Tóm tắt Luận văn Hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan kho bạc nhà nước

uan, tổ chức khác. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành 3 chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận và pháp lý về hiện đại hóa công tác lưu trữ Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019 Chương 3: Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN 7 Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1. Lý luận chung về công tác lưu trữ 1.1.1. Khái niệm về công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động QLNN bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 1.1.2. Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của công tác lưu trữ 1.1.2.1. Vị trí - Công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước. - Công tác lưu trữ là khâu quan trọng trong quá trình xử lý thông tin, là nội dung quan trọng trong hoạt động của công tác văn phòng và có liên hệ mật thiết với công tác văn thư. 1.1.2.2. Vai trò - Thứ nhất, tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính. - Thứ hai, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. - Thứ ba, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý, nâng cao trình độ QLNN. 8 - Thứ tư, làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính văn phòng hoạt động hiệu quả, đẩy nhanh tiến trình hiện đại hóa hoạt động của nền hành chính nhà nước trong thực hiện công cuộc CCHC. - Thứ năm, thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính phát triển, hiện đại, nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng mở rộng quyền công dân. - Thứ sáu, làm tốt công tác lưu trữ góp phần bảo vệ bí mật những thông tin liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia. 1.1.2.3. Nhiệm vụ - Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. - Bảo quản an toàn tài liệu. - Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. 1.1.3. Tính chất của công tác lưu trữ 1.1.3.1. Tính chất khoa học 1.1.3.2. Tính chất cơ mật 1.1.3.3. Tính chất xã hội 1.1.3.4. Tính chất pháp chế 1.1.4. Nội dung cơ bản của công tác lưu trữ 1.1.4.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ 1.1.4.2. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ 1.1.4.3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 1.2. Hiện đại hóa công tác lưu trữ 1.2.1. Khái niệm về hiện đại hóa, hiện đại hóa công tác lưu trữ 1.2.1.1. Hiện đại hóa 9 Hiện đại hóa là quá trình ứng dụng và trang bị những thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến hiện đại vào quá trình sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và quản lý kinh tế xã hội. 1.2.1.2. Hiện đại hóa công tác lưu trữ Hiện đại hóa công tác lưu trữ là việc áp dụng những thành tựu khoa học, công nghệ tiên tiến, sử dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác lưu trữ nhằm mục đích đưa công tác lưu trữ phát triển phù hợp với xu hướng của thời đại. 1.2.2. Nội dung hiện đại hóa công tác lưu trữ 1.2.2.1. Xây dựng, hoàn thiện cơ chế, chính sách pháp luật về hiện đại hóa công tác lưu trữ 1.2.2.2. Xây dựng, hoàn chỉnh các tiêu chuẩn, định mức kinh tế-kỹ thuật trên tất cả các khâu trong nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ 1.2.2.3. Ứng dụng CNTT công tác lưu trữ 1.2.2.4. Nâng cao chất lượng con người làm công tác lưu trữ 1.2.2.5. Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ 1.2.2.6. Phương tiện, cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác lưu trữ đảm bảo yêu cầu hiện đại hóa 1.2.2.7. Nghiên cứu khoa học phục vụ việc hiện đại hóa công tác lưu trữ 1.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa công tác lưu trữ 1.2.3.1. Yếu tố nhận thức, sự quan tâm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức đối với công tác lưu trữ 1.2.3.2. Yếu tố trình độ, sự cố gắng của cán bộ làm công tác lưu trữ 1.2.3.3. Yếu tố ứng dụng CNTT, trang thiết bị và khoa học kỹ thuật 10 Tiểu kết chương 1 Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động QLNN bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Xuất phát từ yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính nhà nước thì việc hiện đại hoá công tác lưu trữ đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý có chất lượng, giảm thiểu các thủ tục hành chính không cần thiết. Hiện đại hóa công tác lưu trữ cũng chính là một phương pháp làm đổi mới công tác lưu trữ, giúp cho công tác lưu trữ tại một cơ quan, tổ chức làm tốt hơn nữa chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ có hiệu quả công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo và đảm bảo cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức được an toàn, thông suốt và hiệu quả. Vì tất cả những lí do đó, hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN là hoạt động cấp thiết, có tính thực tiễn cao, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, khi KBNN đang đẩy nhanh tiến độ hoàn thành các mục tiêu chiến lược để xây dựng kho bạc điện tử vào năm 2020 cũng như giai đoạn phát triển những năm tiếp theo. Để nghiên cứu, đánh giá việc thực hiện hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN thì cần nắm rõ cơ sở lý luận và pháp lý đã trình bày ở trong Chương này. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để đề xuất các giải pháp nhằm thực hiện có hiệu quả việc hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN. 11 Chương 2 THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2014 ĐẾN NĂM 2019 2.1. Khái quát về cơ quan Kho bạc Nhà nước 2.1.1. Vị trí và chức năng của cơ quan KBNN Quyết định số 26/2015/QĐ-TTg ngày 08/7/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của KBNN trực thuộc BTC; theo đó: KBNN là cơ quan trực thuộc BTC, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng BTC QLNN về quỹ NSNN, các quỹ tài chính nhà nước; quản lý ngân quỹ nhà nước; tổng kế toán nhà nước; thực hiện việc huy động vốn cho NSNN và cho đầu tư phát triển thông qua hình thức phát hành trái phiếu Chính phủ theo quy định của pháp luật. 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan KBNN - Dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác thuộc lĩnh vực quản lý của KBNN trình Bộ trưởng BTC xem xét, phê duyệt hoặc để BTC trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật; tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác về lĩnh vực quản lý của KBNN. - Thực hiện quản lý quỹ NSNN, quỹ tài chính nhà nước được giao theo quy định của pháp luật (quản lý, kiểm soát các khoản thu, chi NSNN; quản lý các nguồn vốn khác; quản lý quỹ ngoại tệ tập trung, quỹ tài chính nhà nước; quản lý các khoản tạm thu, tạm giữ, tịch thu, ký cược, ký quỹ, thế chấp; quản lý tài sản quốc gia quý hiếm và quản lý tiền, tài sản, các loại chứng chỉ có giá được giao quản lý). - Tổ chức thực hiện kế toán NSNN, các quỹ và tài sản của Nhà nước, các khoản viện trợ, vay nợ, trả nợ của Chính phủ và chính quyền địa phương (tổ chức hạch toán kế toán, báo cáo tình hình thực hiện thu, chi NSNN; tổng hợp, lập quyết toán NSNN). 12 - Tổ chức thực hiện tổng kế toán nhà nước (tiếp nhận thông tin báo cáo tài chính; tổng hợp thông tin tài chính nhà nước; lập báo cáo tài chính nhà nước). - Tổ chức quản lý, điều hành ngân quỹ nhà nước (mở tài khoản, kiểm soát tài khoản tiền gửi; thực hiện các nghiệp vụ thu, chi, thanh toán của KBNN; xây dựng và phát triển hệ thống công cụ, nghiệp vụ quản lý hiện đại). - Tổ chức huy động vốn cho NSNN và đầu tư phát triển thông qua việc phát hành trái phiếu Chính phủ. - Tổ chức quản trị và vận hành hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc. - Thanh tra chuyên ngành, kiểm tra, kiểm toán nội bộ, giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện phòng, chống tham nhũng và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí theo quy định của pháp luật. - Hiện đại hóa hoạt động KBNN (xây dựng cơ chế, chính sách và quy trình nghiệp vụ phù hợp, ứng dụng CNTT, kỹ thuật tiên tiến, hiện đại hóa cơ sở vật chất của hệ thống KBNN). - Thực hiện công tác nội bộ ngành thuộc các lĩnh vực tổ chức bộ máy, biên chế, tiền lương, thi đua khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức; hợp tác quốc tế; CCHC; quản lý kinh phí do NSNN cấp và tài sản được giao theo pháp luật. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của cơ quan KBNN 2.2. Thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019 2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ 2.2.1.1. Về tổ chức bộ máy làm công tác lưu trữ Tại cơ quan KBNN, việc quản lý công tác văn thư và công tác lưu trữ được tổ chức thành một phòng riêng biệt, độc lập với các phòng khác và chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng. 2.2.1.2. Về bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ 13 Phòng Hành chính-Lưu trữ hiện có 04 biên chế, bao gồm 01 Trưởng phòng phụ trách chung, 01 người phụ trách công tác văn thư, 02 người phụ trách công tác văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ. Trong đó 01 người trình độ thạc sĩ chuyên ngành Tài chính-Ngân hàng, 02 người có trình độ đại học chuyên ngành Lưu trữ-Quản trị văn phòng và 01 người trình độ đại học chuyên ngành Văn thư. 2.2.2. Việc ban hành các văn bản quản lý về công tác lưu trữ Trên cơ sở căn cứ các quy định hiện hành của Nhà nước và BTC về công tác lưu trữ, KBNN đã kịp thời ban hành đầy đủ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ cho toàn hệ thống KBNN cũng như cho cơ quan KBNN, tạo cơ sở pháp lý để từng bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động quản lý. Tuy nhiên, có một số văn bản hướng dẫn về chỉnh lý, về tiêu hủy hết giá trị, kinh phí chỉnh lý được ban hành khá lâu, hiện nay có những điểm mới chưa được cập nhập, bổ sung, thay thế gây lúng túng cho công chức lưu trữ khi trực tiếp thực hiện nghiệp vụ lưu trữ. 2.2.3. Việc thực hiện các nghiệp vụ hoạt động lưu trữ 2.2.3.1. Hoạt động thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan - Lưu trữ cơ quan KBNN đã tiến hành 04 đợt thu thập hồ sơ, tài liệu về kho lưu trữ được hình thành từ năm 1990 đến năm 2015 với số lượng 2.138 mét hồ sơ, tài liệu. - Từ năm 2016 đến nay, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu không được tiến hành thường xuyên. Ngoài ra Lưu trữ cơ quan KBNN chưa tiến hành thu thập tài liệu điện tử và một số loại hình tài liệu trên các vật mang tin khác như băng ghi âm, ghi hình, tài liệu ghi âm vì kho lưu trữ cơ quan chưa có hệ thống cơ sở dữ liệu hạ tầng CNTT và các trang thiết bị kỹ thuật thiết yếu để đáp ứng yêu cầu bảo quản khối hồ sơ, tài liệu này theo quy định của pháp luật. 2.2.3.2. Chỉnh lý tài liệu Toàn bộ hồ sơ tài liệu của cơ quan KBNN được chỉnh lý để phục vụ tra cứu, khai thác. Tuy nhiên, việc thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý còn một số hạn chế như chưa 14 có kế hoạch chỉnh lý, chưa ứng dụng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu bằng máy tính; công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu chủ yếu bằng mục lục hồ sơ in thành quyển, nên khi tìm kiếm, tra cứu tài liệu lưu trữ thường mất nhiều thời gian. 2.2.3.3. Xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu của cơ quan KBNN đã đạt được các yêu cầu đó là: xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm; xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy. Tài liệu bảo quản có thời hạn của KBNN chủ yếu là tài liệu có thời hạn bảo quản từ 70 năm trở xuống, chiếm tỉ lệ khoảng 80% số hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan KBNN. Tỉ lệ 20% còn lại là hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Về công tác xác định giá trị để giao nộp tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử của cơ quan KBNN vẫn chưa được tiến hành, một phần nguyên nhân là do khối hồ sơ, tài liệu này vẫn phải giữ lại Lưu trữ cơ quan để thuận lợi cho việc phục vụ số liệu cho công tác thanh tra, kiểm toán và nhu cầu khai thác của cán bộ, công chức trong cơ quan. 2.2.3.4. Hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ cơ quan KBNN đã được bố trí đủ thiết bị để bảo quan an toàn khối hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho. Tuy nhiên, kho lưu trữ được đặt tại tầng 2 trụ sở cơ quan, dễ xảy ra tình trạng ngập úng trong mùa mưa bão, ẩm thấp trong mùa đông, gây mất an toàn cho tài liệu lưu trữ. Một số biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu như chống nấm mốc, chống côn trùng, khử trùng, khử axit...vẫn chưa áp dụng, phần nào ảnh hưởng tới tình trạng vật lý cũng như tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. 2.2.3.5. Hoạt động thống kê Cơ quan KBNN đã thực hiện nghiêm túc, đầy đủ, kịp thời chế độ thống kê công tác lưu trữ theo quy định của Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành nội vụ. Tuy nhiên, việc thống kê lưu trữ cơ quan KBNN vẫn tiến hành theo phương thức thủ công, chưa triển khai 15 phần mềm thống kê công tác lưu trữ trực tuyến như một số đơn vị cơ quan hành chính nhà nước khác. 2.2.3.6. Hoạt động sử dụng tài liệu lưu trữ Nhìn chung hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan KBNN diễn ra liên tục, thường xuyên và có chiều hướng tăng giảm giữa các năm do phục vụ các đợt thanh tra, kiểm toán và nhu cầu khai thác, nghiên cứu khoa học của công chức, viên chức cơ quan KBNN. Tuy nhiên, do Lưu trữ cơ quan chưa áp dụng CNTT trong công tác lưu trữ nên việc quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ đang tiến hành toàn toàn theo phương thức thủ công, bằng sổ sách và trên nền tài liệu giấy, nên khi phục vụ khai thác nhiều đối tượng cùng lúc mất rất nhiều thời gian và công sức của công chức làm công tác lưu trữ. 2.2.4. Cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ Kho lưu trữ cơ quan KBNN được bố trí tại tầng hầm 2 trụ sở cơ quan; kho được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn của kho lưu trữ chuyên dùng theo đúng quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Kho lưu trữ cơ quan KBNN có diện tích là 528 m2; trong đó phòng đọc và khu vực chỉnh lý là 210 m2; phòng bảo quản tài liệu là 318 m2. Kho lưu trữ của cơ quan được trang bị đầy đủ các thiết bị bảo vệ, thiết bị bảo quản tài liệu theo đúng quy định; đảm bảo chế độ về độ ẩm, ánh sáng trong kho; giá di động, giá cố định; hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động bằng khí CO2; hệ thống điều hòa không khí. 2.2.5. Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ Hiện tại, việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ hiện tại cơ quan KBNN còn rất nhiều hạn chế, cụ thể: Lưu trữ cơ quan chưa triển khai Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, nên chưa thể chuyển giao văn bản điện tử ở giai đoạn văn thư vào lưu trữ để đảm bảo giá trị lưu trữ của văn bản, tài liệu. Cơ quan KBNN cũng chưa tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ giấy, đặc biệt là tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, dẫn đến hiện tại cơ quan KBNN không có nguồn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử phục vụ cho hoạt động khai thác thông tin điện tử cá nhân, đơn vị trong cơ quan. 16 2.2.6. Nghiên cứu khoa học trong công tác lưu trữ Tại cơ quan KBNN chưa có công trình nghiên cứu khoa học nào về công tác lưu trữ, nhưng được sự quan tâm của Lãnh đạo KBNN, để chuẩn bị cho nhiệm vụ trọng tâm nhằm cụ thể hóa chương trình hành động hình thành KBNN điện tử, KBNN đã tổ chức một khóa học “Đào tạo phương pháp lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử cho KBNN” từ ngày 29/11 đến 10/12/2017 cho 15 công chức, viên chức KBNN tại Liên bang Nga. Sau khóa học, công chức, viên chức KBNN được trang bị những kiến thức hiện đại về công tác văn thư, lưu trữ điện tử và đây sẽ là lực lượng nòng cốt góp phần triển khai, thực hiện hiệu quả việc hiện đại hóa công tác lưu trữ, nhất là công tác bảo quản hồ sơ điện tử của hệ thống KBNN. 2.3. Đánh giá việc hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN 2.3.1. Những kết quả đạt được - Toàn bộ tài liệu trong kho lưu trữ được bảo quản tổ chức chỉnh lý khoa học, lập công cụ tra cứu và xây dựng nội quy sử dụng tài liệu, tất cả các tài liệu đưa ra phục vụ khai thác đều được theo dõi, quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn và thuận lợi. - Về biên chế trong công tác lưu trữ đã được bố trí đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ, trong đó 2 biên chế trình độ đại học chuyên ngành Lưu trữ-Quản trị văn phòng. - Về sắp xếp tổ chức, kho tàng: Cơ quan KBNN đã bố trí đủ diện tích phòng làm việc và trang thiết bị phục vụ cho công việc của công chức phòng Hành chính- Lưu trữ. Trong kho lưu trữ được trang bị đầy đủ hệ thống giá, kệ, hộp, bìa hồ sơ... tất cả đều được sắp xếp một cách chuyên nghiệp, khoa học, đảm bảo nguyên tắc trong khai thác tài liệu lưu trữ là dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. - KBNN đã ban hành đầy đủ hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ. 2.3.2. Hạn chế - Biên chế làm công tác lưu trữ còn mỏng, lại kiêm nhiệm công tác văn thư nên không có thời gian để nghiên cứu khoa học, tìm tòi, áp dụng kịp thời tiến bộ của khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ. 17 - Việc hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN mới chỉ dừng lại việc trang bị các trang thiết bị bảo quản tài liệu như giá, kệ, hệ thống báo cháy, chữa cháy... mà chưa quan tâm tới việc ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ. - Một số lượng lớn hồ sơ, tài liệu vẫn còn tồn đọng tại các Vụ, Cục nghiệp vụ chưa thể thu thập vào kho lưu trữ. Công tác tiêu hủy hồ sơ vẫn chưa được diễn ra thường xuyên. Hồ sơ, tài liệu bảo quản trong kho chưa được số hóa, chưa giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. - Hầu hết các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan KBNN đều thực hiện theo phương thức thủ công, truyền thống, mất nhiều thời gian, công sức của công chức làm lưu trữ, ảnh hưởng đến chất lượng chung của công tác lưu trữ. - Công chức lưu trữ chưa nắm rõ được các nội dung của hiện đại hóa công tác lưu trữ nên chưa thể đề xuất với Lãnh đạo KBNN, Lãnh đạo Văn phòng các giải pháp trọng tâm tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN. 2.3.3. Nguyên nhân 2.3.3.1. Nguyên nhân của những kết quả đạt được - Hiện đại hóa công tác lưu trữ đã nhận được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo KBNN cũng như Lãnh đạo Văn phòng nhằm đưa công tác lưu trữ đạt hiệu quả, chất lượng tốt nhất. - KBNN đang từng bước đẩy mạnh hiện đại hóa trong hoạt động quản lý. Đây là bước cụ thể hóa chủ trương ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước, đồng thời góp phần tạo ra những thay đổi cơ bản trong công tác lưu trữ của cơ quan KBNN theo hướng khoa học, hiện đại hơn. 2.3.3.2. Nguyên nhân của những hạn chế - Chưa tạo ra được sự đồng bộ, gắn kết giữa hiện đại hóa công tác lưu trữ với hiện đại hóa các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ khác của KBNN. 18 - Chưa có lộ trình hiện đại hóa công tác lưu trữ trong Chiến lược phát triển tổng thể KBNN giai đoạn 2016-2020 cũng như các giải pháp triển khai cụ thể. - Năng lực, trình độ của một bộ phận công chức KBNN còn hạn chế bởi kiến thức, tư duy và lề lối làm việc cũ; chưa theo kịp với yêu cầu đổi mới quản lý, hiện đại hóa hoạt động KBNN nói chung, công tác lưu trữ nói riêng. - Nguồn lực kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ tuy đã được quan tâm nhưng nhìn chung vẫn còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại hơn. - Chưa có chế tài cụ thể xử lý các hành vi vi phạm các quy định trong hoạt động lưu trữ, cũng như chưa có chế độ đãi ngộ khen thưởng phù hợp đối với công chức có sáng kiến ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lưu trữ. - Thiếu các văn bản quy định cụ thể của cơ quan QLNN về hiện đại hóa công tác lưu trữ như khái niệm về hiện đại hóa, mục đích, nội dung và các phương pháp hiện đại hóa công tác lưu trữ... dẫn đến nhiều cách hiểu không thống nhất, gây khó khăn cho hoạt động quản lý. 19 Tiểu kết chương 2 Trong những năm qua, Lãnh đạo KBNN đã luôn quan tâm sát sao đến công tác lưu trữ cơ quan, chú trọng đến việc ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ; bố trí nhân sự làm lưu trữ, bố trí kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữNhìn chung, công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN đã đi vào nề nếp, tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn và phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan. Tuy nhiên, về cơ bản các hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ như thu thập, bảo quản, khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ vẫn chủ yếu tiến hành theo phương pháp thủ công, chưa đáp ứng yêu cầu trong công cuộc hiện đại hoá đất nước nói chung và lĩnh vực kho bạc nói riêng. Thực tiễn công tác lưu trữ của KBNN đã bộc lộ một số nhược điểm: biên chế mỏng, việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ còn hạn chế, cụ thể tại cơ quan KBNN chưa có phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ; chưa tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ; chưa chiết xuất dữ liệu từ Chương trình quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính (eDocTC) thành cơ sở dữ liệu hồ sơ lưu trữ điện tử Từ thực trạng đó đòi hỏi công tác lưu trữ của cơ quan KBNN phải đổi mới theo hướng hiện đại hơn, áp dụng những thành tựu của khoa học, kỹ thuật công nghệ để đưa công tác lưu trữ lên một vị trí mới, đồng thời phát huy hơn nữa giá trị của tài liệu lưu trữ đối với mọi hoạt động của cơ quan KBNN, phục vụ đắc lực cho mặt trận cung cấp thông tin trong chiến lược hình thành kho bạc điện tử trong thời gian tới của KBNN. Nắm rõ được thực trạng công tác lưu trữ để qua đó tác giả có cái nhìn cụ thể hơn về những mặt đạt được cũng như mặt hạn chế trong công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN, để qua đó có những giải pháp thích hợp, phù hợp với thực tiễn hoạt động của cơ quan KBNN, nhằm giúp việc thực hiện hiện đại hóa công tác lưu trữ đạt được hiệu quả tốt nhất. 20 Chương 3 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC 3.1. Định hướng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan Kho bạc Nhà nước 3.1.1. Định hướng của Nhà nước về hiện đại hóa công tác lưu trữ 3.1.2. Định hướng hiện đại hóa công tác lưu trữ của BTC và KBNN 3.1.2.1. Định hướng của BTC 3.1.2.2. Định hướng của KBNN 3.2. Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN 3.2.1. Tăng cường nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức - Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền phổ biến các văn bản của Đảng, của Nhà nước quy định về công tác lưu trữ, trong đó phổ biến chuyên đề những văn bản đề cập tới vai trò, mục tiêu, tiến trình hiện đại hóa công tác lưu trữ của cả nước, của các ngành trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. - Tổ chức các lớp đào tào bồi dưỡng về công tác lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức toàn cơ quan. - Tổ chức cuộc khảo sát về mô hình hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN, qua đó tận dụng được những ý kiến, sáng kiến của cán bộ, công chức toàn cơ quan trong việc xây dựng kế hoạch, lộ trình hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN. 3.2.2. Hoàn thiện hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về hiện đại hóa công tác lưu trữ Đây được coi là giải pháp mang tính cơ sở và tiền đề cho việc thực hiện các giải pháp khác. Việc hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về hiện đại hóa công tác lưu trữ tập trung ở các văn bản sau: - Ban hành quy chế về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ cơ quan KBNN. 21 - Dựa theo quy định của cơ quan QLNN về lưu trữ, sửa đổi, ban hành công văn hướng dẫn nội dung, tiêu chuẩn, quy trình... đối với các nghiệp vụ lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế. - Báo cáo, đề xuất với BTC kiến nghị Bộ Nội vụ ban hành các văn bản sửa đổi, bổ sung, hoặc thay thế các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ có nhiều bất cấp, hạn chế để thực hiện thống nhất trong cả nước. Tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức khi áp dụng trong thực tiễn hoạt động của mình. 3.2.3. Kiện toàn tổ chức bộ máy kết hợp với đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ năng cho đội ngũ làm công tác lưu trữ - Thực hiện chính sách điều động, luân chuyển công chức văn thư, lưu trữ trong hệ thống KBNN. - Tăng cường cử công chức làm công tác lưu trữ của cơ quan tham gia các khóa học đào tạo bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước do KBNN, BTC và Bộ Nội vụ tổ chức. - Cử công chức lưu trữ