Tựhọc Excel và thực hành tổ chức số liệu kế toán trên Excel

ta Range Data Range: Nếu trong bước 2 bạn đã chọn dữ liệu đó sẽ xuất hiện ở khung Data Range. + Khung Series in: Cho phép bạn hiển thị dữ liệu theo dòng hay cột + Tab Series: Series: Trong khung này hiển thị các cột dữ liệu chứa số, có hai nút Add và Remove cho phép bạn cộng thêm hay bớt đi cột, để tham gia vào tính toán lập nên biểu đồ. Name: Cho bạn biết ô đầu của cột được chọn ở khung Series, và nội dung của ô nãy sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ. Values: Cho bạn biết khối ô của cột được chọn ở khung Series, bạn có thể giới hạn lại các ô này. Category (X) axis labels: Khung này chứa số thứ tự và chuỗi hiển thị lên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi để quyết định nhãn nào được hiển thị lên biểu đồ. Nhấp Next để tiếp tục công việc tạo biểu đồ. Chú ý: Bạn có thể quay ngược lại bước trước bằng cách: nhấp vào nút Back trên hộp thoại. Nếu không muốn tiếp tục công việc tạo đồ thị nửa, hãy nhấp Cancel để huỷ bỏ. - Sau khi nhấp Next hộp thoại tiếp theo xuất hiện: Tab Titles + Chart Title: Dùng để tạo tiêu đề cho biểu đồ. + Category (X) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ số cho trục X + Value (Y) Axis: Cho phép bạn nhập chỉ số cho trục Y. Tab Axes + Category (X) Axis: Nhấp chọn chức năng này có nghĩa cho hiển thị các nhãn trong từng cột của biểu đồ, bỏ chọn thì không hiển thị. + Value (Y) Axis: Nhấp chọn chức năng này có nghĩa hiển thị các nhãn trong từng dòng của biểu đồ, bỏ chọn tức là không hiển thị. Tab Gridlines + Category (X) Axis: Cho phép hiển thị hay không hiển thị các đường gạch đứng. + Value (Y) Axis: Cho phép hiển thị hay không hiển thị các đường gạch ngang. Tab Legend + Show Legend: Cho phép hiển thị hay không hiển thị bảng chú thích. + Bottom: Hiển thị phía dưới ở giữa của biểu đồ. + Corner: Hiển thị ở góc trên bên phải của biểu đồ. + Top: Hiển thị phía trên ở giữa của biểu đồ. + Right: Hiển thị bên phải của biểu đồ. + Left: Hiển thị bên trái của biểu đồ. Tab Data Labels Label contains: + Series Name: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị chữ của dòng đầu trong cột số. + Category Name: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị chữ trong cột đầu. + Value: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị giá trị số trong cột tham gia vào lập nên biểu đồ. Separator: Cho phép bạn chọn dấu để ngăn cách khi trong khung Label Conbạnins chọn hai chức năng trở lên. Lagend Key: Nếu chọn chức năng này thì Excel cho phép hiển thị màu của từng cột trong biểu đồ tương ứng. Tab Data Table Show Data Table: Excel cho phép hiển thị hai số đầu của giá trị tham gia vào lập nên biểu đồ. Show Legend Key: Excel cho phép hiển thị màu của từng cột có trong biểu đồ. Chọn xong các chức năng thích hợp, nhấp Next để tiếp tục. - Sau khi nhấp Next hộp thoại sau hiện lên màn hình. Trong hộp thoại này cho phép bạn chọn nơi để hiển thị biểu đồ với hai chức năng sau: + As New Sheet: Cho phép bạn tạo biểu đồ ở bảng tính mới và nhập tên vào khung màu trắng kế bên. + As Object In: Cho phép bạn tạo biểu đồ ngay trên bảng tính hiện hành và chọn bảng tính ở khung kế bên. - Nhấp nút Finish trong hộp thoại để tạo biểu đồ. 1.6.2. Định dạng biểu đồ Điều chỉnh kích thước các thành phần - Chọn đối tượng cần di chuyển. - Nhấp chuột trái vào đối tượng kéo đi nơi khác, thả chuột. - Để điều chỉnh kích thước toàn biểu đồ: Nhấp vào nền trong của biểu đồ, di chuyển chuột vào các nút hình vuông nhỏ trên viền của nền trong, khi thấy xuất hiện mũi tên hai đầu, nhấp chuột trái kéo để điều chỉnh kích thước thích hợp. Kích thước của biểu đồ rộng bằng hoặc nhỏ hơn kích thước của nền ngoài. - Di chuyển toàn bộ biểu đồ: Nhấp vào nền trong của biểu đồ để chọn, nhấp chuột trái vào nền trong của biểu đồ một lần nữa và kéo đi nơi khác, những thành phần nằm trên biểu đồ sẽ di chuyển theo biểu đồ. Định dạng tiêu đề của biểu đồ - Nhấp chọn tiêu đề của biểu đồ. - Bật hộp thoại Format Chart Title để định dạng tiêu đề chọn một trong các cách sau: - Từ Menu Bar vào Format\Selected Chart Title… - Di chuyển chuột đến viền khung trên tiêu đề, nhấp đôi vào biểu đồ. Hộp thoại Format Chart Title xuất hiện. Tab Pattem Định dạng nền và đường viền cho tiêu đề, trong nhãn này có các chức năng sau: - Khung Border: Cho phép định dạng đường viền bao quanh tiêu đề. - Automatic: Định dạng khung tự động theo mặc định. - None: Không tạo đường viền. - Custom: Cho phép bạn lựa chọn theo ý thích với các chức năng sau: + Style: Cho phép bạn lựa chọn đường viền. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách các kiểu đường viền, nhấp chọn một kiểu đường viền thích hợp. + Color: Cho phép bạn chọn màu cho đường viền. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách màu, nhấp chọn một màu thích hợp. + Weight: Cho phép bạn chọn kiểu chữ đậm hay nhạt cho đường viền. Nhấp vào mũi tên hình tam giác để hiển thị danh sách các kiểu đường viền, nhấp chọn một kiểu đường viền đậm hay nhạt thích hợp. - Shadow: Dùng để tạo bóng cho khung tiêu đề. - Khung Sample: Cho bạn xem trước kết quả. - Khung Area: Có tác dụng để định dạng nền cho tiêu đề. - Nếu chọn chức năng Automatic: Định dạng nền tự động theo mặc định là màu trắng. - Nếu chọn chức năng None: Không chọn nền cho tiêu đề. - Trong bảng màu bạn có thể nhấp chọn một màu tuỳ ý. Nhấp vào nút Fill Effects để bật hộp thoại Fill Effects và chọn nền có sẵn trong hộp thoại này. Tab Font Định dạng (Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ và các chức năng khác có trong hộp thoại) cho tiêu đề. Tab Alignment Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh (canh chữ, xoay chữ và các chức năng khác) cho tiêu đề. - Chọn các chức năng xong nhấp OK để áp dụng 1.6.3. Định dạng biểu đồ Định dạng các cột của biểu đồ. - Nhấp chọn cột của biểu đồ. - Bật hộp thoại Format Data Series để định dạng các cột, chọn một trong các cách sau: - Từ Menu Bar vào Format\Selected Data Series… - Di chuyển chuột đến cột và nhấp đôi vào đó. Tab Patterns: định dạng đường viền bao xung quanh các cột biểu đồ. Tab Axis: hiển thị các cột chồng lên nhau và chia các giá trị hai bên của biểu đồ, có hai chức năng sau: Primary Axis: hiển thị các cột riêng lẻ, và tính theo một giá trị bên trái của biểu đồ. Secondary Axis: hiển thị các cột chồng lên nhau, và tính theo hai giá trị ở hai bên của biểu đồ. Tab Data Labels: thêm dữ liệu vào trên đầu cột. Nhãn này tương tự trong phần tạo biểu đồ. Tab Series Order: đổi vị trí của các cột trong biểu đồ. Với các chức năng sau: Move Up: đổi dữ liệu từ dưới lên trên (mỗi lần chỉ xuống một hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi các cột cũng đổi theo. Move Down: Cho phép đổi dữ liệu từ trên xuống dưới(mỗi lần chỉ xuống một hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi các cột cũng đổi theo. Tab Options: Có tác dụng di chuyển khoảng cách giữa hai cột và giữa các nhóm cột với nhau. Với các chức năng sau: Overlap: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trong nhóm, giá trị này nằm trong khoảng từ - 100 đến 100. Gap Width: Có tác dụng điều chỉnh khoảng cách giữa các cột trong biểu đồ, giá trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 500. Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng. Định dạng dữ liệu trên các trục Nhấp vào dữ liệu dưới trục nằm ngang trong biểu đồ. Bật hộp thoại Format Axis để định dạng cho dữ liệu dưới trục nằm ngang, chọn một trong hai cách sau. - Từ Menu Bar vào Format\Selected Axis… - Di chuyển chuột đến dữ liệu dưới trục nằm ngang, nhấp đôi vào đó. Hộp thoại Format Axis xuất hiện (hình 2.120). Tab Patterns: định dạng đường trục đi theo dữ liệu ở khung Lines và các chức năng khác. Tab Scale: định dạng dữ liệu trên cột đứng hiện lên bên trái hay bên phải của biểu đồ và các chức năng khác. Tab Font: định dạng Font cho dữ liệu. Tab Number: định dạng kiểu hiển thị của dữ liệu dưới cột nằm ngang. Tab Alignment: Nhãn này cho phép bạn điều chỉnh khoảng cách chữ với trục và xoay chữ. Chọn các chức năng xong nhấp Ok để áp dụng. Định dạng dữ liệu trên các cột của biểu thức. Nhấp chọn dữ liệu trên cột của biểu đồ. Bật hộp thoại Format Data Labels để định dạng dữ liệu. - Từ Menu Bar vào Format\Selected Data Labels… Hoặc di chuyển chuột đến dữ liệu trên cột và nhấp đôi. Hộp thoại Format Data Labels xuất hiện (hình 2.121). Tab Patterns: định dạng đường bao quanh dữ liệu trên các cột trong biểu đồ Tab Font, Number, Alignment: định dạng dữ liệu trên các cột của biểu đồ như: định dạng Font, định dạng kiểu hiển thị và định dạng chữ xoay… Chọn các chức năng xong nhấp Ok để hoàn tất. Định dạng các đường gióng trong biểu đồ. - Nhấp chọn đường gióng. - Bật hộp thoại Format Gridlines để định dạng đường gióng bằng cách di chuyển chuột đến đường gióng và nhấp đôi vào đó. Khi đó hộp thoại Format Gridlines xuất hiện (hình 2-122). Tab Patterns: định dạng như: Kiểu, màu và kích cỡ cho đường gióng. Tab Scale: định dạng kích cỡ đường gióng, kiểu hiển thị cột biểu đồ ngược hay thuận… Với các chức năng sau. Minimum: chỉ định số bắt đầu của toạ độ trục. Maximum: chỉ định số cuối cùng của toạ độ trục. Major Unit: chỉ định khoảng các giữa hai số trong trục toạ độ . Category (X) Axis: chỉ định số bắt đầu của trục X so với gốc. Logarithmic Scale: Nếu chọn chức năng này, có nghĩa số tại gốc toạ độ được tính bằng 1 và đến đường gióng kế tiếp thì thêm số 0 vào sau. Values in Reverse Order: Nếu chọn chức năng này biểu đồ sẽ bị đảo ngược và tăng lên theo số trong chức năng Major Unit. Category (X) Axis Crosses at Maximum Value: Nếu chọn chức năng này biểu đồ sẽ bị đảo ngược và giữ nguyên các số liệu như cũ. - Sau khu chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng. Định dạng bảng chú thích - Nhấp chọn bảng chú thích. - Bật hộp thoại Format Legend để định dạng bảng chú thích, chọn một trong các các sau: - Từ Menu Bar vào Format\Selected Legend… - Di chuyển chuột đến bảng chú thích và nhấp đôi vào đó. Hộp thoại Format Legend xuất hiện. Tab Patterns: định dạng đường viền bao quanh bảng chú thích trong biểu đồ. Tab Font: định dạng Font cho dữ liệu trong bảng chú thích. Tab Placement: định vị trí hiển thị bảng chú thích trong biểu đồ. - Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng. Định dạng nền ngoài của biểu đồ. - Nhấp trái chuột vào nền ngoài của biểu đồ để chọn. - Bật hộp thoại Format Chart Area để định dạng nền ngoài của biểu đồ, chọn một trong các cách sau: - Từ Menu Bar vào Format\Selected Chart Area… - Di chuyển chuột ra nền ngoài của biểu đồ và nhấp đôi vào đó. Hộp thoại Format Chart Area xuất hiện. Tab Patterns: định dạng đường viền xung quanh nền ngoài của biểu đồ. Tab Font: định dạng Font chữ cho toàn bộ biểu đồ bất kỳ nơi nào trên biểu đồ. - Sau khi nhấp chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng. Định dạng nền trong của biểu đồ. - Nhấp trái chuột vào nền trong của biểu đồ để chọn. - Bật hộp thoại Format Plot Area để định dạng nền trong của biểu đồ, chọn một trong các cách sau: - Từ Menu Bar vào Format\Selected Plot Area… - Di chuyển chuột vào khoảng trống của nền trong và nhấp đôi vào đó. Hộp thoại Format Plot Area xuất hiện. Tab Patterns: định dạng đường viền xung quanh nền trong và màu nền trong của biểu đồ. - Sau khi chọn các chức năng xong, nhấp OK để áp dụng. 1.6.4. Thêm bớt dữ liệu trên biểu đồ. - Nhấp chuột vào biểu đồ để chọn biểu đồ đó. - Từ Menu Bar vào Chart\Source Data… hộp thoại Source Data xuất hiện. Tab Data Range + Data Range: Hiển thị dữ liệu cũ tham gia vào lập nên biểu đồ. Từ khung này bạn có thể thêm hay bớt vùng dữ liệu tham gia vào để lập nên biểu đồ, bằng cách nhấp chuột trái vào khung Data Range và nhập lại các địa chỉ ô. + Series In: Cho phép bạn thay đổ cách hiển thị dữ liệu theo dòng hay cột. Tab Series + Series: Hiển thị các cột dữ liệu chứa số, có hai nút Add và Remove cho phép bạn thay đổi thêm hay bớt đi cột tham gia vào tính toán lập nên biểu đồ. + Name: thay đổi đầu của cột được chọn ở khung Series, và nội dung của ô này sẽ hiển thị lên khung chú thích của biểu đồ. + Values: thay đổi khối ô (khối ô này là chứa số tham gia vào tính toán và lập nên biểu đồ) của cột được chọn ở khung Series, bạn có thể giới hạn lại các ô này. + Category (X) Axis Labels: thay đổi số thứ tự và chuỗi để hiển thị lên biểu đồ để biết cột này là nhãn gì, bạn có thể thay đổi để quyết định nhãn nào được hiển thị lên biểu đồ. 1.7. Kiểu dữ liệu 1.7.1. Các kiểu dữ liệu cơ bản Kiểu chuỗi Kiểu dữ liệu này bao gồm các ký hiệu từ a đến z, từ A đến Z và các phím số trên bàn phím ngoài ra nó còn có một số các ký hiệu trên bàn phím. Dữ liệu loại chuỗi thường được dùng để mô tả, giải thích các thành phần cho rõ ràng nó không dùng trong tính toán. Nếu các kiểu dữ liệu được nhập vào không hợp lệ thì Excel tự động chuyển các dữ liệu này thành dữ liêu loại chuỗi. Dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức phải được rào trong cặp dấu nháy kép (" "). Mặc định của Excel là dữ liệu loại chuỗi canh trái, tuy nhiên có thể định dạng dữ liệu loại chuỗi trực tiếp bằng các ký hiệu ?: Canh trái dữ liệu trong ô ": Canh phải dữ liệu trong ô ^: Canh giữa dữ liệu trong ô \: Lấp đầy ô bằng các ký tự theo sau dấu\. Bạn hãy chọn chức năng Transition Navigation bằng cách vào trong Menu Bar vào Tools\Options, chọn nhãn Transition trước khi sử dụng kiểu dữ liệu này. Kiểu ngày tháng Kiểu dữ liệu ngày tháng được thể hiện ngày tháng năm giờ phút giây hay tháng ngày năm… cách thể hiện ngày tháng tuỳ theo sự lựa chọ của chúng bạn Chọn cách thể hiện ngày tháng Chọn ô cần thao tác Từ Menu Bar vào Format\Cells… chọn Tab Number. Trong khung Category chọn chức năng Date Nhấp vào mũi tên trong khung Locale, để hiện lên danh sách và chọn Vietnamese ở cuối danh sách hay một kiểu khác. Chọn kiểu hiển thị trong khung Type. Chọn cách thể hiện giờ Nhấp vào chức năng Time trong khung Category và chọn tương tự như chọn ngày tháng. Một số dạng thể hiện. Thể hiện của ngày tháng m/d/yy d- mmm- yy d- mmmm mmm- yy Thể hiện của giờ phút giây h:mm AM/PM h:mm:ss AM/PM h:mm h:mm:ss m/d/yy h:mm Kiểu dữ liệu Formula Kiểu dữ liệu dạng công thức bắt buộc đầu tiên phải là dấu bằng (=), tiếp theo sau là các hằng, biến, hàm và kết hợp với các toán tử (số học, luận lý, quan hệ). Trong ô có kiểu dữ liệu dạng công thức, sau khi chuyển con trỏ qua ô khác thì Excel chỉ hiển thị kết quả tính toán của công thức chứ không hiển thị công thức. Kiểu số học Kiểu dữ liệu này bao gồm các phím số từ 0 đến 9 và các ký hiệu như + , - , * , (), ., =, $, %. Dữ liệu kiểu số mặc nhiên được canh phải trong ô, nếu độ dài của số lớn hơn độ rộng của ô thì nó tự động chuyển sang hiển thị kiểu khoa học (số mũ) hoặc hiển thị trên các ô ký tự (###), lúc này bạn chỉ cần nới rộng ô. 1.7.2. Mảng Bạn có thể sử dụng công thức mảng (Array formula) để thiết kế công thức vốn cho ra nhiều kết quả. Công thức mảng làm việc với hai hoặc nhiều tập hợp giá trị khác nhau gọi là đối số của mảng, nó sẽ cho ra một hay nhiều kết quả khác nhau. Nội dung của mảng có thể chứa giá trị số, chuỗi, các giá trị luận lý hoặc giá trị lỗi. + Giá trị số trong mảng bao gồm các giá trị số nguyên, số thập phân hay số kỹ thuật. + Chuỗi trong mảng phải nằm trong cặp dấu nháy kép. + Giá trị luận lý là Ture hoặc False. Trong mảng không có những ký hiệu đặc biệt như %, $... Mảng thể hiện theo nhiều cách khác nhau, ví dụ: Một ma trận hàng thể hiện qua mảng như sau: (1,2,3,4,5,6,7,8,9) Các đối số của mảng phải có kích thước hàng, cột bằng nhau. 1.7.3. Các phép toán Dữ liệu chuỗi Dữ liệu chuỗi cho phép bạn thực hiện được trên các phép toán quan hệ và phép toán nối chuỗi. = Bằng < Nhỏ hơn <= Nhỏ hơn hoặc bằng > Lớn hơn >= Lớn hơn hoặc bằng Khác nhau Thực hiện phép so sánh, kết quả sẽ là: Nếu đúng cho ra giá trị TRUE, ngược lại sai cho ra giá trị FALSE. Dữ liệu số học Dữ liệu số cho phép bạn thực hiện được trên các phép toán: Toán học, luận lý, và quan hệ. Toán tử số học có các ký hiệu + Phép cộng - Phép trừ * Phép nhân / Phép chia % Phần trăm ^ Số mũ Toán tử NOT Số 0 mang giá trị True và các số khác 0 mang giá trị False. Tại ô A5 bạn nhập 0, ô A6 bạn nhập 1. Tại ô B5 bạn gõ công thức: NOT(A5) rồi nhấn Enter bạn kéo Fillhand cho ô còn lại (hình3.4). Toán tử AND Bạn nhập lại giá trị vào ô B5 là 1 ô B6 là 1, di chuyển tới ô C5 và gõ vào công thức: =IF(AND(A5=1,B5=1) ,TRUE, FALSE), sau đó bạn nhấp Enter, rồi kéo Fillhand cho ô còn lại: Toán tử OR Với bảng dữ liệu như hai ví dụ trên, bạn di chuyển chuột tới ô C5 và nhập lại công thức sau: =IF(OR(A5=1,B5=1,TRUE, FALSE), nhập xong nhấn Enter. Toán tử quan hệ có các ký hiệu = Bằng < Nhỏ hơn <= Nhỏ hơn hoặc bằng > Lớn hơn >= Lớn hơn hoặc bằng Khác nhau Thực hiện phép so sánh, kết quả sẽ là: Nếu đúng cho ra giá trị là TRUE, ngược lại nếu sai cho giá trị là FALSE. Độ ưu tiên của các toán tử Trong công thức toán tử nào có độ ưu tiên cao, được thực hiện trước. Các toán tử có độ ưu tiên bằng nhau, Excel tự động thực hiện từ trái qua phải. Toán tử Độ ưu tiên () 1 (cao nhất) ^ 2 * và / 3 + và - 4 =, , >=, và NOT, AND, OR 5 (thấp nhất) Dữ liệu ngày tháng Bạn có thể sử dụng các phép toán số học (cộng và trừ) và các phép toán tử quan hệ. Ví dụ: Bảng tính trên cột A và B là những dữ liệu được nhập từ bàn phím. Trước khi thực hiện công thức hãy chọn kiểu hiển thị cho ô đó. Ô A1 và B1 chọn kiểu hiển thị Ngày/ Tháng/Năm (trong hộp thoại là: 14/3/2001, Vietnamese, Date). Ô A2, B2 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm (trong hộp thoại là: 14/march/2001, Vietnamese, Date). Ô A3, B3 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm (trong hộp thoại là: 14/Mar/01, Vietnamese, Date). Ô C1,C2, C3 chọn kiểu hiển thị số (trong hộp thoại là: - 1234, Number). Ô D1,D2,D3 chọn kiểu hiển thị Ngày/Tháng/Năm. Công thức ô C1 =B1- A1 Công thức ô C2 =B2- A2 Công thức ô C3 =B3- A3 Công thức ô D1 =A1+ 5 Công thức ô D2 =B2+ 5 Công thức ô D1 =A3+ 5 Công thức ô E1 =A1<B1 Công thức ô E2 =A2>B2 Công thức ô E3 =A3=B3. Chú ý: Muốn cho ô hay khối ô hiển thị số bình thường hãy nhấn Ctrl+ Shift+ ~. 1.8. Công thức và hàm 1.8.1. Công thức Một công thức luôn có dạng tổng quát như sau: = (Công thức). - Công thức chỉ gồm các số: Loại công thức này gồm các toán tử và toán hạng - Công thức chỉ có các địa chỉ ô: Loại công thức này gồm các toán tử và các địa chỉ ô hoặc địa chỉ các vùng. - Công thức vừa có địa chỉ ô vừa có số: Loại công thức này gồm các toán tử, các địa chỉ ô hoặc địa chỉ các vùng và các con số. - Công thức chỉ có các hàm: Loại công thức này sử dụng các hàm trong Excel. - Công thức tổng quát: Thành phần của các loại công thức này bao gồm các hàm, các phép toán, số, ký tự, ô địa chỉ. 1.8.2. Kiến thức cơ bản về hàm trong Excel Hàm là một công thức được định nghĩa sẵn trong Excel nhằm thực hiện một chức năng tính toán riêng biệt nào đó. Trong quá trình tính toán và xử lý đôi khi các hàm do Excel cung cấp không đáp ứng được vì vậy bạn có thể viết ra những hàm mới thích hợp cho riêng mình. Các nhóm hàm trong Excel - Nhóm hàm Financial (tài chính): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về mặt tài chính như: tính tiền đầu tư, tính tiền lợi nhuận. - Nhóm hàm Date & Time (ngày tháng và thời gian): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về thời gian giữa hai mốc ngày, đổi một ngày sang dạng số… - Nhóm hàm Math & Trig (toán học và lượng giác): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về toán học và kỹ thuật căn bản. Nhóm hàm Sbạntistical (thống kê): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán về thống kê như tính toán xác suất… - Nhóm hàm Lookup & Reference (tìm kiếm và tham chiếu): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn những thông tin về bảng tính như: trả về số cột của một tham chiếu… - Nhóm hàm DaTabase (cơ sở dữ liệu): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhăm trợ giúp những thông tin về cơ sở dữ liệu chẳng hạn: Tính giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong cơ sở dữ liệu… - Nhóm hàm Text (văn bản): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm quản lý văn bản. - Nhóm hàm Logical (luận lý): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán các giá trị bằng các biểu thức luận lý dựa trên những điều kiện của bảng tính. - Nhóm hàm Information (thông tin): Nhóm hàm này cung cấp cho bạn các hàm nhằm tính toán và trả về các thông tin chung trong bảng tính. Cấu trúc chung của hàm Cú pháp: = Tên hàm (đối số 1, đối số 2, …, đối số n) Các thành phần trong hàm: - Dấu (=): Bắt buộc phải có trước hàm, nếu không có dấu bằng Excel sẽ hiểu đó là một chuỗi bình thường, nó không tính toán gì cả. - Tên hàm: Muốn sử dụng một hàm nào đó bạn phải ghi tên hàm đó ra, tên hàm không có khoảng trắng để Excel nhận diện và thực hiện đúng hàm cần dùng. - Dấu ngoặc đơn bật "(": Sau tên hàm là dấu ngoặc đơn mở, nó phải được đứng ngay sau tên hàm không được có khoảng trắng. - Các đối số (đối số 1, đối số 2, …, đối số n): Là giá trị hay ô hoặc khối ô được hàm sử dụng, ngoài ra chúng bạn có thể sử dụng các hàm làm đối số cho hàm khác hay nói khác đi là hàm lồng nhau, trong Excel cho phép tối đa 7 mức hàm lồng nhau. - Dấu ngoặc đơn đóng ")": Dùng để kết thúc một hàm. Hộp thoại chứa các hàm Để sử dụng các hàm trong Excel, bạn có thể nhập trực tiếp tên hàm và các đối số từ bàn phím, hoặc dùng hộp thoại Insert Function. - Từ thực đơn Bar vào Insert\ Function… Hộp thoại Insert Function xuất hiện. Nhấp vào mũi tên hình tam giác của chức năng Or select a function để xuất hiện danh sách các nhóm hàm. Trong khung Select a function thể hiện các hàm của nhóm hàm được chọn trong khung Or Select a function. Phía dưới khung Select a function cho bạn biết những thông tin về hàm được đánh dấu trong khung Select a function. Nhấp vào Help on this Function để biết thêm cách sử dụng của hàm. - Chọn một hàm thích hợp cần sử dụng, nhấp OK hộp thoại Function Arguments hiện lên. - Trong hộp thoại, nhập các thông số cần tính toán cho hàm. Nếu không muốn nhập trực tiếp trong hộp Function Arguments, hãy nhấp chuột để đặt điểm chèn tại vị trí bên trong cặp dấu ngoặc và nhập các thông số bình thường. Nhập dữ liệu xong, nhấp OK hay nhấn phím Enter để thực hiện tính toán. Chú ý: Bạn có thể bật nhanh hộp thoại Insert Function bằng cách nhấp vào biểu tượng fx trên thanh công thức. Hiển thị tất cả các công thức trong bảng tính Hiện các công thức được sử dụng trong bảng tính - Chọn Menu Tool\Formabạnuditing\Formula Auditing Mode. - Bỏ hiển thị các công thức trên bảng tính, chọn chức năng Formula Auditing mode một lần nữa. Hiển thị các đường chỉ dẫn - Chọn ô có công thức - Chọn Menu Tool\ Formula Auditing\ Trace Precedents Dùng thanh công cụ Formula Auditing để tạo đường dẫn. Nhấp chọn ô có công thức, nhấp vào biểu tượng Trace Precedents. Trong ô D1 công thức có sử dụng hai ô dữ liệu A1 và A2 Trong ô D2 công thức có sử dụng hai ô dữ liệu A2 và C2 Trong ô D3 công thức có sử dụng một ô dữ liệu A3 Bỏ các đường dẫn Nhấp chọn ô cần bỏ đường dẫn, trên thanh công cụ Formula Auditing kích vào biểu tượng Remove Precedent Arrows. Hay chọn lệnh Remove Precedent Arrows từ Menu Tool\Formula Auditing 1.8.3. Các hàm cơ bản Nhóm hàm ngày tháng - Date Hàm này trả về kết quả là ngày tháng được định dạng ứng với ngày tháng năm nhập vào. Cú pháp: =DATE(Year, Month, Day) Giải thích: Year: Số năm, số năm này nằm trong khoảng từ 1990 đến 1999. Month: Số tháng trong năm, nếu giá trị này lớn hơn 12 thì Excel tự đổi là 12 tháng =1 năm và trả về kết quả số năm + số năm đã quy đổi và số tháng trong năm. Day: Số ngày trong tháng. Nếu số này lớn hơn số ngày trong tháng, lúc này Excel tự động đổ 30 hay (28, 29, 31) ngày=1 tháng, và trả về kết quả là số tháng+ số tháng đã qua đổi và số ngày trong tháng. DATEVALUE Hàm này trả về số thứ tự (với ngày 1 tháng 1 năm 1900 là số thứ tự 1, ngày 2/1/1900 là ngày số thứ 2…, ngày 1/2/1900 là ngày thứ 32) của chuỗi ngày đã nhập. Cú pháp: =DATEVALUE(Date_text) Giải thích: Date_text: Là chuỗi ngày tháng muốn chuyển thành số thứ tự. Bạn có thể nhập thử vào ngày 17/07/2006 là ngày thứ bao nhiêu ứng với hàm trên. - DAY Trả về giá trị ngày của dữ liệu loại ngày tháng năm, chuỗi số có thể là một chuỗi văn bản chẳng hạn: "4- 5- 03" hoặc "15- Apr- 1995", Excel sẽ tự động chuyển thành dữ liệu ngày tháng năm. Cú pháp: =DAY(Serial_number) Giải thích: Serial_number: Là giá trị ngày, tham chiếu ô chứa ngày tháng hay văn bản trong cặp dấu ngoặc. - DAYS360 Hàm n