Tổ chức và quản lý mạng lưới đại lý khai thác bảo hiểm nhân thọ tại công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An

có sức khoẻ tốt đáp ứng được yêu cầu của công việc. Bên cạnh đó sẽ ưu tiên những người có sẵn thị trường khách hàng tiềm năng để bán sản phẩm, đã có kinh nghiệp về bán sản phẩm. Những yêu cầu trên luôn được công ty đề cao Khi tiến hành tuyển chọn đại lý công ty tiến hành theo các bước sau: Thông báo kế hoạch tuyển chọn Nhận hồ sơ tuyển chọn Định hướng cho tuyển viên Phỏng vấn Thẩm tra lý lịch Tổng hợp kết quả Đào tạo Ký hợp đồng a) Bước 1: Thông báo kế hoạch tuyển chọn đại lý Kế hoạch tuyển chọn đại lý của công ty được thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo, đài, ti vi. Trong đó nêu ra những chỉ tiêu tuyển chọn cơ bản như: - Có trình độ từ PTTH trở lên - Tuổi đời từ 19 - 45 - Có hộ khẩu thường trú tại các khu vực trong tỉnh - Ưu tiên nữ giới có gia đình Trong bước này sử dụng thông báo như trên sẽ nhanh chóng đáp ứng được yêu cầu về số lượng nhưng khá tốn kém. Hiện nay, các công ty đang đề cao phương án đại lý giới thiệu đại lý, phương án này vừa tiết kiệm vừa nâng cao chất lượng tuyển viên. b) Bước 2: Nhận hồ sơ tuyển chọn. Phòng quản lý đại lý sẽ nhận hồ sơ của các tuyển viên. Ở bước này cán bộ công ty sẽ đưa ra một số câu hỏi phỏng vấn nhằm loại bớt số lượng hồ sơ không phù hợp và dựa vào số lượng hồ sơ để lên kế hoạch phỏng vấn. c) Bước 3: Định hướng cho tuyển viên Trước khi tiến hành phỏng vấn công ty tiến hành tổ chức giới thiệu tập trung về công việc của người đại lý bảo hiểm nhân thọ. Giúp họ tiếp tục cân nhắc trong việc lựa chọn nghề nghiệp của mình. Nội dung của buổi giới thiệu bao gồm: - Giới thiệu về Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam và công ty, công việc của người đại lý, về thị trường tiềm năng. - Chương trình đào tạo - Thu nhập và cơ hội phát triển - Chế độ khen thưởng của công ty - Giải đáp các câu hỏi của tuyển viên liên quan tới công việc đại lý - Những tuyển viên không tham dự buổi giới thiệu này sẽ không được tham dự phỏng vấn. d) Bước 4: Phỏng vấn - Chuẩn bị phỏng vấn, sắp xếp địa điểm phỏng vấn và thời gian phỏng vấn niêm yết danh sách tuyển viên tham dự phỏng vấn. - Phỏng vấn lần 1: Qua đây sẽ đánh giá được sơ bộ về ngoại hình, khả năng giao tiếp để loại những tuyển viên không phù hợp, cán bộ phỏng vấn phải báo cáo kết quả phỏng vấn từng tuyển viên. - Phỏng vấn lần 2: Những người được qua đợt phỏng vấn lần 1 được phòng quản lý lập danh sách đề nghị lãnh đạo công ty phê duyệt, các trưởng phòng khai thác khu vực trực tiếp phỏng vấn. e) Bước 5: Thẩm tra lý lịch Phòng đại lý kết hợp với các trưởng phòng khai thác tiến hành thẩm tra lý lịch của các tuyển viên trúng tuyển qua đợt phỏng vấn lần 1. Những cán bộ thẩm tra phải đảm bảo thu thập được những thông tin cần thiết theo mẫu in sẵn. g) Bước 6: Tổng hợp kết quả Phòng quản lý lập danh sách tuyển viên đạt kết quả phỏng vấn lần 2 và kết quả thẩm tra lý lịch trình lãnh đạo công ty quyết định. Thông qua bản danh sách tuyển viên trúng tuyển được cử đi học ở trung tâm đào tạo bảo việt hay của công ty. h) Bước 7: Đào tạo - Đào tạo ban đầu theo chương trình đào tạo của Bảo Việt bao gồm 3 phần + Phần 1: Đào tạo đại cương về bảo hiểm và bảo hiểm nhân thọ + Phần 2: Đào tạo về sản phẩm bảo hiểm nhân thọ và thủ tục ký kết hợp đồng + Phần 3: Đào tạo về kỹ năng khai thác bảo hiểm nhân thọ - Đào tạo thực hành: Sau khi được học những nội dung của chương trình đào tạo ban đầu, các học viên sẽ được tham dự đào tạo thực hành do các phòng thuộc công ty đảm nhận: Bao gồm các nội dung sau: + Quy định đánh giá rủi ro trong bảo hiểm nhân thọ + Quy định và quy trình khai thác, theo dõi quản lý hợp đồng bảo hiểm + Thực hành kê khai giấy yêu cầu bảo hiểm hoá đơn thu phí bảo hiểm + Hướng dẫn các thủ tục bảo hiểm + Giới thiệu vị trí chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty + Thực hành về phương pháp khai thác, ứng phó với sự từ chối của khách hàng. i) Bước 8: Ký hợp đồng Ban giám đốc ký duyệt, tiến hành hợp đồng đại lý, tiếp nhận và phân phối về các phòng khai thác hợp đồng đị lý là một văn bản ràng buộc giữa 2 bên đại lý và công ty trong đó có quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của hai bên. 2.2 Nhiệm vụ, trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của đại lý Ngoài những quy định về nghĩa vụ trách nhiệm, nhiệm vụ và quyền lợi của đại lý bảo hiểm nhân thọ thì ở công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An còn có một số quy định khác như sau - Khi có thay đổi về địa chỉ nơi cư trú phải thông báo cho công ty, nghỉ việc phải báo cáo - Phải ký quỹ tại công ty 2.000.000 số tiền này cùng với lãi suất không kỳ hạn sẽ được công ty hoàn trả khi đại lý đã hoàn thành công việc. Công ty được phép khấu trừ vào các khoản nợ mà đại lý còn nợ công ty + Kéo dài thời gian đóng phí cho người tham gia + Tuyên bố hứa hẹn với khách hàng bất cứ điều gì trái với quy định của công ty + Nhân danh công ty phát hành biên lai thu phí trái với hoá đơn của công ty quy định. + Chuyển giao việc theo dõi khách hàng cho bất cứ người nào nếu không được sự đồng ý của công ty. 2.3. Nghĩa vụ và quyền hạn của công ty. - Đào tạo hướng dẫn, nâng cao trình độ, kỹ năng cho đại lý - Lập kế hoạch thu phí trong tháng theo kết quả của đại lý - Trả hoa hồng đại lý trong tháng theo kết quả của đại lý - Kiểm tra công việc hoạt động thực thi của các đại lý. Có quyền điều động đị lý đến bất cứ khu vực nào trong phạm vi quản lý của công ty - Đình chỉ việc khai thác hựp đồng bảo hiểm nhân thọ mới của đại lý - Công ty có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng đại lý nếu đại lý vi phạm nghiêm trọng luật pháp, nội quy của công ty hoặc các cam kết. Việc quy định rõ ràng và cụ thể quyền và nghĩa vụ của mỗi bên như trên sẽ giúp cho việc thực thi công việc một cách thuận lợi nâng cao hiệu quả hoạt động của cả mạng lưới đại lý. Có thể nói công việc tuyển chọn và đào tạo đại lý luôn được công ty coi trọng ngay từ đầu và ngày càng được hoàn thiện. Trong những năm 1996, 1997, 1998 do mới triển khai nghiệp vụ bảo hiểm nhân thọ. Hơn nữa nghiêp vụ bảo hiểm nhân thọ đang là một nghiệp vụ của công ty Bảo Việt Nghệ An do đó công tác tuyển chọn và đào tạo đại lý chưa đạt hiệu quả cao, mặt khác chương trình đào tạo còn nhiều hạn chế về công tác tổ chức lẫn nội dung đào tạo cho nên trong hai năm 1996, 1997, 1998 công ty phối hợp với trung tâm đào tạo của Bảo Việt để đào tạo đại lý và trong khoảng thời gian này công ty chỉ đào tạo được 5 lớp khoá đại lý cấp 1 với 120 học viên. Trong thời gian này số lượng đại lý được đào tạo chủ yếu được phân về các phòng khu vực I và phòng bảo hiểm Đô Lương, Quỳnh Lưu. Bước sang năm 1999 công ty đã phối hợp trung tâm đào tạo Bảo Việt đào tạo được 4 khoá đại lý cấp 1 với 170 học viên và 1 khoá đại lý cấp 2 với 50 học viên. Năm 2000 nhu cầu bảo hiểm ngày càng tăng, các văn phòng đại diện của các phòng khu vực được mở ra nhiều. Nếu trong năm này nhu cầu đào tạo đại lý là rất lớn thì trong năm 2000 công ty đã phối hợp với trung tâm đào tạo đại lý đào tạo được 6 khoá đại lý cấp 1 với 280 học viên tăng so với năm 1999 là 2 khoá tương ứng số lượng đại lý cấp 1 tăng 110 đại lý. Cũng trong năm này, công ty đào tạo được 2 khoá đại lý cấp 2 với 140 học viên và 1 khoá đại lý cấp 3 gần 64 học viên. Như vậy, trong năm 2001 số lượng công ty tự đào tạo đại lý cấp I và đã đào tạo được 9 lớp, với 350 đại lý, 3 khoá đại lý cấp 3 với 147 học viên, 2 lớp đại lý cấp 3 với 100 học viên. Năm 2001 đào tạo được 7 lớp đại lý cấp 1 với 330 học viên, 2 khoá đại lý cấp 2 với 130 học viên, 1 lớp đại lý cấp 3 với 70 học viên. Bảng 4 : Tình hình đào tào đại lý giai đoạn 1999 – 2002 Chỉ tiêu Năm Đại lý cấp 1 Đại lý cấp 2 Đại lý cấp 3 Số khoá đào tạo(khoá) S ố đại lý (đại lý) Số khoá đào tạo (khoá) Số đại lý (đại lý) Số khoá đào tạo (khoá) Số đại lý (đại lý) 1999 4 170 1 50 1 49 2000 6 280 2 120 1 64 2001 7 330 2 130 1 70 2002 9 350 3 147 2 100 Nguồn : “Công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An” Bảng 5 : Số lượng đại lý của công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An Chỉ tiêu Năm Số lượng đại lý (đại lý ) Cơ cấu đại lý (%) Tốc độ tăng liên hoàn(%) Chung Đ nam ĐL nữ ĐL nam ĐL nữ Chung ĐLnam ĐL nữ 1998 343 200 143 58,3 41,7 - - - 1999 426 286 140 67,17 32,86 24,2 43 - 2,1 2000 515 305 210 59,22 40,78 20,89 6,64 50 2001 635 350 285 55,12 44,88 23,3 14,75 35,7 2002 680 375 305 55,17 44,85 7,08 7,14 7,01 Nguồn : “Công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An” Qua bảng số liệu cho thấy rằng số lượng đại lý của công ty liên tục tăng qua các năm, năm 1998 là 343 đại lý, năm 1999 là 426 tăng 83 đại lý tương ứng tăng 24,2%, năm 2000 số lượng đại lý là 515 tăng 20,89% so với năm 1999. Năm 2001, 2002 số lượng đại lý tương ứng là 635 và 680 đại lý. Nhìn chung số lượng đại lý của công ty tăng là do công ty tăng cường công tác tuyển chọn, mở rộng thị trường hoạt động của công ty. Tuy nhiên ta thấy rằng tốc độ, số lượng tăng trưởng của đại lý qua các năm chưa tương xứng với quy mô của công ty, với sự phát triển của thị trường bảo hiểm nhân thọ. Tốc độ tăng không đồng đều, mặt khác số lượng đại lý của công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An chưa tương xứng với lực lượng lao động dư thừa trên địa bàn, điều này chứng tỏ công tác đào tạo, tuyển chọn có hạn chế, chưa lôi kéo được đông đảo số lượng lao động tham gia hoạt động đại lý. 2.3 Những thuận lợi và khó khăn trong công tác tuyển chọn đào tạo đại lý a, Những thuận lợi: - Nguồn tuyển viên: Vấn đề việc làm ngày càng trở nên khó khăn nên số lượng tuyển viên vẫn luôn đáp ứng đủ nhu cầu. Mặt khác do uy tín của công ty, tổng công ty BH Việt Nam cho nên thu hút rất nhiều tuyển viên. Đây là điều kiện thuận lợi cho việc thu hút, lựa chọn tuyển viên tốt trở thành đại lý của công ty. - Một số cán bộ của công ty đã tham gia tuyển chọn đại lý nhiều lần, kết hợp với việc tham gia quản lý đại lý nào cũng đã có một số kinh nghiệm trong tuyển chọn. - Nhờ có kế hoạch tuyển chọn phân bước rõ ràng nên có thể đánh giá được từng khâu tuyển chọ. - Bước giới thiệu nghề trước khi phỏng vấn chính thức tuyển viên đã đảm bảo yêu cầu tránh tuyển những người không coi đây là một nghề thực sự. - Từ việc nhận thấy những đặc thù của công việc cho nên bước thẩm tra lý lịch giúp cho việc quyết định nhận tuyển viên một cách chính xác, tránh trường hợp không rõ ràng về hoàn cảnh của tuyển viên gây ra nhiều vấn đề phức tạp sau này. - Công tác đào tạo đại lý đã được công ty đặc biệt chú ý. Chương trình đào tạo luôn bổ sung, cải tiến; Bên cạnh đó, công ty thường xuyên tập huấn, triển khai nghiệp vụ vì sản phẩm mới cho những cán bộ khai thác, mở lớp bồi dưỡng quản lý đại lý cho các cán bộ chủ chốt trong hệ thống khai thác. Vì vậy, chất lượng đại lý hiệu quả hoạt động mạng lưới không ngừng được nâng cao. Nhìn chung các bước tuyển chọn được giao cho phòng quản lý đại lý chịu trách nhiệm, theo dõi chung do đó luôn có sự điều chỉnh kịp thời khi có vấn đề phức tạp. b, Những khó khăn tồn tại: Quá trình tuyển chọn đại lý còn chịu nhiều tác động của yếu tố bên ngoài đặc biệt với sự xuất hiện của các công ty khác trên thị trường bảo hiểm như Prudentian, Manulife, Bảo Minh – CMG, đang có kế hoạch tuyển đại lý chắc chắn sẽ gây khó khăn cho công ty. - Kinh nghiệm và trình độ tuyển chọn của một số cán bộ còn hạn chế bởi đây là vấn đề mang tính nhạy cảm. - Khi công ty có thông báo tuyển chọn cho các phòng bảo hiểm khu vực thì các cán bộ trong phòng thường coi đây là một cơ hội để giới thiệu người thân quen, làm cho công tác tuyển chọn không đảm bảo khách quan, dẫn đến công việc tuyển chọn không đạt hiệu quả cao. - Xuất phát từ môi trường nông thôn nên các tuyển viên còn nhiều hạn chế về năng lực, hiểu biết về bảo hiểm còn hạn chế. Đặc biệt hầu hết các tuyển viên mới chỉ tốt nghiệp phổ thông trung học. - Do địa bàn hoạt động rộng nên công tác bố trí các đại lý cho phù hợp giữa nơi thường trú của các cán bộ đại lý và địa bàn hoạt động của họ là rất khó khăn. Những hạn chế trên đòi hỏi công tác tuyển chọn và đào tạo đại lý phải ngày càng được hoàn thiện vì nó có một vai trò hết sức quan trọng trong quá trình tổ chức và quản lý mạng lưới khai thác. 3. Quản lý mạng lưới đại lý khai thác bảo hiểm nhân thọ tại công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An 3.1 Xây dựng kế hoạch tổ chức đại lý hoạt động Nhận thức được vai trò quan trọng của việc xây dựng kế hoạch tổ chức hoạt động của đại lý. Ngay từ đầu công ty Bảo hiểm Nhân Thọ Nghệ An đã có các kế hoạch cụ thể bằng cách đưa ra các mục tiêu ngắn hạn, dài hạn, các phương hướng và biện pháp để thực hiện. Ở công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An, mô hình tổ chức mạng lưới đại lý được tổ chức theo 3 cấp đó là cấp đại lý, tổ đại lý, phòng bảo hiểm khu vực. Với mô hình này cho phép công ty có thể quản lý chặt chẽ các đại lý giúp cho quá trình truyền đạt thông tin thuận lợi. Trên cơ sở mô hình này và căn cứ vào nhu cầu bảo hiểm trên thị trường công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An đã dự kiến nhu cầu nhân lực trong hiện tại và tương lai cho công ty. Theo kế hoạch của công ty dự kiến năm 2004 sẽ tăng số đại lý lên 900, đặc biệt trong công tác đào tao, công ty xây dựng kế hoạch phấn đấu trong khoảng thời gian từ quý I năm 2003 đến quý IV năm 2005 đào tạo được 30 khoá đại lý cấp I, 15 khoá đại lý cấp 2, 10 khoá đại lý cấp 3, phối hợp với trung tâm đào tạo của Bảo Việt đào tạo 100 cán bộ đào tạo đại lý trong năm 2004. Hiện nay hầu hết các tuyển viên sau khi được đào tạo đã được cấp chứng chỉ 10% trong số đại lý đạt loại giỏi, 50% loại khá, 37% đạt loại trung bình, không có loại kém và 3% đạt loại xuất sắc. Phấn đấu đến năm 2005 số đại lý đạt loại khá là 70%, loại giỏi 15%, trung bình là 15%. Với việc đưa ra các kế hoạch cụ thể cho từng thời kỳ trong thời gian qua công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An đã đào tạo được sự liên kết giữa các đại lý, giảm bớt sự chồng chéo trong công việc, đưa hiệu quả khai thác của công ty ngày càng cao. 3.2 Điều hành hoạt động của mạng lưới đại lý tại công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An Trên cơ sở mô hình tổ chức đại lý và các mục tiêu, kế hoạch, phương hướng để đạt được mục tiêu đó công ty đã lập ra, thì vấn đề đòi hỏi người quản lý, điều hành phải tác động thế nào, bằng những biện pháp nào để đạt được kế hoạch đề ra. Bởi vì điều hành quản lý là công việc của nhà quản lý công ty, là một nghề, một nghệ thuật mang nhiều tính nhạy cảm. Để đạt được kết quả đề ra ban giám đốc phối hợp với các phòng của công ty đã đề ra những mục tiêu, chương trình hoạt động cụ thể, lịch hoạt động hàng ngày, hàng tháng, quý. Đặc biệt công ty đã xây dựng được hệ thống kỷ cương của công ty trở thành điều lệ của công ty, quy định rõ thời gian làm việc, công tác khen thưởng, kỷ luật, luôn được công ty đề cao, đặc biệt công ty luôn có chế độ hỗ trợ cho các cán bộ quản lý và cán bộ đại lý bằng vật chất lúc khó khăn và luôn có những động viên kịp thời. Các biện pháp quản lý, điều hành như biện pháp kinh tế, hành chính và giáo dục luôn được công ty chú trọng và kết hợp đồng bộ. Mặt khác công ty còn tạo điều kiện để xây dựng một bầu không khí làm việc tốt, tạo sự gắn bó giữa các thành viên, bằng những đợt thăm hỏi của ban giám đốc, hay thông qua việc tổ chức sinh nhật cho các thành viên học hỏi, trao đổi kinh nghiệm. Thông thường mỗi quý công ty đều tổ chức các đợt picnic, tham quan cho các cán bộ đạt thành tích cao trong công tác…Bằng các biện pháp tác động cụ thể xuất phát từ nhu cầu động cơ của con người, công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An đã điều hành hoạt động của mạng lưới đại lý đạt hiệu quả khá cao. 3.3 Công tác kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động của các đại lý. Công tác kiểm tra, đánh giá luôn được công ty thực hiện một cách liên tục, thông qua việc công ty để ra những chỉ tiêu cụ thể, chẳng hạn như đặt ra các chỉ tiêu về số hợp đồng khai thác mới, phí thu lần đầu, tình trạng nợ phí, tỷ lệ huỷ bỏ hợp đồng cho các đại lý… 4. Chế độ thưởng phạt của công ty đối với đại lý a). Thang điểm xếp loại đại lý. Để tăng cường hơn nữa công tác quản lý đồng thời tiếp tục hoàn thiện các chỉ tiêu phân loại đại lý. Hiện nay, công ty đang áp dụng thang điểm xếp loạt đại lý cho các cá nhân và tập thể phòng, tổ như sau: * Đối với cá nhân (Đại lý) Các chỉ tiêu xếp loại bao gồm: - Hợp đồng khai thác mới. (A) - 1 HD = 2 điểm nếu số phí BH đầu tiên ≥ 400.000 đ - 1 HD = 1 điểm nếu số phí BH đầu tiên ≤ 400.000 đ Đối với trưởng phòng khai thác số điểm được nhân với hệ số 2 và tổ trưởng được nhân với hệ số 1,5 - Ngày công ( C ) Dưới 16 ngày ( không lý do) 0 điểm Dưới 16 ngày ( có lý do) 0 điểm 16 < C < 20 0,5 điểm C ≥ 20 1 điểm - Tỷ lệ thu phí định kỳ theo kế hoạch T = Phí thu định kỳ đã nộp về công ty(không kể phí thu trước)*100% Kế hoạch thu phí T < 80% Xếp loại kém 80% ≤ T < 85% 1 điểm 85% ≤ T < 90% 2 điểm 90% ≤ T < 95% 3 điểm T ≥ 95% 4 điểm - Tỷ lệ nợ phí Số hợp đồng nợ phí *100% Tỷ lệ Nợ phí (N) = Tổng số hợp đồng tính đến kỳ báo cáo của đại lý N < 1% 0 điểm 1% ≤ N < 3% -1 điểm 3 % ≤ N < 7% -3 điểm 7% ≤ N < 10% -5 điểm N ≥ 10% Xếp loại kém - Huỷ hợp đồng 1 HD = -1 điểm đối với hợp đồng huỷ dưới 2 năm và hoàn phí dưới 14 ngày 1 HD = - 0,5 điểm ( với hợp đồng nhập giá trị giải ước) => Tổng điểm = điểm hợp đồng khai thác mới + điểm ngày công + điểm thu phí định kỳ + điểm nợ phí + điểm huỷ bỏ hợp đồng. Nếu tổng điểm (T) T ≥ 40 loại A 35 ≤ T < 40 loại B T < 35 loại C *Đối với các tổ đại lý và các phòng khu vực: Các chỉ tiêu xếp loại thường là căn cứ vào các chỉ tiêu sau: (1) Số hợp đồng huỷ bỏ khai thác mới : Là số hợp đồng khai thác mới bị huỷ bỏ (2)Phí bảo hiểm bình quân trên một hợp đồng = Tổng số phí bảo hiểm khai thác Số hợp đồng khai thác Số hợp đồng bị huỷ bỏ trong năm. 100% (3) Tỷ lệ huỷ bỏ = Số hợp đồng còn hiệu lực đến cuối năm + số hợp đồng bị huỷ bỏ (4)Tỷ lệ hợp đồng khai thác mới bị huỷ bỏ : = Số hợp đồng khai thác mới bị huỷ bỏ.100% Số hợp đồng khai thác mới (5)Thu nhập bình quân trên một đại lý = Tổng chi hoa hồng Tổng số đại lý (6)Tỷ lệ đại lý được đào tạo = Số lượng đại lý được đào tạo, bồi dưỡng.100% Tống số đại lý của công ty (7)Số phí thu trên một đại lý = Số phí bảo hiểm thu được Tổng số đại lý Trên cơ sở các chỉ tiêu đã được tính toán sẽ đánh giá hiệu quả hoạt động của các đại lý, tổ đại lý, hay văn phòng khu vực để đánh giá hiệu quả của các tổ đại lý, phòng khu vực. Người ta thường sử dụng các phương pháp sau: * Phương pháp so sánh các đơn vị đồng nhất với vai trò của các chỉ tiêu giống nhau: Với phương pháp này trước hết doanh nghiệp Bảo hiểm quy ước cho điểm cao nhất đối với đơn vị đạt kết quả cao nhất về một chỉ tiêu nào đó. Sau đó cộng điểm tất cả các chỉ tiêu của từng tổ đại lý hay phòng khu vực và đánh giá, xếp hạng các tổ đại lý, phòng bảo hiểm khu vực. * Phương pháp so sánh các đơn vị đồng nhất với vai trò của các chỉ tiêu là khác nhau. Để thực hiện phương pháp này cần phải qua một số bước sau: Bước 1: Lập ma trận các chỉ tiêu Bước 2: Đánh số thứ tự các chỉ tiêu Bước 3: So sánh một chỉ tiêu với các chỉ tiêu còn lại nếu chỉ tiêu nào quan trọng hơn thì ghi số hiệu chỉ tiêu đó vào bảng ma trận Bước 4: Tổng số lần gặp của các chỉ tiêu và xếp thứ tự quan trọng của các chỉ tiêu theo số lần gặp Bước 5: Gắn một trọng số cho một chỉ tiêu dựa vào tầm quan trọng của chỉ tiêu đó Bước 6: Tính điểm từng chỉ tiêu của từng tổ hợp đại lý, phòng khu vực bằng cách nhân trọng số của mỗi chỉ tiêu đã gắn ở bước 5 với điểm của chỉ tiêu đã tính và cho điểm theo phương pháp 1 Bước 7: Tính tổng điểm của một tổ đại lý phòng khu vực Bước 8: Căn cứ vào kết quả đánh giá hiệu quả của từng đơn vị thông qua tổng số điểm Sử dụng phương pháp 1 đánh giá hoạt động khai thác của các phòng bảo hiểm khu vực. Công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An trong năm 2002 ( trang 72 – 75) b) Chế độ thi đua khen thưởng: Phát động phong trào thi đua, đặt ra các chế độ khen thưởng cho các cán bộ, nhân viên là một biện pháp quản lý hữu hiệu mà tất cả các doanh nghiệp đều áp dụng. Nó có tác dụng tích cực nâng cao tinh thần trách nhiệm, hăng say lao động. Dựa trên các chỉ tiêu đánh giá xếp loại đại lý ở trên, công ty đã đặt ra chế độ thi đua khen thưởng cụ thể với các phòng, tổ đại lý và đại lý như sau: *Thưởng không định kỳ: Công ty thường xuyên phong tặng trong các đợt phát động các phong trào nhân dịp ngày lễ hàng năm như 26/03, 01/05, 02/09… Trong khoảng thời gian từ 1 – 2 năm bất cứ một đại lý nào đạt được 200 hợp đông khai thác mới sẽ được thưởng 500.000 đ. Bên cạnh đó, công ty xét thưởng kịp thời cho các cá nhân hay tập thể có đóng góp những sáng kiến cho công ty trong việc mở rộng thị trường khai thác hay phục vụ khách hàng * Thưởng định kỳ - Theo tháng: Đối với tập thể công ty thường khen thưởng cho những phòng hay tổ đại lý nào có chỉ tiêu khai thác đạt 8 hợp đồng/ người/ tháng trở lên, (Với đại lý chính thức) còn 3 hợp đồng/ người/ tháng (đối với người học nghề), với mức thưởng 100.000 đồng/ người với điều kiện tất cả các cán bộ khai thác trong phòng đều có hợp đồng mới, không vi phạm các quy định của công ty, doanh thu phí định kỳ đạt 95% trở lên và tỷ lệ huỷ hợp đồng không quá 4%. Đối với cá nhân hàng tháng công ty sẽ khen thưởng danh hiệu “cán bộ khai thác xuất sắc toàn diện” cho 5 cán bộ khai thác có số điểm thi đua hàng tháng cao nhất và thưởng 100.000 đồng mỗi cán bộ. Ngoài ra, công ty còn phong tặng danh hiệu ngôi sao khai thác cho 2 cán bộ có doanh thu phí bảo hiểm cao nhất trong tháng, đồng thời không vi phạm các quy định của công ty, tỷ lệ thu phí định kỳ đạt 95% trở lên với mức thưởng 150.000 đồng cho mỗi ngôi sao. - Theo 6 tháng + Đối với tập thể: Trao giấy khen và thưởng cho 3 phòng khai thác khu vực có thành tích cao nhất dựa trên căn cứ xếp loại hàng tháng hay hiệu quả hoạt động 6 tháng của phòng. Với mức thưởng: 2000.000đồng cho phòng xếp loại xuất sắc 1.500.000 đồng cho phòng xếp loại giỏi 1000.000 đồng cho phòng xếp loại khá Ngoài ra còn thưởng cho 3 tổ đại lý có thành tích cao trong hoạt động kinh doanh dựa trên kết quả xếp loại tổ hàng tháng, các tổ này do các phòng khai thác khu vực đề xuất với mức thưởng 500.000đồng mỗi tổ + Đối với cá nhân: Trao giấy khen và thưởng cho các cá nhân xuất sắc toàn diện trong các công tác 6 tháng đầu năm. Những người này do các phòng khai thác đề xuất nhưng không được quá 10% số cán bộ hiện có của phòng tiêu chuẩn dựa trên điểm thi đua, với mức thưởng 170.000đồng/ người - Theo năm + Đối với tập thể: Trao giấy khen và thưởng cho 5 tập thể có thành tích cao nhất trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm Nhân Thọ Mức thưởng: 200.000 đ/người Loại xuất sắc 150.000 đ/ người Loại giỏi 100.000 đ/ người Loại khá + Đối với cá nhân: Thưởng và trao giấy khen cho “đại lý tăng trưởng nhanh 1, 2, 3” cho 3 đại lý có thành tích doanh thu phí bảo hiểm ban đầu cao nhất và không vi phạm các quy định của công ty, tỷ lệ thu phí định kỳ đạt 95% trở nên. Với mức thưởng 700.000 đ một đại lý. Trao giấy khen và phần thưởng cho 3 trưởng phòng và 3 tổ trưởng xuất sắc trong năm. Công ty còn thưởng cho những cá nhân Đại lý, cán bộ trong công ty có những bài viết có nội dung tác động tích cực đến công việc khai thác, hoạt động kinh doanh của công ty. Tuỳ theo bài biết sẽ có phần thưởng xứng đáng và thích hợp c). Xử lý vi phạm đối với đại lý Với mục đích không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý đại lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh, tính kỷ luật lao động, công ty đã ban hành các quyết định cụ thể quy định các trường hợp vi phạm và cách thức xử lý. Công ty đã phân loại các phạm vi như sau Vi phạm liên quan đến giấy yêu cầu bảo hiểm Vi phạm liên quan đến hợp đồng bảo hiểm Vi phạm liên quan đến việc thu phí Vi phạm liên quan đến việc nộp phí và trả tiền khách hàng Vi phạm liên quan đến việc quản lý và sử dụng hoá đơn Vi phạm liên quan đến việc quản lý và sử dụng phương tiện làm việc Vi phạm liên quan đến ý thức tổ chức và kỷ luật Các hình thức xử lý mà công ty thường áp dụng là: - Phê bình - Hạ bậc xếp loại - Chấm dứt hợp đồng - Dừng khai thác mới - Xử lý trách nhiệm vật chất * Công ty có thể chấm dứt hợp đồng với các đại lý trong các trường hợp sau: - Đại lý phản ánh sai tình trạng sức khoẻ hay tài chính của khách hàng có ý đồ câu kết với khách hàng để trục lợi bảo hiểm - Đại lý cấu kết với khách hàng làm sai lệch hồ sơ giải quyết quyền lợi bảo hiểm - Đại lý chiếm dụng phí hoặc nhận tiền hoàn phí, giá trị giải ước bồi thường của công ty nhưng không trả kịp thời cho khách hàng, không trả đúng đối tượng được nhận, không mang biên lai nhận tiền của khách hàng về công ty kịp thời. Trong trường hợp này công ty có thể đề nghị cơ quan pháp luật truy cứu trách nhiệm dân sự. - Đại lý tự ý phát hành biên lai thu phí - Đại lý làm đại lý cho công ty bảo hiểm nhân thọ khác - Đại lý có tình trạng sức khoẻ không đảm bảo liên quan đến cờ bạc, ma tuý. - Đại lý có kết quả khai thác kém trong khoản thời gian 1 đến 2 năm * Công ty xử lý trách nhiệm vật chất với các đại lý vi phạm các quy định sau: - Đại lý phải chịu một phần hay toàn bộ tiền đền bù cho khách hàng nếu vi phạm của đại lý dẫn đến tình trạng hợp đồng của khách hàng nằm ngoài phạm vi giải quyết của công ty. - Đại lý chịu trách nhiệm tài chính nếu thông đồng với