Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội

vật liệu xuất kho trong tháng và phân bổ giá trị nguyên, vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng. Ngoài ra, để giảm bớt số lượng chủng loại chứng từ phải quản lý, Công ty có sử dụng một loại chứng từ riêng do Công ty phát hành cho các nghiệp vụ có liên quan, đó là Phiếu lĩnh vật tư. Các chứng từ đặc thù của Công ty được xây dựng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh nhưng vẫn tuân theo cơ sở là các biểu mẫu ban hành và đều được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền. Sổ sách được sử dụng chủ yếu là thẻ kho, sổ chi tiết nguyên, vật liệu, bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn vật liệu, dụng cụ. Thẻ kho dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên, vật liệu theo số lượng. Sổ chi tiết nguyên, vật liệu dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên, vật liệu cả về số lượng và giá trị. Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn dùng để tính ra tổng số nguyên, vật liệu tồn cuối tháng. Bảng này được lập chung cho tất cả các loại nguyên, vật liệu và lập theo từng tháng. Trình tự luân chuyển chứng từ và quá trình hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu ở Công ty được khái quát theo qua sơ đồ sau : Sơ đồ 2.1 Trình tự kế toán chi tiết nguyên, vật liệu của Công ty Cổ phần Chế tạo biến thế và Vật liệu điện Hà Nội. Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn Sổ kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và tại phòng kế toán được thực hiện cụ thể như sau: 2.2.2. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho. Trường hợp nhập kho nguyên, vật liệu do mua ngoài, các thủ tục được tiến hành như sau: Khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu, phòng Vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng nguyên, vật liệu và định mức kỹ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ nguyên, vật liệu. Dựa trên kế hoạch cung ứng nguyên, vật liệu, phòng Vật tư lấy báo giá nguyên, vật liệu, lập bảng dự trù mua nguyên, vật liệu và chuyển qua Giám đốc hoặc Phó giám đốc sản xuất duyệt, xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng Tài vụ. Như vậy, phòng Vật tư chịu trách nhiệm lập kế hoạch cung ứng, thu mua, dự trữ và cung cấp nguyên, vật liệu cho các bộ phận sử dụng. Việc thu mua nguyên, vật liệu được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa Công ty và bên cung cấp. Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trước, trả ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng hoặc Công ty trả theo hình thức trả chậm. Sau khi việc mua bán giữa hai bên được thoả thuận, cán bộ phòng Vật tư phụ trách việc mua nguyên, vật liệu sẽ mang hoá đơn giá trị gia tăng về để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Hóa đơn giá trị gia tăng (Biểu số 01) là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua nguyên, vật liệu, số liệu trên hóa đơn giá trị gia tăng là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, nhật ký chứng từ số 5, nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2. Toàn bộ số nguyên, vật liệu mua về được tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã, phẩm chất từng loại. Nếu đạt yêu cầu, ban kiểm nhận lập biên bản giao nhận vật tư và cho nhập kho toàn bộ số nguyên, vật liệu, đồng thời cán bộ phòng Vật tư sẽ lập phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng nguyên, vật liệu thực nhập. Trên phiếu nhập kho phải thể hiện số lượng thực nhập, số lượng vật tư theo hóa đơn giá trị gia tăng, đơn giá của từng loại nguyên, vật liệu. Phiếu nhập kho phải có đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền), trưởng phòng Vật tư, người giao hàng, thủ kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, trong đó liên 1 được lưu ở phòng Vật tư, liên 2 dùng để luân chuyển nội bộ và liên 3 được lưu ở kho. Trường hợp nhập kho nguyên, vật liệu từ nguồn gia công chế biến, khi nguyên, vật liệu được giao đến, cán bộ kiểm tra chất lượng sản phẩm căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lượng, chất lượng quy cách vật liệu. Sau đó thủ kho sẽ làm thủ tục nhập kho và cán bộ phòng Vật tư lập phiếu nhập kho. Trong trường hợp này các chứng từ sử dụng có mẫu tương tự như trong trường hợp nhập kho nguyên, vật liệu do mua ngoài. Biểu số 01: Hóa đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL KQ/2008B 0075836 Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 17 tháng 9 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần hợp tác đầu tư Sao Việt Địa chỉ: 46 Láng Hạ, Phường Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0101842115 Họ tên người mua hàng: Bà Phạm Thị Tuyết Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Địa chỉ: Số 11 đường K2, thị trấn Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0100779340 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Bia cách điện 0,5 ly Kg 275 29.000 7.975.000 2 Điều chỉnh Pháp 712250 Cái 21 491.000 10.311.000 Cộng tiền hàng: 18.286.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.828.600 Tổng cộng tiền thanh toán: 20.114.600 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu một trăm mười bốn nghìn sáu trăm đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Đối với các nghiệp vụ xuất kho, tại Công ty, các nghiệp vụ xuất kho chỉ là xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất. Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến ở Công ty thường là xuất thẳng từ sản xuất đi gia công, sau khi gia công thì nhập lại kho của Công ty. Tại các phân xưởng sản xuất, các tổ trưởng sản xuất xác định số vật liệu cần thiết để dùng vào sản xuất sản phẩm, rồi lập Phiếu đề nghị lĩnh vật tư (Biểu số 02). Phiếu này phải được Giám đốc hoặc Phó Giám đốc sản xuất phê chuẩn và có vai trò như lệnh xuất kho. Phiếu này được lập thành hai liên, một liên do bộ phận sản xuất giữ, liên còn lại chuyển cho phòng Vật tư để làm căn cứ ghi phiếu xuất kho. Căn cứ vào Phiếu đề nghị lĩnh vật tư, cán bộ cung ứng nguyên, vật liệu ở phòng Vật tư lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành ba liên, liên 1 được lưu ở phòng Vật tư, liên 2 dùng làm cơ sở cho thủ kho xuất vật tư, ký phiếu, ghi thẻ kho, rồi chuyển lại cho kế toán vật tư ghi sổ, bảo quản và lưu trữ, liên 3 do người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. Tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ xuất kho, cột đơn giá và thành tiền của phiếu xuất kho được bỏ trống do Công ty tính giá nguyên, vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên chưa tính ngay được giá xuất nguyên, vật liệu. Chỉ đến cuối tháng khi đã tính được đơn giá xuất kho bình quân cho từng loại nguyên, vật liệu thì máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào cột giá trị của các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến nghiệp vụ xuất nguyên, vật liệu trong tháng, đồng thời kế toán nguyên, vật liệu tiến hành cập nhật số liệu về đơn giá và giá trị vào phiếu xuất kho đã nhận được trong tháng. Đối với mỗi nghiệp vụ phản ánh tình hình biến động nguyên, vật liệu, thủ kho tập hợp các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tương ứng, tiến hành mở Thẻ kho cho từng loại nguyên, vật liệu ở từng kho và sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập - phiếu xuất nguyên, vật liệu thủ kho tiến hành phân loại cho từng loại nguyên, vật liệu và trên cơ sở đối chiếu số liệu thực nhập, thực xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho (Biểu số 03). Thủ kho cũng thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn kho ghi trên thẻ kho và số nguyên, vật liệu thực tế còn lại ở trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã phân loại theo từng loại vật tư cho phòng Tài vụ. Cuối tháng, thủ kho cùng kế toán đối chiếu thẻ kho và thẻ kế toán để đảm bảo cho công tác hạch toán chi tiết của Công ty được chặt chẽ. Biểu số 02: Phiếu đề nghị lĩnh vật tư Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội PHIẾU ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ Số 291 Ngày 11 tháng 9 năm 2008 Phân xưởng sử dụng: Phân xưởng 3 Dùng vào việc: Chế tạo máy biến áp điện lực STT Tên nhãn hiệu Đơn vị tính Lượng đề nghị Lượng được duyệt Ghi chú 1 Thép tấm 3 ly Kg 24 24 2 Đai ốc đồng phi 18 Cái 17 17 3 Băng dính thủy tinh Cuộn 3 3 4 Thanh đồng 40x5 kg 14 14 Người đề nghị (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên,đóng dấu) Biểu số 03: Thẻ kho Mẫu số S05-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2206 của Bộ trưởng BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ: Ngày 01 tháng 04 năm 2008 Tờ số: 02 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Ty đồng hạ thế M20 Đơn vị tính: Bộ Mã số: TDHM20 S T T Ngày tháng năm Chứng từ DIỄN GIẢI Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 10 Phát sinh 1 17/4 102 17/4 Nhập kho từ Công ty TNHH Thiết bị điện Phương Anh 25 35 (Đã ký) 2 21/4 118 21/4 Nhập kho từ Công ty TNHH Dương Việt Dũng 40 75 (Đã ký) 3 27/4 164 27/4 Xuất kho cho Phân xưởng 3 20 55 (Đã ký) 4 27/4 165 27/4 Xuất kho cho Phân xưởng 1 14 41 (Đã ký) …… …… …… …… Cộng cuối tháng 115 102 23 Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.3. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại phòng kế toán. Tại phòng tài vụ, kế toán nguyên, vật liệu mở thẻ kế toán chi tiết tương ứng với thẻ kho để theo dõi tình hình nguyên, vật liệu cả về số lượng và giá trị. Thẻ kế toán chi tiết do kế toán vật tư lập được chương trình kế toán máy mở cho từng loại nguyên, vật liệu. Thẻ này cũng phản ánh tính hình nhập - xuất - tồn kho nhưng theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Khi nhận được chứng từ nhập - xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ và sử dụng chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hoàn chỉnh chứng từ. Từ đó, chương trình kế toán máy tự động tập hợp các chứng từ nhập - xuất vào thẻ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. Thẻ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng danh điểm nguyên, vật liệu theo thời gian nhập, xuất cụ thể. Mỗi nghiệp vụ được ghi một dòng trên thẻ kế toán chi tiết. Đối với các nghiệp vụ nhập kho nguyên, vật liệu, kế toán nhập cả chỉ tiêu số lượng và giá trị vào phiếu nhập kho (Biểu số 04). Biểu số 04: Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2206 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 16 tháng 11 năm 2008 Số: 406 Nợ: TK 152 Có: TK 331 Họ và tên người giao hàng: Phạm Văn Chung, Công ty Cổ phần Hóa Chất Theo Hóa đơn GTGT số 02365 ngày 16 tháng 11 năm 2008 của Công ty Cổ phần Hóa chất Nhập tại kho: Kho vật tư của Công ty Địa điểm: Phân xưởng 3 Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật phẩm( sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Ty đồng hạ thế M12 TDHM12 Bộ 100 100 60.000 6.000.000 2 Đồng kẹp đuôi CRR cũ V064 Cái 124 124 21.000 2.604.000 3 Polyeste V130 Kg 100 100 40.000 4.000.000 Cộng: 12.604.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười hai triệu sáu trăm linh bốn nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 16 tháng 11 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng hoặc bộ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) Đối với các nghiệp vụ xuất kho nguyên, vật liệu, do Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên, vật liệu xuất kho nên phiếu xuất kho (Biểu số 05) chỉ được ghi cột số lượng. Đến cuối tháng, khi đã xác định được đơn giá từng loại nguyên, vật liệu, máy sẽ tự động cập nhật giá trị nguyên, vật liệu xuất kho trong tháng vào cột thành tiền. Đối với phiếu lĩnh vật tư được lập theo mẫu của Công ty (Biểu số 06), phiếu này được lập cho toàn bộ nguyên, vật liệu cần thiết cho sản xuất một số lượng cụ thể các sản phẩm cùng loại trong cùng một đợt. Cột Số lượng ghi sẵn số lượng từng loại nguyên, vật liệu cần xuất dùng cho sản xuất theo định mức đã lập, mỗi loại nguyên, vật liệu được ghi một dòng. Khi xuất kho loại nguyên, vật liệu nào thì thủ kho ghi số lượng nguyên, vật liệu thực xuất vào cột Thực lĩnh, sau đó, người lĩnh vật tư ký tên vào dòng tương ứng với lần xuất kho đó. Cuối tháng, máy tính cũng tự động cập nhật giá trị nguyên, vật liệu xuất kho vào cột thành tiền tương ứng với các nguyên, vật liệu đã xuất trong tháng. Biểu số 05: Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2206 của Bộ trưởng BTC PHIẾU XUẤT KHO Ngày 23 tháng 11 năm 2008 Số: 571 Nợ: TK 621 Có: TK 152 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Hữu Thọ Lý do: Chế tạo máy biến áp điện lực Xuất tại kho: Kho vật tư của Công ty Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật phẩm( sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Sứ cao thế mới 10KV/250A SM10/0250 Quả 16 16 21.770 348.320 2 Tôn đen 4 ly TD04 Kg 973 973 11.910 11.588.430 Cộng: 11.936.750 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười một triệu chín trăm ba sáu nghìn bảy trăm năm mươi đồng Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 23 tháng 11 năm 2008 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng hoặc bộ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) Biểu số 06: Phiếu lĩnh vật tư ISO 9001:2000 PHIẾU LĨNH VẬT TƯ BM.07-TT.07-1 Ngày ban hành: 10/09/03 MBA: 2500/35/195 Ord: 19014 TT Tên hàng hóa (chủng loại, quy cách) ĐVT Số lượng Thực lĩnh Ghi chú 1 Dầu biến thế Lít 1.600.000 1.600.000 2 Dây đồng cao thế Kg 645 3 Dây đồng hạ thế Kg 362 362 4 Lá đồng – Thanh đồng Kg 163 163 5 Que hàn Inox Kg 204 6 Sơn chống rỉ Kg 14 7 Sứ cao thế Quả 03 03 8 Ty sứ cao thế Bộ 03 03 9 Nhiệt kế Cái 01 01 10 Nắp máy cái 01 01 ……………… …… ……… ………. ………… Kỹ thuật phân xưởng Phòng vật tư Ngày 27 tháng 10 năm 2008 Lần sửa đổi / lần ban hành: 1/2 Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra số nhập, xuất, tồn trên các thẻ kế toán chi tiết (Biểu số 07) và so sánh với số liệu trên thẻ kho tương ứng theo từng danh điểm vật tư do thủ quỹ lập để tìm ra các chênh lệch và điều chỉnh kịp thời. Đồng thời, chương trình kế toán máy cũng tập hợp các thẻ kế toán chi tiết của từng loại nguyên, vật liệu vào bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (Biểu số 08) để tính ra tổng số nguyên, vật liệu tồn cuối tháng (bảng này được lập cho từng tháng, chung cho tất cả các loại nguyên, vật liệu). Số liệu trên bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn được đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp, cụ thể là sổ cái tài khoản 152. Như vậy, số liệu trên thẻ chi tiết được sử dụng để đối chiếu với thẻ kho về mặt số lượng, đồng thời được sử dụng để lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn và đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về mặt giá trị để đảm bảo công tác hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu được chặt chẽ. Biểu số 07: Thẻ kế toán chi tiết Mẫu số S10-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT Năm 2008 Tài khoản: 152. Tên kho: Kho vật tư của Công ty Tên, quy cách vật tư: Ty đồng hạ thế M20 Đơn vị tính: Bộ Mã số: TDHM20 STT Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Tồn đầu tháng 10 172.000 1.720.000 1 102 17/4 Mua từ Công ty TNHH Phương Anh, chưa thanh toán 25 176.000 4.400.000 35 174.500 6.107.500 2 118 21/4 Mua từ Công ty TNHH Dương Việt Dũng, trả tiền mặt 40 175.000 7.000.000 75 174.500 13.087.500 3 164 27/4 Xuất kho cho PX3 20 174.500 3.490.000 55 174.500 9.597.500 4 165 27/4 Xuất kho cho PX1 14 174.500 2.443.000 41 174.500 7.154.500 ... Cộng phát sinh 115 20.092.500 102 17.799.000 Tồn cuối tháng 23 4.013.500 Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 08: Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Mẫu số S11-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN Tài khoản: 152 Tháng 10 năm 2008 STT Mã số Tên vật tư Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 DTM080 Dây tròn mới 0,8 31,35 3.698.053 30,56 2.933.760 52,36 5.608.815 9,55 1.022.998 2 TD12 Tôn đen 12 ly 9.891 104.005.693 - - 698 7.339.599 9.193 96.666.094 3 TĐ 12010 Thanh đồng 120x10 57 9.604.086 - - 30 5.054.782 27 4,549,304 4 V067 Đồng nắp CRR 337 8.299.199 230 3.990.000 - - 567 12.289.199 5 V071 Phôi nhôm CSV 606 4.851.278 1550 12.464.000 2000 16.062.410 156 1.252.868 6 V142 Sứ tĩnh Cầu dao 24KV 208 17.108.410 - - 44 3.619.087 164 13.489.323 7 VT01 Đầu cắm 24KV-250A 63 46.227.633 30 22.050.000 72 52.860.103 21 15.417.530 ………. Cộng 389.061.547 179.826.790 352.576.425 216.311.912 Ngày 31 tháng 10 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3. Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. 2.3.1. Tài khoản kế toán sử dụng. Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để hạch toán tổng hợp nhập nguyên, vật liệu, Công ty sử dụng TK 152 “Nguyên, vật liệu” và các tài khoản khác có liên quan với đối ứng Nợ của TK 152 nhằm phản ánh tình hình thanh toán và thuế giá trị gia tăng được khấu trừ như TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 133…; các tài khoản liên quan với đối ứng Có của TK 152 phản ánh tình hình sử dụng nguyên, vật liệu cho sản xuất kinh doanh và các hoạt động quản lý khác như TK 621, TK 627, TK 641, TK 642… TK 152 “Nguyên, vật liệu” là tài khoản dùng để theo dõi số hiện có và tình hình tăng, giảm của các loại vật tư theo giá thực tế nhập kho. Kết cấu của TK 152 như sau: Bên Nợ phản ánh trị giá thực tế của nguyên, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế biến, thuê ngoài gia công, nhận vốn góp liên doanh hoặc từ các nguồn khác; trị giá nguyên, vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê. Bên Có phản ánh trị giá thực tế của nguyên, vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất, thuê ngoài gia công, góp vốn liên doanh hoặc nhượng bán; chiết khấu, giảm giá hàng mua được hưởng hoặc giá trị hàng mua trả lại cho người bán; trị giá nguyên, vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê. Số dư Nợ phản ánh trị giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho. TK 152 được chi tiết thành các tài khoản cấp hai để phục vụ cho kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm vật tư theo yêu cầu quản lý của Công ty. 2.3.2. Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu nhập kho. Trình tự ghi sổ kế toán nguyên, vật liệu của Công ty được thể hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ kế toán nguyên, vật liệu của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. Sổ chi tiết TK 331 Nhật ký - Chứng từ số 1, 2, 6, 10 Chứng từ vật tư Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Bảng phân bổ NVL và CCDC Nhật ký - Chứng từ số 5 Sổ cái TK 152, 153, 621 Nhật ký - Chứng từ số 7 Báo cáo kế toán Bảng kê số 4 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Nguyên, vật liệu sau khi được thu mua, nhập kho, kế toán theo dõi tình hình thanh toán và công nợ với người bán qua Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ này được lập cho từng người bán, mỗi người bán được đánh mã số để tiện cho việc hạch toán trên máy tính. Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập kho và số thành tiền theo hoá đơn của người bán theo nội dung tài khoản tương ứng, kế toán vào máy các số liệu của từng người bán. Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Biểu số 09) kể cả thường xuyên và vãng lai được theo dõi ngay trên máy tính. Sổ này kết cấu giống Nhật ký – Chứng từ số 5 nhưng theo rõi riêng phần nguyên, vật liệu. Biểu số 09: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Mẫu số S31-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 Đối tượng: Công ty Cổ phần Sứ kỹ thuật Hoàng Liên Sơn Loại tiền: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 5 Số dư đầu kỳ 12.748.000 Số phát sinh trong kỳ 3/7 HĐGTGT 0054718 3/7 Mua sứ cao thế mới 1KV/630A, chưa trả tiền 152 133 2.420.000 242.000 15.410.000 25/7 PC 283 25/7 Thanh toán tiền mua hàng bằng tiền mặt 111 2.970.000 12.440.000 ……. ……. …………….. Cộng số phát sinh 8.690.000 13.937.000 Cộng số dư cuối kỳ 17.995.000 Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi vật tư đã nhập kho, bộ phận cung ứng và kế toán thanh toán có nhiệm vụ hoàn tất thanh toán cho người cung cấp. Bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán. Khi giám đốc đã ký duyệt thanh toán thì kế toán sẽ tiến hành các thủ tục thanh toán. Các nghiệp vụ thanh toán này được phản ánh trên Nhật ký – Chứng từ số 2 (Biểu số 10) nếu thanh toán bằng séc và phản ánh trên Nhật ký – Chứng từ số 1 (Biểu số 11) nếu thanh toán bằng tiền mặt. Cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng hợp ở các sổ chi tiết thanh toán với người bán, kế toán ghi vào Nhật ký – Chứng từ số 5 (Biểu số 12). Trường hợp Công ty mua nguyên, vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt. Sau khi kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ thu mua như hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, phiếu chi... kế toán định khoản sau đó vào Nhật ký – Chứng từ số 1. Trường hợp Công ty mua nguyên, vật liệu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào các giấy báo Nợ của ngân hàng và các chứng từ gốc có liên quan như hoá đơn giá trị gia tăng... kế toán định khoản và sau đó vào Nhật ký – Chứng từ số 2. Biểu số 10: Nhật ký – Chứng từ số 2 Mẫu số S04a2-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi Có Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng 7 năm 2008 Số TT Chứng từ Diễn giải Ghi Có Tài khoản 112, ghi Nợ các tài khoản Cộng Có TK 112 Số hiệu Ngày tháng ….. 133 ….. 152 ….. 331 A B C D 4 6 15 16 ……… ….. ……….. 3 Giấy báo Nợ 085314 9/7 Mua NVL của CT TNHH Thiết bị điện Phương Anh 2.700.000 27.000.000 29.700.000 ……… ….. ……….. 8 Giấy báo Nợ 085562 16/7 Thanh toán tiền hàng cho Công ty CP Hóa Chất 15.000.000 15.000.000 ……… ….. ……….. Cộng 7.950.000 79.500.000 364.661.000 537.100.000 Đã ghi Sổ Cái ngày 31 tháng 7 năm 2008. Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 11: Nhật ký – Chứng từ số 1 Mẫu số S04a1-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có Tài khoản 111 – Tiền mặt Tháng 7 năm 2008 Số TT Chứng từ Diễn giải Ghi Có Tài khoản 111, ghi Nợ các tài khoản Cộng Có TK 111 Số hiệu Ngày tháng ….. 133 ….. 152 ….. 331 A B C D 4 6 15 16 1 PC264 2/7 Thanh toán cho CT Thương mại và Đầu tư Thành Công 2.860.000 2.860.000 ……… ….. ……….. 15 PC278 18/7 Thanh toán cho CT Cổ phần Hóa Chất 15.730.000 15.730.000 16 PC279 21/7 Mua NVL của CT TNHH Dương Việt Dũng 700.000 7.000.000 7.700.000 ……… ….. ……….. Cộng 5.650.000 56.500.000 95.139.000 174.570.000 Đã ghi Sổ Cái ngày 31 tháng 7 năm 2008. Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 12: Nhật ký – Chứng từ số 5 Mẫu số S04a5-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi Có Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán Tháng 7 năm 2008 Số TT Tên đơn vị (hoặc người bán) Số dư đầu tháng Ghi Có Tài khoản 331, ghi Nợ các tài khoản Theo dõi thanh toán (ghi Nợ TK 331)