Tổ chức cuộc họp

TỔ CHỨC CUỘC HỌP  A. Mục tiêu Kiến thức: Trình bày được tổng quan nhữn g vấn đề liên quan đến cuộc họp. Kỹ năng: Có thể tổ chức một cuộc họp. Thái độ: Hình thành thói quen chuẩn bị kỹ lưỡng. B. NỘI DUNG Tổng quan về cuộc họp Thực hiện tổ chức cuộc họp Bài tập tình huống 1. Tổng quan về cuộc họp -Khái niệm: Cuộc họp là cuộc trò chuyện giữa hai hay nhiều người nhằm bàn về một hay nhiều vấn đề. -Các yếu tố ảnh hưởng đến cuộc họp: Thành phần tham dự họp Thời gian họp Không gian họp Nội dung cuộc họp Nội dung cuộc họp Nội dung cuộc họp: là những vấn đề chính yếu cần trao đổi trong cuộc họp. Nội dung cuộc họp: Phải được thông báo đến mọi người dự họp trước khi cuộc họp bắt đầu (thường kèm với thư mời họp) Phải đảm bảo người chủ trì cuộc họp đã chuẩn bị đầy đủ những tài liệu liên quan đến cuộc họp. Được triển khai theo đúng thời gian biểu trong thư mời họp. Cần được thư ký ghi chép cẩn thận những vấn đề đã giải quyết và chưa giải quyết. Thành phần tham dự họp Mời những người liên quan đến cuộc họp. Cần xem xét mức độ quan trọng của sự có mặt của người dự họp, tính cách của từng người. Thông báo giờ họp, nội dung họp, cung cấp một số tài liệu họp để người dự họp chuẩn bị trước. Thời gian họp Lựa chọn thời gian: Phù hợp với mọi người dự họp. Lúc mọi người tỉnh táo nhất. Từng nội dung họp phải được phân bổ thời gian theo đúng lịch họp. Nên có giờ nghỉ nếu cuộc họp kéo dài. Không gian họp Không gian họp là nơi tổ chức cuộc họp, có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của cuộc họp. Tổ chức phòng họp: Dựa vào số người dự họp. Nội dung/ tính chất cuộc họp. Tuỳ vào địa điểm phù hợp với mọi người. Có thể họp từ xa (tiết kiệm chi phí và hạn chế lãng phí thời gian). 2. Thực hiện tổ chức cuộc họp Tạo vẻ ngoài chuyên ngoài chuyên nghiệp. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ. Phân bổ thời gian cho từng mục theo đúng thời gian biểu trong thư mời. Khuyến khích người tham dự phát biểu ý kiến. Làm sáng tỏ vấn đề và các ý kiến để giúp mọi người hiểu rõ nội dung cuộc họp. Ổn định, giữ trật tự cuộc họp. Đúc kết vấn đề và tham khảo sự đồng thuận của mọi người. 3. Bài tập tình huống Công ty X bán sữa cho trẻ em, nhưng có một lô hàng bị lỗi. Nhiều khách hàng bức xúc với công ty X. Công ty X muốn tổ chức một cuộc họp báo nhắm xin lỗi khách hàng. Công ty nên tổ chức cuộc họp như thế nào??? ?