Tóm tắt Luận văn Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên

nh ra tài liệu; là tài liệu bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp; là tài liệu có giá trị pháp lý; làm bằng chứng chân thực cho các hoạt động quá khứ; không phải là đối tượng được sản sinh ra để mua, bán, kinh doanh. Ngày nay, do sự phát triển của khoa học công nghệ và do nhu cầu ngày càng cao của đời sống xã hội,tài liệu lưu trữ ngày càng có nội dung phong phú và đa dạng về thể loại. Có thể kể ra một số loại hình tài liệu lưu trữ chính như sau: Tài liệu lưu trữ hành chính; tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật; tài liệu lưu trữ nghe nhìn; tài liệu lưu trữ điện tử. 1.1.1.3. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 6 Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa trên các phương diện sau: Ý nghĩa chính trị: Chứa đựng những thông tin mang tính giai cấp, phản ánh bản chất của một giai cấp nhất định. Ý nghĩa lịch sử - khoa học: Phản ánhtrung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của cả quốc gia trong tiến trình lịch sử. Tài liệu lưu trữ cũng phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã hội đương thờinên mang tính khoa học cao. Ý nghĩa thực tiễn:Phục vụ cho nhu cầu tra cứu của xã hội, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, phục vụ nghiên cứu và giải quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ công chức, phục vụ nhu cầu đời sống của công dân. 1.1.2. Công tác lưu trữ 1.1.2.1. Khái niệm Về khái niệm“công tác lưu trữ” hiện nay ở Việt Nam và nước ngoài có một số định nghĩa khác nhau. Ở nước ta, chúng tôi đề cập đến 03 định nghĩa cơ bản được công bố chính thức trong các giáo trình giảng dạy bậc đại học về lưu trữ và trong T điển chuyên ngành về văn thư, lưu trữ: - Định nghĩa thứ nhất: Theo cuốn giáo trình “lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” dùng cho sinh viên đại học lưu trữ do nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990: “Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [19,tr.15]. - Định nghĩa thứ hai: Theo cuốn t điển “Giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” do nhà xuất bản Văn hóa Thông tin ấn hành năm 2011, công tác lưu trữ là “Toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và 7 quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ” [20, tr.109]. - Định nghĩa thứ ba: Theo Điều 01 của Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành “Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ”:“Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”. T những khái niệm trên có thể thấy công tác lưu trữ bao gồm hai phương diện: phương diện quản lý nhà nước và phương diện các công việc hoạt động thuần túy nghiệp vụ lưu trữ. 1.1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ Theo định nghĩa nêu trên, xét về lý luận nội dung công tác lưu trữ gồm có: Phương diện quản lý nhà nước như: ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, tthi đua - khen thưởng trong việc thực hiện các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học - công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công chức và viên chức lưu trữ và phương diện hoạt động nghiệp vụ với các công việc cơ bản như: thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ; thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 1.1.3. Nguyên tắc quản lý đối với công tác lưu trữ Thứ nhất, Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Thứ hai, hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật. 8 Thứ ba, tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê. 1.1.4. Ý nghĩa của công tác lưu trữ - Đối với sự phát triển của đất nước - Đối với cơ quan, tổ chức 1.2. Quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ 1.2.1. Khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là hoạt động của hệ thống các cơ quan nhà nước trong việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, thi đua - khen thưởng trong việc thực hiện các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công chức và viên chức lưu trữ. 1.2.2. Chủ thể quản lý nhà nước về công tác lưu trữ - Ở Trung ương: Chính phủ là cơ quan hành chính cao nhất ở Trung ương thực hiện quản lý hành chính nhà nước trên tất cả các lĩnh vực trong đó có lĩnh vực lưu trữ. Bộ Nội vụ là cơ quan chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về một số lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực lưu trữ nhà nước. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. - Đối với địa phương: Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan quản lý nhà nước trên các lĩnh vực ở địa phương, trong đó có lĩnh vực lưu trữ nhà nước. 9 Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về một số lĩnh vực trong đó có lĩnh vực lưu trữ nhà nước. Tham mưu giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh có Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Chi cục là cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các chức năng, nhiệm vụ như đã trình bày ở trên. 1.2.3. Nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ bao gồm các vấn đề cụ thể như sau: - Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ; - Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ; - Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ; - Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia; - Thống kê nhà nước về lưu trữ; - Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ; - Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ; - Thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ. - Hợp tác quốc tế về lưu trữ. 1.3. Kinh nghiệm quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của một số tỉnh, thành phố của Việt Nam 1.3.1. Thành phố Đà Nẵng 10 1.3.2. Tỉnh Quãng Ngãi 1.3.3. Thành Phố Hải Phòng Như vậy, t thực tiễn quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở các tỉnh, thành phố nêu trên, có thể rút ra một số kinh nghiệm để tỉnh Phú Yên tham khảo, áp dụng trong công tác quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh như sau: Một là, phải tăng cường tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữbằng nhiều hình thức. Hai là,phải có sự quan tâm, chỉ đạo quyết liệt của Uỷ ban nhân dân các cấp, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn trong công tác lưu trữ. a là, phải coi trọng công tác khảo sát thực trạng, công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ. ốn là,tăng cường công tác kiểm tra, tổ chức hoạt động kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ nói riêng. Năm là, tổ chức thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ. Sáu là, tăng cường đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ. ảy là, tăng cường nguồn kinh phí cho hoạt động lưu trữ. Tiểu kết chƣơng 1 Nghiên cứu lý luận, pháp luật của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cho thấy: Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước được nhà nước giao quyền dựa trên các quy định của pháp luật về lưu trữ để thi hành các quy định của pháp luật về lưu trữ nhằm quản lý thống nhất và có hiệu quả các nội dung của công tác lưu trữ. Chủ thể quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ bao gồm hệ thống các cơ quan có thẩm quyền t Trung ương đến 11 địa phương, t Chính phủ, đến UBND các cấp, Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ... Nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ bao gồm nhiều nội dung t việc xây dựng, ban hành các văn bản pháp luật, tổ chức triển khai thực hiện các quy định của pháp luật để thống nhất quản lý các nghiệp vụ về công tác lưu trữ; kiểm tra, thanh tra, xử lý các vi phạm. Đồng thời để bảo đảm hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ phải có các điều kiện về pháp luật, bộ máy, nhân lực và công nghệ. Việc nghiên cứu lý luận, pháp luật của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là cơ sở để đánh giá thực trạng công tác quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Phú Yên tại chương 2. Chƣơng 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN 2.1. Khái quát các cơ quan quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên 2.1.1. Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Yên Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất ở địa phương, có chức năng quản lý nhà nước toàn diện trên tất cả các lĩnh vực; ban hành văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản quản lý, chỉ đạo để quản lý công tác lưu trữ và chỉ đạo Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh; chỉ đạo thanh tra, kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ; chỉ đạo nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật. 2.1.2. Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên gồm: 01 Giám đốc và 03 Phó Giám đốc; 06 phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở và 03 đơn vị trực thuộc 12 Sở (gồm: Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Ban Tôn giáo và Ban Thi đua - Khen thưởng).Sở Nội vụ chịu trách nhiệm tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ, chịu trách nhiệm về sự phát triển công tác lưu trữ ở địa phương. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về lưu trữ của tỉnh, trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh, thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ . 2.1.3. Tổ chức lưu trữ của tỉnh Phú Yên 2.1.3.1. Tổ chức lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Đây là cơ quan đầu tiên có chức năng chuyên môn quản lý về lưu trữ trên địa bàn tỉnh, Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh có chức năng tham mưu giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi của tỉnh. 2.1.3.2. Tổ chức lưu trữ thuộc Sở Nội vụ Ngày 21/11/2008, thành lập Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở chuyển nguyên trạng Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh sang trực thuộc Sở Nội vụ. Tại Sở Nội vụ thành lập thêm Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ để thực hiện chức năng tham mưu quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương. Đến năm 2010 thực hiện sáp nhập Trung tâm Lưu trữ và Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữthành Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. 13 2.2. Phân tích thực trạng quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên 2.2.1. Công tác tổ chức tuyên truyền, phổ biến và triển khai các văn bản pháp luật quy định về công tác lưu trữ Tổ chức 02 Hội nghị về tuyên truyền, phổ biến, quán triệt đến cán bộ, công chức, viên chức t tỉnh đến huyện, xã về nội dung Luật Lưu trữ và kết hợp tập huấn các văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác lưu trữ đến t ng nhóm đối tượng, Luật Lưu trữ còn được thực hiện bằng nhiều hình thức như sao gởi văn bản đến các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện, đăng tải trên Trang thông tin điện tử của Sở Nội vụ. Trên cơ sở chỉ đạo, hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh và Sở Nội vụ, các cơ quan, đơn vị, địa phương cũng đã chủ động triển khai, tuyên truyền, phổ biến đến cán bộ, công chức, viên chức bằng nhiều hình thức như: sao gởi văn bản đến các phòng, ban, đơn vị trực thuộc, lồng ghép trong các cuộc họp giao ban, hội nghị, đưa lên cổng thông tin điện tử,Bên cạnh những mặt làm được công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy định về công tác lưu trữ mặc dù triển khai kịp thời nhưng các hình thức triển khai chưa được phong phú và chưa có chiều sâu, tỉnh chưa tổ chức được các cuộc hội nghị, hội thảo chuyên đề về công tác lưu trữ. 2.2.2. Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ Để cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác lưu trữ của Trung ương, trong thời gian qua tỉnh Phú Yên đã ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ, đồng thời xem đây là một nhiệm vụ trọng tâm của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ. T năm 2012 14 đến năm 2018, tỉnh Phú Yên đã ban hành hơn 45 văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ. Qua đó, nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức các cấp, các ngành về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đã được nâng lên rõ rệt; tài liệu được thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và được đưa vào bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ; phục vụ khai thác sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quản lý điều hành tại các cơ quan, đơn vị. Mặc dù tỉnh đã xây dựng, ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ, nhưng vẫn còn nhiều nội dung chưa cụ thể hóa bằng các văn bản quy định và hướng dẫn thực hiện. Một số văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ ban hành còn chậmnhư vấn đề về hướng dẫn thu thập tài liệu t lưu trữ huyện vào lưu trữ lịch sử tỉnh, thời hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tửcũng chưa được ban hành. 2.2.3. Xây dựng và chỉ đạo thực hiện đề án, quy hoạch, kế hoạch phát triển công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển, các chương trình, đề án về lưu trữ hết sức quan trọng. Đây có thể xem là kim chỉ nam về một vấn đề hoặc tổng thể của công tác lưu trữ cho một giai đoạn nhất định. Thực hiện mục tiêu chiến lược chung của ngành, Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Yên đã ban hành Quyết định số 2389/QĐ-UBND về việc ban hành Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 trên địa bàn tỉnh Phú Yên. Ngoài ra hàng năm tỉnh đều xây dựng và ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh. Bên cạnh đó, Sở Nội vụ đã tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành và tổ chức thực hiện Đề án, Kế hoạch 15 công tác chuyên môn lưu trữ như Kế hoạch về sưu tầm tài liệu quý, hiếm của Phú Yên, giai đoạn 2016 - 2020; Đề án “Giải quyết tài liệu tích đống tỉnh Phú Yên, giai đoạn 2012 - 2014”. 2.2.4. Thống kê nhà nước về lưu trữ Công tác thống kê về lưu trữ của tỉnh Phú Yên được thực hiện nghiêm túc theo đúng quy định của nhà nước trong thống kê về lưu trữ. Thực hiện tốt công tác thống kê sẽ giúp cho việc quản lý được chặt chẽ, có hiệu quả các nội dung của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; tổ chức nhân sự làm công tác lưu trữ; công tác thu thập và sử dụng tài liệu lưu trữ; kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, trên thực tế chất lượng báo cáo thống kê định kỳ của các cơ quan, đơn vị, địa phương vẫn còn thiếu chính xác, gây khó khăn cho người tổng hợp số liệu. Bên cạnh đó tỉnh chưa sửa đổi, bổ sung kịp thời Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh nên việc xác định các đầu mối báo cáo còn chưa thống nhất. 2.2.5. Tổ chức, chỉ đạo ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ Tỉnh Phú Yên đã ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo nhằm ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh. Bên cạnh việc triển khai thực hiện hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành cho các cơ quan hành chính của tỉnh, tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Yên cũng đã được cài đặt phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh. 2.2.6. Bố trí, sắp xếp, sử dụng và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ và thi đua khen thưởng trong công tác lưu trữ 16 2.2.6.1. Tình hình cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ Trong những năm qua công tác tổ chức cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh luôn được kiện toàn, bố trí nhân sự có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật, đã quan tâm tăng cường về số lượng người làm công tác lưu trữ. 2.2.6.2. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ Hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch tổ chức t 02 - 03 lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ, và các đồng chí là lãnh đạo Văn phòng giao phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương. T năm 2012 đến năm 2018, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu giúp Sở Nội vụ tổ chức 11 lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho 1.696 người tham gia. 2.2.6.3. Thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ Thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ ở tỉnh Phú Yên t năm 2012 đến năm 2018 trong thực tế chưa được quan tâm, công tác lưu trữ cũng không được xem là một trong những tiêu để đánh giá, xếp loại cơ quan, đơn vị, địa phương hoàn thành tốt nhiệm vụ hay không. 2.2.7. Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn về công tác lưu trữ Thanh tra, kiểm tra là một trong những hoạt động thiết yếu của bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Xuất phát t vai trò quan trọng của việc thanh tra, kiểm tra, hàng năm trong kế hoạch thanh tra, kiểm tra ngành Nội vụ, do Sở Nội vụ phê duyệt thì lĩnh vực văn thư, lưu trữ là một trong 17 những nội dung tiến hành thanh tra tại các cơ quan, đơn vị. T năm 2012 đến năm 2018 Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu giúp Sở Nội vụ tiến hành kiểm tra tại 96 cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh. 2.2.8. Công tác quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ 2.2.8.1. Quản lý công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ Để tăng cường công tác quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh, trong thời gian qua Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Yên đã ban hành nhiều văn bản quản lý chỉ đạo, hướng dẫn cần thiết để giúp các cơ quan, đơn vị làm cơ sở xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử, lưu trữ cơ quan theo quy định. T năm 2013 đến năm 2018, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tiến hành thu thập được 22 phông, với 321,55 mét giá tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. 2.2.8.2.Quản lý công tác chỉnh lý, đánh giá tài liệu lưu trữ Sở Nội vụ đã tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Đề án “Giải quyết tài liệu tích đống tỉnh Phú Yên giai đoạn 2012 -2018” để triển khai thực hiện với tổng số mét giá tài liệu tồn đọng được chỉnh lý hoàn chỉnh trong giai đoạn 2012 - 2018 là: 5.137,32 mét giá, thuộc tài liệu của 24 sở, ban, ngành và các đơn vị trực thuộc sở. T năm 2010 đến năm 2017, qua báo cáo thống kê cho thấy số lượng tài liệu còn tồn đọng tại các sở, ban, ngành tỉnh là 2.563 mét tài liệu. Tại cấp huyện tính đến hết năm 2017, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện đang bảo quản gồm 5.088 mét giá, trong đó đã chỉnh lý hoàn chỉnh 271 mét giá, chưa chỉnh lý 4.817 mét giá. 2.2.8.3. Quản lý công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm 18 an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ, phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. T năm 2012- 2018, kho lưu trữ bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Yên, được bố trí tại tầng 3 của trụ sở Ủy ban nhân dân tỉnh, với tổng diện tích khoảng 165 m2, với tổng số mét giá tài liệu đang bảo quản là 526 mét. Về trang thiết bị: Trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ đã được đáp ứng được phần nào công tác bảo quản tài liệu như máy điều hòa, máy hút ẩm, hệ thống báo cháy... nên các điều kiện bảo quản tài liệu được đảm bảo tốt. 2.2.8.4. Quản lý công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Khai thác sử dụng tài liệu là khâu cuối cùng trong việc thực hiện các nghiệp vụ lưu và cũng là mục đích quan trọng nhất của công tác lưu trữ. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình đưa tài liệu lưu trữ và những thông tin có trong tài liệu lưu trữ ra phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội. 2.3. Đánh giá chung về quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên 2.3.1. Kết quả đạt được 2.3.2. Tồn tại, hạn chế 2.3.3. Nguyên nhân Nguyên nhân chủ quan Nguyên nhân khách quan Tiểu kết chƣơng 2 T những kết quả khảo sát thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Phú Yên, tác giả nhận thấycông tác quản lý nhà nước về lưu trữ trên địa bàn tỉnh thời gian qua đã có những 19 bước phát triển và tiến bộ hơn so với trước đây. Các hoạt động cụ thể như công tác xây dựng các kế hoạch, quy hoạch, đề án về lưu trữ, công tác thanh tra, kiểm tra, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lưu trữ, hay về quản lý thống nhất nghiệp vụ lưu trữ đã được quan tâm chỉ đạo triển khai thực hiện. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên vẫn còn những hạn chế, tồn tại nhất định. Như việc xây dựng, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về lưu trữ còn hạn chế; việc bồi dưỡng, bố trí, sử dụng công chức, viên chức làm lưu trữ vẫn chưa được quan tâm đúng mức; công tác thu thập hồ sơ, tài liệu chưa thực hiện thường xuyên, tài liệu lưu trữ chưa được đưa ra sử dụng nhiều, chưa góp phần đắc lực cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Chƣơng 3 GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN THỜI GIAN TỚI 3.1. Phƣơng hƣớng nhằm đổi mới quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ - Cần đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ. - Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ đáp ứng yêu cầu của thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa của tỉnh. - Hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy làm lưu trữ t cấp tỉnh đến cấp cơ sở để thực hiện chức năng quản lý thống nhất công tác này. - Xây dựng một đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác lưu trữ có đủ các phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp 20 và có trình độ chuyên nghiệp cao, có những kỹ năng cơ bản đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra trong tình hình mới. - Xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện đáp ứng yêu cầu tổ chức công tác lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả TLLT của địa phương. - Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác lưu trữ. 3.2. Một số giải pháp đổi mới quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của tỉnh Phú Yên 3.2.1. Đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ - Không ng ng tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng, tiến hành thường xuyên và rộng khắp hơn về ý nghĩa của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; đa dạng hóa các hình thức tuyên truyền sao cho phù hợp với t ng đối tượng. - Đưa nội dung công tác lưu trữ, công tác lập hồ sơ công việc vào chương trình giảng dạy, bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ lãnh đạo quản lý các cấp. Thực hiện các hoạt động công bố, giới thiệu, trưng bày triển lãm tài liệu theo chủ đề nhân các ngày lễ kỷ niệm hoặc tài liệu về các vấn đề mang tính thời sự. 3.2.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ Cần hoàn thiện hệ thống văn bản quy định quản lý, chỉ đạo và văn bản hướng dẫn cụ thể sau: Xây dựng Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản, hồ sơ