Đặc điểm của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ảnh hưởng đến công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu

quy trình công nghệ và tổ chức quản lý kinh doanh như trên nên Công ty tổ chức bộ máy kế toán tập trung có nghĩa là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép tại phòng kế toán của Công ty. Tại các phòng khác không có tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán báo sổ làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra lập chứng từ nộp lên phòng kế toán của Công ty. Phòng kế toán tài chính là một trong nhiều phòng ban chính của Công ty thực hiện công tác tài chính của Công ty. Để thực hiện các chức năng kế toán, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp) Kế toán chi tiết Kế toán thanh toán Thủ quỹ Phòng kế toán có người đều đã qua đào tạo có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng có kinh nghiệm thực tế đủ khả năng đáp dứng yêu cầu của công tác quản lý. - Kế toán trưởng: là trưởng phòng kế toán tài chính kiêm kế toán tổng hợp, kế toán trưởng có nhiệm vụ sau: + Chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của Công ty. + Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của Công ty phù hợp với tổ chức kinh doanh của Công ty theo đúng chế độ. + Hướng dẫn chỉ đạo việc mở sổ sách kế toán, ghi chép tính toán và phản ánh chính xác kịp thời đầy đủ quá trình vận động của tài sản, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. + Lập và theo dõi tình hình kế toán tài chính của Công ty, trực tiếp giải quyết các vấn đề có liên quan đến vốn sản xuất kinh doanh, các khoản nộp ngân sách, các hợp đồng kinh tế, các mối quan hệ với cơ quan tài chính Nhà nước, với ngân hàng, khách hàng ... + Tiến hành tổng hợp các số liệu sổ sách, kiểm tra ký duyệt các chứng từ kế toán, các báo cáo tài chính trong nội bộ Công ty và với cơ quan cấp trên, cơ quan Nhà nước. - Kế toán chi tiết: Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phân bổ tổng hợp các loại chi phí có liên quan đến hàng hoá một cách chính xác và đầy đủ. + Kiểm tra thường xuyên, lưu trữ và bảo quản tốt chứng từ, sổ sách thuộc phần công việc được phân công. + Theo dõi tình hình nhập xuất, tiêu thụ, kiểm tra chứng từ liên quan đến hàng hoá, ghi chép và theo dõi hàng hoá. Kiểm tra đối chiếu và lập các báo cáo chi tiết các khoản phải thu và tình hình tiêu thụ hàng hoá. - Kế toán thanh toán: nhiệm vụ chủ yếu là thanh toán quốc tế, mở L/C. + Lập chứng từ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Kiểm tra các loại chứng từ gốc có liên quan đến thu chi. Tiến hành mở L/C, theo dõi việc thanh toán với ngân hàng và các khoản vay mượn khác. + Theo dõi và lập báo cáo chi tiết, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán, lập các báo cáo kế toán trong phần hành của mình. - Thủ quỹ: + Thu - chi trên cơ sở chứng từ kế toán đó là các phiếu thu - chi đã được duyệt. + Mở sổ quỹ, ghi chép tình hình thu - chi, tính toán tồn quý, lưu trữ phiếu thu - chi. + Kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày hàng tháng đảm bảo số tiền khớp đúng giữa sổ sách và thực tế. + Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt. + Lưu trữ các loại sổ sách thuộc phần hành công việc. 1.4.2 Hệ thống các tài khoản sổ sách báo cáo kế toán tại Công ty. Là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành kinh doanh nhiều mặt hàng những phương thức kinh doanh khác nhau, doanh nghiệp đã cố gắng tổ chức công tác kế toán sao cho phù hợp với thực tế của Công ty và theo đúng chế độ, chính sách quy định hiện hành của Nhà nước Công ty luôn chú trọng đến công tác hạch toán đảm bảo việc thực hiện quản lý kinh doanh có hiệu quả hơn đóng góp vào quá trình phát triển chung của nền kinh tế. a. Hệ thống tài khoản sử dụng. Là doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá xuất nhập khẩu có quy mô vừa, các hình thức mua bán hàng hoá đơn giản nên số lượng tài khoản không đều. Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 1/11/1995. b. Hình thức tổ chức kế toán áp dụng tại Công ty. Về hình thức tổ chức kế toán Công ty áp dụng theo hình thức kế toán tập trung theo hình thức nhật ký chứng từ. Những thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên được cập nhật tạo điều kiện cho việc theo dõi kiểm tra, giám sát liên tục và chủ đạo kịp thời các hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu tại từng bộ phận đặc biệt tại phòng kế toán. Hiện nay, Công ty đã sử dụng máy vi tính trong việc ghi nhận, xử lý lưu trữ số liệu, kiểm tra giám sát tình hình sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu vì vậy công việc của nhân viên kế toán được giảm nhẹ. Các chứng từ kế toán viên sắp xếp phân loại và sau đó nhập, xử lý máy tính theo quy trình sau: Quy trình hạch toán kế toán lưu chuyển hàng nhập khẩu. Chứng từ gốc Kế toán phân loại và nhập chứng từ vào máy Khai báo thông tin đầu ra cho máy tính Sổ chi tiết các tài khoản Sổ tổng hợp Nhật ký chứng từ Sổ cái các TK 156, TK 131, TK 331, TK 632 TK 511, TK 911... Báo cáo tài chính c. Báo cáo tài chính của Công ty vật tư thuỷ sản Hạ Long. - Niên độ kế toán bắt đầu tư 1/1 đến 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ. - Tỷ giá sử dụng: - Tỷ giá thực tế. Phương pháp kế toán TSCĐ. Nguyên tắc đánh giá: Theo nguyên giá thực tế và giá trị còn lại. Phương pháp khấu hao: Theo phương pháp tuyến tính. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá: Theo giá trị thực tế. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên vào cuối năm, Công ty tiến hành lập báo cáo tài chính để cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp phục vụ công tác quản lý kinh doanh và báo cáo các cơ quan Nhà nước. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty bao gồm: - Bảng cân đối kế toán. - Bảng báo cáo kết quả kinh doanh. - Bảng thuyết minh báo cáo tài chính. 2. Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty vật tư thuỷ sản Hạ Long. Công ty vật tư thuỷ sản Hạ Long là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu vì vậy đối tác làm ăn bao gồm cả trong và ngoài nước. Do đó đội ngũ cán bộ trong Công ty đặc biệt là cán bộ nhân viên phòng kinh doanh và phòng kế toán có khá nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh xuất nhập khẩu và trong quan hệ làm ăn với đối tác nước ngoài. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu là hoạt động chủ yếu của Công ty vì vậy đòi hỏi nhân viên kế toán phải ghi chép phản ánh kịp thời chính xác đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh từ khâu nhập khẩu hàng đến khâu tiêu thụ hàng nhập khẩu. Do nhu cầu thị trường ngày càng đa dạng, Công ty tổ chức kết hợp cả 2 hình thức là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác cho những khách hàng có nhu cầu. Khi nhập khẩu hàng hoá Công ty áp dụng theo điều kiện giá CIF. Hàng hoá nhập khẩu được vận chuyển chủ yếu bằng đường biển. Việc thanh toán tiền hàng được thực hiện thông qua phương thức tín dụng chứng từ (L/C) thanh toán chủ yếu bằng ngoại tệ (USD). Tỷ giá dùng để quy đổi là tỷ giá thực tế do ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nhiệm vụ. 2.1.Hạch toán ban đầu hàng nhập khẩu tại công ty. Trước khi tiến hành nhập khẩu hàng hoá cán bộ phòng kinh doanh phải xem xét nhu cầu thị trường trong nước hay căn cứ vào đơn đặt hàng của các đối tác kinh doanh. Dựa vào đó mà Công ty mới ký kết hợp đồng nhập khẩu. Việc ký kết hợp đồng kinh tế có thể thông qua hình thức đàm phán, giao dịch trực tiếp hay thông qua các đơn chào hàng. Hợp đồng kinh tế phải được thông qua ban giám đốc ký duyệt và kèm theo là phương án kinh doanh. Trong phương án kinh doanh phải bao gồm nhiều nội dung chủ yếu sau: + Đối tác bên mua - bên bán. + Chi tiết mặt hàng kinh doanh. + Giá mua - giá bán. + Chi phí có thể phát sinh. + Tính khả thi và hiệu quả của phương án. Giám đốc sau khi duyệt sẽ ký vào hợp đồng. Hợp đồng nhập khẩu được lập bằng tiếng Anh. Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty phải làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu. Mỗi giấy phép chỉ được cấp cho 1 chủ hàng kinh doanh và được phép nhập khẩu 1 hay một số mặt hàng nhất định. Tuy nhiên thực tế những mặt hàng nhập khẩu của Công ty thường nằm trong danh mục đăng ký kinh doanh. Sau đó nhân viên phòng kế toán hoàn tất thủ tục cần thiết để tiến hành mở L/C tại ngân hàng được chọn. Do vốn của Công ty có hạn và do mặt hàng của Công ty tiêu thụ chậm do vậy Công ty phải vay thêm vốn của ngân hàng khi tiến hành nhập khẩu. Thủ tục vay vốn gồm có: + Phương án kinh doanh. + Giấy đề nghị vay vốn. + Hợp đồng nhập. + Bảng kê tài chính. + Cam kết sử dụng vốn vay. Cán bộ tín dụng của ngân hàng sau khi xem xét sẽ trình lên để ký duyệt và ký kết hợp đồng tín dụng. Trên cơ sở sơ bộ hồ sơ đã lập kế hoạch nghiệp vụ sẽ sang bộ phận thanh toán quốc tế của Ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thôn để yêu cầu ngân hàng mở L/C, Công ty phải chịu một khoản chi phí mở L/C khoảng 0,1% trị giá CIF nhập khẩu. Ngân hàng sau khi mở L/C sẽ thông báo cho ngân hàng của người bán là L/C đã được mở. Người bán sẽ căn cứ vào L/C để cung cấp hàng hoá theo những điều khoản đã được quy định. Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng thì ngân hàng sẽ kiểm tra và sau đó yêu cầu cán bộ Công ty phải kiểm tra lại. Bộ chứng từ bao gồm: + Hợp đồng ngoại. + Vận đơn. + Hoá đơn thương mại. + Giấy chứng nhận xuất xứ. + Bảng kê đóng gói. + Chứng từ bảo hiểm. + Giấy chứng nhận phẩm chất trọng lượng. + Chứng từ hải quan. Bộ chứng từ này bên bán gửi cho bên mua 1 phần, phần còn lại gửi cho ngân hàng nông nghiệp. Nếu Công ty thấy chứng từ hợp lệ thì ký đồng ý trả tiền cho ngân hàng và nhận chứng từ gốc kèm theo chữ ký hậu của ngân hàng vào vận đơn để nhận hàng. Khi nhận được giấy báo hàng đã về cảng, cán bộ nghiệp vụ tiến hành mua bảo hiểm hàng hoá và nhận hàng. Hàng hoá nhập khẩu của Công ty chủ yếu được vận chuyển bằng đường biển vì vậy thời điểm hàng được coi là nhập khẩu tính từ thời điểm hàng vào cảng Hải Phòng và được hải quan ký vào tờ khai hàng hoá nhập khẩu. Bộ phận nghiệp vụ phải mang theo bộ chứng từ nhận hàng do bên bán gửi đến ra cảng trình cho người vận chuyển và nhận hàng đồng thời làm thủ tục nộp thuế nhập khẩu,giám định hàng hoá và các thủ tục hải quan khác. Việc kiểm trả hàng hoá trước khi nhận hàng là công việc cần thiết nhằm đảm bảo hàng đầy đủ về khối lượng, chất lượng, phẩm chất quy cách. Sau đó nhân viên phòng nghiệp vụ tiến hành ghi phiếu nhập kho và gửi toàn bộ chứng từ về cho kế toán theo dõi hàng hoá, kế toán sẽ vào sổ và theo dõi trên TK 156. Việc thanh toán được tiến hành thông qua ngân hàng. Công ty sẽ làm lệnh thanh toán gửi cho ngân hàng để ngân hàng chuyển tiền cho bên bán. Công ty phải chịu 1 khoản phí thanh toán cho ngân hàng. Quy trình hoạt động nhập khẩu hàng hoá ở Công ty vật tư thuỷ sản Hạ Long. Ký kết kinh doanh nhập khẩu Xin giấy phép NK Mở L/C Thuê phương tiện vận chuyển Mua bảo hiểm hàng hoá Làm thủ tục hải quan Làm thủ tục thanh toán Kiểm tra hàng hoá Tiến hành giao nhận hàng 2.2 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty. Tại Công ty tiến hành hai hình thức nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Công tác lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu của Công ty vật tư thuỷ sản Hạ Long được thực hiện qua 2 giai đoạn: Giai đoạn 1: Nhập khẩu hàng hoá. Giai đoạn 2: Tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu ở thị trường nội địa. Ngành hàng kinh doanh của Công ty bao gồm: Các loại ô tô, phụ tùng ô tô như săm, lốp ..., các nguyên liệu phục vụ ngành xây dựng như thép, gỗ và các loại nguyên liệu phục vụ ngành xây dựng như thép, gỗ và các loại nguyên liệu phục vụ ngành da giày, các loại máy kéo, máy xúc ... và các máy móc công nghiệp, thiết bị toàn bộ ... Thị trường nhập khẩu của Công ty rất đa dạng vì bất cứ thị trường nào có nguồn hàng chất lượng và rẻ đều là bạn hàng của Công ty. Một số thị trường nhập khẩu quen thuộc của Công ty như Nhật, Đức, Hồng Kông... 2.2.1 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp. Thực chất của hoạt động nhập khẩu trực tiếp là thực hiện hợp đồng mua với đối tác nước ngoài để tiêu thụ trong nước. Đây là hoạt động kinh doanh đối ngoại do vậy thường phức tạp hơn hợp đồng đối nội vì đối tác làm ăn ở xa, hệ thống tài chính luật pháp và tiền tệ khác nhau ... * TK kế toán sử dụng trong quá trình nhập khẩu hàng hoá: TK 111, Tiền mặt: TK 112 (1121, 1122) ngoại tệ, TK 1331 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, TK 144 ký quỹ ký cược ngắn hạn, TK 156 (1561) hàng hoá TK 331 - Phải trả người bán, TK 413 chênh lệch tỷ giá. Khác so với chế độ, kế toán tại Công ty không sử dụng TK 151. Hàng mua đang đi đường, TK 157 hàng gửi bán và TK 007 - Ngoại tệ. Do đó có sự khác biệt trong quá trình hạch toán so với chế độ. Để minh hoạ cho quá trình hạch toán tại công ty ta xét ví dụ sau: Trước khi nhập khẩu lô thép SALDANHASTELL phòng kinh doanh của Công ty đã tiến hành ký kết hợp đồng nội với Công ty công nghiệp Quang Minh. Cách làm này nhằm đảm bảo cho việc tiêu thụ hàng diễn ra nhanh chóng tránh tình trạng ứ đọng vốn và phát sinh thêm các khoản chi phí do lãi vay ngân hàng. Hơn nữa việc tìm đầu ra cho hàng hoá trước khi nhập khẩu là cách làm hoàn toàn hiệu quả tránh tình trạng hàng tồn kho quá lâu mà không tiêu thụ được. Hợp đồng nội số 01-2001/HĐKT được ký kết vào ngày 24/11/2001 giữa: Bên A (bên bán) : Công ty vật tư thuỷ sản Hạ Long (FIMATCO). - Địa chỉ : Số 226 Lê Lai - Hải Phòng. - Tài khoản : 43101000052 Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Hải Phòng. Bên B (bên mua) : Công ty công nghiệp Quang Minh. - Địa chỉ : 214 Âu Cơ - Quận Tây Hồ - thành phố Hà Nội. - Tài khoản : 710 A - 02135 Sở giao dịch I Ngân hàng Công thương Việt Nam. Hai bên thống nhất với những điều khoản sau: Bên A đồng ý bán, bên B đồng ý mua lô hàng sau: Tên hàng Đơn vị tính Khối lượng Đơn giá Giá tạm tính 1 x 1250 cuộn 100 3.612.000 361.200.000 1,1 x 1250 cuộn 250 3.413.000 853.250.000 1,2 x 1250 cuộn 150 3.413.000 511.950.000 1,4 x 1250 cuộn 400 3.074.000 1.229.600.000 1,5x 1250 cuộn 100 3.074.000 307.400.000 Tổng số 1000 tấn 3.263.400.000 Địa điểm giao hàng: Trên phương tiện của bên B tại kho, của Công ty phương thức thanh toán: Bên mua đặt cọc 1.326.340.000đ, số còn lại thanh toán sau khi nhận được hàng. Sau khi tìm hiểu các nguồn cung cấp hàng, thông qua các đơn chào hàng, phòng kế toán gửi đơn đặt hàng để mua 1000 tấn thép cuộn. Hợp đồng ngoại được ký kết vào ngày 23/11/2001 hợp đồng được làm thành 2 bản (bằng tiếng Anh). Ngày 29/11/2001 kế toán thanh toán đến ngân hàng gửi bộ hồ sơ trên kèm theo 2 uỷ nhiệm chi: 1 uỷ nhiệm chi để ký quỹ mở L/C một uỷ nhiệm chi để trả phí mở L/C. Ngày 29/11/2001: Ký quỹ mở L/C nhập khẩu lò thép SALDANHASTELL Ngày 26/2: Thanh toán phí mở L/C. Ngày 26/2: Thanh toán tiền thuế. Ngày 26/2: Thanh toán tiền vay ngân hàng. Sau khi ký kết hợp đồng, phòng kinh doanh phải chuyển bản chính của hợp đồng kèm theo đơn xin mở L/C cho kế toán thanh toán. Để nhập khẩu được lô hàng này Công ty phải tiến hành vay vốn ngân hàng. Kế toán thanh toán phải làm giấy đề nghị vay vốn, trình phương án kinh doanh, hợp đồng nội, hợp đồng ngoại gửi cùng các thủ tục xin mở L/C đến cho ngân hàng. Ngày 5/2 Công ty nhận được giấy báo nợ của ngân hàng trích số tiền gửi để mở L/C số 692 - Kế toán số tiền ký quỹ. Nợ TK 144 : 46.918.500 Có TK 1122 : 46.918.500 Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về khoản tiền ký quỹ mở L/C kế toán căn cứ vào đó để ghi vào sổ chi tiết TK 144 (Biểu số 2.1) - NKCT số 2 (Biểu số 2.2). Sổ chi tiết TK 144 được mở từng tháng và theo dõi các nghiệpvụ ký quỹ mở L/C cho tất cả các hợp đồng ngoại. NK - CT số cũng được mở theo tháng và ghi theo từng ngày phát sinh nghiệp vụ. Mẫu sổ như sau: Biểu số 2.1: Sổ chi tiết TK 144 Sổ chi tiết TK144 Tháng 2/2002 SDĐK : 699.633.119 VNĐ Ngày Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có 3/2 Chuyển tiền mua ngoại tệ 1121 185.000.000 5/2 Chuyển sang TK ký quỹ 1122 46.918.500 8/2 Ký quỹ mở L/c nhập lốp ô tô 1121 24.525.000 15/2 Thanh toán tiền ký quỹL/C653 331 24.125.625 23/2 thanh toán kýquỹmởL/C 311 44.662.746 ................... 26/2 Thanh toán tham chiếu SALDANHASTEEL (L/C 692) 331 834.459.144 Cộng 265.961.000 903.247.515 SDCK: 62.346.604 ngàytháng.năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 2.2: Sổ chi tiết TK 1122 Tháng 2/2002 SDĐK : 2.251.310 Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 5/2 Chuyền tiền sang TK ký quỹ 144 46.918.500 7/2 thanh toán tiền vay ngắn hạn 311 130.010.032 . .. .. . .. .. .. . .. .. . .. . . . .. .. 25/2 thanh toán tiền vay ngắn hạn 311 127.092.000 26/2 Thanh toán phí bảo lãnh L/C 692 1562 687.886 26/2 Thuế VAT thanh toán tham chiếu 1331 68.864 26/2 Phí thanh toán tham chiếu 692 1562 4.196.481 26/2 Phí VAT thanh toán tham chiếu 1331 419.694 27/2 Chuyển tiền mua ngoại tệ 1121 1.010.774.000 ..................... Cộng 1.010.845.740 970.408.130 SDCK: 42.688.920 ngàytháng.năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Việc hạch toán ghi vào nhật ký chứng từ kế toán mở theo dõi như tài khoản chữ T. Biểu số 2.3: Tài khoản 1122 Tháng 2/2002 SDĐK 2.251.310 1121 1.010.774.000 1121 1331 1.206.021 1331 144 46.918.500 144 1562 11.506.127 1562 311 839.607.167 311 331 34.058.250 331 711 71.740 711 811 37.112.065 811 Cộng phát sinh: 1.010.845.741 970.408.130 SDCK: 42.688.920 ngàytháng.năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 26/2 Công ty nhận được bộ chứng từ của lô thép do ngân hàng nông nghiệp gửi đến bao gồm: + Vận đơn. + Giấy chứng nhận chất lượng. + Giấy chứng nhận bảo hiểm. + Giấy chứng nhận xuất xứ. + Hoá đơn thương mại. Sau khi kiểm tra thấy bộ chứng từ phù hợp với nội dung của L/C và với hợp đồng đã ký thì Công ty yêu cầu ngân hàng ký hậu vào vận đơn và nhận nợ với ngân hàng để thanh toán với ngân hàng: - Kế toán phản ánh số tiền vay ngân hàng thanh toán cho nhà cung cấp: Nợ TK 331 : 2.524.518.000 Có TK 311: 2.524.518.000 Việc theo dõi tình hình thanh toán với người bán và các khoản vay ngân hàng, căn cứ vào bộ chứng từ mua hàng, giấy ghi nhận nợ với ngân hàng, kế toán phản ánh nghiệp vụ trên vào: SCT TK 144 Biểu số 2.1 SCT TK 311 Biểu số 2.4 Sổ chi tiết TK 331 Biểu số 2.5 Sổ chi tiết TK 331, 311 được mở cho từng tháng. Sổ chi tiết TK 331, 311 không được mở riêng cho từng người bán và tất cả các nghiệp vụ đều được phản ánh chung vào một sổ. Cuối tháng khi hoàn tất việc ghi sổ chi tiết TK 331 kế toán lấy số liệu tổng cộng để ghi vào NKCT số 5. Biểu số 2.4: Sổ chi tiết TK 311 Tháng 2/2002 SDĐK : 6.496.976.888 Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 1/2 Thanh toán lô thép cuộn 331 156.574.550 7/2 Trả nợ vay ngắn hạn 1122 130.010.032 11/2 Thanh toán phụ tùng ô tô 331 352.123.000 18/2 Trả nợ vay ngắn hạn 1122 87.250.000 23/2 thanh toán ký quỹ mởL/C 144 44.662.746 25/2 Trả nợ vay ngắn hạn 1122 127.092.000 ....................... 26/2 Thanh toán SALDANHA L/C 692 331 2.524.518.000 Cộng 839.607.167 4.537.572.493 SDCK 10.194.942.214 ngàytháng.năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 2.5: Sổ chi tiết TK 331 Tháng 2/2002 SDĐK :1.196.412.736 3.812.854.891 Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 1/2 Thanh toán lô thép cuộn 311 156.574.550 4/2 Nhập phụ tùng xe Benlaz 1561 152.301.698 9/2 Thanh toánvớinhà cung cấp 1111 86.570.000 11/2 Thanh toán phụ tùng ô tô 311 352.123.000 15/2 Thanh toán tiền ký quỹL/C653 144 24.125.625 15/2 Thanh toánvớinhà cung cấp 1122 34.058.250 19/2 Nhập phụ tùng xe Benlaz 1561 270.827.000 20/2 Nhập thép cuốn cán nóng 1561 3.357.211.550 26/2 Nhập NVL da giầy 1561 337.598.330 26/2 Thanh toán tham chiếu SALDANHA STELL 144 834.459.144 26/2 Thanh toán SALDANHA L/C 692 311 2.524.518.000 ..................... Cộng 5.681.424.208 4.117.938.578 SDCK 1.948.244.080 2.251.200.605 Hải Phòng,ngày .... tháng .... năm Người lập biểu Kế toán trưởng Biểu số 2.6:NKCT số 5 TàI KHOảN 331 Tháng 2/2002 SDĐK 1.946.412.736 1111 207.000.000 1112 34.058.250 144 902.793.465 1561 311 4.537572493 3.812.854.891 SDĐK 1111 1112 144 4.117.938.578 1561 311 Cộng phát sinh 5.681.424.208 SDCK 1.948.244.080 4.117.938.578 2.251.200.605 ngàytháng.năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 20/2/2002 Công ty nhận được thông báo của hải quan về cảng, Phòng kinh doanh tiếp nhận và làm thủ tục hải quan, kiểm nhận hàng và vận chuyển về kho của Công ty. Tại kho thủ kho tiến hành thủ tục nhập kho số hàng trên. Mặt hàng này không chịu thuế nhập khẩu: - Kế toán phản ánh giá trị của lô hàng nhập kho: Nợ TK 1561 : 3.357.211.550 Có TK 331 : 3.357.211.550 - Phản ánh phần thuế giá trị gia tăng hàng NK. Nợ TK 1388 : 168.122.539 Có TK 33312 : 168.122.539 Biểu số 2.7: phiếu nhập kho Ngày20/2/2002 Nhập tại kho: Công ty vật tư thuỷ sản Hạ Long STT Tên hàng ĐVT Khối lượng Giá mua Thành tiền 01 Thép SALDANHA STELL tấn 1000 3.357.211.550 Cộng thành tiền: Ba tỷ ba trăm năm mươi bảy triệu hai trăm mười một nghìn năm trăm năm mươi nghìn đồng. Nhập ngày 20 tháng 2 năm 2002 Thủ trưởng đơnvị Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ kho Sau khi hàng về nhập kho kế toán căn cứ phiếu nhập kho để ghi vào sổ chi tiết TK 1561 (biểu số 2.8). Ngoài ra kế toán còn tiến hành ghi vào sổ TK 156 - hàng nhập khẩu. Khi có hợp đồng mới phát sinh thì kế toán ghi vào sổ theo dõi cho đến khi lô hàng mới được tiêu thụ. Ngày 26/2 nhận giấy báo nợ của ngân hàng để thanh toán phí thanh toán L/C. - Phản ánh phí mở L/C: Nợ TK 1562 : 4.196.481 Nợ TK 1331 : 419.694 Có TK 1122 : 4.616.175 - Phản ánh phí bảo lãnh mở L/C: Nợ TK 1562 : 687.886 Nợ TK 1331 : 68.864 Có TK 1122 : 756.750 Việc theo dõi hàng hoá nhập kho tại Công ty không được phản ánh vào bảng kê số 8 và bảng kê nhập -xuất tồn hàng hoá mà chỉ tiến hành trên sổ TK 1561. . Biểu số 2.8: sổ chi tiết TK 1561 Tháng 2/2002 SDĐK : 9.933.959.890 Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 4/2 Nhập phụ tùng xe Benlaz 331 152.301.698 8/2 Kếtchuyển giá vốn phụ tùng xe ô tô 632 278.565.000 19/2 Nhập phụ tùng xe Benlaz 331 270.827.000 20/2 Nhập thép cuốn 331 3.357.211.550 23/2 Nhập NVL da giầy 331 337.598.330 25/2 Kếtchuyển giá vốn xe ô tô 632 115.331.657 26/2 Kếtchuyển giá vốn nguyên vật liệu da giầy 632 337.598.330 26/2 Nhập xe ô tô HYUNDAI 331 34.042.500 Thuế nhập khẩu số 1224/TBT 3333 34.020.000 ...................... Cộng 4.381.527.535 2.695.195.840 SDCK 11.620.291.585 Hải Phòng, ngày .... tháng .... năm Người lập biểu Kế toán trưởng Biểu số 2.9: Sổ CáI TK 1561 Tháng 2/2002 Dư nợ đầu kỳ :9.933.959.890 Dư nợ cuối kỳ:11.620.291.585 Tài khoản đối ứng Số tiền Nợ Có TK331 4.186.001.078 TK3333 132.256.327 TK111 23.754.127 TK112 39.516.003 TK632 2.695.195.840 Cộng 4.381.527.535 2.695.195.840 Hải Phòng, ngày .... tháng .... năm Người lập biểu Kế toán trưởng Đối với những khoản thuế liên quan tới hàng nhập khẩu không được theo dõi riêng mà được kế toán theo dõi trên sổ TK 156. Tuy nhiên việc ghi chép sổ TK 156 chỉ đơn giản là ghi chép các nghiệp vụ phát sinh chưa có sự ghi chép một cách khoa học giữa nhập xuất hàng hoá. Thuế GTGT của hàng NK sẽ được kế toán nhập vào máy dựa trên các văn cứ vào giấy thông báo nộp thuế do hải quan gửi đến. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu đã lập tờ khai thuế GTGT (Biểu số 2.10). Biểu số 2.10: Tờ khai thuế GTGT tờ khai thuế giá trị gia tăng Tháng 2/2002 Tên cơ sở : Công ty vật tư thuỷ sản Hạ Long. Địa chỉ : 226 Lê Lai - Hải Phòng. Đơn vị tính : VNĐ STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số chưa có GTGT Thuế GTGT 1 Hàng hoá dịch vụ bán ra 2.820.149.582 172.007.578 2 Hàng hoá dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT 2.820.149.582 172.007.578 a Hàng hoá xuất khẩu thuế 0% 0 0 b Hàng hoá xuất khẩu thuế suất 5% 2.200.149.700 110.007.586 c Hàng hoá xuất khẩu thuế suất 10% 619.999.882 61.999.988 3 Hàng hoá dịch vụ mua vào 0 0 Thuế GTGT phân bổ cho đối tượng chịu thuế GTGT. 1.918.537.990 105.448.837 4 Thuế GTGT được khấu trừ 105.448.837 5 Thuế GTGT phải nộp 66.558.737 6 Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua -200.649.589 7 Thuế GTGT đã nộp trong tháng 0 8 Thuế GTGT đã được hoàn trả trong tháng 0 9 Thuế GTGT chuyển kỳ sau 0 -134.090.852 Hải Phòng, ngày28 tháng 2 năm 2002 Cục thuế Hải Phòng Kế toán Giám đốc Sơ đồ kế toán NKTT tại Công ty FIMATCO TK 144 TK 112 (3b) TK 3333 (2b) TK 1561 (3a) TK 331 (2a) (1) TK 311 (6) (4) TK 1562 (5) TK 133 TK 33312 (3c) (1) : Ký quỹ mở L/C (2a) : Thanh toán ký quỹ mở L/C. (2b) : Vay ngân hàng thanh toán cho người bán. (3a) : Hàng về nhập kho. (3b) : Thuế NK của lô hàng. (3c) : Thuế GTGT hàng NK (4) : Chi phí thu mua hàng NK (5) : Thuế GTGT của chi phí mua. (6) : Thanh toán tiền vay ngân hàng. Qua ví dụ trên ta thấy, hợp đồng này kéo dài hơn một tháng bắt đầu từ khi ký quỹ mở L/C cho đến khi thanh toán. Tuy nhiên ta thấy việc hạch toán nhập khẩu tại Công ty còn có nhiều điểm khác so với chế độ. Đặc biệt việc theo dõi hàng hoá, xuất kho hàng chỉ đơn giản là việc gh