Đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xe dập, xe máy Đống Đa Hà Nội

chi tiết: Bao gồm sổ tài sản cố định, sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá sổ chi phí sản xuất kinh doanh, thẻ kho, thẻ tính giá thành, sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay. - Nhận xét sơ đồ 4: Căn cứ ghi sổ cái chủ yếu là từ Sổ Nhật ký chung. Kế toán nên mở một số sổ đó là Sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền để giảm bớt Sổ Nhật ký chung. Định kỳ 4 đến 5 ngày các nhân viên kinh tế dưới phân xưởng tập hợp hoá đơn chứng từ cho kế toán tiến hành ghi sổ, lưu hoá đơn chứng từ. Sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Nhật ký chung sau đó 5 đến 10 ngày kế toán ghi vào sổ cái. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung (Sơ đồ 4) Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái các tK Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu Sổ nhật ký chung Tháng... năm NT GS Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh SH NT Nợ Có Ngày ... tháng ... năm... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Sổ cái Năm: … Tên tài khoản ... Số hiệu... NT GS Chứng từ Diễn giải Trang sổ NKC Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ … Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ Ngày ... tháng ... năm... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu)3.3.2. Chế độ báo cáo tài chính Công ty lập đầy đủ 4 báo cáo tài chính. Mẫu báo cáo theo quyết định 1141/TC/QD/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính. Các báo cáo tài chính công ty lập bao gồm: + Bảng cân đối kế toán/Mẫu số B 01-DN + Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh/ Mẫu số B 02-DN. + Lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp/ Mẫu số B 03-DN. + Thuyết minh báo cáo tài chính/ Mẫu số B 09-DN. 3.4. Sự khác biệt chế độ kế toán tại công ty so với chế độ kế toán hiện hành Công ty tuân thủ theo đúng quyết định 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính. Tuy nhiên khác ở chỗ là công ty đã áp dụng kế toán máy vào làm kế toán. Quy trình hạch toán: Một máy chủ đảm nhiệm quản lý toàn bộ chứng từ và tổng hợp các phần hành và lên báo cáo toàn công ty. Còn các máy con mỗi máy phụ trách một phần hành và mỗi phần hành có mã riêng phải vào đúng mã mới mở được phần hành phụ trách. Máy con chỉ được vào phần hành mà mình phụ trách dưới sự chỉ đạo của máy chủ. Mẫu hoá đơn, chứng từ, sổ sách tuân thủ theo đúng như kế toán tay. Phần II. Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty I. Đặc điểm nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu tại Công ty 1.Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty xe đạp xe máy Đống Đa Hà Nội là một doanh nghiệp sản xuất. Do vậy cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác, nguyên vật liệu giữ vai trò quan trọng dối với Công ty. Đáp ứng nguồn nguyên vật liệu để sản xuất dược liên tục, hạ giá thành sản phẩm là mục tiêu của Công ty. Công ty xe đạp, xe máy là Công ty có qui mô và vốn đầu tư nhỏ. Mặt hàng sản xuất của Công ty là các mặt hàng phục têu dùng như phanh, bàn đạp, chân chống,…Mỗi mặt hàng lại được cấu tạo bởi rất nhiều các chi tiết khác nhau và được cấu tạo bởi rất nhiều các chi tiết khác nhauvà dược sản xuất trên các công đoạn khác nhau nên số chủng mà Công ty sủ dụng rất lớn. Do đặc điểm , tính chất đặc thù của sản xuất mà nguyên vật liệu chính được sử dụng trongct là tôn, sắt thép, cá loại thép tấm 1,2ly đến 5 ly, thép lá từ 2 ly đến 12 ly, tôn lá, thép tròn 4.35 đến 12. Ngoài ra còn có một số bán thành phẩm mộc như: vít cáp, vít càng, êcu, coliê, má phanh, sắt,… Đó là nhưỡng cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Bên cạnh đó còn có các vật liệu khác của Công ty như: các loại hoá chất để mạ, dầu mỡ bôi trơn, than, xăng dầu,… Đi đôi với các nguyên vật liệu đó, thì một số công cụ dụng cụ cũng được sử dụng để phục vụ sản xuất như dây điện các loại, đá mài, dao phay, mũi khoan, túi nilông. Những công cụ dụng cụ này tuy không tạo ra sản phẩm nhưng lại đảm bảo sản xuất được hoạt động bình thường. Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất (khoảng 70 đến 80%giá thành) vì vậy, chỉ sự biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm nói chung. Nghĩa là cách tốt nhất để hạ gí thành sản phẩm là quản lý và sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu. Công ty mua nguyên vật liệu chủ yếu được thực hiện thông qua các đơn vị trong nước. Do là khách thường xuyên của các bạn hành cũng làm cho việc cung cấp nguyên vật liệu được tiến hành liên tục, như các đơn vị: Công ty kim khí Hà Nôi, xí nghiệp hoá chất Minh Đức,… nhưng để đảm bảo hạ giá thành sản xuất Công ty cũng chủ động tìm nguồn hàng mới, đáp ứng yêu cầu của Công ty. Các nguyên vật liệu phải nhập ngoại được thực hiện bởi các hợp đồng cung cấp vật tư và được chuyên trách bởi một bộ phận riêng. Đó là dựa vào phòng kinh doanh của Công ty, căn cứ vào kế hoạch sản xuất của Công ty được xây dựng bởi phòng kỹ thuật để tính toán ra nhu cầu vật tư theo chu kỳ tháng hay quý. Sau đó, phòng kinh doanh tổ chức thu mua. Việc thực hiện như vậy bảo đảm, tránh tồn kho, lãng phí nguyên vật liệu. Tóm lại nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng, phong phú, chiến tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm hoàn thành. Do đó để sản xuất kịp thời, liên tục thì phải cung cấp nguyên vật liệu một cách hiệu quả, việc hạch toán chính xác nguyên vật liệu là không thể thiếu được. 2. Quản lý nguyên vật liệu Tất cả các nguyên vật liệu trên được chia và quản lý theo các kho như sau: - Kho kim khí: Là kho chứa các loại: tôn, thép… phục vụ cho sản xuất chính của công ty. Trong đó mỗi loại lại được sắp xếp theo những tiêu thức và khu vực khác nhau ở trong kho. - Kho bán thành phẩm mộc: Là kho chứa các bán thành phẩm mộc như vít càng, vít cáp, êcu, côlie... là nguyên liệu chính cho các phân xưởng kế tiếp. - Kho bán thành phẩm mạ: Là kho chứa các bán thành phảm của phân xưởng mạ như các sản phẩm đã và được mạ. - Kho tạp phẩm: Kho chứa các loại hoá chất để mạ, dầu mỡ, quần áo, giày vải, găng tay, bao bì. - Kho kĩ thuật: là kho chứa các loại như vòng bi, đai thang, mũi khoan, và khuôn cối. Với cách phân loại và tổ chức kho tàng như vậy sẽ giúp cho công ty quản lý một cách tốt nhất đối với các loại vật liệu, công cụ dụng cụ mua về, đảm bảo tính năng lí hoá của chúng, đảm bảo kiểm kê, kiểm tra được nhanh chóng, chính xác. mặt khác để quản lý chặt chẽ kế toán chi tiết vật liệu sử dụng trong sản xuất bằng cách đánh mã số vật liệu, công cụ dụng cụ và chi tiết từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ. Việc đánh mã số ở công ty là dựa vào từng kho đánh mã số từ 01á 09. II. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Với khối lượng lớn, chủng loại nhiều, mỗi loại nguyên vật liệu có những đặc điểm toán lý hoá riêng và nội dung kinh tế khác nhau. Do đó dễ tiến hành quản lý và hạch toán chính xác, đảm bảo công việc dễ dàng, không tốn nhiều công sức thì phải phân loại khoa học theo những tiêu thức nhất định. Vì vậy, Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu trên cơ sở công dụng kinh tế của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Do đó, nguyên vật liệu của Công ty được phân loại như sau: Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất tạo nên thực thể sản phẩm bao gồm nhiều loại và mỗi loại được chia thành các kích cỡ khác nhau như: + Thép tròn từ 4,35 đến ặ12,thép tấm từ 1,2 ly đến 5 ly. + Thép lá từ 1,2 đến 3 ly + Tôn từ 0,8 ly đến 8 ly… + Các bán thành phẩm một số phân xưởng là nguyên vật liệu chính của phân xưởng khác, và cũng có một số bán thành phẩm mua ngoài. Như bán thành phẩm mộc, bán thành phẩm mạ (vít cáp, vít càng, colie, êcu…) - Nguyên vật liệu phụ: có rất nhiều loạicó tác dụng nhất định trong quá trình sản xuất của Công ty như : dầu, mỡ bôi trơn, bùn ao, mùn các loại… - Nhiên liệu: là các loại nhiên liệu dùng để cung cấp nhiệt luợng cho sản xuất, ở đay bao gồm than đá, than cám… đồng thời cung cấp điện năng cho sản xuất như: dầu diezen, xăng, điện sản xuất… - Phụ tùng thay thế: Bao gồm các chi tiết máy móc cần sửa chữa, thay thế như:vòng bi, đại thang… Ví dụ: để sản xuất một bộ phanh xe đạp phải có 22 chi tiết, mỗi chi tiết gồm nhiều loại vật liệu khác nhau vừa là kim loại vừa là phi kim. Với cách phân loại nguyên vật liệu như trên của Công ty đã nói lên được vai trò, tác dụng của từng loại vật liệu trong Công ty, mỗi vật liệu có vai trò, tác dụng khác nhau đối với sản phẩm hoàn thành. Từ đó nhằm tổ chức quản lý chặt chẽ việc thu mua, bảo quản, dự trữ. III. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty: Tính giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biếu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu của tính giá. Vật liệu của công ty được tính theo giá thực tế. Vật liệu của công ty được nhập bao gồm nhiều nguồn khác nhau: Từ mua ngoài, thuê ngoài gia công chế biến, các bán thành phẩm từ các công đoạn sản xuất khác nhau. 1. Đối với vật liệu nhập kho: - Đối với vật liệu được cung cấp theo hợp đồng mua bán: Giá thực tế tính theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng giữa hai bên cộng với chi phí vận chuyển (nếu có). - Đối với vật liệu mua ngoài thị trường: Giá thực tế được tính theo giá ghi trên hoá đơn cộng với chi phí mua. - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế được xác định là chi phí thuê gia công cộng các chi phí khác (nếu có). - Đối với vật liệu là bán thành phẩm: Giá thực tế được xác định là chi phí chế tạo ra bán thành phẩm đó, bao gồm: Chi phí vật liệu, tiền lương,… 2. Đối với vật liệu xuất kho: - Vật liệu là bán thành phẩm thì giá xuất là giá nhập vật liệu. - Vật liệu khác tính theo giá bình quân gia quyền của những lần nhập trước và được xác định như sau: Đơn giá bình quân những lần nhập trước đó = Trị giá hàng tồn + Trị giá hàng nhập đầu kỳ những lần trước đó Số lượng hàng + Số lượng hàng nhập tồn đầu kỳ những lần trước đó Trị giá vốn Thực tế xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Đơn giá bình quân gia quyền những lần nhập trước đó * Ví dụ: trong tháng 2/ 2003 loại thép 9c x 50ặ có tài liệu sau: Đơn vị tính : 1.000 đồng NT Nhập Xuất Tồn SL (kg) ĐG TT SL (kg) ĐG TT SL (kg) ĐG TT 1/2 126,2 25,2 3.180,24 2/2 110 25,2 2.772 16,2 25,2 408,24 6/2 65 26 1.690 8/2 35 25.84 904,4 46,2 25,84 1.193,808 10/8 40 25,3 1.012 13/2 40 25,589 1.023,56 46,2 25,589 1.182,21 …. …. …. …. …. …. … …. …. ….. 28/2 10,49 25,36 266,0264 Biểu 2: Bảng tính giá IV.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 1. Chứng từ kế toán sử dụng - Phiếu nhập vật tư ( Mẫu số 01 - VT) - Phiếu xuất vật tư ( Mẫu số 02 - VT) - Thẻ kho ( Mẫu số 02 - thẻ kho) và một số chứng từ khác như: phiếu chi, giấy tạm ứng,… 2. Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu ở Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa việc thu mua nguyên vật liệu là do phòng kinh doanh chịu trách nhiệm. Phòng kinh doanh phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng tháng hoặc từng quí do phòng kỹ thuật sản xuất gửi lên để tính ra khối lượng, chủng loại từng loại vật tư cần mua trong tháng, trong quí. Công ty xe đạp - xe máy đông đa Phòng kinh doanh Kế hoạch thu mua vật tư và bán thành phẩm Quý I năm 2003 STT Tên vật tư, bán thành phẩm ĐVT Số lượng tính Thành tiền I Vật tư 1 2 … 32 33 34 Thép tấm 4 ly Thép 8 ………….. Than cám Taro M6 Mũi khoan các loại Kg Kg … Kg Cái Cái 8.000 2.000 … 2.000 20 200 II Bán thành phẩm 1 2 3 … Ecu Lò xo chân chống Đai ốc M6x5 ………… Cái Cái Cái …. 40.000 40.000 400.000 …. III Phát sinh 10.000.000 IV Tổng số 151.200.000 Biểu số2: Kế hoạch thu mua vật liệu và bán thành phẩm Khi có nhu cầu về vật liệu phòng kinh doanh tổ chức cán bộ đi thu mua. Việc mua vật liệu được tiến hành theo hợp đồng mua hoặc cán bộ thu mua tạm ứng tiền để mua ngoài thị trường. 2.1 Thủ tục nhập kho: Khi vật liệu về, căn cứ vào hoá đơn của người bán hàng phòng kinh doanh kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hoá đơn và đối chiếu với mọi nội dung hợp đồng đã ký về số lượng, chủng loại, chất lượng, đồng thời cán bộ kỹ thuật kiểm nghiệm vật liệu. Sau khi đối chiếu kiểm tra thấy đầy đủ, hợp lệ phòng kinh doanh đồng ý cho nhập và viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên. Liên 1: Lưu ở phòng kinh doanh vào tập chứng từ gốc. Liên 2:Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho Liên 3: Chuyển cho kế toán vật liệu để ghi vào sổ chi tiết. Liên 4:Giao cho người bán dùng để thanh toán. Cán bộ kỹ thuật chỉ kiểm nghiệm vật liệu chứ không lập biên banr kiểm nghiệp vật liệu. Ví dụ: Ngày 14/ 2/ 2003: Công ty mua thép của phòng kim khí Du Hạnh, nhận được hoá đơn bán hàng phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra tính hợp lệ thì viết phiếu nhập kho Hoá đơn bán hàng Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 14/ 2/ 2003 Đơn vị bán : Cửa hàng kim khí Du Hạnh Địa chỉ : 62 Đê La Thành Mã số thuế : 00100303769 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Tuấn Đơn vị : Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa Địa chỉ : 181 Nguyễn Lương Bằng Hình thức thanh toán: Tiền mặtMã 01 - 00100946 – 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Thép 9 x c ặ30 Kg 12 26.000 312.000 2 Thép 9 x c ặ80 Kg 28 26.000 728.000 3 Thép 9 x c ặ120 Kg 11 26.200 288.200 4 Đồng vàng ặ180 Kg 26 28.000 728.000 Cộng x x x 2.056.200 Số tiền bằng chữ: Hai triệu không trăm năm sáu nghìn hai trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu) Biểu 3: Hoá đơn bán hàng Đơn vị:……… phiếu nhập kho Mẫu số 01 – VT Ngày 15/02/2003 Số : 27 Họ và tên người giao hàng: Cửa hàng kim khí Du Hành 62 Đê La Thành Theo hợp đồng số 95090 ngày 14/ 2/ 2003 Nhập tại kho: Kim khí Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép 9 x c ặ30 3013 Kg 12 12 24.000 288.000 2 Thép 9 x c ặ80 3012 Kg 28 28 26.000 728.000 3 Thép 9 x c ặ120 3011 Kg 11 11 26.200 288.200 4 Đồng vàng ặ180 3019 Kg 26 26 28.000 728.000 Cộng x x x x x 2.032.200 Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai triệu không trăm năm mươi sáu nghìn hai trăm đồng. Nhập, ngày 15 tháng 2 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Biểu số 4: Phiếu nhập kho *Trường hợp tạm ứng tiền mua: Khi có nhu cầu cán bộ phòng kinh doanh viết phiếu tạm ứng gửi lên phòng tài vụ, kế toán tạm ứng viết phiếu chi tiền cho nguời tạm ứng, thủ tục về nhập kho như trên. * Trường hợp nhập kho bán thành phẩm: Do đặc điểm qui trình công nghệ nên ở Công ty một số bán thành phẩm ở phân xưởng này khi chuyển sang phân xưởng khác để tiếp tục gia công chế biến thì lại chuyển thành vật liệu chính. Khi bán thành phẩm hoàn thành nhập kho sẽ được sự kiểm tra của cán bộ phòng kỹ thuật, với sự có mặt của thủ kho, nhân viên kinh tế phân xưởng sản xuất ra bán thành phẩm đó. Phiếu nhập kho được ghi theo giá tực tế sản xuất ra chúng, thủ tục nhập kho tương tự như trên. 2. Thủ tục xuất kho: Nguyên vật liệu sau khi mua về được sử dụng cho sản xuất hoặc quản lý sản xuất. Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu các phân xưởng, bộ phận sản xuất làm phiếu xin lĩnh vật liệu gửi lên phòng kinh doanh và phòng kinh doanh tuỳ thuộc vào tình hình hiện có và kiểm tra việc sử dụng vật liệu sẽ viết phiếu xuất vật liệu. Phiếu xuất được lập làm 4 liên. Liên 1: Lưu ở phòng kinh doanh, Liên 2: Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho, Liên 3: Chuyển cho kế toán nguyên vật liệu để ghi vào sổ chi tiết, Liên 4: Bộ phận sử dụng vật liệu giữ. Đơn vị:…………. Địa chỉ:……….. phiếu xuất kho Mẫu số : 02 - VT Ngày 16 tháng 2 năm 2003 Số : 37 Nợ: Họ và tên người nhận hàng: Anh Duy Địa chỉ: phân xưởng Đôt Có: Lý do xuất: Làm khuôn cối Xuất tại kho: Kim khí Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép 9 x c ặ30 Kg 21 21 2 Thép 9 x c ặ80 Kg 17 17 3 Thép 9 x c ặ120 Kg 29 29 4 Đồng vàng ặ180 Kg 120 120 Cộng PTBP sử dụng PT cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)  3. Kế toán chi tiêt nguyên vật liệu Để theo dõi chặt chẽ tình hình Nhập - Xuất - Tồn theo từng vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa đã sử dụn phương pháp ghi sổ số dư phù hợp với tình hình thực tế vật liệu tại Công ty Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư và được khái quát qua sơ đồ dưới đây: Thẻ kho Bảng luỹ kế nhập Bảng kê nhập Chứng từ nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng kê xuất Chứng từ xuất Sổ số dư Bảng tổng hợp N - X - T Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu tại công ty Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Tại kho: Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho. Hàng ngày các phiếu nhập, phiếu xuất vật tư sau khi đã đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho lập và sắp xếp theo từng loại, thứ vật tư để tiện cho việc theo dõi, quản lý, kiểm tra, đối chiếu. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn trên thẻ kho và chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất (phiếu nhập, phiếu xuất được sắp xép theo từng nhóm vật tư) cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán. Công ty chỉ thực hiện tổng kiểm kê vào cuối năm. Bảng luỹ kế nhập, xuất tồn do thủ kho ghi. Thủ kho không sử dụng sổ số dư mà sổ số dư hoàn toàn do kế toán vật liệu ở phòng kế toán đảm nhận. Thẻ kho được theo dõi về mặt số lượng. - Tại phòng kế toán: Định kỳ 4 - 5 ngày kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép thẻ kho và thu nhận chứng từ. Sau đó kế toán định khoản - tính giá trên chứng từ theo giá thực tế. Tiếp kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất. Căn cứ vào bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất vật tư và từ đó kế toán ghi và tính ra để ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật tư, được lập theo từng tháng và từng kho. + Số liệu ở bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được dùng để đối chiếu, kiểm tra với số liệu ghi chép ở sổ số dư về chỉ tiêu giá trị, nếu thấy khớp nhau tức là việc hạch toán đã đảm bảo chính xác. + Kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng của thẻ kho để ghi vào cột số lượng trên sổ số dư. Sổ số dư được mở cho cả năm và được mở cho từng kho. Phần giá trị trên sổ số dư được tính bằng cách lấy số lượng nhân với đơn giá và đơn giá này được xác định bằng cách lấy giá bình quân tồn cuối kỳ trước để xác định. Ví dụ : Kế toán lấy số tồn kho tháng 2 năm 2003 trên từng thẻ kho của tháng vào sổ số dư và đơn giá tồn cuối kỳ trước là 25.200đ của thép 9 x c x ặ50 - để tính ra số tiền và ghi vào sổ số dư cột thành tiền là 264.348đ. Với việc lập sổ số dư như vậy của kế toán thì có thể nói chưa được chính xác cả về phương pháp lập và cách thức xác định giá thành của vật liệu tồn kho, khi đó việc xác định giá là rất phức tạp và tốn nhiều công sức. Việc sử dụng sổ số dư để hạch toán chi tiết vật tư là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm vật tư tại công ty là có nhiều chủng loại, vật tư phong phú, khối lượng lớn, việc nhập, xuất diễn ra khá thường xuyên. Tuy nhiên công ty thực hiện phương pháp này để hạch toán chi tiết vật liệu là chưa đúng chế độ quy định. Phải sử dụng giá hạch toán để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho. Mặt khác sổ số dư phải cả thủ kho lập mới có sự đối chiếu. Đơn vị : Công ty xe đạp, xe máy Đống Đa Tên kho: Kho kim khí Mẫu số : 06 - VT Bộ Tài Chính Thẻ kho Ngày lập thẻ 1- 2 - 2003 Tờ số : 17 - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : Thép 9 x cặ50 - Đơn vị tính : Kg - Mã số : 26 Chứng từ Trích yếu Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn kho 31-1- 2003 126,2 25 Công ty kim khí HN 10/2/2003 300 426,2 45 Xuất kho px cơ khí 27/2/2003 295 131,2 ……………….. …… …. …. ……… Tồn kho 28/2/2003 10,49 Biểu số 6: Thẻ kho Bảng kê nhập Tháng 2/2003 ĐVT: Đồng Kho: Kim khí Chứng từ Thép 9 x cặ50 Thép 9 x cặ60 Số hiệu Ngày tháng 25 10/02 7.560.000 27 15/02 288.000 … …………. ………………… Cộng 25.152.348 15.024.000 Người lập Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 7 : Bảng kê nhập Bảng kê Xuất Tháng 2/2003 ĐVT: Đồng Kho: Kim khí Chứng từ Thép 9 x cặ50 Thép 9 x cặ60 Số hiệu Ngày tháng 45 27/02 7.434.000 37 16/02 264.000 … …………. ………… …………… Cộng 28.068.240 15.024.000 Người lập Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 8 : Bảng kê xuất Bảng luỹ kế nhập Tháng 2 năm 2003 Kho: kim khí Vật tư Từ 1-6 Từ 7 - 14 Từ 15 - 22 Từ 23 - 31 Tổng 1 2 3 4 5 6 Thép 9 x cặ50 ……… 7.560.000 ………… ……… 25.152.348 Thép 9 x cặ60 ……. …….. 288.000 ……… 15.024.000 …………… ……… ………… ………… ……….. ………. Người lập Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 9: Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Tháng 2 năm 2003 Vật tư Từ 1-6 Từ 7 - 14 Từ 15 - 22 Từ 23 - 31 Tổng Thép 9 x cặ50 ……… …………. ………… 7.434.000 28.068.240 Thép 9 x cặ60 ……. …….. 264.000 …….. 15.024.000 …………… ……… ………… ………… ……….. ………. Người lập Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 10: Bảng luỹ kế xuất Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Tháng 2/2003 ĐVT: Đồng Danh điểm Tên vật tư Số dư đầu tháng Nhập Xuất Tồn 26 Thép 9 x cặ50 3.180.240 25.152.348 28.068.240 264.348 27 Thép 9 x cặ60 491.760 15.024.000 15.024.000 491.760 ……….. ……… ……. …….. …….. ….. Người lập Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 11: Bảng tổng hợp nhập - xuất – tồn tháng 2 Cuối mỗi quí căn cứ vào bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn của từng tháng kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồng của cả quí để đối chiếu với sổ tổng hợp Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Qúi I năm 2003 Danh điểm Tên vật tư Số dư đầu quí Nhập Xuất Tồn 01 Thép lá 1,2 ly 17.978.400 32.000.000 49.978.400 0 ….. ……. ……….. …….. ………. ……….. 10 Lò xo 2 ly 3.324.300 12.050.000 15.374.000 0 11 Thép tròn4kặ16 419.270.400 4.000.000 126.870.400 260.400.000 ….. ………. ………. ………. ………. ………… 26 Thép 9cặ50 4.793.040 75.457.044 79.884.936 365.148 27 Thép 9cặ60 539.760 45.072.000 44.999.760 612.000 ….. ………… …..….. …..….. …..….. …..….. Cộng 524.670.155 1.597.825.919 1.600.800.716 521.695.358 Bảng số 12 : Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn quí I năm 2003 V. Hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty: Kế toán tổng hợp vật liệu là việc ghi chép về tình hình nhập xuất vật tư trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo chỉ tiêu giá trị. Qua việc hạch toán kế toán tổng hợp thì mới phản ánh được chính xác sự biến động của toàn bộ vật tư. Do đặc điểm về vật tư cũng như về yêu cầu quản lý, tính chất ngành sản xuất nên công ty đã áp dụng hạch toán vật liệu tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế gía trị gia tăng. * Tài khoản sử dụng: - TK 152 chi tiết thành: TK 1521 KK : Nguyên vật liệu chính kho kim khí. TK 1521 mộc : Bán thành phẩm mộc TK1521 mạ : Bán thành phẩm mạ Bán thành phẩm mộc và bán thành phẩm mạ là bán thành phẩm của phân xưởng mạ đồng thời là nguyên vật liệu chính của các phân xưởng khác. TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế - Kế toán còn sử dụng một số tài khoản: TK 133(1331), 141, 331, 154, 155, 141, 111, 112, 621, … 1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: Vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài, ngoài ra một số vật liệu công ty thuê gia công, một số bán thành phẩm của phân xưởng này khi chuyển sang phân xưởng khác thì là vật liệu chính. 1.1.Đối với vật liệu mua từ bên ngoài: Công ty thường mua theo hợp đồng cung cấp, công ty có thể trả tiền ngay hoặc là trả chậm đối với một số khách hàng thường xuyên và khối lượng lớn. Công ty có thể thanh toán bằng tiền mặt, séc, hoặc trả trước đối với mọi khách hàng. - Trường hợp công ty trả tiền ngay cho nhà cung cấp: Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn ngày 14/2/2003 kế toán ghi: Nợ TK 152(1521) : 2.056.200 Nợ TK 133(1331) : 205.620 Có TK 111 : 2.261.820 Sau đó nghiệp vụ này được ghi vào sổ nhật ký chung. - Trường hợp công ty trả tiền chậm cho nhà cung cấp: Nợ TK 152(1521) : 2.056.200 Nợ TK 133(1331) : 205.620 Có TK 331 : 2.261.820 Để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với người bán. 1.2.Đối với vật liệu mua bằng tiền tạm ứng: Khoản tạm ứng này được theo dõi như là một khoản thanh toán với người bán và lập theo quý. Kế toán định khoản như sau: + Nợ TK 152 - chi tiết Nợ TK 133(1331) (Giá mua thực tế) Có TK 331 - chi tiết + Nợ TK 152 - chi tiết Có TK 141: chi phí vận chuyển + Nợ TK 331 (giá hoá đơn) Có TK 111 Việc theo dõi thanh toán tạm ứng được kế toán tạm ứng lập cho từng quý. Bảng thanh toán tạm ứng có mẫu như sau: Biểu số 13: Bảng thanh toán tạm ứng quý I/2003 Bảng thanh toán tạm ứng Quý I/2003 S TT Diễn giải Dư nợ đầu kỳ Phát sinh Nợ Ghi Có TK 141 - Nợ các TK Dư Nợ cuối kỳ 152 627 … Cộng Có TK 141 1 Tuấn V/c+ CP 2.000.000 8.560.000 300.000 2 Hùn