Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt

g ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 4 - Hình thức Nhật ký - Chứng từ Hạch toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ cần rất nhiều loại sổ sách. Mỗi loại sổ sách lại có thể được dùng để hạch toán cho nhiều phần hành kế toán khác nhau. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng phân bổ số 2 Sổ, thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Nhật ký chứng từ số 1, 2, 3, 4, 6, 10 Sổ thanh toán chi tiết với người bán Bảng kê số 4, 5 Nhật ký chứng từ số 5 Nhật ký chứng từ số 7 Bảng kê số 3 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu Sổ cái tài khoản 152 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu PHẦN THỨ II TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HỒNG VIỆT I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HỒNG VIỆT Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Trụ sở chính: Trung tâm Huyện Xuân Trường – Tỉnh Nam Định. Tên viết tắt : HV Điện thọai : 0350.886.155-886.133 Dđ : 0903.404.166/0904.002.355 Tài khỏan : 431101 – 00 – 3101 Tại Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn Huyện Xuân Trường. Năm thành lập: Năm 1978 thành lập HTX Xây dựng và chế biến lâm sản. Năm 1994 đổi tên là Xí nghiệp xây dựng Hồng Việt. Đến ngày 3/09/2000 đổi thành Công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (số đăng ký: 0703000008 đăng ký thay đổi lần thứ nhất ngày 27/4/2004) do Sở Kế hoạch & Đầu tư tỉnh Nam Định cấp. Với gần 30 năm xây dựng và phát triển, đến nay Công ty đã có những trưởng thành vượt bậc trong lĩnh vực kinh doanh với những ngành nghề đa dạng như thi công xây dựng các công trình thuỷ lợi, công trình giao thông, công trình dân dụng, công trình cấp thoát nước, điện chiếu sáng, công trình kỹ thuật hạ tầng công nghiệp và chuyên cung cấp vật tư. Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân có trình độ và tay nghề cao. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty gồm những ngành, nghề kinh doanh: Xây dựng các công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ; Xây dựng các công trình dân dụng và phần bao che các công trình công nghiệp; Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, cầu cống, đập, tràn, kè đê sông, kè biển, mỏ hàn, đắp đê, trạm bơm, kênh mương; Xây dựng, các công trình cấp thoát nước, điện chiếu sáng, vệ sinh môi trường; Xây dựng công trình kỹ thuật hạ tầng công nghiệp; Đầu tư phát triển và kinh doanh bất động sản; San lấp mặt bằng, làm đường giao thông nội bộ trong mặt bằng xây dựng; Xây dựng công trình, hạng mục công trình; Xây dựng công trình văn hoá; Xây dựng công trình thương mại; Xây dựng công trình kỹ thuật; Xử lý nền móng công trình; * Có thể đánh giá sự phát triển của công ty thông qua việc thực hiên một số chỉ tiêu sau : STT Chỉ tiêu Đvị tính Thực hiện Năm 2005 Năm 2006 1 Giá trị tổng sản lượng Trong đó: - Trong xây lắp - Ngoài xây lắp Triệu đồng 105.201.000.000 80.678.000.000 24.523.000.000 135.007.000.000 96.347.000.000 38.660.000.000 2 Lao động tiền lương - Tổng số LĐBQ - Tổng quỹ lương - TNBQ 1CNV/thg Người T.đồng đồng 1.074 6.906.325.062 580.937 1.148 6.067.385.174 660.935 3 Doanh thu thuần T.đồng 42.064.980.939 50.989.171.465 4 Lợi nhuận thuần T.đồng 2.769.817.837 1.101.011.396 5 Vòng quay VLĐ Lần/năm 2,5 2,5 *Công ty có những quyền hạn và nghĩa vụ: Về quyền hạn : Công ty được phép ký kết các hợp đồng kinh tế về xây dựng với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước đầu tư liên doanh liên kết. - Được đặt các chi nhánh đại diện trong và ngoài nước theo đúng quy định của nhà nước Việt Nam. - Được vay vốn tiền VN và ngoại tệ các ngân hàng VN, được quyền huy động vốn để hoạt động kinh doanh nhưng không làm thay đổi hình thức sở hữu đối với công ty. - Được quyền thế chấp giá trị quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản thuộc quyền quản lý công ty tại các ngân hàng VN để vay vốn kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật. Về nghĩa vụ: - Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng quy định của bộ lao động đảm bảo cho người lao động tham gia quản lý công ty. - Thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ tài sản môi trường quốc phòng và an ninh quốc gia. - Phải có nghĩa vụ thông báo công khai báo cáo tài chính hàng năm các thông tin đó đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của công ty theo đúng quy định của chính phủ. - Phải có nghĩa vụ nộp thuế, các khoản nộp ngân sách nhà nước theo đúng quy định của pháp luật. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất và quản lý của công ty. - Bộ máy quản lý của công ty bao gồm: Hội đồng quản trị, giám đốc, phó giám đốc, phòng hành chính quản trị, phòng kinh tế kỹ thuật, phòng kế toán, …và các phòng ban có trong sơ đồ sau: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ phần xây dựng Hồng Việt Giám đốc Phó giám đốc Kế toán trưởng Phóng kế hoạch kinh tế kỹ thuật Phòng tổ chức lao động - hành chính Phòng tài chính kế toán XN đê kè và PT hạ tầng Đội XD 1 Đội XD 2 Đội XD 3 Đội XD 4 Đội XD 5 Đội XD 6 Đội XD 7 Đội XD 8 Đội XD 1 Đội XD 2 Hội đồng quản trị - Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty có quyền nhân danh quyết định những vấn đề liên quan đến quyền lợi của công ty. Hội đồng quản trị có trách nhiệm trước các hội đồng cổ đông về những sai phạm trong quản lý, vi phạm điều lệ của công ty gây thiệt hại lớn. - Tổng giám đốc: là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm trước cấp trên về hoạt động của công ty và điều hành bộ máy quản lý của công ty. Trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế giao, nhận thầu và thanh lý bàn giao các công trình hoàn thành cho bên A. Tổng giám đốc công ty còn là người chủ tài khoản của doanh nghiệp. - Phó tổng giám đốc: Là người trợ lý cho tổng giám đốc và được phân công một số việc của giám đốc. Phó tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về mặt phân công và đồng thời có thay mặt giám đốc giải quyết việc phân công. Phó tổng giám đốc có trách nhiệm kiểm tra, giám sát, chỉ đạo các phòng ban trực thuộc. Đồng thời các phòng ban báo cáo lại cho cấp trên việc làm của mình. - Phòng kinh tế kỹ thuật có trách nhiệm tham gia làm hồ sơ dự thầu và lập kế hoạch tiến độ thi công trên cơ sở các hợp đồng đã được ký trước khi thi công, bóc tách bản vẽ, tiên lượng, dự toán tiến độ thi công. - Phòng tổ chức lao động – hành chính: Có chức năng, nhiệm vụ giúp tổng giám đốc công ty tổ chức bộ máy điều hành và quản lý của công ty cũng như các đơn vị trực thuộc, đáp ứng yêu cầu sản xuất về công tác tổ chức cán bộ lao động, đồng thời giúp tổng giám đốc nắm được khả năng trình độ kỹ thuật của cán bộ công nhân viên, đề ra chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên lành nghề phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh. - Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm huy động các nguồn vốn và điều hoà phân phối cho các xí nghiệp (từng công trình) dựa trên cơ sở tiến độ thi công, thường xuyên kiểm tra, giám sát về mặt tài chính đối với các đội xây dựng trực thuộc công ty. Hạng mục công trình hoàn thành với bên A. Đảm bảo chi lương cho cán bộ công nhân trong toàn công ty và kiểm tra chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý, hợp lệ. 4. Tổ chức công tác kế toán của công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt. Việc tổ chức thực hiện chức năng nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp do bộ máy kế toán đảm nhận. Việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, và đầy đủ, hữu ích cho đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Để đảm bảo được yêu cầu trên, việc tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải căn cứ vào việc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán, vào đặc điểm tổ chức vào quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vào hình thức phân công quản lý, khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính cũng như yêu cầu, trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán. Việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán ở công ty có mối quan hệ chặt chẽ với hình thức tổ chức công tác kế toán. Hiện nay việc tổ chức công tác kế toán ở công ty tiến hành theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập chung. Theo hình thức tổ chức này thì toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty,các đội và xí nghiệp thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ về phòng kế toán của công ty. Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 6 người và được phân công như sau: + Kế toán trưởng: Giúp tổng giám đốc công tác chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính thông tin kinh tế trong toàn đơn vị theo cơ chế quản lý mới và theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán nhà nước và điều lệ kế toán trưởng hiện hành. - Tổ chức bộ máy kế toán, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vu, đội ngũ cán bộ kế toán trong công ty. Phổ biến hướng dẫn thực hiện và cụ thể hoá kịp thời các chính sách, chế độ, thể lệ kế toán nhà nước của Bộ xây dựng và của tổng công ty. - Tổ chức việc tạo nguồn vốn và sử dụng các nguồn vốn. - Hướng dẫn công tác hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách, chứng từ kế toán. Chỉ đạo về mặt tài chính việc thực hiện các hợp đồng kinh tế. - Tổ chức kiểm tra kế toán. - Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế. - Chỉ đạo lập kế hoạch tài chính tín dụng. - Chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc công ty về công tác kế toán. + Kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ. - Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao hàng tháng. - Theo dõi thanh lý TSCĐ, kiểm tra quyết toán sửa chữa lớn TSCĐ, tái đầu tư, lập hồ sơ thủ tục về đầu tư xây dựng cơ bản, quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản. - Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, điều động nội bộ trong công ty. - Theo dõi công tác thu vốn các công trình do công ty thi công. - Lập báo cáo định kỳ và thường xuyên về vốn chủ sở hữu của công ty và tổng hợp toàn công ty. + Kế toán thanh toán và kế toán tiền gửi ngân hàng. - Theo dõi tiền vay và tiền gửi ngân hàng. - Theo dõi thanh toán với ngân sách – thanh toán nội bộ, thanh toán với cung cấp, các khoản phải thu của khách hàng. - Theo dõi công tác thu vốn các công trình, quyết toán chi phí với các xí nghiệp, đội xây dựng trực thuộc công ty hàng tháng lập báo cáo theo dõi tình hình thu vốn toàn công ty. Lập báo cáo trình đơn vị các công trình trọng điểm khi phát sinh. - Lập séc, uỷ nhiệm chi, lập kế hoạch tín dụng vốn lưu động, kế hoạch lao động tiền lương các tờ khai về thuế và thanh toán với ngân sách, biên bản đối chiếu với cụ thể. - Tính toán các khoản phải thu của các đội xây dựng và xí nghiệp trực thuộc. - Tham gia các báo cáo kế toán và quyết toán tài chính. - Lập phiếu chi. + Kế toán vật tư và kế toán tiền lương. - Theo dõi tình hình N – X – T kho vật liệu của công ty. - Theo dõi thanh toán tạm ứng. - Theo dõi thanh toán lương, BHXH toàn công ty. - Lập phiếu nhập, xuất vật tư. - Tập hợp, theo dõi chi phí khối cơ quan công ty, tham gia lập báo cáo kế toán và quyết toán tài chính của công ty. + Kế toán XDCB - Hạch toán các công trình xây dựng - Báo cáo ban tổng giám đốc phụ trách kế hoạch vốn cho công trường. - Kiểm tra quản lý các chứng từ thanh toán các công trình. - Thanh quyết toán công trình đã được nghiệm thu bàn giao. + Thủ quỹ kiêm thống kê: - Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh từng tháng. - Bảo quản theo dõi sổ số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của quỹ. - Ghi chép thường xuyên việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Thanh toán các khoản bằng ngân phiếu hoặc tiền mặt. + Kế toán ở các xí nghiệp và các đội xây dựng thuộc công ty là nhân viên kế toán dưới sự kiểm tra hướng dẫn của phòng kế toán xí nghiệp có nhiệm vụ lập chứng từ kế toán phát sinh tại các đội, xí nghiệp, tính lương công nhân sản xuất trực tiếp,gián tiếp định kỳ, hay hàng tháng lập báo cáo gửi về công ty, theo mẫu biểu quy định và yêu cầu của phòng kế toán công ty. Kiểm tra đối chiếu số liệu với phòng kế toán và tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh của từng đội và xí nghiệp giao cho phòng kế toán vào cuối tháng. ở phòng kế toán sau khi nhận được chứng từ ban đầu, theo sự phân công thực hiện các công việc kế toán từ kiểm tra phân loại, xử lý chứng từ, lập các chứng từ, nhật ký cho tới việc ghi sổ tổng hợp, hệ thống hoá số liệu và cung cấp thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý. Đồng thời dựa trên các báo cáo kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế để giúp lãnh đạo công ty trong việc quản lý, điều hành hoạt động của các công trình. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt Kế toán trưởng Thủ quỹ và thống kê Kế toán tổng hợp và kế toánkêTSCĐ Kế toán T. toán và kế toán TGNH Kế toán VT và kế toán tiền lương Kế toán XD cơ bản Nhân viên kinh tế ở các đội xây dựng 5. Công tác kế toán Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán NKC Chứng từ gốc Sổ NK đặc biệt Sổ, thẻ KTchi tiết Sổ NK chung Sổ cái Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán (2) (1) (3) (1) (4) (6) (5) (7) Trình tự ghi sổ: (1). Hàng tháng căn cứ chứng từ gốc hợp lệ lập điều khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian rồi từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái. (2). Tổng hợp cần mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng từ sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái. (3). Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết. (4). Lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết. (5). Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phat sinh các tài khoản. (6). Kiểm tra đối chiếu số liệu sổ cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết. (7). Tổng hợp số liệu lập bảng báo cáo kế toán. II. TÌNH HÌNH THỰC TẾ KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HỒNG VIỆT 1. Đặc điểm và phân loại vật liệu. 1.1. Đặc điểm của vật liệu. Công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực xây lắp, sản phẩm tạo ra là các công trình, hạng mục công trình. Trong tổng chi phí cấu thành sản phẩm, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn ( khoảng 70-80%). Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh sử dụng nguyên vật liệu với số lượng lớn với nhiều chủng loại khác nhau. Nguyên vật liệu được cung cấp từ nhiều nguồn hoặc nhiều ngành kinh tế khác nhau. Nguyên vật liệu được cung cấp có thể từ ngành công nghiệp chế biến như xi măng ( bao gồm xi măng trắng, xi măng thường…), sắt( sắt phi 6, phi 8 , phi 12.)…; có thể từ công nghiệp khai thác trực tiếp đưa vào sử dụng không qua chế biến như: cát, sỏi, đá…; có thể nguyên vật liệu từ ngành lâm nghiệp như gỗ chống làm giàn giáo, cốp pha…Đối với mỗi chủng loại nguyên vật liệu khác nhau. Trong hoạt động xây lắp, không nhất thiết phải sử dụng một loại nguyên vật liệu nhất định cho mọi công trình hoặc hạng mục công trình. Tuỳ thuộc kiến trúc công trình và yếu cầu của chủ đầu tư mà đơn vị thi công sử dụng các loại nguyên vật liệu riêng biệt. Hiện nay, mạng lưới cung cấp nguyên vật liệu trải rộng trên thị trường. Các đơn vị thi công không còn phải dự trữ nguyên vật liệu với số lượng lớn như trước đây. Khâu thu mua nguyên vật liệu được kế toán xí nghiệp lên kế hoạch đầu mỗi kỳ kế toán ( hoặc đầu giai đoạn thực hiện công trình, hạng mục công trình) và giao cho đơn vị thi công thực hiện. Nguyên vật liệu được vận chuyển về chân công trình để giảm chi phí vận chuyển khi cần dïng. Kho chứa nguyên vật liệu vì vậy mang tính chất kho tạm. Thông thường, số lượng nguyên vật liệu mua về đủ cho sử dụng trong vòng một kỳ kế toán hoặc giai đoạn thi công một hạng mục công trình. việc bảo quản nguyên vật liệu được thủ kho tại đội thi công quản lý. Một số loại nguyên vật liệu như sắt, thép, xi măng phải bảo quản trong nhà kho, một số loại khác như cát, sỏi, đã bảo quản bằng hệ thống kho bãi ngoài trời. Số này rất dễ bị thất thoát do ảnh hưởng của các điều kiện ngoại cảnh như gió, mưa, bão , thiên tai… Trong khâu khai thác sử dụng số lượng nguyên vật liệu sử dụng trên hạn mức được tính theo những thông số kỹ thuật chung của ngành. Do đó, hoạt động khai thác sử dụng nguyên vật liệu phải đảm bảo sao cho vừa sử dụng hiệu quả, vừa hợp lý, vừa đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình. Đây là chủ trương trọng yếu của ngành xây dựng từ nhiều năm qua và hiện nay vẫn là một câu hỏi còn bỏ ngỏ. 1.2 Phân loại vật liệu. Để tiến hành thi công công trình hạng mục công trình, công ty cần phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệuvà các chủng loại cũng rất phong phú đa dạng. Muốn quản lý chặt chẽ, sử dụng vật liệu có hiệu qủa thì cần tiến hành phân loại vật liệu. Công ty mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh từng loại vật liệu cho mỗi loại vật tư một mã số riêng. Và do đó tất cả vật tư sử dụng đều được hạch toán vào tài khoản 152. Ta có thể nhận thấy điều này trên bảng danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu Mã vật liệu Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính Cấp I Cấp II Cấp III 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 ……. 13 13 18 18 20 20 20 20 29 29 32 32 01 02 01 02 04 05 06 07 01 02 01 02 Cót ép Mặt gỗ xoan Cát vàng Cát vàng (loạI 1) Đá 1x2 Đá 0,5x1 Đá mạt loạI 1 Bột đá Xi măng Bỉm Sơn Xi măng Hoàng Thạch Thép phi 6 Thép phi 8 Tấm Tấm m3 m3 m3 m3 m3 Kg Tấn Tấn Kg Kg Như vậy nguyên vật liệu theo cách phân loại của công ty được hiểu là: - Nguyên vật liệu không được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ mà gọi chung là vật liệu chính. Đây là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng: xi măng, cát, đá, gạch, ngói, vôi, gỗ….trong mỗi loại lại được chia thành nhiều nhóm. Ví dụ: Xi măng: Xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn - Nhiên liệu: ở công ty nhiên liệu chủ yếu là các loại xăng dầu cung cấp nhiệt lượngcho các loại máy móc xe cộ ….ở đây chủ yếu là các loại xăng dầu: - Dầu Therima - Dầu FO Dầu cũng được phân thành nhóm: Dầu Dầu nhờn: Dầu Omala Dầu thải Dầu phanh…… - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc và phụ tùng thay thế của các loại xe ô tô như: mũi khoan, săm lốp ôtô. - Phế liệu thu hồi: Phế liệu của công ty gồm các đoạn thừ của thép, vỏ bao xi măng…… Hiện nay công ty có các kho có thể chứa chủng loại vật tư giống nhau hoặc khác nhau. Riêng các loại vật liệu như vôi cát, sỏi…thông thường được đưa thẳng tới chân công trình. 2. Đánh giá vật liệu. Đánh giá vật liệu là viêc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định.Thông thường, kế toán nhập xuất vật liệu phản ánh theo giá thực tế. Việc tính giá vật liệu là khâu quan trọng trong tổ chức kế toán vật liệu. Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu. Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải được đánh giá thực tế, song công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. Giá vật liệu nhập kho gồm giá theo giá hoá đơn, khi xuất kho vật liệu kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo đơn giá thực tế đích danh. Thực tế việc đánh giá vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng Hồng Việt như sau: *Giá thực tế vật liệu nhập kho. Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu là vật liệu mua ngoài. Công ty có đội xe riêng nên khi mua vật tư với số lượng lớn thì chi phí vận chuyển do bên bán chịu và chi phí này được tính vào giá mua vật tư. Như vậy trị giá vật liệu nhập kho là giá thực tế ghi trên hoá đơn ( bao gồm cả chi phí vận chuyển) (Mời xem hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho phần thủ tục nhập kho). *Giá thực tế vật liệu xuất kho. Khi xuất kho vật liệu cho các đội xây lắp phục vụ thi công công trình thì sử dụng giá xuất kho bằng giá thực tế đích danh (bao gồm giá hoá đơn + các chi phí khác có liên quan đến lô hàng mua như chi phí bốc xếp, tìm kiếm nguồn hàng....). Vật liệu xuất kho thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho lô hàng đó để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho. Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 02 ngày 02/12/2006. Xuất cho anh Dương 35 tấn xi măng Hoàng Thạch với đơn giá là 715.000đ/1 tấn. Như vậy giá thực tế là: 35 * 715.000 = 25.025.000đ 3. Tổ chức thu mua vât liệu. Do tính chất đa dạng, phức tạp của nguyên vật liệu sử dụng trong hoạt động xây lắp, việc quản lý chi tiết đối với từng chủng loại , từng nhóm nguyên vật liệu cho toàn bộ hoạt động của Công ty gặp rất nhiều khó khăn. Bộ phận thủ kho và cán bộ kế toán không thể quản lý việc thu mua nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình . Đơn vị thi công là đơn vị chịu trách nhiệm thi công, thực hiện hợp đồng như đã thoả thuận và chịu hoàn toàn trách nhiệm với Công ty về chất lượng và tiến độ thi công công trình. Đơn vị kế toán cấp trên chỉ có trách nhiệm cung cấp khoản chi phí nguyên vật liệu và chi phÝ nhân công cho công trình, hạng mục công trình. Để tối đa hoá hiệu quả sử dụng vật liệu, tránh thất thoát ở mức độ có thể, Công ty đã thực hiện tính toán, nghiên cứu về mức nguyên vật liệu tiêu hao trong dự kiến. Công việc này được giao cho phòng kế hoạch tổng hợp thực hiện và hoàn thành trước khi khởi công mỗi công trình hoặc hạng mục công trình. Sau khi tính toán cụ thể và chính xác, phìng kÕ hoạch tổng hợp lập phiếu hạn mức vật tư, trong đó có liệt kê các loại vật liệu cần thiết sử dụng và khối lượng sử dụng để đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư. Phiếu này được lập thành 3 liên. +Liên thức nhất lưu tại phòng Kế hoạch tổng hợp +Liên thứ hai gửi cho kế toán vật liệu tại đội thi công +Liên thứ ba lưu tại phòng tài chính kế toán. Căn cứ vào phiếu hạn mức vật tư mà phòng tài chính kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu tình hình thu mua và sử dụng nguyên vật liệu của đơn vị có đúng với hạn mức Công ty đưa ra hay không. đồng thời, kế toán xí nghiệp quản lý trực tiếp đội thi công có cơ sỏ để điều chỉnh lượng nguyên vật liệu thu mua và yêu cầu đơn vị thi công sử dụng nguyên vật liệu hợp lý Biểu 1: Phiếu hạn mức vật tư : Công ty CPXD Hồng Việt CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Phòng kế hoạch tổng hợp Độc lập- Tự do- Hạnh phúc ------------------------------ -------------------------------- PHIẾU HẠN MỨC VẬT TƯ Công trình sân vận động tỉnh Nam Định Hạng mục: Thân N5BC Đơn vị thi công: Đội XD 2 STT Tên vật tư Đơn vị tính Số luợng Ghi chú 1 Cát vàng m3 30.000 2 Đá 1x2 m3 20.000 3 Gỗ ván m3 25 4 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 800 5 Xi măng trắng Tấn 7 6 Cát mịn ML0-7-1.4 m3 6.000 7 Gạch men sứ 30x30cm Viên 47.000 8 Gạch men sứ 20x20cm Viên 95.000 9 Gạch granit nhân tạo 50x50cm Viên 46.800 10 Gạch Ceramic 30x30cm Viên 50.000 11 Ventonic Kg 24.000 Người duyệt Ngày 30 tháng 11 năm 2006 (đã ký) Phòng kế hoạch tổng hợp (đã ký) Trong quá trình sản xuất thi công, vì một nguyên nhân nào đó mà đội đơn vị thi công sử dụng nguyên vật liệu quá hạn mức quy định thì phòng kế toán tài chính không hạch toán chi phí nguyên vật liệu vượt hạn mức. Phần vượt hạn mức đó, đội thi công phải tự thanh toán và trừ vào phần lợi nhuận thu được. Tại đơn vị thi công, đầu giai đoạn thi công, công trình hoặc hạng mục công trình, kế toán xí nghiêp lập kế hoạch và giao cho nhân viên tiếp liệu chủ động đi mua nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu mua về được đưa luôn về chân công trình và đặt kho tại đó. Kho này do thủ kho của đơn vị thi công quản lý, có sự giám sát của xí nghiệp quản lý trực thuộc. Số lượng, chủng loại nguyên vật liệu thu mua được ghi chép trong hoá đơn hàng mua ( hoá đơn thường, hoặc hoá đơn giá trị gia tăng). Khi hàng và hoá đơn cùng về , sau khi kiểm nhận vật tư và được chấp nhận thanh toán, kế toán lập phiếu nhập kho cho số hàng đó. Phiếu này được lập thành 3 liên: +Một do kế toán lập giữ +Một lưu ở bộ phận thủ kho +Một liên do người nhận nguyên vật liệu giữ. Nhân viên tiếp liệu gửi hoá đơn kèm theo giấy đề nghị thanh toán lên phòng tài chính-kế toán. Phòng này sau khi đối chiếu lượng vật tư mua về với hạn mức quy định trong phiếu hạn mức, nếu thấy hợp lý phòng sẽ chấp nhận chi trả Biểu 2: Giấy xin séc, ngân phiếu hoặc tiền mặt GIẤY XIN SÉC NGÂN PHIẾU HOẶC TIỀN MẶT Đơn vị xin séc: Đội XD 2 Tên người nhận séc: Anh Long Xin cắt số tiền : 35.500.000 đồng ( Ba mươi năm triệu năm trăm nghìn đồng chẵn) Để mua: Xi măng Bỉm Sơn Trả cho : Công ty vật tư và kỹ thuật xi măng Địa chỉ: 348 đường Giải phóng- Nam Định Tài khoản: 431101-00-3101…… Tại: ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Xuân Trường Ngày 15 tháng 12 năm 2006 Người xin séc Đội XD 2 Kế toán trưởng Giám đốc Công ty (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) III. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HỒNG VIỆT Cùng với việc sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Công ty cũng có một số vận dụng ở mẫu sổ để phù hợp với tình thế và phát huy tốt các chức năng của kế toán. 1. Thủ tục nhập kho. 1.1. Trường hợp nhập vật tư từ nguồn mua ngoài. Theo chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật tư khi về đến công ty