Đề tài Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội

HANOISIMEX). Tháng 4/1991, Bộ công nghiệp nhẹ quyết định chuyển tổ chức và hoạt động nhà máy Sợi Hà Nội thành xí nghiệp Liên Hợp Sợi Dệt kim Hà Nội, với gần 2000 cán bộ công nhân trong đó có trên 400 cán bộ kỹ thuật quản lý, công nhân lành nghề được đào tạo tại các trường đại học trong nước và ngoài nước. Tháng 6/1993, xây dựng dây chuyền dệt kim số 2. Đến tháng 10/1993, Bộ Công nghiệp nhẹ quyết định sát nhập nhà máy Sợi Vinh (tỉnh Nghệ An) vào xí nghiệp liên hợp, trở thành nhà máy thành viên của xí nghiệp. Ngày 19/5/1994, khánh thành nhà máy Dệt kim (với cả hai dây chuyền số 1, số 2) Tháng 1/1995, khởi công xây dựng nhà máy thêu Đông Mỹ và đến ngày 2/9 thì khánh thành. Đồng thời trong tháng 3/1995, Bộ công nghiệp nhẹ quyết định sát nhập công ty Dệt Hà Đông vào xí nghiệp Liên hợp. Tháng 6/1995, Bộ Công nghiệp nhẹ quyết định đổi tên xí nghiệp Lỉên hợp thành công ty Dệt Hà Nội. Tháng 3 /2000, công ty Dệt Hà Nội được đổi tên thành công ty Dệt may Hà Nội Đến nay, công ty đã có trên 6100 lao động, trong đó gần 350 người có trình độ đại học và đang là các cán bộ quản lý kinh tế. Đội ngũ công nhân được đào tạo và sử dụng đúng chức năng, trong đó có rất nhiều thợ bậc cao và lành nghề.. b.Khái quát về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây: Qua một vài nét giới thiệu về công ty Dệt Hà Nội, ta thấy đây là một doanh nghiệp trẻ về tuổi đời và với trang thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến, trình độ quản lý giỏi, đội ngũ cán bộ có năng lực cao, đội ngũ công nhân lành nghề luôn được tự đào tạo và đào tạo lại. Đây chính là thuận lợi lớn giúp cho công ty sản xuất kinh doanh có hiệu quả, sản phẩm của công ty luôn đạt chất lượng cao, được tặng nhiều huy chương vàng và bằng khen tại các hội chợ triển lãm kinh tế. Sản lượng thiết kế đã vươn lên đạt công suất tối đa, chất lượng sợi luôn ổn định, đạt các tiêu chuẩn quốc tế và dẫn đầu về sản lượng sản xuất sợi tại Việt Nam. Sản phẩm của công ty, đặc biệt là các sản phẩm dệt kim có chất lượng cao, được xuất đi nhiều nước trên thế giới và đã được chấp nhận ở những thị trường khó tính nhất như Nhật Bản, Hàn Quốc, khu vực EC, CHLB Đức, Italia, Pháp, SNG, Mỹ. ..và được các khách hàng trong nước mến mộ. Công ty Dệt Hà Nội là một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, nề nếp trong Bộ Công nghiệp nhẹ, luôn mở rộng hình thức kinh doanh mua bán, gia công, trao đổi hàng hoá, sẵn sàng hợp tác với các bạn hàng trong và ngoài nước để đầu tư trang thiết bị hịên đại, khoa học công nghệ mới. Lãnh đạo Doanh nghiệp là những nhà kinh doanh có năng lực, năng động và nhạy bén, luôn tìm mọi biện pháp huy động và sử dụng vốn một cách có hiệu quả nhất, phục vụ tốt yêu cầu sản xuất kinh doanh với mục tiêu đề ra lợi nhuận của năm nay cao hơn năm trước. Công ty luôn chấp hành vượt mức kế hoạch Nhà nước giao. Có thể xem xét một số chỉ tiêu sau: Kết quả sản xuất kinh doanh năm 1999 Các chỉ tiêu kinh tế -kỹ thuật đều vượt mức kế hoạch Tổng công ty giao, đạt mức tăng trưởng khá. Cụ thể là: -Giá trị sản xuất công nghiệp đạt: 426 tỷ đồng tăng 6% so với năm1998 -Tổng doanh thu đạt 430 tỷ đồng tăng 13% so với năm 1998 -Kim ngạch xuất khẩu : 14 triệu đồng tăng 25% so với năm1998 (Doanh thu nội địa bán hàng may mặc đạt gần 30 tỷ đồng ) Dự kiến kết quả đạt được trong năm 2000 - Giá trị sản xuất công nghiệp đạt : 462 tỷ đồng - Tổng doanh thu: 463 tỷ đồng - Kim ngạch xuất khẩu : 15 triệu USD 2.Đặc điểm tổ chức sản xuất : Việc tổ chức sản xuất hợp lý, khoa học, phù hợp với công nghệ sản xuất ở mỗi xí nghiệp là việc hết sức quan trọng. Gắn với mỗi loại hình sản xuất khác nhau, công nghệ khác nhau đòi hỏi việc tổ chức sản xuất, quản lý khác nhau, yêu cầu bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp, có như vậy kinh doanh mới đạt hiệu quả cao. Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty được quyết định bởi qui mô sản xuất kinh doanh lớn, đa dạng về chủng loại sản phẩm cùng độ rộng khắp cuả thị trường tiêu thụ. Nhiệm vụ của công ty được thực hiện thông qua các nhà máy thành viên : -Nhà máy Sợi 1: Qui mô 6500 cọc sợi, sản lượng 4000 tấn/năm, sản phẩm chủ yếu là sợi Peco và Cotton các loại, có chỉ số Ne 60, Ne 45, Ne 46, Ne30, dây chuyền sợi xe sản lượng 300 tấn/năm. -Nhà máy Sợi 2: Qui mô 3500 cọc sợi, sản lượng 4000 tấn/năm, sản phẩm chủ yếu là sợi Cotton các loại, có dây chuyền sợi xe với sản lượng 350 tấn/năm. -Nhà máy Dệt nhuộm gồm các phân xưởng Dệt và Nhuộm -Nhà máy May : gồm hai phân xưởng May1 và May2, bộ phận in,thêu. Hai nhà máy kết hợp với nhau để từ sợi sản xuất ra vải, quần áo dệt kim các loại: T shirt, PL shirt, Hineck với sản lượng 4,5 triệu sản phẩm /năm. -Nhà máy Sợi Vinh : Qui mô 2500 cọc sợi, sản lượng 2000 tấn/năm, sản phẩm chủ yếu là các loại sợi, ngoài ra còn có các sản phẩm may. -Nhà máy Dệt Hà Đông : Sử dụng nguyên liệu sợi 600 tấn/năm, chuyên sản xuất khăn mặt, khăn các loại. -Nhà máy May Thêu Đông Mỹ: Sử dụng khoảng 5000 tấn sợi/năm cho ra sản phẩm dệt kim các loại, sản lượng 1,2 triệu sản phẩm /năm. Ngoài ra còn có hai nhà máy phục vụ cho sản xuất: nhà máy Động lực, nhà máy Cơ điện. * Quy trình công nghệ sản xuất của mặt hàng chủ yếu trong đơn vị Toàn bộ quy trình sản xuất được chia ra nhiều giai đoạn công nghệ. Nguyên vật liệu chính được chế biến một cách liên tục từ giai đoạn đầu đến giai đoạn cuối theo một trình tự nhất định. Quá trình sản xuất diễn ra liên tục, có sản phẩm dở dang, thành phẩm của công đoạn này vừa có thể xuất bán vừa có thể là nguyên liệu của công đoạn sau. Điều này ảnh hưởng và chi phối đến công tác hạch toán của đơn vị. Thành phẩm của công ty là các loại sợi, hàng dệt kim, dệt thoi. Các sản phẩm này được thực hiện bằng các dây chuyền công nghệ khép kín, dây chuyền kéo sợi, dây chuyền dệt kim, dây chuyền dệt thoi. Có thể hình dung công nghệ sản xuất của công ty qua sơ đồ số 2.1 1.Dây chuyền kéo sợi: cuộn cúi Chải kỹ chải kỹ sản phẩm nhập kho gồm sợi cotton, sợi pha, sợi pe ghép trộn ghép i,II ghép thô sợi con đánh ống sợi xe đôi Sản phẩm nhập kho ghép i,II xé trộn bông nghiền ghép trước bông xé trộn xơ chải thô ghép trước xơ nghiền chải thô (Sơ đồ số 2.1) 2.Dây chuyền dệt kim: Sợi TK 111, 112, 141 331 TK 621 TK 627, 641, 642, 241 TK 632 (157) dệt vải mộc sản phẩm nhập kho cắt may thêu, in bao gói giặt, nấu, tẩy, nhuộm Sợi dệt thoi vải mộc vải dệt thoi nhuộm nhập kho cắt may, khâu sản phẩm nhập kho gỡ vắt mở khổ vải dệt kim Văng (Sơ đồ 2.2) 3.Dây chuyền dệt thoi: (Sơ đồ 2.3) Do mặt hàng sản xuất của công ty phong phú và đa dạng, sản xuất hàng loạt nên bộ phận sản xuất chia thành các phân xưởng như phân xưởng may I, phân xưởng may II... Để tiếp cận được mục tiêu kế hoạch sản xuất, tiến trình sản xuấtđược chia thành các ca sản xuất 3. Tổ chức quản lý kinh doanh. a.Đặc điểm tổ chức bộ máy tại công ty Công ty Dệt Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước có qui mô lớn, có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lâp, có tài khoản và con dấu, bao gồm tài khoản tiền Việt và tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng Công Thương Hai Bà Trưng, ngân hàng Ngoại Thương, ngân hàng Indouna Bank. Có thể hình dung mô hình này qua sơ đồ số 4 Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của từng bộ phận : -Tổng giám đốc công ty do Tổng công ty Dệt may Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật. Tổng giám đốc có nhiệm vụ tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty, đồng thời là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước cơ quan quản lý cấp trên và trước pháp luật. -Giúp việc cho tổng giám đốc là 3 phó tổng giám đốc điều hành một số lĩnh vực của công ty theo sự phân công của tổng giám đốc, đồng thời là cán bộ tham mưu cao nhất cho tổng giám đốc trong lĩnh vực xây dựng kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh. Các phòng chức năng có: -Phòng xuất nhập khẩu : -Văn phòng tổng giám đốc:. -Phòng điều hành sản xuất :. -Phòng tổ chức lao động: -Phòng kế toán tài chính: -Phòng KCS: -Phòng kinh doanh:. -Phòng bảo vệ quân sự: -Xí nghiệp dịch vụ xây dựng có nhiệm vụ chăm sóc cảnh quan, vệ sinh môi trường. -Cửa hàng thương mại dịch vụ: giới thiệu và bán sản phẩm xn dịch vụ xây dựng Sơ đồ tổ chức quản lý kinh doanh tgđ công ty pgđ kt-sx pgđ kt pgđ ktsx & phụ phòng xuất Nhập khẩu phòng tổ chức lao động phòng bảo vệ phòng điều hành sản xuất phòng sxkd phòng kttc cửa hàng tm dịch vụ trung tâm y tế trường mầm non phòng kcs văn phòng giám đốc XN dịch vụ xây dựng (Sơ đồ 2.4) b.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp có thể hiểu như một tập hợp những cán bộ nhân viên kế toán cùng với trang thiết bị kỹ thuật, phương tiện ghi chép, tính toán, cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán thủ quỹ kế toán nvl ccdc kế toán tscđ kế toán xdcb kế toán tiền mặt tgnh kế toán th cp, tính giá thành kế toán tp và tiêu thụ kế toán thanh toán và nv kế toán tiền lương & bhxh kế toán trưởng (trưởng phòng) phó phòng kế toán (kế toán tổng hợp) các nhân viên thống kê bộ phận trực thuộc (Sơ đồ 2.5) Phòng kế toán tài chính gồm 20 người: Kế toán trưởng, 2 phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, 16 nhân viên kế toán và 1 thủ quỹ nhiệm vụ được phân công như sau: -Kế toán trưởng: là người trực tiếp phụ trách phòng tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý tài chính cấp trên và tổng giám đốc công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác kế toán của công ty, có nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ phòng kế toán tài chính theo hoạt động chức năng chuyên môn kiểm tra chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng vật tư, tiền vốn trong toàn công ty theo đúng chế độ tài chính mà Nhà nước ban hành. -Phó phòng kế toán tài chính (kiêm kế toán tổng hợp). Có nhiệm vụ hàng tháng căn cứ vào nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ (do kế toán vật liệu, kế toán thanh toán, kế toán tiền lương, kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành... chuyển lên) để vào sổ tổng hợp cân đối theo dõi các tài khoản, lập bảng cân đối kế toán sau đó vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Lập báo cáo tài chính theo qui định của Nhà nước. Phó phòng kế toán tài chính có trách nhiệm cùng với kế toán trưởng trong việc quyết toán cũng như thanh tra, kiểm tra công tác tài chính của công ty. -Kế toán nguyên vật liệu: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, vật liệu công cụ dụng cụ để vào sổ chi tiết vật tư, cuối tháng tổng hợp lên sổ tổng hợp xuất, lập bảng kê số 3- bảng kê tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ, bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ và từ các hoá đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán để vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, lên nhật ký chứng từ số 5. -Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định, tình hình mua bán và thanh lý tài sản cố định. -Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ căn cứ vào các bảng tổng hợp thanh toán lương và phụ cấp do tổ nghiệp vụ dưới các nhà máy chuyển lên để lập các bảng tổng hợp thanh toán lương cho các nhà máy, các phòng ban chức năng, lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. -Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng tổng hợp vật liệu xuất dùng, bảng phân bổ lương... và các nhật ký chứng từ có liên quan để ghi vào sổ tập hợp chi phí sản xuất (có chi tiết cho từng nhà máy) phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể. -Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ và theo dõi công nợ của khách mua hàng. Mở sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng. Mở thẻ theo dõi nhập xuất tồn thành phẩm. Sau đó, theo dõi vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại. -Kế toán thanh toán: theo dõi tình hình thu chi sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi nhân hàng của công ty, mở sổ theo dõi chi tiết tiền mặt, hàng ngày đối chiếu số dư trên tài khoản của công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng. theo dõi tình hình thanh toán của công ty với các đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp, nội bộ công ty. -Thủ quĩ: quản lý quỹ tiền mặt của công ty và thực hiện việc thu chi tiền mặt theo phiếu thu,phiếu chi. -Kế toán các nhà máy: chịu sự chỉ đạo ngành dọc của phòng kế toán tài chính của công ty, thực hiện tổng hợp các công việc xảy ra trong nhà máy sau đó báo cáo lên phòng kế toán tài chính của công ty. Qua mô hình trên ta thấy: công ty tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức tập trung, phòng kế toán là trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng, thu nhận, xử lý chứng từ, luân chuyển ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp và lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế và hướng dẫn kiểm tra kế toán trong toàn đơn vị, thông báo số liệu kế toán thống kê cần thiết cho các đơn vị phụ thuộc. Các nhân viên kế toán ở các nhà máy thành viên có nhiệm vụ thu thập chứng từ kiểm tra, xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ lập báo cáo thống kê, tài chính theo sự phân cấp, dưới sự chỉ đạo giám sát của kế toán trưởng. Với đặc điểm đó công ty đã thực hiện hình thức kế toán nhật ký chứng từ và hạch toán tình hình biến động của tài sản theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hình thức này có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng ghi sổ, đối chiếu số liệu tiến hành thường xuyên kịp thời, cung cấp các số liệu cho việc tổng hợp theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính lập báo cáo kế toán. Tổ chức công tác kế toán theo hình thức này, mọi công việc chủ yếu của hạch toán kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán doanh nghiệp. Do đó giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, từ đó thực hiện sự kiểm tra và chỉ đạo sát sao, kịp thời các hoạt động của toàn doanh nghiệp. Sự chỉ đạo công tác kế toán được thống nhất, chặt chẽ: tổng hợp số liệu và thông tin kinh tế kịp thời, tạo điều kiện trong phân công lao động, nâng cao trình độ, chuyên môn hoá lao động hạch toán. Việc trang bị ứng dụng phương tiện kỹ thuật cơ giới hoá công tác kế toán được thuận lợi. Tuy nhiên hình thức này có hạn chế là khối lượng công việc kế toán tập trung ở phòng kế toán doanh nghiệp lớn, tạo ra khoảng cách về không gian và thời gian giữa nơi xảy ra thông tin, thu thập xử lý thông tin và tổng hợp số liệu, hạn chế sự chỉ đạo kiểm tra của kế toán. Nói tóm lại, chế độ hạch toán áp dụng tại doanh nghiệp là: -Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 hàng năm kết thúc ngày 31/12 năm đó. -Đơn vị tiền tệ sử dụng trong nhi chép ké toán: đồng -Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ -Phương pháp kế toán tài sản cố định: + Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá TSCĐ +Phương pháp khấu hao áp dụng: theo QĐ 106/BTC -Phương kế toán hàng tồn kho: +Nguyên tắc đánh giá: chi tiết theo từng kho nguyên liệu, vật liệu +Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: tính giá bình quân. +Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. Để tập hợp các số liệu phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh , cũng như viẹc hình thành các thông tin cần thiết cho quản lý, công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp tương đối đầy đủ theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính  Quy trình hạch toán vật liệu theo hình thức Nhật ký chứng từ tại Công ty Dệt may Hà Nội Chứng từ Nhập xuất Nhật ký chứng từ 5 Sổ chi tiết TK 331 Bảng kê xuất Tổng hợp nhập Bảng kê nhập kê nhập NK-CT liên quan 1,2,4...10 Tổng hợp xuất Bảng kê số 3 Bảng phân bố số 2 Bảng kê 4,5,6 NK - CT số 7 Sổ cái TK 152, 153 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu (Sơ đồ 2.6) II.Trình tự hạch toán nguyên vật liệu tại công ty dệt may Hà Nội: 1. Đặc điểm nguyên vật liệu: Là một doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực dệt may mặc, do vật liệu của công ty rất đa dạng và phong phú tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như: sợi, chỉ, thuốc nhuộm, kim may, than, xăng, dầu, bao bì... Mỗi loại nguyên vật liệu đều có đặc điểm riêng. Một số loại nguyên vật liệu không có khả năng bảo quản được trong một thời gian dài, chịu ảnh hưởng của thời tiết, khí hậu. Sự đa dạng của các loại nguyên vật liệu kéo theo nhu cầu bảo quản và tàng trữ chúng rất phức tạp. Thứ nhất phải kể đến nguyên vật liệu chính của công ty bao gồm bông, xơ. Về mặt chi phí chúng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong giá thành sản phẩm (60% chi phí). Bông xơ thường được đóng thành kiện trong quá trình vận chuyển và bảo quản tại kho. Loại nguyên vật liệu có đặc điểm là dễ hút ẩm khi để ngoài không khí nên trọng lượng của chúng thay đổi phụ thuộc vào điều kiện khí hậu và bảo quản. Do đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật, bông xơ được nhập ngoại là chủ yếu ( 90% nhập từ các nước Nga , ấn Độ ... ). Vì vậy, vấn đề vận chuyển và bảo quản không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và thông số kỹ thuật cho quá trình sản xuất sản phẩm. Với đặc điểm này bông xơ đã được tính toán một cách chính xác khi nhập để phản ánh đúng giá trị thực nhập và thanh toán kết hợp với việc xây dựng kho thông thoáng khô ráo Để giúp cho quá trình sản xuất được hoàn thiện phải kể đến các loại vật liệu gián tiếp bao gồm: hoá chất, phụ liệu dệt kim, vật tư bao gói, xăng dầu, vật liệu xây dựng. Mỗi loại vật liệu đều có đặc điểm riêng, quyết định đến mức dự trữ và bảo quản. Ví dụ như hoá chất được mua dự trữ trong một khoảng thời gian xác định để tránh việc mất mát, tránh ánh sáng trực tiếp. Hoặc xăng dầu chỉ được dự trữ đủ để sản xuất và có sự kết hợp chặt chẽ các phương tiện phòng cháy chữa cháy. Do đặc điểm khác biệt cụ thể của từng loại nguyên vật liệu như đã nói ở trên, công ty có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu một cách hợp lý để dự trữ cho sản xuất và vừa để hạn chế ứ đọng vốn, giảm tiền vay ngân hàng. Công tác quản lý nguyên vật liệu được đặt ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Hiểu rõ được điều này công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng trữ nguyên vật liệu hợp lý và gần các phân xưởng sản xuất để tạo điều kiện thuật lợi cho việc vận chuyển và cung ứng vật liệu cho sản xuất một cách nhanh nhất. Hệ thống kho đều được trang bị khá đầy đủ: phương tiện cân đo, đong đếm... để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý bảo quản hạch toán chặt chẽ vật liệu. Trong điều kiện hiện nay cùng với việc sản xuất, công ty tổ chức quy hoạch thành 9 kho: Kho bông xơ Kho hoá chất Kho xăng dầu Kho vật liệu phụ Kho vật tư bao gói Kho phụ liệu dệt kim Kho phụ tùng Kho vật liệu xây dựng Kho phế liệu Các kho được giao cho từng kế toán quản lý với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng. 2. Phân loại nguyên vật liệu: Vật liệu mà công ty sử dụng có nhiều loại, khác nhau về công dụng tính năng hoá học, phẩm cấp chất lượng. Vì vậy công ty đã tiến hành phân loaị nguyên vật liệu như sau: - Vật liệu chính: Bông, Xơ ( Bông hoá học ) - Hoá chất: Các loại thuốc nhuộm ( Drimarece, terasin, Solophenyl...), các loại thuốc in. - Phụ liệu dệt kim: Túi OPP - Vật tư bao gói: Nẹp chữ U, vành chống bẹp, hòm carton, khuyên parafin... - Vật liệu xây dựng: Sắt thép, van hơi, van nước... - Phụ tùng: Vòng bi, bu lông, suốt, kim, xích, bánh xe... - Vật liệu phụ - Phế liệu: Phế liệu được nhập từ sản xuất là loại hư hỏng, kém phẩm chất không sử dụng được như bông phế F2, F3, xơ hồi vốn cục, sợi tụt lõi, sợi rối các loại, sắt vụn... Xuất chủ yếu là xuất bán, và xuất cho các nhà máy làm giẻ lau máy, vệ sinh máy. 3. Quá trình hạch toán nhập-xuất kho nguyên vật liệu : Với đặc điểm vật tư vật liệu của mình là mật độ nhập xuất lớn cần có sự giám sát bảo quản thường xuyên và hệ thống kho tàng được bố trí tập trung, kế toán nguyên vật liệu có thể kiểm tra đối chiếu hàng ngày, nên công ty Dệt may Hà nội đã sử dụng phương pháp thẻ song song. Phương pháp này đã đáp ứng được yêu cầu quản lý vật tư là phải cung cấp thường xuyên về hiện vật và tiền của từng loại vật liệu. Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu nhập kho ở công ty dệt may Hà Nội, để phản ánh đúng giá trị nguyên vật liệu kế toán dùng cách tính giá sau: Khi nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ, công ty sử dụng giá thực tế. Giá này được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập: - Nguyên vật liệu chính của công ty là bông xơ được thu mua trên thị trường trong nước và chủ yếu là nhập ngoại. Giá thực tế vật liệu mua trong nước bằng với giá mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí thu mua phát sinh ( nếu có). Giá thực tế vật liệu nhập ngoại bằng giá ghi trên hoá đơn người bán cộng thuế nhập khẩu và cộng chi phí mua phát sinh. Thường thì nguyên vật liệu được vận chuyển đến tận kho của công ty nên hay phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ... - Đối với nguyên vật liệu do công ty tự sản xuất chế biến thì giá thực tế vật liệu nhập kho là giá trị thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí chế biến thực tế phát sinh. - Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng, giá thực tế nhập kho là giá thực tế có thể sử dụng được, giá có thể bán hoặc giá ước tính. - Vật liệu do công ty thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu bằng giá vật liệu xuất giao chế biến cộng chi phí liên quan. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu : Phòng kinh doanh là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động. Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua vật tư theo kế hoạch cung cấp. Phòng kinh doanh sẽ ký kết hợp đồng với bên bán vật tư. Khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng do người bán gửi đến, phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng được chuyển đến công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kinh doanh kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng quy cách vật tư, rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cở sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho. Đối với vật liệu nhập khẩu, phòng kinh doanh cũng lập biên bản kiểm nhận và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập. Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên : - 1liên lưu tại phòng kinh doanh - 1liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán - 1liên giao cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho Định kỳ phiếu nhập vật tư được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và lưu. Đối vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, phòng kinh doanh căn cứ vào giấy giao hàng của bên nhận gia công chế biến để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cũng được lập thành 3 liên và giao cho các đối tượng như trên. Trường hợp nhập kho vật liệu do sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho thành 2 liên (1 liên giao cho phòng kinh doanh, 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ nhập kho). Như vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm các chứng từ: - Hoá đơn GTGT Bảng 2.1 - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - phiếu nhập kho Bảng 2.2 - thẻ kho Bảng 2.3 Sơ đồ trình tự nhập kho nguyên vật liệu Kiểm tra số thực nhập Thẻ kho Phiếu nhập kho Biên bản kiểm nghiệm Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Dưới đây là các chứng từ của thủ tục nhập kho theo ví dụ sau: công ty mua 197.166 kg bông TQ cấp I với đơn giá: 18.700 đồng tương đương với 1,34 USD/ kg của công ty ITOCHU HONGKONG. Khi đó công ty nhận được hoá đơn GTGT của công ty ITOCHU HONGKONG. Công ty Dệt may Hà Nội Bảng 2.1 hoá đơn giá trị gia tăng Ngày 25/2/2000 Đơn vị bán hàng : itochu hong kong Địa chỉ : Đơn vị mua hàng : Công ty Dệt may Hà Nội Địa chỉ : Số 1 Mai Động Hình thức thanh toán : Ngoại tệ STT Tên,qui cách sản phẩm, hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) 1. Bông TQ cấp I Kg 197.160 18.700,00 (Tỷ giá 14.000đồng) 3.687.004.200 Cộng 3.687.004.200 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT : 368.700.420 đồng Tổng cộng thanh toán : 4.055.704.620 đồng (Viết bằng chữ : Bốn tỷ không trăm năm mươi nhăm triệu bảy trăm linh bốn nghìn sáu trăm hai mươi đồng). Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Cán bộ tiếp liệu căn cứ vào hoá đơn mua hàng để lập phiếu nhập kho theo mẫu dưới đây: Công ty Dệt may Hà Nội Bảng 2.2 phiếu nhập kho Đơn vị bán : ITOCHU HONGKONG Chứng từ số : 17708 ngày 25 tháng 2 năm 2000 Biên bản kiểm nghiệm số : Nhập vào kho : Bông xơ STT Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư Đơn VT Số lượng nhập kho Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Mã 1 Bông TQ cấp 1 (01 loại) Kg 197.160 18.700 3.687.004.200 BX BTQ Cộng 3.687.004.200 Cộng thành tiền : Ba tỉ sáu trăm tám mươi bảy triệu không trăm linh bốn nghìn hai trăm đồng. Thủ kho Người giao Phụ trách kinh doanh Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho theo từng danh điểm vật liệu. Nghĩa là mỗi loại vật liệu phải được theo dõi trên một thẻ kho riêng để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu. Trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lý chính xác của các chứng từ, rồ