Đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng

- Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất – kinh doanh, nó kết hợp với NVL chính để hoàn thiện tính năng, chất lượng sản phẩm. NVL phụ tại công ty bao gồm nguyên liệu nhựa các loại, linh kiện nhựa các loại (các linh kiện quạt như thân quạt nhập khẩu, chân quạt, đế quạt), bột sơn, dây nguồn, tụ điện, phím điều khiển, - Nhiên liệu: là nguyên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như xăng dầu (dùng cho xe vận tải của công ty), dầu máy các loại (dùng cho các loại máy tiện, máy phay, máy bào,...),... - Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật liệu thay thế cho máy móc, thiết bị vận tải,... Theo cách phân loại như trên của công ty, những linh kiện quạt bằng nhựa như thân quạt, đế quạt đều được xếp vào nhóm nguyên vật liệu phụ trong khi đây là những bộ phận cấu thành cơ bản của quạt. Đây là điều bất hợp lí trong công tác phân loại nguyên vật liệu và nguyên nhân của nó là do: Từ những năm 90, sản phẩm của công ty không chỉ có quạt điện mà còn bao gồm các loại máy công nghiệp khác như máy hàn, máy tiện,... ngoài ra, những linh kiện quạt trong giai đoạn này chủ yếu được cấu tạo từ sắt thép chứ chưa được thay thế bằng linh kiện nhựa như bây giờ. Khi đó, cách phân loại nguyên vật liệu chính bao gồm các loại sắt thép là rất hợp lí, tuy vậy hệ thống phân loại đó vẫn được duy trì đến bây giờ thì không còn phù hợp nữa. Từ sự bất hợp lí đó đã dẫn đến sự khác biệt, thiếu logic khi xem xét đến tỉ trọng giữa NVL chính và NVL phụ như trong bảng tính dưới đây: Bảng 2.2: Bảng cơ cấu vật tư nguyên liệu của Công ty năm 2007 STT Tên vật tư Giá trị (Đồng) Tỷ trọng (%) 1 1. Nguyên vật liệu chính 3.739.974.710 22,69 2 2 Nguyên vật liệu phụ 12.737.139.181 77,29 3 3. Nhiên liệu 1.482.201 0,0122 4 4. Phụ tùng thay thế 1.289.450 0,0078 5 Tổng 16.479.885.542 100 2.1.3. Công tác quản lí nguyên vật liệu tại công ty Nền kinh tế Việt Nam hiện nay là nền kinh tế hội nhập và mở cửa, ở đó các doanh nghiệp có môi trường cạnh tranh bình đẳng, điều kiện vĩ mô phục vụ cho sản xuất là như nhau trong từng lĩnh vực. Do đó, trên thị trường sự tồn tại những sản phẩm tương tự nhau về chất lượng cũng như giá cả là rất phổ biến. Cạnh tranh để tồn tại và phát triển ngày càng trở nên gay gắt, đòi hỏi doanh nghiệp phải thật khôn khéo trong vấn đề quản lí chi phí, doanh thu nhằm giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao tỉ suất lợi nhuận cho đơn vị mình. Đây là mục tiêu đặt ra cho tất cả các đơn vị sản xuất kinh doanh nói chung cũng như công ty CP Điện cơ Hải Phòng nói riêng. Với tỉ trọng khoảng 60-70% tổng giá thành, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả chi phí nguyên vật liệu sẽ tạo ra động lực lớn để hạ giá thành cho sản phẩm. Hoạt động quản lý nguyên vật liệu càng hợp lí thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy, quản lý nguyên vật liệu cần được thực hiện nghiêm túc và đầy đủ trong tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ đến bảo quản và cả trong khâu xuất dùng. Trong khâu thu mua: Kế hoạch sản xuất được lập cụ thể cho từng giai đoạn, từ đó công ty chủ động tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Mục tiêu quản lí cần đạt được trong khâu này là phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả. Trong khâu dự trữ và bảo quản: Dự trữ NVL luôn phải đảm bảo tính đầy đủ và kịp thời, không gây gián đoạn sản xuất cũng như không dự trữ dư thừa gây ứ đọng vốn, tốn diện tích, lãng phí chi phí. Bảo quản NVL phải đảm bảo duy trì chất lượng NVL, tránh mất mát, hỏng hóc gây lãng phí. Đây cũng là những vấn đề mà Công ty CP Điện cơ Hải Phòng đã nhận thức rất rõ ràng và chủ động thực hiện khá hiệu quả. Trong khâu sử dụng: NVL xuất dùng tại công ty phải đảm bảo phù hợp với kế hoạch sản xuất hàng tháng, mục đích xuất NVL luôn phải rõ ràng đảm bảo đúng người, đúng việc, không xuất tràn lan gây lãng phí. Hiện nay công ty CP Điện cơ Hải Phòng có hai kho bảo quản và dữ trữ hàng tồn kho, kho thứ nhất là kho thành phẩm kiêm vật tư, kho thứ hai là kho bán thành phẩm. Nhằm đáp ứng tốt nhu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu ở công ty đã thực hiện: Tổ chức hệ thống chứng từ tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ Tài chính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ. Trình tự luân chuyển đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lý nguyên vật liệu, bảo đảm sự an toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh được sự trùng lặp, luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất. Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng đảm bảo nguyên tắc thống nhất và nguyên tắc thích ứng. Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào chế độ kế toán và thống nhất theo chế độ ban hành. Bên cạnh đó các tài khoản chi tiết được xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của doanh nghiệp sao cho phù hợp với công tác kế toán của doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác kế toán. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu đảm bảo hai nguyên tắc thống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài chính quy định, đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời. Các báo cáo về nguyên vật liệu được xây dựng theo chế độ kế toán ban hành, được lập đúng kỳ và chuyển đến các bộ phận chức năng quản lý nguyên vật liệu 2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty 2.2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho NVL tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng áp được cung cấp từ hai nguồn là mua trong nước và nhập khẩu, đồng thời công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế GTGT nên thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của NVL nhập kho. Với NVL mua trong nước, giá trị NVL nhập kho được tính như sau: NVL mua trong nước giá mua trên hóa đơn GTGT (không bao gồm thuế GTGT) Phí vận chuyển, bốc dỡ các khoản giảm giá hàng mua và chiết khấu thương mại được hưởng = + - Ví dụ: Ngày 08 tháng 12 năm 2007, công ty nhập kho 25.072 kg dây thép 1,4 li của công ty CP xuất nhập khẩu Nam Tiến theo hoá đơn số 0091489 với đơn giá chưa VAT là 8.381VNĐ/kg, thuế GTGT 5%. Chi phí vận chuyển phải trả cho công ty CP vận tải Mai Văn Minh là 5.619.285 (chưa VAT), VAT 5%. Như vậy, giá trị lô dây thép nhập kho này là: 25.072 x 8.381 + 5.619.285 = 215.747.717 VNĐ Với NVL nhập khẩu, giá trị NVL nhập kho được tính như sau: NVL nhập khẩu giá mua trên hóa đơn thương mại Thuế nhập khẩu Phí nhập khẩu các khoản giảm giá hàng mua = + + - Ví dụ: ngày 20 tháng 12 năm 2007, công ty nhập khẩu 57 tấn hạt nhựa ABS từ nhà cung cấp BASF – Hàn Quốc theo hóa đơn thương mại số 3935423987, đơn giá 1.620 USD/tấn, tỉ giá 1USD = 16.024VNĐ, phí nhập khẩu 1.030.000 (chưa VAT), thuế nhập khẩu 32.311.305. Như vậy, giá trị lô hạt nhựa nhập khẩu là: (57 x 1.620) x 16.024 + 1.030.000 + 32.311.305 = 1.512.997.465 VNĐ 2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Ở Công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng, NVL xuất kho được tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền. Theo đó, tổng giá trị hàng xuất kho được tính một lần vào cuối mỗi tháng. Phương pháp này có ưu điểm là tính toán khá đơn giản, tuy nhiên mức độ chính xác không cao, công việc tính giá chỉ thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến tính kịp thời của công tác kế toán. Giá thực tế vật liệu xuất kho Số lượng từng loại xuất kho Đơn giá xuất kho bình quân = x Đơn giá xuất kho bình quân = Giá trị NVL thực tế tồn đầu kì + Giá trị NVL thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Ví dụ: Đầu tháng 12/2007, chân quạt HD1476 tồn kho bán thành phẩm là 737 cái, tổng giá trị là 11.349.800 đồng Tổng giá trị chân quạt HD1476 mua trong tháng 12/2007 là 6.291 cái, tổng giá trị là 98.139.600 đồng Trong tháng 12/2007 số lượng chân quạt xuất kho là 1.000 cái Cuối tháng, kế toán tính đơn giá bình quân gia quyền của chân quạt HD1476 là: Đơn giá xuất kho bình quân = 11.349.800 + 98.139.600 = 15.579 đồng 737 + 6.291 Khi đó, tổng giá trị xuất kho của chân quạt HD1476 trong tháng 12/2007 là: 1.000 x 15.579 = 15.579.000 đồng. 2.3. Chứng từ và kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Mỗi sản phẩm quạt tại công ty được cấu tạo từ rất nhiều chi tiết khác nhau, do đó nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất quạt rất đa dạng, hàng ngày các nghiệp vụ nhập xuất vật tư diễn ra với số lượng lớn, chủng loại phong phú. Vì vậy mọi biến động về cả số lượng và chất lượng NVL cần được theo dõi một cách chi tiết, cụ thể, rõ ràng, chặt chẽ nhằm nắm bắt mọi thông tin cần thiết về tình hình NVL tại công ty ở bất cứ thời điểm nào, phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp cũng như công tác lập kế hoạch thu mua, sử dụng NVL. Mọi công tác kế toán đối với NVL được bắt đầu từ những chứng từ gốc liên quan đến NVL, hiện nay công ty đang sử dụng những chứng từ sau: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá + Thẻ kho + Hoá đơn giá trị gia tăng + Phiếu yêu cầu xuất vật tư 2.3.1. Chứng từ, thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Chu trình nhập mua NVL tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng bắt đầu từ việc kí kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp (Bảng 2.3) Bảng 2.3 HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 01.07HĐKT/LL – ĐC - Căn cứ vào pháp lệnh HĐKT của Hội đồng Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 28/09/1989 - Căn cứ vào Nghị định số 17 – HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh Hợp đồng kinh tế - Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, nhu cầu và khả năng hàng hóa của hai bên Hôm nay, ngày 15 tháng 04 năm 2007 BÊN A: (Bên bán) CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI LÊ LỢI Địa chỉ: Trung Kinh – Lê Lợi – Kiến Xương – Thái Bình Điện thoại: 036.810219 Tài khoản: 0002934103 tại Ngân hàng VP Bank – Chi nhánh Hải Phòng Mã số thuế: 1000351881 Do Ông: NGUYỄN HỒNG THÁI – Giám đốc làm đại diện BÊN B: (Bên mua) CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG Địa chỉ: 151 Nguyễn Văn Linh – Quận Lê Chân – Hải Phòng Điện thoại: 031.3835927 Tài khoản: 102010000212980 tại Ngân hàng Công thương Hồng Bàng – HP Mã số thuế: 0200580118 Do Ông: TRẦN VĂN LONG – Giám đốc làm đại diện Hai bên đồng ý kí kết hợp đồng với những điều khoản sau đây: Điều I: Hàng hóa, số lượng, giá cả Bên A đồng ý bán cho bên B phôi thép Φ 6 mm với giá cả và số lượng như sau: Đơn vị tính: VNĐ Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Phôi thép Φ 6 mm Kg 60.000 12.000 720.000.000 Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT Bằng chữ: Bảy trăm hai mươi triệu đồng Điều II: Thời gian và địa điểm giao nhận - Hàng được giao tại kho của bên B ( Địa chỉ số 151 Nguyễn Văn Linh – Lê Chân – Hải Phòng) - Thời gian giao nhận hàng: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày hai bên kí bản hợp đồng này - Sau khi hai bên kí biên bản bàn giao nghiệm thu phôi thép, bên A sẽ xuất hóa đơn GTGT cho bên B theo giá trị của bản hợp đồng này Điều III: Bàn giao, nghiệm thu phôi thép - Phôi thép Φ 6 mm được nhập khẩu và ban giao cho bên B phải đầy đủ, đồng bộ, đúng chủng loại, chất lượng - Trước khi giao hàng, đại diện hai bên cùng kiểm tra chất lượng phôi thép, phôi thép phải đạt yêu cầu kĩ thuật. Sau khi hai bên thống nhất bàn giao, đại diện hai bên kí biên bản bàn giao, nghiệm thu phôi thép Điều IV: Thanh toán - Thời gian thanh toán: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày giao hàng, bên B sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán tiền cho bên A - Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản - Trị giá thanh toán: Thanh toán 100% giá trị lô hàng Điều V: Cam kết chung - Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ và kịp thời các điều khoản đã ghi trong Hợp đồng kinh tế này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, hoặc có thay đổi phải được hai bên cùng nhau bàn bạc thỏa thuận cùng tìm mọi biện pháp để thực hiện Hợp đồng. Bên nào vi phạm hợp đồng gây thiệt hại phải chịu nộp phạt và bồi thường. Nếu không cùng nhau giải quyết được thì khiếu nại lên Trọng tài kinh tế Thành phố Hải Phòng giải quyết theo quy định. Mọi chi phí liên quan đến trọng tài do bên thua kiện chịu - Hợp đồng kinh tế này có hiệu lực kể từ ngày kí. Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản và có giá trị như nhau ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Sau khi hợp đồng kinh tế được kí kết, tại ngày như trong hợp đồng quy định công ty TNHH TM Lê Lợi sẽ giao hàng cho công ty CP Điện cơ Hải Phòng tại địa chỉ 151 Nguyễn Văn Linh, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng. Tại đây hai bên sẽ cùng tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách, chủng loại,... của phôi thép. Sau đó Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Bảng 2.4) sẽ được lập và đại diện hai bên cùng kí xác nhận vào biên bản. Bảng 2.4 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Căn cứ hợp đồng kinh tế số 01.07HĐKT/ĐC – LL ngày 15/04/2007 giữa công ty TNHH TM Lê Lợi và công ty CP Điện cơ Hải Phòng Hôm nay, ngày 14 tháng 05 năm 2007 tại kho Công ty CP Điện cơ Hải Phòng, chúng tôi gồm: 1. Công ty TNHH TM Lê Lợi (Bên bán) Đại diện: Ông Nguyễn Hồng Thái. Chức vụ: Giám đốc công ty 2. Công ty CP Điện cơ Hải Phòng (Bên mua) Đại diện: Ông Trần Văn Long. Chức vụ: Giám đốc công ty Bên bán bàn giao cho bên mua 60.000 kg phôi thép Φ 6 mm Đại diện bên mua đã kiểm tra đầy đủ số lượng phôi thép, chất lượng phôi thép đảm bảo như thỏa thuận trong hợp đồng. Biên bản được lập thành 04 bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ 02 bản ĐẠI DIỆN BÊN BÁN ĐẠI DIỆN BÊN MUA (Kí tên, đóng dấu) (Kí tên, đóng dấu) Sau khi lô hàng được kiểm nhận, hai bên lập và kí nhận biên bản kiểm nhận hàng hóa, bên bán sẽ giao hóa đơn GTGT của lô hàng đó cho bên mua (Bảng 2.5)  Bảng 2.5 HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT_ 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu BT/2007B Liên 2: Giao khách hàng Số : 0079883 Ngày 14 tháng 5 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công Ty TNHH Thương mại Lê Lợi Địa chỉ: Lê Lợi – Kiến Xương – Thái Bình Mã số thuế: 1000351881 Họ tên người mua hàng: : Công ty Cổ Phần Điện cơ Hải Phòng Địa chỉ : 151 Nguyễn Văn Linh, quận Lê Chân, Hải Phòng Mã số thuế: 0200580118 Phương thức thanh toán: Tiền mặt/ Chuyển khoản STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Phôi thép Φ 6 mm Kg 60.000 12.000 720.000.000 Cộng tiền hàng: 720.000.000 Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 36.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 756.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm năm mươi sáu triệu đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Đóng dấu, họ tên) Hóa đơn GTGT trước tiên sẽ được chuyển cho thủ kho, thủ kho tiến hành nhập kho và đối chiếu số lượng thực nhập với hóa đơn, khi đã nhận đủ số lượng hàng, thủ kho sẽ kí xác nhận ở mặt sau hóa đơn và chuyển hóa đơn đó lên cho kế toán vật tư. Căn cứ vào biên bản kiểm nhận vật tư và hóa đơn GTGT, kế toán NVL sẽ lập phiếu nhập kho (Bảng 2.6), phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Tiếp theo, cả 3 liên này được chuyển cho thủ kho để kí xác nhận. Sau khi kí xác nhận vào đủ 3 liên, thủ kho lưu lại 1 liên để làm căn cứ ghi thẻ kho, 2 liên còn lại chuyển lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán, 1 liên được giao cho kế toán vật tư giữ và ghi sổ nguyên vật liệu, 1 liên giao cho kế toán thanh toán, lưu cùng hóa đơn và các chứng từ gốc để theo dõi tình hình thanh toán với người bán. Phiếu nhập kho phải có đủ chữ kí của thủ trưởng đơn vị, kế toán, người giao hàng và thủ kho. Bảng 2.6 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG 151 Nguyễn Văn Linh, Lê Chân, Hải Phòng PHIẾU NHẬP KHO Số chứng từ: 174 Ngày 14 tháng 05 năm 2007 Liên: 1 Người giao dịch: Mai Văn Minh Nhập tại kho: Kho vật tư Đơn vị bán: Cty TNHH TM Lê Lợi Dạng nhập: Phải trả cho người bán Địa chỉ: Trung Kính – Lê Lợi – Kiến Xương – TB Số Hóa đơn: 79883 Ngày: 14/05/2007 Diễn giải: Mua phôi thép Φ 6 mm nhập kho theo HĐ 79883 ngày 14/05/2007 Tên vật tư TK vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Phôi thép Φ 6 mm 1521 THEP31 Kg 60.000 12.000 720.000.000 Tổng cộng tiền hàng 720.000.000 Thuế GTGT (5%) 36.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 756.000.000 Bằng chữ: Bảy trăm năm mươi sáu triệu đồng chẵn THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO Tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng, giá trị hàng nhập kho được tính bao gồm cả chi phí vận chuyển. Tuy nhiên, nhà cung cấp NVL và nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển cho công ty thường là các doanh nghiệp khác nhau, do đó hóa đơn hàng hóa và hóa đơn vận chuyển có thể không về cùng một lúc. Thông thường, hóa đơn vật tư về cùng với vật tư nhập kho còn hóa đơn vận chuyển sẽ được gửi đến một lần mỗi tháng tập hợp tất cả chi phí vận chuyển phát sinh trong tháng mà đơn vị phải trả cho nhà cung cấp dịch vụ vận tải. Vì vậy, khi vật tư nhập kho, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để nhập giá trị vật tư mua vào phần mềm. Đến cuối tháng, khi kế toán nhận được hóa đơn vận chuyển, kế toán sẽ lập một phiếu nhập kho nữa ( Bảng 2.8) để nhập chi phí vận chuyển vào phần mềm. Chi phí vận chuyển sẽ được nhập vào phần mềm theo từng lô hàng, chi phí vận chuyển của vật tư nào sẽ được nhập trên phiếu nhập kho theo mã của loại vật tư đó. Trong trường hợp trên vận đơn đã tách riêng chi phí cho từng lô hàng, từng lần vận chuyển thì kế toán chỉ phải căn cứ vào số liệu trên vận đơn để ghi chép. Trong trường hợp khác, chi phí vận chuyển trên vận đơn là của nhiều lô hàng mà không thể tách riêng được thì trước khi ghi chép số liệu kế toán vật tư phải tiến hành tính toán phân bổ chi phí vận chuyển chung đó cho từng loại vật tư. Tiêu thức phân bổ chi phí vận chuyển dựa vào khối lượng từng loại vật tư được vận chuyển, tức là chi phí vận chuyển được phân bổ sao cho tỉ lệ thuận với khối lượng được vận chuyển của từng loại NVL. Như vậy, chi phí vận chuyển và trị giá vật tư mua vào được ghi chép trên 2 phiếu nhập kho độc lập, phần mềm kế toán sẽ tự động cộng tổng số liệu của hai phiếu nhập kho này để có được giá trị nguyên vật liệu nhập kho mua vào (phần mềm tiến hành cộng số liệu theo mã vật tư đã được khai báo). Phiếu nhập kho ở bảng 2.8 dưới đây được lập để ghi nhận chi phí vận chuyển phát sinh của lô hàng đã nhập ở phiếu nhập kho số 174. Bảng 2.7 HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT_ 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu BT/2007B Liên 2: Giao khách hàng Số : 0016207 Ngày 2 tháng 6 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công Ty CP vận tải Thái Bình Vàng Địa chỉ: Kiến Xương – Thái Bình Mã số thuế: 1000621874 Họ tên người mua hàng: Công ty Cổ Phần Điện cơ Hải Phòng Địa chỉ : 151 Nguyễn Văn Linh, quận Lê Chân, Hải Phòng Mã số thuế: 0200580118 Phương thức thanh toán: Tiền mặt/ Chuyển khoản STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Phí vận chuyển phôi thép Φ 6 mm Kg 60.000 16.857.856 Cộng tiền hàng: 16.857.856 Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 842.894 Tổng cộng tiền thanh toán: 17.700.750 Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu bảy trăm nghìn bảy trăm năm mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Đóng dấu, họ tên) Bảng 2.8 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG 151 Nguyễn Văn Linh, Lê Chân, Hải Phòng PHIẾU NHẬP KHO Số chứng từ: 30VC Ngày 29 tháng 05 năm 2007 Liên: 1 Người giao dịch: NGUYỄN MẠNH THẮNG Đơn vị bán: Cty CP vận tải Thái Bình Vàng Địa chỉ: Kiến Xương – TB Diễn giải: Cước vận chuyển, nâng hạ, bốc xếp phôi thép Φ 6 mm theo PNK số 174, HĐ vận chuyển số 16207 Tên vật tư TK vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Phôi thép Φ 6 mm 1521 THEP31 Kg 60.000 16.857.856 Tổng cộng tiền hàng 16.857.856 Thuế GTGT (5%) 842.894 Tổng cộng tiền thanh toán 17.700.750 Bằng chữ: Mười bảy triệu, bảy trăm nghìn, bảy trăm năm mươi đồng chẵn THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO  Toàn bộ chu trình nhập kho NVL có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Đề nghị nhập hàng Sơ đồ 2.1: Người có nhu cầu Ban kiểm nghiệm (Cán bộ phòng kĩ thuật) Lập Biên bản kiểm nghiệm Tiến hành nhập kho Thủ kho Kế toán NVL Viết phiếu nhập kho Kí phiếu nhập kho Thủ trưởng đơn vị, kế toán, người giao hàng, thủ kho Ghi sổ kế toán Kế toán NVL Bảo quản, lưu trữ Kế toán NVL Sơ đồ trên cho thấy điểm bất hợp lí là phiếu nhập kho được lập sau khi thủ kho đã tiến hành nhập kho, doanh nghiệp cần xem xét khắc phục hạn chế này để có thể nâng cao hiệu quả quản lí NVL. 2.3.2. Chứng từ, thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng, khi bộ phận, phân xưởng nào có nhu cầu xuất NVL, quản đốc phân xưởng sẽ tiến hành viết “Phiếu yêu cầu xuất vật tư” (Bảng 2.9), phiếu này sẽ được chuyển đến cho trưởng phòng kế hoạch để kiểm tra, xem xét và duyệt lệnh xuất. Bảng 2.9 Công ty CP Điện cơ Hải Phòng 151 Nguyễn Văn Linh, Lê Chân, Hải Phòng PHIẾU YÊU CẦU CẤP VẬT TƯ Kính gửi: Phòng Kế hoạch Căn cứ nhiệm vụ sản xuất tháng 5/2007, yêu cầu Phòng Kế hoạch cung cấp những vật tư sau: Số thứ tự Tên vật tư Số lượng Ghi chú 1 Chân quạt HD1476 1.000 2 Vòng căn QHĐ1476 1.000 3 Mác chân HD (mác thuỷ tinh) 1.000 Hải Phòng, Ngày 02 tháng 05 năm 2007 Phòng Kế hoạch Phân xưởng cơ khí (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Sau khi Phiếu yêu cầu cấp vật tư được trưởng phòng Kế hoạch kí duyệt sẽ được chuyển cho thủ kho để thủ kho tiến hành viết Phiếu xuất kho (Bảng 2.10) và tiến hành xuất kho NVL. Như vậy, phiếu xuất kho NVL không phải do kế toán NVL lập mà do thủ kho lập. Điều này được giải thích rằng: tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng công tác quản lí NVL được phân công đảm nhiệm cho cả kế toán và thủ kho. Theo đó, kế toán NVL chịu trách nhiệm về NVL nhập kho còn thủ kho sẽ chịu trách nhiệm về NVL xuất, do đó phiếu nhập kho do kế toán lập trong khi phiếu xuất lại được lập bởi thủ kho. Cách làm này sẽ không thể hiện được mối quan hệ đối chiếu song song giữa kế toán với thủ kho, kế toán và thủ kho cần có sự kiểm tra chéo lẫn nhau trong tất cả các nghiệp vụ nhập và xuất NVL chứ không phải phân công mỗi người đảm nhiệm một phần như vậy. Bảng 2.10 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG 151 Nguyễn Văn Linh, Lê Chân, Hải Phòng PHIẾU XUẤT KHO Số chứng từ: 23 Ngày 02 tháng 05 năm 2007 Người giao dịch: Ông HÙNG Diễn giải: xuất chân HD1476 và vòng căn QHĐ1476 Kho xuất: Kho bán thành phẩm Kho nhập: Kho phân xưởng lắp ráp 1 (Tổ Biên) STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng 1 Chân quạt HD1476 LKQD13 Cái 1.000 2 Vòng căn QHĐ1476 LKQD09 Cái 1.000 NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO PHỤ TRÁCH PHÒNG THỦ TRƯỞNG (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên được lưu tại phân xưởng sản xuất – nơi nhận NVL xuất, 1 liên do thủ kho lưu để làm căn cứ ghi thẻ kho, 1 liên chuyển cho kế toán NVL làm căn cứ ghi sổ và lưu trữ, bảo quản. Tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng, các nghiệp vụ xuất kho không được kế toán ghi chép hàng ngày, chỉ có thủ kho theo dõi NVL xuất hàng ngày, đến cuối tháng thủ kho lập bảng Tổng hợp hàng xuất (Bảng 2.11), bảng này tổng hợp số lượng xuất kho của mỗi loại vật tư trong cả tháng. Sau đó thủ kho chuyển bảng tổng hợp này đính kèm tất cả các phiếu xuất phát sinh trong tháng cho kế toán NVL, kế toán căn cứ vào đó để nhập số liệu vào máy tính, số liệu mà kế toán ghi chép là tổng số lượng xuất của mỗi loại NVL chứ không phải số lượng xuất của mỗi nghiệp vụ xuất kho phát sinh. Bảng 2.11 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG TỔNG HỢP HÀNG XUẤT KHO (Trích) Từ ngày 01/05/2007 đến ngày 31/05/2007 STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Giá trị BTP Nhóm bán thành phẩm 415.209 BTPCHUNG Nhóm bán thành phẩm dùng chung 89.640 1 BTPCHUNG03 Ổ tuốc năng Cái 3.000 2 BTPCHUNG05 Cánh 300AS Cái 2.000 3 BTPCHUNG06 Cánh 400 AS Cái 6.840 4 BTPCHUNG08 Động cơ tuốc năng Cái 3.000 5 BTPCHUNG09 Nắp bầu 400 Cái 5.750 6 BTPCHUNG10 Núm tuốc năng Cái 3.000 7 BTPCHUNG11 Vành lồng B300 Cái 1.000 ... ... ... Ngày 31 tháng 05 năm 2007 QUẢN ĐỐC PX NGƯỜI LẬP BIỂU (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Chu trình xuất kho NVL có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2 Người có nhu cầu Đề nghị xuất NVL Trưởng phòng kế hoạch Duyệt lệnh xuất Thủ kho Viết phiếu xuất kho Thủ kho Tiến hành xuất kho Kế toán NVL Ghi sổ kế toán Kế toán NVL Bảo quản, lưu trữ 2.3.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm NVL tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng, kế toán chi tiết NVL được tiến hành theo phương pháp thẻ song song. Theo đó, kế toán chi tiết NVL được thực hiện song song cả ở kho và phòng kế toán, cụ thể như sau: @ Tại kho: Thủ kho mở “Thẻ kho” (Bảng số 2.12) để hàng ngày theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu ở từng kho về mặt số lượng. Thông thường thủ kho mở cho mỗi loại NVL một thẻ kho, mỗi thẻ kho có thể gồm 1 tờ hoặc nhiều tờ, tuy nhiên có một số NVL với số lượng không lớn thì được theo dõi chung trên một thẻ kho. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất hợp lý, hợp lệ để tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn để ghi vào cột “tồn” trên thẻ kho, cuối tháng thủ kho tập hợp tất cả phiếu xuất kho và lập bảng tổng hợp xuất kho, sau đó thủ kho sẽ chuyển bảng tổng hợp này cùng với các phiếu xuất kho