Tóm tắt Luận văn Pháp luật về chứng thực tại ubnd cấp xã – Từ thực tiễn huyện Đan Phượng thành phố Hà Nội

ban nhân dân cấp xã. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Về đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu quy định pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã và việc thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội. - Về nội dung: Luận văn tập 5 trung nghiên cứu các quy định của pháp luật về chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã (bao gồm xã, phường và thị trấn) và việc thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã, tập trung vào nội dung chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. - Về thời gian: Luận văn nghiên cứu các quy định của pháp luật từ khi ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP cho tới nay và thực tiễn áp dụng thực hiện các quy định về chứng thực từ năm 2015 cho đến nay. - Về không gian: Luận văn nghiên cứu các quy định của pháp luật Việt Nam và nghiên cứu thực tiễn thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội. 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử và tư tưởng Hồ Chí Minh về Nhà nước và Pháp luật, về quản lý Nhà nước, về quyền con ngườitrong pháp luật về chứng thực nói chung và pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã nói riêng trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn. Về phương pháp thu thập số liệu, dữ liệu: Để thu thập thông tin, Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu thứ cấp từ các báo cáo, kết quả khảo sát, điều tra của các CQNN, các côn tham vấn ý kiến các chuyên gia, tổ chức các hội thảo khoa học. Bên cạnh đó tác giả luận văn còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như phương pháp phân tích, đánh giá trong Chương 1, phương pháp thống kê, tổng hợp, so sánh, đánh giá trong Chương 2 và phương pháp phân tích, quy nạp trong Chương 3 để nghiên cứu về lý luận, pháp luật cũng như thực tiễn áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã trên địa bàn huyện Đan Phượng, Thành phố Hà Nội. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Luận văn có ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn như việc hệ thống hóa được các quy định pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã , đánh giá được các quy định của pháp luật về chứng thực tại Ủy ban dân cấp xã dựa trên thực tiễn thực hiện pháp luật về chứng thực trên địa bàn huyện Đan Phượng, chỉ rõ những điểm còn hạn chế và nguyên nhân của hạn chế, từ đó đề xuất những 6 định hướng và giải pháp nhằm tiếp tục hoàn thiện các quy định pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã trong thời gian tới. Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ 1.1. Một số vấn đề lý luận về chứng thực tại UBND cấp xã 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của chứng thực - Khái niệm chứng thực: Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để tổ chức, cá nhân sử dụng trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính theo quy định của pháp luật. - Đặc điểm của chứng thực:Một là, chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện; Hai là, bản chất của chứng thực là xác thực giá trị pháp lý của văn bản, chứng nhận sự việc theo quy định của pháp luật; Ba là, chứng thực bao gồm các hoạt động chủ yếu là cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cá nhân và chứng thực hợp đồng, giao dịch. 1.1.2. Khái niệm và đặc điểm của chứng thực tại UBND cấp xã - Khái niệm chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã: Chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã là hoạt động mang tính chất hành chính do Ủy ban nhân dân cấp xã xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để tổ chức, cá nhân sử dụng trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính theo quy định của pháp luật. 6 - Đặc điểm về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã:Một là, chứng thực tại UBND cấp xã là hoạt động mang tính chất hành chính do UBND cấp xã – cơ quan hành chính nhà nước cấp thấp nhất thực hiện với những đặc thù riêng của chính quyền cấp xã; Hai là, chứng thực của UBND cấp xã bị giới hạn về phạm vi các hoạt động chứng thực cụ thể do sự chi phối về trình độ, năng lực quản lý của UBND cấp xã và trình độ dân trí cấp cơ sở; Ba là, chứng thực tại UBND cấp xã được thực hiện theo một trình tự, thủ tục chặt chẽ do pháp luật 7 quy định. - Vai trò của chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã Chứng thực tạo điều kiện, hỗ trợ cho tổ chức, cá nhân thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật; Chứng thực tại UBND cấp xã là công cụ để UBND cấp xã quản lý xã hội, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, hạn chế tranh chấp phát sinh, góp phần thúc đẩy nền kinh tế - xã hội tại địa phương phát triển: 1.2. Khái niệm, đặc điểm của Pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã 1.2.1. Khái niệm pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã Pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã là tổng thể những quy tắc xử sự mang tính bắt buộc chung do Nhà nước ban hành hoặc thừa nhận và đảm bảo thực hiện để điều chỉnh hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để tổ chức, cá nhân sử dụng trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính. 7 1.2.2. Đặc điểm của pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã Một là, các quy định của pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã là bộ phận của pháp luật về chứng thực; Hai là, các quy định của pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã tồn tại dưới hình thức một hệ thống, chủ yếu bao gồm “các quy định luật thủ tục” và một số “các quy định luật nội dung” điều chỉnh trực tiếp các hoạt động chứng thực của UBND cấp xã do các cơ quan nhà nước ban hành; Ba là, pháp luật chứng thực chủ yếu là pháp luật về hình thức (pháp luật về thủ tục) và có mối liên hệ chặt chẽ với pháp luật về nội dung thuộc các chuyên ngành khác; Bốn là, pháp luật chứng thực là “cầu nối”, là điểm giao thoa trong hệ thống pháp luật. 1.3. Nội dung pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã Một là, nhóm các quy phạm pháp luật quy định về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã; quyền và nghĩa vụ của UBND cấp xã và các bên liên quan trong thực hiện chứng thực; Hai là, nhóm các quy phạm pháp luật quy định về trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân 8 dân cấp xã; Ba là, nhóm các quy phạm pháp luật quy định trách nhiệm quản lý nhà nước và xử lý vi phạm trong hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã; Bốn là, nhóm quy phạm pháp luật quy định về chế độ chính sách, phí và lệ phí, các điều kiện đảm bảo khác đối với cán bộ làm công tác chứng thực tại UBND cấp xã. 1.4. Vai trò của pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã Một là, tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động chứng thực và quản lý 8 hoạt động chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã; Hai là, bảo vệ quyền và lợi ích của công dân, tổ chức trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính; Ba là, tạo cơ sở pháp lý để đảm bảo việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của cơ quan hành chính, cá nhân có thẩm quyền trong việc thực hiện hoạt động chứng thực; Bốn là, thúc đẩy quá trình cải cách thủ tục hành chính, góp phần xây dựng nền hành chính kiến tạo và phục vụ. 1.5. Những yếu tố tác động đến pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã Một là, yếu tố nhận thức: Mức độ hoàn thiện của pháp luật về chứng thực phụ thuộc rất lớn vào nhận thức của cơ quan nhà nước có thẩm quyền soạn thảo và ban hành văn bản; Hai là, trình độ lập pháp : Trình độ lập pháp là yếu tố chi phối trực tiếp đến chất lượng pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã. Yếu tố này càng trở nên quan trọng trong bối cảnh ở Việt Nam hiện nay, trình độ lập pháp của các cơ quan còn có những hạn chế; Ba là, năng lực tổ chức thực hiện pháp luật của UBND cấp xã: bao gồm năng lực, kỹ năng nghiệp vụ của cán bộ, công chức thực hiện chứng thực, nguồn lực tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật có thể huy động để trang bị cho công tác chứng thực tại UBND cấp xã; Bốn là, điều kiện kinh tế, xã hội, năng lực thực thi pháp luật chứng thực tại UBND xã của người dân. Chương 2 THỰC TRẠNG PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ TỪ THỰC TIỄN HUYỆN ĐAN PHƢỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 9 2.1. Quy định pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã 2.1.1. Lịch sử phát triển của chế định pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân xã Thời kỳ từ 1945-1986, chứng thực là hoạt động thị thực giấy tờ của UBND theo quy định của Sắc lệnh số 59/SL ngày 15-11-1945; hoạt động trước bạ việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất của Uỷ ban kháng chiến hành chính các cấp theo quy định của Sắc lệnh số 85/SL ngày 29/02/1952; hoạt động công chứng, thị thực của UBND cấp xã, UBND cấp huyện, Toà án, Công an, Cơ quan địa chính, nhà đất. Thời kỳ từ 1987-2007: hoạt động chứng thực được đồng nhất hóa với hoạt động công chứng theo quy định của Thông tư số 574/QLTPK ngày 10-10-1987 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện các việc công chứng nhà nước; Nghị định số 45/HĐBT ngày 27-2- 1991 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước; Nghị định số 31/CP ngày 18-5- 1996 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước; sau đó có sự tách biệt về tên gọi theo thẩm quyền theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8-12-2000 về công chứng, chứng thực. Từ năm 2007 đến nay, hoạt động chứng thực mới được coi là hoạt động độc lập, phân biệt một cách cơ bản với hoạt động công chứng cả về tên gọi, tính chất và thẩm quyền. 10 2.1.2. Pháp luật hiện hành về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã Các văn bản pháp luật hiện hành quy định về chứng thực của UBND cấp xã gồm: Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 3/3/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực; Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên. bản chính các 10 giấy tờ, văn bản do cơ q dịch: là việc UBND xã chứng 11 đai, về nhà ở Luật đất đai, là nhà ở theo quy định của Luật nhà ở. 2.1.2.2. thực hiện chứng thực - đủ nghĩa vụ, quyền của các chủ thể thực hiện chứng thực. Cụ thể, khi thực hiện chứng thực chủ thể thực hiện chứng thực phải đảm bảo các nguyên tắc quy định tại Nghị định này. Thủ tục chứng thực của UBND cấp xã được thực hiện theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Thông tư 01/2020/BTP của Bộ Tư Pháp - phương). (i) Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính: Theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Điều 10, điều 11 của Thông tư 01/2020/TT-BTP. (ii) Thủ tục chứng thực chữ ký: Theo quy định tại Điều 30 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 23 Nghị định số 23/2015/NĐ- CP, Điều 24, 25 của Nghị định số 12 23/2015/NĐ-CP. Điều 12,13,14,15 của thông tư 01/2020/TT-BTP (iii) Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch: Theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và thông tư 01/2020/TT-BTP. 2.1.2.4. Quy định về trách nhiệm quản lý nhà nước và xử lý vi phạm của Ủy ban nhân dân cấp xã trong hoạt động chứng thực Theo quy định tại khoản 3, Điều 43 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. 2.1.2.5. Pháp luật quy định về chế độ chính sách, phí và lệ phí, các điều kiện đảm bảo khác - Phí chứng thực bản sao từ bản chính và các chi phí khác: Mức thu phí cấp bản sao từ bản chính là 2.000đ/trang, từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang nhưng mức thu tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản. - Phí chứng thực chữ ký: Tại Phòng Tư pháp và UBND cấp xã: 10.000 đồng/trường hợp. - Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch: Việc thu phí chứng thực hợp đồng, giao dịch của UBND cấp xã được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 226/2016/TT- BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực. 2.2. Tổ chức thực hiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Đan Phương, thành phố Hà Nội Thứ nhất, về chỉ đạo, điều hành việc thực hiện pháp luật chứng thực: phòng Tư pháp tham mưu giúp UBND huyện Đan Phượng xây dựng, ban hành và tổ chức triển khai 134 Kế hoạch, Quyết định, Chỉ thị về trọng tâm công tác Tư pháp, công tác chuyên môn về các lĩnh vực của ngành Tư pháp, trong đó có 11 công tác chứng thực. UBND các 13 xã, thị trấn đã kịp thời ban hành các kế hoạch triển khai thực hiện thuộc địa phương mình. Thứ hai, – đẳng chuyên ngành Luật (bằng 92,6 %), 2 đồng chí có bằng thạc sỹ Luật (chiếm 7,4 %). Thứ ba, về kết quả thực hiện thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã: Hiện nay, 13/16 xã, thị trấn tại Đan Phượng bố trí cán bộ tư pháp trực ở bộ phận một cửa để trực tiếp tiếp nhận các hồ sơ yêu cầu về chứng thực, khắc phục tình trạng người trực không phải là công chức tư pháp nên không thể giải thích và trả lời cho người dân mà chỉ có thể chuyển hồ sơ. Nội dung Năm Chứng thực bản sao từ bản chính Đơn vị: bản Chứng thực chữ ký Đơn vị: việc Chứng thực HĐ, GD Đơn vị: việc Số tiền thu đƣợc từ chứng thực Đơn vị: đồng Năm 2015 75.206 948 977 410.654.000 Năm 2016 71.519 1.517 1.093 284.377.000 Năm 2017 71.354 4.183 1.768 445.177.000 Năm 2018 115.658 3.282 2.256 454.888.000 Năm 2019 125.108 3.971 1.821 506.084.000 Thứ tư, – hộ tịch, tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã thông qua các hội nghị, buổi 14 loa truyền thanh xã, công tác lưu trữ, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực, tổng hợp và thống kê số liệu về chứng thực được thực hiện đầy đủ và nghiêm túc. 2.3. Đánh giá pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực tế huyện Đan Phƣợng, thành phố Hà Nội 2.3.1. Một số ƣu điểm Một là, pháp luật đã tăng thẩm quyền một cách phù hợp cho cấp xã, quy định rõ ràng hơn thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của UBND xã, tránh tình trạng ùn tắc và đùn đẩy trong hoạt động chứng thực. Hai là, pháp luật đã bổ sung quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức TTHC trong giao dịch hành chính. Ba là, pháp luật quy định trình tự, thủ tục chứng thực tại UBND cấp xã được bổ sung, hoàn thiện theo hướng đơn giản hóa TTHC, tạo thuận lợi cho cả cơ quan có thẩm quyền và người dân: quy định cụ thể về thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực bảo đảm ngay trong ngày, bổ sung cách ghi số chứng thực chữ ký và số chứng thực hợp đồng, thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính cụ thể, hoàn thiện hơn, thủ tục chứng 12 thực chữ ký phù hợp và thuận tiện hơn. Bốn là, quy định rõ hơn cách thức xử lý văn bản chứng thực trái luật. 2.3.2. Một số hạn chế, vướng mắc Một là, pháp luật không có quy định định nghĩa về chứng thực mà chỉ đưa ra định nghĩa các hoạt động chứng thực cụ thể. Điều này dẫn tới thực tế đó là người dân không thực sự hiểu rõ bản chất của chứng thực cũng như bị nhầm lẫn giữa hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực. 15 Hai là, các quy định chung về thủ tục chứng thực còn có một số điểm thiếu cụ thể, rõ ràng, gây ra những vướng mắc trong thực tế triển khai tại UBND cấp xã: Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực không tương thích với số lượng công chức tư pháp sẽ gây khó khăn trong đảm bảo thực hiện; Nguy cơ chứng thực giấy tờ, văn bản giả; Nguy cơ từ việc đơn giản hóa quá mức các thủ tục, giấy tờ; Vướng mắc trong thực hiện chứng thực theo cơ chế một cửa. Ba là, quy định về thủ tục chứng thực trong các lĩnh vực cụ thể còn chưa thực sự hoàn thiện, thiếu phù hợp, cụ thể, gây ra một số khó khăn, vướng mắc trong thực hiện tại UBND cấp xã từ thực tế huyện Đan Phượng như: (i) Về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính: (ii) Về thủ tục chứng thực chữ ký: (iii) Về thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch: Bốn là,có sự mâu thuẫn giữa Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và một số văn bản hướng dẫn thi hành. Năm là, quy định về phí chứng thực còn có những điểm bất hợp lý, mâu thuẫn giữa các văn bản. Sáu là, còn dễ dãi, tùy tiện; một số UBND cấp xã chưa thấy được mức độ nghiêm trọng của hậu quả do sai sót trong chứng thực; tự quy định thêm một số loại giấy tờ khác; việc thu phí còn nhiều bất hợp lý, tiềm 16 ẩn nguy cơ thất thoát; hoạt động thanh tra, kiểm tra còn chưa đáp ứng yêu cầu 2.3.3. Nguyên nhân hạn chế Một là,chưa nhận thức hết tầm quan trọng và việc hoàn thiện pháp luật về chứng thực liên quan tới thẩm quyền của UBND cấp xã. Hai là, trình độ, quy trình lập pháp còn hạn chế, chưa có sự khảo sát, đánh giá tác động toàn diện các quy định liên quan đến thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã trước khi ban hành. Ba là, năng lực tổ chức thực hiện pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã còn hạn chế. Khi đặt 13 nguyên nhân nhân này vào thực tế huyện Đan Phượng, có thể thấy rõ các khía cạnh cụ thể của nguyên nhân này như sau:Công tác chứng thực chưa thực sự được các UBND cấp xã tại Đan Phượng quan tâm đúng mức; Các nguồn lực về cơ bản là đáp ứng nhu cầu nhưng cũng còn một số hạn chế nhất định về cơ sở vật chất, chất lượng nhân sự đặc biệt là về tin học, ngoại ngữ, đạo đức, ý thức pháp luật Bốn là,điều kiện kinh tế, xã hội, năng lực thực thi pháp luật chứng thực tại UBND xã của người dân còn có một số hạn chế: mặt bằng nhận thức pháp luật, điều kiện kinh tế - xã hội của người dân trên phạm vi cả nước còn chưa cao nên các nhà làm luật phải lựa chọn quy trình phù hợp với mặt bằng chung, dẫn tới một số thủ tục trực tuyến có thể áp dụng ở đô thị cũng không thể thế chế hóa thành quy định chung, hiểu biết pháp luật của người dân liên quan đến chứng thực nhìn chung còn chưa sâu nên có những thủ tục phải giải thích, hướng dẫn nhiều lần; quan hệ họ hàng, làng xóm dẫn tới sự nể nang, bỏ qua quy định Chương 3 ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ 3.1. Sự cần thiết và định hƣớng phải hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã 3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại ủy ban nhân dân cấp xã Một là, đáp ứng yêu cầu của chương trình cải cách hành chính nhà nước, thúc đẩy quá trình xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, kiến tạo phát triển. Hai là, đáp ứng yêu cầu của nhiệm vụ chính trị, chủ trương cải cách tư pháp, phân cấp, phần quyền cho cấp xã đặt ra đối với hoạt động chứng thực. Ba là, đáp ứng yêu cầu của hội nhập nền kinh tế quốc tế. Bốn là, khắc phục những hạn chế đặt ra của quy định pháp luật hiện hành, những vướng mắc pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã gây ra trong thực tiễn. 3.1.2. Định hướng hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã Một là, hoàn thiện pháp luật về chứng thực phải dựa trên cơ sở lý 14 luận về hoạt động chứng thực và sự tổng kết toàn diện thực tiễn hoạt động này gắn với thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã nhằm đảm bảo tính khoa học, đồng bộ, khả thi; Hai là, hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã phải đặc biệt lưu ý tới khía cạnh cải cách thủ tục hành chính; 18 Ba là, hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã phải lưu ý tới sự phù hợp với đặc thù của Ủy ban nhân dân cấp xã và thích ứng với nhu cầu ngày càng cao của người dân. 3.2. Giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã 3.2.1. Giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã Thứ nhất, xây dựng và ban hành Luật Chứng thực thay thế cho các văn bản có hiệu lực pháp lý thấp hơn hiện này để tạo cơ sở pháp lý thống nhất, vững chắc và ổn định cho hoạt động chứng thực nói chung và chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã nói riêng. Thứ hai, cần bổ sung quy định định nghĩa chứng thực theo hướng xác định rõ chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng nhận về hình thức các giấy tờ, văn bản. Thứ ba, bổ sung, sửa đổi các quy định chung của pháp luật về thủ tục chứng thực như sau: Bổ sung quy định hướng dẫn phù hợp vớ ại giao dịch và giấy tờ phải xuất trình đố ị Đặc biệt là hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch. Nên ban hành các mẫu hợp đồng, giao dịch để thuận lợi cho người dân và cả công chức tiếp nhận hồ sơ thay vì quy định “ Dự thảo” như hiện nay. Bổ sung quy định hướng dẫn để tháo gỡ vướng mắc trong thực hiện chứng thực theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong trường hợp địa phương chưa bố trí được cán bộ Tư pháp tại bộ phận “một cửa” thì trong một số tình huồng chứng thực cụ thể phải giải quyết như thế nào để tạo thuận lợi cho người dân đơn cử như trong 19 chứng thực chữ ký, có tiếp tục yêu cầu người dân phải ký trước mặt cán bộ tư pháp không. Thứ tư, sửa đổi quy định pháp luật về trách nhiệm của các bên trong hoạt động chứng thực: Để nhấn mạnh nguyên tắc người chứng thực chịu trách nhiệm về mặt hình thức, người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về mặt nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy 15 tờ, văn bản. Rà soát và bổ sung quy định về trách nhiệm của người thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã liên quan tới quy trình thực hiện chứng thực, đảm bảo sự đối chiếu, so sánh, đảm bảo quy trình một cách tốt nhất. Xem xét sửa đổi quy định theo hướng cán bộ tư pháp ký duyệt hồ sơ chứng thực và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước chủ tịch UBND cấp xã để đảm bảo kịp thời về thời hạn theo quy định, tránh bất cập khi người ký chứng thực (Chủ tị ủ tịch) đi vắng thì sẽ không có ai ký chứng thực, giảm thời gian chờ đợi của người dân. Thứ năm, sửa đổi, bổ sung quy định về thủ tục chứng thực trong các lĩnh vực cụ thể cho phù hợp với thực tế, đảm bảo tính chặt chẽ cũng như thuận lợi trong triển khai: (i) Về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính: Quy định thời hạn sử dụng bản sao có chứng thực, theo đó bản sao có chứng thực không xác định về thời hạn. Sửa đổi quy định về lữu trữ theo hướng lưu trữ các văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ thường xuyên bị làm giả để phục vụ việc đối chiếu khi cần thiết, thời hạn lưu trữ 02 năm. Bổ sung quy định về chịu trách nhiệm nội 20 dung của giấy tờ, văn bản chứng thực của người yêu cầu chứng thực. Sửa đổi quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP như sau: “Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận, trừ giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài”. Để tiến tới hạn chế tình trạng sử dụng bản sao có chứng thực một cách tràn lan, cần có quy định “cứng” về trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận hồ sơ khi giải quyết các thủ tục hành chính. Theo đó, các cơ quan này không được phép yêu cầu người dân phải nộp bản sao có chứng thực mà phải tự mình đối chiếu bản chính với bản sao và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đó (trừ trường hợp hồ sơ được nộp qua hệ thống bưu chính). (ii) Thủ tục chứng thực chữ ký: Thủ tục chứng thực chữ ký cần có sự rà soát thống nhất quy định với các văn bản chuyên ngành. Bổ sung hướng dẫn cụ thể về một số giấy tờ, văn bản được hoặc không được chứng thực chữ ký. Phối hợp với các bộ, ngành liên quan rà soát điều chỉnh hoặc đề xuất với Chính phủ việc điều chỉnh những TTHC về chứng thực còn rườm rà do vẫn còn sự mâu thuẫn, chồng chéo trong nhiều văn bản quản lý đã ban hành, cụ thể là: Điều chỉnh thủ tục chứng thực chữ ký 16 trong văn bản giao dịch về đất đai được quy định trong nhiều văn bản liên quan. Cho phép chứng thực giấy ủy quyền đối với những ủy quyền mang tính đơn giản và không có thù lao thay vì việc liệt kê bốn loại được chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền như hiện nay. 21 Ban hành mẫu lời chứng riêng cho việc chứng thực chữ ký trên giấy tờ cá nhân, lời chứng đảm bảo ngắn gọn, phù hợp với các mẫu sơ yếu lý lịch hiện nay. (iii) Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch: Để đảm bảo chặt chẽ trong chứng thực hợp đồng, giao dịch, cần quy định các giấy tờ cần xuất trình khi yêu cầu chứng thực đối với một số thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch cụ thể; bổ xung quy định người yêu cầu chứng thực và người tiếp nhận hồ sơ cùng ký nháy vào các trang