Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Phương Nam

ợng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Vải PVC Vp m 12.000 12.000 8230 98.760.000 2 Sợi PP 900 Sp9 kg 52.425 52.425 13.045 683.884.125 3 Sợi PP 600 Sp6 kg 40.500 40.500 16.806 680.643.000 Cộng 1.463.287.125 Hà nội, ngày 7 tháng 1 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) *Đối với vật liệu là thành phẩm do công ty tự sản xuất nhập kho. Thực chất đây là quá trình nhập kho thành phẩm mà thành phẩm của công ty ở đây là dây quai. Sau khi thành phẩm được sản xuất xong, quản đốc phân xưởng dệt và công nhân phải tự kiểm tra sản phẩm trước khi cán bộ kiểm tra. Cán bộ kiểm tra sau khi kiểm tra thử nghiệm sản phẩm về số lượng, chất lượng lập biên bản kiểm nghiệm (giống như ở biểu số 2) để kiểm tra thử nghiệm, phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho giống như phiếu nhập kho của trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài Phiếu nhập kho này lập thành 2 liên: -1 liên lưu ở phòng kế hoạch -1 liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó giao cho phòng kế toán Biểu số 8 phiếu nhập kho Phân xưởng Dệt Ngày 20 tháng 1 năm 2003 Số 136 Họ và tên người giao hàng: Vũ Thị Hồng Nhập tại kho: Nguyên vật liệu phụ STT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Dây quai D01 m 15.000 15.000 2.000 30.000.000 Cộng 30.000.000 Ngày 20 tháng 1 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) Đối với phế liệu thu hồi: Phế liệu thu hồi của công ty Phương Nam ở đây chỉ là những sản phẩm thừa của quá trình sản xuất như vải vụn, chỉ vụn, bìa giấy cắt…hầu như có giá trị không cao. Chính vì vậy mà công ty Phương Nam không làm thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà sau mỗi kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho vật liệu phụ, không qua một hình thức kiểm tra đong đếm nào. Nghĩa là công ty không phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi. Biểu số 9 Thủ tục nhập kho NVL được khái quát qua sơ đồ sau: NVL mua về: căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán Kiểm nghiệm đánh giá chất lượng vật liệu mua về Làm thủ tục nhập kho: Phiếu nhập kho 3. Tổ chức chứng từ xuất kho nguyên vật liệu: Tại Công ty, nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Ngoài ra nguyên vật liệu có thể xuất bán, cho vay... Chứng từ sử dụng để xuất kho nguyên vật liệu là "Phiếu xuất kho". Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh nguyên vật liệu lập. Phiếu được lập cho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu tại cùng một kho, cùng sử dụng để sản xuất một loại sản phẩm. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - 1 liên người lĩnh giữ - 1 liên gửi lên phòng Kế hoạch vật tư -1 liên thủ kho chuyển cho phòng Kế toán Biểu số 10 Sở công nghiệp hà nội Công ty Phương Nam Phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 1 năm 2003 Số 90 Họ tên người nhận: Nguyễn Thị Loan Bộ phận: Phân xưởng dệt Xuất tại kho: Nguyên vật liệu chính STT Vật tư, nguyên liệu Đơn vị tính Mã số Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Sợi PP 900 đen kg Sp9đ 52.000 52.000 Cộng 52.000 Ngày 15 tháng 01 năm 2003 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trường hợp bộ phận sử dụng nguyên vật liệu muốn dùng bổ sung thêm loại nguyên vật liệu nào đó thì yêu cầu với phòng Kế hoạch vật tư. Phòng Kế hoạch vật tư sau khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu của phân xưởng đó, nếu thấy hợp lý sẽ lập "Phiếu xuất kho". 4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty: Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm về sản phẩm của Công ty, theo yêu cầu quản lý kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Về mặt lý tưởng phương pháp này phù hợp với tình hình của Công ty hiện nay. Phương pháp này được sử dụng đòi hỏi Công ty xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu hoàn thiện. Thực tế công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòng Kế toán được tiến hành như sau: 1. Tại kho: Khi nhận được chứng từ về nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ. Sau khi nhập kho hoặc xuất kho nguyên vật liệu xong thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho và ký vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Các chứng từ nhập, xuất hàng ngày được thủ kho giao cho kế toán nguyên vật liệu phụ trách theo dõi kho. Thẻ kho dùng để tiến hành ghi chép, phản ánh hàng ngày về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ nguyên vật liệu sử dụng một thẻ kho. Thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu để tiện cho việc sử dụng, ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý. Mỗi thẻ kho có thể được mở trong một năm, chi tiết theo từng tháng, mở trên một tờ hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho đó. Thẻ kho được dùng cho một thứ vật tư, sản phẩm, hàng hoá, nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Thẻ kho do phòng Kế toán lập và giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho (mỗi chứng từ ghi một dòng), sau đó tính ra số tồn kho. Tuỳ theo tính chất của kho và tính chất của từng bộ phận định kỳ 3 đến 5 ngày kế toán nguyên vật liệu xuống kho nhận chứng từ do thủ kho chuyển giao và kiểm tra tại chỗ tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và đồng thời kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho. Sau khi kiểm tra kế toán ký xác nhận trên thẻ kho. Việc giao nhận chứng từ được ký nhận trên sổ tay giao nhận chứng từ, không có phiếu giao nhận chứng từ. Thẻ kho là chứng từ để thủ kho đối chiếu số liệu với kế toán trên sổ chi tiết Biểu số 11 Công ty Phương Nam Mẫu số 06 - VT Tên kho: Kho nguyên vật liệu chính thẻ kho Ngày lập thẻ: 7/1/2003 Tờ số: 123 Tên, quy cách, nhãn hiệu vật tư: Vải PVC Đơn vị tính: m Mã số: Vp STT Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ký x.n của k.t Số hiệu Ngày tháng Tồn đầu tháng 1: 200 1 HĐ005538 PNK 135 07/01 Nhập của công ty dệt kim Thăng Long 12.000 12.200 2 PXK90 08/01 Xuất cho PX may 12.000 200 3 HĐ005645 PNK136 17/01 Nhập của công ty TL 8800 9.000 11 PXK91 30/01 Xuất cho PX May 8500 Tồn cuối tháng 1 500 Cuối tháng thủ kho tập hợp và cộng thẻ kho. Đồng thời lập bảng tổng hợp nhập ( biểu số 12, 13) theo dõi về mặt số lượng lẫn mặt giá trị và bảng tổng hợp xuất vật tư ( biểu số14) chỉ theo dõi về mặt số lượng trong tháng cho vật liệu chính và vật liệu phụ. Sau đó thủ kho gửi lên phòng kế toán. Biểu số 13 Bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu phụ Tháng 1 năm 2003 STT Đơn vị bán Tên vật tư ĐVT TK 1522 KL Đơn giá Thành tiền 1 Nhập của PX dệt Dây quai m 15.000 2.000 30.000.000 2 Chị cúc Khoá Cái 20.000 500 10.000.000 3 Chị cúc chỉ may Cuộn 3.000 3.000 9.000.000 Tổng 49.000.000 Biểu số 14 Bảng tổng hợp xuất vật tư Tháng 1 STT Tên vật liệu Đvt Diễn giải Số lượng 1 Vải PVC m Xuất cho phân xưởng may 20.500 2 Vải xoa m Xuất cho phân xưởng may 25.000 3 Sợi PP 900 kg Xuất cho phân xưởng dệt 52.000 4 Sợi PP 600 kg Xuất cho phân xưởng dệt 40.000 5 Dây quai m Xuất cho phân xưởng may 12.000 6 Khoá nhựa Cái Xuất cho phân xưởng may 15.000 7 Chỉ bò Cuộn Xuất cho phân xưởng may 2.000 2. Tại phòng kế toán: Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn mua hàng..., kế toán vào sổ chi tiết. Sổ chi tiết vật liệu được mở cho từng tháng, theo từng chứng từ, số, ngày cụ thể cho tất cả vật tư nhập, xuất trong tháng. Dựa vào số lượng, giá trị nguyên vật liệu nhập trong tháng kế toán vào sổ theo đúng thứ tự thời gian, số hiệu chứng từ kể cả số lượng, đơn giá, và tổng cộng thành tiền trên sổ. Còn đối với việc xuất vật tư, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho chỉ vào cột số lượng trên sổ chi tiết. Cuối tháng dựa vào bảng tổng hợp nhập vật tư trong tháng của thủ kho gửi lên và số tồn đầu tháng , áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ sẽ tính ra đơn giá xuất. Đó chính là giá trị nguyên vật liệu xuất trong tháng trên sổ chi tiết. Lúc này kế toán mới tính ra số tồn về lượng trên sổ chi tiết. Số tồn đầu kỳ trên sổ chi tiết lấy từ số tồn của báo cáo Nhập - xuất - tồn vật liệu tháng trước. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết về nguyên vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Mỗi sổ chi tiết được mở để theo dõi riêng một loại nguyên vật liệu ứng với một mã số cụ thể. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu vào sổ chi tiết cả lượng và tiền, kế toán sẽ vào báo cáo Nhập - xuất - tồn ngay tại thời điểm đó. Số tồn trên sổ chi tiết cũng chính là số tồn trên báo cáo Nhập - xuất - tồn vật liệu. Ví dụ : Mở sổ chi tiết cho 2 vật liệu chính đó là vải và sợi theo hoá đơn mua vào số 005321 và HĐ số 005538 như sau: -Sổ chi tiết TK1521( mở cho Vải PVC): Biểu số 15 -Sổ chi tiết TK1521( mở cho Sợi PP900): biểu số 16 -Sổ chi tiết TK 1521(mở cho Sợi PP600): Biểu số 17 - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn : Biểu số 18 Có thể khái quát trình tự nội dung phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty như sau: Biểu số 19 Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phương pháp thẻ song song: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Phương Nam Công ty Phương Nam là một doanh nghiệp sản xuất với chủng loại vật liệu sử dụng đa dạng, để phù hợp với đặc điểm riêng của mình và nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong công ty, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho. 5.1 Tài khoản sử dụng: TK 152 "Nguyên vật liệu" và được chi tiết thành các tiểu khoản TK 1521 “NVL chính" - TK 1522 "Vật liệu phụ" - TK 1523 "Nhiên liệu" - TK 1524 " Phụ tùng thay thế" - TK 1525 “Thiết bị XDCB" - TK 1526 “Bao bì" - TK 1527 “Vật liệu khác" - TK 621 “Chi phí NVL TT" và được chi tiết thành các tiểu khoản: - TK 621D"Chi phí NVLTT cho PX Dệt - TK 621M" Chi phí NVLTT cho PX May - TK 621I “Chi phí NVLTT cho PX In và một số tài khoản khác như: - TK 6272 " Chi phí VL cho SXC" - TK 6424" Chi phí VL cho quản lý DN" - TK 1111" Tiền Việt nam " - TK 112" Tiền gửi Ngân hàng" -TK 133" Thuế GTGT " - TK 241"Xây dựng cơ bản" ... đặc biệt Công ty lại không sử dụng TK 151" Hàng mua đang đi đường” để hạch toán. 5.2.Kế toán tổng hợp nhập NVL Hiện nay nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài. Trường hợp công ty mua không có hợp đồng ký kết hoặc mua với số lượng ít, kế toán thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tạm ứng . Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn (GTGT) định khoản như sau: Nợ TK 152 (chi tiết cho tiểu khoản) Có TK 111( 141) giá thực tế Nợ TK 133 Có TK 111 (112, 141) / thuế GTGT đầu vào Căn cứ vào phiếu chi tiền và phiếu tạm ứng kế toán vào nhật ký chứng từ số 1 và nhật ký chứng từ số 10 NKCT 1 là căn cứ để ghi vào Sổ cái TK 152. Biểu số 20 Nhật ký - chứng từ số 1 Tháng 1 năm 2003 STT Ngày Ghi có TK 111, Ghi nợ các TK 1521 1522 133 Cộng có TK111 1 7/1 98.760.000 9.876.000 108.636.000 2 10/1 19.000.000 1.900.000 20.900.000 3 17/1 72.424.000 7.242.400 79.666.400 ……….. Tổng 171.184.000 19.000.000 19.097.600 209.202.400 Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Ngày tháng năm Kế toán ghi sổ kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Trường hợp mua vật liệu nhập kho với hoá đơn có số lượng lớn thường được thanh toán qua ngân hàng hoặc chưa thanh toán cho người bán. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn (GTGT) của người bán ghi sổ: Nợ TK 152 (chi tiết tài khoản) Nợ TK 133 Có TK 331 ( chi tiết cho từng khách hàng.) Ví dụ minh hoạ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 135 ngày 7/01/2002 và hoá đơn GTGT số 005538, kế toán định khoản: Nợ TK 1521 : 1.319.515.125 Nợ TK 133: 131.951.512 Có TK 331: 1.451.466.638 ( Chi tiết cho Công ty TNHH Mai Phương ) Căn cứ vào hoá đơn, nếu công ty chưa trả tiền cho người bán thì để theo dõi nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán mở riêng sổ chi tiết thanh toán với người bán. Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến TK 331 được thể hiện rõ trên sổ chi tiết TK 331( biểu số 21). Cuối tháng kế toán khoá sổ TK 331 theo từng nhà cung cấp,toàn bộ số liệu ở dòng tổng cộng của người bán là căn cứ để vào nhật ký chứng từ số 5( biểu số 22), với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp một dòng bao gồm cả phát sinh Có TK331/Nợ TK152…và phần phát sinh Nợ TK 331 /Có TK 111,112... Còn nếu công ty đã trả tiền cho người bán bằng chuyển khoản thì kế toán vào nhật ký chứng từ số 2.( biểu số 23) NKCT số 2 dùng để phản ánh tổng quát quan hệ thanh toán giữa Công ty với các đơn vị thành viên bán vật tư, hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ cho Công ty bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ lập: Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho. Phương pháp lập: Cột ngày tháng ghi ngày tháng của hoá đơn, chứng từ vào sổ. Cột 331, 152.1, 152.2...ghi giá trị trên hoá đơn. Cột cộng Có TK 112 là tổng của các cột 331, 152.1, 152.2... NKCT 2 là căn cứ để ghi vào Sổ cái TK 152. Biểu số 23 Nhật ký - chứng từ số 2 Tháng 1 năm 2003 Chứng từ Diễn giải Ghi có TK112 ghi nợTK Cộng có TK 112 SH NT 152 .. …331 GBC0331 10/1 Trả cho công ty TNHH Mai phương 748.707.300 748.707.300 GBC0731 20/1 Trả cho công ty TNHH Mai phương 145.000.000 145.000.000 GBC0754 29/1 Trả cho công ty TNHH Mai phương 300.000.000 300.000.000 Cộng 1.193.707300 1.193.707.300 Đã ghi sổ cái ngày...tháng...năm. Ngày… tháng …năm…. Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên (Ký, họ tên ) Trường hợp thành phẩm của sản xuất ra nhập kho lại là nguyên vật liệu của quá trình sản xuất khác: Kế toán công ty căn cứ vào phiếu nhập kho và theo định khoản : Nợ TK 152( Giá thực tế sản phẩm hoàn thành ) Có TK 336 PX dệt Từ đó kế toán vào nhật ký chứng từ số 10.( biểu số 24) Nhật ký chứng từ số 10 là căn cứ vào sổ cái TK152 Biểu số 24 Nhật ký chứng từ số 10 Số TT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi nợ TK 1522 Ghi có TK 336 Ghi nợ TK 336, Ghi có các TK 111, 112 Số dư cuối tháng Nợ Có TK1522 Cộng có TK 336 TK 111 TK 112 Cộng nợ TK336 Nợ Có Nhập dây quai từ PX Dệt 0 30.000.0000 30.000.000 30.000.000 Cộng 30.000.000 30.000.000 30.000.000 Ghi có TK 336 Đã ghi sổ cái ngày...tháng...năm. Ngày… tháng ….năm…. Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên (Ký, họ tên ) Kế toán tổng hợp xuất vật liệu. Tại Công ty nghiệp vụ xuất vật liệu được diễn ra thường xuyên liên tục, vật liệu sau khi xuất phải vài ngày sau mới có chứng từ gửi lên phòng Kế toán do đó làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán. Vì vậy Công ty đã thống nhất quy định tất cả các nghiệp vụ xuất vật liệu trực tiếp cho sản xuất diễn ra hàng ngày trong tháng sẽ nhập chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán phù hợp với việc tính giá xuất.. Kế toán không sử dụng bảng kê số 3 để tính giá nguyên vật liệu xuất mà kế toán mà kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp nhập vật tư trong tháng áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ tính ra giá thực tế vật liệu xuất kho. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho kế toán vào bảng phân bổ nguyên vật liệu( Biểu số 25) theo định khoản sau Nợ TK 621 ( chi tiết) Có TK 152 (chi tiết) / Giá thực tế xuất kho VD: Nghiệp vụ xuất kho vải PVC cho PX May . Căn vào PXK số 90ngày07/01/2003 kế toán định khoản. Nợ TK 621 M: Có TK 1521 - Trường hợp xuất kho cho các đối tượng sử dụng khác kế toán ghi : Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 152 Dựa vào phiếu xuất kho và bảng phân bổ kế toán ghi vào bảng kê số 4( Biểu số 26), bảng kê số 5 nhưng không phản ánh vào nhật ký chứng từ số 7. Cùng với nhật ký chứng từ số 1,2,5, kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái TK152( biểu số 27) và sổ cái TK 331( Biểu số 28) Cuối kỳ kế toán, các số liệu được tổng hợp trên bảng đối chiếu số phát sinh và bảng cân đối phát sinh Biểu số 25 Bảng phân bổ vật liệu Tháng 1 năm 2003 STT Ghi có các TK Ghi nợ các TK 1521 1522 1 TK621- -Phân xưởng May -Phân xưởng dệt ……………………… ………………………. ……………………….. ……………………….. ……………………. 363.665.350 1.350.500.000 37.500.000 0 Cộng 1.71.416.5.350 37.500.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 27 Sổ cái TK152 Tháng 1 năm 2003 Dư nợ: 4.931.750 Ghi có các TK , đối ứng với nợ TK này Tháng 1 … Tháng 12 Cộng TK 111( NKCTsố1 ) 190.184.000 TK 331( NKCT số 5 ) 1.598.527.125 TK 336 ( NKCT số 10 ) 30.000.000 TK 621 1.751.665.350 Cộng phát sinh nợ 1.818.711.125 Công phát sinh có 1.751.665.350 Số dư cuối tháng 71.977.525 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 28 Sổ cái tk 331 Tháng 1 năm 2003 Dư có : 415.000.000 Ghi có các TK, đối ứng với ghi nợ TK này Tháng 1 ….. Tháng 12 Cộng TK112 (NKCT số 2) 1.193.707.3001 TK 331(NKCT số5) 1.758.379.838 Cộng phát sinh nợ 1.193.707.300 Cộng phát sinh có 1.758.379.838 Dư cuối tháng Nợ Có 979.672.538 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Như vậy có thể tóm tắt tình hình hạch toán kế toán nguyên vật liệu của công ty Phương Nam như sau : Biểu số 28 Sơ đồ hạch toán  NVL tại công ty Phương Nam Sổ chi tiết nguyên vật liệu NKCT liên quan Phiếu chi, giấy báo có, báo nợ Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp xuất Bảng tổng hợp N-X-T Sổ cái TK 152 Bảng tính giá nguyên vật liệu xuất Bảng phân bổ vật liệu Bảng kê 4,6 Ghi chú: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu : iv.Kế toán thừa thiếu vật liệu khi kiểm kê Tại công ty Phương Nam tổng kiểm kê vật liệu tồn kho được tiến hành một lần vào cuối năm. Hội đồng kiểm kê được tiến hành thành lập bao gồm; Cán bộ phòng kế hoạch, kế toán vật liệu, cán bộ thuộc phòng Kế hoạch. Khi tiến hành kiểm kê phải thực hiện bằng cân đo đếm bằng các dụng cụ thật chính xác và các phương tiện phù hợp nhằm thống kê chính xấc số lượng tồn kho từng thứ từng loại vật liệu. Đồng thời cấn bộ công ty có trách nhiệm kiểm tra sổ theo dõi tình trạng vật liệu do thủ kho ghi chép để phát hiện nhưng nguyên nhân gây ra những hiện tượng không đẩm bảo an toàn cho vật liệu. Sau khi kết thúc kiểm kê người phụ trách kiểm kê lập biên ban kiểm kê tính toán số chênh lệch thừa thiếu so với sổ sách và yêu cầu thủ kho giải trình nguyên nhân: do cho vay, tạm ứng hay giữ hộ. Biên bản kiểm kê được lập riêng cho từng kho : Kết quả kiểm kê nếu thiếu ( trường hợp này ít sảy ra đối với công ty) thiếu chủ yếu do cân đong đo đếm ( thường gặp ở dây khoá, sợi …)Lượng chênh lệch không đáng kể thường ở mức cho phép. Do đó căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi định khoản Nợ TK 642 Có TK152 Kết quả kiểm kê thừa do cấp phát lẻ sau khi phòng quản lý ghi phiếu nhập kho kế toán vật tư căn cứ vào biên bản kiểm kê để ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152 Có TK 721 v. Phân tích đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ, sử dụng với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại công ty Phương Nam. 5.1.Đánh giá hiệu quả sử dụng vật liệu tại công ty Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh nói chung, các nghiệp vụ về vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Do đó quản lý về nguyên vật liệu cho phép các doanh nghiệp sử dụng tốt hơn nguồn vốn lưu động ít ỏi của mình, tiết kiệm được chi phí lãi vay, duy trì và đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục tránh được các thiệt hại ngừng sản xuất do thiếu vật liệu mang lại . ngoài ra quả lý tốt các nghiệp vụ về vật liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm được những hao phí, mất mát do khâu vận chuyển, lưu kho đến khâu xuất vật liệu sử dụng. Điều này góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tại công ty Phương Nam vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và rất đa dạng nhiều chủng loại. Vì vậy việc sử dụng vật liệu phải coi trọng từ khâu thu mua, cung ứng cho đến khâu sử dụng. 1. Phân tích tình hình cung cấp vật liệu Cung cấp vật liệu là quá trình quan trọng trong khâu sản xuất kinh doanh. Nếu vệc cung cấp là quá lớn, dư thừa thì sẽ gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất. Tuy nhiên nếu việc cung cấp thiếu sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục của sản xuất. Vì vậy việc cung cấp đủ nguyên vật liệu là điều kiện đảm bảo sản xuất ổn định Phân tích tình hình cung ứng vật liệu về mặt số lượng có thể sử dụng tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng của từng loại vật liệu theo công thức sau: Tỷ lệ % hoàn thành Số lượng vật liệu thức tế nhập kho trong kỳ kế hoạch cung ứng về = khối lượng vật liệu loại i Số lượng vật liệu loại i cần mua theo kế hoạch Căn cứ vào số liệu thực tế tại kho vật liệu chính của công ty Quý 1 năm 2003 ta có bảng phân tích như sau: Tên vật liệu ĐVT Kế hoạch Thực tế So sánh Tỷ lệ % Chênh lệch Vải PVC m 20.800 20.800 100 0 Vải giả da đen m 10.000 9.800 98 -200 Sợi PP600 vàng kg 20.000 22.000 120 2000 ................................. (Số liệu được trích từ bảng thu mua vật liệu của công ty quý 1 năm 2003) Phân tích kết quả từ bảng trên cho thấy: -Đối với vải PVC kế hoạch thu mua và thực tế nhập kho là 20.800m đều đã hoàn thành kế hoạch 100% về loại vật liệu này -Đối với vải giả đen theo kế hoạch đặt ra là 10.000 m nhưng thực tế nhập kho chỉ có 9.800m giảm -200 m đạt tỷ lệ 98%nhưng không có nghĩa là công ty không đáp ứng một cách kịp thời cho sản xuất và tiêu thụ mà do nhu cầu tiêu thụ giảm ( đơn đặt hàng của khách hàng giảm ) -Đối với Sợi PP 600 vàng thực tế đã nhập kho so với kế hoạch là 2000 kg vượt mức kế hoạch là 20% điều này chứng tỏ nhu cầu của người tiêu dùng tăng lên về loại mặt hàng này Trong việc cung ứng nguyên vật liệu ngoài yêu cầu về số lượng, chất lượng, yêu cầu về tính đồng bộ kịp thời, về tiến bộ nhịp điệu cung ứng cũng rất cần thiết. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh, do vậy công ty cần chú trọng đến khi phân tích chỉ tiêu này. 2 Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu Vật liệu là đối tượng không thể thiếu trong quá trình sản xuất, nó là nhân tố đầu vào quan trọng để đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất. Vì vậy, dự trữ vật liệu phụ thuộc vào nhiều nhân tố khác nhau như lượng vật liệu tiêu dùng bình quân, tình hình tài chính của doanh nghiệp, thuộc tính tự nhiên của vật liệu. Để phân tích tình hình dự trữ vật liệu của doanh nghiệp, cần phải so sánh lượng vật liệu đang dự trữ theo từng vật liệu theo định mức đề ra. Nếu dự trữ quá cao sản xuất gây ứ đọng vốn, nếu dự trữ không đủ thì sẽ không đảm bảo được cho quá trình sản xuất được diễn ra một cách liên tục. Do đó mục tiêu dự trữ vật liệu ở doanh nghiệp phải luôn luôn hài hoà vừa đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra thường xuyên đều đặn, vừa đảm bảo tiết kiệm vốn Để xem xét tình hình cung ứng và dự trữ vật liệu có đảm bảo cho sản xuất hay không ta có thể tính hệ số đảm bảo như sau: Số lượng vật liệu dự trữ đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số đảm bảo = Số lượng vật liệu xuất dùng trong kỳ Hệ số này tính cho từng loại vật liệu. Lấy số liệu quý 1 ở kho vật liệu chính như sau: Tên vật liệu ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Tổng tồn đầu và nhập Xuất trong kỳ Hệ số đảm bảo Sợi PP300 xanh kg 100 15.000 15.100 15.100 1 Vải giả da đen m 20 9.800 9.820 9.500 1,0337 Vải PVC m 20 20.800 20.820 15.000 1.388 Nhìn chung hệ số đảm bảo H >1cho thấy vật liệu ở kho công ty đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất của đơn vị khi cần thiết. 3.Phân tích tình hình sử dụng vật liệu Sử dụng tiết kiệm vật liệu là mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích và đánh giá tình hình hình sử dụng vật liệu vào sản xuất phải được tiến hành một cách thường xuyên, định kỳ trên các mặt khối lượng, định mức để sản xuất ra một sản phẩm. Từ đó có thể sử dụng các chỉ tiêu phân tích để xem xét: % hoàn thành KH Tổng mức vật liệu sử dụng thực tế sử dụng vật liệu = x 100 ( Có liên quan đến Tổng mức vật x Tổng giá trị sản lượng TT quan hệ sản xuất ) liệu sử dụng KH Giá trị tổng sản lượng K Tổng mức Tổng mức Giá trị tổng Chênh lệch = vật liệu sử - vật liệu sử x lượng TT ( Số tuyệt đối) dụng thực tế dụng KH Giá trị tổng SLKH Chỉ tiêu này phản ánh mức sử dụng vật liệu của công ty tiết kiệm hay lãng phí.( Số liệu lấy từ phân xưởng may) Chỉ tiêu Kế hoạch Thực tế So sánh Tỷ lệ % Chênh lệch Chi phí vật tư cho sản phẩm túi xách 1.760.175.200 1.760.175.200 100 0 Tổng giá trị sản lượng 2.450.750.000 2.478.175.000 101,119 20.675.000 1.760.175.200 Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch = = 98.89 % 2.478.175.000 1.760175.200 x 2.450.750.000 2.478.175.00 Chênh lệch =1.760.175.20 - 1.760.175.20 x =-19.697.155 2.450.750.00 Từ kết quả trên cho thấy: Tổng chi phí