Giáo trình MS Excel 2007

ngang. Một ô là sự giao nhau của dòng và cột. Một ô có thể chứa dữ liệu và được sử dụng trong các phép toán của dữ liệu trong bảng tính. Một bảng tính Excel có thể chứa các workbook và worksheet. Workbook nắm giữ các worksheet có liên quan đến nhau. Microsoft Office Button Microsoft Office Button thực thi các chức năng mà được đặt trong menu File ở các phiên bản Excel trước. Nút này cho phép bạn tạo một workbook mới (New), mở một workbook đã có sẵn (Open), lưu (Save), lưu với tên file (Save As), in (Print), gửi (Send) và đóng (Close). Ribbon Ribbon là vùng phía trên cùng của tài liệu. Nó gồm 7 tab: Home, Insert, Page, Layouts, Formulas, Data, Review và View. Mỗi tab được chia thành các nhóm. Mỗi nhóm là tập hợp các tính năng được thiết kế để thực thi chức năng mà bạn sẽ sử dụng trong quá trình làm việc hoặc chỉnh sửa bảng tính Excel. Các tính năng phổ biến được hiển thị trong vùng Ribbon. Để xem các tính năng trong mỗi nhóm, kích mũi tên ở phía góc bên phải của mỗi nhóm. Home: Clipboard, Fonts, Alignment, Number, Styles, Cells, Editing Insert: Tables, Illustrations, Charts, Links, Text Page Layouts: Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, Arrange Formulas: Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation Data: Get External Data, Connections, Sort & Filter, Data Tools, Outline Review: Proofing, Comments, Changes View: Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros Quick Access Toolbar Quick Access Toolbar là một thanh công cụ tùy chỉnh chứa các lệnh mà bạn có thể sử dụng. Bạn có thể đặt Quick Access Toolbar lên phía trên hoặc phía dưới vùng Ribbon. Để thay đổi vị trí của Quick Access Toolbar, kích vào mũi tên phía cuối thanh công cụ và kích Show Below the Ribbon. Bạn cũng có thể thêm các mục vào Quick Access Toolbar. Kích phải vào bất kỳ mục nào trong Office Button hay Ribbon và Kích Add to Quick Access Toolbar và một phím tắt sẽ được thêm. Thanh công cụ mini Một tính năng mới trong Office 2007 là thanh công cụ mini. Đây là một thanh công cụ nổi được hiển thị khi bạn bôi đen đoạn văn bản hay kích phải vào văn bản. Nó hiển thị các công cụ định dạng phổ biến, như Bold, Italics, Fonts, Font Size và Font Color. MS Excel - Bài 2: Tùy chỉnh trong Excel Excel 2007 cung cấp một vùng rộng các tùy chọn có thể tùy chỉnh, cho phép bạn làm việc với Excel một cách thuận lợi nhất. Để truy cập vào những tùy chọn này: MS Excel - Bài 1: Bắt đầu Microsoft Excel 2007 • Kích Office Button • Kích Excel Options Popular Những tính năng này cho phép bạn xác định môi trường làm việc với thanh công cụ mini, sự phối hợp màu sắc, các tùy chọn mặc định cho workbook, sắp xếp và điền tên người dùng và cho phép bạn truy cập vào tính năng Live Preview. Tính năng Live Preview cho phép bạn xem trước kết quả của việc thiết kế và định dạng những thay đổi. Formulas Tính năng này cho phép bạn xác định các tùy chọn tính toán, làm việc với các công thức, kiểm tra lỗi và kiểm tra các quy tắc. Proofing Tính năng này cho phép bạn xác định cách chỉnh sửa và định dạng từ cho văn bản. Bạn có thể tùy chỉnh các thiết lập tự động và bỏ qua các từ hay các lỗi trong tài liệu thông qua Custom Dictionaries. Save Tính năng này cho phép bạn xác định cách một workbook được lưu. Bạn có thể xác định cách tự động lưu khi chạy và nơi bạn muốn workbook được lưu. Advanced Tính năng này cho phép bạn xác định các tùy chọn để chỉnh sửa, sao chép, dán, in, hiển thị, công thức, tính toán và các thiết lập khác. Customize Tùy chọn này cho phép bạn thêm các tính năng vào Quick Access Toolbar. Nếu có nhiều công cụ mà bạn sử dụng thường xuyên, bạn có thể muốn thêm chúng vào Quick Access Toolbar. MS Excel - Bài 3: Làm việc với Workbook Để tạo một Workbook: MS Excel - Bài 2: Tùy chỉnh trong Excel • Kích Microsoft Office Toolbar • Kích New • Chọn Blank Document Nếu bạn muốn tạo một tài liệu mới từ một template có sẵn, hãy xem các mẫu có sẵn và chọn một trong các kiểu bạn cần. Lưu một Workbook Khi bạn lưu một workbook, bạn có 2 lựa chọn là: Save hoặc Save As. Để lưu một tài liệu: • Kích Microsoft Office Button • Kích Save hoặc Save As Bạn có thể sử dụng tính năng Save As khi bạn cần lưu một workbook dưới dạng tên khác hoặc lưu nó dưới dạng các phiên bản trước của Excel. Hãy nhớ rằng các phiên bản cũ của Excel có thể không mở được một worksheet trong Excel 2007 cho tới khi bạn lưu nó như định dạng Excel 97-2003. Để sử dụng tính năng Save As: • Kích Microsoft Office Button • Kích Save As • Nhập tên cho Workbook • Trong hộp Save as Type, chọn Excel 97-2003 Workbook. Mở một Workbook Để mở một workbook có sẵn: • Kích Microsoft Office Button • Kích Open • Duyệt qua các workbook • Chọn workbook bạn cần mở • Kích Open Nhập dữ liệu Có nhiều cách khác nhau để nhập dữ liệu trong Excel: trong một ô hoặc trong thanh công thức. Để nhập dữ liệu vào một ô: • Kích vào ô nơi bạn muốn nhập dữ liệu • Bắt đầu gõ nội dung Để nhập dữ liệu vào thanh công cụ: • Kích vào ô nơi bạn muốn nhập dữ liệu • Đặt con trỏ lên thanh công thức • Nhập dữ liệu MS Excel - Bài 4: Thao tác với dữ liệu Excel cho phép bạn di chuyển, copy và paste các ô và nội dung các ô thông qua việc cut và paste hoặc copy và paste. MS Excel - Bài 3: Làm việc với Workbook Lựa chọn dữ liệu Để lựa chọn một ô hoặc dữ liệu để copy hoặc cắt: • Kích vào ô • Kích và kéo con trỏ để lựa chọn nhiều ô trong một vùng Lựa chọn một dòng hay cột: Để lựa chọn một dòng hoặc cột, kích vào đầu mỗi dòng hay cột. Copy và Paste Để sao chép và dán dữ liệu: • Lựa chọn ô mà bạn muốn copy • Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Copy (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+C) • Lựa chọn ô nơi bạn muốn dán dữ liệu vào đó. • Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Paste (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V) Cut và Paste Để cut và paste dữ liệu: • Lựa chọn ô bạn muốn để cut • Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Cut (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+X) • Lựa chọn ô, nơi bạn muốn dữ liệu được dán vào đó • Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Paste Undo và Redo Để Undo hoặc Redo các hành động bạn vừa thực hiện: • Trên Quick Access Toolbar • Kích Undo (tổ hợp phím Ctrl+Z) hoặc Redo (tổ hợp phím Ctrl+Y) Tính năng tự động điền dữ liệu Tính năng Auto Fill sẽ giúp bạn tự động điền dữ liệu vào ô hoặc chuỗi dữ liệu vào một worksheet thành một vùng được chọn. Nếu bạn muốn các dữ liệu giống nhau được copy vào các ô khác nhau, bạn chỉ cần hoàn thành một ô hay nếu bạn muốn có một chuỗi dữ liệu (như, các ngày trong tuần) điền vào 2 ô đầu tiên trong chuỗi và sau đó sử dụng tính năng Auto Fill. Để sử dụng tính năng Auto Fill: • Kích Fill Handle (móc điều khiển ở góc dưới phía bên phải ô) • Kéo Fill Handle để tự động điền dữ liệu vào các ô. MS Excel - Bài 4: Thao tác với dữ liệu Excel cho phép bạn di chuyển, copy và paste các ô và nội dung các ô thông qua việc cut và paste hoặc copy và paste. MS Excel - Bài 3: Làm việc với Workbook Lựa chọn dữ liệu Để lựa chọn một ô hoặc dữ liệu để copy hoặc cắt: • Kích vào ô • Kích và kéo con trỏ để lựa chọn nhiều ô trong một vùng Lựa chọn một dòng hay cột: Để lựa chọn một dòng hoặc cột, kích vào đầu mỗi dòng hay cột. Copy và Paste Để sao chép và dán dữ liệu: • Lựa chọn ô mà bạn muốn copy • Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Copy (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+C) • Lựa chọn ô nơi bạn muốn dán dữ liệu vào đó. • Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Paste (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V) Cut và Paste Để cut và paste dữ liệu: • Lựa chọn ô bạn muốn để cut • Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Cut (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+X) • Lựa chọn ô, nơi bạn muốn dữ liệu được dán vào đó • Trên nhóm Clipboard của tab Home, kích Paste Undo và Redo Để Undo hoặc Redo các hành động bạn vừa thực hiện: • Trên Quick Access Toolbar • Kích Undo (tổ hợp phím Ctrl+Z) hoặc Redo (tổ hợp phím Ctrl+Y) Tính năng tự động điền dữ liệu Tính năng Auto Fill sẽ giúp bạn tự động điền dữ liệu vào ô hoặc chuỗi dữ liệu vào một worksheet thành một vùng được chọn. Nếu bạn muốn các dữ liệu giống nhau được copy vào các ô khác nhau, bạn chỉ cần hoàn thành một ô hay nếu bạn muốn có một chuỗi dữ liệu (như, các ngày trong tuần) điền vào 2 ô đầu tiên trong chuỗi và sau đó sử dụng tính năng Auto Fill. Để sử dụng tính năng Auto Fill: • Kích Fill Handle (móc điều khiển ở góc dưới phía bên phải ô) • Kéo Fill Handle để tự động điền dữ liệu vào các ô. MS Excel - Bài 5: Chỉnh sửa Worksheet Chèn ô, dòng và cột trong Worksheet MS Excel - Bài 4: Thao tác với dữ liệu Để chèn các ô, dòng, và cột trong Excel: • Đặt con trỏ vào dòng bên dưới nơi bạn muốn chèn một dòng mới, hoặc đặt con trỏ vào bên trái cột nơi bạn muốn chèn một cột mới • Kích nút Insert trên nhóm Cells của tab Home • Kích vào lựa chọn thích hợp để chèn Cell (ô), Row (dòng) hoặc Column (cột) Xóa các ô, dòng và cột Để xóa các ô, dòng và cột: • Đặt con trỏ vào ô, dòng hay cột mà bạn muốn xóa • Kích nút Delete trên nhóm Cells của tab Home • Kích lựa chọn thích hợp để xóa: Cell, Row, hay Column Tìm và thay thế dữ liệu Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu: • Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home • Chọn Find hoặc Replace • Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm trong mục Find What (nếu bạn chọn Find ở bước trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What và từ thay thế trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bước trên). • Kích nút Options để tìm thêm các tùy chọn Go To Command Lệnh Go To sẽ đưa bạn đến một ô cụ thể bằng cách tham chiếu đến ô (chữ cái đầu cột và số dòng) hoặc tên ô • Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home • Kích Go To Kiểm tra lỗi chính tả Để kiểm tra lỗi chính tả • Trên tab Review, kích nút Spelling Công cụ này sẽ giúp bạn kiểm tra lỗi chính tả nội dung trong toàn Worksheet MS Excel - Bài 6: Tính toán trong Excel Một công thức là một chuỗi các lệnh toán học được sử dụng trong Excel để thực thi các phép toán. MS Excel - Bài 5: Chỉnh sửa Worksheet Các công thức được bắt đầu trong hộp công thức với một dấu "=" Có nhiều thành phần và công thức trong excel References (tham chiếu): Ô hoặc dãy các ô mà bạn muốn sử dụng trong sự tính toán Operators (các toán tử): Các toán tử (+, -, *, /, ) chỉ định phép toán được thực hiện Constants (hằng số): Các số hoặc giá trị văn bản mà không đổi Functions (hàm): Xác định trước công thức trong Excel Để tạo một công thức cơ bản trong Excel • Lựa chọn ô muốn áp dụng công thức • Gõ dấu = và sau đó là công thức • Kích Enter Tính toán với các hàm Một hàm là một chức năng được cài sẵn trong công thức của Excel. Một hàm có tên và các đối số (đối số là các hàm toán học) nằm trong cặp dấu ngoặc đơn. Các hàm phổ biến trong Excel: - Sum (hàm tính tổng): Tính gộp tất cả các ô trong đối số - Average (hàm tính trung bình): Tính trung bình các ô trong đối số - Min (hàm giá trị nhỏ nhất): Tìm giá trị nhỏ nhất - Max (hàm giá trị lớn nhất): Tìm giá trj lớn nhất - Count (hàm đếm): Tìm số các ô mà chứa một giá trị số trong một vùng đối số Để tính toán một hàm: • Kích vào ô nơi bạn muốn hàm được áp dụng • Kích nút Insert Function • Chọn hàm bạn muốn áp dụng • Kích OK • Hoàn thành hộp Number1 với ô đầu tiên trong vùng mà bạn muốn được tính toán • Hoàn thành hộp Number2 với ô cuối cùng trong vùng mà bạn muốn tính toán Thư viện hàm Thư viện hàm là một nhóm các hàm lớn có trên tab Formula của vùng Ribbon. Những hàm đó bao gồm: - AutoSum: Tính toán tổng của một vùng dễ dàng - Recently Used: Tất cả các hàm được sử dụng gần nhất - Financial (kiểu tài chính): trả về chu kỳ tiền mặt và thêm các hàm tài chính - Logical: And, If, True, False, - Text: Văn bản dựa trên hàm - Date&Time: Các hàm tính toán trên ngày và giờ - Math & Trig: Các hàm toán học Các tham chiếu tương đối, tuyệt đối và tham chiếu hỗn hợp Gọi các ô theo cột của chúng và nhãn của dòng (như “A1”) là tham chiếu tương đối. Khi một công thức chứa tham chiếu tương đối và nó được copy từ một ô này tới ô khác, Excel không tạo một bản copy chính xác của công thức. Nó sẽ thay đổi địa chỉ ô có liên quan tới dòng và cột mà chúng được di chuyển tới. Ví dụ: Nếu một công thức đơn giản trong ô C1 “=(A1+B1) được copy sang ô C2, công thức sẽ thay đổi thành “(A2+B2)" để phù hợp với dòng mới. Để ngăn cản sự thay đổi này, các ô phải được gọi bởi tham chiếu tuyệt đối, tham chiếu tuyệt đối được hoàn thành bằng cách đặt dấu $ trong địa chỉ ô trong công thức. Tiếp tục với ví dụ vừa đưa ra: công thức trong ô C1 sẽ được đọc “=($A$1+$B$1)” nếu giá trị của ô C2 cũng là tổng của các ô A1 và B1. Cả cột và dòng của các ô là tuyệt đối và sẽ không thay đổi khi copy. Tham chiếu hỗn hợp cũng có thể được sử dụng nơi chỉ có dòng hoặc cột được cố định. Ví dụ, trong công thức “=(A$1+$B2), dòng của ô A1 được cố định và cột của ô B2 cố định. Sự liên kết các Worksheet Bạn có thể muốn sử dụng giá trị từ một ô trong nhiều worksheet khác trong cùng workbook trong một công thưc. Ví dụ, giá trị củ ô A1 trong worksheet hiện thời và ô A2 trong worksheet thứ 2 có thể được sử dụng thêm định dạng “sheetname!celladdress”. Công thức cho ví dụ này sẽ là “=A1+Sheet2!A2” nơi giá trị của ô A1 trong worksheet hiện thời được thêm vào giá trị của ô A2 trong worksheet có thên “Sheet2”. MS Excel - Bài 7: Tạo Macros trong Excel 2007 Macros là các tính năng cao cấp, có thể làm tăng tốc độ chỉnh sửa hay định dạng mà bạn có thể thực hiện thường xuyên trong một bảng tính Excel. MS Excel - Bài 6: Tính toán trong Excel Chúng ghi lại những hành động mà bạn đã chọn ở menu để cho một chuỗi các hành động đó có thể được hoàn thành trong một bước. Ghi một Macro Để ghi một Macro: • Kích tab View trên vùng Ribbon • Kích Macros • Kích Record Macro • Nhập tên cho Marco (không chứa dấu cách) • Nhập một phím tắt • Nhập vào mục Description để giải thích hay mô tả Để thực hiện Macro: • Kích Macro • Kích Stop Recording Thực thi Macro Để thực thi một Macro từ phím tắt, chỉ cần ấn vào phím mà bạn đã chọn để chạy Macro. Hoặc bạn có thể xem tất cả các Macro và thực thi bằng cách: • Kích Macros • Kích View Macros • Chọn một Macro và kích Run MS Excel - Bài 8: Sort and Filter Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn. Sắp xếp MS Excel - Bài 7: Tạo Macros trong Excel 2007 Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột: • Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp • Kích nút Sort & Filter trên tab Home • Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) Tùy chỉnh sắp xếp Để sắp xếp nhiều hơn một cột: • Kích nút Sort & Filter trên tab Home • Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp đầu tiên • Kích Add Level • Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp • Kích OK Lọc dữ liệu Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để sử dụng bộ lọc: • Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc • Trên tab Home, kích Sort & Filter • Kích nút Filter • Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên • Kích Text Filter • Kích Words bạn muốn lọc • Để ko áp dụng bộ lọc, kích nút Sort & Filter • Kích Clear MS Excel - Bài 9: Graphics Bạn có thể chèn các hình ảnh, Clip Art, Shape, và SmartArt vào bảng tính để phục vụ cho công việc của bạn. MS Excel - Bài 8: Sort and Filter Thêm hình ảnh Để thêm một hình ảnh: • Kích tab Insert • Kích nút Picture • Duyệt qua các ảnh • Kích vào tên ảnh • Kích Insert • Để di chuyển hình ảnh, kích và kéo nó tới nơi nào bạn muốn Chèn Clip Art Để thêm Clip Art: • Kích tab Insert • Kích nút Clip Art • Tìm hình mẫu bằng cách sử dụng hộp thoại tìm kiếm Clip Art • Kích Clip Art • Để di chuyển hình mẫu, kích và kéo nó tới nơi nào bạn muốn Chỉnh sửa hình ảnh và hình mẫu Khi bạn thêm một hình ảnh vào bảng tính, sẽ có một tab mới xuất hiện trên vùng Ribbon. Tab Format cho phép bạn định dạng hình ảnh và đồ họa. Tab này có 4 nhóm sau: Adjust: Điều chỉnh độ sáng, sự tương phản và màu sắc cho ảnh Picture Style: Cho phép bạn đặt một khung hay đường viền xung quanh hình ảnh và thêm các hiệu ứng cho ảnh. Arrange: Điều chỉnh sự chuẩn trực và sự quay của ảnh Size: Cắt và chỉnh kích thước hình ảnh Chèn Shape (hình) Để thêm hình: • Kích tab Insert • Kích nút Shapes • Kích vào hình bạn chọn • Kích vào bảng tính • Kéo con trỏ để mở rộng hình Để định dạng hình: • Kích vào hình • Kích tab Format Chèn SmartArt SmartArt là một tính năng trong Office 2007, cho phép bạn chọn từ một số đồ họa khác nhau bao gồm các biểu đồ, lists, vòng tròn và các processes. Để thêm SmartArt: • Kích tab Insert • Kích nút SmartArt • Kích SmartArt bạn chọn • Lựa chọn SmartArt • Kéo nó tới vị trí mong muốn trong bảng tính Để định dạng SmartArt: • Lựa chọn SmartArt • Kích tab Design hay Format • Kích SmartArt để thêm nội dung và hình ảnh. MS Excel - Bài 10: Biểu đồ trong Excel 2007 Biểu đồ cho phép bạn trình bày thông tin trong bảng tính theo một định dạng đồ họa. Excel cung cấp khá nhiều kiểu biểu đồ bao gồm: biểu đồ dạng cột, biểu đò dòng, biểu đồ hình tròn, biểu đồ dạng thanh, biểu đồ vùng, biểu đồ kiểu tán xạ và một số biểu đồ khác. MS Excel - Bài 9: Graphics Để xem các biểu đồ, chỉ cần kích vào tab Insert trên vùng Ribbon Tạo một biểu đồ Để tạo một biểu đồ: • Lựa chọn ô chứa dữ liệu mà bạn muốn sử dụng trong biểu đồ • Kích tab Insert • Kích vào loại biểu đồ bạn muốn để tạo Chỉnh sửa biểu đồ Mỗi một lần bạn tạo một biểu đồ, bạn có thể thực hiện một số việc khác nhau để chỉnh sửa Để di chuyển biểu đồ: • Kích vào biểu đồ bạn đã tạo và kéo nó tới vị trí khác trên cùng một bảng tính, hoặc • Kích vào nút Move Chart trên tab Design • Chọn vị trí thích hợp (có thể ở một sheet mới hoặc sheet hiện tại trong workbook) Để thay đổi dữ liệu trong biểu đồ • Kích vào biểu đồ • Kích nút Select data trên tab Design Để đảo ngược dữ liệu được hiển thị trong dòng và cột: • Kích vào biểu đồ • Kích nút Switch Row/Column trên tab Design Để chỉnh sửa các nhãn và tiêu đề: • Kích vào biểu đồ • Trên tab Layout, kích nút Chart Title hoặc Data Labels • Thay đổi tiêu đề hoặc nhãn và kích Enter Các công cụ biểu đồ (chart tools) Các công cụ biểu đồ xuất hiện trên vùng Ribbon khi bạn kích vào biểu đồ đã tạo. Các công cụ được đặt trên 3 tab: Design, layout, Format Trong tab Design, bạn có thể điều chỉnh kiểu biểu đồ, cách bố trí, kiểu dáng và vị trí của biểu đồ. Trong tab Layout, bạn có thể quản lý việc chèn ảnh, hình và các hộp văn bản, nhãn, trục, nền phụ và phân tích cho biểu đồ. Trong tab Format, bạn có thể chỉnh sửa kiểu dáng hình, kiểu dáng chữ và kích thước biểu đồ. Sao chép một biểu đồ sang Word • Lựa chọn biểu đồ • Kích vào Copy trên tab Home (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+C) • Chuyển sang tài liệu Word, và kích chuột vào nơi bạn muốn đặt biểu đồ • Kích Paste trên tab Home (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V). MS Excel - Bài 11: Định dạng bảng tính Đôi khi bạn muốn tách dữ liệu trong một ô thành hai hoặc nhiều ô. Bạn có thể thực hiện việc này một cách dễ dàng bằng cách sử dụng Convert Text to Columns Wizard. MS Excel - Bài 10: Biểu đồ trong Excel 2007 • Chọn cột bạn mà bạn muốn tách dữ liệu • Kích nút Text to Columns trên tab Data • Tích chọn Delimited thì dữ liệu sẽ được tách thành từng cột theo sự phân tách bởi dấu phẩy hay dấu tab (Ví dụ: bạn có 1 cột dữ liệu “Jonh, Jane”, sau khi tích Delimite thì cột dữ liệu đó sẽ được tách thành 2 cột lần lượt có tên là Jonh và Jane). • Nếu tích chọn Fixed Widths thì sự phân tách dữ liệu sẽ được thiết lập theo một kích thước cụ thể. Chỉnh sửa font chữ Chỉnh sửa font chữ trong Excel sẽ cho phép bạn nhấn mạnh tiêu đề và các heading. Để chỉnh sửa font: • Lựa chọn ô hoặc một số ô bạn muốn font được áp dụng • Trong nhóm Font trên tab Home, chọn kiểu font, kích thước, in đậm, nghiêng hay gạch chân hoặc chọn màu sắc. Hộp thoại định dạng ô Trong Excel, bạn cũng có thể áp dụng cách định dạng cụ thể cho một ô. Để áp dụng cách định dạng cho một ô hay nhóm các ô: • Lựa chọn ô hoặc các ô bạn muốn định dạng • Kích vào mũi tên Dialog Box trên nhóm Alignment của tab Home Có một số tab trong hộp thoại này và chúng cho phép bạn chỉnh sửa các thuộc tính của các ô: Number: cho phép hiển thị các kiểu số khác nhau và số thập phân Alignment: Cho phép bạn đinh hướng văn bản theo chiều ngang và dọc, sự thụt lùi văn bản, trộn các ô và hướng của văn bản. Font: Cho phép điều chỉnh font, kiểu dáng font, kích thước, màu sắc và thêm các tính năng Border: Các kiểu và màu sắc đường viền Fill: Đổ màu sắc cho ô Thêm đường viền và màu sắc cho ô Đường viền và màu sắc có thể được thêm cho ô theo cách thông thường hoặc sử dụng các Styles. Để thêm đường viền theo cách thông thường: • Trên nhóm Font của tab Home, kích chọn mũi tên xuống phía bên biểu tượng Borders • Chọn đường viền thích hợp Để áp dụng màu sắc theo cách thông thường: • Kích vào mũi tên xuống của biểu tượng Fill trên nhóm Font của tab Home • Chọn màu thích hợp Để áp dụng đường viền và màu sắc sử dụng Styles: • Kích Cell Styles trên tab Home • Chọn một style hoặc kích New Cell Style Thay đổi độ rộng của cột và độ cao của dòng Để thay đổi độ rộng của cột hay độ cao của một dòng: • Kích nút Format trên nhóm Cells của tab Home. • Thông thường điều chỉnh độ cao và rộng bằng cách kích vào Row Height hoặc Column Width • Để sử dụng tính năng AutoFit, kích vào AutoFit Row Height hoặc AutoFit Column Width Ẩn hoặc bỏ ẩn dòng hay cột Để ẩn hoặc bỏ ẩn dòng hay cột • Lựa chọn dòng hay cột bạn muốn ẩn hoặc bỏ ẩn • Kích nút Format trên nhóm Cells của tab Home • Kích Hide & Unhide Trộn ô Lựa chọn các cô bạn muốn trộn và kích nút Merge & Center trên nhóm Alignment của tab Home. Có 4 lựa chọn sau: Merge & Center: Kết hợp các ô và việc canh giữa nội dung trong ô mới Merge Across: Kết hợp các ô sang các cột mà không canh giữa dữ liệu Merge Cells: Kết hợp các ô trong một vùng mà không canh giữa Unmerge Cells: Tách các ô đã trộn. Canh lề nội dung trong ô Để canh lề nội dung trong ô, kích vào ô hay các ô bạn muốn canh lề và kích vào tùy chọn trong nhóm Alignment trên tab Home. Có một số tùy chọn để canh lề như sau: Top Align: Canh lề văn bản ở phía trên cùng của ô Middle Align: Canh lề văn bản đúng trung tâm của ô Bottom Align: Canh lề văn bản ở phía dưới ô Align Text Left: Canh lề văn bản phía bên trái ô Center: Canh giữa văn bản từ phía bên trái tới bên phải trong ô Align Text Right: Canh lề văn bản về phía bên phải ô Decrease Indent: Giảm sự thụt lề giữa đường viền trái với văn bản Increase Indent: Tăng sự thụt lề giữa đường viền trái với văn bản Orientation: Xoay văn bản theo đường chéo hay chiều dọc. MS Excel - Bài 12: Phát triển Workbook Định dạng các tab Workbook MS Excel - Bài 11: Định dạng bảng tính Bạn có thể đổi tên một bảng tính hay thay đồi màu sắc của các tab nếu cần thiết. Để đổi tên bảng tính: • Mở trang tính để được đổi tên • Kích nút Format trên tab Home • Kích Rename Sheet • Nhập một tên mới • Ấn Enter Để thay đổi màu sắc tab bảng tính: • Mở trang tính để đổi màu • Kích nút Format trên tab Home • Kích Tab Color • Chọn màu Di chuyển vị trí các bảng tính trong Workbook Để di chuyển các bảng tính trong một workbook: • Mở workbook chứa các trang tính bạn muốn sắp xếp lại • Kích và giữ tab bảng tính cho tới khi một mũi tên xuất hiện phía góc bên trái trang tính • Kéo bảng tính tới vị trí mong muốn Chèn và xóa bảng tính Để chèn một bảng tính • Mở workbook • Kích nút Insert trên nhóm Cells của tab Home • Kích Insert Sheet Để xóa bảng tính • Mở workbook • Kích nút Delete trên nhóm Cells của tab Home • Kích Delete Sheet Sao chép và dán bảng tính Để sao chép và dán bảng tính: • Kích vào tab của bảng tính để được sao chép • Kích phải và chọn Move hoặc Copy • Chọn vị trí mong muốn của trang tính • Kích vào hộp chọn bên cạnh Create a Copy • Kích OK. MS Excel - Bài 13: Định dạng trang tính và in Thiết lập nhãn in MS Excel - Bài 12: Phát triển Workbook Chức năng Print Titles cho phép bạn lặp lại các heading của cột và dòng vào đầu mỗi trang mới để đọc nhiều trang dễ hơn là đọc khi in. Để thiết lập Print Titles: • Kích tab Page Layout trên vùng Ribbon • Kích nút Print Titles • Trong phần Print Titles, kích vào hộp để chọn dòng hay cột để được lặp lại • Lựa chọn dòng hay cột • Kích nút Select Row/Column • Kích OK Tạo Header và Footer Để tạo header hay footer: • Kích nút Header & Footer trên tab Insert • Lúc này, tab Design cho Header & Footer sẽ xuất hiệ trên vùng Ribbon • Để chuyển đổi giữa Header và Footer, kích nút Go to Header hoặc Go to Footer • Để chèn văn bản: nhập văn bản vào header hay footer • Để nhập dữ liệu được chương trình hóa trước như số trang, ngày, giờ, tên file hoặc tên trang tính. Kích biểu tượng thích hợp • Để thay đổi vị trí của dữ liệu, kích chọn ô bạn muốn Thiết lập lề trang Để thiết lập lề trang: • Kích nút Margins trên tab Page Layout • Lựa chọn một trong các lựa chọn đưa ra, hoặc • Kích Custom Margins • Hoàn thành hộp thoại thiết lập lề trang • Kích OK. Thay đổi hướng trang Để thay đổi hướng trang từ dọc tới ngang: • Kích nút Orientation trên tab Page Layout • C