Đề tài Tình hình hoạt động kinh doanh và quản lý tại Công ty bánh kẹo Hải Hà

0,482 68,81% 91,947 72,11% II. Tổng nguồn vốn 118,43 100% 127,52 100% A. Nợ phải trả 42,827 36,16% 47,543 37,28% 1. Nợ gắn hạn 27,718 23,4% 25,04 19,62% 2. Nợ dài hạn 15,109 12,76% 19,522 15,31% B. Nguồn vốn CSH 75,603 63,84% 79,977 62,71% 1. Vốn kinh doanh 50,471 42,62% 52,632 41,27% 2. Vốn, quỹ khác 25,132 21,22% 30,345 23,8% Nhận xét: Cơ cấu tài sản của công ty năm 2002 so với năm 2001 là tốt hơn thể hiện ở tỷ trọng đầu tư TSLĐ giảm còn tỷ trọng đầu tư TSCĐ tăng. Đây là một thuận lợi nếu công ty sử dụng hợp lý và hiệu quả TSCD, tuy nhiên hiệu quả sử dụng vốn sẽ giảm do TSCĐ lưu chuyển chậm. Số liệu về giá trị hàng tồn kho trong hai năm là tương đối cao điều này là do tính chất sản xuất mang tính thời vụ, tiêu thụ mạnh vào cuối tháng 12 và đầu tháng 1 năm sau. Tỷ trọng các khoản phải thu giảm chứng tỏ một trong những nguyên nhân là doanh nghiệp đã áp dụng niều biện pháp để khuyến khích khách hàng mua hàng thanh toán ngay điều này là rất tốt. Mặc dù nguồn vốn chủ sở hữu năm 2002 tăng so với năm2001 cả về số lượng đối là 4,374 tỷ (79,977 -75,603) và số lượng đối là 105,78% nhưng tỷ trọng trong tổng số nguồn vốn lại giảm xuống (từ 63,84% năm 2001 xuống còn 62,71% năm 2002) trong khi nợ phải trả năm 2002 lại tăng thêm 4,716 tỷ (47,543 tỷ - 42,824 tỷ) hay tăng 111%. So với năm 2001 chứng tỏ công ty đã tăng cường đi chiếm dụng vốn. Tuy nhiên tỷ suất tự tài trợ vốn khá cao. Tỷ suất tự tài trợ = Tỷ suất tự tài trợ năm 2001 = = 0,638 Năm 2002 = = 0,627 Điều này cho thấy khả năng tài chính của công ty vẫn đảm bảo, phần lớn tài sản của công ty mua sắm đầu tư bằng số vốn của mình. 1.3. Đặc điểm về công nghệ sản xuất 1.3.1. Các chủng loại thiết bị, máy móc trong công ty Qua 40 năm sản xuất kinh doanh, trang thiết bị cũ kỹ, lạc hậu dần được thay thế bằng những thiết bị mới hiện đại hơn. Vào những năm mới thành lập, thiết bị chủ yếu còn ở dạng thô sơ sản xuất thủ công như: chảo nấu kẹo, máy cán, máy cắt và sản xuất kẹo bi, kẹo cứng nhập từ cộng hoà dân chủ Đức và Trung Quốc. Những năm 1970 - 1957 do sản xuất phát triển công ty đã đầu thêm, thiết bị mới như hệ thống máy sản xuất tinh bột Trung Quốc để sản xuất giấy bao cho kẹo đồng thời trang bị một dây truyền sản xuất nha làm nguyên liệu cho sản xuất kẹo với thiết bị nhập từ Hà Lan. Cho đến nay công ty đã có thêm hai dây chuyền sản xuất kẹo cứng Ba Lan, hai nồi nấu kẹo tự động của Đức, dây chuyền sản xuất bánh và nhiều máy móc thiết bị của Đức, Italia, Nhật Bản, Đan Mạch... Gần đây nhất công ty mới trang bị một dây chuyền sản xuất kẹo chew của Đức với tổng nguồn vốn lên tới 25 tỷ. Nhìn chung thiết bị sản xuất chủ yếu nhập từ nước ngoài đồng thời mua cả công nghệ. Bảng thiết bị công nghệ sản xuất bánh kẹo. Tên thiết bị Nước sản xuất Năm sản xuất Công suất (kg /giờ) I. Thiết bị sản xuất kẹo - Nồi nấu kẹo nhân không Đài Loan 1990 300 - Máy gói kẹo cứng Italia 1995 500 Máy gói kẹo kiểu gấp Đức 1993 600 - Máy gói kẹo mềm kiểu gói gối Hà Lan 1996 1000 - Dây chuyền kẹo Jelly đổ khuôn autralia 1996 2000 - Dây chuyền kẹo Caremen béo Đức 1998 2000 - Dây chuyền kẹo chew Đức 2002 600 II. Thiết bị sản xuất bánh - Dây chuyền sản xuất bánh quy ngọt Đan Mach 1992 300 - Dây chuyền sản xuất bánh Cracker Italia 1995 400 - Dây chuyền phủ Socola Đan mạch 1995 200 - Dây chuyền sản xuất máy đóng gói bánh Nhật Bản 1997 100-200 - Dây truyền sản xuất bánh kem xốp Malaisia 2000 600 1.3.2. Quy trình công nghệ sản xuất Quy trình sản xuất kẹo cứng Hoà đường Nấu Làm nguội Máy lăn côn Vuốt kẹo Tạo nhan Bơm nhân Dập hình Sàng làm lạnh Gói tay Đóng túi Máy túi Quy trình sản xuất kẹo mềm Hoà đường Nấu Làm nguồi Quật kẹo Máy lăn còn Máy vuốt Máy gói Đóng túi to Cán kẹo Cắt miếng Sàng rung Gói tay Quy trình sản xuất bánh cracker Đường, glucô, nước, muối Đảo trộn giai đoạn 1 Đảo trộn giai đoạn 2 Bột mì Chất tạo xốp chất béo, sữa bột Qua các trục cán và gập lớp Bột nhào Qua máy dập hình Nướng bánh Phun dầu Làm nguội Xếp khay Đóng gói Nhập kho Quy trình sản xuất bánh kem xốp Nguyên liệu Nhào trộn Dập hình Làm nguội Phủ kem Máy cắt thanh Tạo kem Đóng túi Bao gói Quy trình sản xuất kẹo chew Đường, Malto, nước Khuấy trộn Nồi chứa trong gian Bơm chuyển sản phẩm Xô chứa kẹo Làm lạnh Quật xốp Phẩm mầu, tinh dầu, axit lactic Làm lạnh Dập hình Vuốt kẹo Đùn Làm lạnh sơ bộ ủ nóng 600C Chọn kẹo Máy gói Đóng sản phẩm Nhập kho 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Tổng giám đốc Phó TGĐ tài chính Phó TGĐ kinh doanh XN kẹo Chew XN kẹo mềm XN kẹo cứng XN Bánh XN phụ trợ XN thực phẩm Việt Trì NM Bột DD Nam Định Phòng Tài vụ Phòng kinh doanh Văn phòng Phòng Bảo vệ Phòng KCS Phòng Kỹ thuật Chi nhánh TP HCM Chi nhánh Đà Nẵng Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Nghiên cứu thị trường tiếp thị Đội xe Kho 1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban Bộ máy của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng: Đứng đầu công ty là Tổng giám đốc do cấp trên bổ nhiệm sau khi đã tham khảo ý kiến của Đảng bộ, phiếu tín nhiệm của toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Tổng giám đốc quản trị theo chế độ một thủ trưởng có quyền quyết định, điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng kế hoạch và chính sách pháp luật của Nhà nước, Nghị quyết đại hội công nhân viên chức đồng thời chịu trách nhiệm trước nhà nước và tập thể người lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổng giám đốc là người đại diện toàn quyền của Công ty trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Tổng giám đốc điều hành trực tiếp các xí nghiệp thành viên, văn phòng, phòng bảo vệ, phòng KCS, phòng kỹ thuật. Và điều hành gián tiếp phòng Tài vụ và phòng kinh doanh thông qua hai phó tổng giám đốc. Dưới tổng giám đốc là hai phó tổng giám đốc phụ trách lĩnh vực chuyên môn. Phó tổng giám đốc tài chính trực tiếp điều hành phòng tài vụ, chịu trách nhiệm về việc huy động vốn xem xét việc tính giá thành, lãi, lỗ. Phó Tổng giám đốc kinh doanh trực tiếp điều hành phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về quản lý vật tư và tiêu thụ sản phẩm cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Hệ thống các phòng ban Phòng tài vụ có chức năng huy động vốn sản xuất, tính giá thành, lỗ, lãi, thanh toán trong nội bộ công ty và với bên ngoài. Phòng kinh doanh có chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư, ký hợp đồng thu mua vật tư thiết bị, theo dõi việc thực hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình tiêu thụ, thăm dò thị trường, quảng cáo lập dự án phát triển cho những năm tiếp theo. Văn phòng có chức năng lập định mức thời gian cho các loại sản phẩm tính lương tính thưởng cho cán bộ công nhân viên, tuyển dụng lao động, phụ trách những vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phục vụ tiếp khách. Phòng bảo vệ có chức năng bảo vệ kiểm tra cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty. Phòng KCS có chức năng kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào nếu đạt tiêu chuẩn tiến hành nhập kho đưa vào sản xuất và kiểm tra chất lượng của thành phẩm đầu vào. Phòng kỹ thuật có chức năng nghiên cứu công nghệ sản xuất bánh hoặc kẹo phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng và khí hậu Việt Nam. Sau đó phòng kỹ thuật chuyển công nghệ cho các xí nghiệp thành viên. Trong quá trình sản xuất phòng kỹ thuật có trách nhiệm theo dõi sản phẩm trên dây truyền. Phần II Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty bánh kẹo Hải hà 2.1. Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo phương thiết kế toán tập trung. Nghĩa là việc xác định kết quả kết quả kinh doanh của các xí nghiệp thành viên đều được thực hiện tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà. Tại phòng kế toán của công ty gồm 9 nhân viên đều tốt nghiệp đại học khối kinh tế, mỗi nhân viên phụ trách một khâu kế toán với các nhiệm vụ, quyền hạn sau: Kế toán trưởng (kiêm phó tổng giám đốc tài chính) chịu trách nhiệm chỉ đạo hướng dẫn toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế trong toàn bộ công ty. Đưa ra các ý kiến về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, nâng cấp bậc khen thưởng, thi hành kỷ luật các nhân viên kế toán, thủ quỹ, thủ kho. Ngoài ra kế toán trưởng giúp đỡ tổng giám đốc tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong công ty một cách thường xuyên nhằm đánh giá đúng đắn tình hình kết quả và hiệu quả kế hoạch sản xuất của công ty, phát hiện những lãng phí và thiệt hại xảy ra, những sự trì trệ trong sản xuất và kinh doanh để có biện pháp khắc phục. Thông qua công tác tổ chức kế toán kế toán trưởng còn tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức sản xuất, xây dựng phương án sản phẩm cải tiến quản lý kinh doanh của công ty nhằm khai thác khả năng tiềm tàng và nâng cao không ngừng hiệu quả của đồng vốn. Tổ chức thi hành củng cố và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán của các xí nghiệp thành viên. Dưới kế toán trưởng có hai phó phòng. Phó phòng 1: Kiêm kế toán tổng hợp: giúp kế toán trưởng công tác chỉ đạo làm công tác tổng hợp ghi sổ cái, lập báo cáo kế toán, phân tích kinh tế, bảo quản và lưu trữ hồ sơ. Phó phòng 2: Kiêm kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: Giúp kế toán trưởng công tác chỉ đạo, hạch toán tài sản cố định theo dõi ghi sổ quá trình tăng giảm tài sản cố định và tính khấu hao tài sản cố định trong kỳ. Tiến hành hạch toán các khoản chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên của tài sản. Kế toán tiền mặt: hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt của công ty. Tổng hợp tình hình thành toán nội bộ bên ngoài, hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình thanh toán nội bộ và bên ngoài, hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình vay vốn, huy động vốn có kỳ hạn (dưới 1 năm) và quá trình thanh toán tiền vay. Kế toán tiền gửi ngân hàng: Hạch toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp vụ thu chi liên quan đến tiền gửi ngân hàng như thu tiền bán hàng bằng tiền gửi ngân hàng, vay ngắn hạn, vay dài hạn bằng tiền gửi ngân hàng. Ngoài ra kế toán ngân hàng còn tiến hành lập các bảng kê thuế và tiến hành thanh toán khi nhận được các hoá đơn mua các yếu tố đầu vào của công ty. Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập xuất tồn từng loại vật tư vật liệu chính, vật liệu phụ. Do đặc điểm sản phẩm sản xuất của công ty đòi hỏi nhiều chủng loại vật tư liên công tác kế toán vật tư có khối lượng công việc khá phổ biến. Kế toán giá thành và tiền lương: Hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí phát sinh cho các đối tượng chịu phân bổ. Tổng hợp chi phí theo từng đối tượng và tiến hành tính giá nhập kho, mở sổ hạch toán chi tiết và tổng hợp cho các chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm. Đồng thời tiến hành hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương và theo dõi tình hình lập và sử dụng các quỹ như khen thưởng, phúc lợi Kế toán doanh thu (tiêu thụ): Hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ sản phẩm như các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ, các khoản doanh thu và xác định kết quả kinh doanh. Thủ quỹ: Nhiệm vụ thu chi tiền mặt, kiểm tra tính thật giả của tiền ghi sổ quỹ và nộp tiền vào ngân hàng đúng thời hạn. Bộ máy kế toán ở các xí nghiệp thành viên: Các xí nghiệp thành viên không tổ chức bộ máy kế toán đầy đủ như ở công ty. Tổ chức kế toán ở xí nghiệp thành viên gồm 2-3 người dưới sự điều hành của giám đốc xí nghiệp và sự chỉ đạo chuyên môn của kế toán trưởng công ty. Kế toán xí nghiệp thành viên có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu kinh tế theo định kỳ và đột xuất cho công ty. Bộ máy kế toán của công ty được mô tả theo sơ đồ sau: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty bánh kẹo Hải Hà Kế toán trưởng (Kiêm phó TGĐ tài chính) Phó phòng Kế toán (Kiêm kế toán TSCĐ & XDCB) Phó phòng Kế toán (Kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán doanh thu (tiêu thụ) Kế toán giá thành và tiền lương Kế toán tiền gửi ngân hàng Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Kế toán vật liệu và CCDC Kế toán XN thành viên 2.2. Sự vận dụng chế độ kế toán tại công ty 2.2.1. Chế độ chứng từ Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp đã sử dụng một số những chứng từ tiêu biểu cho những nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ lao động tiền lương: Bảng đơn giá lương khoán cho một sản phẩm Bảng chấm công Sổ theo dõi lao động Phiếu báo cáo lao động hàng ngày Bảng kê khối lượng sản phẩm hoàn thành Bảng thanh toán tiền lương khoán (từng xí nghiệp) Hợp đồng thuê khoán lao động Phiếu làm thêm giờ Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho theo định mức Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá Thẻ kho Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá Chứng từ bán hàng: Hoá đơn bán hàng Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho Hoá đơn cước vận chuyển (trong trường hợp công ty vận chuyển tới khách hàng) Hoá đơn giám định hàng xuất nhập khẩu Bảng thanh toán hàng đại lý Thẻ quầy hàng Thẻ kho hàng hoá Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Biên lai thu tiền Bảng kiểm kê quỹ Chứng từ tài sản cố định: Quyết định (tăng giảm tài sản cố định) Hợp đồng mua bán Phiếu nhập kho Hoá đơn giá trị gia tăng Quyết định về việc thanh lý thiết bị Thông báo (về việc bán đấu giá tài sản cố định) Biên bản bán đấu giá Danh mục thiết bị bán Phiếu thu (người mua nộp tiền đối với tài sản cố định thanh lý) Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ. 2.2.2. Chế độ tài khoản Doanh nghiệp áp dụng chế độ tài khoản theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Tuy nhiên do áp dụng kế toán máy, gắn với đặc điểm công nghệ sản xuất sản phẩm và đặc điểm kinh doanh nên sự vận dụng hệ thống tài khoản đối với các tài khoản chi tiết có một số điểm chú ý sau: TK 112 được chi tiết theo các ngân hàng TK 112121 Ngân hàng công thương Thanh Xuân TK11211 Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội TK 112126 Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín TK 112127 Ngân hàng Tech Combank TK 112128 Kho bạc Hai Bà Trưng TK 131, 141, 331 được chi tiết theo mã. Một số tài khoản: TK 136, 138, 336, 511, 621, 622, 627, 157 được chi tiết theo từng xí nghiệp thành viên ví dụ như: 1361 - Việt Trì Phải thu của xí nghiệp Việt Trì 1361- Nam Định Phải thu của nhà máy Nam Định 1368 - Việt Trì Phải thu khác của xí nghiệp Việt Trì 1368- Nam Định Phải thu khác của nhà máy Nam Định 621 - Bánh - Chi phí NVL trực tiếp sản xuất bánh 621 - Kẹo cứng - Chi phí NVL trực tiếp sản xuất kẹo cứng 621 - Kẹo mềm - Chi phí NVL trực tiếp sản xuất kẹo mềm Đối với tài khoản 311 chi tiết thành một số tiểu khoản như: TK3111 : vay ngắn hạn ngân hàng TK311K: Huy động vốn từ cán bộ công nhân viên Do công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên không sử dụng các tài khoản 611, 631 Ngoài ra có một số tài khoản sau hầu như công ty không sử dụng đó là: * Tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán TK 113 - Tiền đang chuyển TK 121 - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn TK 144 - Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn TK151 - Hàng mua đang đi trên đường TK 212 - Tài sản cố định thuê tài chính TK 221 - Đầu tư chứng khoán dài hạn TK 344 - Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn * Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: Bao gồm tất cả các tài khoản ngoài bảng công ty đều không sử dụng đến. 2.2.3. Chế độ sổ sách Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng là "Nhật ký chứng từ" với niên độ kế toán bắt đầu tư 1/1 kết thúc 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam. Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỷ giá thực tế của ngân hàng ngoại thương tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kế toán. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên. Và công ty áp dụng kế toán máy. Như vậy với hình thức sổ "Nhật ký chứng từ" việc hạch toán ở công ty thực hiện dựa trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). Nhờ đó tạo điều kiện thúc đẩy các phần hành kế toán tiến hành kịp thời đảm bảo số liệu chính xác, đáp ứng yêu cầu quản lý. Việc áp dụng kế toán máy đã đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin một cách đầy đủ và kịp thời. Hầu hết các thông tin được cung cấp theo định kỳ. Tuy nhiên cũng có thông tin được cung cấp theo yêu cầu quản lý. Khi cần xem những thông tin gì chỉ cần mở máy và tra tìm. Các sổ sách sử dụng: * Các nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ số 1: Ghi Có TK 111 Nhật ký chứng từ số 2: Ghi có TK 112 Nhật ký chứng từ số 4: Ghi có TK 311, 315, 341 Nhật ký chứng từ số 5: Ghi có TK 331 Nhật ký chứng từ số 7: Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp. Phần II: Chi phí sản xuất kinh doanh tính theo yếu tố Phần III: Số liệu chi tiết phần "luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh" Nhật ký chứng từ số 8: Ghi có các TK 155, 156, 157, 159, 131,511, Nhật ký chứng từ số 9: Ghi có các TK 211 Nhật ký chứng từ số 10: Ghi có các TK 133, 136, 141, 333, 336, 338, 411, 421, 431 * Các bảng kê Bảng kê số 1: Ghi Nợ TK 111 Bảng kê số 2: Ghi Nợ TK 112 Bảng kê số 4: Tập hợp chi phí sản xuất dùng cho TK154, 621, 622, 627 Bảng kê số 5: Tập hợp chi phí đầu tư XDCB, Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp Bảng kê số 6: Tập hợp chi phí trả trước, chi phí phải trả Bảng kê số 9 Bảng kê số 10: Hàng gửi bán Các bảng kê đều có mẫu biểu theo quy định của Bộ Tài chính, riêng với bảng kê số 9 có mẫu biểu sau: Bảng kê số 9 Tài khoản 155 Từ ngày .. đến ngày .. Kho: Kho thành phẩm Tổng cộng Mã Tên SP ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Nhập lại trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền Ngày tháng năm Người lập biểu Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tương tự đối với TK 156. * Các sổ cái tài khoản liên quan như: Sổ cái TK 111, 112 Ngoài ra công ty còn sử dụng sổ kế toán chi tiết xuất vật tư, sổ chi tiết nhập vật tư (đối với sổ chi tiết nhập vật tư có thể được lập theo ngày, theo đối tượng khách hàng, theo vật tư hoặc theo vụ việc), sổ chi tiết công nợ (TK31, 331). Sổ chi tiết TK 311 và một số bảng như bảng tổng hợp phát sinh tài khoản, bảng cân đối phát sinh công nợ với các mẫu như sau: Sổ chi tiết xuất vật tư STT Diễn giải TK Tiền N C Sổ chi tiết nhập vật tư Mã chứng từ Diễn giải TK Tên vật tư N C SL ĐG TT Sổ chi tiết công nợ (TK331) Ghi theo đối tượng công nợ Dư đầu kỳ Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư cuối kỳ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản (dùng cho từng tài khoản) TK ĐƯ FS Nợ FS Có Bảng cân đối phát sinh công nợ TK 331 Từ ngày .. đến ngày Tổng cộng STT Mã đối tượng Dư Nợ ĐK Dư Có ĐK FS Nợ FS Có Dư Nợ CK Dư có CK Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 2.2.4. Chế độ báo cáo kế toán Hiện nay công ty đang sử dụng các báo cáo kế toán theo chế độ nhà nước quy định bao gồm 3 loại báo cáo đó là: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài ra công ty còn sử dụng một số báo cáo phục vụ cho mục đích quản trị đó là Báo cáo chi tiết xuất tái chế, báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo chi tiết chi phí quản lý, báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn. Các báo cáo tài chính đều được lập vào cuối quý. 2.3. Phương pháp, quy trình hạch toán trên các phần hành kế toán tại công ty Khi mua các yếu tố đầu vào do khối lượng và trị giá mua thường là rất lớn cho nên thường thì công ty chưa thanh toán ngay việc hạch toán thông qua TK 331. Tại phòng kinh doanh sẽ làm thủ tục nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 4 liên: Liên 1: lưu tại phòng kinh doanh Liên 2: lưu tại thủ kho Liên 3: dùng trong thanh toán Liên 4: lưu phòng tài vụ. Còn đối với phần thuế GTGT của các yếu tố đầu vào thì việc hạch toán và thanh toán do một kế toán đảm nhiệm, thường là do kế toán ngân hàng vì thuận lợi trong việc thanh toán. Khi kế toán ngân hàng được nhận phiếu nhập kho kèm theo hoá đơn mua hàng sẽ tiến hành kê thuế và hạch toán như sau: Nợ TK 133 Nợ TK 331 Có TK 111, 112 Cuối tháng kết chuyển, tính ra số thuế phải nộp và tiến hành nộp thuế: 2.3.1. Kế toán tiền mặt Khi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến tiền mặt, kế toán tiền mặt sử dụng tài khoản 111 và một số tài khoản liên quan như TK141, 311 (311.K) huy động vốn Căn cứ để ghi bao gồm một số chứng từ: Phiếu thu Phiếu chi Các chứng từ gốc khác. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ, hoá đơn, kế toán tiền mặt sẽ tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt với mẫu sau: Sổ quỹ tiền mặt NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Phiếu thu Phiếu chi N C Tại Công ty bánh kẹo Hải Hà thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý nhập xuất tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ thực tế so sánh đối chiếu với sổ quỹ thực tế, sổ sách đối chiếu giữa sổ quỹ của thủ quỹ với sổ quỹ của kế toán tiền mặt. Trong trường hợp công ty muốn huy động vốn bằng cách vay tiền của các cán bộ công nhân viên thì kế toán tiền mặt sẽ mở sổ và ghi sổ chi tiết TK311 (311K): Huy động vốn với mẫu sổ: Sổ chi tiết TK 311 NT Số sổ Tên khách hàng Số kỳ hạn Ngày rút Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán tiền mặt 112 111 112 Nhập tiền vào ngân hàng Rút TGNH về nhập quỹ Thu nợ từ khách hàng, thu nội bộ, hoàn tạm ứng Chi mua sắm vật tư, TSCĐ 131,136,141 152,211 311 311 Thanh toán nợ ngắn hạn Vay ngắn hạn Doanh thu bán hàng 511,512 331,333,334 Thanh toán với người bán, với ngân sách và công nhân viên 333 Thuế GTGT tương ứng Thu nhập hoạt động tài chính và hoạt động bất thường Chi hoạt động 711,721 621,627,641,642 Thuế GTGT tương ứng 333 Quy trình ghi sổ: Căn cứ vào các chứng từ tiền mặt kế toán tiến hành ghi sổ quỹ hàng ngày. Cuối tháng tiến hành lập bảng kê và sổ cái. 2.3.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán ngân hàng chịu trách nhiệm quản lý một số tài khoản như TK112, 311, 341. Khi phát sinh các nghiệp vụ cơ sở để ghi chép bao gồm những chứng từ như giấy báo nợ, báo có, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán tiền gửi ngân hàng 111 112 111 Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ Chuyển tiền mặt vào ngân hàng Thu hồi các khoản nợ Chi mua sắm vật tư, TSCĐ 131,136,138 152,211 311,341 311,341 Thanh toán nợ ngắn hạn, dài hạn Vay ngắn hạn, dài hạn Doanh thu bán hàng 511,512 331,333 Thanh toán với người bán, với ngân sách 333 Thuế GTGT tương ứng Thu nhập hoạt động tài chính và hoạt động bất thường Phí ngân hàng 711,721 642 Thuế GTGT tương ứng 333 Chi phí lãi tiền vay ngân hàng Lãi tiền gửi ngân hàng , lãi liên doanh 711 811 Quy trình ghi sổ: Căn cứ vào các chứng từ TGNH kế toán tiến hành lập bảng kê chứng từ, bảng cân đối phát sinh tài khoản. Cuối tháng căn cứ vào đó để lập bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ cái tài khoản liên quan. Bảng kê chứng từ Tài khoản: Từ ngày .. đến ngày . PS Nợ PS Có Ngày Số chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có 2.3.3. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty sử dụng một lượng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ rất lớn. Khi nhập mua phòng KCS tiến hành kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu đầu vào. Phòng KCS lập phiếu kiểm tra chất lượng kèm hoá đơn mua hàng chuyển lên phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho. Sau đó chuyển 1 liên cho thủ quỹ ký chuyển 1 liên cho phòng tài vụ. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho sẽ làm thủ tục nhập kho. Định kỳ 10 ngày hoặc cuối tháng có sự đối chiếu giữa kế toán, thống kê bên phòng kinh doanh và thủ kho. Việc xuất kho theo định mức: Căn cứ định mức phòng kinh doanh chuyển xuống cho các xí nghiệp, các xí nghiệp căn cứ định mức và kế hoạch sản xuất từng ngày sẽ xuống thủ kho lấy. Cuối tháng tổng hợp lại chuyển cho phòng kinh doanh để tính ra tổng định mức xuất cả tháng. Trong trường hợp xuất bán thì phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn tài chính. Hoá đơn 4 liên: Liên 1: đưa khách hàng Liên 2: Lưu tại phòng kinh doanh Liên 3: thủ kho Liên 4: Phòng tài vụ Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất. Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán NVL, CCDC 111, 112, 141, 331 152,153 621 Xuất để chế tạo sản phẩm Thanh toán tiền mua bằng tiền mặt, TGNH, tạm ứng hoặc chưa thanh toán Xuất cho phân xưởng, cho bán hàng, QLDN và cho XDCB Nhập vật liệu tự chế biến hoặc thuê ngoài chế biến 154 627,641,642,241 3381 154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến Vật tư kiểm kê phát hiện thừa Vật tư phát hiện thiếu khi kiểm kê 1381 Giá vốn bán vật tư 821 Quy trình ghi sổ: Chứng từ vật tư Sổ chi tiết công nợ TK 331 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn NKCT liên quan Bảng kê 4,5,6 NKCT số 5 NKCT số 7 Sổ cái TK152,153 Báo cáo kế toán 2.3.4. Kế toán tài sản cố định Tài sản cố định được phân loại theo từng nguồn, t