Khóa luận Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

hạch toán kinh tế phụ thuộc. Xí nghiệp được khắc con dấu để giao dịch và mở tài khoản chuyên thu hoặc chuyên chi tại các ngân hàng địa phương sở tại theo Quyết định của UBND thành phố. 2.2. Khái quát về Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 2.2.1. Cơ cấu tổ chức Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là Chi nhánh của Công ty Cổ phần vận tải thủy số 4 chuyên làm nhiệm vụ sữa chữa, đóng mới phượng tiện thủy cho Công ty. Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 hoạt động với chế độ hạch toán phụ thuộc. Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy xí nghiệp sửa chữa tàu 81: Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 33 (Nguồn: Ban Nhân chính – Kế hoạch Xí nghiệp sửa chữa tàu 81) PHÓ GIÁM ĐỐC BAN NHÂN CHÍNH - KẾ HOẠCH BAN KỸ THUẬT ĐIỀU ĐỘ BAN TÀI CHÍNH TỔ BẢO VỆ Tổ Sắt hàn 4 Tổ Sắt hàn 5 Tổ Sắt hàn 6 Tổ Sắt hàn 7 Tổ Sắt hàn 8 Tổ Bảo Dưỡng Tổ máy Tổ Tiện Tổ Điện Tổ Nguội Tổ Mộc Tổ triền đà GIÁM ĐỐC ĐẢNG UỶ CÔNG ĐOÀN Tổ Sắt hàn 3 Tổ Sắt hàn 2 Phun cát sơn, V/s triền TỔ DỊCH VỤ Tổ Sắt hàn 1 Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 34 Tháng 01 năm 2006 Xí nghiệp bắt đầu hoạt động theo quy mô Cổ phần hóa của Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4. Trong khi sắp xếp lại lao động Công ty đã giải quyết cho 79 lao động của Xí nghiệp về nghỉ hưởng chế độ 41CP của Chính phủ, trong đó có 08 lao động gián tiếp. Số lao động năm 2005 là 286 người, trong đó có 40 lao động gián tiếp cả lái xe và phụ kho. Hiện nay là 214 người trong đó có 31 lao động gián tiếp cả lái xe và phụ kho. Xí nghiệp đã tinh giảm gọn nhẹ từ 5 ban nghiệp vụ (Ban nhân chính , Ban tài chính, Ban kỹ thuật - điều độ, Ban kế hoạch- vật tư, Ban bảo vệ, 02 phân xưởng) còn 3 ban nghiệp vụ gồm: Ban nhân chính- Kế hoạch, Ban kỹ thuật - Điều độ, Ban Tài chính Do nhiệm vụ, yêu cầu quản lý hiện nay tạo thuận lợi để sản xuất kinh doanh đạt kết quả tốt hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ kế hoạch sản xuất do Giám đốc Công ty giao. Cơ cấu tổ chức quản lý điều hành của Xí nghiệp : Ban giám đốc: Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ được giao, xuất phát từ quản lý điều hành của Xí nghiệp. Mô hình quản lý của Xí nghiệp gồm 01Giám đốc, 02 Phó giám đốc Ông Nguyễn Văn Dân- Kỹ sư kinh tế- Giám đốc Ông Nguyễn Văn Chung-Kỹ sư kinh tế- Phó giám đốc nội chính, Ông Nguyễn Anh Tuấn- Kỹ sư máy – Phó giám đốc kỹ thuật - Giám đốc Xí nghiệp: Là người tổ chức điều hành cơ cấu tổ chức, sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, chịu sự giám sát của Công ty và hoạt động chi phối theo hiến pháp-Pháp luật hiện hành của nhà nước - Phó giám đốc: Thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Giám đốc Xí nghiệp và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Xí nghiệp về nhiệm vụ được giao Ban tài chính: Bà Nguyễn Thị Nga- Kỹ sư kinh tế- Trưởng ban Bà Trần Thị Trúc- Kỹ sư kinh tế- Kế toán viên Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 35 Bà Nguyên Thị Hà- Kỹ sư kinh tế- Kế toán viên Bà Sưu Thị Phượng- Cử nhân kinh tế- Kế toán viên Chức năng: - Ban tài chính là ban tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp sử dụng vốn trong sản xuất kinh doanh. Tính toán phản ánh tình hình sử dụng vốn, biến động về lao động, vật tư, tiền vốn, tính đủ tính đúng các loại chi phí sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm. Xác định chính xác kết quả sản xuất kinh doanh, theo dõi và dự báo tính biến động về giá cả thị trường, hàng tháng, quý lập báo cáo gửi cấp trên, tập hợp số liệu. - Làm dự toán, quyết toán giá thành sản phẩm đóng mới, sửa chữa nội bộ và khách hàng ngoài. Nhiệm vụ: - Kế toán có trách nhiệm thu thập, xử lý thông tin số liệu kế toán, theo dõi nội dung công việc theo chuẩn mực và chế độ kế toán - Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán - Phân tích thông tin số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ cho Giám đốc quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị - Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật - Xây dựng các biện pháp hạ giá thành sản phẩm Ban nhân chính – Kế hoạch Ông Lê Văn Lâm- Kỹ sư máy- Trưởng ban Ông Nguyễn Quang Thức- Kỹ sư kinh tế- Phụ trách ban Bà Nguyễn thị Hoa Mây- Cao đẳng kinh tế - Nhân viên định mức Ông Nguyễn Trọng Chí- Kỹ sư kinh tế- Nhân viên cung ứng vật tư Bà Nguyễn Thị Thơ – Kỹ sư kinh tế- Nhân viên thống kê vật tư, công tác giá thành Bà Nguyễn Thị ThanhThuý - Cử nhân kinh tế- Nhân viên văn thư- Lưu trữ Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 36 Ông Ngô Thanh Tùng- Lái xe Chức năng: - Chức năng tham mưu, tổng hợp, tiến hành các hoạt động có liên quan đến nhiều mặt có tính chất tổng hợp trong việc tham mưu về tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo Xí nghiệp - Chức năng hậu cần quản trị: Phục vụ cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của xí nghiệp - Chức năng thực hiện chế độ chính sách của người lao động Nhiệm vụ: - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện - Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Xí nghiệp, đề xuất kiến nghị Ban kỹ thuật – Điều độ: Điều hành trực tiếp các tổ sản xuất : 8 tổ sắt hàn, 1 tổ nguội, 1 tổ máy, 1 tổ tiện, 1 tổ mộc, 1 tổ triền đà, 1 tổ bảo dưỡng. Ông Vũ Minh Thuyết –Kỹ sư máy – Phụ trách ban. Ông Hoàng Xuân Trung-Kỹ sư máy – Kỹ thuật viên. Ông Hoàng Toàn Thắng- Kỹ sư vỏ - Kỹ thuật viên. Ông Ngô Quốc Dương-Kỹ sư vỏ-Kỹ thuật viên. Bà Nguyễn Thị Nhung- Trung cấp kế toán – Kỹ thuật viên Chức năng: - Là ban tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp về công tác thực hiện tháng, quý mà Công ty giao, tham mưu cho Giám đốc các biện pháp quản lý và cung cấp vật tư, giữ gìn máy móc trang thiết bị - Đề xuất với ban Giám đốc các phương án sửa chữa, tiến độ sản xuất, các bước công nghệ sản xuất, và các công tác kỹ thuật, an toàn sản xuất, điều độ sản xuất Nhiệm vụ; - Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, dụng cụ lao động, kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị hiện có của Xí nghiệp, phân bổ các khoản chi phí trong chi phí quản lý Công ty duyệt Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 37 - Dự thảo các văn bản đối ngoại, hồ sơ cần thiết để ký hợp đồng kinh tế, đôn đốc thực hiện, thanh lý hợp đồng, theo dõi các tồn tại sau thanh lý - Xây dựng biện pháp quản lý vật tư, máy móc thiết bị - Tiếp thị giới thiệu các chủ phương tiện ngoài vào sửa chữa tại Xí nghiệp - Cung cấp phần vật tư Công ty giao phục vụ sản xuẩt trong, ngoài đảm bảo kịp thời, đồng bộ - Cập nhật số liệu thực hiện chế độ, báo cáo thống kê hàng tháng, quý, năm kịp thời, chính xác, bóc tách kết cấu giá thành sản phẩm. - Tham gia khảo sát lên phương tiện sửa chữa, quy trình công nghệ, chịu trách nhiệm về kỹ thuật, an toàn chất lượng sản phẩm. - Lập phương án sửa chữa phải làm đồng thời cả vỏ, máy, điện, nguội, mộc, bảo dưỡng để trình lên cấp trên. - Tính toán dự trù vật tư, vật liệu cho mỗi loại sản phẩm - Kiểm tra các phương án sửa chữa, phiếu xác nhận công việc - Xây dựng tiến độ thi công, các bước công nghệ - Đảm bảo công tác kỹ thuật, an toàn lao động, tiến độ sản xuất - Căn cứ vào tiến độ công nghệ của từng phương tiện, thực tế sản xuất, báo cáo Giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất cho ngày hôm sau. Tập hợp những yêu cầu kỹ thuật, cân đối công việc theo tiến độ sản xuất xây dựng, nắm bắt chính xác, chắc chắn, sát thực công việc hàng ngày và bám sát tiến độ. 2.2.2. Thị trường kinh doanh của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Tổ chức sản xuất kinh doanh trên ba lĩnh vực: vận tải, công nghiệp và dịch vụ, trong đó nhiệm vụ sản xuất vận tải là trọng tâm. - Sản xuất kinh doanh vận tải: bố trí phương tiện vận chuyển toàn bộ khối lượng hàng hoá do Tổng công ty phân bổ, khai thác vận chuyển nguồn hàng bên ngoài, điều độ vận tải, chạy tàu, giải quyết công tác giao nhận tàu tại hai đầu bến…… - Sản xuất công nghiệp: sửa chữa, phục hồi, thanh lý và đóng mới nâng cao chất lượng phương tiện. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 38 - Kinh doanh dịch vụ - thương mại: kinh doanh kho bãi, nguồn hàng vận chuyển, khai thác phương tiện, cầu tàu Công ty CP Vận tải thủy số 4 có các ngành nghề như sau: - Vận tải các loại hàng hóa bằng đường sông và đường biển. - Làm dịch vụ hàng, đại lý, môi giới, mua bán vận chuyển các loại hàng hóa cho khách trong nước. - Trục vớt các phương tiện bị đắm trên sông, các cấu kiện phục vụ cho các công trình thủy. - Sửa chữa và bảo dưỡng các loại phương tiện thủy. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 39 2.2.3. Tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiêp sửa chữa tàu 81 năm 2009 BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu Mã số Thuyết minh Năm 2008 Năm 2009 So sánh 2009/2008 1 2 3 4 5 6 7 1.Doanh thu bh và cung cấp dịch vụ 01 VI.25 35.797.315.827 37.673.095.170 1.875.779.343 5.24% 2.Các khoản giảm trừ dthu 02 0 0 0 0 3.Doanh thu thuần về bh và cung cấp dịch vụ 10 35.797.315.827 37.673.095.170 1.875.779.343 5.24% 4. Giá vốn bán hàng 11 VI.27 33.873.403.135 35.956.617.420 2.083.214.285 6.15% 5.Lợi nhuận gộp về bh và cung cấp dịch vụ 20 1.923.912.692 1.716.477.747 -207.434.945 -10.78% 6.Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.26 3.800.318 4.130.382 330.064 8.6845 7. Chi phí tài chính 22 VI.26 0 0 -Trong đó: Chi phí lãi vay 23 0 0 8. Chi phí bán hàng 24 0 0 9.Chi phí quản lý DN 25 1.514.910.384 1.649.892.461 134.982.077 8.9102% 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kd 412.802.626 62.454.904 -350.347.722 -84.87% 11.Thu nhập khác 31 0 0 12. Chi phí khác 32 185.000 200.000 15.000 8.1081% 13.Lợinhuận khác(40=31-32) 40 -185.000 -200.000 -15.000 8.1081% 14.Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế(50=30+40) 50 412.617.626 62.254.904 -350.362.722 -84.91% 15.Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 VI.30 0 0 16.Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 VI.30 0 0 17.Lợi nhuận sau thuế TNDN 60 0 0 18.Lãi cơ bản trên cổ phiếu(*) 70 0 0 (Nguồn: Ban Tài chính – Xí nghiệp sửa chữa tàu 81) Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 40 Nhận xét : Căn cứ vào bảng số liệu trên ta thấy,doanh thu thuần năm 2009 tăng so với năm 2008 là 1.875.779.350đ tương ứng với 5.24%.Đây là dấu hiệu tốt cho doanh nghiệp trong công tác tiêu thụ và sản xuất sản phẩm. Giá vốn hang bán cũng tăng năm 2009 so với năm 2008 là 2.083.214.290đ tương ứng với 6.15%. Điều này chứng tỏ thị trường năm 2009 có nhiều biến động, các nhà cung ứng tăng giá lên và làm cho giá cả chung trên thị trường đều tăng dẫn đến việc mua thêm ngoài những sản phẩm có đầu vào cao. Do tốc độ tăng của giá vốn lớn hơn tốc độ tăng của doanh thu nên mặc dù doanh thu năm 2009 có tăng nhưng lợi nhuận lại giảm xuống 207.434.945 triệu đồng tương ứng với 10.78%.Điều này cho thấy lợi nhuân đạt được không có lợi cho xí nghiệp. Doanh thu hoạt động tài chính và chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí khác năm 2009 tăng so với năm 2008, đặc biệt chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 134.928.077đ tương ứng với 8.91% đã làm cho tổng lợi nhuận kế toán trước thuế năm 2009 giảm so với năm 2008 là 350.362.722đ tương ứng với 84.91%. Từ các nhân tố làm tăng giảm lợi nhuận trên cho thấy Xí nghiệp cần phát huy hơn nữa các nhân tố thúc đẩy thế mạnh trong kinh doanh, hạn chế các tác động tiêu cực các nhân tố làm giảm lợi nhuận.Ngoài ra do tác động khách quan của suy thoái kinh tế toàn cầu ảnh hưởng sâu sắc tới mọi cơ quan doanh nghiệp làm cho lợi nhuận của Xí nghiệp năm 2009 giảm so với năm 2008 tương ứng với 84.91%, đó là nhờ những chính sách điều chỉnh kịp thời của Xí nghiệp. Đây cũng được coi là một dấu hiệu đáng mừng của Xí nghiệp 2.2.4. Những thuận lợi, khó khăn của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 a. Thuận lợi Một thuận lợi lớn cơ bản của Xí nghiệp là luôn được Đảng ủy, hội đồng quản trị, Giám đốc, công đoàn Công ty chỉ đạo trực tiếp và quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ và được sự hỗ trợ nhiệt tình của các phòng ban nghiệp vụ trong Công ty. Có đội ngũ cán bộ công nhân viên nhiệt tình, có tay nghề gắn bó với Xí nghiệp. Có khối đoàn kết nhất trí với quyết tâm cao của Đảng bộ, Giám đốc và các tổ chức đoàn thể công đoàn, thanh niên, phụ nữ cùng toàn thể Cán bộ công nhân Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 41 viên đều hết lòng tâm huyết với Xí nghiệp.Lãnh đạo Xí nghiệp với tinh thần trách nhiệm, mạnh dạn, dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm để tiếp cận và tìm kiếm thị trường. Luôn đi đầu gương mẫu khắc phục khó khăn nên đã động viên phong trào thi đua lao động sản xuất trong công nhân viên tạo đà cho Xí nghiệp hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị năm 2009 của Công ty giao. b. Khó khăn Năm 2009 do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế Thế giới.Tình hình kinh tế thị trường có nhiều diễn biến phức tạp, giá cả nguyên vật liệu có nhiều biến động tăng. Do ảnh hưởng của khủng hoảng tài chính thế giới nên nhu cầu về lưu thông vận tải hàng hóa suy giảm nghiêm trọng dẫn tới nhu cầu đóng mới và sửa chữa phượng tiện trên thị trường bị đóng băng. Gây nên thất nghiệp gần 2 tháng đầu năm không có việc làm, đã ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm, đời sống và kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp 2.3. Thực trạng của công tác văn thƣ-lƣu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Hệ thống văn phòng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81được hình thành cùng với sự ra đời của Xí nghiệp. Thực trạng hệ thống văn phòng của xí nghiệp hiện nay gồm có: Ban nhân chính- Kế hoạch Ban kỹ thuật - Điều độ Ban Tài chính Tuy nhiên mọi hoạt động về tham mưu, tổng hợp và nghiệp vụ hành chính đặc biệt là công tác văn thư-lưu trữ hầu như tập trung tại Ban nhân chính- Kế hoạch mà chủ yếu là Ban nhân chính. Có thể nói Ban nhân chính- Kế hoạch là đại diện cho hoạt động văn phòng của Xí nghiệp, đặc biệt là công tác văn thư-lưu trữ. Do đó bài khóa luận chỉ đi vào phân tích và nghiên cứu hoạt động của Ban nhân chính- Kế hoạch, hay nói một cách chính xác là Ban nhân chính 2.3.1. Chức năng Ban Nhân chính - Kế hoạch là một ban nghiệp vụ của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 chịu sự lãnh đạo của Giám đốc Xí nghiệp. - Tham mưu tổng hợp, tiến hành các hoạt động có liên quan đến nhiều mặt có tính chất tổng hợp, trong việc tham mưu về tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Xí nghiệp. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 42 - Chức năng hậu cần quản trị: Phục vụ cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của Xí nghiệp. - Chức năng thực hiện chế độ chính sách của người lao động. - Tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp: Kịp thời đề ra nội quy, quy chế trong các công tác sau: + Bảo đảm duy trì bảng định viên và kế hoạch lao động. + Thực hiện đúng chính sách lao động, tiền lương, chế độ tiền lương, kỷ luật lao động. + Đảm bảo sử dụng quỹ tiền lương hợp lý + Định mức lao động hợp lý + Hoàn thành chương trình bồi dưỡng cán bộ, nhân viên, nâng bậc công nhân. + Hoàn thành nhiệm vụ hành chính, quản trị phục vụ làm việc của cơ quan, phục vụ chỉ đạo của lãnh đạo Xí nghiệp. + Hoàn thành nhiệm vụ công tác kế hoạch - quân sự, tự vệ. + Cập nhật số liệu thực hiện chế độ báo cáo thống kê hàng tháng, quý, năm kịp thời chính xác. + Tham gia cùng bộ phận thiết kế cơ bản của Công ty, Xí nghiệp xây dựng thiết kế cơ bản của Xí nghiệp gồm làm mới, mở rộng, nâng cấp, sửa chữa nhà làm việc văn phòng, nhà xưởng, nhà ăn, công trình nước, vệ sinh... 2.3.2. Nhiệm vụ - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện. - Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Xí nghiệp, đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện quản lý điều hành của lãnh đạo Xí nghiệp. - Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho Giám đốc Xí nghiệp và chịu trách nhiệm về tính pháp lý kĩ thuật soạn thảo văn bản. - Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ - bảo quản dấu. - Thành lập danh bạ CBCNV, danh sách biến động ngạch bậc của CBCNV. - Chỉnh lý, bổ sung, bảo quản tài liệu nhân sự, giải quyết chính xác những thủ tục tiếp nhận, bố trí, điều động, khen thưởng kỷ luật, bổ nhiệm, thải hồi người ra khỏi Xí nghiệp và các công việc bố trí khác về nhân sự, lao động. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 43 - Theo dõi thời gian công tác tham gia BHXH của CBCNV, quản lý sổ BHXH và xác nhận hàng năm. - Mua sắm các trang thiết bị, xây dựng cơ bản. - Sửa chữa quản lý cơ sở vật chất văn phòng. - Kế hoạch trật tự trị an, an toàn cơ quan. - Tổ chức các cuộc họp hội nghị của Xí nghiệp và tiếp khách. - Thực hiện công tác quản lý lao động-định mức tiền lương-tiền lương. - Thực hiện các chế độ của người lao động do pháp luật quy định. - Đảm bảo định mức lao động về sử dụng quỹ tiền lương hợp lý. - Thực hiện chương trình bồi dưỡng cán bộ, nhân viên, nâng bậc công nhân. - Thực hiện công tác báo cáo thống kê về công tác lao động, tiền lương tháng, quý, năm kịp thời chính xác. - Đề xuất các quy định, quy chế phục vụ công tác quản lý điều hành Xí nghiệp. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 44 2.3.3. Sơ đồ Ban Nhân chính Sơ đồ số 2: SƠ ĐỒ CƠ CẤU BAN NHÂN CHÍNH (Nguồn: Xí nghiệpsửa chữa tàu 81) Trong đó: - Trưởng ban: 01 người - Phụ trách ban: 01 người - Cán sự tiền lương: 01 người - Nhân viên văn thư lưu trữ kiêm đánh máy vi tính: 01 người - Tổ nhân viên bảo vệ: 03 người - Nhân viên tạp vụ: 01 người - Nhân viên y tế: 01 người - Nhân viên lái xe: 01 người Hiện nay Ban Nhân Chính - Kế hoạch là do hai phòng ban trong công ty ghép lại theo hướng tinh giảm từ hai ban là Nhân chính và Kế hoạch đầu tư. Thực chất ban Nhân chính có 10 nhân viên được biên chế đó là: Trưởng ban Phụ trách ban Cán bộ tiền lương Nhân viên Lái xe Nhân viên Tạp vụ Nhân viên Y tế Tổ Bảo vệ Nhân viên văn thư lưu trữ Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 45 - Do nhiệm vụ, yêu cầu quản lý hiện nay về công tác cập nhập, phân tích, tính toán, báo cáo số liệu để tham mưu kịp thời cho Giám đốc Xí nghiệp có những quyết sách đúng đắn, để sản xuất kinh doanh đạt kết quả tốt. Có thể xem ban Nhân chính – Kế hoạch là trạm trung chuyển giao lưu giữa các đầu mối khác nhau cả ở bên trong lẫn bên ngoài Xí nghiệp. Nếu xét trong tổng thể cơ cấu tổ chức Xí nghiệp thì Ban Nhân chính – Kế hoạch là một bộ phận cấu trúc của Xí nghiệp với vai trò chính là tham mưu giúp việc cho Giám đốc điều hành bộ máy của Xí nghiệp đồng thời cũng là trung tâm phục vụ toàn bộ cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động của Xí nghiệp *Trưởng ban Nhân chính –Kế hoạch Trưởng ban Nhân chính – Kế hoạch đóng vai trò quản lý cao nhất trong Ban và có trách nhiệm về công việc sau: - Tổ chức, phân công cán bộ nhân viên theo đúng chức năng để góp phần hoàn thiện nhiệm vụ được giao. - - Xây dựng được các văn bản, các nội quy, quy chế về công tác hành chính. - Tổ chức thực hiện công tác mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị in ấn các ấn phẩm phục vụ cho văn phòng đồng thời thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo và quản lý quá trình sử dụng. - Tổ chức công tác văn thư lưu trữ và chỉ đạo các nghiệp vụ văn thư lưu trữ khu vực văn phòng của Xí nghiệp. - Tổ chức quản lý về lĩnh vực hành chính và quản trị như làm việc, nhà ở, điện nước sinh hoạt. Tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp bố trí sắp xếp chỗ làm việc cho các phòng ban đơn vị của Xí nghiệp. *Phụ trách ban Nhân chính –Kế hoạch Phụ trách ban Nhân chính –Kế hoạch có những trách nhiệm sau: - Giúp trưởng ban xây dựng các văn bản, các nội quy, quy chế, và công tác hành chính. Giúp theo dõi việc sử dụng các trang thiệt bị văn phòng… - Giúp trưởng ban quản lý về lĩnh vực tạp vụ, vệ sinh môi trường… - Phụ trách công tác tuyên truyền giúp trưởng ban xây dựng được nội quy, quy chế về công tác khen thưởng. Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 46 - Tham mưu cho trưởng ban tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cho khu vực văn phòng Xí nghiệp và chỉ đạo nghiệp vụ văn thư lưu trữ toàn Xí nghiệp. - Làm các báo cáo nghiệp vụ chuyên môn được giao. - Hàng năm tham gia xác định năng lực sản xuất, kinh doanh của Xí nghiệp. Căn cứ vào nhiệm vụ công ty giao, nghiên cứu, xác định, dự thảo điều lệ, tổ chức của bộ máy quản lý, hệ thống chỉ huy sản xuất của Xí nghiệp, quán triệt thực hiện trong Xí nghiệp. - Nắm vững quy chế của công ty về công tác nhân sự, lao động và tiền lương, hành chính, quản trị, phân cấp, hạch toán. Xác định phạm vi quản lý, quan hệ, phân công trong xí nghiệp. Thành lập mới điều chỉnh hoặc hợp nhất, giải thể các đơn vị trong xí nghiệp - Tổ chức việc xây dựng phạm vi trách nhiệm của các ban, thường xuyên kiểm tra việc thực hiện - Căn cứ vào yêu cầu sản xuất kinh doanh, bộ máy chỉ huy và quản lý, xác định chức danh công việc định biên cần thiết, cùng các ban nghiên cứu xác định nhiệm vụ cơ bản, quan hệ phân công của các chức danh gián tiếp chủ yếu.Xác định những tiêu chuẩn cần có của các loại nhân viên để bố trí chính xác. - Hàng năm qua kiểm tra, tổng kết tình hình thực hiện kỷ luật định viên, đề xuất tăng, giảm định viên. - Tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất-kỹ thuật-tài chính-nghiên cứu tổ chức lao động, đảm bảo phải hoàn thành nhiệm vụ, giữ tỉ lệ quy định giữa nhân viên gián tiếp với công nhân sản xuất, cùng các bộ phận liên quan giải quyết vấn đề người thừa. - Nghiên cứu xác định bổ sung, sửa đổi quy chế tiền lương tính theo giờ, tính theo sản phẩm, tính khoán Phương pháp tính đơn giá: Biện pháp quy trình thanh toán chi trả lương, theo dõi, kiểm tra, tổng kết các công tác trên. - Kiểm tra nghiên cứu tình hình thu nhập của từng công nhân trên từng khu vực, ngành nghề, tham gia phân phối việc làm cho các tổ sản xuất. Dựa trên các Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 47 tiêu chí, vị trí của các ngành nghề trình độ kỹ thuật, điều kiện kỹ thuật, xem xét điều chỉnh đơn giá, giờ công các nghề, khu vực, đảm bảo mặt bằng thu nhập trong Xí nghiệp được hợp lý - Thường xuyên cập nhật chế độ chính sách, chế độ, tình hình kinh tế chung của Nhà nước, của ngành, của công ty, quán triệt nguyên tắc phân phối: “Hưởng thụ theo nhu cầu lao động”. Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, chỉ tiêu tiền lương bình quân, tổng mức tiền lương, mức nâng cao năng suất lao động của Xí nghiệp. - Nghiên cứu, xác định, đề xuất phương án điều chỉnh tiền lương đảm bảo nguyên tắc: Tốc độ tăng tiền lương phải nhỏ hơn tốc độ tăng NSLĐ - Thành lập danh bạ CBCNV, danh sách biến động ngạch bậc của CBCNV. Nắm vững chế độ thang, lương, phụ cấp lương, tiền lương, tiền thưởng, lập kế hoạch lao động tiền lương hàng năm, chú ý tiền lương bình quân khi đạt, vượt kế hoạch sản xuất, chỉ tiêu doanh thu. - Nghiên cứu, xác định, bổ sung, sửa đổi các chế độ khen thưởng có tính thường xuyên phải sản xuất, tiết kiệm, các phụ cấp đãi ngộ khác. Cùng các bộ phận liên quan, nghiên cứu, tổ chức, thực hiện chế độ thưởng sáng kiến, thưởng hoàn thành nhiệm vụ hàng năm. - Nắm vững nội dung thi đua lao động, đề xuất thi đua lao động. Tổ chức và thực hiện công tác bình xét thành tích thi đua, cùng các bộ phận liên quan thực hiện công tác xét xử theo dõi kỷ luật. - Chỉnh lý, bổ sung, bảo quản tài liệu nhân sự, giải quyết chính xác những thủ tục, tiếp nhận bố trí điều động, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, thải hồi người ra khỏi Xí nghiệp và các công việc khác về nhân sự, lao động. - Tham gia, dự thảo, kiểm tra tổng kết việc ký hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể. Nghiên cứu, xác định, quán triệt quy định về thời gian lao động, thoả ước lao động tập thể. - Theo dõi thời gian công tác tham gia bảo hiểm xã hội của cán bộ công nhân viên, chốt sổ bảo hiểm xã