởng ban TCKT chi nhánh Nhân viên kinh tế các xí nghiệp Nhân viên kinh tế các đội Bộ phận kế toán vật tư, TSCĐ kế toán trưởng kiêm trưởng phòng TCKT Bộ phận kế toán tiền lương Bộ phận kế toán chi phí giá thành Bộ phận kế toán thanh toán * Bộ phận kiểm tra kế toán: Đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán với nhau, giữa số liệu kế toán của doanh nghiệp với số liệu kế toán của các đơn vị kế toán có liên quan, giữa số liệu kế toán với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, với chế độ thể lệ kế toán hiện hành nhằm cung cấp cho các đối tượng sử dụng khác nhau những thông tin kế toán – tài chính của doanh nghiệp một cách trung thực, minh bạch, công khai, đảm bảo cho công tác kế toán thực hiện tốt các yêu cầu, nhiệm vụ và chức năng của mình trong công tác quản lý. * Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Lập các bảng cấp phát về lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. * Bộ phận kế toán TSCĐ và vật tư: Theo dõi tình hình tăng, giảm và khấu hao TSCĐ. Ttình hình hiện có, biến động tăng, giảm của từng nhóm, thứ, loại vật tư * Bộ phận kế toán thanh toán: Đối chiếu số liệu, xử lý số liệu thanh toán công nợ với khách hàng. * Bộ phận quỹ: Thực hiện thu chi theo lệnh. 2.1.4.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán của công ty Tây Hồ. Công ty Tây Hồ là một doanh nghiệp có quy mô vừa, các đơn vị trực thuộc như các xí nghiệp, các đội hoạt động tập trung trên một địa bàn. Tuy nhiên, công ty có một chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh cho nên hình thức tổ chức công tác kế toán của công ty là vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức tổ chức kế toán được áp dụng ở công ty là hình thức nhật ký chung. Công ty có sử dụng máy vi tính để hỗ trợ cho công tác kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận lợi, dễ dàng, chính xác, tinh giản bộ máy kế toán làm cho bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả, bớt cồng kềnh. Công ty hiện nay đang áp dụng phần mềm kế toán Fats Accounting 2002 phục vụ cho công tác kế toán. Phần mềm này bao gồm các phân hệ sau : Mối liên kết giữa các phân hệ đó được thể hiện qua sơ đồ sau : Vốn bằng tiền Sổ chi tiết TK. Sổ cái TK Nhật ký chung v Mua hàng và phải trả. Báo cáo mua hàng Báo cáo chi phí và giá thành Thẻ kho NXT Nghiệp vụ Khác Tổng Hợp Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi NH Bán hàng và phải thu Báo cáo bán hàng Các báo cáo tài chính Hàng tồn kho. PN, PX Báo cáo Quản trị Thẻ TSCĐ Bảng tính Khấu hao Tài sản cố định. 1. Hệ thống 2. Kế toán tổng hợp 3. Kế toán công nợ phải thu 4. Kế toán công nợ phải trả 5. Kế toán vốn bằng tiền 6. Kế toán bán hàng 7. Kế toán hàng tồn kho 8. Kế toán chi phí và tính giá thành 9. Kế toán TSCĐ Số liệu cập nhật ở các phân hệ được lưu ở các phân hệ của mình ngoài ra còn chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tuỳ theo từng trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành. 2.2 Thực trạng về tổ chức công tác kế toán NVL của công ty Tây Hồ. 2.2.1 Các đối tượng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán NVL. * Đặc điểm NVL ở công ty. Công ty Tây Hồ là một đơn vị xây lắp nên chi phí về NVL chiếm tới 80% giá trị sản lượng mà công trình hoàn thành, bên cạnh đó NVL sử dụng trong doanh nghiệp rất phong phú, đa dạng. Các loại vật liệu xây dựng có các tính chất lý hoá của chúng rất khác nhau, đo đó yêu cầu đặt ra là phải tổ chức quản lý và hạch toán NVL từ khâu thu mua, vận chuyển bảo quản cho đến khi sử dụng NVL. Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường phát triển việc thu mua NVL được diễn ra nhanh chóng và rất thuận lợi có thể tổ chức thu mua ngay gần nơi công trình đang thi công thuận tiện cho công tác vận chuyển và sử dụng, và cũng phù hợp với chính sách giao khoán sản phẩm đến từng tổ đội sản xuất của công ty. Nguyên vật liệu được thu mua và chuyển đến các kho gần ngay công trình, đủ sử dụng theo yêu cầu của công trình đó. Bộ phận phụ trách quản lý nhu cầu sử dụng vật tư trực tiếp tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư cần thiết phụ vụ cho quá trình thi công, phát hiện những loại vật tư còn tồn đọng không sử dụng hết, phát hiện những sai sót, ngăn chặn hao hụt mất mát đối với từng thứ loại vật tư. Cán bộ của phòng kế toán và thủ kho cùng phối hợp trong quá trình quản lý nhập, xuất vật tư theo phiếu nhập, xuất vật tư đúng thủ tục chứng từ đảm bảo việc quản lý vật tư và đúng chế độ quy định. Do đặc điểm NVL trong xây dựng có đặc thù riêng nên việc bảo quản NVL đòi hỏi phải bảo quản ở nơi sạch sẽ, cao ráo, không ẩm ướt. * Danh mục các đối tượng có liên quan đến việc tổ chức kế toán NVL gồm có : Danh mục các nhà cung cấp Danh mục kho Danh mục vật tư. Các danh mục này được công ty xây dựng và mã hoá, cài đặt như sau : Biểu 1 : Danh Mục Các Nhà Cung Cấp STT Mã hoá Tên nhà cung cấp Địa chỉ Mã số thuế 1 AL Cty TNHH Thương mại và Dịch vụ An Lạc Số 3- khu đô thị định công 0101398154 2 K.HƯNG Cty TNHH Khánh Hưng 4900211226 ... ... ... 25 K023 DNTN Hồng Linh TP- Lạng Sơn 4900142251-1 26 K024 Cty TNHH Thảo Hiền 200464954 ... ... ... Biểu 2 : Danh Mục Kho Mã kho Tên kho K001 Kho bệnh viện Lạng Sơn K002 Kho Khách sạn 11 tầng tỉnh Lạng Sơn K003 Kho Sân vận động Đông kinh K004 Kho trung tâm thể dục thể thao Lai Châu K005 Kho trung tâm nghiên cứu và đầu tư nghiệp vụ chứng khoán. ... ... 2.2.2 Phân loại và đánh giá NVL. 2.2.2.1 Phân loại NVL. Căn cứ vào đặc điểm và vai trò quản lý thì NVL của công ty được chia ra thành các loại sau đây: Nguyên vật liệu chính: Như Xi măng, sắt, thép, gạch. Nguyên vật liệu phụ: Như Sơn, vôi, đinh, phụ gia. Nhiên liệu: xăng dầu Vật liệu đặc biệt: Vật liệu nổ, hay hoá chất độc hại. Vật liệu khí: Hơi, ga. Với các loại vật liệu trên thì công ty tiến hành mã hoá, khai báo, cài đạt trong phần mềm fats như sau : Biểu 3 : Danh mục Vật Tư STT Mã vật tư Tên Vật Tư ĐVT TK vật tư 1 GACH041 Gạch 2 lỗ Viên 1521 2 DAY216 Dây điện 2x1,5 m 1521 3 DAY217 Dây điện 2x2,5 m 1521 4 DAY218 Dây điện 2x4 m 1521 5 THEP095 Thép : 10< = D <= 18 Kg 1521 6 THEP094 Thép : D < 10 Kg 1521 7 THEP088 Thép : D > 18 Kg 1521 ... ... ... 2.2.2.2 Đánh giá NVL. * Đánh giá NVL nhập kho : Vật liệu của công ty được nhập kho trong các trường hợp sau: - NVL nhập kho do mua ngoài: Đây là nguồn chủ yếu của doanh nghiệp khi nhập NVL. Công ty Tây Hồ đang áp dụng việc nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Bởi vậy giá trị thực tế của vật liệu mua ngoài được xác định như sau: Trị giá vốn Số lượng Đơn giá mua Thực tế của = NVL x ghi trên hoá đơn NVL nhập kho nhập kho (chưa có thuế GTGT) Trong đó chi phí vận chuyển hàng hoá, bốc dỡ do người bán chịu và được tính luôn và giá bán ghi trên hoá đơn. Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 201 ngày 13 tháng 11 năm 2003 của công ty Thương mại và Dịch vụ An Lạc thì trị giá vốn của NVL nhập kho loại thép tròn: D < 10 là : Trị giá vốn NVL nhập kho = 1.000 x 6.000 = 6.000.000 (đồng) ( Xem biểu 4 ) Biểu 4 : Hoá Đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT - 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng DR/2003B Ngày 13 tháng 11 năm 2003 Số: 201 - Đơn vị bán: Công ty thương mại và dịch vụ An Lạc - Địa chỉ: Số 3 – khu đô thị định công. - Số TK: MST: 0101398154 - Họ tên người mua hàng: Tạ Hồng Long - Tên đơn vị: Công ty Tây Hồ – BQP - Địa chỉ: Số 2 - Đường Hoàng Quốc Việt – Cầu giấy – Hà Nội - Hình thức thanh toán: Trả chậm MS: - Mã nhà cung cấp : AL Thứ tự Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Thép tròn : D < 10 Kg 1.000 6.000 6.000.000 Cộng tiền hàng  : 6.000.000 Thuế suất GTGT : 5%. Tiền thuế GTGT  : 300.000 Tổng tiền thanh toán: 6.300.000 Số tiền bằng chữ : Sáu triệu, ba trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) - Đối với NVL nhập kho do các đơn vị khác hoàn trả tạm thời do trước đây đơn vị đã cho vay thì: Tri giá NVL nhập kho = Trị giá NVL xuất cho vay trước đây. - Đối với các NVL nhập kho do các xưởng tự gia công chế biến nhập kho thì: Trị giá NVL nhập kho gồm trị giá NVL xuất kho gia công cộng với chi phí nhân công và chi phí khác. - Đối với phế liệu thu hồi nhập kho thì ban đánh giá vật tư sẽ tiến hành đánh giá lại phế liệu thu hồi. Trị giá thực tế Số lượng Đơn giá ước Chi phí của NVL = NVL x có thể sử dụng + vận chuyển nhập kho nhập kho được của phế liệu (nếu có) * Đánh giá NVL xuất kho: Mặc dù số lượng chủng loại NVL của công ty rất nhiều nhưng khả năng quản lý chi tiết NVL của công ty chặt chẽ, NVL nhập kho thuộc lô hàng nào thì sẽ được xuất thẳng cho công trình sử dụng luôn. Do đó công ty có thể theo dõi lô hàng từ khi nhập đến khi xuất bởi thế công ty đã sử dụng phương pháp đơn giá thực tế đích danh để xác định trị giá NVL xuất kho. Phương pháp tính trị giá vốn xuất kho được tính thủ công, và thời điểm tính là khi xuất kho NVL. Người sử dụng phải tự xác định và tự gõ giá xuất kho/ giá vốn và chương trình không can thiệp gì cả. Chương trình chỉ dựa trên các giá do người sử dụng nhập vào để tình ra giá trị tồn kho. 2.2.3 Tổ chức kế toán chi tiết NVL ở công ty Tây Hồ. 2.2.3.1 Chứng từ sử dụng hạch toán NVL. Như ta đã biết mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến việc nhập xuất NVL đều phải có các chứng từ kế toán kèm theo theo quy định của BTC, các chứng từ này là căn cứ pháp lý để tổ chức hạch toán NVL và ghi sổ kế toán tại đơn vị. Hiện nay công ty áp dụng các chứng từ kế toán để hạch toán NVL bao gồm các chứng từ sau: Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Hoá đơn bán hàng (GTGT) Thẻ kho 2.2.3.2 Thủ tục nhập, xuất kho NVL. NVL ở công ty phần lớn được mua ngoài. Do có đặc điểm di chuyển địa điểm sản xuất kinh doanh nên công ty áp dụng hình thức khoán xuống các đội, các xí nghiệp trực thuộc công ty, các công trường phần lớn ở xa hơn nữa lại hoạt động tách biệt nhau, do vậy mỗi công trường đều có một nhân viên kế toán theo dõi sự biến động, sử dụng vật tư tại kho của công trường. Sau khi ký hợp đồng nhận thi công công trình, phòng kế hoạch tiến hành giao việc (giao khoán) từng công trình cho các đội các xí nghiệp. Các xí nghiệp căn cứ vào các định mức kinh tế kỹ thuật mà tính toán tiến hành mua NVL về nhập kho công trình và xuất dùng luôn cho sản xuất xây lắp. Nguyên vật liệu được mua theo tiến độ của công trình. * Thủ tục nhập kho NVL