Chuyên đề Kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty TNHH thương mại và sản xuất Nam Tiến

tiện vận chuyển : 29S-1373 STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Æ 101.6 x 4.0 x 6 kg 3.755,05 3.755,05 13.909,09 52.229.328 2 Æ 88.3 x 2.5 x 6 kg 761,76 761,76 14.000,00 10.664.640 3 Æ 33.5 x 1.1 x 6 kg 421,60 421,60 14.909,09 6.285.672 4 Æ 126.8 x 3.0 x 6 kg 934,32 934,32 14.000,00 13.080.480 5 Æ 88.3 x 3.0 x 6 kg 113,61 113,61 14.000,00 1.590.540 6 Æ 75.6 x 3.0 x 6 kg 386,76 386,76 14.000,00 5.414.640 7 Æ 42.2 x 1.4 x 6 kg 1.546,35 1.546,35 14.909,09 23.054.671 Tổng tiền 112.319.971 Tổng số tiền hàng(viết bằng chữ): Một trăm mười hai triệu, ba trăm mười chín ngàn chín trăm bảy mươi mốt đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: Nhập,ngày 04 tháng 05 năm2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) VD 2 : Ngày 04/05/2010 mua hàng của Công ty cổ phần ống thép Việt Đức VG Pipe, Công ty viết hóa đơn cho doanh nghiệp theo số : 0002021. Kế toán lập phiếu nhập kho : Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Bộ phận :…………. SCT : 2021 Nợ…………. Có………….. Phiếu nhập kho Ngày 04 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán : Công ty Cổ phần ống thép Việt Đức VG Pipe Địa chỉ (bộ phận): …………………. Nhập kho : Kho Pháp Vân Địa điểm:……………….. Phương tiện vận chuyển : 29S-1373 STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 30 x 60 x 0.9 kg 298.00 298.00 14.909,09 4.442.909 2 30 x 60 x 1.1 kg 579.20 579.20 14.909,09 8.635.345 3 30 x 60 x 1.4 kg 1097.28 1097.28 14.909,09 16.359.446 4 40 x 40 x 1.4 kg 505.50 505.50 14.909,09 7.536.545 5 40 x 80 x 1.4 kg 1.476.48 1.476.48 14.909,09 22.012.973 6 60 x 60 x 1.1 kg 304 304 14.909,09 4.532.363 7 60 x 60 x 1.8 kg 1.470.75 1.470.75 14.272,73 20.991.618 Tổng tiền 84.511.199 Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Tám mươi tư triệu năm trăm mười một ngàn một trăm chín chín đồng chẵn.. Số chứng từ gốc kèm theo: Nhập,ngày 04 tháng 05 năm2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên VD 3 : Ngày 05/05/2010 mua hàng của chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hòa Phát, Công ty viết hóa đơn cho doanh nghiệp theo số : 000514. Kế toán lập phiếu nhập kho : Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Bộ phận :…………. SCT : 514 Nợ…………. Có………….. Phiếu nhập kho Ngày 05 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán : Công ty TNHH ống thép Hòa Phát Địa chỉ (bộ phận): …………………. Nhập kho : Kho Pháp Vân Địa điểm:……………….. Phương tiện vận chuyển : 30S-7515 STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Ống thép hàn kg Æ 50.3 x 2.0 x 6 17.090,84 17.090,84 13.227.27 226.065.155 Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Hai tr ăm hai m ư ơi s áu tri ệu, kh ông tr ăm s áu m ư ơi l ăm ng àn, m ột tr ă m n ăm l ăm đ ồng ch ẵn. Số chứng từ gốc kèm theo : Nhập,ngày 05 tháng 05 năm2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Khi hàng hóa đã về nhập tại kho, dựa trên những giấy tờ, chứng từ có liên quan kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm như sau : Đường dẫn : Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/Cập nhật số liệu/ Phiếu nhập mua hàng/ Enter. Kế toán khai đầy đủ thông tin vào phiếu nhập mua hàng ( mã khách,người giao hàng, diễn giải, TK có 331, ngày chứng từ) - Hạch toán : mã hàng, mã kho, số lượng, đơn giá - Hóa đơn thuế ( khai báo các thông tin về hóa đơn mua hàng ) + Mẫu BC : 3 + Mã tính chất : 1 + Số chứng từ ( số HĐ ) + Số seri : trên Hóa đơn GTGT + Ngày chứng từ + Mã thuế : 00 tương ứng 0% 05 tương ứng 5% 10 tương ứng 10% - Chi phí : + Tổng chi phí : gõ tiền chưa VAT + Phân bổ tự động - Lưu 2.2.1.2. Công tác thanh toán tiền hàng cho đơn vị cung cấp : * Khi Công ty thanh toán tiền hàng cho đơn vị cung cấp bằng tiền mặt, kế toán viết phiếu chi tiền mặt. Đường dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay /Cập nhật số liệu / Phiếu chi tiền mặt / Enter. Kế toán có nhiệm vụ điền đầy đủ thông tin vào phiếu chi tiền mặt ( loại phiếu chi, mã khách, địa chỉ, người nhận tiền, lý do chi, TK nợ 131/ Enter ) * Khi Công ty thanh toán tiền hàng cho đơn vị cung cấp bằng chuyển khoản, kế toán viết Giấy báo nợ. Đường dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay/ Cập nhật số liệu / Giấy báo nợ(chi)của ngân hàng/ Enter. Kế toán khai thông tin về loại phiếu chi, mã khách, địa chỉ, người nhận tiền, lý do chi, TK có 112NN...Enter để lưu. * Trong trường hợp Công ty chưa thanh toán tiền cho đơn vị cung cấp, kế toán theo dõi và phản ánh ở các sổ chi tiết thanh toán. Kế toán theo dõi và nhập số liệu vào phần mềm chi tiết TK 331. Dưới đây là mẫu Sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng Năm 2008: 2.2.2. Th ủ t ục xu ất kho : 2.2.2.1. Thủ tục xuất kho hàng hóa : Tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến, hàng hóa xuất chủ yếu cho các Công ty xây dựng, các công trình xây dựng lớn và bán buôn cho các Công ty tư nhân, các cửa hàng vật liệu xây dựng, xuất bán lẻ cho người tiêu dùng. Thủ tục xuất kho tuân theo đúng quy định Nhà Nước. - Trường hợp Công ty xuất bán cho các Công ty xây dựng, các công trình, các Công ty kinh doanh sắt thép khác, Phòng kinh doanh căn cứ vào Hợp đồng mua bán, xác nhận đơn hàng của đơn vị cần mua hàng. Trong xác nhận phải có đầy đủ các chỉ tiêu chủng loại hàng hóa, số lượng cần mua, phương thức, thời hạn thanh toán. Phòng kinh doanh duyệt giá bán cho đơn vị, trình Giám đốc Công ty duyệt. Khi có sự phê duyệt của Giám đốc, kế toán sẽ viết Biên bản giao hàng và phiếu xuất kho chuyển cho nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm giao cho khách hàng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên : + Liên 1 : Lưu tại gốc + Liên 2 : Giao cho phòng kinh doanh để giao hàng cho khách (để sau khi lấy hàng chuyển về Phòng kế toán viết Hóa đơn GTGT ) + Liên 3 : Chuyển tới thủ kho để làm chứng từ xuất hàng. Sau khi giao hàng, thủ kho viết số lượng thực xuất vào liên 2 và liên 3, sau đó chuyển liên 2 về phòng kế toán để kế toán viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT của Công ty được lập thành 3 liên : + Liên 1 : Lưu tại gốc + Liên 2 : Giao cho khách + Liên 3 : Lưu hành nội bộ cho kế toán theo dõi, là căn cứ để nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng vào cuối ngày nộp sang kế toán hàng hóa để trừ thẻ kho tay và thẻ kho trên máy, lập phiếu thu và vào sổ chi tiết công nợ ( nếu có phát sinh nợ ). VD 1 : Ngày 05/05/2010 Xuất hàng bán cho Công ty CP Xây dựng COTEC. Kế toán lập phiếu xuất kho và Biên bản giao hàng như sau : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội ĐT:043.6450944-36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412 BIÊN BẢN GIAO HÀNG Số 002102 Người mua hàng : Anh Huy Đơn vị : Công ty Cổ phần Xây dựng COTEC Người nhận hàng : Anh Nam Điện thoại : 0986969484 Người vận chuyển : Anh Quý Số xe : 30S-7515 ĐT : 0932240788 Hàng giao tại : 164 – Giảng Võ – Hà Nội Hai bên cùng thống nhất giao đúng và đủ số lượng hàng cụ thể như sau : TT Tên hàng – Quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Ống thép hàn Ø 50.3 x 2.0 x 6m kg 1019,7 14.500 14.777.965 Tổng tiền 14.777.965 Bằng chữ : Mười bốn triệu, bảy trăm bảy mươi bảy nghìn, chín trăm sáu mươi lăm đồng. Ngày 05 tháng 05 năm 2010 Thủ trưởng Phụ trách Người nhận Người vận Thủ kho cung tiêu hàng chuyển Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Bộ phận :…………. SCT : 789 Nợ…………. Có………….. Phiếu xuất kho Ngày 05 tháng 05 năm 2010 Đơn vị mua : Công ty Cổ phần Xây dựng COTEC Địa chỉ : 194/2 Nguyễn Trọng Tuyển P8-Q.Phú Nhuận-HCM Nhập kho : Địa điểm:……………….. Phương tiện vận chuyển : 30S-7515 STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Ống thép hàn kg Æ 50.3 x 2.0 x 6 1019,17 1019,17 14.500 14.777.965 Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Mười bốn triệu, bảy trăm bảy mươi bảy nghìn, chín trăm sáu mươi lăm đồng. Số chứng từ gốc kèm theo : Xuất, ngày 05 tháng 05 năm2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Sau khi viết phiếu xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập Hóa đơn GTGT giao cho khách : HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG TR/2009B Liên 2 : Giao cho khách 0074573 Ngày 05 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Địa chỉ : 35 km 12–Đường Ngọc Hồi – Xã Tứ Hiệp –Huyện Thanh Trì – HN Số tài khoản : 213.10.00.000.5787 tại CN Ngân hàng ĐT và PT Nam HN Điện thoại : 043.6450944 MS: 0101409046 Họ tên người mua hàng : Anh Huy Tên đơn vị : Công ty CP Xây dựng COTEC Địa chỉ : 194/2 Nguyễn Trọng Tuyển P8 - Q.Phú Nhuận – TP HCM Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM MS : 0303443233 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 Thép hộp các loại kg 1019,17 14.500 14.777.965 Cộng tiền hàng : 14.777.965 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 1.477.796 Tổng cộng tiền thanh toán 16.255.761 Số tiền viết bằng chữ : Mười sáu triệu,hai trăm năm lăm nghìn,bảy trăm sáu mươi mốt đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) VD 2 : Ngày 12/05/2010 xuất hàng bán cho DN Tư nhân Tiến Hợp. Kế toán viết Biên bản giao hàng và phiêu xuất kho như sau : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội ĐT:043.6450944-36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412 BIÊN BẢN GIAO HÀNG Số 004620 Người mua hàng : Anh Hợp Đơn vị : Doanh nghiệp tư nhân Tiến Hợp Người nhận hàng : Anh Phong Điện thoại : 0902618268 Người vận chuyển : Anh Khánh Số xe : 30L- 4672 ĐT : 0963542212 Hàng giao tại : 56 Kim Mã – Ba Đình – Hà Nội Hai bên cùng thống nhất giao đúng và đủ số lượng hàng cụ thể như sau : TT Tên hàng – Quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép hộp 45 x 90 x 6m Cây 105 343.420 36.059.100 2 Thép hộp 50x100 x 6m Cây 70 382.760 26.793.200 3 Thép ống Ø 48.1 x 6m Cây 700 172.620 120.834.000 4 Khóa giáo Cái 1500 21.818,18 32.727.270 Tổng tiền 216.413.570 Bằng chữ : Hai trăm mười sáu triệu, bốn trăm mười ba nghìn, năm trăm bảy mươi đồng. Ngày 12 tháng 05 năm 2010 Thủ trưởng Phụ trách Người nhận Người vận Thủ kho cung tiêu hàng chuyển Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Bộ phận :…………. SCT : 4620 Nợ…………. Có………….. Phiếu xuất kho Ngày 12 tháng 05 năm 2010 Đơn vị mua : Doanh nghiệp tư nhân Tiến Hợp Địa chỉ : KP3 Thị trấn Ba Đồn–Quảng Trạch–Quảng Bình Nhập kho : Địa điểm:……………….. Phương tiện vận chuyển : 30L-4672 STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Thép hộp 45 x 90 x 6m Cây 105 105 343.420 36.059.100 2 Thép hộp 50x100 x 6m Cây 70 70 382.760 26.793.200 3 Thép ống Ø 48.1 x 6m Cây 700 700 172.620 120.834.000 4 Khóa giáo Cái 1500 1500 21.818,18 32.727.270 Cộng 216.413.570 Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Hai trăm mười sáu triệu, bốn trăm mười ba nghìn, năm trăm bảy mươi đồng. Số chứng từ gốc kèm theo : Xuất, ngày 12 tháng 05 năm 2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên ) Sau khi xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập hóa đơn GTGT giao cho khách : HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG TR/2009B Liên 2 : Giao cho khách 0074620 Ngày 12 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Địa chỉ : 35 km 12–Đường Ngọc Hồi – Xã Tứ Hiệp –Huyện Thanh Trì – HN Số tài khoản : 213.10.00.000.5787 tại CN Ngân hàng ĐT và PT Nam HN Điện thoại : 043.6450944 MS: 0101409046 Họ tên ngưòi mua hàng : Anh Hợp Tên đơn vị : Doanh nghiệp tư nhân Tiến Hợp Địa chỉ : KP3 Thị trấn Ba Đồn – Quảng Trạch - Quảng Bình Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM MS : 0303443233 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 Thép hộp 45 x 90 x 6m Cây 105 343.420 36.059.100 2 Thép hộp50 x100x 6m Cây 70 382.760 26.793.200 3 Thép ống Ø 48.1 x 6m Cây 700 172.620 120.834.000 4 Khóa giáo Cái 1500 21.818,18 32.727.270 Cộng tiền hàng : 216.413.570 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 21.641.357 Tổng cộng tiền thanh toán 238.054.927 Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm ba mươi tám triệu, không trăm năm mươi tư nghìn, chín trăm hai bảy đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) VD 3 : Ngày 18/05/2010 xuất hàng cho Công ty CP XNK và XD Việt Đức. Kế toán viết phiếu xuất kho như sau : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội ĐT:043.6450944-36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412 BIÊN BẢN GIAO HÀNG Số 003822 Người mua hàng : Anh Bình Đơn vị : Công ty CP XNK và XD Việt Đức Người nhận hàng : Anh Vũ Điện thoại : 0925214256 Người vận chuyển : Anh Khánh Số xe : 30L- 4672 ĐT : 0963542212 Hàng giao tại : 236 Đường Hoàng Quốc Việt – Hà Nội Hai bên cùng thống nhất giao đúng và đủ số lượng hàng cụ thể như sau : TT Tên hàng – Quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 30 x 60 x 0.9 kg 298.00 16.000 4.768.000 2 30 x 60 x 1.1 kg 579.20 16.000 9.267.200 3 30 x 60 x 1.4 kg 1097.28 16.000 17.556.480 4 40 x 40 x 1.4 kg 505.50 16.000 8.088.000 5 40 x 80 x 1.4 kg 1.476.48 16.000 23.623.680 6 60 x 60 x 1.1 kg 304 16.000 4.864.000 7 60 x 60 x 1.8 kg 1.470.75 15.500 22.796.625 Tổng tiền 90.963.985 Bằng chữ : Chín mươi triệu, chín trăm sáu mươi ba nghìn, chín trăm tám lăm đồng. Ngày 18 tháng 05 năm 2010 Thủ trưởng Phụ trách Người nhận Người vận Thủ kho cung tiêu hàng chuyển Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Bộ phận :…………. SCT : 3822 Nợ…………. Có………….. Phiếu xuất kho Ngày 18 tháng 05 năm 2010 Đơn vị mua : Công ty CP XNK và XD Việt Đức Địa chỉ : 198K – Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội Nhập kho : Địa điểm:……………….. Phương tiện vận chuyển : 29N-8084 STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 30 x 60 x 0.9 kg 298.00 298.00 16.000 4.768.000 2 30 x 60 x 1.1 kg 579.20 579.20 16.000 9.267.200 3 30 x 60 x 1.4 kg 1097.28 1097.28 16.000 17.556.480 4 40 x 40 x 1.4 kg 505.50 505.50 16.000 8.088.000 5 40 x 80 x 1.4 kg 1.476.48 1.476.48 16.000 23.623.680 6 60 x 60 x 1.1 kg 304 304 16.000 4.864.000 7 60 x 60 x 1.8 kg 1.470.75 1.470.75 15.500 22.796.625 Cộng 90.963.985 Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Chín mươi triệu, chín trăm sáu mươi ba nghìn, chín trăm tám lăm đồng. Số chứng từ gốc kèm theo : Xuất, ngày 18 tháng 05 năm 2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên ) HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG SR/2009B Liên 2 : Giao cho khách 0003822 Ngày 18 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Địa chỉ : 35 km 12–Đường Ngọc Hồi – Xã Tứ Hiệp –Huyện Thanh Trì – HN Số tài khoản : 213.10.00.000.5787 tại CN Ngân hàng ĐT và PT Nam HN Điện thoại : 043.6450944 MS: 0101409046 Họ tên người mua hàng : Anh Bình Tên đơn vị : Công ty CP XNK và XD Việt Đức Địa chỉ : 198K Nguyễn Trãi- Thanh Xuân – Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM MS : 0101895526 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 30 x 60 x 0.9 kg 298.00 16.000 4.768.000 2 30 x 60 x 1.1 kg 579.20 16.000 9.267.200 3 30 x 60 x 1.4 kg 1097.28 16.000 17.556.480 4 40 x 40 x 1.4 kg 505.50 16.000 8.088.000 5 40 x 80 x 1.4 kg 1.476.48 16.000 23.623.680 6 60 x 60 x 1.1 kg 304 16.000 4.864.000 7 60 x 60 x 1.8 kg 1.470.75 15.500 22.796.625 Cộng tiền hàng : 90.963.985 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 9.096.398 Tổng cộng tiền thanh toán 100.060.383 Số tiền viết bằng chữ : Một trăm triệu, không trăm sáu mươi nghìn, ba trăm tám mươi ba đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đối với các công trình hay các hợp đồng lớn, trước khi giao dịch thường có nhu cầu xem bảng báo giá các mặt hàng cần mua, sau đó gửi xác nhận đơn đặt hàng. Dưới đây là ví dụ về bảng báo giá kiêm xác nhận đơn đặt hàng mà Công ty gửi đến công ty CP Thép Việt Thanh : Trường hợp Công ty xuất bán cho các đại lý, khách lẻ...sau khi biết được chủng loại, số lượng hàng khách cần mua, kế toán bán hàng báo giá cho khách rồi viết hóa đơn bán hàng fax xuống cho thủ kho biết để xuất hàng. Khách hàng thanh toán tiền hàng cho kế toán bán hàng. Sau khi nhận được bản fax hóa đơn bán hàng, kế toán kho có nhiệm vụ viết Biên bản giao hàng cho khách. VD : Ngày 16/05/2010 xuất hàng bán cho Cửa hàng Tân Hương ở Yên Phụ. Kế toán bán hàng lập Hóa đơn bán hàng như sau : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội ĐT:043.6450944-36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412 HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Tên khách hàng : CH Tân Hương Địa chỉ : Yên Phụ Điện thoại : 38239945 TT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 14 x 1.0 Cây 50 41.000 2.050.000 2 14 x 1.1 Cây 50 44.500 2.225.000 3 30 x 1.1 Cây 10 100.500 1.005.000 4 30 x 1.0 Cây 10 92.000 920.000 5 25 x 50 x 1.4 Cây 20 160.000 3.200.000 6 40 x 1.1 Cây 10 135.500 1.355.000 7 50 x 100 x 1.8 Cây 4 402.500 1.610.000 8 20 x 1.4 Cây 40 81.500 3.260.000 9 30 x 60 x 1.8 Cây 15 237.000 3.555.000 10 20 x 40 x 1.4 Cây 10 126.500 1.265.000 11 30 x 1.4 Cây 15 126.500 1.897.500 Cộng 24.712.500 CK 3% 741.000 Tổng tiền hàng 23.971.500 Thành tiền ( viết bằng chữ ) : Hai mươi ba triệu, chín trăm bảy mươi mốt nghìn, năm trăm đồng. Ngày 16 tháng 05 năm 2010 Người mua Người vận chuyển Người giao hàng * Khi hàng hóa được xuất kho, dựa vào các chứng từ, kế toán nhập các dữ liệu vào máy tính như sau : Đường dẫn : Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho/ Enter. Kế toán bán hàng có nhiệm vụ điền đầy đủ thông tin vào hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (loại hóa đơn, mã khách, địa chỉ, người mua hàng, diễn giải, TK nợ 131, ngày ht, ngày lập chứng từ, mã hàng, mã kho,số lượng, giá bán/ Enter cho tới khi lưu ) 2.2.2.2. Công tác khi khách hàng thanh toán tiền hàng : Để theo dõi quá trình vận động của tiền hàng, kế toán phải quản lý chặt chẽ việc thanh toán và thu hồi tiền bán hàng. * Sau khi nhận được hàng nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán bán hàng vào phiếu thu tiền mặt. Đường dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay /Cập nhật số liệu / Phiếu thu tiền mặt / Enter. Kế toán khai các thông tin trên phiếu thu giống phiếu chi nhưng TK Nợ lúc này là TK1111, Tk có 131. Sau đó Enter cho tới khi lưu. Khi khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán vào Giấy báo có( thu) của ngân hàng. Đường dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay/ Cập nhật số liệu / Giấy báo có ( thu ) của ngân hàng / Enter. Kế toán khai đầy đủ thông tin trên Giấy báo có ( thu ) của ngân hàng giống giấy báo nợ nhưng TK nợ 1121NN, TK có 131. Sau đó Enter tới khi lưu. Trường hợp khách hàng ký nhận nợ, kế toán sẽ mở chi tiết công nợ TK 131 theo từng khách hàng để theo dõi. Cùng với việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hóa Công ty luôn chú trọng quá trình thu hồi công nợ phải thu khách hàng. Việc theo dõi kiểm tra và đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời có ảnh hưởng lớn đến quá trình thu hồi vốn để tiếp tục các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Do vậy, đối với khách hàng còn nợ, vẫn phải tổ chức ké toán chi tiết riêng theo từng khách hàng trên TK 131-Phải thu của khách hàng. Công ty mở sổ chi tiết TK 131, theo dõi riêng cho từng khách hàng, người mua trên sổ chi tiết thanh toán với người mua giúp cho Công ty biết số tiền còn phải thu đối với từng khách hàng, thông qua đó mà có biện pháp đôn đốc kịp thời thu hồi vốn. Hàng tháng, kế toán công nợ làm Biên bản đối chiếu công nợ với khách. Cơ sở số liệu : Căn cứ vào chứng từ hóa đơn GTGT các hợp đồng kinh tế Phương pháp lập : Để tiện cho việc theo dõi, đối với những khách hàng có quan hệ thường xuyên với Công ty, kế toán mở riêng cho mỗi khách hàng một quyển sổ. Đối với những khách hàng có quan hệ không thường xuyên với Công ty thì mở cho nhiều khách hàng trên một quyển sổ. VD : Để theo dõi khoản phải thu của Công ty Thiên Ngọc An mua hàng 50 x 100 x 2.0 theo hóa đơn số 005484 ngày 28/04/2010, kế toán mở sổ chi tiết phải thu của khách hàng theo mẫu như sau : Sổ chi tiết phải thu của khách hàng Tên khách hàng : Công ty Thiên Ngọc An Tháng 04 năm 2010 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 12.000.000 005484 28/04 Bán Thép 50x100x2.0 511 350.000 3331 35.000 Tổng cộng 385.000 12.385.000 Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn bán hàng và phiếu thu tiền liên quan đến công nợ phải thu, kế toán ghi vào sổ cái TK 131. SỔ CÁI TK 131 Tháng 04 năm 2010 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Dư đầu tháng 3.380.579.500 005484 28/04 Bán thép 50x100x2.0 131 350.000 Bán thép 50x100x2.0 3331 35.000 ......................... ........... ......... Tổng số phát sinh nợ 4.150.263.130 Tổng số phát sinh có 4.326.325.250 Dư cuối kỳ 3.204.517.380 Ngày 30 tháng 04 năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng Dưới đây là VD về sổ chi tiết thanh toán với người mua hàng năm 2008: Đường dẫn cách nhập liệu vào phần mềm : Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ/ Enter. Sau đó màn hình máy tính sẽ hiện lên : Kế toán nhập TK 131 : Phải thu của khách hàng / Nhận. Sau đó ấn F4 để thêm số dư công nợ của khách hàng. Kế toán khai chính xác mã khách, dư nợ, dư có.../ Nhận. Sau khi nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phần mềm cho kết xuất ra Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ như sau : 2.3. Kế toán chi tiết hàng hóa : Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đang áp dụng hình thức Nhật ký chung cho công tác tổng hợp hàng hóa và phương pháp thẻ song song cho phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa. Hai mặt kế toán này phải được tiến hành song song và thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Muốn vậy phải có sự kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, từ đó phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và tạo ra mối liên hệ mật thiết ở tất cả các khâu. Việc hạch toán chi tiết hàng hóa được thực hiện cả ở kho và phòng kế toán. 2.3.1. Hạch toán chi tiết ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng chủng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng. Số liệu ghi vào thẻ kho là lấy vào các chứng từ nhập, xuất kho hàng ngày, mỗi chứng từ ghi một dòng. Mỗi loại hàng hóa được theo dõi chi tiết trên một trang thẻ kho riêng và được sắp xếp theo từng chủng loại, độ dày của hàng hóa để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ yêu cầu quản lý. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất hàng hóa, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, ghi số lượng thực nhập, xuất vào chứng từ. Cuối ngày, thủ kho sử dụng các chứng từ đó ghi số lượng hàng hóa nhập xuất vào thẻ kho. Sau khi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp các chứng từ lập sổ giao nhận chứng từ rồi chuyển nhượng chứng từ đó cho phòng kế toán định kỳ 05 ngày một lần và cuối tháng kế toán hàng hóa, kế toán kho và thủ kho phải tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết hàng hóa, đi kiểm kho để đảm bảo khớp đúng giữa tồn kho thực tế và sổ sách. 2.3.2. Hạch toán chi tiết tại phòng kế toán : Tại phòng kế toán, kế toán hàng hóa có nhiệm vụ mở sổ chi tiết hàng hóa cho từng chủng loại hàng hóa tương ứng với thẻ kho của thủ kho.. Khi nhận được các chứng từ xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi vào sổ chi tiết hàng hóa. Mỗi phiếu nhập xuất được ghi một dòng trên thẻ chi tiết hàng hóa tương ứng với loại hàng hóa. Trên chứng từ trên thẻ chi tiết hàng hóa, kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành cộng các sổ chi tiết hàng hóa đối chiếu với thẻ kho để ghi vào sổ tổng hợp và kế toán chi tiết. Số dư TK 156 phải trùng với s