Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ - Dụng cụ đối với công ty quảng cáo trẻ

ng cụ . Cuối tháng kế toán chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ phải tổng hợp tình hình nhập, xuất tồn vật liệu , công cụ dụng cụ theo từng nhóm , từng loại vật liệu , công cụ dụng cụ , các bảng kê tổng hợp này được sử dụng để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Cuối tháng có thể đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho ( ghi theo số lượng ) vơí thẻ vật liệu , công cụ dụng cụ hoặc sổ chi tiết vật liệu , công cụ dụng cụ . Về nguyên tắc các số liệu trên phải bằng nhau . *Ưu điểm của phương pháp này là việc hạch toán đơn giản , dễ kiểm tra dễ đối chiếu đến từng thứ vật liệu ,công cụ dụng cụ . *Nhược điểm : Hạch toán giữa kế toán và thủ kho còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng , việc kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán . *Phương pháp này vận dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ , chủng loại vật liệu , công cụ dụng cụ ít . b - Phương pháp đối chiếu luân chuyển *Nội dung của phương pháp này như sau + ở kho : Thủ kho sử dụng bộ thẻ kho do kế toán lập và bàn giao để hạch toán hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu số lượng . ( cụ thể tương tự như phương phạp trên ) + ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển dùng cho cả năm để hạch toán tổng hợp tình hình vật liệu ,công cụ dụng cụ luân chuyển trong tháng theo tổng số nhập , tổng số xuất trong tháng và tồn cuối tháng cho tứng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ theo hai chỉ tiêu về số lượng và giá trị . Định kỳ khi nhận các chứng từ nhập ,xuất vật liệu công cụ dụng cụ do thủ kho bàn giao , kế toán phân loại các chứng từ , kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ , hoàn chỉnh chứng từ sau đó lập bảng kê nhập , bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ đồng thời theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị . Cuối tháng căn cứ vào các bảng kê nhập, xuất đã được lập theo định kỳ để tổng hợp lại tổng số nhập , tổng số xuất của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị rồi ghi vào sổ theo dõi luân chuyển . Đồng thời cuối tháng kế toán tính được số tồn kho của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. _ Ưu nhược điểm của phương pháp này là : + Ưu điểm : Giảm bớt được khối lượng ghi chép của kế toán so với phương pháp trên + Nhược điểm : Kế toán vẫn hạch toán trùng lặp , chỉ tiêu số lượng việc kiểm tra , đối chiếu số liệu giữa thủ kho với kế toán chỉ thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến chức năng kiểm tra của kế toán _ Phương pháp này vận dụng với các doanh nghiệp không có điều kiện bố trí kế toán chi tiết vật liêụ , công cụ dụng cụ riêng , và khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất không lớn . c - Phương pháp sổ số dư Nội dung của phương pháp này là : - ở kho : Thủ tục thực hiện tương tự như như phương phạp thẻ song song . Cuối tháng căn cứ vào khối lượng tồn kho vật liệu , công cụ dụng cụ trên từng thẻ kho , thủ kho ghi vào cột số lượng trong sổ số dư cho từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ . - ở phòng kế toán : Kế toán được sử dụng sổ số dư để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ tồn cuối tháng . Cụ thể là : + Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập xuất do thủ kho bàn giao , tiến hành kiểm tra hợp lý , hợp lệ của chứng từ , hoàn chỉnh chứng từ , phân loại chúng từ sau đó nhập bảng kê nhập , bảng kê xuất theo chỉ tiêu giá hạch toán . Sử dụng các bảng kê nhập , bảng kê xuất đã được lập theo định kỳ để lập bảng kê luỹ kế nhập , bảng kê luỹ kế xuất , theo từng nhóm hàng , từng loại vật liệu , công cụ dụng cụ. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập , bảng kê luỹ kế xuất để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn cho từng nhóm vật liệu , công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu giá trị . Cuối tháng khi nhận được sổ số dư do thủ kho bàn giao , căn cứ vào số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ mà thủ kho đã ghi và giá hạch toán đơn vị để tính được giá hạch toán của từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ tồn kho ghi vào cột giá trị trong sổ số dư. Cuối tháng đối chiếu số liệu chỉ tiêu giá trị ( giá hạch toán ) trên sổ số dư với bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn . Về nguyên tắc giá trị tồn kho của từng nhóm vật liệu , công cụ dụng cụ trong hai sổ này phải bằng nhau . *Ưu nhược điểm của phương pháp này : + Ưu điểm : Phương pháp này hạch toán giảm bớt được khối lượng ghi chép của sổ kế toán , quá trình hạch toán được dàn trải trong tháng và sử dụng chỉ tiêu giá hạch toán để ghi sổ hàng ngày . + Nhược điểm : Do kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị , nên muốn biết tình hình cụ thể của 1 thứ vật liệu , công cụ dụng cụ nào đó thì không thể xem trên sổ kế toán được . Khi đối chiếu số liệu nếu có chênh lệch thì việc kiểm tra , phát hiện sai sót rất khó khăn, tốn nhiều thời gian . *Phương pháp này vận dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật liệu , công cụ dụng cụ nhiều , tình hình biến động xuất, nhập thường xuyên , doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu , công cụ dụng cụ với hệ thống giá hạch toán đến từng thứ vật liệu , công cụ dụng cụ . Cán bộ kế toán và thủ kho đòi hỏi phải có trình độ cao , có tinh thần trách nhiệm . Hạch toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ : Để hạch toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ ta sử dụng một trong hai phương pháp sau : Hạch toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên , liên tục tình hình nhập - xuất - tồn kho các loại vật liệu , công cụ dụng cụ thành phẩm hàng hoá ... trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập - xuất hàng tồn kho . Như vậy việc xác định vật liệu , công cụ xuất dùng được căn cứ trực tiếp váo các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp , phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các sổ tài khoản và sổ kế toán . Phương pháp này được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại kinh doanh các loại mặt hàng có giá trị lớn . - Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu là TK 151, 152 ,153,331 ngoài ra còn sử dụng các tài khoản còn liên quan khác như TK 111, 112 , 141, 341 ... TK 152 , 153 : Dùng để phản ánh tình hình hiện có và biến động theo giá thực tế của nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ . Đối với doanh nghiệp kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 152 , 153 phản ánh thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ nhập kho và xuất kho cũng như tình hình tăng , giảm vật liệu , công cụ dụng cụ trong kỳ . Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp mà TK 152 , 153 được tổ chức thành các tài khoản cấp hai cho phù hợp . _ TK 331 “ Phải trả người bán” : Tài khoản này để theo dõi phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán , người nhận thầu về các khoản vật tư , hàng hoá , dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã được ký kết . TK331 được mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng cụ thể : từng người bán người nhận thầu . _ TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị thực tế của vật tư , hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua , đã chấp nhận thanh toán ( thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp ) nhưng chưa về nhập kho cuối tháng , đồng thời tài khoản này còn được theo dõi thực tế của hàng đi đường về nhập kho trong tháng Trình tự kế toán : Trong doanh nghiệp , có nhiều trường hợp làm cho vật liệu , công cụ dụng cụ tăng hoặc giảm . Để kế toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên ta thể hiện trên sơ đồ sau : Sơ đồ kế toán tổng hợp nhập - xuất vật liệu , công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên TK152 , 153 TK151 SD ĐK : XXX TK621 (1) (9) TK111,112,141,311,331 TK627,641,642,241 (2) (10) TK333 TK 142(1421) (3) (11a) (11b) TK411 TK632(157) (4) (12) TK154 TK154 (5a) (5b) TK128,222 TK128,222 (6a) (6b) TK338(3381) TK138(1381) (7a) (7b) TK421 TK412 (8a) (8b) SDCK : XXX Chú thích: Nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ đang đi đường kỳ trước . Nhập kho do mua ngoài ghi . Nợ TK 152, 153 : Vật liệu , CCDC: giá hoá đơn + chi phí vận chuyển ( nếu có ) Có TK 111, 112, 141: Trả ngay bằng tiền mặt , tiền gửi , tạm ứng Có TK 311 : Thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn Có TK 331 : Chưa trả người bán Thuế nhập khẩu vật liệu , CCDC phải nộp Nhận vốn góp liên doanh ( vốn cổ phần , cấp phát ...) Nhập xuất vật liệu, CCDC thuê ngoài gia công chế biến 5a : Nhập vật liệu , CCDC thuê ngoài gia công chế biến . 5b : Xuất vật liệu , CCDC thuê ngoài gia công chế biến . 6a : Nhập kho do nhận lại vốn góp liên doanh : _ Nếu nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn ghi : Nợ TK 152,153 Có TK 12 _ Nếu nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn ghi : Nợ TK 152,153 Có TK 222 6b : Xuất kho mang đi góp vốn liên doanh _ Nếu góp vốn liên doanh ngắn hạn ghi : Nợ TK 128 Có TK 152,153 _ Nếu góp vốn liên doanh dài hạn ghi : Nợ TK 222 Có TK 152, 153 (7a,7b ) : Phát hiện thừa thiếu khi kiểm kê vật liệu , công cụ dụng cụ 7a: Nếu phát hiện thừa ghi : Nợ TK 152, 153 Có TK 338 ( 3381) 7b : Nếu phát hiện thiếu : Xác định được bồi thường ghi Nợ TK 138 (1381) Có TK 152 , 153 ( 8a , 8b ) : Đánh giá lại vật liệu , công cụ dụng cụ tồn kho : 8a : Chênh lệch tăng 8b : Chênh lệch giảm Xuất kho vật liệu , công cụ dụng trực tiếp cho sản xuất , chế tạo sản phẩm . 10 - Xuất kho vật liệu , công cụ dụng cụ phục vụ cho : -Sản xuất chung ghi : Nợ TK 627 -Bán hàng Nợ TK 641 -Quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642 -Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 241 Có TK 152 , 153 11a - Xuất kho vật liệu , công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần 11b - Phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh Xuất kho vật liệu , công cụ dụng cụ để bán 1.3.2 Hạch toán tổng hợp vật liệu , CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất hàng tồn kho trên các tài khoản tồn kho mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho . Việc xác định giá trị hàng vật liệu , công cụ dụng cụ xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu , công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ mua ( nhập ) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính , chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu , công cụ dụng cụ xuất dùng ( hoặc xuất bán ) cho từng đối tượng , các nhu cầu khác nhau sản xuất hay phục vụ quản lý sản xuất sản phẩm cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp ... hơn nữa trên tài khoản tổng hợp cũng không thể biết rõ được số mất mát , hư hỏng , tham ô ( nếu có ). Phương pháp này vận dụng cho các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ , chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh có giá trị thấp , mặt hàng nhiều . 1.3.2.1- Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán sử dụng TK 151 , 152 , 153 , 331 , 611. + Các TK 151, 152 , 153 , 331 Nội dung được giới thiệu ở phần 1.3.1 Đối với các phương pháp kiểm kê định kỳ thì các TK 151, 152 , 153 khác với phương pháp kê khai thường xuyên . Nghĩa là đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì các TK 152,153,151 không thể dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu , công cụ dụng cụ mà hàng mua đang đi đường lúc đầu kỳ , cuối kỳ vào tài khoản 611 “ mua hàng” + TK 611 “ Mua hàng” : TK này dùng để phản ánh giá thực tế của vật tư , hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 611 : không có số dư và mở thành 2 Tk cấp 2 6111 : Mua nguyên vật liệu 6112 : Mua hàng hoá Ngoài các tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan khác như : Phương pháp kê khai thường xuyên . Trình tự kế toán Đế kế toán tổng hợp vật liệu , công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ được thực hiện trên sơ đồ sau : Sơ đồ kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 611(6111) TK151,152,153 TK151,152,153 ( 1 ) ( 8 ) TK 111,112 TK 331,111,112,138 ( 2a ) ( 7 ) ( 3a ) TK 331,311,341,141 TK621 (2b ) (10a ) TK333 (3b ) TK632 TK411 ( 10b ) ( 4 ) TK138,111,334 TK631 ( 5 ) ( 9 ) TH412 TK412 ( 6a ) ( 6b ) Chú thích : 1 - Kết chuyển số dư đầu tháng của các tài khoản hàng tồn kho 2a - Mua vật liệu , công cụ dụng cụ nhập kho đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt , tiền gửi Ngân hàng . 2b - Mua vật liệu , công cụ dụng cụ nhập kho Ghi : Nợ TK 611 : Giá hoá đơn Có TK 331 : Chi trả tiền người bán Có TK311 : Thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn Có TK 141 : Mua bằng tiền tạm ứng Có TK 341 : Thanh toán bằng tiền vay dài hạn . 3a - Chi phí thu mua vật liệu , công cụ dụng cụ đã trả hoặc phải trả . Nợ TK 611 Có TK 111, 112 : Đã trả bằng tiền mặt , tiền gửi Có TK 331 : Phải trả người bán ... 3b - Thuế nhập khẩu vật liệu , công cụ dụng cụ phải nộp 4 - Nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ do nhận vốn góp liên doanh , nhận vốn cổ phần ,nhận vốn cấp phát , nhận quà biếu tặng . 5 - Nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ do tự sản xuất 6a , 6b - Đánh giá lại vật liệu , công cụ dụng cụ tồn kho 6a - Chênh lệch tăng 6b - Chênh lệch giảm 7 - Các khoản chiết khấu mua hàng , giảm giá hàng hoá được hưởng , hàng hoá trả lại cho người bán . 8 - Phản ánh số dư cuối kỳ của các tài khoản hàng tồn kho 9 - Nếu xác định được giá trị thực tế của vât liệu , công cụ dụng cụ bị mất , thiếu : -Xác định bồi thường : Ghi nợ TK 138 -Bồi thường nộp ngay bằng tiền mặt : Ghi nợ TK 111 -Xác định bồi thường : Ghi nợ TK 138 -Bồi thường nộp ngay bằng tiền mặt : Ghi nợ TK 111 -Bồi thường trừ vào lương : Ghi nợ TK 334 10a - Giá thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ được xuất dùng cho sản xuất kinh doanh 10b - Giá thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ được xuất bán * Xác định giá thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ xuất dùng ( hoặc bán ) bằng công thức sau : Giá thực Giá thực Giá Giá thực Giá thực tế tế của vật tế vật thực tế tế VL vật liệu liệu liệu vật liệu công cụ công cụ CCDC = công cụ + công cụ - dụng cụ - dụng cụ xuất kho dụng cụ dụng cụ tồn cuối thiếu , mất SXKD tồn đầu nhập kỳ do ( Nếu xác ( bán) kỳ trong kỳ kiểm kê định được) Chương 2 Thực trạng công tác kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ ở Công ty Quảng cáo trẻ Vài nét khái quát về công ty Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Quảng cáo trẻ Hà Nội Công ty TNHH Quảng Cáo Trẻ Hà Nội tiền thân là một trung tâm quảng cáo được thành lập theo thông tư số VHTT- TT ngày 01 tháng 07 năm 1995 của bộ văn hoá thông tin hướng dẫn thi hành nghị định 194/CP. Buổi ban đầu thành lập Công Ty TNHH Quảng Cáo Trẻ Hà Nội gặp rất nhiều khó khăn .Công ty ban đầu chỉ là một trung tâm quảng cáo không có tư cách pháp nhân , con dấu và tài khoản riêng . Thiết bị nhà xưởng cũ nát , hầu như không có gì . Trước những những khó khăn trên Công ty đã được sự ủng hộ của các cấp đã từng bước khắc phục khó khăn , xây dựng được cơ sở vật chất , đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề , dần dần khẳng định được sự tồn tại của mình .Ngày 21 tháng 5 năm 1997 Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội đã cấp giấy phép số 3074 GP/TLDN thành lập Công ty TNHH Quảng Cáo Trẻ Hà Nội ( tên giao dịch quốc tế là : Hanoi Youth Advertisement Co .,Ltd ) hoạt động hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân , có tài khoản và con dấu riêng . Công ty có trụ sở đặt tại : Số nhà 59 -61 Nguyễn Thái Học - phường Điện Biên - Quận Ba Đình - Thành phố Hà Nội . Điện thoại : 8434753 - Fax 8433057 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty : Chức năng Công ty Quảng Cáo Trẻ Hà Nội được phép kinh doanh trên lĩnh vực quảng cáo thương mại về kinh tế , hội trợ triển lãm thương mại , lắp dựng biển quảng cáo, in ấn . Các hoạt động chính của Công Ty : -Thiết kế và thi công các loại biển quảng cáo , biển hiệu bằng mọi chất liệu -Hoạch định chiến lược quảng cáo và tiếp thị . -Sản xuất phim quảng cáo. -Dàn dựng triển lãm và các cuộc mít tinh , lễ hội . -In trên vải Hiflex với mọi kích thước phù hợp với biển quảng cáo tấm lớn và biển hiệu quảng cáo . 2.1.2.2 Nhiệm vụ Từ khi thành lập đến nay Công ty luôn hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh .Tạo tích luỹ ban đầu , quan trọng làm tăng cường lực lượng sản xuất . Giải quyết đầy đủ công ăn việc làm , cải thiện đời sống cho người lao động , đóng góp một phần ngân sách cho nhà nước . Với tính chất kinh doanh của Công ty vừa phân tán vừa tập trung , vừa ổn định là công việc có thường xuyên . Tổ chức quản lý Công ty Quảng Cáo Trẻ Hà Nội Đến nay Công ty gồm có các bộ phận sau : _ Bộ phận giám đốc : Chịu trách nhiệm trong việc bổ nhiệm các vị trí trong Công ty và chịu mọi trách nhiệm hoạt động của Công ty . Bộ phận này bao gồm giám đốc và phó giám đốc . _ Bộ phận tài chính kế toán : Chịu trách nhiệm đảm nhận tài chính của Công ty . _ Bộ phận kế hoạch kinh doanh : Chịu trách nhiệm về tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước , liên hệ với khách hàng có sản phẩm cần quảng cáo , liên hệ với các nơi thuê địa điểm để làm quảng cáo . Đây là một bộ phận rất quan trọng của Công ty quảng cáo vì bộ phận này có nhiệm vụ thu hút được khách hàng làm biển quảng cáo , in ấn và lắp dựng biển qua Công ty mình . _ Bộ phận hành chính : Chịu trách nhiệm đối với công việc hành chínhvăn phòng và soạn thảo công văn , hợp đồng, tài liệu văn bản cũng như các chương trình cần thiết . _ Phòng thiết kế : Đây là bộ phận chịu trách nhiệm về thiết kế Maket , Pano biển quảng cáo . _ Công ty gồm có hai xí nghiệp : + Xí nghiệp sản xuất biển điện tử + Xí nghiệp sản xuất thiết kế và lắp dựng biển quảng cáo . _ Công ty gồm có một kho hàng : Đây là bộ phận chịu trách nhiệm chịu trách nhiệm về xuất nhập và bảo quản nguyên vật liệu . *Sơ đồ tổ chức Công ty : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Giám Đốc Phó giám đốc phòng kế toán phòng vật tư phòng tổ chức hành chính phòng thiết kế phòng kinh doanh kho xí nghiệp sản xuất biển điện tử xí nghiệp lắp dựng biển quảng cáo 2.1.4 Công tác kế hoạch tài chính của doanh nghiệp Hàng năm vào kỳ tổng quyết toán doanh nghiệp tập hợp các hợp đồng đã ký thông báo kế hoạch vốn của cơ quan nghiệp vụ , khả năng marrketing của từng xí nghiệp để xây dựng một bản tổng hợp kế hoạch sản xuất năm . Bản kế hoạch này được thông qua ban lãnh đạo của Công ty lấy làm mục tiêu phấn đấu và đến tháng 4 hàng năm căn cứ vào tình hình cụ thể giám đốc có thể điều chỉnh kế hoạch chính xác và lấy đó làm chỉ tiêu kế hoạch mà các đơn vị thực hiện trong năm . Sau khi có bản tổng hợp kế hoạch sản xuất năm thì Công ty xây dựng một bản kế hoạch kèm theo như : “ Kế hoạch chi phí sản xuất theo yếu tố” “ Kế hoạch trích lập các quỹ” “ Kế hoạch nộp ngân sách” “ Kế hoạch quỹ lương- thu nhập và kế hoạch đầu tư” . Đây là các bản kế hoạch được xây dựng trong một năm . Hàng quý căn cứ vào tình hình thực tế quý trước thì doanh nghiệp xây dựng các kế hoạch cho quý tiếp theo . Niên độ tài chính của doanh nghiệp bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm và doanh nghiệp tổng quyết toán với cơ quan chủ quản cấp trên vào tháng 2 năm sau và thông qua kết quả năm tới . Mô hình tổ chức hạch toán kế toán Công ty Quảng Cáo Trẻ Hà Nội Hoạt động kinh doanh của các Công ty trong lĩnh vực nào cũng phải gắn liền với hoạt động kế toán tài chính . Hạch toán kế toán là công cụ để quản lý tài chính công ty , nó có vai trò tích cực và quan trọng trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính của công ty . Công ty Quảng Cáo Trẻ Hà Nội là một doanh nghiệp trẻ , song đã sớm hoà nhập và khẳng định được vị trí của mình trên thương trường . Cũng với đà đi trên đó , bộ máy kế toán của Công ty cũng dần dần được hoàn thiện và làm một việc cách có hiệu quả phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty . Trình độ kế toán tương đối đều . Với quy mô sản xuất tương đối lớn nên tổ chức sổ kế toán của Công ty theo hình thức “ Nhật ký chứng từ”, do đó các nghiệp vụ thu mua và nhập vật liệu, công cụ dụng cụ được theo dõi và phản ánh vào các nhật ký chứng từ số 1 , nhật ký chứng từ số 6 . Công ty mua nguyên liệu , vật liệu ,công cụ dụng cụ bằng tiền mặt và tiền tạm ứng , không phải theo dõi chi tiết thanh toán với người bán ( Sổ chi tiết TK 331 ) . Công ty không có trường hợp hàng đang đi đường ( không sử dụng TK 151) , mà nhật ký chứng từ số 6 ( ghi có TK 151 ) thì Công ty dùng để ghi có TK 141 ( nguyên liệu , vật liệu , mua bằng tiền tạm ứng ) . Các nghiệp vụ xuất vật liệu , bảng tính giá thành thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ được sử dụng là bảng kê 3 , công ty chỉ sử dụng một loại giá là giá thực tế , không có giá hạch toán , giá trị thực tế của vật liệu xuất kho được phản ánh trên bảng phân bổ số 2 ( bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ ). Cứ mỗi năm các xí nghiệp trực tiếp tiến hành thi công , lắp dựng các công trình . Toàn bộ số tiền thu được từ các hoạt động của xí nghiệp nộp về PTC của công ty đểt hạch toán chung . Mặt khác cuối năm Công ty phải báo cáo quyết toán lên cơ quan chủ quản cấp trên phê duyệt ( Cục thuế Hà Nội ). TSCĐ được quản lý chung về mặt giá trị trên phòng thị chính Công ty , các xí nghiệp chỉ có quyền sử dụng và bảo quản số TSCĐ mình hiện có . Công ty rất lớn và phân tán trên các công trình khác nhau , điều này làm cho công tác quản lý theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định trở nên khó khăn và việc theo dõi tài sản cố định tại phòng kế toán cũng phức tạp , khó theo sát thực tế . Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty rất đồng bộ , phân công phù hợp với trình độ năng lực của cán bộ kế toán . Kế toán trưởng điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán trong Công ty kết hợp với việc sử dụng thêm các trợ lý giúp việc cho kế toán trưởng ở một số nội dung tổng hợp như : lớp báo cáo quyết toán , phân tích hoạt động kinh tế kiểm tra nội bộ ..v..v... được thể hiện qua sơ đồ sau : kế toán trưởng kế toán vật tư kế toán vật liệu công cụ dụng cụ kế toán hành chính kế toán tổng hợp thủ quỹ kế toán thanh toán kế toán xí nghiệp biển điện tử kế toán xí nghiệp lắp dựng biển quảng cáo 2.2 Thực tế công tác kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ tại Công ty Quảng Cáo Trẻ Hà Nội : 2.2.1 Tình hình chung về vật liệu , công cụ dụng cụ ở Công ty Quảng Cáo Trẻ Công ty Quảng Cáo Trẻ Hà Nội là một Công ty chuyên thiết kế , lắp đặt các loại biển quảng cáo , sản xuất phim quảng cáo , dàn dựng triển lãm và các cuộc mít tinh lễ hội ... do đó vật liệu công cụ dụng cụ rất đa dạng và phong phú như : sắt , thép , tôn , mực , xăng , sơn , đinh , và các loại vật liệu phụ khác ..., mỗi loại vật liệu có đặc điểm riêng , nhưng nói chung , vật liệu của Công ty có khả năng để được trong một thời gian và ít hao hụt do ảnh hưởng của thời tiết . Tuy vậy mỗi loại vật liệu của Công ty cũng có đặc điểm nội dung kinh tế và tính chất lý hoá khác nhau , do đó Công ty phải có phương hướng quản lý và bảo quản hợp lý như : Sắt đinh có thể để trong kho một thời gian theo quy định , nhưng không thể để quá lâu , sắt và đinh có thế bị gỉ ảnh hưởng đên chất lượng sản phẩm , hoặc là xăng dầu đều là chất dễ cháy không nên để dự trữ nhiều , bảo đảm an toàn cho Công ty ... Tóm lại : phải dựa vào đặc điểm của từng loại vật liệu , công cụ dụng cụ mà Công ty có kế hoạch mua dự trữ cho phù hợp , bảo đảm quá trình xuất được liên tục , không bị gián đoạn và bảo đảm cho sản phẩm làm ra chất lượng cao . Giá thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ gồm giá hoá đơn cộng với các chi phí mua thực tế . _ Khi nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ , giá thực tế là giá mua ghi trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển ( nếu có ) : Nghĩa là khi vật liệu , công cụ dụng cụ được mua về căn cứ vào giá mua ghi trên hoá đơn vào phiếu nhập , nếu có chi phí vận chuyển thì cộng thêm khoản chi phí đó . _ Khi dùng vật liệu , công cụ dụng cụ ở Công ty cũng sử dụng giá thực tế bình quân theo công thức sau : Giá thực tế Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng bình quân Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ xuất tr.kỳ 2.2.2 Hạch toán ban đầu Khi vật liệu ,công cụ dụng cụ về đến kho của Công ty , trình tự kế toán được tiến hành như sau : 2.2.2.1 Thủ tục nhập kho Theo chế độ kế toán quy định , tất cả các loại vật liệu , công cụ dụng cụ về đến Công ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho . Căn cứ vào kế hoạch sản xuất , phòng vật tư chịu trách nhiệm cử cán bộ tiếp liệu đi mua vật liệu , công cụ dụng cụ . Sau đó cán bộ tiếp liệu mang hoá đơn và hàng về kho , tại kho thủ kho kiểm tra số lượng mua về cẩn thận , nếu đủ thì cán bộ tiếp liệu và thủ kho làm thủ tục nhập kho , phiều nhập kho được chia thành 3 liên . _ 1 liên lưu tại phòng vật tư _ 1 liên lưu tại kho _ 1 liên và hoá đơn được chuyển lên phòng kế toán . ở phòng kế toán : Hoá đơn mua vật liệu công cụ dụng cụ được chuyển cho kế toán thanh toán lưu giữ , còn phiếu nhập được chuyển cho kế toán vật tư lưu giữ . Khi nhận được phiếu nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ ( sổ nhập này ở Công ty gọi là t