Ý nghĩa và mục đích của việc tổ chức cuộc họp như một nhiệm vụ của người thư ký văn phòng

nh÷ng tr­êng hîp nh­ bÞ mê, nhoÌ, mÊt ch÷ hoÆc bÞ ®en. Khi gÆp c¸c tr­êng hîp ®ã ta cÇn sö lý kÞp thêi sau ®ã míi cho in víi sè l­îng nhiÒu. C¸c b¶n sao sau khi ®­îc ph«t« cÇn ph¶i xÕp theo thø tù ®Ó tr¸nh nhÇm lÉn. ˜ NhËn ®iÖn tho¹i Hµng ngµy C«ng Ty tiÕp nhËn rÊt nhiÒu ®iÖn tho¹i gäi ®Õn yªu cÇu th«ng tin vÒ c¸c mÉu s¶n phÈm, c¸c mÆt hµng míi vµ gi¸ c¶ v v V× thÕ nghe vµ tr¶ lêi ®iÖn tho¹i còng lµ mét trong nh÷ng nghiÖp vô mµ em ®­îc tham gia. Tuy nhËn ®iÖn tho¹i kh«ng ph¶i lµ c«ng viÖc th­êng xuyªn nh­ng qua thêi gian häc ë tr­êng vµ qua thùc tÕ em ®­îc biÕt khi nghe ®iÖn tho¹i ®ßi hái ng­êi nghe ph¶i nghiªm tóc, ph¶n øng nhanh nhÑn trong mäi t×nh huèng, lu«n cã th¸i ®é lÞch sù, nh· nhÆn ®èi víi ng­êi ®èi tho¹i dï cuéc ®èi tho¹i ®ã ®¹t kÕt qu¶ hay kh«ng. Th«ng th­êng khi nghe ®iÖn tho¹i, ng­êi nhËn ®iÖn tho¹i ph¶i nªu râ ®Þa chØ c¬ quan m×nh, sau khi biÕt râ ng­êi gäi ®Õn lµ ai vµ yªu cÇu cña hä lµ g× th× ng­êi nhËn ®iÖn tho¹i ph¶i ®¸p øng yªu cÇu cña ng­êi gäi ®Õn. NÕu kh«ng tho¶ m·n ®­îc yªu cÇu ®ã, ng­êi nhËn ®iÖn ph¶i biÕt c¸ch tr¶ lêi khÐo lÐo vµ hái xem ng­êi gäi ®Õn cã nh¾n g× kh«ng. NÕu cã nh¾n th× ng­êi nhËn ®iÖn ghi l¹i lêi nh¾n vµ b¸o c¸o cho ng­êi ®­îc nh¾n. Qua viÖc nghe ®iÖn tho¹i t¹i c¬ së ®· gióp em tù tin h¬n vµ nhanh nh¹y h¬n trong viÖc giao tiÕp øng sö. Tuy thêi gian thùc tËp ng¾n ngñi nh­ng em ®· häc hái ®­îc rÊt nhiÒu ®iÒu tõ thùc tÕ. Kh«ng chØ lµ viÖc cñng cè, vËn dông nh÷ng lý thuyÕt ®· ®­îc häc vÒ nghiÖp vô v¨n phßng vµo thùc tÕ mµ cßn lµ viÖc häc hái ®­îc t¸c phong lµm viÖc c«ng nghiÖp khoa häc hiÖn ®¹i cña mét th­ ký v¨n phßng. PhÇn III : ®Ò tµi “ng­êi th­ ký víi c«ng t¸c tæ chøc mét cuéc häp néi bé” Trong suèt qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i C«ng Ty TNHH TM & DV NguyÔn Dòng, em ®· ®­îc may m¾n tham gia chuÈn bÞ cho mét cuéc häp néi bé cña C«ng Ty. Em ®· ®­îc trùc tiÕp theo dâi sù diÔn ra cuéc häp. Vµ qua thùc tÕ ®ã, em tù thÊy ®­îc r»ng lý thuyÕt ë tr­êng vµ s¸ch vë cho ®Õn thùc tÕ lµ c¶ mét kho¶ng c¸ch, ®Ó thùc hiÖn ®­îc nh÷ng g× ®­îc häc ®· lµ rÊt khã, thùc hiÖn nã cã hiÖu qu¶ tèt nhÊt l¹i cßn khã h¬n. Cïng víi nh÷ng n¨ng lùc s½n cã, cïng víi sù gióp ®ì chØ b¶o tËn t×nh cña c¸c c¸n bé trong v¨n phßng, em ®· gãp mét phÇn c«ng søc cña m×nh vµo viÖc chuÈn bÞ vµ tiÕn hµnh cuéc häp. ChÝnh viÖc ®­îc tham gia chuÈn bÞ cho cuéc häp ®· gîi ý cho em chän ®Ò tµi “ng­êi th­ ký víi c«ng t¸c tæ chøc mét cuéc häp néi bé” nh­ mét ®Ò tµi nghiªn cøu nghiÖp vô cña ng­êi th­ ký v¨n phßng. §Ò tµi: “ng­êi th­ ký víi c«ng t¸c tæ chøc mét cuéc häp néi bé” gåm 4 phÇn: =PhÇn I : ý nghÜa vµ môc ®Ých cña viÖc tæ chøc cuéc häp nh­ mét nhiÖm vô cña ng­êi th­ ký v¨n phßng. =PhÇn II: chuÈn bÞ néi dung cuéc häp. =PhÇn III: KÕ ho¹ch tæ chøc. =PhÇn IV: Tæ chøc thùc hiÖn. phÇn a : ý nghÜa vµ môc ®Ých cña viÖc tæ chøc cuéc häp nh­ mét nhiÖm vô cña ng­êi th­ ký v¨n phßng. Lao ®éng cña ng­êi l·nh ®¹o lµ lo¹i lao ®éng phøc t¹p gåm c¸c lo¹i nh­ lao ®éng v¨n b¶n, giao viÖc, tiÕp kh¸ch, héi häp, kiÓm tra®Ó ng­êi l·nh ®¹o cã nhiÒu thêi gian cho nh÷ng suy nghÜ s¸ng t¹o, tuú theo hÖ thèng qu¶n lý, ng­êi l·nh ®¹o cÇn cã ng­êi th­ ký. Chøc n¨ng cña ng­êi th­ ký lµ gióp ng­êi l·nh ®¹o gi¶i phãng khái nh÷ng c«ng viÖc mang tÝnh chÊt sù vô, lµm t¨ng thªm phÇn lao ®éng s¸ng t¹o trong quü thêi gian lao ®éng cña ng­êi l·nh ®¹o. C¸c chøc n¨ng cña ng­êi th­ ký rÊt ®a d¹ng, nh÷ng chøc n¨ng mang tÝnh chÊt chung nhÊt cña ng­êi th­ ký lµ : =Chøc n¨ng thuéc nh÷ng viÖc liªn quan ®Õn v¨n b¶n ®i - ®Õn, ®¨ng ký c¸c v¨n b¶n, kiÓm tra viÖc thi hµnh c¸c chØ thÞ, quyÕt ®Þnh cña thñ tr­ëng, so¹n th¶o v¨n b¶n. =Chøc n¨ng thuéc viÖc: Tæ chøc tiÕp kh¸ch, häp, héi nghÞ, ®µm tho¹i ®iÖn tho¹i, chuÈn bÞ cho gi¸m ®èc ®i c«ng t¸c, ®¶m b¶o nh÷ng ®iÒu kiÖn vËt chÊt cÇn thiÕt cho chuyÕn ®i. V¨n phßng lµ n¬i lµm viÖc cña cÊp qu¶n lý ®¬n vÞ, cÊp qu¶n lý ®¬n vÞ sö dông v¨n phßng lµ bé m¸y gióp viÖc tæng hîp. V¨n phßng lµ bé mÆt cña c¬ quan, lµ ®Çu mèi giao tiÕp th«ng tin, lµ bé phËn kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong qu¸ tr×nh tån t¹i vµ ho¹t ®éng cña c¸c C«ng Ty. V× vËy ng­êi th­ ký v¨n phßng, ng­êi gióp viÖc cho gi¸m ®èc, lµ trî thñ hµnh chÝnh ®¾c lùc, lµ c¸n bé kü thuËt trong bé m¸y qu¶n lý, lµ ng­êi ®¹i diÖn cã tÝnh chÊt thay mÆt cho gi¸m ®èc, lµ m¾t xÝch nèi liÒn gi¸m ®èc víi cÊp d­íi, víi c¸n bé c«ng chøc, viªn chøc trong C«ng Ty. §Ó trë thµnh mét ng­êi th­ ký hoµn thiÖn, mçi ng­êi th­ ký ph¶i nhËn thøc ®­îc tr¸ch nhiÖm cña m×nh, kh«ng ngõng häc hái, phÊn ®Êu trong c«ng t¸c. Tõ viÖc nhá nhÊt cho tíi c¸c viÖc lín, ng­êi th­ ký lu«n ph¶i vËn dông hÕt n¨ng lùc cña m×nh, kh«ng ®­îc xem th­êng bÊt cø c«ng viÖc nµo. Tõ viÖc ®µm tho¹i ®iÖn tho¹i, tiÕp ®ãn kh¸ch ph¶i xö sù ra lµm sao? Cho ®Õn tæ chøc nh÷ng viÖc lín nh­ tæ chøc mét cuéc häp néi bé nh­ thÕ nµo? Cã thÓ nãi c«ng viÖc tæ chøc cuéc häp lµ mét c«ng viÖc phøc t¹p, ®ßi hái rÊt lín vÒ n¨ng lùc cña ng­êi th­ ký v¨n phßng. §Ó mét cuéc häp thµnh c«ng tèt ®Ñp, c«ng t¸c chuÈn bÞ vµ tiÕn hµnh thùc hiÖn lµ nh÷ng c«ng viÖc rÊt quan träng. Nã bao qu¸t phÇn lín c¸c c«ng viÖc cña ng­êi th­ ký v¨n phßng. Nã ph¶n ¸nh ch©n thùc ch©n dung ng­êi th­ ký, ®ßi hái vèn hiÓu biÕt c¬ së lý thuyÕt céng thªm kinh nghiÖm trong c«ng t¸c tæ chøc, s¾p xÕp vµ qu¶n lý. Qua ®ã, nã lµm næi bËt tÝnh th«ng moinh, ho¹t b¸t trong phong c¸ch lµm viÖc cña ng­êi th­ ký v¨n phßng. Mét cuéc häp thµnh c«ng hay kh«ng mét phÇn lµ do sù nhËn thøc ®­îc tr¸ch nhiÖm, kinh nghiÖm lµm viÖc nhÊt ®Þnh, sù ham häc hái vµ nhiÖt t×nh trong c«ng viÖc cña ng­êi th­ ký. Nã còng ®ßi hái ng­êi th­ ký vËn dông hÕt nh÷ng tµi n¨ng cña m×nh. Víi nh÷ng tè chÊt nãi trªn, em tin r»ng bÊt cø ng­êi th­ ký v¨n phßng nµo còng cã thÓ hoµn thµnh tèt c«ng viÖc cña m×nh vµ hä kh«ng chØ thµnh c«ng trong c«ng t¸c v¨n phßng mµ cßn thµnh c«ng trong c¶ sù nghiÖp cña m×nh n÷a. ChÝnh v× thÕ, ®Ò tµi “ Ng­êi th­ ký víi c«ng t¸c tæ chøc mét cuéc häp néi bé” ®· cã søc hÊp dÉn riªng cña nã. Tõ khi nhËn ®Ò tµi vµ trong suèt qu¸ tr×nh thùc hiÖn ®Ò tµi, em lu«n c¶m nhËn ®­îc sù cuèn hót cña nã. Cã thÓ nãi, ®ã chÝnh lµ c¬ héi ®Ó em trau dåi kiÕn thøc cho m×nh, c¬ héi ®Ó em béc lé nh÷ng ­u ®iÓm còng nh­ khuyÕt ®Óm trong phong c¸ch lµm viÖc nãi chung vµ trong phong c¸ch tæ chøc, s¾p xÕp c«ng viÖc nãi riªng. Tõ ®ã rót ra bµi häc kinh nghiÖm cho b¶n th©n. Bªn c¹nh nh÷ng tè chÊt cÇn cã cña ng­êi th­ ký v¨n phßng, kh«ng thÓ thiÕu ®i sù “gióp ®ì” cña khoa häc kü thuËt. Ngµy nay, khoa häc kü thuËt ®ang trªn ®µ ph¸t triÓn, c«ng nghÖ th«ng tin còng kh«ng ngõng ph¸t triÓn. Con ng­êi kh«ng ph¶i mÊt nhiÒu c«ng søc vµo c«ng viÖc cña m×nh n÷a. §Ó ®¹t ®­îc kÕt qu¶ lµm viÖc tèt nhÊt, nhanh nhÊt, ng­êi th­ ký v¨n phßng chØ cÇn biÕt c¸ch sö dông chiÕc Computer mét c¸ch thµnh th¹o, b¹n ®· cã trong tay nh÷ng g× cÇn thiÕt nhÊt vµ kh«ng kÓ ®Õn cßn rÊt chÝnh x¸c. V× vËy tin häc ®· gióp ®ì mét c¸ch ®¾c lùc cho c¸c c«ng viÖc cña c¸c nh©n viªn trong toµn thÓ C«ng Ty nãi chung còng nh­ nh©n viªn v¨n phßng nãi riªng. ChÝnh v× hiÓu s©u s¾c ®iÒu ®ã cho nªn mçi ng­êi th­ ký v¨n phßng lu«n cè g¾ng häc hái vµ kh«ng ngõng trau dåi kiÕn thøc vÒ C«ng nghÖ th«ng tin cña m×nh. H¬n n÷a, ®Êt n­íc ta ®ang trªn con ®­êng “C«ng nghÖ ho¸ - hiÖn ®¹i ho¸” l¹i cµng cÇn ®Õn nh÷ng m¸y mãc tinh vi vµ ng­êi sö dông thµnh th¹o. Trë l¹i víi ®Ò tµi “Ng­êi th­ ký víi c«ng t¸c tæ chøc mét cuéc häp néi bé”, em muèn nãi ®Õn ý nghÜa cña viÖc tæ chøc mét cuéc häp. Trªn thùc tÕ, héi nghÞ, héi th¶o lµ mét c«ng cô l·nh ®¹o cã hiÖu qu¶, lµ h×nh thøc ph¸t huy nÒn d©n chñ x· héi chñ nghÜa vµ tham gia qu¶n lý Nhµ n­íc, tËp thÓ, c¸n bé c«ng nh©n viªn vµ c¸c lÜnh vùc x· héi kh¸c. Trong héi nghÞ,héi th¶o, ng­êi ta th­êng th¶o luËn nh÷ng vÊn ®Ò quan träng, gi¶i thÝch cã hÖ thèng c¸c quan ®iÓm, ®Ò ¸n víi sù gãp ý cña c¸c c¸n bé l·nh ®¹o tham gia, bè trÝ c¸c c«ng viÖc chung, gi¶i thÝch c¸c nhiÖm vô, kiÓm tra vµ ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ thùc hiÖn ®­îc, råi th«ng b¸o, b¸o c¸o tõng nhiÖm vô ngoµi kÕ ho¹ch ®· chuÈn bÞ. Ngoµi ra, c¸c héi nghÞ, héi th¶o cßn nh»m gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò cô thÓ ®Æt ra trong s¶n xuÊt kinh doanh, trong qu¶n lý Nhµ n­íc, nh÷ng vÊn ®Ò ®ét xuÊt hoÆc c«ng t¸c ®èi ngo¹i. Trong héi nghÞ, héi th¶o mäi ng­êi ®­îc trao ®æi kinh nghiÖm vµ tri thøc, khuyÕn khÝch tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña ng­êi lao ®éng. TÝnh d©n chñ trong héi nghÞ, héi th¶o ®­îc thÓ hiÖn rÊt râ. TÊt c¶ c¸c ®¹i biÓu ®Òu ®­îc tù do ng«n luËn, ®­a ra nh÷ng ph¸t biÓu, ý kiÕn x©y dùng cuéc häp. Hä cã quyÒn th¾c m¾c vµ ®Ò nghÞ söa ®æi nh÷ng g× bÊt hîp lý. Hä l¾ng nghe vµ ghi nhËn nh÷ng ý kiÕn cña nhau, tù t×m ra nh÷ng néi dung cÇn thiÕt, rut ra bµi häc kinh nghiÖm trong bé m¸y qu¶n lý, trong tæ chøc ho¹t ®éng cña C«ng Ty m×nh. Tham dù cuéc häp lµ quyÒn lîi vµ nghÜa vô cña mçi nh©n viªn, ®ã lµ c¬ héi ®Ó hä ®­îc th«ng suèt nh÷ng vÊn ®Ò mµ tõ tr­íc tíi nay vÉn cßn ch­a gi¶i quyÕt ®­îc, hä sÏ ®­îc tham gia th¶o luËn cïng víi Gi¸m ®èc vµ còng lµ mét qu¸ tr×nh thùc hiÖn c¸c nghÞ quyÕt, c¸c chØ thÞ cña Gi¸m ®èc nh­ng hä c¶m thÊy nghÞ lùc h¬n, thóc ®Èy h¬n. VÒ chuÈn bÞ néi dung cuéc häp, yªu cÇu chÝnh lµ : =X¸c ®Þnh môc ®Ých, tÝnh chÊt vµ ch­¬ng tr×nh cho cuéc häp. =Qui ®Þnh môc ®Ých, tÝnh chÊt vµ ch­¬ng tr×nh cho cuéc häp. =ChuÈn bÞ tµi liÖu, v¨n kiÖn phôc vô cuéc häp. =ChuÈn bÞ thø tù néi dung cô thÓ cho c¸c ch­¬ng tr×nh cña cuéc häp. VÒ lËp kÕ ho¹ch tæ chøc cuéc häp, yªu cÇu chÝnh lµ : =Lªn danh s¸ch kh¸ch mêi. =Lùa chän ®Þa ®iÓm vµ thêi gian diÔn ra cuéc häp. =ThiÕt kÕ mÉu giÊy mêi. =ChuÈn bÞ hå s¬ phôc vô cuéc häp. =ChuÈn bÞ trang thiÕt bÞ phôc vô cuéc häp. =§éi ngò phôc vô cuéc häp. VÒ tæ chøc thùc hiÖn, yªu cÇu chÝnh lµ : =Lµm vµ kÞp thêi göi giÊy mêi. =Lùa chän vµ trang trÝ phßng häp. =ChuÈn bÞ t­ liÖu, tµi liÖu vµ ghi biªn b¶n. =§ãn kh¸ch. =§iÒu hµnh c¸c c«ng viÖc theo sù chØ ®¹o cña Gi¸m ®èc. Tõng phÇn viÖc rÊt quan träng, kh«ng thÓ nãi viÖc nµy cÇn thiÕt h¬n viÖc kia, v× vËy ng­êi th­ ký v¨n phßng ph¶i s¾p xÕp vµ tæ chøc c«ng viÖc thËt cÈn thËn vµ tØ mØ, tõ viÖc nhá cho ®Õn viÖc lín. §©y chÝnh lµ nÒn t¶ng dÉn ®Õn sù thµnh c«ng cña mét cuéc häp. PhÇn b : chuÈn bÞ néi dung cuéc häp ChuÈn bÞ néi dung cña mét cuéc häp lµ néi dung chÝnh trong c¸c nhiÖm vô mµ ng­êi th­ ký ph¶i lµm khi chuÈn bÞ tæ chøc mét cuéc hop. Vµ ch­¬ng tr×nh néi dung cuéc häp cÇn ®­îc chuÈn bÞ tr­íc vµ chu ®¸o v× nã lµ phÇn quan träng nhÊt trong viÖc tæ chøc mét cuéc häp. Tr­íc hÕt ng­êi th­ ký ph¶i lªn ®óng tr×nh tù vµ ph¶i nªu ®­îc môc ®Ých cña viÖc tæ chøc cuéc häp ®Ó cuéc häp cã thÓ gi¶i quyÕt ®­îc ®óng vÊn ®Ò ®· ®Ò ra, kh«ng ®i sai môc ®Ých tr¸nh l·ng phÝ c¶ vÒ thêi gian vµ kinh phÝ. Ngoµi ra, ph¶i chuÈn bÞ c¸c viÖc nh­ : - Thµnh lËp ban trï bÞ cuéc häp. - ChuÈn bÞ c¸c v¨n kiÖn phôc vô cuéc häp. - ChuÈn bÞ thø tù néi dung ch­¬ng tr×nh cuéc häp nh»m b­íc ®Çu t¹o sù thµnh c«ng cho cuéc häp. 1 . Thµnh lËp ban trï bÞ cuéc häp : Tr­íc khi cuéc häp tiÕn hµnh, ta ph¶i tÝnh ®Õn yÕu tè kh¸ch mêi. §Ó lªn danh s¸ch kh¸ch mêi ®­îc ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c ta ph¶i xin ý kiÕn l·nh ®¹o ®Ó thµnh lËp ban trï bÞ cuéc häp. Ban trï bÞ lµ nh÷ng thµnh viªn trong c¬ cÊu c¸n bé cña C«ng Ty vµ mçi thµnh viªn ban trï bÞ ph¶i phô tr¸ch tõng vÊn ®Ò trong viÖc tæ chøc cho cuéc häp còng nh­ viÖc hç trî nhau trong viÖc tæ chøc chung. / Ban trï bÞ cuéc häp cÇn gi¶i quyÕt mét sè vÊn ®Ò sau : / XÐt duyÖt vÒ sè l­îng kh¸ch mêi / T­ c¸ch kh¸ch mêi Ngoµi viÖc xÐ duyÖt sè l­îng kh¸ch mêi vµ t­ c¸ch kh¸ch mêi th× ban trï bÞ cßn häp hoÆc tæ chøc mét sè héi nghÞ hé th¶o ®Ó gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò sÏ diÔn ra trong cuéc häp còng nh­ so¹n th¶o c¸c v¨n kiÖn phôc vô cho cuéc häp vµ mét sè vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õn cuéc häp nh­ : b¸o c¸o tæng kÕt, ph­¬ng h­íng ho¹t ®éng cña C«ng Ty trong nh÷ng th¸ng tíi. §ã còng lµ c«ng viÖc ®Çu tiªn ph¶i chuÈn bÞ. 2 . ChuÈn bÞ c¸c v¨n kiÖn phôc vô cuéc häp : ChuÈn bÞ c¸c v¨n kiÖn phôc vô cho cuéc häp lµ phÇn viÖc rÊt quan träng. ë mét cuéc häp, kh«ng chØ cã ng­êi cã tr¸ch nhiÖm míi cã c«ng v¨n, giÊy tê cÇn thiÕt mµ toµn thÓ mäi c¸ nh©n tham dù cuéc häp ®Òu ph¶i n¾m b¾t râ néi dung c¸c vÊn ®Ò mµ cuéc häp nªu ra còng nh­ viÖc xin ý kiÕn l·nh ®¹o ®Ó so¹n th¶o c¸c v¨n kiÖn cã liªn quan ®Õn cuéc häp. C¸c v¨n kiÖn ë ®©y cã thÓ lµ bµi diÔn v¨n, c¸c b¸o c¸o tr­íc cuéc häp nh­ : <DiÔn v¨n khai m¹c. <B¸o c¸o cña ban chÊp hµnh nhiÖm kú võa qua. <B¸o c¸o cña cña ban kiÓm tra. <C¸c b¸o c¸o kh¸c cã liªn quan ®Õn néi dung cña cuéc häp. <Nh÷ng b¶n b¸o c¸o nµy ph¶i ®­îc chuÈn bÞ tr­íc vµ cã nh÷ng ý kiÕn ®ãng gãp söa ®æi cña c¸c c¸ nh©n cã liªn quan. Bµi diÔn v¨n khai m¹c : Trong b¶n diÔn v¨n khai m¹c ph¶i nªu ®­îc lý do tæ chøc cuéc häp, kh¸i qu¸t vÒ c¬ quan tæ chøc cuéc häp bµi diÔn v¨n ph¶i sóc tÝch, thÓ hiÖn ®­îc 3 phÇn më bµi th©n bµi vµ kÕt luËn. PhÇn më bµi : + Nªu lý do tæ chøc cuéc häp. + Tãm t¾t s¬ l­îc néi dung cuéc häp, ch­¬ng tr×nh cuéc häp. PhÇn th©n bµi : + Nªu lý do tæ chøc cuéc häp. + Tãm t¾t s¬ l­îc néi dung cuéc häp, ch­¬ng tr×nh cuéc häp. PhÇn kÕt luËn : + Mong muèn tham gia tÝch cùc cña c¸c c¸n bé C«ng Ty. + Chóc cuéc häp thµnh c«ng tèt ®Ñp. B¸o c¸o tæng kÕt : Trong b¶n b¸o c¸o tæng kÕt vµ ph­¬ng h­íng ho¹t ®éng cña C«ng Ty trong thêi gian tíi ph¶i nªu ®­îc c¸c phÇn : Tæng kÕt nhiÖm kú võa qua, ph­¬ng h­íng ho¹t ®éng nhiÖm kú tíi. B¸o c¸o tæng kÕt nhiÖm kú võa qua : + Nh÷ng thuËn lîi, khã kh¨n trong c¸c ho¹t cña C«ng Ty trong nhiÖm kú võa qua. + C¸c ho¹t ®éng chÝnh cña C«ng Ty trong ho¹t ®éng võa qua. + Tæng kÕt tµi chÝnh cña C«ng Ty trong nhiÖm kú võa qua. Ph­¬ng h­íng ho¹t ®éng trong nhiÖm kú tíi : + Nªu ra mét sè c«ng viÖc cÇn lµm, tiÕp tôc mét sè ho¹t ®éng mang tÝnh truyÒn thèng vµ mét sè ho¹t ®éng kh¸c. + Tæ chøc vµ x©y dùng C«ng Ty. + Tæ chøc c¸c ho¹t ®éng x· héi. B¸o c¸o cña ban kiÓm tra : Trong b¶n b¸o c¸o cña ban kiÓm tra còng vËy, ph¶i nªu mét c¸ch kh¸ch quan vÒ ban chÊp hµnh (ban l·nh ®¹o) cò vµ nh÷ng viÖc hä ®· lµm theo tõng phÇn cô thÓ. + Nh÷ng ho¹t ®éng cña C«ng Ty trong nhiÖm kú võa qua + Nh÷ng viÖc ®· lµm ®­îc. + Nh÷ng ®iÓm cßn tån t¹i – biÖn ph¸p kh¾c phôc cña c¬ quan khi gi¶i quyÕt vÊn ®Ò ®ã. 3. ChuÈn bÞ thø tù néi dung cô thÓ cho c¸c ch­¬ng tr×nh cña cuéc häp : Ngoµi c¸c c«ng viÖc trªn, ta cßn ph¶i chuÈn bÞ thø tù c¸c néi dung cô thÓ cho cuéc häp ®Ó cã ®­îc kÕ ho¹ch tæ chøc chÆt chÏ logic. Ph¶i s¾p xÕp ®­îc thø tù trong c¸c ho¹t ®éng trong cuéc häp : + Tr¸nh viÖc thay ®æi néi dung ch­¬ng tr×nh. + S¾p xÕp nh÷ng néi dung quan träng ®Ó cuéc häp ®­a ra gi¶i quyÕt. Ph¶i s¾p xÕp nh÷ng néi dung quan träng nhÊt nªn trªn vµ nh÷ng néi dung Ýt quan träng xuèng d­íi. + Lªn ch­¬ng tr×nh cho ng­êi dÉn ch­¬ng tr×nh ®Ó hä s¾p xÕp thêi gian cho tõng vÇn ®Ò, kh«ng ®Ó kÐo dµi qu¸ mét vÊn ®Ò ®Ó lµm ¶nh h­ëng ®Õn mét vÊn ®Ò kh¸c. Ngoµi viÖc s¾p xÕp ch­¬ng tr×nh cho ng­êi dÉn ch­¬ng tr×nh, ng­êi th­ ký cßn ph¶i cã ch­¬ng tr×nh lµm viÖc cña cuéc häp cho toµn thÓ c¸n bé tham dù cuéc häp ®Ó c¸n bé n¾m dâ ®­îc ch­¬ng tr×nh cuéc häp còng nh­ thuËn tiÖn cho viÖc c¸n bé cho ý kiÕn ®ãng gãp. Trong b¶n ch­¬ng tr×nh ph¶i nªu lªn ®­îc thêi gian cña : = LÔ ®ãn kh¸ch mêi. = Thµnh phÇn kh¸ch mêi. = Danh s¸ch kh¸ch mêi ®Æc biÖt ( nÕu cã ) = LÔ khai m¹c. = Ch­¬ng tr×nh, néi dung cña cuéc häp. = B¸o c¸o tæng kÕt. = Ph¸t biÓu cña l·nh ®¹o kh¸ch mêi. = Gi¶i lao. = B¸o c¸o cña ban kiÓm tra. = Th¶o luËn ( söa ®æi ®iÒu lÖ ). = §Ò, øng cö vµo ban chÊp hµnh nhiÖm kú tíi. = NghØ ( tr­a vµ gi¶i lao ). = Th¶o luËn ( b¸o c¸o tæng kÕt, ph­¬ng h­íng ho¹t ®éng nhiÖm kú tíi ). = C«ng bè kÕt qu¶ cuéc häp. = LÔ bÕ m¹c. Vµ cuéc häp c¸n bé cña C«ng Ty TNHH TM & DV NguyÔn Dòng còng lµ cuéc häp mµ em ®­îc tham gia tæ chøc trùc tiÕp trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i v¨n phßng cña C«ng Ty TNHH TM & DV NguyÔn Dòng. C«ng viÖc chuÈn bÞ néi dung ch­¬ng tr×nh cuéc häp lµ phÇn rÊt quan träng v× nã cã t¸c ®éng ®Õn toµn bé cuéc häp. Ng­êi th­ ký ph¶i lo l¾ng ®Õn néi dung cña tõng phÇn c«ng viÖc trong ngµy diÔn ra cuéc häp. + Trong khi ®ãn kh¸ch mêi hay c¸c c«ng viÖc trong giê nghØ, trong qu¸ tr×mh diÔn ra cuéc häp, ng­êi th­ ký ph¶i biÕt ph©n c«ng tõng c¸ nh©n tr¸ch nhiÖm trong viÖc ®ãn tiÕp nµy. + Trong qu¸ tr×nh diÔn ra cuéc häp, ng­êi th­ ký ph¶i ghi biªn b¶n cuéc häp ®Ó sau khi cuéc häp kÕt thóc tr×nh Gi¸m ®èc. + Khi cuéc häp bÕ m¹c, ng­êi th­ ký ph¶i c«ng bè kÕt qu¶ cuéc häp vµ diÔn biÕn cuéc häp tr­íc cuéc häp. ChØ khi nµo ng­êi th­ ký bao qu¸t toµn bé néi dung cña cuéc häp th× míi cã thÓ nãi ng­êi th­ ký ®iÒu hµnh c¸c c«ng viÖc chuÈn bÞ còng nh­ tiÕn hµnh mét cuéc häp thµnh c«ng vµ thÓ hiÖn ®­îc n¨ng lùc cña chÝnh m×nh. PhÇn c : kÕ ho¹ch tæ chøc Sau phÇn chuÈn bÞ néi dung lµ phÇn lªn kÕ ho¹ch. §ã lµ c«ng viÖc kh«ng kÐm phÇn quan träng, chóng ta ph¶i dù kiÕn ®­îc c¸c c«ng viÖc chuÈn bÞ tr­íc vµ tiÕn ®é thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc ®ã. Th«ng th­êng kÕ ho¹ch tæ chøc cuéc häp ®­îc tiÕn hµnh theo b­íc sau : - Lªn danh s¸ch kh¸ch mêi. - Lùa chän ®Þa ®iÓm, thêi gian diÔn ra cuéc häp vµ dù trï kinh phÝ. - ThiÕt kÕ giÊy mêi. - ChuÈn bÞ c¸c v¨n kiÖn phôc vô cuéc häp. - ChuÈn bÞ trang thiÕt bÞ phôc vô cuéc häp. - S¾p xÕp, ph©n c«ng c¸c c¸ nh©n phôc vô cuéc häp. - KiÓm tra l¹i toµn bé c«ng viÖc chuÈn bÞ tr­íc ngµy diÔn ra cuéc häp. Lªn danh s¸ch kh¸ch mêi : §¹i biÓu lµ nh÷ng ng­êi cã liªn quan ®Õn néi dung ch­¬ng tr×nh vµ c¸c vÊn ®Ò ®­îc th¶o luËn, bµn b¹c trong cuéc häp. ViÖc lùa chän kh¸ch mêi ph¶i ®­îc sù ®ång ý cña Gi¸m ®èc hay cã quyÕt ®Þnh cña ban trï bÞ cuéc häp. Kh¸ch mêi cña cuéc häp ph¶i lµ nh÷ng vÞ cã uy tÝn, cã quan hÖ víi C«ng Ty, tæ chøc cuéc häp. Sù cã mÆt cña hä sÏ t¨ng thªm phÇn trang träng cho buæi lÔ. Nh÷ng lêi ph¸t biÓu cña hä mang tÝnh chÊt cæ vò, thóc ®Èy sù ph¸t triÓn cña C«ng Ty tæ chøc cuéc häp còng nh­ ®ãng gãp vµo thµnh c«ng cña cuéc häp. Tuú theo qui m« cña cuéc häp mµ ban trï bÞ cã thÓ dù trï ®­îc sè l­îng c¸n bé tham gia. ViÖc lªn danh s¸ch ph¶i cã thø tù logic ®Ó tiÖn viÖc theo dâi vµ kiÓm tra. ThÝ dô nh­ s¾p xÕp theo khu vùc, ban ngµnh ( c«ng viÖc nµy sÏ do bé phËn tæ chøc thùc hiÖn ®¶m nhiÖm ). Chän ®Þa ®iÓm, thêi gian diÔn ra cuéc häp : + VÒ phÇn thêi gian diÔn ra cuéc häp ph¶i thuËn tiÖn cho ban tæ chøc vµ c¸c thµnh phÇn tham dù tr¸nh nh÷ng th¸ng cao ®iÓm, quý cao ®iÓm. VÒ thêi gian chÝnh thøc diÔn ra cuéc häp ph¶i th«ng b¸o tíi tõng thµnh viªn tham gia cuéc häp trong giÊy mêi ®Ó tiÖn viÖc theo dâi vµ kh«ng quªn. Vµ còng ph¶i lªn thêi gian cho tõng ch­¬ng tr×nh trong qu¸ tr×nh diÔn ra cuéc häp nh­ : Thêi gian khai m¹c, bÕ m¹c tr¸nh l·ng phÝ thêi gian lµm cuéc häp tÎ nh¹t hoÆc thiÕu thêi gian lµm héi nghÞ c¨ng th¼ng. + VÒ ®Þa ®iÓm ph¶i lùa chän sao cho thÝch hîp vÒ c¶ quy m« cuéc häp vµ vÒ c¶ tµi chÝnh cña ®¬n vÞ tæ chøc, tr¸nh l·ng phÝ hay qu¸ eo hÑp vÒ diÖn tÝch lµm cho c¸ nh©n tham gia cuéc häp bÞ øc chÕ g©y ¶nh h­ëng ®Õn qu¸ tr×nh lµm viÖc cña cuéc häp. + Kinh phÝ cña cuéc häp ph¶i dù tÝnh sao cho phï hîp víi møc ®é kinh tÕ C«ng Ty, phï hîp víi néi dung cuéc häp. Mét cuéc häp thµnh c«ng lµ mét cuéc häp thu ®­îc kÕt qu¶ tèi ®a, trong khi mÊt l¹i mét kinh phÝ tèi thiÓu. 3.ThiÕt kÕ mÉu giÊy mêi: + GiÊy mêi lµ mét h×nh thøc th«ng b¸o ®Õn ng­êi dù cuéc häp thêi gian vµ ®Þa ®iÓm diÔn ra cuéc häp. Nã t¨ng thªm phÇn long träng cho buæi lÔ còng nh­ sù quan träng cña ng­êi ®­îc göi giÊy mêi. + GiÊy mêi ph¶i ®­îc lµm theo ®óng mÉu mµ l·nh ®¹o ®· duyÖt. §ång thêi giÊy mêi ph¶i t¹o ra sù chó ý cho ng­êi tíi dù cuéc häp. V× vËy ph¶i viÕt thÕ nµo ®Ó ng­êi ®äc quan t©m vµ cè g¾ng b»ng mäi c¸ch tham dù cuéc häp. GiÊy mêi cÇn ph¶i viÕt ng¾n gän râ rµng, chÝnh x¸c. Th«ng th­êng c¸c thµnh phÇn trong mét giÊy mêi gåm: . Tªn cuéc häp . C¬ quan tæ chøc cuéc häp . Lý do tæ chøc cuéc häp . Thêi gian khai m¹c . §Þa ®iÓm tæ chøc . Lêi yªu cÇu ®Ò nghÞ . Ký tªn, ®ãng dÊu. 4.ChuÈn bÞ ph­¬ng tiÖn kü thuËt phôc vô cuéc häp: C«ng viÖc chuÈn bÞ nµy còng gãp phÇn kh«ng nhá vµo sù thµnh c«ng cña cuéc häp. Chóng ta cÇn ph¶i dù kiÕn ®­îc c¸c trang thiÕt bÞ cÇn dïng cho ngµy diÔn ra cuéc häp vµ ph¶i tÝnh tr­íc ®­îc nh÷ng sù cè do trang thiÕt bÞ g©y ra. Ph¶i kh¶o s¸t n¬i sÏ ®Æt c¸c trang thiÕt bÞ sao cho phï hîp víi quang c¶nh ngµy diÔn ra cuéc häp nh­ng ph¶i ®¶m b¶o tÝnh thuËn tiÖn cho viÖc sö dông. ChuÈn bÞ tr­íc c¸c ®­êng d©y ®iÖn vµ æ c¾m, tr¸nh t×nh tr¹ng thiÕu sãt dông cô, g©y ¶nh h­ëng kh«ng tèt ®Õn qu¸ tr×nh tiÕn hµnh cuéc häp. ChuÈn bÞ ®éi ngò nh©n viªn phôc vô cho cuéc häp. §éi ngò nh©n viªn phôc vô ph¶i lµ nh÷ng ng­êi nhanh nhÑn, cã kh¶ n¨ng giao tiÕp tèt, cã nghiÖp vô chuyªn m«n, biÕt gi¶i quyÕt c¸c t×nh huèng ph¸t sinh trong khi diÔn ra cuéc häp. ¡n mÆc ph¶i gän gµng, s¹ch sÏ. Ng­êi Ch©u ¢u cã c©u : “ Bé ¸o kh«ng lµm nªn thÇy tu nh­ng kh«ng cã bé ¸o, thÇy tu kh«ng lµ thÇy tu hoÆc” quen sî d¹, l¹ sî ¸o. Trang phôc gîi lªn tr¸ch nhiÖm vµ tÝnh quan träng cña cuéc häp. KiÓm tra l¹i c¸c c«ng viÖc ®· chuÈn bÞ tr­íc ngµy cuéc häp : §©y lµ kh©u rÊt quan träng. §Ó tr¸nh thiÕu sãt, cÇn ph¶i kiÓm tra l¹i danh s¸ch kh¸ch mêi ®· göi giÊy mêi, thiÕu ai ph¶i bæ sung ngay. Bªn c¹nh viÖc kiÓm tra l¹i danh s¸ch kh¸ch mêi vµ ®¹i biÓu th× ng­êi th­ ký ph¶i gäi ®iÖn tho¹i hái xem hä cã thÓ ®i dù hay kh«ng vµ lªn danh s¸ch nh÷ng ng­êi tíi dù. KiÓm tra l¹i c¸ch trang trÝ vµ s¾p xÕp héi tr­êng, c¸c thiÕt bÞ m¸y mãc ph¶i ®¶m b¶o vËn hµnh tèt ngµy cuéc häp diÔn ra mét c¸ch tèt ®Ñp. PhÇn d: Tæ chøc thùc hiÖn Sau khi mäi kÕ ho¹ch cña cuéc häp ®­îc ®Ò ra, viÖc tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch ®ã rÊt quan träng. Nã ®ßi hái ng­êi nh©n viªn ph¶i lµm viÖc rÊt cÈn thËn tØ mØ vµ chu ®¸o. Cuéc häp nµy cã thµnh c«ng hay kh«ng phô thuéc mét phÇn lín vµo qu¸ tr×nh tæ chøc vµ thùc hiÖn nµy. Qu¸ tr×nh tæ chøc thùc hiÖn chia lµm 3 phÇn: Tr­íc cuéc häp. Trong cuéc häp. Sau cuéc häp. C«ng t¸c chuÈn bÞ trø¬c khi tiÕn hµnh cuéc häp. a.Thu thËp c¸c th«ng tin cö kh¸ch mêi tham dù cuéc häp : VÒ vÊn ®Ò ®¹i kh¸ch mêi tham dù th× C«ng Ty tæ chøc cuéc häp cÇn göi c«ng v¨n th«ng b¸o, yªu cÇu C«ng Ty ®­îc mêi dù cuéc häp khÈn tr­¬ng göi danh s¸ch kh¸ch mêi cña C«ng Ty ®Ó C«ng Ty tæ chøc cuéc häp kiÓm tra sè l­îng Kh¸ch mêi ®Ó lªn danh s¸ch. LËp danh s¸ch kh¸ch mêi : Kh¸ch mêi lµ nh÷ng ng­êi tham gia trùc tiÕp vµo cuéc häp. V× vËy ph¶i lËp danh s¸ch kh¸ch mêi ®Ó tiÖn cho viÖc kiÓm tra, theo dâi. Danh s¸ch kh¸ch mêi ph¶i hÖ thèng khoa häc vµ l«gic. Danh s¸ch kh¸ch mêi lµ c«ng cô ®Ó c¨n cø vµo ®ã lµm vµ göi giÊy mêi. ChuÈn bÞ giÊy mêi: GiÊy mêi ph¶i ®­îc lµm theo ®óng mÉu mµ l·nh ®¹o ®· duyÖt vµ cho chØ thÞ. Ph¶i lµm ®Çy ®ñ theo ®óng sè l­îng mµ c¸c kh¸ch mêi ®¨ng ký trong danh s¸ch kh¸ch mêi. Vµ ®Æc biÖt giÊy mêi ph¶i ®­îc lµm vµ kÞp göi ®¶m b¶o cho ng­êi tham dù cuéc häp cã ®ñ thêi gian ®Ó chuÈn bÞ. GiÊy mêi ph¶i ®­îc göi tËn taykh¸ch mêi tr­íc Ýt nhÊt mét tuÇn. ChuÈn bÞ ®ñ c¸c tµi liÖu, kiÓm tra m¸y mãc vµ trang thiÕt bÞ phôc vô cho cuéc häp. Tæ chøc ®¸nh m¸y, in Ên, nh©n b¶n c¸c tµi liÖu cña cuéc häp. ChuÈn bÞ c¸c giÊy tê cÇn thiÕt cho Gi¸m ®èc. C¸c m¸y mãc trang thiÕt bÞ cÇn ph¶i ®­îc kiÓm tra vµ ph¸t hiÖn kÞp thêi nh÷ng sai sãt ®Ó kÞp thêi kh¾c phôc, söa ch÷a . Nh÷ng c«ng viÖc nµy cÇn ph¶i lµm ®ång thêi víi viÖc lµm vµ göi giÊy mêi. ChuÈn bÞ phßng häp, trang trÝ vµ s¾p xÕp phßng häp. Phßng häp lµ bé mÆt cña cña cuéc häp, do ®ã nã rÊt quan träng, gãp phÇn dÉn ®Õn sù thµnh c«ng cña cuéc häp. V× vËy, phßng häp cÇn ph¶i ®­îc trang trÝ, chuÈn bÞ s¾p xÕp tr­íc khi diÔn ra cuéc häp. Phßng häp ph¶i phï hîp víi qui m« lín nhá cña cuéc häp vµ c¸ch trang trÝ ph«ng ,bµn ghÕ, ¸nh s¸ng, hoa, m¸y mãc, trang thiÕt bÞ ph¶i thÓ hiÖn ®­îc sù tinh tÕ thÈm mü vµ tÝnh trang träng cña cuéc häp. §èi víi nh÷ng cuéc häp lín : Bµn ghÕ th­êng ®­îc kª ngay ng¾n theo hµng ngang chia lµm nhiÒu d·y, ë gi÷a d·y bµn lµ lèi ®i ®Ó thuËn tiÖn cho c¸c c«ng viÖc diÔn ra trong cuéc häp. Ph«ng & BiÓu ng÷ ®­îc c¨ng phÝa trªn cïng phßng häp. PhÝa tr­íc ph«ng lµ d·y bµn lµm viÖc cña chñ to¹ cu«c häp, bªn c¹nh phÝa ph¶i ®­îc bè trÝ bµn b¸o c¸o. C¸c l½ng hoa ®­îc trang trÝ hîp lý trong phßng häp t¹o kh«ng khÝ tho¶i m¸i cho c¸c kh¸ch mêi. M¸y mãc vµ c¸c thiÕt bÞ kh¸c phôc vô cho cuéc häp ®­îc ®Æt ë vÞ trÝ thuËn tiÖn vµ phï hîp víi quang c¶nh cuéc häp. Th«ng th­êng phßng häp cña c¸c cuéc häp ®­îc bè trÝ theo mét s¬ ®å nhÊt ®Þnh. Trong ngµy diÔn ra cuéc häp: §ãn tiÕp kh¸ch: ViÖc ®ãn tiÕp kh¸ch mêi tham dù cuéc häp còng rÊt quan träng. Ng­êi nh©n viªn ®ãn kh¸ch mêi lµ ng­íi ®¹i diÖn ®Çu tiªn cho c¬ quan tæ chøc cuéc häp, Ên t­îng ®Çu tiªn do nh©n viªn tiÕp kh¸ch t¹o nªn cã ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn sù ®¸nh gi¸ cña kh¸ch vÒ c¬ quan. V× vËy nh©n viªn ®ãn kh¸ch ph¶i t¹o ra nh÷ng Ên t­îng tèt ngay tõ nh÷ng phót ®Çu tiªn khi tiÕp xóc víi kh¸ch .Khi ®ãn kh¸ch , ng­êi nh©n viªn ph¶i niÒm në, th©n thiÖn, lÞch sù vµ lÔ ®é. ViÖc ®ãn tõng kh¸ch mêi chØ diÔn ra ë c¸c cuéc häp nhá, cßn víi cuéc häp lín viÖc ®ãn kh¸ch ®­îc bè trÝ ngay thêi ®iÓm ®Çu tiªn khi diÔn ra cuéc häp .Ng­êi nh©n viªn ph¶i ®ãn kh¸ch, kiÓm tra thÎ kh¸ch mêi vµ ph¸t c¸c tµi liÖu cña cuéc häp. T¹i c¸c héi nghÞ lín sè l­îng kh¸ch mêi ®«ng v× vËy th«ng th­êng dïng thÎ göi kÌm giÊy mêi ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc kiÓm tra theo dâi. Khi kh¸ch mêi vµo phßng häp nh©n viªn cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra thÎ kh¸ch mêi sau ®ã ®¸nh dÊu vµo danh s¸ch. Trong khi diÔn ra cuéc häp: =Ng­êi th­ kÝ ph¶i cã tr¸ch nhiªm theo dâi, b¸m s¸t tiÕn tr×nh diÔn ra cuéc häp, ®Ò phßng nh÷ng t×nh huèng ngoµi dù kiÕn vµ bæ xung c¸c tµi liÖu cÇn thiÕt vµ cung cÊp c¸c giÊ