Tóm tắt Luận văn Công tác văn thư tại văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

pháp phân tích: Trên cơ sở các nguồn thông tin và quá trình quan sát thực tế tác giả tiến hành phân tích để có những đánh giá về “Ưu điểm, nhược điểm” trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. - Phương pháp mô tả: Kết hợp phương pháp quan sát tác giả tiến hành mô tả lại toàn bộ hoạt động công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. - Phương pháp thống kê: Với việc áp dụng các phương pháp trên giúp tác giả thống kê được toàn bộ số liệu cụ thể liên quan đến công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. - Phương pháp điều tra: Phương pháp này giúp tác giả nắm được toàn bộ hoạt động tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận 7 Tây Hồ, thành phố Hà Nội. 6. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn được kết cấu thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. 8 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động bao gồm toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả. 1.1.2.Vai trò của công tác văn thư Thứ nhất, công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Thứ hai, công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan Thứ ba, công tác văn thư góp phần kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức Thứ tư, công tác văn thư góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia. 1.1.3.Các yêu cầu đối với công tác văn thư Là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành ở các cơ quan, tổ chức, nên trong quá trình thực hiện nội dung của công tác 9 văn thư ở cơ quan, tổ chức Nhà nước, công tác văn thư cần đảm bảo 4 yêu cầu sau: Một là, công tác văn thư phải được đảm bảo thực hiện nhanh chóng: nếu hoạt động văn thư không được thực hiện nhanh chóng, kịp thời sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của công tác quản lý. Hai là, công tác văn thư phải được đảm bảo thực hiện chính xác. Ba là, công tác văn thư phải được đảm bảo bảo mật. Bốn là, công tác văn thư phải được hiện đại hóa: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi cơ quan, tổ chức. 1.1.4.Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư 1.1.4.1.Trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tác phong của cán bộ văn thư: Con người vừa là chủ thể vừa là khách thể quản lý. Vì thế yếu tố tiên quyết ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác văn thư chính là trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tác phong của người làm công tác quản lý, lãnh đạo và người trực tiếp làm công tác văn thư. 1.1.4.2. Hệ thống quy trình, thủ tục: Công tác văn thư muốn đạt hiệu quả cao thì quy trình, thủ tục phải được hoàn thiện, khoa học và đồng bộ. Quy trình làm việc cần rõ ràng, tuần tự, không chồng chéo; quy định chi tiết nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cán bộ văn thư; có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các đối tượng khác nhau tổ chức sẽ giúp hoạt động văn thư diễn ra hiệu quả, nhanh chóng. 1.1.4.3.Hiệu quả của hoạt động giao tiếp trong tổ chức Hoạt động giao tiếp trong tổ chức là yếu tố rất quan trọng, giúp truyền tải thông tin trong tổ chức. Mạng lưới giao tiếp tốt sẽ giúp bộ phận văn thư nắm 10 bắt thông tin một cách nhanh chóng, phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban, bộ phận khác trong công tác văn thư; duy trì mối quan hệ giữa các cá nhân trong tổ chức, tạo nên các mối quan hệ hỗ trợ khăng khít. 1.1.4.4. Hình thức tổ chức bộ phận văn thư: Hiện nay, ở nước ta, có ba hình thức tổ chức công tác văn thư được áp dụng: tập trung, phân tán và hỗn hợp. Hình thức tổ chức dựa vào đặc điểm cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị. Hình thức tổ chức phù hợp sẽ giúp công tác văn thư hoạt động một cách khoa học, nhịp nhàng, tiết kiệm được thời gian và nguồn lực cho cơ quan, tổ chức. 1.1.4.5.Văn hóa tổ chức: Văn hóa tổ chức xác định tính cách của doanh nghiệp. Nền tảng văn hóa tổ chức là yếu tố ảnh hưởng lớn đến đạo đức, tác phong làm việc của các thành viên trong tổ chức thuộc khu vực công. 1.1.4.6. Thể chế Nhà nước thực hiện quản lý nhà nước bằng pháp luật. Vì thế, muốn quản lý tốt thì trước hết phải hoàn thiện thể chế. Thể chế không được quan tâm thì công tác văn thư cũng như các công tác khác sẽ bị buông lỏng, không thể phát triển. 1.1.4.7.Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư: Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. 1.2. Nội dung của công tác văn thư 1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ khẩn, mật của văn bản cần soạn thảo 11 Bước 2: Soạn bản thảo văn bản. Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung. Bước 4: Đánh máy, nhân bản. Bước 5: Kiểm tra, ký văn bản và ban hành văn bản. 1.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 1.2.2.1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: Việc quản lý và giải quyết văn bản đến gồm 6 bước: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến; phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến; đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; trình và chuyển giao văn bản đến và đăng ký văn bản đến. 1.2.2.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi: Quy trình quản lý văn bản đi bao gồm các bước sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số ngày tháng văn bản đi. Bước 2: Đóng dấu văn bản đi Bước 3: Đăng ký văn bản đi Bước 4: Chuyển giao văn bản đi Bước 5: Lưu văn bản đi: 1.2.3. Quản lý & sử dụng con dấu 1.2.3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của con dấu Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của văn bản. Văn bản không có con dấu là những văn bản không có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành. 1.2.3.2 Các loại dấu và việc bảo quản, sử dụng con dấu trong cơ quan. Việc sử dụng con dấu trong hoạt động văn thư cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: 12 Thứ nhất, dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp trên hoặc của người có thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ hoặc đóng dấu vào văn bản giấy tờ chưa ghi nội dung. Thứ hai, dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn. Trường hợp đóng dấu ngược, phải hủy văn bản để làm văn bản khác. Thứ ba, chỉ người được giao giữ dấu mới được đóng vào văn bản. Tất cả những người khác không được mượn dấu để đóng văn bản hoặc giấy tờ khác. 1.2.4. Lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư cơ quan, được thực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc, tức là công việc giải quyết đến đâu, cán bộ phụ trách công việc đó phải tiến hành sưu tầm, tập hợp các văn bản liên quan đến việc đó để lập hồ sơ. Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. Nội dung việc lập hồ sơ công việc bao gồm các bước sau: Mở hồ sơ, Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Kết thúc và biên mục hồ sơ. 13 Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1. Giới thiệu quận Tây Hồ và bộ phận Văn thư của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 2.1.1. Khái quát chung về Quận Tây Hồ. Quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính nằm ở phía Tây Bắc của thành phố Hà Nội, là trung tâm dịch vụ – du lịch, trung tâm văn hoá và là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của cả Thủ đô Hà Nội. Quận gồm 8 phường: Phường Bưởi, phường Quảng An, phường Nhật Tân, phường Yên Phụ, phường Thụy Khuê, phường Tứ Liên, phường Xuân La và phường Phú Thượng. Theo định hướng phát triển của thủ đô Hà Nội đến năm 2020, toàn bộ quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm. có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực vốn tài chính, nguồn nhân lực và khoa học công nghệ để thúc đẩy nhanh sự phát triển kinh tế – xã hội của quận nói riêng và của Hà Nội nói chung. 2.1.2. Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ và bộ phận văn thư của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 2.1.2.1. Giới thiệu Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 2.1.2.2. Giới thiệu về Bộ phận Văn thư của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Bộ phận Văn thư được đặt tại Văn phòng HĐND và UBND quận, dưới sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Chánh Văn phòng, làm việc theo cơ chế “Một cửa”. 14 2.2. Công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 2.2.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ Cũng như các lĩnh vực công tác khác, công tác văn thư của Văn phòng HĐND và UBND quận cũng nhận được nhiều sự quan tâm của các cấp, ngành bằng những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác. Bên cạnh những văn bản do các cơ quan Chính phủ, Bô nội vụ, Cục văn thư và Lưu trữ ban hành thì UBND quận Tây Hồ cũng đã ban hành Quyết định số 2250/QĐ-UBND ngày 22/7/2013 của UBND quận Tây Hồ ban hành quy định về quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền UBND quận; ban hành quy định và quy chế làm việc cho bộ phận văn thư, lưu trữ. 2.2.2. Nội dung nghiệp vụ trong công tác văn thư 2.2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Công tác soạn thảo văn bản Trong thời gian qua công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND và UBND quận cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.Trình tự soạn thảo văn bản của các cán bộ Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ đã được tiến hành theo đúng trình tự quy định: căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND quận hoặc lãnh đạo UBND quận tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hay chủ trì soạn thảo. Công tác ban hành văn bản UBND quận Tây Hồ ban hành các loại văn bản hành chính như sau: Quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công 15 văn, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu.... các văn bản hành chính được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và được cụ thể hóa bằng các mẫu văn bản chi tiết. Văn bản sau khi được lãnh đạo UBND quận hoặc lãnh đạo Văn phòng ký chính thức sẽ được chuyển tới bộ phận văn thư để thực hiện các quy trình công việc: kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày của văn bản; đăng ký vào sổ công văn đi; sao lưu; đóng dấu cơ quan; làm thủ tục phát hành văn bản đi và lưu bản gốc văn bản đã phát hành. Qua báo cáo về tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác các năm 2014, 2015 và năm 2016, Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành 10537 Quyết định, 3851 công văn, 1167 thông báo, 1132 báo cáo, 11 chỉ thị, 693 kế hoạch, 821 tờ trình và 592 giấy mời. Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành. 2.2.2.2. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến Tiếp nhận văn bản đến: Mỗi ngày, UBND quận Tây Hồ tiếp nhận văn bản đến từ nhiều luồng: qua hệ thống thư điện tử gov của thành phố, qua hệ thống quản lý văn bản điều hành, gửi bằng fax hoặc được gửi bằng văn bản giấy dù văn bản đó đến bằng con đường nào thì đều tập trung tại phòng Văn thư của UBND quận Tây Hồ. Kiểm tra, phân loại, bóc phong bì và đóng dấu đến: Sau khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư kiểm tra xem văn bản và thông tin trên phong bì để đối chiếu với ngày gửi văn bản. Tiếp đến phân loại văn bản. Với văn bản gửi cho UBND quận và Văn phòng UBND quận, văn thư sẽ đăng ký số. Đối với sách, báo, tạp chí, thư gửi đích danh lãnh đạo hoặc cá nhân, cơ quan các phòng, ban thuộc UBND quận thì văn thư không cần đăng ký. 16 Đăng ký văn bản đến: Văn bản đến của UBND quận Tây Hồ được đăng ký bằng sổ văn bản đến hoặc bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính. Hiện nay, UBND quận Tây Hồ đang áp dụng cả hai phương pháp quản lý văn bản này. Tuy nhiên, việc quản lý văn bản trên máy tính ít được sử dụng phổ biến hơn. Văn bản đến của UBND quận được đăng ký theo 03 sổ khác nhau: Trình và chuyển giao văn bản đến: Hiện nay, Văn phòng UBND quận Tây Hồ áp dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc. Trình văn bản đến: Sau khi đăng ký vào sổ văn bản đến. Với văn bản giấy, cán bộ văn thư phải nhanh chóng trình cho lãnh đạo UBND quận xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Đối với những văn bản được tiếp nhận qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành, sau khi thực hiện tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, cán bộ văn thư trình văn bản đến cho lãnh đạo UBND quận qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư đăng ký tiếp vào sổ, nhập dữ liệu máy tính, scan văn bản đến, chuyển qua mạng và chuyển văn bản giấy tới các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Chuyển giao văn bản đến: Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, văn bản đến phải được chuyển giao cho cán bộ trực tiếp giải quyết. Sao văn bản: Hầu hết các văn bản có ý kiến chỉ đạo giải quyết đều được sao để phục vụ quá trình giải quyết. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: 2.2.2.3. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. Trình tự quản lý văn bản đi của UBND quận Tây Hồ cơ bản đã tuân thủ theo quy định của pháp luật. Theo đó, các văn bản như: Quyết định, báo cáo, 17 biên bản, công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch, chỉ thị... mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa là UBND quận để gửi ra ngoài hoặc nội bộ cơ quan đều phải được lãnh đạo UBND quận ký chính thức sau đó chuyển qua bộ phận Văn thư để đăng ký số, lấy dấu và phát hành. Những văn bản chuyển trên môi trường mạng phải được ký chứng thư số để đảm bảo an toàn thông tin, tránh việc giả mạo văn bản. Trình ký văn bản Đăng ký văn bản đi Nhân bản, đóng dấu văn bản: Văn bản sau khi được lãnh đạo ký phải chuyển về phòng văn thư. Cán bộ văn thư sẽ xem xét lại một lần nữa toàn bộ văn bản, kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày. Sau đó tiến hành ghi số và ngày tháng cho văn bản; văn thư tiến hành sao chép, nhân bản văn bản phát hành và đóng dấu lên văn bản. Chuyển phát văn bản đi: Hiện nay, việc chuyển phát văn bản đi của UBND quận Tây Hồ có thể được chuyển qua hệ thống bưu điện, bằng fax hoặc qua môi trường mạng để thông tin được nhanh. Đối với nơi nhận là các cơ quan Nhà nước, các phòng ban chuyên môn, các Sở, ban, ngành...UBND quận Tây Hồ thực hiện chuyển phát văn bản trên môi trường mạng qua hệ thống thư điện tử gov hoặc hệ thống quản lý văn bản điều hành có ký chứng thư số. Lưu văn bản đi: Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của cán bộ văn thư UBND quận Tây Hồ. Mỗi văn bản đi phải lưu thành hai bản; một bản gốc lưu tại văn thư cơ quan và một bản chính lưu trong hồ sơ phục vụ cho công tác lưu trữ. 2.2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu. Về quản lý con dấu: các loại dấu của UBND quận Tây Hồ được bảo quản trong tủ, chỉ có văn thư mới có quyền cầm chìa khóa và cũng là người trực tiếp 18 đóng dấu văn bản, không giao cho người khác giữ. Đảm bảo cho việc con dấu không bị đóng lan tràn, tránh tình trạng văn bản không đúng thẩm quyền. Về sử dụng con dấu: cán bộ văn thư của UBND quận Tây Hồ đã nắm rõ trách nhiệm của mình trong công tác bảo quản và sử dụng con dấu, đảm bảo con dấu luôn được vệ sinh sạch sẽ và bảo mật. Việc đóng dấu văn bản chính xác, đúng quy định, đúng thẩm quyền. 2.2.2.5. Lập hồ sơ và lưu trữ cơ quan. Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ, tất cả văn bản đi và đến đều được lưu thành 2 tập hồ sơ công văn đi và công văn đến khá gọn gàng, ngăn nắp. Tài liệu được chia ra để lưu trữ theo từng năm. Hiện nay công tác lập hồ sơ vẫn chưa được cán bộ văn thư của quận thực hiện nghiêm túc.được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Điều này được thể hiện cụ thể trong các công việc như sau: - Xây dựng danh mục hồ sơ: Hàng năm, UBND quận Tây Hồ đều có văn bản yêu cầu các cơ quan, đơn vị xây dựng Danh mục hồ sơ vào tháng 12 để thực hiện cho năm sau. - Mở hồ sơ: Cán bộ văn thư lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. - Thu thập văn bản vào hồ sơ: Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, cán bộ, chuyên viên cần thu thập, cập nhật đủ, đúng các văn bản, tài liệu liên quan (kể cả văn bản, tài liệu phục vụ đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng như tiêu đề dự kiến ghi trên bìa hồ sơ. - Phân loại, sắp xếp: Nếu khối lượng văn bản, tài liệu trong một hồ sơ lớn (quá 200 trang), cán bộ văn thư cần chia hồ sơ đó thành nhiều tập. Việc phân chia hồ sơ phải căn cứ vào tác giả, nội dung, giá trị tài liệu, thời gian, số 19 lượng trang tài liệu của hồ sơ để phân chia hợp lý các tập trong hồ sơ đó. Mỗi tập trong hồ sơ đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập. - Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc được giải quyết xong hoặc hết năm, hồ sơ được kết thúc; cán bộ văn thư của có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ để: bổ sung các văn bản còn thiếu; loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa hoặc không có giá trị; xem xét hoặc sắp xếp lại trật tự sắp xếp trong hồ sơ. Khi hồ sơ kết thúc, tài liệu được sắp xếp ổn định cần tiến hành biên mục hồ sơ theo các trình tư: Đánh số trang Viết mục lục văn bản, tài liệu Viết tờ chứng từ kết thúc Viết bìa hồ sơ: 2.2.3. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ trong những năm gần đây đã bước đầu được quan tâm. Việc ứng dụng CNTT được áp dụng vào các khâu như: trong công tác soạn thảo văn bản 2.2.3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo văn bản Việc soạn thảo văn bản của UBND quận Tây Hồ được tiến hành hoàn toàn trên máy tính bởi vì tất tất cả các phòng, ban, của UBND quận đều được trang bị máy tính và các thiết bị văn phòng khác như: máy photocopy, máy in. Sau khi cán bộ chuyên môn soạn thảo văn bản sẽ trình cho lãnh đạo đơn vị để kiểm tra, chỉnh sửa đến khâu cuối cùng, công tác này đều được tiến hành thông qua mạng nội bộ của UBND quận. 20 2.2.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản Công tác quản lý văn bản của UBND quận Tây Hồ được tiến hành trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành của UBND quận. Văn thư có thể theo dõi, xem văn bản đến và chuyển cho lãnh đạo. 2.2.3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong tra cứu, thống kê văn bản Việc ứng dụng CNTT với phần mềm quản lý văn bản thì việc tra cứu, tìm kiếm, thống kê văn bản được tiến hành thuận lợi, nhanh chóng. Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư là một vấn đề được UBND quận Tây Hồ đặc biệt quân tâm chú trọng, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của UBND quận. 2.3. Đánh giá chung về công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 2.3.1. Ưu điểm 2.3.1.1. Ưu điểm về hình thức tổ chức bộ máy văn thư Phòng văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ được tổ chức làm việc theo mô hình tập trung, “một cửa”, bố trí phòng làm việc ở tầng 1 UBND quận Tây Hồ, rất thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản đến từ các cơ quan bên ngoài gửi đến. Quy trình xử lý và giải quyết văn bản đến được tiến hành nhanh chóng, văn bản đến chuyển đến đúng các lãnh đạo, phòng ban, đơn vị, cá nhân tại UBND quận Tây Hồ và đúng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các lãnh đạo, phòng, ban, đơn vị đã được quy định. Góp phần nâng cao chất lượng công việc tại UBND quận Tây Hồ. Lãnh đạo UBND quận Tây Hồ đã thường xuyên quan tâm, kiểm tra, đôn đốc, chấn chỉnh kịp thời công tác văn thư, tạo điều kiện giúp cán bộ văn thư hoạt động hiệu quả. Đồng thời tạo điều kiện, cung cấp một văn phòng 21 riêng với đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cho cán bộ văn thư, tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho cán bộ văn thư; Công tác nhân sự tại bộ phận văn thư của UBND quận Tây Hồ được lựa chọn, sắp xếp, bố trí hợp lý, có năng lực trình độ, có kinh nghiệm trong công tác văn thư, có trình độ tin học để áp dụng CNTT trong quản lý văn bản nhanh chóng, thuận tiện. 2.3.1.2. Ưu điểm về nghiệp vụ Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện rất nghiêm chỉnh, đầy đủ, từ khâu đầu tiên cho đến khâu cuối cùng của nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản. Quy trình giải quyết văn bản đi tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, luôn được cán bộ văn thư cơ quan kiểm tra, xử lý và giải quyết văn đi một cách nhanh chóng, chính xác Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ trong công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đến, văn bản đi, xử lý và trao đổi thông tin qua mạng... giúp cho tiến trình xử lý công việc của đội ngũ cán bộ văn thư quận nhanh chóng, dễ dàng, đạt hiệu quả cao, dễ dàng tra cứu thông tin và tạo ra một sự cải tiến trong phương thức hoạt động đối với những khâu nghiệp vụ của công tác này. UBND quận đã áp dụng chứng thư số và chữ ký số trong hoạt động giao dịch giúp tiết kiệm chi phí, giấy tờ, thời gian luân chuyển trong hoạt động quản lý công văn, giấy tờ, thư điện tử. 2.3.1.3. Các ưu điểm khác Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư đã được quan tâm chú trọng hơn. Công tác bồi dưỡng nghiệp vụ đươc cán bộ văn thư tại đây có thể xử lý, thực hành áp dụng phần mềm máy tính chuyên dụng vào trong công việc một cách hiệu quả nhất. Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong những năm gần đây đã được đẩy mạnh. 22 2.3.2.Tồn tại, hạn chế Công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn một số sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng tại UBND quận Tây Hồ vẫn còn xảy ra trường hợp văn bản chưa tuân thủ đúng quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày. Trong các văn bản gửi cấp trên, vẫn còn có những văn bản sử dụng từ ngữ không đúng văn phong hành chính. UBND quận chưa có sổ đăng ký văn bản đi mật riêng, nên việc bảo đảm bí mật thông tin từ công tác văn thư còn khó. Công tác quản lý công văn vẫn còn chưa theo quy trình nhất định. Tài liệu tồn đọng, tích đóng chưa được phân loại chỉnh lý là một trong những thực tại cơ bản phổ biến hiện nay ở UBND quận Tây Hồ. UBND quận chưa có sổ đăng ký chuyển giao văn bản, gây khó khăn khi có vấn đề về trách nhiệm giải quyết văn bản của các cá nhân, đơn vị nhận văn bản. Việc nhập dữ liệu vào máy tính còn tồn tại một số bất cập và phụ thuộc vào tình hình máy móc và điện. Chất lượng trang thiết bị, máy móc chưa thực sự đảm bảo, đôi khi xảy ra tình trạng lỗi mạng, virus tấn công máy tính hoặc máy photo, máy in hỏng. UBND quận Tây Hồ chưa trang bị được máy hủy tài liệu. Việc hiện đại hóa công tác văn thư nhất là việc ứng dụng CNTT vào