Tổ chức hạch toán kế toán Nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204

ợ TK 331,111,112.. Có TK 611(6111) Có TK 515: Số chiết khấu được hưởng Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán tương tự như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế VAT. Sơ đồ 7: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) Tk 151, 152 Tk 611 Tk 151, 152 Dđk: (1) (3) Tk 111,112, 331, 411 Tk 111, 112, 331 (2) (4) Tk 621, 627… (5) Chú giải: (1): Giá trị NVL tồn đầu kỳ, chưa sử dụng (2): Giá trị NVL tăng thêm trong kỳ (tổng giá thanh toán) (3): Giá trị NVL tồn cuối kỳ (4): Chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại (5): Giá trị thực tế NVL xuất dùng Chương II Thực Trạng kế toán nguyên vật liệu của Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 I. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 Công ty Thuốc và Thiết bị y tế 204 là một công ty Nhà nước, tiến hành sản xuất kinh doanh, hạch toán độc lập về mặt tài chính. Công ty Thuốc và Thiết bị y tế 204 được thành lập năm 1965 dưới sự chỉ đạo của ngành và thành phố Hà Nội. Năm 1983, căn cứ vào quyết định số 148 vào ngày 17/1/1983 của Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà nội, xí nghiệp sát nhập với công ty dược phẩm Hà nội thành xí nghiệp liên hiệp dược Hà nội. Năm 1988, xí nghiệp liên hiệp dược Hà nội tiến hành phân cấp quản lý cho các đơn vị trực thuộc gồm 8 hiệu thuốc và 2 xí nghiệp sản xuất. Trong số 8 hiệu thuốc có 4 hiệu thuốc nằm ở địa bàn 4 quận: Hoàn Kiếm, Đống Đa, Ba Đình, Hai Bà Trưng và 4 hiệu thuốc chuyên ngành khác là hiệu thuốc cung cấp, hiệu thuốc dân tộc, hiệu thuốc chuyên doanh và hiệu kính thuốc. Theo quyết định của Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà nội ngày 10/11/1992, đầu năm 1993 xí nghiệp liên hiệp dược Hà nội tách thành 3 đơn vị riêng rẽ hoạt động độc lập với nhau, đó là xí nghiệp dược phẩm Hà nội, công ty dược phẩm và thiết bị y tế Hà nội và xí nghiệp kính mắt. Cũng theo quyết định này công ty thuốc và thiết bị y tế được tổ chức lại trên cơ sở của hai xí nghiệp cũ là xí nghiệp Thịnh Hào và xí nghiệp dược phẩm Quảng An. Nhiệm vụ, ngành nghề chính của xí nghiệp là sản xuất và kinh doanh các mặt hàng dược phẩm ở Hà nội và miền Bắc. Ngoài ra công ty còn liên doanh với các đối tác nước ngoài và đã đạt được hiệu quả cao. Đó là liên doanh với KC-Vina Thai của Thái Lan và liên doanh sản xuất dịch truyền B.Braun. Năm 1996 công ty liên doanh với TN Manufacture Development cũng thu được nhiều lợi nhuận. Sản phẩm của công ty là các loại thuốc ( thuốc viên, thuốc tiêm, cao xoa...) là những sản phẩm có liên quan trực tiếp đến sức khoẻ và tính mạng con người. Sản phẩm của công ty luôn đạt được chất lượng cao, thêm vào đó công ty luôn tăng cường đầu tư trang thiết bị, máy móc, dây truyền sản xuất hiện đại nên đã đáp ứng được nhu cầu thị trường không chỉ ở Hà nội và miền Bắc mà còn vươn tới khu vực phía Nam với hình thức mẫu mã ngày một đa dạng. Quá trình sản xuất của công ty được khép kín từ khâu mua sắm vật liệu đến khâu tiêu thụ sản phẩm, mỗi phân xưởng là một dây truyền sản xuất riêng biệt được tổ chức sản xuất trên cơ sở kế hoạch sản xuất do phòng sản xuất xây dựng. Về khâu tiêu thụ sản phẩm, công ty vừa tổ chức bán thuốc theo hợp đồng cho các cơ sở bán thuốc phục vụ nhân dân Hà nội và các tỉnh lân cận, vừa mở một số quầy trực tiếp bán thuốc cho nhân dân tại các trung tâm dược. Ta có thể xem xét một số chỉ tiêu của công ty trong năm 2001 để thấy được tình hình của công ty: Doanh thu là 28,5 tỷ, so với năm 2001 là 22,8 tỷ. Thu nhập bình quân công nhân 620.000 đồng/ người, năm 2001là 550.000 đồng. Tổng quỹ lương là 306.562.400 Số công nhân viên 210 người Vốn cố định 3097,8 triệu đồng. Vốn lưu động 1128 triệu đồng Trong đó: Vốn NSNN cấp: 4186,9 triệu Vốn tự bổ xung 325,5 triệu đồng. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý sản xuất của Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất và qui trình công nghệ. Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế là một công ty chuyên sản xuất các loại thuốc - loại sản phẩm đặc biệt đòi hỏi nghiêm ngặt về chất lượng. Quy trình sản xuất thuốc của công ty là khép kín từ khâu mua sắm nguyên vật liệu đến khâu nhập kho thành phẩm. Có thể chia quy trình công nghệ sản xuất thành 3 giai đoạn: - Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: là giai đoạn phân loại nguyên vật liệu, kiểm tra chất lượng và số lượng nguyên vật liệu so với tiêu chuẩn đề ra để đưa vào sản xuất. - Giai đoạn sản xuất: sản xuất sản phẩm thông qua các bước chế biến theo quy trình công nghệ của từng loại thuốc. - Giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm: phòng quản lý chất lượng tiến hành kiểm nghiệm thuốc, nếu được xác nhận được chấp nhận thì nhập kho thành phẩm. Ta có thể khái quát quy trình sản xuất thuốc nói chung của công ty như sau:(sơ đồ 8) Sơ đồ 8: Khái quát quy trình sản xuất thuốc của công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204: Nguyên vật liệu Bán thành phẩm bước một ( cốm, dung dịch pha chế) Bán thành phẩm bước hai (viên, ống dung dịch) Kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm (1) (2) (3) (1) Pha chế bước 1 (2) Pha chế bước 2 ( 3) Pha chế bước 3 Với từng loại thuốc khác nhau có qui trình công nghệ sản xuất khác nhau. Ví dụ: Sơ đồ 9 : Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên Nguyên vật liệu Xay rây Pha chế Dập viên Kiểm tra, đóng gói Giao nhận Đóng gói thành phẩm Sơ đồ 10: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc tiêm ống rỗng ủ ống Cắt ống Rửa ống Pha chế Soi in Kiểm tra, đóng gói Giao nhận Đóng gói thành phẩm 2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 là một đơn vị sản xuất kinh doanh, hạch toán kinh doanh độc lập. Để thực hiện tốt công tác quản lý, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức tập trung, thống nhất đảm bảo sự lãnh đạo trực tiếp từ trên xuống, từ giám đốc tới các phòng ban, phân xưởng và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban với nhau đáp ứng nhu cầu chuyên môn hoá sản xuất và quản lý giám sát có hiệu quả công tác quản lý sản xuất kinh doanh. - Ban giám đốc của công ty gồm 3 người. Đứng đầu là giám đốc công ty là người giám sát và quản lý mọi hoạt động và là người chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Làm nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc là phó giám đốc kỹ thuật và phó giám đốc kinh doanh. - Các phòng ban của công ty gồm có: + Phòng kế hoạch do phó giám đốc kinh doanh kiêm trưởng phòng điều hành nhằm đảm bảo sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc. Chức năng của phòng kế hoạch là xây dựng kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, ký kết các hợp đồng kinh tế. + Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ quản lý tuyển dụng lạo động, ký kết các hợp đồng lao động, giải quyết các chế độ về lao động, y tế, phụ trách chung về hành chính và một số công việc khác. + Phòng kế toán có chức năng tổ chức thực hiện việc ghi chép, xử lý, cung cấp số liệu cho ban giám đốc để có các quyết định kinh tế kịp thời có hiệu quả. Mặt khác, phòng còn có nhiệm vụ đảm bảo nguồn tài chính cho việc nhập xuất phục vụ cho sản xuất kinh doanh, thực hiện tính toán chính xác kết quả sản xuất kinh doanh và phân phối lợi nhuận theo qui định của Nhà nước. + Phòng quản lý chất lượng có nhiệm vụ kiểm nghiệm chất lượng của nguyên vật liệu trước khi đưa vào sản xuất và của thành phẩm khi xuất xưởng. + Phòng do phó giám đốc kỹ thuật giám sát bao gồm 2 bộ phận: kiểm nghiệm và kỹ thuật. Vì thuốc là sản phẩm đặc biệt liên quan đến sức khoẻ và tính mạng con người nên nhiệm vụ của phòng quản lý chất lượng đặc biệt quan trọng. + Tổ cơ điện tổ chức và sửa chữa các thiết bị hư hỏng, vận hành máy nổ, điều hành dẫn lọc nước của công ty và cấp điện khi lưới điện bị mất đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, đồng thời bảo dưỡng định kỳ và đột xuất cho các đơn vị máy, tổ chức lắp đặt các đơn vị máy để đưa vào sản xuất. + Đội bảo vệ có nhiệm vụ đảm bảo an toàn cho công ty trên phạm vi rộng hơn 40 hecta đất, bốn mặt đều tiếp giáp khu dân cư. + Ngoài ra công ty còn có các phòng ban khác như phòng kỹ thuật, phòng thiết kế, tổ bốc vác + Các phân xưởng chịu trách nhiệm sản xuất các sản phẩm theo đơn đặt hàng và theo nhu cầu thị trường. Phòng ban thực hiện theo đúng tên gọi, chức năng đồng thời có sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ đảm bảo cho sự tổ chức quản lý có hiệu quả và quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra ổn định nhịp nhàng. (Sơ đồ 11: ) Sơ đồ 11: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty thuốc và thiết bị y tế 204 Giám đốc Phó giám đốc Kỹ thuật Phó giám đốc Kinh doanh Phòng kế hoạch Phòng tổ chức Phòng TC - KT Phòng QL - CL Phòng cơ điện Phòng kỹ thuật Phòng kiểm nghiệm KC - Vina Thái 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Để cơ cấu phù hợp với yêu cầu quản lý tập trung thống nhất đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, bộ máy kế toán của công ty Thuốc và Công cụ y tế 204 được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức kế toán này, toàn bộ công tác kế toán của công ty được thực hiện tại phòng kế toán của công ty từ khâu ghi chép ban đầu đến tổng hợp lập báo cáo, từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp. Toàn bộ bộ máy kế toán của công ty được khái quát theo sơ đồ sau (sơ đồ 12): Sơ đồ 12: Bộ máy kế toán của công ty TNHH Thuốc và công cụ y tế 204 Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp KT tài sản cố định KT chi phí và giá thành KT ngân hàng KT tiền mặt KT nguyên vật liệu Thủ quỹ KT phân xưởng viên, mắt ống Kế toán phân xưởng thực nghiệm, đông dược Nhiệm vụ, chức năng của từng người như sau: - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm điều hành chung công việc của phòng kế toán. Kế toán trưởng tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép ban đầu, chế độ báo cáo thống kê định kỳ và theo dõi giám sát công việc của các kế toán viên, bộ máy kế toán giao dịch giải trình các báo cáo kế toán với các cơ quan quản lý cấp trên như cục thuế. Kế toán trưởng đồng thời kiêm kế toán tổng hợp là người ghi các nghiệp vụ hạch toán cuối cùng, xác định kết quả sản xuất kinh doanh của công ty vào sổ kế toán tổng hợp. - Thủ quỹ: là người quản lý quỹ tiền mặt của công ty, tổ chức thu chi tiền mặt theo các chứng từ nhận được của kế toán tiền mặt. - Kế toán tiền mặt: còn gọi là kế toán quỹ có nhiệm vụ lập phiếu thu chi tiền mặt. - Kế toán nguyên vật liệu: theo dõi việc nhập xuất nguyên vật liệu theo từng nguồn nhập, phản ánh tình hình mua, vận chuyển, bảo quản, nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. đồng thời kế toán nguyên vật liệu lập các chứng từ liên quan tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng và theo dõi giá vốn của nguyên vật liệu xuất bán. - Kế toán ngân hàng: có nhiệm vụ ghi chép và phản ánh tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng. - Kế toán tập hợp chi phí và giá thành: có nhiệm vụ tập hợp các loại chi phí (chi phí vật liệu, tiền lương, bảo hiểm xã hội) lập báo cáo chi phí sản xuất. Kế toán chi phí và giá thành còn chịu trách nhiệm theo dõi tình hình tiêu thụ của công ty, tình hình công nợ và lập báo cáo tổng hợp, xác định kết quả lỗ lãi và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Kế toán tài sản cố định: ghi chép, phản ánh tình hình tăng giảm tài sản cố định, tình hình trích khấu hao của từng loại TSCĐ. - Kế toán phân xưởng: tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp, bảng tính lương và BHXH của công ty do mình phụ trách và chuyển cho kế toán các phần hành có liên quan. 4. Hình thức tổ chức sổ kế toán Mỗi một công ty phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ thể lệ kế toán của Nhà nước, căn cứ vào qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà lựa chọn vận dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán nhằm cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Chế độ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 quy định rõ việc mở sổ, ghi chép, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán. Việc vận dụng hình thức sổ kế toán nào là tuỳ vào đặc điểm cụ thể của công ty. Hiện nay trong các công ty sản xuất thường sử dụng các hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung - Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ - Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, phương pháp kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm, trễ nhất là trong điều kiện thủ công. Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là” chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên sổ "Đăng ký chứng từ ghi sổ" - Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản), giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết. Hệ thống sổ kế toán: - Sổ kế toán tổng hợp: bao gồm sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái tài khoản - Sổ kế toán chi tiết: tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của công ty, có thể là sổ kế toán chi tiết vật liệu ... (Sơ đồ số 13: ) Sơ đồ 13: Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ KT chi tiết Sổ cái Sổ đăng ký CTGS Bảng cân đối số phát sinh Bảng TH số liệu chi tiết Báo cáo kế toán (3) (1) (2) (4) (5) (5) (6) (6) (7) (7) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra II. Kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204. 1. Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty TNHH thuốc và Công cụ y tế 204 Sản phẩm của công ty là các loại thuốc từ thuốc tiêm đến các loại cao xoa v..v.. Do đặc điểm của sản phẩm là rất đa dạng, nhiều chủng loại nên nguyên vật liệu cũng yêu cầu nhiều loại khác nhau. Mặt khác mỗi sản phẩm lại có công thức chế biến phức tạp gồm nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau tạo thành nên nguyên vật liệu của công ty lại càng yêu cầu nhiều chủng loại. Đặc thù sản phẩm của công ty là yêu cầu tuyệt đối về chất lượng nên đòi hỏi cả đối với nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của công ty hiện nay gồm khoảng 300 loại được nhập từ nhiều nguồn khác nhau và phải đáp ứng yêu cầu chất lượng trước khi đưa vào sản xuất. Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là những hoá chất và những chất hoá dược rất khó bảo quản vì nếu trong tình trạng môi trường không đảm bảo hay quá thời gian dự trữ quy định chúng sẽ bị biến chất hay giảm chất lượng. Đối với những hoá chất hay dung dịch pha chế nếu không có sự bảo quản thích hợp và chu đáo chúng dễ bị bay hơi hay có những phản ứng với những chất khác làm giảm chất lượng. Khác với những sản phẩm khác có thể sản xuất ra sản phẩm loại 1, loại 2, sản phẩm thuốc của công ty chỉ có những sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng mới được đưa ra thị trường. Vì vậy bất kỳ những nguyên vật liệu nào không đủ tiêu chuẩn cũng không được đưa vào sử dụng. Xuất phát từ đặc điểm khó bảo quản và thời gian sử dụng ngắn nên công ty phải chú trọng đến công tác quản lý nguyên vật liệu từ thu mua, dự trữ, bảo quản đặc biệt là khâu thu mua. Công ty phải lập kế hoạch thu mua hợp lý để vừa bảo đảm cung cấp vật liệu cho sản xuất, vừa tránh tình trạng mua nhiều làm ứ đọng vốn lưu động dẫn đến sản xuất kinh doanh kém hiệu quả và làm kém phẩm chất nguyên vật liệu. Đối với những nguyên vật liệu phải nhập khẩu từ nước ngoài công ty phải lên kế hoạch từ cuối tháng trước, còn với nguyên vật liệu sản xuất trong nước phòng kế hoạch ký hợp đồng lâu dài, thường xuyên, ổn định với đơn vị bán hàng để từ đó có thể ổn định nguồn thu mua về giá cả, số lượng. Đối với những loại hàng thường xuyên có trên thị trường giá cả không biến động nhiều thì sẽ dự trữ ít, ngược lại những loại khan hiếm thì phải lên kế hoạch thu mua dự trữ. Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý nguyên vật liệu của công ty có những nét riêng biệt và khó khăn. Hạ thấp chi phí vật liệu, đảm bảo đúng chất lượng là một mục tiêu phấn đấu của công ty nhằm hạ giá thành, nâng cao uy tín của sản phẩm từ đó mở rộng thị trường, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân dân. Vì vậy yêu cầu đối với công ty là phải quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu. 2. Phân loại nguyên vật liệu Do nguyên vật liệu của công ty rất phong phú, đa dạng gồm nhiều loại khác nhau, mỗi sản phẩm lại được hợp từ nhiều loại có vai trò riêng trong cấu thành sản phẩm nên Công ty thuốc và Công cụ y tế 204 không phân loại nguyên vật liệu theo công dụng kinh tế và vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất (phân chia thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ) mà phân loại vật liệu theo kho. Việc phân loại vật liệu theo kho, tuỳ vào tính chất, đặc điểm của từng loại vật liệu để xếp vào từng kho thích hợp sẽ giúp công tác quản lý bảo quản nguyên vật liệu dễ dàng hơn. Nguyên vật liệu của công ty được chia thành: - Kho nguyên liệu: bao gồm các loại nguyên liệu tham gia vào cấu thành thực thể sản phẩm. Kho nguyên liệu được chia thành 4 loại: + Loại 1: Bột Vitamin C, Ampixilin, Bột B6... + Loại 2: Bột sắn, bột màu, bột tan... + Loại 3: Các loại dung dịch (oxy già, nước cất...) + Loại 4: Các loại hoá chất, axit (axit tactic, axit boric...) - Kho vật liệu: bao gồm các loại vật liệu phụ phục vụ cho quá trình đóng gói, dán nhãn sản phẩm như hộp gỗ, lọ nhựa, băng dính và nhiên liệu phục vụ công tác sản xuất sản phẩm. Kho vật liệu chia làm 2 loại: + Loại 1: Nhiên liệu bao gồm: xăng, dầu hoả, than….. + Loại 2: Vật liệu phụ bao gồm chai, lọ, băng dính... Ngoài việc phân loại nguyên vật liệu công ty còn lập 1 bảng mục lục vật tư. Bảng mục lục vật tư là bảng tập hợp tên các loại nguyên vật liệu trong công ty, nó không được mã hoá và không đủ tiêu chuẩn trở thành 1 bảng danh điểm vật tư. (Biểu số 1) Biểu số 1: Mục lục vật tư: Kho nguyên liệu STT Số thẻ kho Tên vật tư Đơn vị tính 1 6 8 9 10 12 1 6 8 9 10 12 Ampixilin Cloroxit Penixilin Glyxerin Axit tactic Axit boric ... Kg Kg Kg Kg Kg Kg ... Kho vật liệu STT Số thẻ kho Tên vật tư Đơn vị tính 1 6 8 10 12 16 18 1 6 8 10 12 16 18 Chun vòng Lọ nhựa Kẹp sắt Keo dán Dây đai Bông mỡ Băng dính ... Cái Cái Cái Kg Cái Kg Kg ... Do NVL của công ty rất phong phú, đa dạng gồm nhiều loại khác nhau, mỗi sản phẩm lại được hợp từ nhiều loại có vai trò riêng trong cấu thành sản phẩm nên việc thành lập bảng mục lục vật tư là hợp lý. Vì tác dụng của bảng là để cho kế toán kho kiểm tra số lượng tồn, xuất một cách dễ dàng và chính xác hơn. 3. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để thể hiện giá trị của nguyên vật liệu theo từng nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Người ta thường đánh giá nguyên vật liệu dựa vào một trong hai nguyên tắc là đánh giá theo giá vốn thực tế và đánh giá theo giá nhập trước xuất trước. Công ty thuốc và Công cụ y tế 204 các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra không thường xuyên, số lượng và giá trị phát sinh thường không lớn. Mặt khác mỗi lần nhập, giá trị nguyên vật liệu lại có sự thay đổi, việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vật liệu xuất dùng là hết sức cần thiết. Do vậy công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu. 3.1. Giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Công ty chỉ nhập kho nguyên vật liệu theo phương thức mua ngoài. Nguyên vật liệu mua ngoài từ hai nguồn là mua trong nước và nhập khẩu. - Đối với nguyên vật liệu mua trong nước: Thông thường nhà cung cấp giao tận kho công ty. Do đó chi phí mua nếu có chỉ là chi phí bốc dỡ vận chuyển vào kho. + Trong trường hợp mua của đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT và chi phí mua thực tế. Ví dụ: Mua vật liệu(kẹp sắt) về nhập kho, và chưa trả tiền cho người bán: giá mua là 5.000.000, thuế GTGT là 500.000. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ trả bằng tiền mặt là 110.000, trong đó thuế GTGT là 10.000. (a) Nợ TK 152: 5.000.000 Nợ TK 133: 500.000 Có TK 331: 5.500.000 (b) Nợ TK 152: 100.000 Nợ TK 133: 10.000 Có TK: 111: 110.000 + Trong trường hợp mua của đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá vốn thực tế nhập kho là giá mua trên hoá đơn bao gồm cả thuế GTGT và chi phí mua thực tế. (a) Nợ TK 152: 5.500.000 Có TK 331: 5.500.000 (b) Nợ TK 152: 110.000 Có TK 111: 110.000 - Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu: Giá trị thực tế vật tư nhập kho bằng giá mua cộng thuế nhập khẩu. Ví dụ: Nhập khẩu một số vật liệu chưa trả tiền cho người bán có trị giá tính ra tiền việt nam là 20.000.000 thuế nhập khẩu phải nộp là 10%, thuế GTGT phải nộp là 10%, chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật liệu được chi trả bằng tiền mặt là 300.000. (a) Nợ TK 152: 20.000.000 Có TK331: 20.000.000 (b) Nợ TK152: 20.000.000 x10% =2.000.000 Có TK 3333: 20.000.000 x10% =2.000.000 (c) Nợ TK 133: (20.000.000+2.000.000) x10% Có TK 33312:(20.000.000 + 2.000.000) x 10% (d) Nợ TK 152: 300.000 Có TK 111: 300.000 3.2. Giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Khi xuất nguyên vật liệu, kế toán tính toán giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này, kế toán tiến hành thực hiện như sau: Giá trị hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước và giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc là gần đầu kỳ. Ví dụ: Trên thẻ kho của Doxycilin tháng 12 năm 2002 Ngày 28/11 tồn kho 12 kg, đơn giá 800000 đ/kg Thành tiền 9600000đ Ngày 6/12 xuất kho 10 kg Ngày 10/12 nhập kho 15 kg, đơn giá 800000 đ/kg Thành tiền 12000000đ Ngày 15/11 xuất kho 10kg Kế toán vật liệu tính ngay trên thẻ kho Doxycilin giá trị nguyên vật liệu từng lần xuất kho như sau: Ngày 6/12: 10*800000 = 8000000đ Ngày 15/12 đơn giá 80000 giá trị xuất = 8000000đ Số lượng tồn kho ngày 31/12là 7 kg Giá trị tồn kho là 5.600.000đ Công ty sử dụng phương pháp Nhập trước xuất trước vì NVL của công ty chủ yếu là những hoá chất và những chất hoá dược rất khó bảo quản. Vì nếu trong tình trạng môi trường không đảm bảo hay quá thời gian dự trữ quy định chúng sẽ bị biến chất hay giảm chất lượng. Đối với nhiều hoá chất hay dung dịch pha chế nếu không có sự bảo quản thích hợp và chu đáo chúng sẽ dễ bị bay hơi hay có những phản ứng với những chất khác làm giảm chất lượng. III. Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Thuốc và Công cụ y tế 204 1. Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu 1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu ở Công ty thuốc và Công cụ y tế 204, nguyên vật liệu mua ngoài do phòng kế hoạch lập kế hoạch. Căn cứ vào định mức vật tư cho từng loại sản phẩm, nhu cầu sản xuất, tình hình thực tế của công ty , phòng kế hoạch sẽ đề ra kế hoạch mua nguyên vật liệu. Khi nguyên vật liệu mua về đúng kế hoạch sẽ được ban quản lý chất lượng kiểm tra, cụ thể là hai phòng là phòng kỹ thuật và phòng kiểm nghiệm. Phòng kỹ thuật sẽ tiến hành kiểm tra đối với các loại nguyên vật liệu là chai, lọ, hộp nhựa... Phòng kiểm nghiệm kiểm tra nguyên vật liệu là các chất hoá học, hoá dược, độc dược và các dược liệu như bột B6,vitamin C ... Nếu vật tư đảm bảo chất lượng, chủng loại thì đồng ý nhập kho đồng thời viết hoá đơn lên phòng kế toán. Nhân viên kế toán vật liệu kiểm tra hoá đơn nếu thấy hợp lý, hợp lệ thì phải tiến hành viết phiếu nhập kho theo mẫu quy định ghi đúng chủng loại, số lượng, số tiền đã ghi trên hoá đơn. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: - Một liên kế toán vật liệu lưu. - Một liên giao cho thủ kho - Một liên giao cho người bán. Thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập trong phiếu nhập kho sau đó ký vào phiếu nhập kho. Cuối tháng thủ kho đem phiếu nhập kho lên phòng kế toán để kế toán vật liệu tiến hành đối chiếu và hạch toán kịp thời. Những loại vật tư mua về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp đúng kho quy định đảm bảo cho yêu cầu quản lý vật liệu và thuận tiện cho việc theo dõi và xuất dùng nguyên vật liệu. Để làm thủ tục nhập kho cần có: Hoá đơn GTGT của bên bán, lệnh nhập kho, phiếu nhập kho. 1 liên Có thẻ tóm tắt sơ đồ luân chuyển chứng từ khi nhập kho nguyên vật liệu như sau: (sơ đồ 14) Viết Phòng kế hoạch Lệnh nhập kho Phòng kế toán Phiếu nhập kho Thủ kho Người bán Chuyển Lưu 1 liên 1 liên Viết tới Ví dụ: Ngày 10/12/2001, công ty mua bột vitamin C của công ty Dược phẩm TW 1 về nhập kho. Có các chứng từ sau: (Biểu số 2) Biểu số 2: Hoá đơn GTGT của bên bán Đơn vị: XNDP -