Luận văn Công tác xử lý tài liệu tại thư viện của bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

t tài liệu này với những tài liêụ khác; từ đó quyết điṇh xem tài l iêụ nào đáp ứng yêu cầu tìm kiếm . Sản phẩm của XLHT chỉ mang l ại những thông tin đơn giản mang tính hình thức/sơ bô ̣trong khi nhu cầu của NDT ngày một cao . Để taọ điều kiêṇ tìm kiếm nhanh chóng và dê ̃dàng tài liêụ , các NVTV cần phải thưc̣ hiêṇ công tác XLTL sâu hơn. Đó là xử lý nôị dung tài liêụ. Xƣ̉ lý nôị dung XLND tài liêụ là quá trình phân tích nôị dung tài liêụ và thể hiêṇ nôị dung đó bằng các daṇg khác nhau của ngôn ngữ tư liêụ . Ngôn ngữ tư liêụ là ngôn ngữ đươc̣ hình thức hóa hay còn gọi là ngôn ngữ nhân taọ. Khác với ngôn ngữ tự nhiên, ngôn ngữ nhân tạo là ngôn ngữ có các quy tắc được thiết lập rõ ràng trước khi được đưa vào sử dụng. Ngôn ngữ nhân tạo dùng để diêñ đaṭ các đăc̣ trưng nôị dung của tài liêụ , phục vụ cho việc lưu trữ và tìm kiếm các tài liệu . Các ngôn ngữ nhân t ạo thông duṇg bao gồm kí hiêụ phân loaị (KHPL), đề mục chủ đề , từ khóa. Ngôn ngữ nhân t ạo giúp NDT và NVTV có thể tìm l ại đươc̣ các thông tin đa ̃đươc̣ lưu trữ hoăc̣ thể hiêṇ chúng bằng các sản phẩm 12 thông tin khác ngắn goṇ cô đoṇg đ ể quản lý, tổ chức và tìm kiếm môṭ cách nhanh chóng và thuâṇ tiêṇ. Theo TCVN 5453:2009 [41, tr. 36], các thuật ngữ sử dụng trong quá trình phân tích và mô tả nội dung tài liệu được chỉ rõ. Cụ thể như sau: - Phân tích nội dung tài liệu (phân tích chủ đề) là phân tích tài liệu để xác định các thành phần nội dung của nó cùng với mối quan hệ giữa chúng. - Mô tả nội dung là mô tả dựa trên dữ liệu rút ra từ tài liệu và kết quả từ việc phân định thuật ngữ chỉ mục hoặc ký hiệu từ ngôn ngữ đánh chỉ số. Mô tả nội dung có thể cũng đạt được thông qua việc thể hiện bằng lời văn và phân định thuật ngữ chỉ mục có thể dẫn xuất từ kiến thức hoặc bằng các chương trình. - Từ vựng có kiểm soát là danh sách các từ hoặc cụm từ được chuẩn hóa cho định chỉ mục. - Ngôn ngữ định chỉ mục là ngôn ngữ nhân tạo được thiết lập để nêu đặc trưng nội dung hoặc dạng tài liệu. - Từ khóa là từ có nghĩa được rút ra từ nhan đề của văn bản tài liệu để thể hiện nội dung. - Thuật ngữ chỉ mục là từ hoặc cụm từ trong bảng tra (bảng chỉ mục). - Bài tóm tắt là bài trình bày tài liệu đạt được thông qua một quá trình trí tuệ, cung cấp chỉ định chung về nội dung tài liệu. - Bài chú giải là bài mô tả nội dung ngắn gọn của một tài liệu. Chú giải thường chỉ gồm một cụm từ hoặc câu. Như vậy, có thể thể thấy nội dung của hoạt động XLND tài liêụ bao gồm định chỉ số phân loaị, định chủ đề, điṇh từ khóa, chú giải, tóm tắt nội dung tài liệu. Tuy nhiên theo thực tế công tác XLND tài liệu tại Thư viện Bộ, luận văn chỉ tập trung nghiên cứu các công đoạn phân loại, tóm tắt, định từ khóa cho tài liệu. 13 Phân loaị tài liêụ là quá trinh phân tích nội dung tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó theo các dấu hiêụ nào đó như liñh vưc̣ tri thức, vấn đề, đối tươṇg hoăc̣ theo dấu hiêụ hình thức . Kết quả của quá trình phân loại tài liệu được thể hiện bằng KHPL. KHPL là môṭ loaị ngôn ngữ tư liêụ gồm các đơn vi ̣ từ vưṇg đươc̣ ma ̃hóa nhờ ký hiêụ số và /hoăc̣ chữ đươc̣ sử duṇg để đánh chỉ số cho các tài liêụ. Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung tài liệu đề cập . Các hệ thố ng phân loaị hiêṇ nay đang đươc̣ triển khai là DDC, LCC, UDC, BBK. Điṇh từ khóa cho tài liêụ là quá trình phân tích nôị dung tài liêụ để xác điṇh những khái niêṃ đăc̣ trưng mà nôị dung tài liêụ đề câp̣ và mô tả nôị dung chính của tài liêụ bằng môṭ từ /cụm từ khóa nhằm mục đích lưu giữ tài liêụ và tra tìm tài liêụ theo phương thức tư ̣đôṇg hóa . Có hai loại từ khóa là từ khóa tự do và từ khóa có kiểm soát . Từ khóa tư ̣do là từ khóa đươc̣ người xử lý thông tin đặt ra theo nguyên tắc chung , nhưng không đươc̣ kiểm soát theo môṭ phương tiêṇ kiểm soát nào . Từ khóa kiểm soát là từ khóa tư ̣do đươc̣ kiểm soát theo môṭ phương tiêṇ kiểm soát đươc̣ chấp nhâṇ . Phương tiêṇ kiểm soát từ khóa thường là bộ từ khóa, từ điển từ khóa, Tóm tắt nội dung tài liệu là trình bày lại nội dung chính của tài liệu gốc môṭ cách ngắn goṇ dưới daṇg môṭ bài văn , sao cho người đoc̣ tiếp thu nôị dung đó nhanh nhất, chính xác nhất. Bài tóm tắt được hình thành dựa trên quá trình nghiên cứu tài liệu gốc. Độ dài bài tóm tóm tắt tùy thuộc vào khối lượng thông tin/tài liệu gốc, giá trị thông tin chứa trong đó và mức độ tiếp nhâṇ nôị dung từ thông tin/tài liệu gốc. Như vậy, việc XLND tài liệu sẽ tạo ra những sản phẩm thông tin theo các cấp độ khác nhau. Tùy từng cơ quan, đơn vị, nhân lực xử lý sẽ lựa chọn mức độ XLND ở phù hợp với nhiệm vụ và đối tượng bạn đọc. 14 Quy trình XLTL đòi hỏi phải tuân thủ các yêu cầu về nghiệp vụ trong quá trình XLHT và XLND để thể hiện đặc điểm và phát huy chức năng, vai trò của kết quả XLTL trong hoạt động thông tin-thư viện, đặc biệt trong thời đại ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin hiện nay. 1.1.2. Đặc điểm của công tác xử lý tài liệu XLTL luôn tuân thủ các quy đ ịnh chung khi thực hiện XLHT hay XLND. Phương thức cơ bản hiêṇ nay là sử duṇg các quy tắc biên muc̣ để diêñ đaṭ các đăc̣ trưng hình thức của tài liêụ (ISBD và AACR2) và sử duṇg các ngôn ngữ tư liêụ để diêñ đaṭ các đăc̣ trưng nôị dung cùa tài liêụ. Măc̣ dù cán b ộ xử lý sử duṇg các ngôn ngữ tư liêụ để diêñ đaṭ các đăc̣ trưng nôị dung của tài liêụ nhưng trên thưc̣ tế, các phương thức này đươc̣ thưc̣ hiêṇ chủ yếu thông qua quá trình tư duy của con người. Do vâỵ chất lươṇg của quá trình XLTL phụ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của NVTV. XLTL giúp xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện đáp ứng yêu cầu của NDT. Tuy nhiên, các sản phẩm và dịch vụ này lại phu ̣thuôc̣ vào mục đích và yêu cầu của NDT và cơ quan thông tin -thư viêṇ. Cụ thể như đăc̣ thù riêng của từng hệ thống thông tin , đối tươṇg sử duṇg thông tin , dạng tài liêụ đươc̣ quản lý , diêṇ bao quát thông tin , các khía cạnh ưu tiên và giới hạn về khả năng. XLTL nhằm tạo ra các điểm tìm kiếm thông tin hiệu quả góp phần khắc phục các vấn đề trong thời đaị bùng nổ thông tin như trùng lăp̣ , phân tán, nhiễu tin, và giảm đô ̣tin câỵ. Các tài liệu tìm kiếm được hay không phụ thuộc rất nhiều vào độ chuẩn xác và mức đô ̣bao quát khi XLTL . Đây cũng là một trong những yêu cầu rất quan trọng trong khâu định từ khóa cho tài liệu. Tóm lại, XLTL tuân thủ các phương thức cơ bản, tạo ra các sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ công tác phục vụ độc giả đáp ứng yêu cầu tin một cách cao nhất, khai thác hiệu quả nguồn tài nguyên tư liệu được đầu tư của mỗi cơ 15 quan thông tin thư viện, kiểm soát công tác bổ sung trong dây chuyền thông tin tư liệu. XLTL chất lượng giúp nâng cao công tác phục vụ bạn đọc và quản lý tốt nguồn lực thông tin tư liệu của thư viện. 1.1.3. Chức năng và vai trò của công tác xử lý tài liệu Đối với thư viện thuộc loại hình nào, XLTL cũng có vai trò quan trọng. XLTL là công đoạn trung gian được thực hiện sau khi bổ sung tài liệu và tiền đề để tạo ra các công cụ tra cứu thư mục và các xuất bản phẩm thông tin trong thư viện. XLTL không chí có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động nghiệp vụ của công tác thông tin thư viện mà nó còn có ý nghĩa quan trọng đối với NDT. Các thư viện không thể triển khai các khâu công việc nếu không tiến hành việc XLTL. Vai trò của XLTL được thể hiện trên nhiều phương diện khác nhau. Có thể khái quát một số chức năng và vai trò chính của XLTL như sau: - Chức năng nhận dạng XLHT cung cấp các thông tin đặc trưng về tài liệu , giúp người sử dụng có khái niệm ban đầu về tài liệu . Sản phẩm của quá trình XLHT chính là các bản mô tả thư muc̣. Nó bao gồm thông tin về đăc̣ điểm hình thức của tài liêụ (nhan đề, tác giả, thông tin xuát bản, khổ cỡ, số trang...). Đây chính là cơ sở để phân biệt tài liệu này với tài liệu khác. - Chức năng thông tin Bản mô tả thư mục liệt kê các yếu tố cấu thành tài liệu gốc như nhan đề , phụ đề, tác giả, các yếu tố về xuất bản và thông qua các yếu tố này , bản mô tả thư mục hoặc gián tiếp , hoăc̣ trưc̣ tiếp thông báo cho NDT những thông tin cơ bản về tài liêụ gốc. XLND tài liệu giúp NDT nắm được đầy đủ và chính xác nội dung tài liệu mà không phụ thuộc vào kiến thức của họ về ngôn ngữ tài liệu, nhiều trường hợp NDT không cần tìm đọc tài liệu gốc. - Chức năng tìm tin 16 Thông qua thông tin cơ bản (thông tin đặc trưng) có được sau khi XLHT tài liệu, NDT sẽ xác định được mức độ phù hợp của tài liệu gốc với yêu cầu tin bằng các phương pháp và kỹ năng tìm kiếm thông tin. XLND tài liệu giúp NVTV xác định chính xác nội dung tài liệu để sắp xếp, tổ chức, lưu giữ tài liệu theo nội dung; xây dựng CSDL theo nội dung; xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo nội dung chủ đề, khía cạnh nghiên cứu của chủ đề. Qua đó, NVTV định vị được các tài liệu hiện có để nhanh chóng đáp ứng các NCT. - Chức năng trợ giúp Trong bối cảnh nguồn tài liêụ liên tuc̣ phát triển cả về số lươṇg và thể loại như hiêṇ nay, NDT ngày càng có xu hướng muốn được cung cấp những thông tin sâu hơn và cu ̣thể hơn về nôị dung tài liêụ để tiết kiêṃ thời gian tìm kiếm , bảo đảm chọn đủ và chọn đúng những tài liệu phù hợp với yêu cầu. XLND tài liệu đáp ứng những đòi hỏi này thông qua quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng các ngôn ngữ tư liệu (KHPL, định từ khóa, chủ đề hoặc một sản phẩm thông tin ngắn gọn và cụ thể hơn như bản tóm tắt, chú giải, tổng luận) để trợ giúp tối đa cho NDT và CBTV. XLND tài liệu là quá trình tư duy của CBTV do vậy sẽ trợ giúp cán bộ phát triển kỹ năng của bản thân, đặc biệt là kỹ năng phân tích và tổng hợp thông tin, kỹ năng viết, kiến thức chuyên ngành và trình độ ngoại ngữ. - Kiểm soát nhất quán trong biên mục Kiểm soát nhất quán hay kiểm soát tính thống nhất (Authority control) là một phần trong công tác biên mục, là quá trình đảm bảo tính nhất quán trong khi diễn đạt một điểm truy cập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên riêng, các tác phẩm hay chủ đề dựa trên các quy tắc mô tả, khung đề mục chủ đề, bộ từ khóa có kiểm soát, từ điển từ chuẩn bằng cách tra cứu hộp phiếu hay tệp quy định thống nhất. Trong quá trình biên mục, việc kiểm soát tính thống nhất các 17 yếu tố mô tả thư mục, các tiêu đề chủ đề, các KHPL được làm song song và thường xuyên. Kiểm soát nhất quán cho phép cán bộ biên mục lựa chọn chính xác, phân biệt được tài liệu có tiêu đề đề mục giống hoặc tương tự nhau, đồng thời giúp cán bộ biên mục có thể sắp xếp, xác định được những tài liệu có quan hệ với nhau về mặt logic mặc dù chúng có thể được coi là khác nhau. Ngoài các chức năng nêu trên , XLND tài liệu còn có môṭ số chức năng khác. Đó là chức năng kinh tế và chức năng tuyên truyền, giáo dục. - Chức năng kinh tế Chức năng kinh tế thể hiêṇ trong viêc̣ giúp NDT tiết kiêṃ thời gian choṇ lọc tài liệu, khai thác tối đa hiêụ quả sử duṇg tài liêụ . Kết quả của XLND tài liệu giúp NDT dễ dàng phân tài liệu theo thứ tự ưu tiên để thuận tiện cho việc sử dụng và tra cứu, từ đó không mất quá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu. Đối với tài liệu ngoại văn, NDT không phải mất nhiều công sức và thời gian để hiểu được đầy đủ và chính xác nội dung tài liệu gốc. - Chức năng tuyên truyền, giáo dục Chức năng này thể hiêṇ trong viêc̣ giới thiêụ kip̣ thời cho NDT nôị dung và giá trị của các tài liệu có trong kho tài li ệu của các cơ quan thông tin thư viêṇ. Đối với Thư viện Bộ, việc XLTL nhằm thông tin cho bạn đọc về kỹ thuật và công nghệ mới, mô hình sản xuất thành công, đối tượng nuôi có giá trị, nông sản có giá trị gia tăng, chính sách mới của ngành mang ý nghĩa lớn trong việc góp phần phát triển kinh tế, xóa đói giảm nghèo, nâng cao tri thức cho bà con nông dân. Từ những chức năng và vai trò nêu trên cho thấy, cùng với việc xây dựng và phát triển vốn tài liệu, nguồn lực thông tin các thư viện cần quan tâm và 18 triển khai công tác XLTL đê có thể phát huy một cách tốt nhất hiệu quả các nguồn lực của thư viện. 1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lý tài liệu Trình độ nhân lực Người cán bộ làm công tác XLTL đòi hỏi phải có trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm. Họ phải có thời gian được tập huấn, kiểm tra và giám sát kết quả công việc, đồng thời có hiểu biết chung về các ngành khoa học. Cán bộ xử lý cần phải nắm được nền tảng kiến thức, lựa chọn công cụ hỗ trợ phù hợp nhằm tăng cường chất lượng và hiệu quả của công tác XLTL. Các công cụ hỗ trợ cụ thể là các quy tắc, tiêu chuẩn-quy chuẩn, khung phân loaị , bô ̣từ khóa, Người cán bô ̣cần dành nhiều thời gian để hiểu và biết cách sử dụng chúng. Đồng thời cũng phải phải cập nhật kịp thời những thay đổi của các công cụ để áp dụng ngay vào công việc của mình. Tuy nhiên đối với từng khâu trong quy trình XLTL cũng đặt ra yêu cầu cụ thể cho NVTV.  Yêu cầu đối với quá trình biên mục mô tả Cán bộ biên mục cần có kiến thức và kỹ năng thực hiện biên mục theo quy tắc hoặc chuẩn biên mục mà thư viện áp dụng. Cán bộ biên mục biết thu thập thông tin mô tả về tài liệu. Người biên mục phải phát hiện những thông tin quan trọng và bổ ích khác có liên quan đến tư liệu đang mô tả để đưa vào biểu ghi, thí dụ như nhan đề của bản gốc, những dạng bản khác của tác phẩm, lịch sử xuất bản, ngôn ngữ chính văn,  Yêu cầu đối với cán bộ định từ khóa Cán bộ định từ khóa cần có kiến thức và kỹ năng cơ bản về nghiệp vụ thông tin thư viện, bao gồm: - Kiến thức chung về xử lý thông tin nói chung và định từ khóa nói riêng - Kiến thức chung về tổ chức hệ thống tìm tin tư liệu 19 - Kiến thức và kỹ năng về tìm tin tư liệu, cụ thể là tìm tin bằng từ khóa - Kiến thức và hiểu biết về NDT và NCT của họ - Có kiến thức ngôn ngữ - Sử dụng thành thạo một số ngoại ngữ thông dụng như Anh, Nga, Pháp, - Cần có trình độ chuyên môn về lĩnh vực khoa học của mảng từ khóa được xử lý để hiểu chính xác nội dung tài liệu, lựa chọn đúng và đầy đủ từ khóa phản ánh về chủ đề nội dung tài liệu.  Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác phân loại Phân loaị tài liêụ là môṭ khâu xử lý có vai trò và ý nghiã thưc̣ tiêñ rất lớn . Vì thế khi tiến hành công tác phân loại , người cán bô ̣phân loaị phải thưc̣ hiêṇ đảm bảo môṭ số yêu cầu cơ bản như xác điṇh đươc̣ muc̣ đích của viêc̣ phân loại, nôị dung chuyên ngành, diêṇ phuc̣ vu ̣của thư viêṇ , phải có những công cụ cần thiết và đồng thời họ phải có những năng lực phẩm chất nhất định. Yêu cầu cụ thể đối với cán bộ làm công tác xử lý là: - Có kiến thức chung rộng, thông thaọ thuâṭ ngữ khoa hoc̣ - Có kiến thức lý luận về phương pháp và kỹ năng phân loại tài liệu , biết phân tích đánh giá đúng nôị dung tài liêụ , lưạ choṇ những ký hiêụ phù hơp̣ và điṇh ra các KHPL phản ánh chính xác nôị dung của tài liêụ đó. - Thông thaọ, am hiểu cấu trúc bảng phân loaị và bô ̣máy tra cứu - Thông thaọ các ngoaị ngữ thông duṇg (đối với các thư viêṇ và cơ quan thông tin lớn) - Có thói quen và kỹ năng sử dụng tài liệu tra cứu - Cẩn thâṇ, chính xác trong công viêc̣ - Biết hoc̣ hỏi kinh nghiêṃ và câp̣ nhâṭ kiến thức. 20 - Riêng đối với các thư viêṇ , trung tâm thông tin chuyên ngành ngoài kiến thức chuyên môn nghiêp̣ vu ̣thư viêṇ đòi hỏi người cán bô ̣phân loaị phải có kiến thức về chuyên ngành đó.  Yêu cầu đối với cán bộ làm tóm tắt Sau khi hoàn thành quy trình đọc và phân tích nội dung tài liệu gốc, người làm tóm tắt xác định được lượng thông tin cần thiết phải đưa vào bài tóm tắt và trình bày những thông tin đó trong bài tóm tắt bằng lời văn của mình sao cho bảo đảm các yêu cầu đối với bài tóm tắt. Cấu trúc thông tin bài tóm tắt được diễn giải dựa trên trình độ kiến thức của người làm tóm tắt không chỉ trong lĩnh vực đề tài đươc đề cập của tài liệu gốc, mà còn về từ vựng và kiến thức văn bản học. Tuy nhiên người làm tóm tắt lại có thể chủ động điều chỉnh khối lượng (độ dài) bài tóm tắt theo ý mình. Như vậy, NVTV không chỉ là người nắm đươc̣ các lý luâṇ và phương pháp XLTL mà còn là người có ki ến thức chung rộng, thông thạo thuật ngữ khoa học, thông thạo các ngoại ngữ thông dụng, cẩn thận và chính xác trong công việc, biết học hỏi kinh nghiệm và cập nhật kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và khoa học công nghệ. Người NV TV ở vi ̣ trí XLTL đòi hỏi không chỉ các yêu cầu về chuyên môn, ngoại ngữ , kiến thức ngành mà còn có thời gian làm lâu năm để nâng cao giá tri ̣ và chất lươṇg các sản phẩm đầu ra của hoaṭ đôṇg này. Với việc ứng dụng công nghệ thông tin, các sản phẩm của XLTL chất lượng đảm bảo có thể tâṇ duṇg những ưu điểm chu ẩn hóa để thực hiện chia sẻ , trao đổi dữ liêụ tạo điều kiện phát triển sản phẩm và dic̣h vu ̣thư viêṇ. Cuối cùng, với nhận thức đúng về công việc của mình, người cán bô ̣làm công tác XLTL s ẽ triển khai nhiệm vụ được giao đạt hiệu quả tốt nhất. Trình độ nhân lực được xem là yếu tố quyết định chất lượng XLTL, là thế mạnh giúp thư viện hoạt động hiệu quả theo chức năng và nhiệm vụ được giao. 21 Công cu ̣hỗ trơ ̣ Như đa ̃nói ở phần trên , các công cụ hỗ trợ cho quá trình XLTL rất phong phú và đa dạng . Tuy nhiên, tùy theo từng loại hình thư viện , mà các NVTV cần quyết điṇh lưạ choṇ loaị công cu ̣hỗ trơ ̣nào để phù hợp nhất với nguồn tài liêụ và mô hình hoaṭ đôṇg của thư viêṇ.  Chuẩn biên mục Biên muc̣ mô tả trong bối cảnh hiêṇ nay , tại các thư viện trong cả nước vâñ áp duṇg ISBD hoặc AACR2. Trên thế giới đang mở rôṇg , triển khai phổ biến chuẩn RDA. Một số trung tâm thông tin thư viện ở Việt nam đang nghiên cứu và ứng dụng thử nghiệm. Các chuẩn biên mục không phải là môṭ tiêu chuẩn mang tính áp đăṭ mà mỗi nước phải căn cứ vào đó để biên soạn các tiêu chuẩn và quy tắc biên muc̣ quốc gia . Nội dung các chuẩn biên mục giúp trình bày các quy định về mô tả trước các quy điṇh lưạ choṇ tiêu đề . Đây là trình tự phù hợp với thực tiễn biên mục hiện nay và trong tương l ai taị phần lớn các thư viêṇ và cơ quan thư muc̣. Việc ra đời và áp dụng các quy tắc mô tả theo chuẩn cho các loại hình tư liệu của thư viện đã tạo điều kiện giao lưu quốc tế về thông tin thư mục như cho phép các nước trao đổi các biểu ghi thư mục xuất phát từ những nguồn khác nhau, khắc phục hàng rào địa lý, hàng rào ngôn ngữ nhờ hệ thống các dấu phân cách. Qua đó tạo điều kiện dễ dàng chuyển đổi các biểu ghi thư mục sang các dữ liệu đọc máy. Các quy tắc mô tả cũng giúp thống nhất việc mô tả tài liệu tại các thư viện, tránh tình trạng mỗi thư viện có một cách mô tả khác nhau.  Từ khóa và Bộ Tiêu đề chủ đề Ở Việt Nam đa ̃có môṭ số thư viêṇ và cơ quan thông tin tư ̣biên soaṇ các bô ̣từ khóa và bô ̣tiêu đề chủ đề làm công cu ̣kiểm soát từ vưṇg , phục vụ cho công tác XLTL, ví dụ như: Bô ̣Từ khóa đa ngành của Thư viêṇ Quốc gia , Bô ̣ Từ điển từ khóa khoa học và công nghệ , Bô ̣Từ khóa chuyên ngành Thủy sản , 22 Bô ̣Tiêu đề chủ đề của Thư viêṇ Khoa hoc̣ Tổng hơp̣ thành phố Hồ Chí Minh Các công cu ̣kiểm soát này đươc̣ xây dưṇg nhằm phuc̣ vu ̣cho viêc̣ thống nhất mô tả chủ đề nội dung tài liệu và hỗ trợ việc tìm tin trong các CSDL của từng thư viêṇ hoăc̣ trong hê ̣thống thư viêṇ chuyên ngành thuôc̣ diêṇ quan tâm của cơ quan chủ trì biên soaṇ. Các từ khóa được tập hợp trong bộ từ khóa bao gồm các từ khóa chủ đề thể hiện nội dung và hình thức của tài liệu, từ khóa nhân vật, địa danh, tên viết tắt của cơ quan, tổ chức Ngoài ra, theo tính chất đặc thù, một số bộ từ khóa có thêm bảng tra tên sinh vật với hai bộ phận: bảng tra Việt-La Tinh và La Tinh-Việt để giúp cho người định từ khóa có thể tra cứu tên các sinh vật, các ngành, lớp, họ, bộ loài sinh vật ở Việt Nam hoặc liên quan đến Việt Nam. Các bộ từ khóa đều có bảng tra các từ khóa, có bộ từ khóa còn xây dựng thêm bảng tra hoán vị (bảng tra phụ trợ cho bảng tra chính dùng để sắp xếp theo vần chữ cái cho từng phần tử có nghĩa trong từ khóa). Các bộ từ khóa và từ điển từ khóa đều thiết lập các tham chiếu phản ánh mối quan hệ đồng nghĩa và quan hệ liên đới. Với quan hệ đồng nghĩa, các bộ từ khóa và từ điền từ khóa đều đặt ra các từ quy ước thể hiện sự kiểm soát từ vựng đối với các từ đồng nghĩa. Biên muc̣ chủ đề là môṭ khâu quan troṇg trong viêc̣ XLND tài liêụ của các cơ quan thông tin thư viêṇ . Nhiều nơi sử duṇg công cu ̣tìm tin theo chủ đề được coi là thân thiện và dễ sử dụng nhất đ ối với NDT ngày nay . Tại Việt Nam, công tác biên muc̣ chủ đề đươc̣ chú ý quan tâm từ những năm 90 của thế kỷ trước. Tuy nhiên có thể thấy các bô ̣tiêu đề chủ đề tiếng Viêṭ đa ̃đươc̣ công bố nhưng giá tri ̣ sử duṇg không cao. Nguyên nhân cơ bản là do các bô ̣tiêu đề chủ đề tiếng Việt hiện có không cung cấp hệ thống tham chiếu cần thiết , số lươṇg tiêu đề ít, không đươc̣ duy trì câp̣ nhâṭ và không có hoăc̣ có nhưng không đủ các tài liêụ hướng dâñ liên quan đến cách sử duṇg bô ̣tiêu đề chủ đề. 23  Khung phân loại Viêc̣ áp duṇg các khung phân loaị taị Viêṭ Nam cũng đươc̣ diêñ ra nhanh và mạnh mẽ . Môṭ số khung phân loaị tiêu biểu như DDC , UDC, BBK, bảng phân loaị dùng cho thư viêṇ khoa hoc̣ tổng hơp̣ do Thư viêṇ Quốc gia biên soạn, và một số bảng phân loại khác như LCC , khung đề muc̣ Quốc gia , bảng phân loaị tài liêụ dùng cho thư viêṇ trường phổ thông . Tùy từng loại hình thư viêṇ, có thể ứng dụng các bảng phân loại phù hợp với vốn tài liệu của mình . Thực tế hiện nay, các thư viện đã và đang sử dụng các bản phân loại khác như BBK, 19 lớp cũng đa ̃chuyển đổi hoàn toàn san g sử duṇg khung phân loaị DDC hoăc̣ sử duṇg song song cả khung phân loaị DDC và khung phân lo ại mà thư viện đang ứng dụng. Công cu ̣phân loaị tài liêụ bao gồm bảng phân loaị và các sách tra cứu tham khảo . Bảng phân lo ại là môṭ trong những côn g cu ̣cần thiết của người làm công tác phân loại tài liệu . Bảng phân loại là một sơ đồ sắp xếp theo một trâṭ tư ̣nhất điṇh các khái niêṃ khoa hoc̣ thuôc̣ toàn bô ̣liñh vưc̣ tri thức . Hê ̣ thống ký hiêụ của bảng phân loaị là môṭ trong những ngôn ngữ tìm tin chủ yếu đươc̣ sử duṇg trong các cơ quan thông tin , thư viêṇ. Mỗi KHPL đaị diêṇ cho môṭ đề muc̣ của bảng phân loaị có kèm theo giải thích về măṭ nôị dung . Nhiều đề muc̣ của bảng phân loaị có cá c chỉ số liên quan qua laị giữa các đề mục trong bảng phân loại cũng như những chỉ dẫn giới hạn của các đề mục.  Khổ mẫu biên mục Khổ mẫu biên mục là một tập hợp các quy định quy định cấu trúc biểu ghi của một CSDL, cách trình bày sắp xếp dữ liệu trong biểu ghi đó; đưa ra phương pháp mã hóa thông tin rộng rãi dựa trên cơ sở phân tích sâu sắc các yếu tố thư mục. Khổ mẫu biên mục là công cụ cần cần thiết để chuẩn hóa biên mục, chuẩn hóa việc lưu giữ dữ liệu. 24 Biên mục đọc máy là hoạt động sử dụng một phần mềm tư liệu hoặc sử dụng phân hệ biên mục của phần mềm quản trị thư viện để tạo lập các biểu ghi cho một CSDL thư mục và tạo ra các mục lục thích hợp. MACR và DC đã trở thành một công cụ không thể thiếu được của hoạt động biên mục tự động. Bản chất của một biểu ghi MACR và DC là một bản thiết kế mà theo đó các dữ liệu sẽ được sắp xếp, trình bày, Khổ mẫu biên mục MACR ra đời trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin và đã đáp ứng yêu cầu của ngành thư viện truyền thống. Với sự phát triển nhanh chóng của các tài liệu điện tử dẫn đến sự xuất hiện của khổ mẫu biên mục DC. Khổ mẫu DC là cơ sở để hình thành và phát triển thư viện điện tử, thư viện số. Khổ mẫu MACR21 được lựa chọn và phát triển ở Việt Nam. Đây là khổ mẫu nối tiếng và được cộng đồng thông tin-thư viện sử dụng rộng rãi trên thế giới. Khổ mẫu MACR cho phép máy tính sắp xếp và lựa chọn dữ liệu biên mục theo một quy tắc thống nhất. Một biểu ghi MACR bao gồm ba yếu tố: cấu trúc biểu ghi, mã định danh nội dung và nội dung dữ liệu của biểu ghi. Đây là một khổ mẫu tích hợp có thể áp dụng chung cho các loài hình tài liệu thư viện không phải thiết kế các mẫu nhập tin khác nhau, mà chỉ cần thêm bớt các trường dữ liệu đặc thù cho phù hợp. Chuẩn DC là một phương thức mô tả nguồn thông tin, đặc biệt là