Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho Trung tâm dịch vụ thương mại thuộc Tập đoàn HiPT

Mục lục Lời mở đầu Trong xu thế phát triển của thế giới ngày nay, những tác động của khoa học và công nghệ đem tới đã tạo động lực thúc đẩy và buộc các tổ chức phải biến đổi chính mình để thích ứng với hoàn cảnh mới. Các tổ chức kinh tế và xã hội đều tiến hành các cuộc cải cách và phương pháp nhanh nhất, hiệu quả nhất đi đôi với chi phí thấp nhất mà các nhà quản lý đã lựa chọn cho tổ chức của mình đó là công cụ tin học hoá bộ phận quản lý. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp thì công cụ này rất quan trọng nó giúp cho các tổ chức doanh nghiệp không những tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục được sai sót, nhầm lẫn trong quá trình quản lý và đem lại hiệu quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trên thực tế đã có nhiều tổ chức kinh tế sử dụng các sản phẩm phần mềm để quản lý việc kinh doanh của mình với nhiều mô hình ứng dụng khác nhau như: quản lý bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý kho hàng,…và nó đã đem lại những hiệu quả kinh tế, xã hội rất lớn cho tổ chức đó. Với xu thế tất yếu đó, việc ứng dụng tin học trong hoạt động bán hàng tại các cơ sở kinh doanh là rất cần thiết. Ngoài mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nó còn đảm bảo sự tồn tại vững chẳc trong môi trường kinh doanh hiện nay, đáp ứng được những mong muốn và những đòi hỏi khắt khe của khách hàng một cách nhanh chóng hiệu quả. Từ những lý do trên trong đợt thực tậptổng hợp này em đã tìm hiểu thực tế của Trung tâm dịch vụ thương mại trực thuộc Tập đoàn HiPT và cùng với những kiến thức em đã được học trong suốt 7 học kỳ vừa qua tại trường Đại học Kinh tế quốc dân, em đã quyết định lựa chọn đề tài:” Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho Trung tâm dịch vụ thương mại thuộc Tập đoàn HiPT”. Đây là đề tài không những mang tính thiết thực đáp ứng được nhu cầu của cơ quan thực tập đồng thời, mà nó phù hợp với chuyên môn được đào tạo và phù hợp với khả năng của bản thân em. Báo cáo thực tập tổng hợp của em gồm có 3 chương: Chương 1: Giới thiệu về Tập đoàn HiPT và Trung tâm dịch vụ thương mại. Chương 2: Tình hình ứng dụng tin học của Trung tâm dịch vụ thương mại. Chương 3: Giới thiệu chung về đề tài lựa chọn. Trong suốt 5 tuần thực tập tổng hợp vừa qua tại Trung tâm dịch vụ thương mại, dưới sự giúp đỡ của cán bộ thực tế Cô Phạm Thị Thuý và cùng với sự hướng dẫn tận tình của TS. Đặng Quế Vinh đã giúp em hoàn thành được báo cáo này. Em xin chân thành cảm ơn! Chương 1- Giới thiệu về tập đoàn HiPT và Trung tâm dịch vụ thương mại. Tổng quan về Công ty cổ phần Tập đoàn HiPT. Giới thiệu chung về công ty. Tên công ty: Công ty Cổ phần tập đoàn HiPT. Tên Tiếng Anh: High - Performance Technology. Tên giao dịch: HiPT Group. Tổng giám đốc công ty: Võ Văn Mai. Số đăng ký kinh doanh: 0103000008 Logo: Địa chỉ: 152 Thụy Khuê- Phường Thụy Khuê- Quận Tây Hồ- Hà Nội. Email: contact@hipt.com.vn Website: http:// www.hipt.com.vn Điện thoại: (84.4)2660522 - Fax: (84.4)2660520 Công ty TNHH Tích hợp Hệ thống HiPT (HiSI) Công ty TNHH Giải pháp Ngân hàng và Tài chính HiPT (HiBF) Mô hình của Công ty cổ phần tập đoàn HiPT( Hình 1.1) CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HiPT Công ty TNHH Hệ thống thông tin HiPT (HiSS) Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tin học HiPT (HiST) Công ty TNHH Dịch vụ và truyền thông HiPT (HiSC) Quá trình hình thành và phát triển. Vào những năm đầu của thập kỷ 90, thị trường tin học Việt Nam có những chuyển biến rất sôi động. Các hãng công nghệ thông tin lớn trên thế giới đã có những bước đi thận trọng thăm dò thị trường Việt Nam và cũng đã xuất hiện nhiều công ty hoạt động kinh doanh theo công nghệ thông tin. Tháng 6/1994, Công ty TNHH Hỗ trợ Phát triển Tin học, với tên giao dịch tiếng Anh là High - Performance Technology, gọi tắt là HiPT Co.,Ltd. ra đời với 14 nhân viên và vốn điều lệ ban đầu là 500 triệu đồng. Ngay sau khi thành lập, HiPT trở thành đối tác số 1 tại Việt Nam và là nhà phân phối chính thức của hãng máy tính hàng đầu thế giới Hewlett-Packard (HP) vào tháng 7/1994. Đầu năm 2000, Công ty TNHH Hỗ trợ Phát triển Tin học (HiPT Co.,Ltd.) được chuyển đổi cơ cấu thành Công ty Cổ phần Hỗ trợ Phát triển Tin học- HiPT theo Giấy phép Đăng ký kinh doanh số 0103000008 của Sở kế hoạch và Đầu tư- Thành phố Hà Nội cấp ngày 29/2/2000. Bằng việc tăng vốn điều lệ từ 500 triệu đồng lên 5,12 tỷ đồng và củng cố lại tổ chức, HiPT thể hiện quyết tâm cao trong việc giữ vững và phấn đấu nâng cao vị thế của mình trong thị trường tin học Việt Nam. Trong điều kiện nền kinh tế đất nước ngày càng phát triển và hội nhập yêu cầu đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ đã trở thành tất yếu đối với Công ty. Do vậy đến năm 2005, Công ty Cổ phần Hỗ trợ Phát triển tin học HiPT chuyển đổi cơ cấu tổ chức, hình thành HiPT Group hoạt động theo mô hình tập đoàn với 5 công ty TNHH thành viên là HiBF, HiSI, HiSC, HiSS và HiST. Tháng 6/2006, Công ty chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần Tập đoàn HiPT(HiPT GROUP) theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty Cổ phần số 0103000008 ngày 20/6/2006 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội. Trong quá trình phát triển công ty đã đạt được rất nhiều thành tựu và doanh thu liên tục tăng lên hàng năm cùng với chất lượng hàng hoá, sản phẩm và chất lượng phục vụ cũng liên tục được nâng cao. Tập đoàn HiPT với phương châm phục vụ chi tiết đến từng khâu của dự án từ tiếp cận khách hàng, tư vấn, thực hiện, chuyển giao cho đến dịch vụ hậu mãi công ty luôn cam kết đem lại cho khách hàng những điều kiện bán hàng, bảo hành và bảo trì tốt nhất. Cơ cấu tổ chức. Với định hướng trở thành một tập đoàn đa ngành nghề, đa dịch vụ trên nền tảng công nghệ thông tin và viễn thông cùng với sự phát triển của đất nước thì đầu năm 2007 tập đoàn HiPT đã xây dựng lại cơ cấu tổ chức của mình theo sơ đồ sau: Hội đồng điều hành Khối kinh doanh tài chính Trường kỹ nghệ thực hành HiPT Khối kinh doanh giải pháp Khối kinh doanh thương mại QL điều hành Dịch vụ đầu tư HIPT Bán buôn GP và tư vấn Đào tạo kĩ năng Tích hợp HT Bán lẻ QL các dự án đầu tư của HIPT Đào tạo nghề Công nghệ PM Dự án thương mại Dịch vụ thương mại QL các Cty CP do HIPT đầu tư góp vốn Khối hỗ trợ Trợ lý điều hành Chiến lược Quản trị tài chính Quản trị hành chính Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức của Tập đoàn HiPT Chức năng hoạt động của các khối trên là: Khối Kinh doanh thương mại: Tổ chức mạng lưới kinh doanh thương mại gồm: Bán buôn: Xây dựng hệ thống đại lý, hệ thống nhà cung cấp, hệ thống quản lý tổ chức bán buôn. Bán lẻ: Xây dựng hệ thống cửa hàng bán lẻ theo sản phẩm, theo đối tượng khách hàng, theo hãng sản xuất. Dự án thương mại: Tham gia các thầu thương mại( chủ yếu theo điều khoản thương mại không chứa nhiều hàm lượng giải pháp và công nghệ). Dịch vụ thương mại: Dịch vụ triển khai, bảo hành bảo trì, vật tư và kho hàng. Khối kinh doanh giải pháp. Giải pháp và tư vấn kỹ thuật: Xây dựng các dự án bao gồm công nghệ và tài chính cho dự án. Tích hợp hệ thống: Tổ chức triển khai các hợp đồng cho khối. Tạo lập các mô hình thử nghiệm tích hợp hệ thống khi có yêu cầu. Công nghệ phần mềm: Phân tích thiết kế kỹ thuật, sản xuất phần mềm( theo khách hàng, theo công nghệ), quản trị chất lượng phần mềm. Khối kinh doanh tài chính. Quản lý các dự án đầu tư của HiPT Group. Đề xuất và triển khai các phương án đầu tư cho từng dự án. Kinh doanh quỹ đầu tư. Quản lý vốn đầu tư của Group tại các công ty cổ phần. Trường kỹ nghệ thực hành HiPT Là đơn vị tổ chức kinh doanh và triển khai dịch vụ đào tạo Đào tạo nghề: nhằm đào tạo các nghề. Đào tạo kỹ năng: nhằm đào tạo các kỹ năng trong các lĩnh vực công nghệ thông tin, quản trị kinh doanh… Khối hỗ trợ Trợ lý điều hành: Giúp hội đồng điều hành quản lý tập đoàn trong công tác nhân sự và quan hệ với quần chúng. Quản trị hành chính: chức năng là quản trị các công việc liên quan đến quản lý cơ sở vật chất của tập đoàn HiPT. Cung cấp các dịch vụ hành chính cho Group HiPT và các đối tác theo yêu cầu. Quản trị tài chính: Xây dựng khách hàng, đảo bảo nguồn tài chính và cung cấp các dịch vụ về tài chính ngân hàng cho các hoạt động kinh doanh của toàn Group. Chiến lược: Đề xuất các chiến lược tìm kiếm khách hàng tiềm năng, xây dựng các chiến lược phát triển sản phẩm kinh doanh, quản lý các đối tác. Những thành tựu của công ty. Doanh thu công ty. Với sự tin tưởng của khách hàng và đối tác, sự siêng năng của đội ngũ cán bộ và các chính sách quản lý hiệu quả, doanh thu của HiPT Group đã liên tục tăng nhanh và chắc chắn trong những năm qua. Dưới đây là biểu đồ doanh thu của tập đoàn từ năm 1994 đến năm 2005. Hình 1.3: Biểu đồ doanh thu của Tập đoàn HiPT. Quy mô của công ty. HiPT Group được thành lập năm 1994, ban đầu quy mô của công ty còn rất nhỏ chỉ có 14 người và ngày càng được mở rộng theo thời gian. Đến năm 2006, tổng số nhân viên của cả tập đoàn lên đến 300 nhân viên với chuyên môn và tay nghề cao được đào tạo ở các trường đại học trong, ngoài nước được đối tác, khách hàng, thị trường đánh giá cao. Sau đây là sơ đồ nguồn nhân lực của cả Tập đoàn HiPT trong thời gian hình thành năm 1994 và phát triển đến nay: Hình 1.4: Biểu đồ nguồn nhân lực của Tập đoàn HiPT. Khách hàng. Tập đoàn HiPT có một khối lượng khách hàng tiền năng rất lớn. Danh sách khách hàng của HIPT Group được chia thành nhiều khối như sau: Khối Ngân hàng tài chính. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Cục Công nghệ tin học ngân hàng thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Trung tâm thông tin tín dụng thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam Ngân hàng cổ phần thương mại hàng hải Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam- Bảo Việt và các đơn vị thành viên. Khối giao thông vận tải. Tổng công ty hàng không Việt Nam- Việt Nam Airlines Tổng công ty đường sắt Việt Nam Khối nhà nước và chính phủ Văn phòng chính phủ Văn phòng quốc hội Bộ ngoại giao Bộ Khoa học công nghệ Bộ tài chính Bộ y tế Ủy ban nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội Bộ tài nguyên và môi trường Thông tấn xã Việt Nam Báo nhân dân Khối bưu chính viễn thông Bộ bưu chính viễn thông Tổng công ty bưu chĩnh viễn thông Bưu điện Hà Nội, Thành Phố Hồ Chí Minh Công ty điện tử viễn thông quân đội- Vietel Công ty điện toán và truyền số liệu VDC Công ty dịch vụ tiết kiệm và bưu điện Khối giáo dục và trường học. Bộ giáo dục và đào tạo Trường Đại học Quốc gia Hà Nội Trường Đại học Y Hà Nội Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Trường Đại học Sư phạm Hà Nội Khối các tổ chức quốc tế Chương trình phát triển Liên hiệp quốc- UNDP Quỹ nhi đồng Liên hiệp quốc- UNICEF Tổ chức y tế thế giới- WHO Ngân hàng thế giới- WB Nhà cung cấp. Các đối tác chính của Trung tâm dịch vụ thương mại bao gồm: HP, Acer, Intel. HP( Hewlett Packard) là một trong những nhà cung cấp hàng đầu về sản phẩm và các giải pháp về công nghệ thông tin: Máy trạm, máy chủ, máy in, máy chiếu, lưu trữ các phụ kiện, dịch vụ… HiPT đã trở thành nhà phân phối sản phẩm được ủy quyền của HP từ tháng 7/1994 trong lĩnh vực: Các giải pháp tài chính và quản lý Hệ thống thông tin LAN, WAN, Intranet, Internet. Các họ máy tính cấu hình RISC, UNIX và họ máy tính PC/ Intel. Các thiết bị truyền thông mạng như LAN Adapter, Hub, Switch, Router, Modem và các giải pháp tiên tiến, hiệu quả. Giải pháp quản trị mạng HP Openview. Các thiết bị ngoại vi như Scanner, HP LaserJet, Desk Jet Printer, HPBackup Drive… Acer là một trong những tập đoàn Công nghệ thông tin chuyên thiết kế và sản xuất máy tính cá nhân lớn nhất thế giới( OEM). Acer cung cấp các sản phẩm từ máy chủ siêu mạnh, máy tính để bàn, máy xách tay( notebook), thiết bị ngoại vi và linh kiện máy tính. HiPT là nhà phân phối chính thức sản phẩm của Acer tại Việt Nam Máy tính Intel là thương hiệu nổi tiếng và có chỗ đứng quan trọng trong lĩnh vực linh kiện máy tính trên thế giới. HiPT là nhà phân phối được ủy quyền của Intel. Đối thủ cạnh tranh. Ngày nay cùng với sự phát triển của đất nước, khoa học kỹ thuật cũng phát triển một cách vượt bậc ngày càng xuất hiện nhiều công ty kinh doanh trên lĩnh vực công nghệ thông tin. Do đó, bên cạnh phát triển của HiPT Group đã có rất nhiều đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực này, đó có thể là những công ty lớn đã thành lập từ sớm với nhiều kinh nghiệm cũng có thể là các công ty nhỏ… Ví dụ: Công ty phát triển phần mềm FPT. Công ty máy tính Nam Á. Công ty máy tính Bảo An. Công ty máy tính Trần Anh. Công ty máy tính Lan Phương. Công ty máy tính Phúc Anh. Vĩnh Trinh Computer… Tổng quan về Trung tâm dịch vụ thương mại. Giới thiệu về Trung tâm dịch vụ thương mại. Trung tâm dich vụ thương mại tiền thân là khối kinh doanh thương mại của Công ty cổ phần tập đoàn HiPT. Thời gian qua trung tâm đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt nguồn hàng và thị trường được mở rộng, cơ cấu tổ chức được hoàn thiện, năng lực và kinh nghiệm của các nhân viên được nâng cao. Trung tâm dịch vụ thương mại được tổ chức nhằm thực hiện dịch vụ kinh doanh gồm các dịch vụ: dịch vụ mua hàng, dịch vụ kho hàng, dịch vụ triển khai và dịch vụ bảo hành, bảo trì. Những thông tin chung: Trung tâm dịch vụ thương mại Giám đốc: Bà Phạm Thị Thúy Phó giám đốc: Bà Nguyễn Thị Lâm Thao Trụ sở: 152 Thụy Khuê- Tây Hồ- Hà Nội Quy mô của cơ quan. Cùng với sự phát triển của tập đoàn, Trung tâm dịch vụ thương mại cũng không ngừng lớn mạnh về mọi mặt cả chất lượng lẫn số lượng. Hiện nay Trung tâm có trụ sở làm việc chính tại 152 Thụy Khuê với diện tích tổng cộng khoảng 250 m2 và được cơ cấu tổ chức là: một giám đốc, một phó giám đốc và tổng số nhân viên là 26 người được phân chia ra thành nhiều phòng ban khác nhau: - Phòng vật tư có 2 nhân viên - Phòng xuất nhập khẩu có 3 nhân viên - Phòng triển khai có 8 nhân viên - Phòng bảo hành có 12 nhân viên - Kho có 1 nhân viên. 3. Hoạt động chính của cơ quan. Lĩnh vực kinh doanh chính. Công ty Trung tâm dịch vụ thương mại chủ yếu kinh doanh trong các lĩnh vực phát triển dự án đồng thời tiến hành phân phối và bán lẻ các thiêt bị tin học như: máy tính xách tay, máy chủ, máy trạm, Scan, print…và các thiết bị mạng như: dây, card mạng, Hub, Switch, Router, Modem… Các lĩnh vực hoạt động chính của HiPT Group gồm: Cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin Cung cấp các thiết bị tin học Tích hợp hệ thống Phát triển phần mềm Cung cấp các dịch vụ thông tin và truyền thông Đào tạo và chuyển giao công nghệ Bảo trì thiết bị tin học Giải pháp hệ thống điện Cung cấp các gói dịch đầu tư tài chính Mục tiêu kinh doanh. Trung tâm dịch vụ thương mại hoạt động nhằm tạo ra các sản phẩm và dịch vụ sau: Sản phẩm Các thiết bị tin học như:… Các hệ thống máy chủ, các hệ thống lưu trữ dữ liệu, các hệ thống sao lưu dữ liệu cỡ lớn… Các thiết bị mạng như bộ định tuyến, Switch của các hãng Cisco, HP, Nortel. Các thiết bị và phần mềm bảo mật của hãng Check Point, RSA Security, Cisco,… Các phần mềm quản trị hệ thống dựa trên dòng sản phẩm HP Openview. Dịch vụ Cung cấp giải pháp công nghệ thông tin và truyền thông. Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực tin học, điện tử, viễn thông. Dịch vụ đào tạo tin học. Lắp đặt, bảo hành, sửa chữa hệ thống thông tin, mạng máy tính, điện tử, truyền thông. Tư vấn đầu tư. Sơ đồ tổ chức của trung tâm. Giám đốc Phó giám đốc Phòng Vật tư Phòng xuất nhập khẩu Phòng triển khai Phòng bảo hành Kho Hình 1.5. Sơ đồ tổ chức của Trung tâm dịch vụ thương mại. Chức năng của từng phòng ban. Phòng vật tư: thực hiện qui trình mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ,… dưới dạng 1 vật dụng hoặc máy móc thuộc diện hiện có bán trên thị trường nội địa để kinh doanh hoặc phục vụ cho công việc hàng ngày. Phòng xuất nhập khẩu: Khi hàng hoá mà khách hàng yêu cầu ở trong nước không có hoặc khi khách hàng mua hàng hoá với số lượng lớn, thì phòng xuất nhập khẩu sẽ phải tiến hành nhập khẩu hàng từ nước ngoài vào trong kho của công ty. Phòng triển khai: Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng thì phòng triển khai sẽ dựa vào phiếu bán hàng đầu vào để lựa chọn hàng hoá thiết bị trong kho và tiến hành báo giá thiết bị cho khách hàng. Sau khi được sự đồng ý của khách hàng nhân viên của phòng triển khai sẽ bắt đầu qui trình từ lắp đặt và cài đặt thiết bị, đóng gói dán tem bảo hành đến vận chuyển thiết bị và bàn giao tới cho khách hàng. Phòng bảo hành: thực hiện nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ sau bán hàng nhằm đảm bảo cho sản phẩm của khách hàng sử dụng hoạt động bình thường theo các cam kết đã định trước giữa nhà cung cấp và khách hàng. Kho: thực hiện các chức năng quản lý thiết bị, hàng hóa, sản phẩm và các dịch vụ từ lúc nhận vào kho cho đến khi được xuất ra khỏi kho. Chương 2: Tình hình ứng dụng tin học của Trung tâm dịch vụ thương mại Mạng sử dụng trong công ty. Hiện nay hệ thống máy tính trong công ty đã được kết nối mạng Internet để phục vụ cho việc kinh doanh của công ty mình. Mỗi phòng ban có thể liên hệ với nhau thông qua hệ thống máy tính nối mạng LAN, ngoài ra các nhân viên trong cơ quan sử dụng đường truyền ADSL để truyền dữ liệu khi có yêu cầu của các cán bộ quản lý. 2. Phầm mềm sử dụng. - Đối với máy chủ. + Hệ điều hành Windows Server. + Microsoft Office 2003. + Xoft Spy SE, Xoft Spy. + Firewall… - Đối với máy trạm + Hệ điều hành Microsoft Windows XP Professional Pack 2 + Microsoft Office 2003: Microsoft Word, Microsoft Excel. + Fast Accouting. + My SQL +ASP Javascript +VB.Net… Phần cứng. Trung tâm dịch vụ thương mại là công ty kinh doanh các lĩnh vực liên quan đến công nghệ thông tin như : kinh doanh các thiết bị máy tính, và đưa ra các giải pháp nâng cấp mạng máy tính cho công ty,…Vì vậy, mỗi nhân viên trong trung tâm đều có một máy tính cá nhân với cấu hình bình thường: Chip Intel, Pentium III Processor, RAM 256 MB. Ngoài ra Trung tâm còn có một máy chủ tốc độ lớn; một máy fax; một máy in và một máy photocopy. 4. Trình độ của nhân viên. Hầu hết các nhân viên của Trung tâm dịch vụ thương mại đều có khả năng sử dụng máy tính một cách thành thạo và họ có trình độ tin học văn phòng tốt. Những nhân viên của phòng triển khai và phòng bảo hành rất có hiểu biết về phần cứng của máy tính và các dịch vụ mạng có liên quan khác. 5. Tình trạng ứng dụng tin học của bộ phận quản lý bán hàng. Hiện nay, Trung tâm đang sử dụng phần mềm Microsoft Excel để quản lý các giấy tờ liên quan đến các qui trình nghiệp vụ kinh doanh của mình. Với tính năng xử lý tính toán cao có thể nói Excel đã đảm nhận khá tốt vai trò quản lý dữ liệu qua các tờ khai và các bản hợp đồng. Tuy nhiên do khối lượng công việc kinh doanh và đơn đặt hàng ngày càng lớn, các hợp đồng gia công thực hiện ngày càng nhiều dẫn đến nhầm lẫn, sai sót rất dễ xảy ra. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng đang có nhu cầu mở rộng kinh doanh. Vì vậy yêu cầu tất yếu về một phần mềm quản lý hiệu quả đang được đặt ra đối với Trung tâm này đặc biệt là trong nghiệp vụ bán hàng. Chương 3: Giới thiệu chung về đề tài lựa chọn. Tên đề tài: Đề tài: Xây dựng HTTT quản lý bán hàng cho Trung tâm dịch vụ thương mại trực thuộc Tập đoàn HiPT. Lý do lựa chọn đề tài. Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay để đảm bảo một doanh nghiệp luôn đứng vững thì phải có 1 chiến lược quản lý phù hợp. Đối với lĩnh vực quản lý nói chung và quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói riêng, việc xử lý các thông tin nhận được là một vấn đề không đơn giản vì lượng thông tin ngày càng lớn và thường xuyên thay đổi, nó luôn là một bài toán hết sực phức tạp nhất là trong việc tổ chức sắp xếp dữ liệu sao cho phù hợp, tìm ra những phương pháp tính toán tối ưu…Tuy nhiên sự ra đời của máy vi tính cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã đưa tới một giải pháp hoàn toàn mới để giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả. Đó là giải pháp sử dụng các phần mềm để quản lý các hoạt động kinh doanh của mình. Đối với Trung tâm dịch vụ thương mại, đứng trước sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, họ cũng lựa chọn công cụ tin học hoá các bộ phận quản lý nhằm mục đích thúc đẩy việc kinh doanh của mình, đồng thời giảm chi phí và thời gian một cách tối ưu nhất trong quản lý. Mục tiêu mà các nhà quản lý lựa chọn để tiến hành công tác tin học hoá đầu tiên đó là bộ phận quản lý bán hàng. Bởi vì, hiện nay số lượng hoá đơn cần phải xử lý trong một ngày tăng lên rất nhiều và các báo cáo về doanh thu, hàng tồn kho,… yều cầu phải được lên một cách thường xuyên, liên tục nên phương pháp quản lý bằng thủ công không còn phù hợp nữa. Nắm bắt được thực tế này của công ty em đã lựa chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho Trung tâm dịch vụ thương mại”. Mục tiêu của đề tài. Chuyên nghiệp hoá các hoạt động liên quan đến bán hàng, giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin về đối tác, về khách hàng, về các hàng hóa vật tư thông tin, về hàng tồn kho… Đơn giản hoá công tác chứng từ: các chứng từ đều được hoàn thành theo mẫu, việc cập nhật các chứng từ đơn giản và tốn ít thời gian. Đáp ứng nhu cầu quản lý của các cơ quan chức năng một cách nhanh chóng và chính xác. Thúc đẩy quá trình thực hiện các hợp đồng gia công. Đáp ứng được nhu cầu ứng dụng những thành tựu của quá trình phát triển khoa học công nghệ. 4. Công cụ để thực hiện chương trình. - Công cụ thiết kế: Sử dụng các phương pháp thiết kế hệ thống thông tin như các sơ đồ mô hình hoá hệ thống, các phương pháp thiết kế CSDL cho chương trình như thiết kế từ thông tin đầu ra sau đó thực hiện chuẩn hoá tạo ra một CSDL. - Đối với việc tạo lập cơ sở dữ liệu ta sẽ dùng phần mềm Microsoft Office Access 2003, sau đó sẽ kêt nối dữ liệu để tạo ra một chương trình quản lý hoàn chỉnh. - Sử dụng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 để lập trình thực hiện chương trình. Đây là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, có chế độ bảo mật an toàn dữ liệu khá tốt và cũng được sử dụng rất phổ biến trong lập trình quản lý. 5. Các bước thực hiện đề tài. Khảo sát hệ thống: khảo sát sơ bộ và khảo sát chi tiết. Phân tích hệ thống sử dụng các sơ đồ: sơ đồ chức năng kinh doanh, sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ quan hệ thực thể… Thiết kế hệ thống: Thiết kế cơ sở dữ liệu. Thiết kế các form giao diện Thiết kế chương trình Thiết kế các mẫu báo cáo Một số thuật toán sử dụng để xây dựng chương trình. Kết Luận Qua việc tìm hiểu tổng quan về Trung tâm dịch vụ thương mại trực thuộc Tập đoàn HiPT, dưới sự hướng dẫn của TS. Đặng Quế Vinh và cán bộ thực tế Cô Phạm Thị Thuý, em đã có cái nhìn toàn diện hơn về các mặt như: quá trình hình thành và phát triển, quy mô, lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh,… của HiPT Group và Trung tâm dịch vụ thương mại. Bên cạnh đó em cũng nắm bắt được tình trạng ứng dụng tin học hiện nay và trình độ của các nhân viên trong Trung tâm. Từ đó em đã đi sâu vào tìm hiểu thực tế về các nghiệp vụ kinh tế trong Trung tâm, em nhận thấy rằng Trung tâm hiện nay đang rất cần một hệ thống thông tin để chuẩn hoá các nghiệp vụ, đặc biệt là nghiệp vụ bán hàng nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho cán bộ quản lý và các nhân viên trong công việc của mình. Đối với cán bộ quản lý thì một hệ thống thông tin hoàn thiện trong bán hàng sẽ giúp họ lập các kế hoạch và đưa ra đựơc những quyết định quản lý tối ưu nhất cùng với các chiến lược phát triển kinh doanh và tìm kiếm khách hàng, đối tác tiềm năng hiệu quả hơn. Từ đó nó cũng thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh làm cho Trung tâm nói riêng và tập đoàn HiPT nói chung phát triển nhanh hơn, mạnh hơn và bền vững hơn. Vì vậy, đối với đề tài mà em lựa chọn là xây dựng và phát triển một hệ thống thông tin bán hàng cho Trung tâm với mong muốn sẽ giúp Trung tâm giải quyết bài toán đặt ra một cách hiệu quả hơn, mang tính thiết thực cao hơn. Điều này không chỉ có ý nghĩa với Trung tâm mà còn có ý nghĩa nâng cao đựơc kinh nghiệm thực tế cho bản thân. Đây là lần đầu tiên sau 7 kỳ học em ứng dụng những kiến thực đã học để đi vào nghiên cứu thực tiễn nên bài báo cáo lần này không tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy em rất mong nhận được những nhận xét và góp ý của thầy cô và các bạn.