Chuyên đề Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi hành chính sự nghiệp tại phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang

Phải trả viên chức “ : Tài khoản này dùng để phản ảnh tình hình phản ảnh với viên chức, công chức trong đơn vị hành chính sự nghiệp về tiền lương và các khoản phải trả khác. Tài khoản này dùng để phản ảnh tình hình thanh toán với các đối tượng khác trong bệnh viện, trường học trại an dưỡng ... như : Bệnh nhân , trại viên , học viên ...về các khoản học bổng , sinh hoạt phí ...Các khoản chi thanh toán trên tài khoản này được chi tiết theo mục lục chi ngân sách Nhà nước . Kết cấu và nội dung ghi chép tài khoản này như sau : Bên Nợ : - Tiền lương và các khoản khác đã trả cho công chức, viên chức và các đối tượng khác của đơn vị . - Các khoản khấu trừ vào lương, học phí, học bổng Bên Có : - Tiền lương và các khoản khác phải trả công chức , viên chức, cán bộ hợp đồng trong đơn vị. - Số sinh hoạt phí , học bổng trả cho sinh viên và các đối tượng khác. Số dư bên Có Các khoản còn phải trả cho công chức, viên chức, sinh viên và các đối tượng khác trong đơn vị. * Tài khoản 334 chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: -Tài khoản 3341: phải trả viên chức nhà nước phản ánh tình hình thanh toán với công chức viên chức trong đơn vị về các khoản tiền lương, phụ cấp và các khoản phải trả khác. -Tài khoản 3348: Phải trả cho các đối tượng khác :phản ánh tình hình thanh toán với các đối tượng khác trong đơn vị ngoài số viên chức nhà nước về các khoản như: Học bổng , học phí trả cho sinh viên, học sinh, tiền trợ cấp thanh toán với các đối tượng hưởng chính sách chế độ. * Phương pháp hạch toán và một số nghiệp vụ chủ yếu. 1. Tính tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí phải trả cho cán bộ, viên chức, học sinh, trong kỳ ghi: Nợ TK 631 Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 661 Chi hoạt động Nợ 662 Chi dự án Có TK 334 Phải trả viên chức 2. Thanh toán tiền lương tiền thưởng, học bổng, sinh hoạt phí cho cán bộ viên chức, ghi: Nợ TK 334 Phải trả viên chức Có TK 111 Tiền mặt (trả tại đơn vị ) Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc ( kho bạc chi trả trực tiếp). 3. Các khoản tạm ứng bồi thường được khấu trừ vào lương sinh hoạt phí, học bổng, ghi: Nợ TK 334 Phải trả viên chức Có TK 312 Tạm ứng Có TK 311(3118) Các khoản phải thu 4. Khi có quyết định trích quỹ cơ quan để thưởng cho viên chức và các đối tượng khác, ghi: -Phản ánh số trích quỹ để thưởng: Nợ TK 431 Quỹ cơ quan Có TK 334 Phải trả viên chức - Khi chi thưởng cho viên chức và các đối tượng khác , ghi: Nợ TK 334 Phải trả viên chức Có TK 111 Tiền mặt Có TK 155(1551,1556) Sản phẩm , hàng hoá ( nếu được trả bằng hiện vật ) 5. Số BHYT,BHXH viên chức phải nộp , tính trừ vào lương, ghi: Nợ TK 334 Phải trả viên chức Có TK 332(3321,3322) Các khoản phải nộp theo lương 6. Số BHXH phải trả cho viên chức tại đơn vị theo chế độ quy định, ghi: Nợ TK 332 (3321) Các khoản phải nộp theo lương (3321) Có TK 334 Phải trả viên chức 7. Đối vói các đơn vị chi trả trợ cấp cho các đối tượng chính sách: -Khi chi trả ghi: Nợ TK 334 Phải trả viên chức ( 3348 Phải trả các đối tượng khác ) Có TK 111 Tiền mặt . -Cuối kỳ , sau khi chi trả , kết chuyển số chi trả thực tế vào chi phí hoạt động , ghi: Nợ TK 661 Chi hoạt động Có TK 334 Phải trả viên chức ( 3348 Phải trả các đối tượng khác) Sơ đồ 6 : Sơ đồ 7 PHẦN II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIẾP NHẬN KINH PHÍ VÀ CHI HCSN Ở PHÒNG PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH - THƯƠNG MẠI KHOA HỌC HUYỆN NINH GIANG I. ĐẶC ĐIỂM VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. ĐẶC ĐIỂM Phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang là đơn vị quản lý ngân sách chức năng là tham mưu cho UBND huyện về thu chi ngân sách trong địa bàn huyện. Chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của ( 4 sở....) Phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang có nhiệm vụ giám sát mọi hoạt động ngân sách các đơn vị dự toán, các ngành kinh tế ở huyện. Báo cáo cho UBND huyện nắm được mọi hoạt động thu chi của các xã, các đơn vị trong toàn huyện về thu chi ngân sách huyện. Việc thu đủ, chi đủ, kịp thời đúng tính chất đúng mục đích, đảm bảo đúng luật ngân sách Nhà nước mới ban hành, giúp chi việc lập chấp hành , quyết toán ngân sách hàng tháng, hàng quý, hàng năm của phòng làm việc có hiệu hơn, đẩm bảo tiết kiệm được cho ngân sách Nhà nước và hoạt động chi tiêu tại phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang. Hiện nay hình thức tổ chức công tác kế toán tại phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. - Theo mô hình này phòng thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê ở đơn vị. *Sơ đồ tổ chức công tác kế toán ở đơn vị, Sơ đồ 8 Hình thức sổ kế toán mà phòng hiện đang áp dụng là hình thức hạch toán kế toán “ Nhật ký - Sổ cái”. *Sơ đồ hình thức sổ kế toán” Nhật ký - Sổ cái”:Sơ đồ 9 Sơ đồ 8 Sơ đồ 9 2.VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN Bộ phận kế toán ở phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huỵện Ninh giang được tổ chức gồm có : - Kế toán trưởng : Phụ trách về nghiệp vụ và quản lý công tác kế toán chung . - Kế toán tổng hợp thu : Kế toán theo dõi kinh phí uỷ quyền - Kế toán tổng hợp chi - Kế toán dự toán của phòng : Gồm : Kế toán phụ trách các đơn vị quản lý các đơn vị QLNN , HCSN , khối đoàn thể . - Kế toán ngân sách xã - Kế toán kế hoạch , Quản lý thị trường , Giá cả , thương mại , du lịch * Sơ đồ bộ phận kế toán ( Sơ đồ:10) Sơ đồ 10: II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VÀ CÁC KHOẢN CHI HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Ở PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍH - THƯƠNG MẠI - KHOA HỌC HUYỆN NINH GIANG. Phòng Tài chính - Kế hoạch (TC-KH) huyện Ninh Giang là một đơn vị hành chính sự nghiệp thuần tuý nên không có khoản thu. Mọi hoạt động chi tiêu của phòng TC-KH huyện Ninh Giang đều do hạn mức kinh phí Ngân sách cấp. Vì vậy, phòng TC-KH huyện cũng phải thực hiện các quy định của công tác tài chính kế toán theo một trình tự, nguyên tắc thống nhất được Bộ tài chính quy định cụ thể là : BƯỚC 1 : LẬP DỰ TOÁN CHI 1. Nhiệm vụ quyền hạn, quản lý của phòng tài chính - kế hoạch huyện Ninh Giang. Phòng TC-KH huyện Ninh Giang có nhiệm vụ rất lớn trong việc quản lý thu, chi ngân sách huyện, ngân sách xã, kinh phí uỷ quyền. Thu chi các phòng ban trực thuộc uỷ ban nhân dân huyện cấp phát trực tiếp đến từng đơn vị. Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Ninh Giang có nhiệm vụ Tổ chức việc lập dự toán thu chi ngân sách huyện, ngân sách xã. Tổ chức thực hiện dự toán thu chi ngân sách được giao nộp đầy đủ, đúng hạn các khoản nộp ngân sách theo quy định của pháp luật chi đúng chế độ, đúng mục đích, đúng đối tượng và tiết kiệm. Hướng dẫn việc kiểm tra việc thực hiện thu chi ngân sách của các đơn vị trực thuộc. Quản lý sử dụng tài sản của nhà nước tại đơn vị theo đúng mục đích, đúng chế độ có hiệu quả. Chấp hành đúng chế độ kế toán thống kê của Nhà nước, báo cáo tình hình thực hiện ngân sách và quyết toán ngân sách theo đúng chế độ quy định. Vì trong khoảng thời gian có hạn nên em không thể đi sâu nghiên cứu hết nhiệm vụ quyền hạn quản lý dự toán của phòng TC-KH huyện Ninh Giang mà trong phạm vi của báo cáo tốt nghiệp này em chỉ đề cập đến tình hình lập, chấp hành và quyết toán chi của phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang. 2. Căn cứ lập : Căn cứ vào nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội và bảo đảm quốc phòng - an ninh, chỉ tiêu, nhiệm vụ cụ thể của năm kế hoạch và những chỉ tiêu phản ánh quy mô, nhiệm vụ đặc điểm hoạt động, điều kiện kinh tế - xã hội…. do cơ quan có thẩm quyền thông báo đối với đơn vị. Căn cứ vào các luật, pháp luật thuế, chế độ thu, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách do cấp có thẩm quyền quy định, các chế độ, chính sách hiện hành làm cơ sở lập dự toán chi Ngân sách Nhà nước năm, trường hợp cần sửa đổi bổ sung phải nghiên cứu và ban hành trước thời điểm lập dự toán hàng năm. Những quy định về phân cấp quản lý kinh tế - xã hội, phân cấp quản lý ngân sách. Tỷ lệ phần trăm (%) phân chia các khoản thu và mức bổ sung từ ngân sách cấp trên. Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và dự toán ngân sách Nhà nước năm sau, thông tư hướng dẫn của bộ tài chính về việc lập dự toán ngân sách và văn bản hướng dẫn của các Bộ. Số kiểm tra về dự toán ngân sách do các cơ quan có thẩm quyền thông báo. Tình hình thực hiện dự toán ngân sách các năm trước. 3. Yêu cầu đối với lập dự toán. Dự toán ngân sách của phòng TC-KH phải phản ánh đầy đủ các khoản thu, chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Dự toán ngân sách của phòng TC-KH phải lập theo đúng mẫu biểu, đúng thời gian theo quy định của luật ngân sách Nhà nước và phải lập chi tiết theo mục lục ngân sách Nhà nước. Dự toán ngân sách cấp huyện phải tổng hợp theo từng lĩnh vực thu, chi theo địa bàn xã, chi đầu tư phát triển. Báo cáo dự toán ngân sách phải kèm theo bản thuyết minh chi tiết các cơ sở, căn cứ tính toán. Dự toán ngân sách năm trong thời kỳ ổn định đối với dự toán ngân sách cấp huyện phải cân bằng giữa thu và chi. 4. Các bước lập. Bước 1 : Công tác chuẩn bị. Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác trong năm kế hoạch. Lấy ý kiến của các tổ công tác để nắm được nhu cầu cần thiết cho năm kế hoạch. Tính toán tình hình thực hiện năm báo cáo và sơ bộ về tình hình năm kế hoạch. Bước 2 : Phòng TC-KH xem xét dự toán ngân sách của các đơn vị trực thuộc huyện, dự toán thu do cơ quan thuế lập, dự toán thi, chi ngân sách của các xã, lập dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn huyện, dự toán thu chi ngân sách huyện (gồm : Dự toán ngân sách các xã và dự toán ngân sách cấp huyện), dự toán các khoản kinh phí uỷ quyền (nếu có) trình hội đồng nhân dân huyện xem xét báo cáo uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dương, đồng thời trình Sở Tài chính Vật giá, Sở Kế hoạch và Đầu tư... (phần dự toán ngân sách theo lĩnh vực, dự toán chi đầu tư xây dựng cơ bản sơ quản lý ngành, lĩnh vực (phần dự toán chi chương trình quốc gia). 5. Các lập một số mục chủ yếu . Do dự toán thu năm 2002 của huyện Ninh Giang do chi cục thuế lập. Nên phòng TC - KH huyện Ninh Giang lập dự toán chi. Dự toán chi lập xong trình lãnh đạo xét duyệt. + 1 bản gửi Sở Tài chính + 1 bản gửi Hội đồng nhân dân huyện + 1 bản gửi Uỷ ban nhân dân huyện Dự toán cấp huyện khi trình Hội đồng nhân dân huyện phải kèm theo các tài liệu sau. Báo cáo tình hình thực hiện Ngân sách huyện năm trước, phương hướng nhiệm vụ, mục tiêu, căn cứ xây dựng dự toán ngân sách và biện pháp thực hiện dự toán ngân sách. Danh mục các công trình xây dựng kết cấu hạ tầng kinh tế - xã hội Phương án phụ thu và sự dụng phụ thu Phương án huy động và sự dụng khoản đóng góp của các tổ chức cá nhân để đầu tư xây dựng công trình xây dựng kết cấu hạ tầng Các tài liệu khác nhằm thuyết minh rõ dự toán thu chi ngân sách huyện Nội dung của dự toán chi riêng phòng TC - KH huyện Ninh Giang năm 2002 như sau: UBND Huyện Ninh Giang CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Phòng TC - KH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc DỰ TOÁN CHI NĂM KẾ HOẠCH Căn cứ vào kế hoạch thu chi ngân sách của Uỷ ban nhân dân huyện và nhu cầu chi tiêu của phòng TC - KH huyện Ninh giang. Phòng TC - KH huyện Ninh Giang lập dự toán chi ngân sách nhà nước năm 2002 như sau: Mục Diễn giải Ước thực hiện năm 2000 Kế hoạch 2001 100 Lương chính 52.700.000 51.500.000 101 Tiền công 13.500.000 13.700.000 105 Phúc lợi tập thể 7.000.000 9.900.000 106 Các khoản đóng góp 12.000.000 14.800.000 BHXH 12.000.000 12.000.000 BHYT 1.400.000 KPCĐ 1.400.000 109 Thanh toán dịch vụ công cộng 17.000.000 15.200.000 110 Cung ứng văn phòng 16.000.000 13.000.000 111 Thông tin liên lạc 15.000.000 14.600.000 112 Hội nghị 7.500.000 10.000.000 113 Công tác phí 10.200.000 17.000.000 114 Chi phí thuê mướn 7.600.000 9.000.000 117 Sửa chữa thường xuyên TSCĐ 13.800.000 10.000.000 119 Chi phí NV chuyên môn 23.400.000 22.000.000 134 Chi khác 15.300.000 Mua sắm TCSĐ 5.500.000 Cộng 225.500.000 230.800.000 Ninh Giang ngày 01 tháng 10 năm 2002 Kế toán Thủ trưởng cơ quan Tài chính Sau khi lập dự toán chi năm được duyệt, kế toán phải lập dự toán quý cho quý sau. Để đảm bảo việc chi tiêu kịp thời chính xác. Lập dự toán là một khâu quan trọng không thể thiếu được của công tác kế toán, đảm bảo sự kịp thời đầy đủ, chính xác, đúng mục đích của đơn vị. Phải tôn trọng thời hạn lập dự toán đối với dự toán chi năm, lập vào quý 3 của năm trước và vào tháng cuối của quý trước đối với dự toán chi quý. Khi thực hiện đơn vị phải tuyệt đối chấp hành dự toán, sử dụng tiền việc nào vào việc ấy, không được phép điều hoà giữa các mục, khi sử dụng không hết phải hoàn trả lại cho ngân sách Nhà nước nếu trong năm, trong quý có công việc đột xuất vượt quá khả năng chi của đơn vị thì phòng kế toán phải lập kế hoạch chi bổ xung để cơ quan chủ quản là Sở tài chính xét duyệt cấp bằng lệnh chi tiền. Khi dự toán chi năm được duyệt vào cuối mỗi quý hiện hành kế toán lập dự toán chi năm căn cứ vào : - Dự toán chi năm được duyệt - Chi tiêu công tác các tháng của lập dự toán - Tình hình thực của quý trước và quý này năm trước Phương pháp lập dự toán chi quý: Lập dự toán chi của 3 tháng thành dự toán chi của 1 quý, các khoản chi như : Tiền lương và phụ cấp lương là những khoản chi ít thay đổi nên có thể lập dự toán chi quý chia đều cho 3 tháng, phòng TC - KH phải lập dự toán chi tiết đến từng tiểu mục để không ảnh hưởng đến quá trình thực hiện nhiệm vụ của phòng TC - KH. UBND Huyện Ninh Giang CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Phòng TC - KH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc DỰ TOÁN CHI QUÝ 1 NĂM 2002 CỦA PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH HUYỆN NINH GIANG Chương 018 loại 13 khoản 01 Ninh Giang, ngày…tháng … năm 2002 Trưởng phòng tài chính - kế hoạch đơn vị tính : 1000 đồng L K M Tên mục Hạn mực kinh phí được duyệt Tổng số Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 13 10 100 Tiền lương 15.500 5.880 5.313 4.307 Tiền công 2.961 987 987 987 Phục lợi tập thể 600 220 180 200 Các khoản đóng góp 2.872 1.135 1.000 737 T.toán D.vụ công cộng 4.000 1.400 1.400 1.200 Cung ứng văn phòng 1.800 700 400 700 Thông tin liên lạc 3.500 1.300 900 1.300 Hội nghị 400 400 Công tác phí 1.400 1.000 400 Chi phí thuê mướn 100 100 Sửa chữa TX TSCĐ 956 956 CF nghiệp vụ chuyên môn 1.967 967 600 400 Chi khác 600 600 Cộng 36.656 12.589 11.880 12.178 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BẢNG ĐĂNG KÝ KẾ HOẠCH THU CHI TIỀN MẶT Tháng 01 năm 2002 Kính gửi : Kho bạc nhà nước huyện Ninh Giang Tên đơn vị : Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Ninh Giang Địa chỉ : Huyện Ninh Giang Điện thoại :0320.767.372 Số hiệu tài khoản giao dịch tại kho bạc Nhà nước Ninh Giang : Biên chế được duyệt năm 2001 : Định mức thu chi tiền mặt Đơn vị tính : đồng C L K M Tên mục KHTM tháng KBNN duyệt 1. Phần thu tiền mặt 2. Phần chi tiền mặt 100 Tiền lương 5.880.000 101 Tiền công 987.000 105 Phúc lợi tập thể 220.000 106 Các khoản đóng góp 1.135.000 109 Thanh toán dịch vụ công cộng 1.400.000 110 Cung ứng văn phòng 700.000 111 Thông tin liên lạc 1.300.000 119 Chi phí nghiệp vụ chuyên môn 967.000 Cộng 12.589.000 Kho bạc nhà nước Kế toán trưởng Trưởng phòng BƯỚC 2 : CÔNG TÁC CHẤP HÀNH DỰ TOÁN * Nguyên tắc cấp phát Có 2 nguyên tắc cấp phát : + cấp phát bằng lệnh chi tiền + Cấp phát bằng hạn mức kinh phí Quy trình cấp phát bằng hạn mức kinh phí. Căn cứ vào dự toán điều hành ngân sách quý, phòng TC - H huyện Ninh Giang thông báo hạn mức chi cho các trường sử dụng ngân sách đồng thời gửi kho bạc Nhà nước huyện Ninh giang để làm cơ sở kiểm soát và thanh toán chi trả. Trường hợp phòng TC - KH chưa thực hiện được việc thông báo hạn mức chi trực tiếp đến từng trường. Việc phân phối phải đảm bảo nguyên tắc tổng số hạn mức và chi tiết đến từng tiểu mục trong tháng của từng trường phải phù hợp với thông báo hạn mức chi ngân sách quy của phòng TC - KH Hạn mức chi quý (có chia ra tháng) được thông báo chi tiết theo các mục chi của ngân sách như: + Tiền lương + Tiền công + Phụ cấp lương + Học bổng học sinh, sinh viên + Tiền thưởng + Phúc lợi tập thể + Các khoản đóng góp + Sửa chữa thường xuyên TSCĐ + Sửa chữa lớn TSCĐ + Chi phí nghiệp vụ chuyên môn + Mua sắm TSCĐ + Các khoản thanh toán cho cá nhân + Thanh toán dịch vụ công cộng' + Vật tư văn phòng + Thông tin tuyên truyền liên lạc + Hội nghị + Công tác phí + Chi phí thuê mướn + Chi khác Trong thời gian trước mắt, nếu phòng TC - KH chưa có khả năng phân phối hạn mức đủ các mục chi kể trên thì tuỳ từng thời gian và điều kiện cụ thể Bộ Tài chính thông báo đến một số mục chi chủ yếu theo hướng dẫn hàng năm, các mục còn lại được thông báo vào mục chi khác. Căn cứ vào hạn mức phòng TC - KH. Trưởng phòng TC - KH ra lệnh chuẩn chi kèm theo hồ sơ thanh toán gửi kho bạc huyện Hạn mức chi tháng nào chỉ được cấp phát thanh toán cho mục chi đó. Nếu sử dụng chưa hết được chuyển sang tháng sau (quý sau) nhưng đến ngày 31/ 12 hạn mức chi không hết thì xoá bỏ. Hạn mức chi thuộc mục nào chỉ được cấp phát thanh toán cho mục đó. Khi rút hạn mức để chi tiêu, có thể rút từ mục "chi khác" để chi cho mục ngoài các mục chủ yếu, nhưng phải hạch toán và quyết toán đúng mục chi, tiểu mục chi của Mục lục ngân sách Nhà nước Trường hợp chưa có đủ điều kiện thực hiện cấp phát thanh toán kinh phí trực tiếp qua kho bạc cho các trường sử dụng ngân sách ở tất cả các khoản chi thì được phép cấp tạm ứng đối với một số khoản chi. Sau khi hoàn thành công việc và có đủ chứng từ thanh toán thì chuyển từ tạm ứng sang cấp phát. Quy trình cấp phát đối với hình thức cấp phát bằng lệnh chi tiền Căn cứ vào dự toán ngân sách quý và yêu cầu thực hiện nhiệm vụ chi, phòng TC - KH, trưởng phòng TC - KH xem xét kiểm tra yêu cầu chi nếu hợp pháp thì ra lệnh chi trả. Việc phân bổ và giao dự toán ngân sách cho các trường phải kết thúc trước ngày 31/ 12 năm trước. Cho nên ngay từ đầu tháng 12 cũ phòng TC - KH phải chuẩn bị đầy đủ các loại sổ sách kế toán cho năm mới. Đồng thời ghi ngày lên những dòng đầu của các loại sổ số dư đầu năm của các tài khoản từ sổ kế toán năm mới. Gạch một gạch ở dưới số dư đầu kỳ. Đối với công tác mở sổ đầu tháng, đầu quý cũng như công tác mở sổ đầu năm đối với tất cả các loại sổ thì ghi ngay lên dòng đầu các số dư của tháng trước, quý trước, năm trước chuyển sang sau đó mới ghi số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng mới, quý mới, năm mới. Chi dự toán ngân sách chi được duyệt khi có đủ điều kiện sau : - Đã có trong dự toán ngân sách được duyệt trừ 2 trường hợp sau + Dự toán ngân sách chưa được cơ quan có thẩm quyền quyết định . + Chi từ nguồn dự phòng ngân sách theo quyết định của cấp có thẩm quyền quy định - Đã được trưởng phòngTC - KH hoặc được uỷ quyền chuẩn chi Cấp phát các khoản chi thường xuyên của phòng TC - KH Mức chi hàng quý được phân phối là hạn mức cao nhất mà các trường được chi trong quý Trong quá trình chấp hành ngân sách, nếu có sự thay đổi về thu, chi thì thực hiện như sau: Nếu có nhu cầu chi đột xuất ngoài dự toán nhưng không thể trì hoãn được mà có nguồn dự phòng đáp ứng nhu cầu chi đột xuất đó. I. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN . Hàng tháng khi nhận được thông báo cấp phát hạn mức kinh phí, kế toán ghi vào sổ theo dõi hạn mức kinh phí. Nợ TK : 008 (0083) Kế toán tiến hành làm thủ tục rút hạn mức kinh phí được cấp về nhập quỹ sử dụng trong tháng, kế toán viết giấy thông báo hạn mức kinh phí được duyệt, giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách địa phương, giấy đề nghị thanh toán và bảng kê chứng từ thanh toán, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (3 liên) theo đúng C, L, K, M, của số tiền cần rút. Sở tài chính CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Ngân sách : ĐP Độc lập - Tự do - Hạnh phúc THÔNG BÁO HẠN MỨC KINH PHÍ ĐƯỢC DUYỆT Nơi nhận : đơn vị : số 03./ NSNN Phòng Tài chính duyệt hạn mức kinh phí quý 1 năm 2002 của phòng TC - KH huyện Ninh giang. Chương 018C theo chi tiết : (Đơn vị tính : 1000 đồng) L K M Tên mục Hạn mực kinh phí được duyệt Tổng số Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 100 Tiền lương 15.500 5.880 5.313 4.307 101 Tiền công 2.961 987 987 987 105 Phục lợi tập thể 600 220 180 200 106 Các khoản đóng góp 2.872 1.135 1.000 737 109 T.toán D.vụ công cộng 4.000 1.400 1.400 1.200 110 Cung ứng văn phòng 1.800 700 400 700 111 Thông tin liên lạc 3.500 1.300 900 1.300 112 Hội nghị 400 400 113 Công tác phí 1.400 1.000 400 114 Chi phí thuê mướn 100 100 117 Sửa chữa TX TSCĐ 956 956 119 CF nghiệp vụ chuyên môn 1.967 967 600 400 134 Chi khác 600 600 Cộng 36.656 12.589 11.880 12.178 Ấn định số HMKP được duyệt là : 36.656.000 đồng Bằng chữ: Ba mươi tám triệu đồng chẵn Ninh Giang , ngày 10 tháng 01 năm 2002 THẨM KẾ TRƯỞNG PHÒNG HCVX TRƯỞNG PHÒNG KHNS TRƯỞNG PHÒNG TC - KH Đơn vị : Phòng TC - KH Mẫu số : 01 - TT Địa chỉ : Huyện Ninh Giang Số : 01 PHIẾU THU Ngày 26 tháng 01 năm 2002 Họ tên người nộp : Bùi ngọc Thức Địa chỉ : Phòng TC - KH Huyện Lý do nộp : Thanh toán lương và chi khác Số tiền : 12.589.000 đồng Bằng chữ: Mười hai triệu năm trăm tám mươi chín ngàn đồng chẵn. Kèm theo 2 chứng từ gốc. Phụ trách kế toán Người lập biểu Ký tên Ký tên Đã nhận đủ số tiền : viết bằng chữ : Mười một triệu năm trăm sáu mươi bảy ngàn đồng chẵn. Ngày 26 tháng 01 năm 2002 Thủ quỹ Ký tên *********************************** Sau khi có phiếu thu, kế toán căn cứ vào số tiền viết bằng chữ và dấu (đã thanh toán). Trên phiếu thu kèm theo chứng từ gốc để ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Kế toán cập nhật xong chuyển phiếu thu kèm theo chứng từ gốc cho kế toán giao dịch với kho bạc để ghi vào sổ theo dõi nguồn kinh phí, sổ theo dõi nguồn hạn mức kinh phí. Sau đó, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán phản ánh vào nhật ký- Sổ cái. Kế toán ghi : Nợ TK: 111 Có TK: 461 (4612) Đồng thời ghi : có TK : 008 ( 0083) Trong kỳ phát sinh các khoản chi kế toán viết phiếu chi kèm theo chứng từ gốc trình thủ trưởng đơn vị xét duyệt sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền. Phiếu chi được đặt giấy than viết thành 2 liên, kèm theo các chứng từ gốc để chi trả, một liên lưu tại nơi kế toán thanh toán, một liên kèm với chứng từ gốc. Thủ quỹ phát tiền xong ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển phiếu chi cho kế toán thanh toán căn cứ để phản ánh vào Nhật ký- Sổ cái. Kế toán ghi : Nợ TK : 661 Có TK : 111 Kế toán căn cứ vào mặt sau của phiếu chi để ghi chi tiết theo từng nhóm, tiểu nhóm, mục, tiểu mục. Đồng thời, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ tổng hợp chi hoạt động . 2. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH . Khi đơn vị được phép mua tài sản cố định (TSCĐ) về phục vụ nhu cầu hoạt động của đơn vị. Kế toán làm thủ tục đi mua TSCĐ. Khi TSCĐ về đến đơn vị, kế toán căn cứ vào hoá đơn mua TSCĐ hoặc phiếu xuất kho hợp lệ đã qua thủ tục kiểm nhận về số lượng và chất lượng để lập thể TSCĐ. Khi mua TSCĐ về sử dụng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi : Nợ TK : 211 Có TK : 111 Hoặc Có TK : 112 Đồng thời căn cứ vào nguồn kinh phí dùng mua sắm TSCĐ. Nếu là nguồn kinh phí hoạt động kế toán ghi : Nợ TK : 661 Có TK : 466 Kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan để phản ảnh vào Nhật ký-Sổ cái sau đó ghi vào sổ chi tiết hoạt động theo các mục và tiểu mục phù hợp. Vào cuối mỗi quý, đơn vị đều phải tiến hành kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ làm căn cứ để ghi và báo cáo kết quả kiểm kê TSCĐ. Báo cáo này lập thành hai bản; 1 bản gửi cơ quan chủ quản và 1 bản lưu tại đơn vị. Báo cáo kết quả kiểm kê TSCĐ được gửi cùng với báo cáo quyết toán năm của đơn vị. Phòng TC-KH huyện Ninh Giang từ đầu năm 2001 tính đến nay chưa có TCSĐ nào tăng thêm. 3. KẾ TOÁN THANH TOÁN : 3.1. Thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên Tiền lương là một khoản chủ yếu của đơn vị, do vậy các đơn vị phải nắm vững số lao động, tình hình lao động của đơn vị mình. Đơn vị phải có một quyển số lượng riêng để theo dõi tiền lương của từng cán bộ công nhân viên và phải có bảng chấm công. Hàng tháng, căn cứ vào tiền lương của tháng trước trong sổ lương, bảng lương và phụ cấp lương, căn cứ vào sự thay đổi về lao động, về lương và phụ cấp lương, bảng chấm công của các cán bộ gửi đến. Kế toán đơn vị phải tính cụ thể tiền lương để trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt, chuyển cho kế toán đơn vị viết giấy rút hạn mức kinh phí tiền lương tại kho bac, về viết phiếu thu nhập quỹ. Sau đó viết phiếu chi trả lương cho cán bộ công nhân viên và vào sổ tổng hợp tiền lương của đơn vị, sổ cấp phát. Đồng thời, trong quá trình thanh toán lương kế toán kết hợp thu lại các khoản thu cho ngân sách bằng cách khấu trừ vào tiền lương của công chức. Các khoản khấu trừ như : 5% BHXH, 1% BHYT tính trên tổng số tiền lương của cán bộ công nhân viên được hưởng : Cách tính lương : Tiền lương bình quân ngày = Lương cấp bậc Số ngày công Tiền lương bình quân tháng của CBCNV = lương bq ngày x số ngày công Trình tự hạch toán tiền lương phòng Tài chính kế hoạch huyện Ninh giang : Trong thực tế đơn vị dùng Nhật ký- Sổ cái phản ánh theo quý. Cứ 3 tháng một lần kế toán phản ánh các số liệu liên