Văn hóa giao tiếp trong kinh doanh của người Nhật Bản

i thấy những nền văn minh văn hóa rực rỡ ở Âu-Mỹ, họ cũng đã tìm tới học hỏi, làm giàu thêm cái vốn đã rất phong phú của họ, thể hiện song hành tính bảo thủ và cấp tiến. Tất nhiên khi trào lưu Âu-Mỹ tràn tới đất Phù Tang, thì ít nhiều họ cũng mất đi phần nào bản sắc riêng. 3.1.1 Tinh thần kỷ luật đi đôi với giáo dục Người Nhật nổi tiếng là có kỷ luật, cho dù sự kỷ luật đó bắt nguồn từ hoàn cảnh sinh sống khó khăn, từ việc nghĩ tới lợi ích chung hay từ văn hóa v.v... đã trở thành như tự giác, nhưng không phải cứ thế thì 100% con người trong xã hội này sẽ trở thành kỷ luật. Mà những người làm luật, những đoàn thể... đều phải suy tính, ghi ra rất chi tiết các quy luật và phổ biến rộng rãi để mọi người tuân theo Người Nhật nổi tiếng là dặn dò chi tiết nhất so với các dân tộc khác. Xe điện lúc nào cũng thông báo mở cửa bên nào, xin lưu ý đừng để quên hành lý, khi bước ra coi chừng khoảng cách giữa toa xe và thềm ga... 3.1.2 Lễ nghĩa – Lịch sự Ai cũng thấy là người Nhật rất lễ nghĩa, chào nhau không phải một lần mà đôi khi năm lần bẩy lượt. Ăn mặc lịch sự, nói năng nhỏ nhẹ, không phải lúc nào cũng to tiếng như chửi nhau như giữa lính Nhật thời Thế Chiến Thứ 2 với nhau hay với người bị họ thống tri... Trừ một số giới trẻ ăn mặc lố lăng, người đi làm đều ăn mặc lịch sự, nhìn ngoài đường không thể nào đoán được họ làm việc gì, áo quần luôn sạch sẽ, khi vào nơi làm mới thay quần áo làm việc lao động, nên đôi khi chỉ là nhân viên làm vệ sinh, đổ rác. 3.1.3 Lạnh nhạt – Thân thiện Có nhiều người đã nhận xét là người Nhật "lạnh nhạt", có lẽ điều đó cũng đúng, nhưng chỉ đúng một nửa với hầu hết những người Nhật mới quen. Còn khi quen lâu thì họ sẽ vượt qua được ranh giới e dè, cởi bỏ được "mặt nạ" và tỏ ra thân thiện hơn.3.1.4 Cứng rắn – Hay khóc? Khi làm việc với người Nhật, ai cũng thấy là người Nhật rất trọng nguyên tắc, đến độ như khó tính và cứng rắn, nhưng mặt khác họ cũng dễ rung cảm với thiên nhiên và nhân tình nên hay khóc lắm, nhất là phụ nữ. Họ trọng kỷ luật, khi tham gia một tổ chức nào là họ tuân thủ mọi điều lệ một cách chặt chẽ. Nơi công cộng, họ luôn kiên nhẫn xếp hàng chứ không chen lên. Hình ảnh thường thấy nhất là các tiệm ăn đông khách, người Nhật sẵn sàng xếp hàng cả tiếng đồng hồ. Trong cuộc sống xã hội công nghiệp, họ thường cố gắng giữ đúng giờ, nhất là trong giao ước làm ăn. 3.1.5 Làm việc có phương pháp, cần cù, cẩn thận, không ganh tỵ Người Nhật chấp nhận khó khăn, phức tạp và rất kiên nhẫn học hỏi hay chịu đựng, cộng thêm với lối làm việc có phương pháp là bí quyết thành công của họ. Phức tạp như ngôn ngữ của họ, dùng tới 5 loại văn tự khác nhau là chữ Hán, Quốc Tự, Hiaragana, Katakana và La Tinh và có chữ Hán lên tới 20, 25 cách đọc. Làm việc phương pháp ở chỗ hội họp kỹ, nghiên cứu kỹ, phân công kỹ và làm việc kỹ. Đôi khi người ngoại quốc phải sốt ruột là sao họ chuẩn bị lâu thế, và rồi ai cũng phải ngạc nhiên khi bắt tay vào việc, họ làm nhanh thế và kỹ thế...3.1.6 Người ngoại quốc nghĩ gì về người Nhật? - Một phụ nữ Đức: "Người Nhật thân thiện. Ở đây nhiều đồ điện, kỹ thuật quá, tôi muốn một cái gì tự nhiên, giản dị hơn". - Một phụ nữ Canada: "Người Nhật rất lễ nghĩa. Ở đây ít công viên quá". - Một phụ nữ Hoa Kỳ: "Ở đây an toàn. Còn cái xấu là ông chồng tôi, ông ta là người Nhật". - Một đàn ông Hoa Kỳ: "Người Nhật không thân thiện với người ngoại quốc. Ở đây bất tiện vì ít bảng chỉ đường bằng tiếng Anh". - Một phụ nữ Bỉ (Belgium): "Người đông quá, môi trường bị ô nhiễm, bị kẹt xẹ". - Một đàn ông Trung Quốc: "Thuê nhà khó khăn, đòi hỏi người bảo lãnh... Sở Nhập Quốc gây khó khăn". - Một đàn ông Việt Nam "Thuê nhà, cơ sở thương mại khó khăn, thường bị từ chối". - Một phụ nữ Miến Điện: "Bị đối xử phân biệt". - Một phụ nữ Lào: "Chỉ thích tiền Nhật."... 3.2. Phong cách giao tiếp của người Nhật Đối với người Nhật Bản, hoa anh đào không chỉ tượng trưng cho vẻ đẹp thanh cao mà còn là nỗi buồn về sự ngắn ngủi, phù du và tính khiêm nhường, nhẫn nhịn. Cây hoa anh đào đem tặng được xem như biểu tượng hòa bình của nước Nhật với các nước khác trên thế giới. Hoa anh đào mọc ở Triều Tiên và Mỹ không có mùi hương. Trong khi đó, ở Nhật Bản, người ta ngợi ca hương thơm của hoa anh đào trong những vần thơ. Hoa anh đào nở báo hiệu mùa xuân đến. Suốt tuần lễ thứ hai của tháng Tư, lễ hội hoa anh đào được tổ chức khắp nơi đón mùa xuân mới và mọi người tụ tập trong các buổi tiệc ngắm hoa “ohanami” (flower viewing party). Mỗi khi mùa xuân đến, hoa đào như phủ khắp đất nước Nhật Bản. Cả một màu hồng phấn ôm trọn lấy núi đồi, lan tỏa khắp phố phường tượng trưng cho một mùa lãng mạn và đẹp nhất: mùa hoa anh đào. Trong giao tiếp truyền thống của người Nhật có những quy tắc, lễ nghi mà mọi người đều phải tuân theo tùy thuộc vào địa vị xã hội, mối quan hệ xã hội của từng người tham gia giao tiếp. Những biểu hiện đầu tiên trong quá trình giao tiếp của người Nhật là thực hiện những nghi thức chào hỏi. Tất cả các lời chào của người Nhật bao giờ cũng phải cúi mình và kiểu cúi chào như thế nào phụ thuộc vào địa vị xã hội, từng mối quan hệ xã hội của mỗi người khi tham gia giao tiếp. Một quy tắc bất thành văn là “người dưới” bao giờ cũng phải chào “người trên” trước và theo quy định đó thì người lớn tuổi là người trên của người ít tuổi, nam là người trên đối với nữ, thầy là người trên (không phụ thuộc vào tuổi tác, hoàn cảnh), khách là người trên... Người Nhật sử dụng ba kiểu cúi chào sau: + Kiểu Saikeirei: cúi xuống từ từ và rất thấp là hình thức cao nhất, biểu hiện sự kính trọng sâu sắc và thường sử dụng trước bàn thờ trong các đền của Thần đạo, chùa của Phật giáo, trước Quốc kỳ, trước Thiên Hoàng. + Kiểu cúi chào bình thường: thân mình cúi xuống 20-30 độ và giữ nguyên 2-3 giây. Nếu đang ngồi trên sàn nhà mà muốn chào thì đặt hai tay xuống sàn, lòng bàn tay úp sấp cách nhau 10-20cm, đầu cúi thấp cách sàn nhà 10-15cm. + Kiểu khẽ cúi chào: thân mình và đầu chỉ hơi cúi khoảng một giây, hai tay để bên hông. Người Nhật chào nhau vài lần trong ngày, nhưng chỉ lần đầu thì phải chào thi lễ, những lần sau chỉ khẽ cúi chào. Ngay cả người Nhật cũng thấy những nghi thức cúi chào này hết sức rườm rà nhưng nó vẫn tồn tại trong quá trình giao tiếp từ thế hệ này qua thế hệ khác và cho đến tận ngày nay. Ojigi - Nghi thức cuối chào của người Nhật Không giống như người dân các nước phương Tây, người Nhật Bản khi gặp nhau không bắt tay hay ôm hôn mà thay vào đó là cúi chào nhau. Cúi chào là một nghi thức khá phức tạp nhưng rất quan trọng trong giao tiếp. Bạn phải học cúi chào đúng cách để thể hiện sự tôn trọng đối với người Nhật. Trên đất Nhật, người Tây cũng phải cúi chào Nghi thức cúi chào được gọi là Ojigi. Ojigi bao gồm nhiều mức độ, từ một cái gật đầu khẽ đến tư thế cúi gập người 90 độ. Tư thế cúi chào của Ojigi phụ thuộc vào hoàn cảnh, vị thế của người bạn chào đối với bạn, và phụ thuộc vào bạn là nam hay nữ. Ojigi không chỉ được dùng khi gặp nhau, mà còn thể hiện sự biết ơn, biết lỗi, nhờ vả… Vì vậy, khi cảm ơn hay xin lỗi người Nhật, bạn cũng phải hành lễ Ojigi. Tư thế hành lễ đẹp nhất là đứng chụm hai chân lại, đổ người về trước ở phần eo làm sao cho lưng và chân vẫn giữ thẳng, không được để cong. Khi cúi người, bạn có thể đồng thời nói những câu như “Konnichiwa” (xin chào), “Arigatou gozaimasu” (cám ơn), “Sumimasen” (xin lỗi), “Onegaishimasu” (làm ơn)… Trong xã hội hiện đại, thông thường người ta sẽ đứng và cúi chào, nhưng nếu nghi lễ được diễn ra trên sàn trải tatami, bạn phải quỳ xuống chào. Hai bàn tay duỗi thẳng, khép các ngón lại và đặt trước mặt, hai bàn tay không chĩa thẳng về phía người đối diện mà hơi chụm vào nhau, cách nhau khoảng 10-20cm. Khi cúi xuống thì cúi từ từ, đầu cách mặt đất 10-15cm. Khi ngẩng dậy cũng làm thật từ tốn. Ojigi trên sàn tatami + Giao tiếp mắt: người Nhật thường tránh nhìn trực diện vào người đối thoại, mà họ thường nhìn vào một vật trung gian như caravat, một cuốn sách, đồ nữ trang, lọ hoa..., hoặc cúi đầu xuống và nhìn sang bên. Nếu khi nói chuyện mà nhìn thẳng vào người đối thoại thì bị xem như là một người thiếu lịch sự, khiếm nhã và không đúng mực. + Sự im lặng: người Nhật có khuynh hướng nghi ngờ lời nói và quan tâm nhiều đến hành động, họ sử dụng sự im lặng như một cách để giao tiếp và họ tin rằng nói ít thì tốt hơn nói quá nhiều. Trong buổi thương thảo, người có vị trí cao nhất thường ít lời nhất và những gì anh ta nói ra là quyết định sau cùng, im lặng cũng là cách không muốn làm mất lòng người khác. + Gián tiếp và nhập nhằng: thường thì họ giải thích ít những gì họ ám chỉ và những câu trả lời thì cũng rất mơ hồ. Họ không bao giờ nói “không” và chẳng nói cho biết rằng họ không hiểu. Nếu cảm thấy bất đồng hoặc không thể làm những yêu cầu của người khác họ thường nói “điều này khó”. Bất kỳ lời nói, cử chỉ nào của người Nhật kể cả sự thúc giục hay từ chối cũng đều mang dấu ấn của sự lịch thiệp, nhã nhặn. Vì người Nhật có ý thức tự trọng cao nên họ đặc biệt tránh trở thành kẻ lố bịch, không đúng mực, khiếm nhã khi giao tiếp. Người Nhật rất chú trọng làm sao cho người đối thoại cảm thấy dễ chịu. Họ không bao giờ muốn làm phiền người khác bởi những cảm xúc riêng của mình, cho dù trong lòng họ đang có chuyện đau buồn nhưng khi giao tiếp với người khác họ vẫn mỉm cười 3.3 Phong cách đàm phán kinh doanh của người Nhật 3.3.1 Tôn trọng lễ nghi và trật tự thứ bậc Xã hội Nhật Bản luôn được biết đến như là một xã hội chính thống, ý thức đẳng cấp rất cao, nó buộc mọi người phải có lễ nghi và trật tự thứ bậc trong quan hệ không chỉ trong gia đình mà còn trong cả các mối quan hệ xã hội. Điều này cũng được thể hiện trong đàm phán giao dịch ngoại thương. Người Nhật luôn tỏ ra lịch lãm ôn hòa không làm mất lòng đối phương, nhưng phía sau sự biểu hiện đó lại ẩn chứa một phong cách đàm phán đúng nghĩa “Tôi thắng anh bại”- điển hình vô tình của người Nhật. 3.3.2 Coi đàm phán như một cuộc đấu tranh thắng bại Nước Nhật đặc trưng với truyền thống tinh thần Samurai- tinh thần võ sĩ đạo. Vì thế, đối với người Nhật thì đàm phán là một cuộc đấu tranh hoặc thắng hoặc bại, có thể nói là họ theo chiến lược đàm phán kiểu cứng .Tuy nhiên khi họ đưa ra yêu cầu thì những yêu cầu đó vừa phải đảm bảo khả năng thắng lợi cao song cũng phải đảm bảo lễ nghi, lịch sự theo đúng truyền thống của họ. Và chính lễ nghi này đã giúp họ đạt được thắng lợi. Do đó trong đàm phán, khi đối mặt hoặc công khai đấu tranh với đối phương, họ không tỏ ra phản ứng ngay, họ biết cách sử dụng khéo léo những tài liệu có trong tay để giải quyết những vấn đề sao cho có lợi nhất về phía họ. 3.3.3 Tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp Người Nhật luôn coi đàm phán như một cuộc đấu tranh nhưng đồng thời người Nhật lại không thích tranh luận chính diện với đối thủ đàm phán. Họ chú tâm gìn giữ sự hoà hợp đến mức nhiều khi lờ đi sự thật, bởi dưới con mắt người Nhật, giữ gìn sự nhất trí, thể diện và uy tín là vấn đề cốt tử. Khi họ cho rằng mình đúng mà đối phương tiếp tục tranh luận thì họ nhất định sẽ không phát biểu thêm. Họ cũng tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp, co cụm và không áp dụng hành động nếu như họ cho rằng họ chưa suy nghĩ được thấu đáo mọi vấn đề. 3.3.4 Tìm hiểu rõ đối tác trước đàm phán Người Nhật trước khi bước vào đàm phán luôn có thói quen tìm hiểu mọi tình hình của đối phương, họ luôn quan niệm “trước hết tìm hiểu rõ đối tác là ai, mới ngồi lại đàm phán” chứ không phải “ngồi vào bàn đàm phán trước, rồi mới làm rõ đó là ai”. Họ không chỉ có thể tìm hiểu đầy đủ thông tin về công ty mà họ sẽ tiến hành đàm phán mà còn có thể điều tra về cả các bạn hàng của công ty này. Đối với doanh nghiệp Nhật thì tìm hiểu đối phương kinh doanh như thế nào và ai đang kinh doanh với họ đều rất quan trọng, có thể nói nó sẽ quyết định phần trăm thắng lợi trong cuộc đàm phán. 3.3.5 Chiều theo và tôn trọng quyết định của nhóm Khi nói đến nước Nhật, một đặc điểm độc đáo là hầu như chỉ có một dân tộc, từ đặc điểm này dẫn đến tính cộng rất cao. Tập thể đóng một vai trò quan trọng đối với người Nhật. Trong công việc người Nhật thường gạt cái tôi lại để đề cao cái chung, tìm sự hòa hợp giữa mình và những người xung quanh. Các tập thể có thể cạnh tranh với nhau rất gay gắt song cũng có lúc họ lại bắt tay với nhau để có thể đạt được mục đích chung như để đánh bại đối thủ nước ngoài. Vì vậy mà điều tối kỵ là làm mất danh dự của tập thể. Người Nhật đánh giá cao sự đồng tâm hiệp lực, lãnh đạo là người ra quyết định sau cùng sau khi đã lắng nghe ý kiến của cấp dưới. Quyết định của lãnh đạo là đại diện của sự đồng tâm hiệp lực của tất cả mọi người. Giá trị của mỗi công ty là sự hòa thuận và tuân theo của từng thành viên và quyết định sau cùng phải được mọi người nghiêm túc chấp hành. Không tranh cãi: người Nhật không quen với việc tranh luận bởi vì họ không tách mình ra khỏi tập thể. Tỏ thái độ bất đồng được xem là thô thiển, họ thích nói nhẹ nhàng lịch sự. Nhật Bản là một xã hội luôn nhấn mạnh “Chúng tôi” thay vì “Tôi”. Các quyết định quan trọng thường được thảo luận và chỉ khi có sự nhất trí thì mới được đưa ra. Cũng vì mọi kết quả đều là sự nỗ lực của cả một tập thể nên sẽ là không phù hợp khi khen ngợi một cá nhân cụ thể.  Thành công là nỗ lực của cả nhóm. Không ai có thể tự thành công. Người Nhật hiểu rõ điều này và nhấn mạnh việc cần phải có mọi người làm việc cùng nhau. Họ ưu tiên một quy trình thảo luận mang tính hợp tác mà đôi khi có thể chậm chạp, nhưng cuối cùng, nó sẽ đảm bảo được rằng tất cả mọi người đều có tiếng nói và đều chung một nhịp. Người Nhật thường tham khảo ý kiến của những người cùng mạng lưới, cùng nhóm trước khi hành động, và cần phải chắc chắn rằng quyết định kinh doanh của họ sẽ làm lợi cho tất cả thành viên. Nếu không, họ sẽ rất vui vẻ bước ra khỏi bàn đàm phán vào bất kỳ lúc nào. 3.3.6 Cách nói giảm nói tránh Người Nhật luôn chủ động hạn chế những tình huống đối đầu, vì thế lời nói và phép tắc giao tiếp của họ được kết hợp nhằm tránh gây hiềm khích đồng nghiệp cũng như đối tác.  Thay vì đi thẳng vào vấn đề, người Nhật thường gợi ý nhẹ nhàng, nói bóng gió. Đôi lúc, họ nói một cách rõ ràng hơn nhưng càng cẩn trọng để không làm người khác bị phật ý hay tức giận. Văn hóa công sở Nhật Bản nhấn mạnh sự tôn trọng và nhã nhặn. Họ sẽ tìm mọi cách để thể hiện rằng họ đang không áp đặt ý chí của bản thân lên những người khác. 3.3.7 Trao đổi thông tin, đàm phán rất lâu và kỹ, làm việc rất máy móc. Người Nhật có tính cần cù và có tinh thần trách nhiệm cao. Do đó, cho dù là công ty thương mại đơn thuần, trong đại đa số trường hợp, khách hàng Nhật Bản vẫn yêu cầu đối tác làm ăn đưa đến tận nơi sản xuất để tận mắt chứng kiến tổ chức, năng lực sản xuất của bạn hay của đối tác sản xuất hàng cho bạn. Nhưng khi bắt đầu vào giao dịch chính thức thì các công ty Nhật Bản lại nổi tiếng là ổn định và trung thành với bạn hàng. Tóm lại, người Nhật là chủ thể của nền văn hoá, trong đó có văn hoá kinh doanh của họ. Tính cách tâm lý, cách xử thế, suy nghĩ, tư tưởng và hành vi của họ là những nhân tố quyết định trong văn hoá kinh doanh của họ. 3.4 Các chiến lược được sử dụng trong đàm phán của người Nhật 3.4.1 Chiến lược tìm hiểu đối thủ trước cuộc đàm phán Đối với thương gia nước ngoài lần đầu tiên làm ăn, thương gia Nhật thường thông qua mạng lưới thông tin của mình tìm hiểu mọi tình hình của đối phương, sách lược người nhật áp dụng là:” trước hết tìm hiểu rõ đối tác là ai mới ngồi lại đàm phán” chứ không phải là:” ngối vào bàn đàm phán trước rồi sau đó mới làm rõ người đó là ai. người Nhật có thể tiến hành tìm hiểu đầy đủ tình hình thông tin nước ngoài muốn làm ăn với họ. Không chỉ bao gồm phương thức làm ăn của công ty đó mà cả bạn hàng của công ty đó. Trước khi đàm phán chính thức, thương gia Nhật thường có thể mời bạn dùng tiệc hoặc tham gia dạ hội, mục đích là để thăm dò bạn trong những hình thức không chính thức như vậy, tìm hiểu cá tính và độ tin cậy của bạn. Họ làm như vậy là vì họ chưa hiểu rõ mục tiêu, đối với quan hệ mậu dịch mà bạn muốn thiết lập họ chưa hoàn toàn hiểu sẽ được gì trong đó. Sau đó họ thường thông qua người liên lạc yêu cầu công ty nước ngoài thông qua kiến nghị. 3.4.2 Chiến lược tiêu hao Trước hết hãy cứ làm vừa lòng họ, rồi xỏ vào mũi họ mà dắt đi. Khi mới bắt đầu đàm phán, họ tìm cách lảng tránh, hoặc khéo léo đưa đẩy cho qua những đòi hỏi phi lý mà phía bên kia nêu ra trong thế bắt nạt mình. Qua mấy lần giằng co như thế, sẽ làm cho những kẻ kênh kiệu trong đàm phán bị mất dần nhuệ khí, nhà doanh nghiệp quan sát thấy lúc nào đối thủ thực sự mệt mỏi, đầu váng mắt hoa rồi, là lúc có thể ra tay đánh trả, biến thế thủ thành thế công, nêu rõ quan điểm của mình ra, thúc ép phía bên kia phải chấp nhận yêu cầu và điều kiện của mình, giành thắng lợi trong đàm phán. Người Nhật Bản vốn rất giỏi về đàm phán, và trong đàm phán, họ rất khéo dùng chiến thuật đánh tiêu hao để làm hao mòn tinh lực người khác, khiến cho đối thủ đàm phán phải sốt ruột mà trở nên nóng vội, còn họ thì thủng thẳng thả mồi buông câu với tư thế một người chiến thắng. Họ hiểu rất rõ rằng cuộc đàm phán nào cũng có một kỳ hạn cuối cùng. Bất cứ một người đàm phán nào trong lòng nói chung cũng có một sự tính toán là trước thời điểm ấy sẽ đi đến một thỏa thuận về một điều gì đó. Người tham gia đàm phán thường hay đợi đến thời hạn cuối cùng mới chịu nhượng bộ hoặc thỏa hiệp. Bởi vậy, trong khi đàm phán, các nhà buôn Nhật luôn luôn tỏ ra phớt lờ, có một sự kiên nhẫn rất lớn, để chờ thời cơ chín muồi, cái khéo léo trong trường hợp này được các nhà buôn Nhật áp dụng rộng rãi. Lần ấy, một nhà buôn Mỹ sang Nhật đàm phán, để thật chắc ăn, ông ta đã mang theo cả lô sách báo tài liệu phân tích tinh thần và tâm lý con người Nhật Bản. Sau khi đặt chân lên đất Nhật, được các chủ nhà Nhật Bản tiếp đãi rất nhiệt tình, làm đủ mọi thủ tục cần làm cho ông, sắp xếp cho ông ở một khách sạn thoải mái nhất, ăn toàn món ăn cao cấp khiến cho ông nhà buôn Hoa Kỳ không hề cảnh giác này cho rằng quả thật là người Nhật rất tận tình chu đáo đến mức không cần do dự gì đưa cho họ xem cả vé bay lượt về ra, nói rõ ngày giờ sẽ rời Nhật Bản. Đến đây thì người Nhật đã biết rõ thời hạn của nhà buôn Mỹ này rồi, còn ông khách Mỹ thì vẫn chưa biết họ đang tính toán những gì. Thế là phía Nhật Bản áp dụng chiến thuật kéo dài, đánh tiêu hao. Họ sắp xếp cho khách cả tuần lễ đi thăm các nơi, từ hoàng cung đến các đền miếu, từ suối nước nóng đến các siêu thị, thậm chí còn bố trí cả một lớp hướng dẫn ngắn hạn về cách ''ngồi thiền'' bằng tiếng Anh. Tối tối, những chủ nhà Nhật Bản đã thết khách bằng những bữa ăn thịnh soạn khiến cho ông khách Mỹ quỳ một lèo đến bốn tiếng đồng hồ, ngán đến cổ mà vẫn không thể không hết lời cám ơn. Tuy nhiên, hễ cứ nói đến đàm phán, chủ nhà lại gạt đi, nói rằng chưa vội, chưa vội, vẫn còn nhiều thì giờ. Cứ như thế, thời gian từng ngày, từng ngày trôi đi. Ngày thứ 12, hội đàm rồi cũng được bắt đầu, nhưng buổi chiều lại sắp xếp cho khách đi chơi gôn. Sang ngày 13, đàm phán còn chưa bàn được gì, chủ và khách đã phải cùng dự tiễn đưa long trọng. Ngày thứ 14, đàm phán bắt đầu trở lại, thế nhưng ông khách Mỹ lại sắp phải lên đường, thế là chẳng biết làm thế nào hơn, cuộc đàm phán đành tiếp tục trong xe con trên đường ra sân bay và kết quả cuộc đàm phán ra sao, là điều ta có thể hình dung được. Thời hạn cuối cùng thường ép buộc người ta đi đến những quyết định qua loa, vội vàng. Đứng trước những thời hạn cuối cùng, đừng nên để những cuộc đàm phán vô tình đắm mình vào đó. Trong lúc vội vàng mà đưa ra những quyết định qua loa sẽ đưa đến những hậu quả không đáng có. Đối với các doanh nghiệp nước ngoài khi sang Nhật đàm phán thì doanh nghiệp Nhật luôn tìm cách thao túng nhật trình của họ, để kéo dài thời gian đàm phán, lợi dụng tâm lý không muốn về tay không của các doanh nghiệp nước ngoài mà buộc họ vào cuộc trong tình trạng bất lợi. 3.4.3 Thuật lợi dụng điểm yếu của đối thủ Một điểm quan trọng trong chiến lược đàm phán của các doanh nghiệp Nhật là họ luôn lợi dụng điểm yếu của đối thủ. Ngoài mặt họ tỏ ra khiêm nhường kính trọng nhưng trên thực tế thì lại rất nhiều mưu kế toan tính bên trong, rất khó đối phó. Họ luôn mong đợi đối phương đưa ra vấn đề trước. Thái độ của họ rất lịch sự, hiếu khách, đợi cho đối tác nói ra hết đầy đủ vấn đề thì họ mới bắt đầu hỏi liên tiếp. Trong quá trình đàm phán có khi họ im lặng trong thời gian dài, có lúc tưởng họ ngủ gật, nhưng điều đó không có nghĩa là họ không lịch sự, không tập trung vào cuộc đàm phán mà đó là tập quán của người Nhật, họ cảm thấy cần thời gian để suy nghĩ. Nếu không biết được những đặc điểm này của các doanh nghiệp Nhật mà đối tác cảm thấy bực mình khó chịu, cần thì cắt đứt đàm phán, hoặc nói lại lập trường của mình, do đó đối tác rất dễ bị đẩy vào tình thế bị động và bất lợi về phía mình. 3.4.4 Nghệ thuật quan sát đối tác kinh doanh của người Nhật - Loại hay ưu tư, cáu kỉnh: Gương mặt xương xẩu, xương hình chữ nhật và màu da tái, anh ta thường làm cho người bán e ngại bởi sự lạnh lùng của mình. Những người này thường thẳng thắn và chờ đợi ở bạn những lời giải thích đơn giản và rõ ràng, không hoa mỹ. Bạn nên vuốt ve sự kiêu hãnh của anh ta và nên đưa ra được những lợi lộc vè tài chính mà sản phẩm sẽ mang lại. - Loại nóng nảy: Gương mặt tròn, da sậm và thịt rắn. những người này nghiêng về hành vi mang tính hơi cực đoan. Bạn nên tránh nghịch ý hay cản trở anh ta. Động cơ chính để có thể mua hàng của anh ta là dáng vẻ dễ mến, thậm chí nét quyến rũ của món hàng và sự thu hút của người bán. Đặc biệt, anh ta bị hấp dẫn bởi sự mới mẻ. - Loại dễ bị kích động: Gương mặt hình tam giác với vầng trán rộng. Luôn luôn cử động, anh ta chờ sự trình bày cặn kẽ, đầy đủ với những chi tiết và ví dụ thuyết phục. Động cơ mua hàng cũng giống như của loại người nóng nảy sẽ là tính mới mẻ của món hàng và sự dễ mến của người bán hàng. - Loại phớt tỉnh: Gương mặt hình tròn trái lê, với dáng mềm mại và hơi diễn cảm. Tất cả những gì có thể mang đến cho anh ta nhiều an toàn và nhiều tiện nghi sẽ được hoan nghênh. Với anh ta những cuốn sách mỏng và các tài liệu in ấn cẩn thận có tính “mẫu mực” sẽ có một sức nặng vô biên. =>Cố quan sát chi tiết - Gương mặt: Một cái nhìn về bạn, chân mày hơi nhíu lại là dấu hiệu quan tâm và thích thú. Cặp mắt mơ màng, dính vào một điểm sau lưng bạn hoặc lạc lõng trên các vật, sẽ nói lên sự phiền muộn, bực mình; hãy ngưng nói và đặt một câu hỏi. Nếu khách nói mà vẫn nhìn sang một bên để tránh cái nhìn của bạn, như vậy anh ta tìm cách che dấu tình cảm của mình. Bạn nên khám phá lý do. Sự nhăn mặt là dấu hiệu của sự khó chịu hoặc là sự biến động dữ dội của tính khí. Liệu bạn có vi phạm lĩnh vực riêng tư không? Hay bạn đề cập một đề tài kiêng kị không? Hãy đổi hướng hoặc làm cho khách hàng nói bằng cách đặt một câu hỏi thích hợp. - Cánh tay Nếu bạn đang nói mà khách hàng bất chợt khoanh tay lại thì nghĩa là có một sự phật ý nho nhỏ, nếu cánh tay chắp lại phía sau biểu thị ý muốn chi phối hay một hiện tượng căng thẳng. Ở tư thế ngồi, các cùi chỏ đưa về sau, thân người trong tư thế “sẵn sàng lao tới” là một sự phản đối thẳng thắn của khách hàng. Bạn cần phát hiện sớm, ngõ hầu giải toả khi nó còn nhỏ. Đề chậm có thể quá muộn. - Bàn tay Bàn tay xoè ra, thư giãn và thoải mái là điều thuận lợi nhất. Nắm tay xiết lại, các bàn tay chéo nhau có thể là phản ứng tiêu cực mà bạn nên lưu ý. Nếu bàn tay để trước miệng khi nói, kéo tai hay để sau tai, ngón tay chạm nhẹ vào mũi là những chỉ dẫn của sự nghi ngờ. Khi tay cào đầu, cầm một vật đưa lên miệng, đưa ra sau gáy thì phần trình bày của bạn có lẽ không chắc chắn. - Thân người Nếu ngồi thẳng và hơi nghiêng về trước, tất cả đều ổn. Ngược lại, lui về phía sau thì có sự phản đối. Nếu thân nằm gọn trong ghế bành, người khách đang hoàn toán chán nản. Bạn sẽ bị xem như là một thương gia thiếu may mắn và thiếu khả năng. Và điều quan trọng cuối cùng là bạn đừng quên rằng khách hàng cũng quan sát bạn và có thể suy diễn cử chỉ của bạn đúng như những gì bạn đang quan sát và nghĩ về họ. Bạn hãy tự tin vào mình để có một hình ảnh phù hợp trong con mắt khách hàng. CHƯƠNG 4: NHỮNG DIỀU CẦN LƯU Ý KHI GIAO TIẾP VÀ ĐÀM PHÁN VỚI NGƯỜI NHẬT 4.1 Một số điều lưu ý khi giao tiếp với người Nhật Khi bước vào tiếp xúc, sau những lời chào hỏi xã giao, với cương vị chủ nhà, họ thường chủ động đi vào vấn đề cần bàn bạc trước. Lúc câu hỏi được đưa ra có nghĩa là công việc đã chính thức bắt đầu. Trong không khí căng thẳng, nếu bạn tạo được tình huống vui vẻ gây cười thì sẽ tạo được ấn tượng tốt, nhưng nên dừng lại đúng lúc. Người Nhật khi đang thực thi nhiệm vụ hoặc đang suy nghĩ thì không nên đưa ý kiến chệch vấn đề đang bàn, nói những câu thiếu thông tin, hỏi về đời tư. Bạn sẽ bị đánh giá là thiếu nghiêm túc, thậm chí sẽ gây ác cảm với họ Dù người Nhật rất khoan dung với người nước ngoài về khoản này, nhưng sẽ là một lỗi trong giao tiếp nếu không dùng ngôn ngữ lễ phép và kính ngữ khi dùng tiếng Nhật để nói chuyện với người có địa vị cao hơn. Kính ngữ “san” có thể dùng khi bạn nói tiếng Anh nhưng đừng dùng nó để gọi chính mình. Tên người Nhật có họ để phía trước nhưng họ cũng thường để ngược lại vì lợi ích của người Tây phương trong