Luận án Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất giấy Việt Nam - Tô Minh Thu

ất tại từng doanh nghiệp mà TK 622 được mở chi tiết cho phù hợp. Việc mở chi tiết cho TK 622 tại các doanh nghiệp cũng tương tự TK 621, có 17% doanh nghiệp chi tiết TK 622 theo phân xưởng sản xuất và 83% doanh nghiệp không mở chi tiết TK 622 (phụ lục 1E). Chi phí NCTT tại các DNSX giấy bao gồm tiền lương, các khoản trích theo lương và các khoản phải trả khác cho công nhân trực tiếp sản xuất. Tùy theo loại hình doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức SXKD tại từng doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp giấy áp dụng cách thức tính lương cho công nhân khác nhau. Khảo sát tại Nhà máy Giấy – Tổng công ty Giấy Việt Nam cho thấy cơ sở tính lương cho người lao động là hệ thống thang lương, bảng lương, chế độ phụ cấp lương trong các công ty nhà nước; các nghị định của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu chung và mức lương tối thiểu vùng; các Thông tư hướng dẫn của Liên Bộ về chế độ tiền lương mới cho doanh nghiệp nhà nước và Quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng của Tổng công ty Giấy Việt Nam. Theo đó, tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất bao gồm: Lương; Phụ cấp lương (bao gồm: Phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp đoàn thể); Phụ cấp làm đêm; Phụ cấp làm thêm giờ. Khoản lương chiếm tỷ trọng lớn nhất trong chi phí nhân công trực tiếp được xác định dựa trên hệ số lương cấp bậc và kết quả hoàn thành chỉ tiêu lợi nhuận được giao trong kỳ (đối với các bộ phận hưởng lương sản phẩm tập thể theo sản phẩm tiêu thụ chung của công ty) hoặc đơn giá tiền lương sản phẩm được giao dựa trên cấp bậc công việc và kết quả công việc thực hiện (đối với các bộ phận hưởng lương theo đơn giá khoán sản phẩm riêng). Tại Công ty cổ phần Giấy Việt Trì, cơ sở tính lương cho cán bộ lãnh đạo, quản lý và toàn thể người lao động đã ký hợp đồng lao động và thường xuyên làm việc tại công ty được thực hiện theo Quy chế phân phối tiền lương của công ty. Tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất bao gồm: Tiền lương khoán; phụ cấp lương (bao gồm: Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, phụ cấp đoàn thể theo quy định của Nhà nước); phụ cấp làm đêm cho công nhân làm ca 3 và phụ cấp làm thêm giờ. Căn cứ để trả lương khoán bao gồm định mức giao khoán cho đơn vị, cá nhân; sản lượng hoàn thành của đơn vị, cá nhân trên cơ sở năng suất, chất lượng, hiệu quả và đơn giá tiền lương được Tổng giám đốc công ty phê duyệt. Tại Công ty TNHH Giấy Bình Chiểu, tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất tại phân xưởng được xác định dựa trên số giờ công thực tế của từng công nhân và đơn giá lương dựa trên doanh thu tiêu thụ trong kỳ của công ty. Trên cơ sở doanh thu tiêu thụ trong kỳ, công ty xác định quỹ lương hàng tháng của phân xưởng sản xuất, từ đó xác định đơn giá lương cho công nhân. Căn cứ vào số giờ công lao động trực tiếp thực tế trong kỳ và đơn giá lương để tính lương phải trả cho từng công nhân. Tại Công ty cổ phần Giấy Hoàng Văn Thụ, tiền lương phải trả công nhân trực tiếp sản xuất được xác định dựa trên sản lượng sản phẩm sản xuất và đơn giá lương sản phẩm. Tại các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán, kế toán tiền lương căn cứ vào bảng tổng hợp tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất trong kỳ để vào hạch toán trên phần mềm tiền lương phải trả công nhân trực tiếp sản xuất. Sau đó kế toán hạch toán tiếp các khoản trích theo lương. Các số liệu này được phần mềm tự động kết xuất vào Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Sổ chi tiết TK 622 và các sổ tổng hợp liên quan TK 622 (phụ lục 2.3c, 2.3d, 2.4b, 2.5, 2.6b, 2.7b). Tại các doanh nghiệp thực hiện kế toán thủ công, việc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí NCTT lên sổ kế toán của các doanh nghiệp giấy phụ thuộc vào hình thức sổ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. * Kế toán chi phí sản xuất chung: Các DNSX giấy thường sử dụng chứng từ phục vụ kế toán chi phí sản xuất chung bao gồm: Lịch sản xuất; Phiếu đề nghị lĩnh vật tư; PXK; Báo cáo tình hình sử dụng vật tư; Bảng chấm công; Báo cáo kết quả sản xuất; Bảng phân bổ tiền lương và BHXH; Bảng thanh toán lương; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; Phiếu chi, giấy báo Nợ, hóa đơn,... Theo kết quả khảo sát được tổng hợp tại phụ lục 1E, 100% doanh nghiệp sử dụng TK 627 để phản ánh CPSX chung thực tế phát sinh trong kỳ và mở chi tiết TK 627 theo yếu tố chi phí. Tùy theo đặc điểm tổ chức sản xuất tại từng doanh nghiệp mà TK 627 lại tiếp tục được mở chi tiết theo địa điểm phát sinh chi phí như phân xưởng /nhà máy/ xí nghiệp và chi tiết cho từng loại hoạt động hoặc sản phẩm tại từng địa điểm phát sinh chi phí (17% doanh nghiệp). Chi phí sản xuất chung tại các doanh nghiệp giấy bao gồm nhiều yếu tố: Chi phí nhân viên phân xưởng (bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương và các khoản phải trả khác cho quản đốc, phó quản đốc, nhân viên thống kê, nhân viên kho... tại phân xưởng); chi phí vật liệu dùng gián tiếp cho sản xuất; chi phí CCDC dùng cho phân xưởng (quần áo bảo hộ lao động, bạt che, băng đeo an toàn, bóng đèn, chổi quét...); chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài (tiền điện, nước, điện thoại, internet, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị sản xuất...) và các chi phí bằng tiền khác. Các DNSX giấy tập hợp CPSX chung theo phân xưởng sản xuất. Đối với chi phí khấu hao TSCĐ, mức trích khấu hao TSCĐ hàng tháng được tính theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Cuối kỳ, đối với các doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm, CPSX chung được phân bổ cho từng loại sản phẩm theo sản lượng sản xuất (17% doanh nghiệp) (phụ lục 1E). Về quy trình kế toán CPSX chung được thực hiện tương tự kế toán chi phí NVL trực tiếp (phụ lục 2.4c, 2.5, 2.6c, 2.7c). * Kế toán tổng hợp chi phí sản xuất: Các CPSX phát sinh trong kỳ sau khi đã được tập hợp trên sổ kế toán các TK 621, 622 và 627 đến cuối kỳ sẽ được tổng hợp để phục vụ công tác tính giá thành sản xuất sản phẩm. Để tổng hợp CPSX phát sinh trong kì, các doanh nghiệp giấy đều sử dụng TK 154. Tùy theo đặc điểm tổ chức sản xuất tại từng doanh nghiệp mà TK 154 được mở chi tiết cho phù hợp. Theo kết quả khảo sát, 100% doanh nghiệp xác định kỳ tính giá thành theo tháng nên việc tổng hợp CPSX được thực hiện vào cuối tháng. Tại thời điểm cuối tháng, toàn bộ CPSX phát sinh trong kỳ được tập hợp trên các TK 621, 622, 627 sẽ được kết chuyển vào TK 154 (phụ lục 2.3e, 2.4d, 2.5, 2.6d, 2.7d). * Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Các DNSX giấy quy mô vừa và lớn mở tài khoản và sổ kế toán chi tiết theo nội dung kinh tế của từng khoản mục chi phí để phản ánh và ghi chép các khoản chi phí bán hàng và chi phí QLDN phát sinh trong kỳ. Toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí QLDN được tập hợp chung cho toàn doanh nghiệp, sau đó được phân bổ cho từng loại sản phẩm theo doanh thu tiêu thụ để tính giá thành toàn bộ sản phẩm. Về các phương pháp xác định chi phí hiện đại, 100% doanh nghiệp được khảo sát phản hồi chưa áp dụng các phương pháp xác định chi phí hiện đại như phương pháp xác định chi phí theo mức độ hoạt động (ABC), phương pháp xác định chi phí theo chi phí mục tiêu (Target costing), phương pháp chi phí Kaizen (Kaizen costing) hay các phương pháp hiện đại khác. Phỏng vấn sâu hơn về vấn đề này, kế toán trưởng một số doanh nghiệp cho rằng việc chưa áp dụng các phương pháp xác định chi phí hiện đại tại doanh nghiệp mình là do trình độ nhân sự kế toán chưa đáp ứng (Công ty TNHH Giấy Thành Đạt, Công ty TNHH Giấy Vĩnh Nghiệp) hoặc do doanh nghiệp cảm thấy chưa cần thiết (Công ty cổ phần Giấy Việt Trì, Công ty cổ phần Giấy Xương Giang) hoặc do lãnh đạo doanh nghiệp chưa ủng hộ (Công ty TNHH Giấy Việt Mỹ, Công ty cổ phần Giấy Trường Xuân). Một số doanh nghiệp khác cho rằng do áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt nên e ngại việc áp dụng các phương pháp xác định chi phí hiện đại sẽ tốn kém chi phí đầu tư liên quan đến nhân sự, công nghệ và chi phí đào tạo bồi dưỡng. Đây là những quan điểm cần được xem xét kỹ lưỡng khi đề xuất các giải pháp hoàn thiện phương pháp xác định chi phí tại các DNSX giấy Việt Nam. 2.2.5. Thực trạng về phân tích chi phí 2.2.5.1. Về phân tích chi phí để kiểm soát chi phí Qua khảo sát tại các doanh nghiệp, có 76% doanh nghiệp trả lời có thực hiện phân tích biến động chi phí, trong đó phân tích theo định kỳ hàng tháng (7% doanh nghiệp), định kỳ 6 tháng (17% doanh nghiệp) và phần lớn các doanh nghiệp theo định kỳ hàng năm (52% doanh nghiệp). Có 24% doanh nghiệp không thực hiện phân tích biến động chi phí (phụ lục 1E). - Đối với chi phí NVL trực tiếp: Có 76% doanh nghiệp thực hiện phân tích biến động chi phí NVL trực tiếp, 24% doanh nghiệp không thực hiện phân tích biến động đối với khoản mục chi phí này. 76% doanh nghiệp cho biết tại các bộ phận sản xuất sản phẩm giấy (phân xưởng, xí nghiệp) của doanh nghiệp còn tiến hành lập báo cáo thực hiện tiêu hao vật tư nguyên liệu. Trên báo cáo thực hiện so sánh lượng vật tư tiêu hao/1 tấn sản phẩm giữa thực tế với định mức, từ đó xác định biến động chi phí vật tư tiêu hao/1 tấn sản phẩm. Ngoài ra, một số doanh nghiệp giấy còn thực hiện so sánh tổng lượng vật tư tiêu hao giữa thực tế với dự toán, từ đó xác định biến động chi phí vật tư nguyên liệu cho sản xuất từng loại sản phẩm giấy. Đối với một số loại công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất sản phẩm giấy như lưới, chăn ép, bạt, dây thừng dẫn giấy, các doanh nghiệp tiến hành so sánh giữa thực tế với định mức lượng vật tư tiêu hao, thực tế với dự toán tổng vật tư tiêu hao và biến động chi phí vật tư (phụ lục 2.8e, 2.8g). Như vậy, các DNSX giấy mới chỉ xem xét biến động chi phí vật tư, nguyên liệu thông qua xác định biến động về lượng tiêu hao vật tư, nguyên liệu. Biến động về chi phí vật tư, nguyên liệu dưới tác động của biến động về giá vật tư, nguyên liệu chưa được thực hiện. Mặt khác, việc xác định biến động chi phí vật tư, nguyên liệu cũng chưa được thực hiện một cách thường xuyên. - Đối với các khoản mục chi phí NCTT, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí QLDN đều chưa được các doanh nghiệp giấy thực hiện phân tích biến động chi phí. Khi được hỏi về các tài liệu phân tích như báo cáo phân tích biến động chi phí cung cấp cho nhà quản trị, có 76% doanh nghiệp cho biết họ có lập báo cáo phân tích biến động chi phí (phụ lục 1E). Ngoài ra, một số doanh nghiệp còn lập báo cáo thực hiện tiêu hao vật tư nguyên liệu dưới dạng bảng so sánh số liệu thực tế với định mức hay dự toán. Tác giả nhận định thực chất nội dung phân tích biến động chi phí mà các DNSX giấy thực hiện là xác định tăng giảm chi phí NVL mà chưa phải là phân tích biến động chi phí để cung cấp thông tin cần thiết phục vụ nhà quản trị đưa ra các quyết định kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp. 2.2.5.2. Về phân tích chi phí để ra quyết định kinh doanh Kết quả khảo sát tại các doanh nghiệp giấy cho thấy 100% doanh nghiệp phản hồi thông tin về chi phí do kế toán cung cấp đã phục vụ nhu cầu ra quyết định kiểm soát chi phí, 100% doanh nghiệp cho biết có sử dụng thông tin về chi phí cho nhu cầu ra quyết định chấp nhận hay từ chối một đơn hàng hay lựa chọn đơn hàng để sản xuất trong điều kiện nguồn lực sản xuất có giới hạn (phụ lục 1E). Tuy nhiên, các doanh nghiệp chưa tiến hành phân tích các thông tin chi phí bằng kỹ thuật phân tích của KTQT. Các quyết định kinh doanh ngắn hạn cũng như việc hoạch định tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận đều được thực hiện thông qua các thông tin quá khứ của kế toán tài chính cung cấp. Cách làm này vẫn mang đậm tác phong quản lý truyền thống, dựa trên ước đoán từ kinh nghiệm quản lý. 100% doanh nghiệp chưa thực hiện các nội dung phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận để đánh giá ảnh hưởng của những thay đổi về chi phí, giá bán và sản lượng đối với lợi nhuận của doanh nghiệp (phụ lục 1E). 2.2.6. Thực trạng về báo cáo kế toán quản trị chi phí Kết quả thống kê cho thấy 100% các doanh nghiệp giấy khảo sát có quy mô công suất vừa và lớn đều lập báo cáo dự toán chi phí cho năm kế hoạch. Báo cáo này phục vụ chức năng hoạch định SXKD của nhà quản trị. Đối với việc đáp ứng nhu cầu thông tin về tình hình thực hiện hoạt động SXKD của doanh nghiệp, các doanh nghiệp này đã lập báo cáo tình hình sử dụng vật tư, báo cáo thực hiện định mức tiêu hao vật tư nguyên liệu, công cụ dụng cụ theo định kỳ 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm. Các báo cáo này là cơ sở để nhà quản trị kiểm soát chi phí NVL là loại chi phí chiếm tỷ trọng rất lớn trong cơ cấu CPSX và giá thành sản phẩm giấy. Như vậy, trong hệ thống báo cáo KTQT chi phí, các doanh nghiệp giấy có quy mô công suất vừa và lớn đã chú trọng các khâu lập báo cáo phục vụ chức năng hoạch định và chức năng kiểm soát, đánh giá của nhà quản trị. Tuy nhiên, với tần suất lập báo cáo theo định kỳ 6 tháng (đối với các báo cáo tình hình thực hiện định mức tiêu hao NVL) hoặc 1 năm (đối với báo cáo dự toán chi phí) thì không đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời để phục vụ cho nhà quản trị (phụ lục 1E, 2.2a, 2.2b, 2.8e, 2.8g). Tại các doanh nghiệp giấy có quy mô công suất nhỏ, báo cáo KTQT chi phí khá sơ sài. Do công tác xây dựng định mức và lập dự toán chi phí hầu như chưa được thực hiện nên các doanh nghiệp này hầu hết mới chỉ lập báo cáo tiêu hao vật tư, nguyên liệu. Ngoài ra, tại các doanh nghiệp có thực hiện hoạt động phân tích biến động chi phí còn lập báo cáo phân tích biến động chi phí để đánh giá khái quát tình hình biến động chi phí trong doanh nghiệp (76% doanh nghiệp) (phụ lục 1E). Tuy nhiên, theo tác giả đó thực là bảng xác định tăng giảm chi phí mà chưa phải là báo cáo phân tích biến động chi phí nhằm chỉ ra những nguyên nhân gây biến động và đề xuất giải pháp điều chỉnh phù hợp, là căn cứ cho nhà quản trị ra quyết định đúng đắn. Tại các doanh nghiệp giấy khảo sát, 100% doanh nghiệp không lập báo cáo chi phí bộ phận tại bộ phận bán hàng hay các phòng ban chức năng. Đây là những bộ phận sử dụng các nguồn lực làm phát sinh chi phí ngoài sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp nên cũng cần được chú trọng kiểm soát chi phí nhằm tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đây là hạn chế cơ bản trong việc đáp ứng nhu cầu thông tin chi phí phục vụ quản trị tại các doanh nghiệp giấy. Nhìn chung, hệ thống báo cáo KTQT chi phí tại các doanh nghiệp giấy đã đáp ứng một cách cơ bản yêu cầu đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch mà chưa có nhiều ý nghĩa trong đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ cho chỉ đạo điều hành của nhà quản trị. 2.3. Thực trạng áp dụng phương tiện kỹ thuật xử lý và cung cấp thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất giấy Việt Nam Kết quả khảo sát về việc áp dụng phương tiện kỹ thuật xử lý và cung cấp thông tin KTQT chi phí tại các DNSX giấy Việt Nam (phụ lục 1E) cho thấy, có 69% doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm kế toán, trong đó có 50% doanh nghiệp chỉ ứng dụng phần mềm kế toán đơn lẻ và 19% doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm kế toán tích hợp trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP); chưa có doanh nghiệp nào ứng dụng thành tựu của cách mạng công nghiệp 4.0 trong việc xử lý và cung cấp thông tin KTQT chi phí; tỷ lệ doanh nghiệp chưa ứng dụng phần mềm kế toán là 31%. 2.3.1. Thực trạng áp dụng phần mềm kế toán đơn lẻ Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm kế toán đáp ứng một cách khá đa dạng nhu cầu của các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực hoạt động. Nhìn chung, các DNSX giấy thường lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô hoạt động và năng lực tài chính của doanh nghiệp, chẳng hạn, các doanh nghiệp giấy có quy mô công suất nhỏ thường sử dụng phần mềm kế toán với một số phân hệ cơ bản, chi phí đầu tư thấp như Misa, Fast, 3TSoft...; trong khi đó, nhu cầu về phần mềm kế toán đối với các doanh nghiệp có quy mô công suất vừa và lớn thường đa dạng về phân hệ và đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh hơn, đi kèm là mức chi phí đầu tư cho phần mềm cao hơn so với các doanh nghiệp có quy mô công suất nhỏ, như phần mềm kế toán Bravo, MeliaSoft, DTSoft... Tại các doanh nghiệp giấy đã ứng dụng phần mềm kế toán đơn lẻ để xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin KTQT chi phí, toàn bộ hệ thống kế toán được kết nối với máy chủ và kết nối internet. Nhìn chung, việc xử lý nghiệp vụ và cung cấp thông tin KTQT chi phí trên phần mềm kế toán đơn lẻ được thực hiện theo một quy trình chung như sau: Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản chi phí SXKD, kế toán nhập dữ liệu từ các chứng từ kế toán vào các phân hệ tương ứng trên phần mềm. Phần mềm sẽ tự động hạch toán toàn bộ hoặc một vế của định khoản kế toán. Đối với việc tự động hạch toán một vế, người sử dụng chỉ cần lựa chọn tài khoản đối ứng từ danh mục đã được xây dựng sẵn trong phần mềm. Các chi phí phát sinh có thể được tập hợp trực tiếp theo đối tượng giá thành; tập hợp chung cho phân xưởng hoặc tập hợp chung cho nhiều phân xưởng hay chỉ một vài sản phẩm đặc thù nào đóCác phần mềm kế toán đơn lẻ cho phép phân bổ chi phí tập hợp chung theo nhiều tiêu thức khác nhau: Theo định mức nguyên vật liệu, theo số lượng sản phẩm nhập kho, số lượng sản phẩm sản xuất Dữ liệu được tự động kết xuất vào các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết chi phí. Cuối kỳ, trên cơ sở tập hợp chi phí từ các phân hệ khác như kế toán kho, kế toán tiền lương, kế toán tổng hợp, cùng với số liệu thống kê sản phẩm hoàn thành để kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển, điều chỉnh, tính giá thành bằng cách sử dụng chức năng tự động đã được cài đặt sẵn trong chương trình, kết xuất các thông tin đầu ra trên các sổ kế toán hoặc báo cáo kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán doanh nghiệp đã lựa chọn. Điểm ưu việt của phần mềm kế toán đơn lẻ là có sự hỗ trợ rất nhiều tiện ích nhằm phát hiện các sai sót xảy ra trong quá trình nhập liệu, giúp kiểm soát tối ưu kết quả xử lý, tính toán cuối kỳ. Mặt khác, hệ thống báo cáo giá thành khá đa dạng, phục vụ nhu cầu quản trị, phân tích, kiểm tra, kiểm soát số liệu. Ngoài ra, xét trên khía cạnh bảo mật thông tin, do phần mềm kế toán chỉ được ứng dụng và khai thác trong phạm vi bộ phận kế toán doanh nghiệp mà không có sự chia sẻ dữ liệu lẫn nhau giữa các bộ phận trong doanh nghiệp nên tính bảo mật về thông tin khá tốt. Về quản trị chi phí, các phần mềm kế toán đơn lẻ cho phép lập dự toán chi phí và theo dõi tình hình thực hiện dự toán chi tiết theo từng bộ phận, phòng ban và nội dung chi phí. Ngoài ra, các phần mềm kế toán còn hỗ trợ cung cấp hệ thống báo cáo phân tích chi phí, giá thành tương đối đa dạng, xoay theo nhiều đối tượng như: Tài khoản, bộ phận, mã phí, mã đơn vị trực thuộc... Tuy nhiên, các phân hệ trong phần mềm kế toán đơn lẻ hầu hết mới chỉ tập trung vào việc xử lý và cung cấp thông tin phục vụ công tác kế toán tài chính và lập các báo cáo tài chính doanh nghiệp. Các tính năng và phân hệ phục vụ xử lý và cung cấp thông tin KTQT nói chung và KTQT chi phí nói riêng còn rất hạn chế và chưa đáp ứng được nhu cầu của các cấp quản trị trong doanh nghiệp. Nói cách khác, các phần mềm kế toán đơn lẻ vì chỉ được sử dụng trong nội bộ bộ phận kế toán nên thiên về chức năng hạch toán kế toán nhiều hơn là quản trị. Vì vậy, các DNSX giấy đã ứng dụng phần mềm kế toán đơn lẻ chủ yếu sử dụng phần mềm cho mục đích kế toán tài chính. Phần lớn các thông tin KTQT chi phí theo yêu cầu của các cấp quản trị được bộ phận kế toán xử lý thủ công bằng phần mềm Excel bên ngoài. 2.3.2. Thực trạng áp dụng phần mềm kế toán tích hợp trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Số lượng các DNSX giấy đã ứng dụng phần mềm kế toán tích hợp ERP để xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin KTQT chi phí là rất ít (19%), chủ yếu là các doanh nghiệp có quy mô công suất vừa và lớn như Tổng công ty Giấy Việt Nam, Công ty cổ phần Giấy An Bình, Công ty cổ phần Giấy Việt Trì, Công ty cổ phần Giấy Xương Giang... Các phân hệ chủ yếu trong hệ thống ERP tại các doanh nghiệp bao gồm: Kế toán- tài chính, lập kế hoạch và quản lý sản xuất, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng và phân phối, quản lý nhân sự, quản lý hàng tồn kho, quản lý TSCĐ, quản trị doanh nghiệp. Là phần mềm ERP nên ngoài việc đáp ứng tốt việc quản lý công việc tại các bộ phận phòng ban như: Kế toán, mua hàng, bán hàng, nhân sự thì cần có những tính năng quản trị toàn bộ hệ thống phần mềm trên toàn doanh nghiệp. Các chức năng quản trị hệ thống sẽ hỗ trợ việc khởi tạo và định nghĩa những tiêu chí sẽ sử dụng chung và quản lý toàn bộ việc bảo mật dữ liệu. Với những chức năng này thì người dùng được phân công phụ trách phần mềm sẽ thực hiện các thao tác quản trị, phân quyền và khai báo các tham số hệ thống chung. Một số chức năng quản trị trên hệ thống phần mềm ERP gồm phân quyền các máy tính được phép truy cập chương trình; theo dõi lịch sử sử dụng; duyệt chứng từ; theo dõi, hạch toán bút toán định kỳ. Phần mềm kế toán ERP là một phân hệ trong bộ giải pháp quản lý tổng thể ERP, được xây dựng theo định hướng quản lý tài chính kế toán. Phân hệ phần mềm Kế toán – Quản lý tài chính được coi như là trung tâm tiếp nhận, kiểm soát và cập nhật dữ liệu nhằm xử lý tài chính, quản lý nguồn tiền của doanh nghiệp. Những thông tin dữ liệu từ phân hệ phần mềm này cung cấp sẽ trợ giúp hiệu quả cho nhà quản lý trong việc lập kế hoạch tài chính và đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác. Phân hệ phần mềm Kế toán – Quản lý tài chính kết nối, liên kết dữ liệu trực tiếp với các phân hệ khác như quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự Việc tích hợp các phân hệ có sự liên kết với nhau cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi. Phân hệ kế toán được tích hợp trong phần mềm ERP có tính kế thừa thông tin của các bộ phận khác như kho, bán hàngTheo đó, mọi dữ liệu chỉ cần nhập vào hệ thống một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn và chính xác hơn. Về bản chất việc xử lý nghiệp vụ và cung cấp thông tin KTQT chi phí trên phần mềm kế toán tích hợp ERP tại các DNSX giấy cũng tương tự như phần mềm kế toán đơn lẻ đã trình bày ở phần trên, chỉ khác biệt về mặt quy trình nhập liệu, tốc độ xử lý kết xuất dữ liệu, mức độ đa dạng về thông tin quản lý trong cơ sở dữ liệu và vấn đề chia sẻ dữ liệu. Chẳng hạn, khi bộ phận kinh doanh tiếp nhận một đơn hàng mới thì ngay lập tức các mã mới liên quan sẽ được bộ phận này tạo lập như mã khách hàng, mã sản phẩm...Khi đó, ngay lập tức, toàn bộ hệ thống được chia sẻ những mã đó luôn mà không bộ phận nào phải tạo lại. Về thông tin quản lý trong ERP được thực hiện rất sâu với việc quản lý toàn bộ những vấn đề liên quan đến các đối tượng, ví dụ về đối tượng nhà cung cấp, với phần mềm kế toán đơn lẻ thì chỉ tạo một mã nhà cung cấp để quản lý và hạch toán trên mã đó thôi, còn trong hệ thống phần mềm ERP còn quản lý tất cả những gì liên quan đến mã đối tượng ấy. Khi doanh nghiệp nhập vật liệu thì thông tin khai báo trên ERP sẽ bao gồm các thông tin chi tiết như nhập vật tư của nhà cung cấp nào, thời gian nào, loại gì và một loạt các loại thống kê quản trị khác nhau sẽ được hệ thống đưa ra. Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ thống kê cùng một loại vật liệu thì được doanh nghiệp nhập từ những nhà cung cấp nào, giá của bên nào là tốt nhất. Như vậy, ERP có những thống kê về đối tượng quản lý một cách chuyên sâu. Trong khi đó, đối với phần mềm kế toán đơn lẻ thì chỉ nặng về hạch toán kế toán phục vụ lập các báo cáo tài chính. Trong hệ thống ERP, kế toán chỉ là một phân hệ trong rất nhiều phân hệ khác nhau mà ở đó phân hệ kế toán sẽ trích rút dữ liệu từ các phân hệ khác nhau để lấy những dữ liệu cần thiết để phục vụ công tác hạch toán và lên báo cáo tài chính. Những dữ liệu khác không liên quan đến bộ phận kế toán sẽ được các bộ phận khác sử dụng theo phân quyền. Trong ERP, tài nguyên sẽ được chia sẻ toàn bộ các bộ phận trong doanh nghiệp theo mức độ phân quyền. Tùy thuộc vào nhu cầu thông tin của nhà quản trị và mức độ hiểu biết của người sử dụng mà các doanh nghiệp giấy sẽ có mức độ khai thác hệ thống ERP khác nhau. Chẳng hạn, phân hệ TSCĐ trong ERP rất ít được các DNSX giấy khai thác. Đối với phân hệ TSCĐ thì hầu như các doanh nghiệp chỉ sử dụng để tính khấu hao và hạch toán là chính chứ cũng chưa đi sâu khai thác nó xem mức độ sinh lời của tài sản như thế nào để tận dụng nguồn lực tài sản đó nhằm khai thác hiệu quả hơn... Về yêu cầu cập nhật dữ liệu, trong phân hệ kế toán nói riêng và các phân hệ khác trong ERP đòi hỏi dữ liệu cần được cập nhật ngay lập tức do thông tin trong hệ thống ERP liên quan đến các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Tất cả các bộ phận khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế tài chính thì bộ phận đó phải cập nhật dữ liệu vào hệ thống để dữ liệu được chia sẻ và khai thác giữa các bộ phận liên quan. Bên cạnh đó, tính nhanh chóng và kịp thời là một ưu việt nổi trội của phần mềm kế toán tích hợp trong hệ thống ERP so với phần mềm kế toán đơn lẻ. Đối với phần mềm kế toán đơn lẻ, việc nhập dữ liệu từ các chứng từ kế toán lên phần mềm có thể không thực hiện ngay mà theo định kỳ 5 hoặc 10 ngày mới nhập liệu một lần. Với phần mềm kế toán tích hợp trong hệ thống ERP, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh khi có chứng từ sẽ được cập nhật ngay lên hệ thống vì thông tin còn cung cấp cho các bộ phận khác. Đối với chứng từ về kho liên quan đến nhập xuất vật tư, thàn