Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

ân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 4 - Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu. 5 - Phân hệ kế toán tiền mặt và công nợ phải trả. 6 - Phân hệ kế toán hàng tồn kho 7 - Phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành. 8 - Phân hệ kế toán tài sản cố định. 9 - Phân hệ báo cáo thuế. 10 - Phân hệ báo cáo tài chính. Số liệu cập nhật ở phân hệ nào sẽ được lưu ở phân hệ đó, ngoài ra còn được chuyển sang các phân hệ khác những nghiệp vụ, thông tin có liên quan, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể để lên các sổ sách kế toán báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành. Sơ đồ 04: kế toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chung trên máy Báo cáo kế toán liên quan Bảng cân đối sổ phát sinh Sổ cái TK 152, 111,112,331... Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá Sổ nhật ký chung Các lệnh xử lý các thao tác trên máy Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu trên máy tính Nhập dữ liệu vào máy tính Chứng từ gốc xuất, nhập nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL ở Công ty cổ phần xuân hoà viglacera: 2.2.1. Đặc điểm NVL của Công ty. Công ty cổ phần Xuân Hoà là một đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập, sản phẩm của công ty sản xuất ra phục vụ cho ngành xây dựng như: Gạch xây các loại, các sản phẩm mỏng, một số loại ngói...Chi phí NVL chiếm tỷ trọng khá cao trong giá thành sản phẩm của công ty. Hơn nữa khối lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ hàng năm của Công ty là rất lớn, nên đòi hỏi về vốn đáp ứng cho nhu cầu NVL không phải là nhỏ. Để sản xuất một sản phẩm thì doanh nghiệp cần phải sử dụng khá nhiều chủng loại NVL khác nhau như đất than dầu mỡ... Do khối lượng sử dụng lớn và chủng loại đa dạng, phong phú nguyên vật liệu có một vai trò rất quan trọng của quá trình của công ty nó không chỉ ảnh tới mẫu mã, chất lượng sản phẩm sản xuất ra mà còn ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm của công ty. Với vị trí vai trò như trên thì việc quản lý, phân loại, đánh giá NVL của công ty có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Đất, than, dầu, mỡ... là những loại NVL sử dụng thường xuyên trong quá trình sản xuất sản phẩm. Đối với những loại nguyên vật liệu này, doanh nghiệp có nhiều thuận lợi trong việc lựa chọn nguồn mua do hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp các mặt hàng này với mẫu mã, giá cả, chủng loại khá phong phú. Đặc biệt đối với NVL chính là đất, ngay từ khi chưa sáp nhập 3 nhà máy gạch XH, Bá Hiến, Cầu Xây, các nhà máy này do đã được nhà nước giao cho vùng nguyên liệu sản xuất nên bên cạnh việc nhập mua ngoài doanh nghiệp có thể tự khai thác với chi phí thấp, tiền thuế GTGT đầu vào của những NVL này cũng khá thấp (thường là 5%). Công ty thường mua những NVL này dưới hình thức trọn gói (trong giá mua đã bao gồm cả chi phí vận chuyển, bên bán có trách nhiệm vận chuyển hàng đến đúng địa điểm đã thoả thuận, công ty chỉ phải kiểm nhận và cho nhập kho) và thông qua việc ký kết hợp đồng mua hàng quý, năm trong đó có thoả thuận rõ, thời gian, địa điểm của các đợt cung cấp hàng. Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, do khối lượng sản phẩm sản xuất hàng năm rất lớn nên để đảm bảo cung ứng đủ NVL của công ty đã gặp không ít khó khăn, trở ngại về vấn đề vốn. Ngoài ra do có rất nhiều loại NVL, trong mỗi loại NVL lại có nhiều nhóm, thứ NVL với tính năng lý, hoá khác nhau nên công tác quản lý NVL trở nên hết sức phức tạp. Từ đó, ta có thể thấy rằng NVL cũng như công tác kế toán NVL có một ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 2.2.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 2.2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu: Phân loại NVL là việc phân chia, sắp xếp nguyên vật liệu thành từng thứ, nhóm, loại dựa trên những tiêu thức nhất định. Mỗi loại NVL có đặc điểm, tính năng hoá, lý và công dụng khác nhau. Do đó, để đảm bảo công tác quản lý và hạch toán NVL được thuận lợi, chính xác thì việc phân loại NVL là rất cần thiết. Căn cứ vào đặc điểm NVL và yêu cầu quản lý, công ty đã tiến hành phân loại NVL như sau: - Nguyên vật liệu chính: Bao gồm đất, than, dầu Diezen và các loại xăng dầu khác phục vụ cho việc chế tạo sản phẩm và chạy máy móc thiết bị. Trong đó: + Đất bao gồm 2 loại: đất dùng để sản xuất các loại gạch xây và đất sét có chất lượng cao để sản xuất các sản phẩm mỏng + Than bao gồm than dùng để pha trực tiếp vào đất để tạo hình sản phẩm (loại than này phải là than cám đã được kiểm tra chất lượng) và than dùng để đốt lò - Nhóm curoa: nhóm này bao gồm tất cả các loại curoa được sử dụng trong doanh nghiệp phục vụ cho việc thay thế phụ tùng, máy móc - Nhóm hành chính: bao gồm các loại thuốc phục vụ cho công tác y tế, sổ sách và một số nguyên VL khác phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp. - Nhóm máy móc thiết bị: Bao gồm các loại máy móc thiết bị dùng cho việc gia công chế tạo, sửa chữa máy móc và công tác xây dựng cơ bản như các loại côn, dao, bánh răng... - Nhóm thiết bị điện như: dây điện, bóng điện, đồng hồ áp suất... - Nhóm vòng bi: gồm các loại vòng bi với đủ các loại kích cỡ khác nhau. - Nhóm phế phẩm: là các loại phế phẩm thu hồi trong quá trình sản xuất như các loại gạch ngói vỡ loại ra trong quá trình sản xuất. - Nhóm vật tư khác: bao gồm các loại vật tư còn lại chưa phân nhóm và một số loại vật tư tự gia công. 2.2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu: Công ty đánh giá NVL căn cứ vào từng nguồn nhập (đối với NVL nhập kho) và mục đích sử dụng của từng loại NVL (đối với NVL xuất kho). * Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu là mua ngoài. Ngoài ra, doanh nghiệp còn nhập kho do sử dụng không hết...Tuỳ thuộc vào nguồn nhập nguyên vật liệu mà công ty hạch toán như sau: + Nếu nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (giá chưa có thuế) + Chi phí thu mua (Nếu có). Trong đó: - Giá mua ghi trên hoá đơn là (giá mua không có thuế GTGT – chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán). - Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có). Ví dụ 1: Theo hoá đơn số: 012080 ( Biểu Số 01) ngày 11/06, công ty mua than của Công ty Than Hà Nội. Số lượng 270.8 tấn, đơn giá: 420.000 đồng, thành tiền: 113.736.000 đ. Như vậy, giá vốn thực tế của than nhập kho theo hoá đơn trên là 113.736.000 đồng (trong trường hợp này do công ty mua theo hình thức trọn gói cho nên giá mua ghi trên hoá đơn chính là giá thực tế vật liệu nhập kho). Ví dụ 2: Theo hoá đơn số: 0083160 ( Biểu Số 02) ngày 20/06, doanh nghiệp mua đất của Công ty TNHH Mạnh Cường. Số lượng 22.982m3, đơn giá: 45.238,28 đồng, thành tiền: 1.039.666.320đồng. Như vậy, giá vốn thực tế của đất nhập kho theo hoá đơn trên là 1.039.666.320. *Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Hiện nay doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cố định (cả kỳ). Đơn giá bình quân xuất kho = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ tính Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho = Đơn giá bình quân xuất kho x Số lượng xuất kho Ví dụ: PXK số 94 ngày 30/06/06 (Biểu số 07) Xuất 639,112 tấn than dùng cho sản xuất, và bảng kê nhập xuất tồn kho (biểu số 12): - Xuất than: Số lượng tồn đầu kỳ 272 (tấn) giá trị: 112.162.838 đồng Số lượng nhập trong kỳ 1083,8 (tấn) giá trị: 455.196.000 đồng Đơn giá thực tế bình quân xuất kho được tính như sau: Đơn giá bình quân xuất kho (than) = 110.162.838 + 455.196.000 =418.467,94đ 272 + 1083,8 Giá thực tế than xuất kho = 418.467,94 x 639,112 = 267.447.882đ - Xuất đất: Số lượng tồn đầu kỳ 75.787,206 giá trị: 3.393.185.895 đồng Số lượng nhập trong kỳ 22.982 m3 giá trị: 1.039.666.320 đồng Đơn giá thực tế bình quân xuất kho được tính như sau: Đơn giá bình quân xuất kho (đất) = 3.393.185.895 + 1.039.666.320 =44.880,91đ 75.787,206 + 22.982 Giá thực tế than xuất kho = 44.880,91 x 6.194,900 = 287.032.773đ Tất cả các công việc tính toán trên đều được thực hiện trên máy vi tính. Căn cứ vào các phiếu xuất, kế toán vật tư sẽ nhập vào máy chỉ tiêu số lượng, sau đó đến cuối tháng thực hiện lệnh chạy đơn giá bình quân, máy sẽ tự động tính đơn giá và trị giá NVL xuất kho theo công thức trên. ( Sổ cái TK 152, biểu số 15) 2.2.3. Các đối tượng cần quản lý thông tin liên quan đến tổ chức công tác kế toán NVL của Công ty. Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: Các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại NVL, sản phẩm hàng hoá, danh sách khách hàng, danh sách kho hàng... Để quản lý các đối tượng này doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống danh mục tương ứng bao gồm: danh mục chứng từ, danh mục tài khoản, danh mục NVL sản phẩm hàng hoá, danh sách khách hàng, danh sách kho hàng... phần mềm kế toán pháp đã thiết kế các danh mục tương ứng trên nhằm phục vụ cho việc quản lý các đối tượng có liên quan. * Danh mục chứng từ: Đề tiến hành hạch toán ban đầu, công ty sử dụng các chứng từ nhập xuất kho theo quy định của BTC . Ngoài ra công ty còn sử dụng một số loại chứng từ với nội dung kết cấu riêng (đã được đăng ký với nhà in thuộc BTC) theo yêu cầu quản lý của công ty. Khi nhập vào máy kế toán có thể lựa chọn các loại chứng từ tương ứng theo mẫu đã có sẵn được cài đặt trong phần mềm như phiếu nhập mua hàng, phiếu nhập chi phí tiền hàng (phản ánh chi phí mua NVL thông qua các chứng từ thanh toán), phiếu xuất kho...Kế toán cũng có thể sửa đổi, cài đặt lại nội dụng, kết cấu của các chứng từ này. *Danh mục tài khoản: Khi sử dụng phần mềm kế toàn Fast, doanh nghiệp cũng thực hiện công việc cài đặt danh mục tài khoản ngay từ lúc bắt đầu đưa máy vào sử dụng. Theo thiết kế của phần mềm hiện hành đã có cái dật sẵn hệ thống kài khoản chuẩn do BTC quy định, nhưng tuỳ theo yêu cầu sử dụng mà công ty có thể mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2,3,4... Công việc khai báo sẽ được thừc hiện qua menu lệnh: Việc sử dụng TK 152 "Nguyên liệu vật liệu " để theo dõi tình hình nhập xuất của NVL TK này doanh nghiệp không mở chi tiết. Ngoài ra liên quan đến việc kế toán NVL doanh nghiệp còn sử dụng các TK 111, TK 112, TK 331... và mở chi tiết cho các tài khoản này tuỳ theo yêu cầu của mình. Công ty thực hiện việc khai báo cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoản bằng menu lệnh: "kế toán tổng hợp \ danh mục từ điển\ danh mục tài khoản". Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin về tài khoản: tên TK, mã, TK mẹ, TK này có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải trả, nhóm tiểu khoản... "kế toán tổng hợp \ danh mục từ điển\ danh mục tài khoản". Kế toán sử dụng tài khoản TK152 để theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu của công ty. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 111,TK112,TK 331,TK621,TK627... các tài khoản này cũng có thể được mở chi tiết theo yêu cầu nhưng phải thực hiện công việc khai báo như trên. *Danh sách nhà cung cấp: NVL của công ty được nhập từ rất nhiều nguồn khác nhau trong đó có nhiều nhà cung cấp có quan hệ quen thuộc với doanh nghiệp, do đó để tạo thuận tiện trong quá trình giao dịch với các đối tượng này, công ty đã mã hoá cho từng nhà cung cấp, nhóm nhà cung cấp. Kế toán khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này bằng lệnh: "Kế toán mua hàng và công nợ phải trả\ danh mục từ điển và tham số\ danh mục khách hàng". Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin liên quan đến các nhà cung cấp như: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản nợ ngầm định, thời hạn thanh toán ngầm định... * Danh mục hàng hoá vật tư: Công ty quản lý các loại NVL theo mã, tên, đơn vị tính, phương pháp tính, TK hàng tồn kho, TK giá vốn, TK doanh thu, có tính tồn kho hay không... (phế liệu thu hồi thì doanh nghiệp sẽ khai báo không tính). Tương ứng với danh mục nguyên vật liệu đã được phân loại doanh nghiệp mã hoá các loại NVL theo nguyên tắc sau: Mã cấp 1: Sử dụng chữ cái để phản ánh loại NVL (có tính chất gợi nhớ): C nhóm Curoa, D: NVL chính, H: NVL phục vụ công tác hành chính, K: nhóm vật tư khác, N: nhóm phế phẩm ,P: nhóm phụ tùng xe ô tô, T: thiết bị điện các loại, V: Nhóm vòng bi Mã cấp 2: Sử dụng các chữ số để phản ánh thứ NVL ví dụ: P 001: Đệm đầy vòi phun, P 002: bơm xăng...các chữ số này nhiều hay ít là tuỳ thuộc vào số lượng thứ của nguyên vật liệu. *Danh mục kho hàng: Các kho hàng của công ty hiện nay bao gồm: kho XH, kho BH(mỗi nhà máy coi như một kho) Kế toán khai báo danh mục kho hàng thông qua menu lệnh "kế toán hàng tồn kho\ danh mục từ điển và tham số\ kho hàng). Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin liên quan đến kho hàng: Kho Xuân Hoà có mã là:ZX H), kho Bình Dương có mã là BD. 2.2.4. Kế toán nhập NVL. * NVL nhập kho của công ty chủ yếu là do mua ngoài. Đối với những loại NVL có nhu cầu sử dụng thường xuyên, công ty thường mua theo hợp đồng dưới hình thức mua trọn gói và những nhà cung cấp các loại NVL này thường có quan hệ quen thuộc với công ty, ví dụ đất nhập của Công ty TNHH Mạnh Cường, than nhập từ Công ty than Hà Nội , xăng dầu các loại thường nhập của Công ty xăng dầu Vĩnh Phúc...Các loại NVL sử dụng không thường xuyên thì công ty thường cử nhân viên đi mua. Ngoài ra công ty còn nhập NVL do nhập phế liệu thu hồi, nhập điều chuyển giữa các kho. * Chứng từ sử dụng: Doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ sau để kế toán nhập NVL mua ngoài. - Phiếu nhập kho ( mẫu C11-H-QĐ 999 /CĐKT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05 - VT) - Hoá đơn GTGT (Mẫu 01 - GTGT) - Hoá đơn bán hàng (Mẫu 02 - GTGT)... Đây là những loại chứng từ phục vụ cho việc hạch toán, ghi chép ban đầu Riêng phiếu nhập kho của công ty có cả phần thuế GTGT ( thuế suất và tiền thuế), với mẫu thiết kế như vậy sẽ thuận lợi cho kế toán trong việc theo dõi thanh toán và nhập liệu sau này. Khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán có thể lựa chọn các mẫu biểu phiếu nhập kho có sẵn để nhập liệu như: phiếu nhập mua nội địa : số 4, nhập từ sản xuất : số 2, nhập tiền chi phí mua hàng : số 3, nhập khác : số 9 ( Mẫu biểu và nội dung của các chứng từ này được cài đặt sẵn trong phần mềm kế toán hàng tồn kho). Nhưng với thiết kế dạng mở nhằm tạo khả năng tối ưu nhất cho người sử dụng, Fast 2003 cũng cho phép công ty sửa lại mẫu biểu này cho phù hợp. * Thủ tục nhập kho NVL: Theo quy định của công ty, tất cả các loại NVL mua về đều phải được kiểm nghiệm trước khi nhập kho. Khi hàng về đến nơi, nhân viên tiếp liệu sẽ mang hoá đơn nhận được của bên bán lên bộ phận kỹ thuật. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, bộ phận kỹ thuật sẽ tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và thành lập ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm vật tư phải bao gồm 1 người đại diện phòng kỹ thuật, thủ kho, đại diện bên giao hàng và người sử dụng cùng phối hợp để kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư, sau đó sẽ xác nhận vào biên bản kiểm nghiệm và cho phép nhập kho nếu thấy đủ điều kiện. Biên bản kiểm nghiệm vật tư được lập thành 03 liên. Liên 1 giữ lại tại phòng kỹ thuật - vật tư, liên 2 gửi cho kế toán vật tư, liên 3 giao cho bên bán. Kế toán vật tư sau khi nhận được hoá đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ này, nếu thấy khớp đúng sẽ lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên . - Liên 1: giữ ở phòng kế toán để lưu cùng chứng từ thanh toán. - Liên 2: giao cho thủ kho giữ. - Liên 3: giao cho bộ phận vật tư (phụ trách cung tiêu) Phiếu nhập kho phải có đẩy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, người giao hàng, phụ trách cung tiêu, thủ kho. Sau khi nhận được phiếu nhập kho (đảm bảo tính hợp lệ), thủ kho sẽ cho phép nhập kho và ký xác nhận vào phiếu nhập kho theo số thực nhập. Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 012580 của Công ty than HN và HĐ số 0083160 của Cty TNHH Mạnh Cường (biểu số 01 + 02) và biên bản kiểm nghiệm vật tư số 95 ngày 11/06/2006 (biểu số 3), kế toán đã tiến hành lập phiếu nhập kho số 92 vật tư Than và PN 103 nhập đất ( biểu số 04 +05) *Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 152 "Nguyên liệu vật liệu" để phản ánh số hiện có và tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Kết cấu: - Bên nợ: phản ánh trị giá vốn thực tế vật liệu nhập kho và các nghiệp vụ khác làm tăng giá trị vật liệu. - Bên có: trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất kinh doanh và trị giá nguyên vật liệu giảm do các nguyên nhân khác. - Dư nợ: trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Công ty không mở chi tiết cho TK152. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK 111, 112, 141, 331... để theo dõi tình hình nhập NVL. Các loại TK này sẽ được mở chi tiết tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp. Ví dụ TK 112: - TK 11211 "Tiền gửi VNĐ Ngân hàng Cầu Giấy" - TK 11212 "Tiền gửi VNĐ Ngân hàng Mê Linh" Những NVL sử dụng có tính chất thường xuyên, công ty thường mua thông qua ký hợp đồng với nhà cung cấp, việc thanh toán được thực hiện theo thời hạn thoả thuận. Tuỳ theo từng hình thức thanh toán mà kế toán tiến hành định khoản. Nếu mua hàng trả chậm kế toán định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Nếu mua hàng trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng kế toán định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK111, TK112 Đối với những NVL phát sinh không thường xuyên hoặc NVL có nhu cầu sử dụng bất thường, công ty sẽ cử nhân viên vật tư đi mua. Do đó trong quá trình mua hàng, ngoài quan hệ thanh toán với nhà cung cấp, công ty còn phải mở sổ theo dõi việc thanh toán với các nhân viên tiếp liệu. Nếu mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng, kế toán định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 141... Ví dụ: (1). Nhập kho do mua ngoài: - Căn cứ vào hoá đơn số 012580 ngày 11/06/2006 và PNK số 92, ngày 11/06/2006, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152 (SCT 152.1) 116.160.000 Nợ TK 133 5.808.000 Có TK 331 (Cty than HN) 121.968.000 - Căn cứ vào hoá đơn số 0083160 ngày 23/06 và PNK số 103 ngày 23/06, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152(SCT 152.1) 1.039.666.320 Nợ TK 133 51.983.346 Có TK 331 ( Cty M.Cường) 1.091.649.636 (2). Kiểm kê NVL phát hiện thừa so với sổ sách: Căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán định khoản và ghi sổ như sau: Nợ TK 152 Có TK 338.1 Tuy nhiên, vào tháng 6 không phát hiện thừa khi kiểm kê. Việc khai báo, cài đặt các tài khoản này đã được doanh nghiệp thực hiện thông qua menu lệnh: "kế toán tổng hợp/danh mục từ điển và tham số/danh mục tài khoản". Số dư đầu năm của các tài khoản được cập nhật ở menu "Kế toán tổng hợp\ cập nhật số liệu\ số dư đầu năm của các tài khoản". *Quy trình nhập liệu: Trong kế toán máy, kế toán NVL chủ yếu nhập liệu, xử lý chứng từ trong pân hệ kế toán háng tồn kho.Tuy nhiên, theo thiết kế phần mềm và sự lựa chọn của mình,để đảm bảo cho việc khử trùng chứng từ, các phiếu nhập mua ngoài đều được cập nhật ở phân hệ kế toán: mua hàng và thanh toán với người bán,còn các chứng từ khác được cập nhật ở phân hệ kế toán hàng tồn kho. Các thông tin cần khai báo cho phiếu nhập mua hàng: - Phần thông tin chung về chứng từ: mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp,địa chỉ, mã số thuế, diễn giải, tài khoản có, số phiếu nhập, ngày hạch toán, số hoá đơn GTGT... - Phần thông tin chi tiết về chứng từ: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, mã kho, số lượng nhập, đơn giá nhập, tài khoản nợ... - Phần nhập thuế, tính tổng của phiếu nhập: tổng số lượng vật tư nhập kho, tổng tiền hàng nhập kho, thuế suất, tiền thuế, tài khoản thuế GTGT đầu vào. Nếu muốn nhập chi phí mua hàng chọn"phiếu nhập chi phí", phần số lượng vật tư không khai báo. Căn cứ vào phiếu nhập kho đã lập, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy theo quy trình sau: (Giả sử nhập dữ liệu của phiếu nhập kho số 92 của Công ty than Hà Nội) 1. Chọn menu cần thiết: "mua hàng và công nợ phải trả \ cập nhật số liệu\ phiếu nhập kho". 2. Chương trình sẽ hiện lên 5 chứng từ cập nhật gần đây nhất, nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Lúc này chỉ có nút "Mới", "Lọc" và nút "Quay ra" là hiện còn sáng, còn các nút khác đều mờ, con trỏ đặt tại nút "Mới". 3. Tại nút "Mới" ấn phím enter để bắt đầu nhập chứng từ. Con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình nhập thông tin về chứng từ. 4. Lần lượt nhập các thông tin lên màn hình: + Mã khách: KD006. Sau khi ấn phím Enter, máy tự động hiện lên tên và địa chỉ của người cung cấp (doanh nghiệp đã cài đặt trong danh mục nhà cung cấp/danh mục từ điển và tham số/ kế toán mua hàng và công nợ phải trả). + Diễn giải: Trạm than ô cách nhập than + Số lượng: 270.8 + TK có: TK 331 + TK nợ: sau khi ấn phím enter, máy sẽ tự định khoản TK nợ: TK152 5. Tại nút "Lưu" ấn phím Enter để lưu chứng từ. Sau khi chương trình thực hiện lưu xong thì sẽ hiên lên thông báo "đã thực hiện xong". 6. Sau khi lưu xong chứng từ trên, con trỏ sẽ chuyển đến nút "Mới", và ta có khả năng thực hiện các công việc tiếp theo: "Mới", "In chứng từ", "Sửa" , "Xoá", "Xem", "Tìm", "Page up"," Page down","Quay ra". Sau khi thực hiện các bước công việc trên (nhập số liệu cho phiếu nhập số 92) ta có màn hình nhập liệu. * Sổ sách, báo cáo kế toán : Fast là chương trình phần mềm kế toán được thiết kế dạng mở nên ngoài các sổ sách kế toán theo quy định của nhà nước, chương trình còn cho phép mở các sổ theo yêu cầu quản trị của công ty. Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh chương trình tự động chạy ra và cho phép kết xuất, in ra các sổ sách tương ứng từ chi tiết đén tổng hợp nhất tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. Các loại sổ sách, báo cáo kế toán NVLcủa công ty bao gồm: + Sổ nhật ký chung xuất vật tư (Biểu số 14) + Sổ nhật ký chung nhập vật tư (biểu số 13) và các sổ cái các tài khoản liên quan: Sổ cái TK 152 (biểu 15). Sổ kế toán tổng hợp phản ánh tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu của công ty theo chỉ tiêu giá trị. Số liệu trên sổ kế toán tổng hợp làm căn cứ lập báo cáo tài chính. - Sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết mua hàng... Sổ chi tiết dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết làm căn cứ lập báo cáo quản trị. Ví dụ: - Sổ chi tiết than ( biểu số 10 ), Sct đất (biểu số 11 ) . - Báo cáo kế toán: báo cáo hàng nhập, báo cáo hàng xuất, báo cáo hàng tồn... Bảng tổng hợp nhập xuất tồn (biểu số 12 ) Trong đó báo cáo hàng nhập bao gồm: bảng kê phiếu nhập (biểu số 09), bảng kê phiếu nhập của một mặt hàng, bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp... Để xem, in các loại sổ sách, báo cáo kế toán thực hiện các bước công việc sau: + Vào các phân hệ kế toán liên quan. + Lựa chọn các loại sổ sách , báo cáo kế toán tương ứng. + Vào điều kiện lọc để lọc ra các sổ sách cần thiết. Sau khi thực hiện các bước công việc trên, chương trình sẽ hiện ra kết quả dưới dạng bảng số liệu, dùng các phím mũi tên để xem thông tin cần thiết. Ngoài ra, NVL của công ty còn có thể nhập từ các nguồn khác bao gồm: nhập điều chuyển kho, nhập phế liệu thu hồi, vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho... Đối với những NVL nhập từ các nguồn này thì thủ tục nhập kho và công tác hạch toán ban đầu cũng tương tự như đối với kế toán nhập NVL do mua ngoài. Khi nhập vào máy, kế toán không nhập trong phân hệ kế oán mua hàng và công nợ phải trả mà nhập trong phân hệ kế toán hàng tồn kho bằng menu lệnh: "kế toán hàng tồn kho\ cập nhật số liệu\ phiếu nhập kho". Trong phân hệ kế toán hàng tồn kho, có mẫu các phiếu nhập tương ứng doanh nghiệp có thể lựa chọn: 1: Phiếu nhập nội địa, 2: nhập từ sản xuất,4:nhập điều chuyển kho, 5: nhập chi phí mua hàng, 9: nhập khác. 2.2.5. Tổ chức kế toán xuất NVL. * Đối tượng kế toán và phương pháp kế toán tập hợp chi phí sản xuất: Vật liệu xuất kho của công ty chủ yếu sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm và chi phí NVL chiếm tỷ lệ cao trong giá thành sản phẩm (khoảng 65%), do đó tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng NVL là tiền đề cơ bản cho việc hạch toán chính xác, đầy đủ giá thành sản phẩm, đảm bảo việc tập hợp chi phí sản xuất được chính xác kịp thời vào đúng đối tượng tập hợp chi phí. Hiện nay Công ty có 2 phân xưởng sản xuất chính (và cả 2 phân xưởng này đều sản xuất nhiều loại sản phẩm (khoảng 18 sản phẩm) với qui trình công nghệ sản xuất giản đơn, nên yêu cầu quản lý của doanh nghiệp là phải quản lý từng loại sản phẩm của từng nhà máy. Từ đó, Công ty đã xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là từng loại sản phẩm và từng nhà máy. Đối với các khoản chi phí trực tiếp, kế toán sử dụng phương pháp tập hợp trực tiếp để tập hợp chi phí vào các đối tượng có liên quan. Khi phản ánh các khoản chi phí NVL trực tiếp, kế toán căn cứ vào định mức tiêu hao vật tư và số lượng sản phẩm hoàn thành để tập hợp chi phí cho từng sản phẩm. Đối với các khoản chi phí NVL sử dụng cho mục đích khác như phục vụ công tác quản lý sản xuất ở các phân xưởng, phục vụ quản lý doanh nghiệp...kế toán sẽ tập hợp chi phí theo từng phân xưởng (nhà máy), sau đó căn cứ váo các tiêu thức phân bổ để phân bổ chi phí cho từng sản phẩm. *Chứng từ sử dụng: Công ty sử dụng các loại chứng từ sau để kế toán xuất nguyên vật liệu - Phiếu xuất kho (mẫu C12-H -QĐ 999/CĐKT) - Phiếu xuất kho nội bộ - Phiếu xin l