Luận văn Giải pháp nâng cao kỹ năng kinh doanh, phát triển dịch vụ ở công ty giao nhận Biển Đông

ường và hòan hảo. Chẳng hạn nhu ngành y, dược, hàng không vũ trụ, điện tử, tin học hay vận tải quốc tế (hàng không và đường biển) ..v..v…Khi tham gia vào lĩnh vực đó, nếu không am hiểu sẽ dẫn đến những thiệt hại, rủi ro ngòai mong đợi mà người chuyên ngành hòan tòan có thể tránh được và có bước phát triển hòan hảo hơn.(Khi xuất/ nhập hàng hóa thủ tục hải quan cần phải có chứng từ nào. Trường hợp người gửi hàng yêu cầu xuất/ nhập hàng hóa theo điều kiện CIF, EXW hay DDU, DDP thì người chuyên ngành ngọai thương, kinh tế sẽ hiểu cần phải làm gì. Trong khi đó, người không tham gia các lớp chuyên ngành trên thì không cách nào biết được.v.v..). Rỏ rằng, ngành nghề giao nhận vận tải quốc tế, đòi hỏi những nhân viên có kỹ năng chuyên ngành là một yếu tố rất quan trọng và cần thiết không những để phục vụ tốt hơn cho khách hàng mà còn là cách hạn chế những rủi ro không cần thiết cho công ty và chính bản thân mình. 2.3.3. Kyõ naêng ngoaïi ngöõ vaø vi tính Trong thời kỳ bùng nổ công nghệ thông tin, hội nhập quốc tế là một nhu cầu tất yếu thì ngọai ngữ và vi tính là những công cụ vô cùng hữu ích và quan trọng, chúng không chỉ được coi là yếu tố “có thì càng tốt” nữa mà là công cụ bắt buộc trang bị cho một người làm kinh doanh quốc tế hiện nay. Thiết nghĩ điều gì sẽ diễn ra khi một người làm kinh doanh mang tính tòan cầu mà chỉ biết chút chút về ngọai ngữ, vi tính. Không đọc hiểu được thư của khách hàng (mail), hay vài câu xã giao thông thường nhằm tạo hình ảnh doanh nghiệp mà nói sai chính tả liên tục, thay vào đó là những đối thủ hòan tòan thông thạo không những một ngọai ngữ mà hai ba ngọai ngữ phổ biến khác. Vi tính thì giỏi, thao tác chuyên nghiệp và hiện đại. Làm gì có khả năng cạnh tranh với người ta khi cạnh tranh trên thương trường quốc tế hiện đại ngày nay là phần nhiều là dựa vào công nghệ mạng internet, ngọai ngữ để đem về khách hàng, doanh thu và lợi nhuận. 2.3.4. Kỹ năng về quản lý thông tin, công nghệ vi tính và tiền bạc. • Thông tin, công nghệ vi tính đóng vai trò hữu ích trong kinh doanh là điều không thể bàn cải, làm sao có thể quyết định hợp lý khi luồng thông tin không thu thập được chọn vẹn và phù hợp nhất. • Nhưng quan trọng hơn cả là làm sao quản lý được thông tin một cách có hệ thống và khoa học để có được nền tảng cho việc ra kế họach tìm kiếm, chinh phục và giữ chân khách hàng là vấn đề sống còn của các doanh nghiệp. Hiện nay, các công ty không có phòng vi tính độc lập, phụ trách chuyên về công nghệ thông tin cho công ty mà hầu hết là thuê ngòai, khi cần hay có sự cố cần khắc phục. 40 • Bên cạnh đó, các nhân viên kinh doanh ở các công ty giao nhận tư nhân Việt Nam hầu hết chưa nhận thức đựợc tầm quan trọng của quản lý thông tin. Bằng chứng là, họ không có sử dụng những phần mềm chuyên dụng để thu thập, xử lý và bào cáo về khách hàng một cách hệ thống và chuyên nghiệp giữa các văn phòng với nhau, mà hầu hết là dùng phần mềm excel, access để tạo file và kiểm sóat khách hàng một cách cục bộ và thiếu tính đồng nhất. • Kết qủa là thông tin khách hàng không được thu thập trọn vẹn, trùng lấp hay thiếu đồng bộ ở các khâu liên quan. Từ đó, dần dần hình hành những trở ngại cho sự phát triển doanh nghiệp. Bên cạnh đó, họ không được trang bị về kiến thức công nghệ thông tin về mạng, ngược lại chỉ hiểu một cách sơ sài, chủ yếu là sọan thảo văn bản và báo gía khách hàng thông qua các kỹ năng trong word và excel là phần nhiều. Và nếu chỉ có thế, thì làm sao có thể tìm thấy những khách hàng lớn, chỉ sử dụng những công nghệ hiện đại, để thực hiện việc kinh doanh, trao đổi mua bán qua mạng 24/24. 2.3.5. Kyõ naêng ñaøm phaùn • Mong muốn tìm kiếm nhiều đơn hàng, nhiều hợp đồng xuất nhập khẩu, nhiều lợi nhuận, nhiều nhân viên kinh doanh đã phải mất cả chì lẫn chài, vì không biết cách thương lượng, đàm phán với đối tác. Trong khi đã bỏ quá nhiều thời gian, công sức, tiền bạc vào những việc xã giao mang tính “vận động hành lang“ mưu cầu cho những hợp đồng hấp dẫn trong tương lai. • Thực tế cho thấy, đàm phán là một chuỗi các yếu tố kết hợp phức tạp. Các nhân viên kinh doanh ở công ty giao nhận Việt Nam rất hạn chế về kỹ năng này, hầu hết họ không có chuẩn bị kỹ lưỡng kế họach đàm phán, tổ chức, thực hiện, kiểm tra với khách hàng (về điều kiện thị trường, giá cả, đối thủ, thời hạn, yếu tố đặc biệt về môi trường.v.v.) mà cứ nghĩ đơn thuần chỉ là vài buổi nhậu, hát hò, đưa đón ăn uống ở những nhà hàng sang trọng là xong việc…mà ở đây, nó đòi hỏi sự tinh tế, kiến thức và kinh nghiệm mới có thể đàm phán thành công và hạn chế lãng phí không cần thiết. 2.3.6. Hieåu bieát luaät kinh doanh XNK vaø thueá GTTG • Bên cạnh những kỹ năng phổ biến như trên. Kỹ năng về luật kinh doanh cũng cần được nhân viên kinh doanh am hiểu càng nhiều càng tốt. Làm sao tư vần được cho khách hàng, nếu họ yêu cầu xuất hàng mà không có chức năng xuất nhập khẩu, không hiểu thế nào là hàng mậu dịch, phi mậu dịch, mức áp thuế từng mặt hàng sẽ là bao nhiêu khi xuất từ nước này hay nhập vào nước khác. Thậm chí, không giải thích được thuế giá trị gia tăng là gì? Vì sao phí này không áp dụng với giá cước vận tải, chi hoa hồng mà cũng đóng thuế.v.v..Do đó, người làm kinh doanh chuyên nghiệp và hiện 41 đại cần thông thạo về luật kinh doanh, xnk là một vũ khí chiến lược và “có sức tàn phá” lớn với đối thủ cạnh tranh và chiếm được sự trung thành của khách hàng. 2.4. Nhaän xeùt vaø ñaùnh giaù chung Qua phân tích trên cho thấy rỏ hơn về tình hình họat động của công ty giao nhận Biển Đông trong những năm qua (2000-2005) cũng như một vài hạn chế trong khía cạnh kinh doanh thường gặp.Qua đó nhận dạng ra các kỹ năng cần thiết và qua trọng để giảm thiểu những trở ngại trên, từ đó làm tiền đề để đề ra giải pháp nâng cao kỹ năng kinh doanh ngày càng hòan thiện và chuyên nghiệp hơn. Sau đây sẽ nêu lên những ưu điểm để công ty phát triển họat động giao nhận và logistics cũng như vạch ra những hạn chế trong qui trình họat động tương ứng. Bên cạnh đó, cũng đề ra các yếu tố để hòan thiện và đẩy mạnh phát triển kỹ năng cho nhân viên. 2.4.1. Một vài ưu ñieåm ñeå coâng ty phaùt trieån hoïat ñoäng giao nhaän Một vài ưu điểm nổi trội của công ty giao nhận Biển Đông bao gồm: • Cung cấp đa dạng hình thức dịch vụ vận tải bao gồm chuyên chở hàng hóa bằng đường hàng không, đường biển, đường bộ hay là sự kết hợp hai hay nhiều phương thức với lọai hình nguyên container hay hàng lẽ. • Nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao và được đào tạo bài bản phù hợp với nhu cầu thị trường vận tải khu vực và thế giới. • Cơ sở hạ tầng: máy móc, thiết bị, công nghệ vi tính hiện đại phù hợp với xu hướng quốc tế hóa và luôn được cập nhật liên tục. • Ban lãnh đạo của công ty có tầm nhìn xa về lĩnh vực giao nhận và logistics, kiến thức quản trị và công nghệ thông tin tuyệt vời và khá gần gũi với nhân viên. • Thực hiện được phương châm:”luôn là công ty tiên phong phát triển các dịch vụ, thị trường mới so với các đối thủ cạnh tranh”. Bên cạnh đó: • Xây dựng được hệ thống đại lý có uy tín và tiềm lực mạnh. • Đã xây dựng được danh tiếng trên thị trường vận tải giao nhận. • Có lượng khách hàng đáng kể và phong phú về lĩnh vực và thị trường xuất nhập khẩu. • Có nhiều kinh nghiệm trong việc phân phối hàng hóa và dịch vụ kho bãi. 2.4.2. Nhöõng haïn cheá trong qui trình phaùt trieån hoïat ñoäng giao nhaän • Chưa khai thác tối đa khả năng kết hợp các lọai hình vận tải để phục vụ đa dạng các lọai khách hàng. • Ngày càng có nhiều nhân viên mới được kết nạp vì sự phát triển của công ty. Tuy nhiên, vấn đề về quản lý, tổ chức, điều động nhân sự mới còn chưa 42 thật phù hợp. Đội ngũ trưởng phòng cần bổ sung về kiến thức quản trị và tầm nhìn quản lý. • Bộ phận dịch vụ khách hàng còn chưa thật sự phát triển như mong đợi, thiếu tính chuyên nghiệp và hiện đại. • Ban lãnh đạo chưa có những giải pháp kịp thời, hiệu qủa để động viên, định hướng cho nhân viên trong việc tiếp cận và xâm nhập thị trường mới. Bên cạnh đó: • Chưa tận dụng được hết khả năng của hệ thống đại lý nhằm khai thác tối đa hợp đồng dịch vụ nhằm mang về nhiều hợp đồng có tính cạnh tranh cao cho cùng một thị trường. • Chưa phát huy tối đa dịch vụ kho bãi và phân phối hàng hóa. Trong khi đó, dịch vụ hiện tại chỉ mang tính thăm dò thị trường và thiếu chiến lược lâu dài. • Chưa có chiến lược liên kết hay kết hợp các công ty giao nhận mới ra làm vệ tinh cho công ty ở những thị trường công ty có giá cạnh tranh tốt như Canada, Hoa kỳ, Singapore nhằm giảm thiểu rũi ro cạnh tranh cũng như gia tăng doanh số ngòai mong đợi. 2.4.3. Caùc yeáu toá ñeå hoøan thieän vaø phaùt trieån kyõ naêng cho nhaân vieân kinh doanh. • Nhận biết động lực cá nhân của từng nhân viên. • Để ý và nắm bắt những đặc thù riêng tư của từng người qua tiếp xúc và qua công việc. • Đào tạo là việc rất quan trọng và phải được coi là công việc thường xuyên của doanh nghiệp. • Nhận diện nguyên nhân, nhân viên không hòan thành nhiệm vụ. • Thiết lập môi trường kinh doanh luôn sôi động, tranh đua và hợp tác.Áp dụng chính sách tuyên dương bằng hiện kim hay các chuyến du lịch nước ngòai kết hợp với thăm hỏi đại lý hay những món qùa tinh thần có ý nghĩa (máy tính xách tay, điện thọai di động, máy chụp hình kỹ thuật số.v..v…) những cá nhân và tập thể có những đóng góp sáng kiến đem đến những định hướng có hiệu qủa cao trong kinh doanh. • Bổ sung, nâng cấp & khuyến khích áp dụng những công cụ, phương tiện kinh doanh tiên tiến, hiện đại để gia tăng hiệu qủa công việc ở mức cao nhất. • Tạo điều kiện để nhân viên kinh doanh tham gia vào các hội nghị của hiệp hội nước ngòai được tổ chức trong và ngòai nuớc nhằm tạo điều kiện nắm bắt và nâng cấp tay nghể, thông tin, cơ hội và xu hướng công nghệ kinh doanh trong khu vực và thế giới. 43 • Đội ngũ lãnh đạo luôn có những định hướng, chính sách hỗ trợ kịp thời nhằm nắm bắt những cơ hội cũng như hạn chế rủi ro trong kinh doanh. 2.4.4. Caùc yeáu toá haïn cheá ñeán vieäc naâng cao kyõ naêng kinh doanh. • Xa rời thực tế, suy nghĩ viển vong, xa rời cuộc sống và những điều kiện hiện có trong kinh doanh. • Không có bản lĩnh: không đi sâu vào một lĩnh vực nào đầy đủ dẫn đến thiếu tự tin, không dám đặt ra vấn đề khó khăn cũng như phản biện bất kỳ một vấn đề gì, không dám tham gia đấu tranh, phê bình, không chủ động đề xuất, không thể hiện và bài tỏ chính kiến của mình. Khi gặo khó khăn thì đùn đẩy cho nhau, sợ trách nhiệm, sợ nhận nhiệm vụ nặng nề. • Chưa đảm bảo chữ tín: Giờ giấc lõng lẻo, “dây thun”, không coi trọng qui định về thời gian, ý thức về thời gian không nghiêm túc, không coi trọng tiết kiệm thời gian. • Sĩ diện, hình thức chủ nghĩa, hay xấu hỗ: không muốn cho mọi người biết mình yếu kém kiến thức kinh doanh hiện đại, thiếu hiểu biết về thị trường thế giới và đối thủ cạnh tranh, làm ở công ty nhỏ.Trong các mối quan hệ giao tiếp thường rục rè, mắc cỡ. Thích phô trương, khoe khoang thậm chí khoe khoang những dịch vụ mà mình không hoặc chưa có khả năng áp dụng và thực thi. • Thích tụ tập nhưng lại thiếu tính liên kết để tạo ra sức mạnh trong kinh doanh.(Cùng một việc, một người làm thì tốt, ba người làm thì kém, bảy người làm thì hỏng) • Thể lực kém: xuất phát từ nhiều nguyên nhân như chế độ dinh dưỡng, môi trường kinh doanh thiếu năng động, chuyên nghiệp, tâm lý lười vận động.v..v..hậu qủa là làm việc với người nước ngòai mặc dù có nhiều cố gắng nhưng nhân viên thường hay hụt hơi, và cảm thấy khó mà có thể theo được cường độ làm việc và đàm phán giành lấy khách hàng tiềm năng. • Chưa chú ý đầu tư công nghệ, bồi dưỡng nâng cao nguồn nhân lực, thiếu cán bộ có trình độ chuyên môn và quản lý cao cũng như thiếu chiến lược kinh doanh lâu dài. Toång keát chöông 2: Như vậy, qua phân tích chương 2 cho thấy: • Tình hình họat động của công ty giao nhận Biển đông trong những năm qua (2000-2005) cho thấy sự phát triển khá tốt (möùc ñoä taêng tröôûng doanh thu bình quaân cuûa coâng ty ñaït 29.64%/ naêm, hàng chỉ định luôn chiếm trên 51 % doanh thu), mặc dù đang có xu hướng chựng lại. Nhưng nhìn một cách bao quát thì kết qủa họat động trong những năm qua là cả một nền tảng tự hào, đáng khích lệ cho một công ty tư nhân Việt Nam dám đột phá, đương đầu tiên phong trong lĩnh vực giao nhận quốc tế với qui mô và 44 hình ảnh thương hiệu ngày càng nhân rộng và từng bước khẳng định mình trên thương trường giao nhận quốc tế. Mặc dù song song đó vẫn còn không ít trở ngại cần phải vượt qua và hạn chế cần được cải thiện. • Bên cạnh tình hình họat động kinh doanh của công ty qua những “con số biết nói”, thực trạng kỹ năng kinh doanh cần tiếp thu và phát triển cũng là vấn đề “nóng” cần đặc biệt quan tâm và khẩn trương hòan thiện. Bởi hầu hết các thực trạng trở ngại trên xuất phát từ nguyên nhân ở con người là chính. Từ việc kém về trình độ, kinh nghiệm, nhận thức cho đến kỹ năng kinh doanh ảnh hưởng đến kết qủa kinh doanh và chất lượng dịch vụ của công ty. Để có được những giải pháp tối ưu, đòi hỏi người làm kinh doanh hay cụ thể là nhân viên kinh doanh cần tiếp thu và quán triệt thực hiện một cách tổng hợp khoa học và bài bản các kỹ năng. Vận dụng các kỹ năng đó một cách thuần thục và logis vào từng trường hợp cụ thể mới có thể khắc phục những trở ngại, đưa ra được các giải pháp tối ưu trong những khỏanh khắc quyết định, biến cái khó khăn, rũi ro thành cơ hội kinh doanh và thành công. Một cách tổng quát, một người làm kinh doanh cần hội tụ những yếu tố và kỹ năng sau: Kiến thức (tổng quát và chuyên môn được đào tạo và huấn luyện). Kinh nghiệm (tích lũy qua những công việc ở các cấp độ kinh doanh khác nhau theo thời gian) Tính đặc thù của nghề nghiệp o Cầu tiến và có niềm tin, tham vọng thể hiện năng lực bản thân. o Nhiệt tình, năng động (nhanh nhẹn, đồng phục gọn gàng, luôn chào đón khách hàng với một nụ cười thân thiện, hiếu khách). o Cẩn thận, thuần phục kỹ năng giao tiếp (ngôn ngữ lịch sự). o Kiên nhẫn, chia sẽ, trách nhiệm vì lợi ích chung của tập thể. o Thông thạo về ngọai ngữ và am hiểu về vi tính. • Nhận dạng được trở ngại, tìm hiểu được những kỹ năng cần thiết để thực hiện cuộc “cách mạng giải pháp” là một tiền đề khả thi cho doanh nghiệp tư nhân Việt Nam hiện nay trên con đường hội nhập tòan cầu. Trong chương tiếp theo sẽ là hệ thống những giải pháp nhằm nâng cao hòan thiện kỹ năng kinh doanh và phát triển họat động giao nhận nhằm đạt hiệu qủa cao hơn trong thời gian tới. 45 Chöông 3: Giaûi phaùp nâng cao kyõ naêng kinh doanh trong dòch vuï giao nhận vận tải ở coâng ty TNHH Giao nhận Bieån Ñoâng. Giôùi thieäu chöông 3: Trong chương này sẽ cho thấy mục tiêu phát triển và định hướng của công ty Biển Đông trong thời gian tới. Bên cạnh đó, là hệ thống giải pháp để nâng cao kỹ năng kinh doanh góp phần hòan thiện và phát triển chất lượng dịch vụ của công ty ngày một hòan thiện hơn và đủ sức cạnh tranh, hội nhập với xu hướng chung của tòan cầu hóa kinh tế hiện nay. 3.1. Ñònh höôùng vaø muïc tieâu phaùt trieån cuûa coâng ty TNHH giao nhận Bieån Ñoâng (T&M Forwarding Co.,LTD). Một cách tổng quát về xu hướng phát triển thị trường giao nhận, logistics trong khu vực và trên thế giới trong những năm tới góp phấn cho thấy những yêu cầu đòi hỏi thực tế từ khách hàng. Dựa trên cơ sở đó, tác giả đề xuất với công ty giao nhận Biển đông những định hướng phát triển tốt hơn. Cụ thể như sau: 3.1.1. Ñònh höôùng Tập trung khai thác và phát huy năng lực lõi của mình vào những thị trường, ngành hàng có ưu thế vượt trội nhằm tận dụng triệt để những cơ hội mới và hạn chế thấp nhất những trở ngại trong thời kỳ hậu WTO, hội nhập kinh tế quốc tế chuyên ngành giao nhận, logistics (4PL) một cách chủ động dựa vào nguồn nhân lực có trình độ, được đào tạo bài bản, công nghệ thông tin được nâng cấp, hòan thiện ngày một hiện đại và tiên tiến trong ngành và đặc biệt là luôn cải tiến không ngừng trong họat động của mình nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng và trở thành dịch vụ ưu tiên được lựa chọn. 3.1.2. Muïc tieâu phaùt trieån trong thôøi gian tôùi • Củng cố, tận dụng, khai thác và phát triển vững mạnh hệ thống đối tác kinh doanh trong hiệp hội giao nhận. • Nâng cấp, hòan thiện chất lượng dịch vụ giao nhận, logistics cao cấp hơn thông qua hiện đại hóa công nghệ thông tin và đội ngũ nhân viên tâm huyết. • Chủ động, tiên phong trong việc cung cấp đa dạng hóa hình thức dịch vụ cho khách hàng. • Xây dựng tính chuyên nghiệp thông qua kỹ năng kinh doanh của nhân viên. • Phấn đấu tốc độ tăng trưởng ổn định, trung bình đạt trên 18% năm 46 • Tôn vinh những khách hàng trung thành vì sự phát triển của doanh nghiệp. 3.2> Heä thoáng giaûi phaùp phaùt trieån kyõ naêng kinh doanh Từ kết quả nhận dạng những trở ngạy thường gặp trong kinh doanh ở các phần phân tích trên, hệ thống giải pháp phát triển kỹ năng kinh doanh tập trung vào những nhóm chính sau: hệ thống giải pháp nhân viên làm kinh doanh, công nghệ cho nhân viên kinh doanh, cơ cấu tổ chức và thiết lập môi trường kinh doanh trong công ty và hệ thống giải pháp những kỹ năng kinh doanh cụ thể. 3.2.1. Hệ thoáng giaûi phaùp nhân viên làm kinh doanh Qua kết quả phân tích những thực trạng kinh doanh chuyên ngành giao nhận vận tải quốc tế trong chương 2 cho thấy, môi trường giao nhận vận tải hiện nay “nóng” hơn bao giờ hết. Do đó, cần tuyển chọn nguồn nhân lực cho vị trí tuyển dụng này theo 3 định hướng chủ yếu như sau: • Kiến thức: Để có thể lĩnh hội được nghề giao nhận vận tải một cách tốt nhất đòi hỏi nhân viên đó cần có những kiến thức nhất định, ít nhất tốt nghiệp trung học, cao đẳng kinh tế hay đại học kinh tế, hàng hải, ngọai thương, marketing hay thậm chí là sau đại học (thạc sĩ & tiến sĩ) chuyên ngành như trên. Có như thế, sẽ tạo điều kiện họach định, tổ chức, thực hiện, kiểm tra chiến lược kinh doanh một cách bài bản và khoa học nhằm xây dựng, phát triển ngành nghề ngày một phong phú và đa dạng hơn trong bối cạnh cạnh tranh gay gắt và hội nhập tòan cầu hiện nay. Trong trường hợp nhân viên tuyển chọn nằm ngòai những ngành nghề đó, cần bổ sung kiến thức cho họ hay họ phải đảm bảo và cung cấp những chứng nhận cần thiết, những kiến thức được đào tạo, huấn luyện bổ sung từ những khóa học chuyên ngành như hải quan, xuất nhập khẩu, kinh tế, quản trị, ngọai thương, marketing trong và ngòai nước để có thể nắm bắt những thuật ngữ chuyên ngành và những qui định mang tính đặc thù của nghề nghiệp giao nhận vận tải cần có. Luôn đào tạo, huấn luyện định kỳ (ít nhất mỗi năm 1 lần) cho nhân viên kinh doanh về những kỹ năng cần thiết hay luôn chuyển, đảm nhận những bộ phận liên quan trong thời gian nhất định (như chứng từ, giao nhận đường biển và hàng không..v..v…) một mặt có thể thay thế những bộ phận liên quan khi họ nghĩ đột xuất hay không tiếp tục làm việc. Mặt khác, ngày càng hiểu rõ và tận dụng những kinh nghiệm liên quan để tư vấn cho 47 khách hàng, qui trình làm việc ngày càng chuyên nghiệp và theo kịp xu hướng của thị trường khu vực và thế giới. • Kinh nghiệm Trong bất kỳ lĩnh vực nào, khi nói về nhân viên kinh doanh, mọi người ai cũng thừa hiểu một áp lực về doanh số, lượng khách hàng, số lượng hàng hóa bán được..v..v.. trong ngành giao nhận cũng không ngọai lệ, thậm chí còn cạnh tranh cao hơn nhiều lẩn. Vì thế, khi nhân viên có kinh nghiệm làm việc luôn được lợi thế hơn vì không lãng phí thời gian đào tạo và có thể mang về doanh số cho công ty trong thời gian ngắn nhất. Tuy nhiên, kinh nghiệm cũng cần phải xét trên nhiều khía cạnh. Nhân viên kinh doanh đó, có làm trong cùng ngành nghề hay không, kinh nghiệm được bao lâu? vài tháng hay vài năm, kinh nghiệm này có làm cái “tôi” của họ phá hủy môi trường văn hóa mà công ty đã gầy dựng lâu năm trong công ty hay không? .v.v..mặt khác, để có đội ngũ nhân viên kinh doanh hay bán hàng giỏi cần có những người có kinh nghiệm, những người thầy thông thái hay từng trải giúp cho những nhân viên khác trong việc định hướng và chỉ dẫn cho họ trong quá trình kinh doanh. Tất nhiên người có kinh nghiêm luôn đòi lương cao và nhiều phúc lợi kèm theo. Nhưng nhìn trên bình diện chung, nếu có kinh nghiệm và thực lực thì đó là đòi hỏi xứng đáng được xem xét và chấp nhận. • Tính đặc thù của nghề nghiệp: Nghề kinh doanh cho dù sớm hay muộn, người mới hay người lâu năm. Theo tôi, trong ngành giao nhận luôn đòi hỏi nhân viên kinh doanh có những tố chất đặc thù như sau: ¾ Người có hòai bảo, động cơ và niềm tin chiến thắng mảnh liệt vào khả năng của mình.(sự thúc đẩy và lòng khao khát mong muốn chiến thắng, thành công của họ) ¾ Người nhiệt tình, năng động, cẩn thận, kiên nhẫn và hài hước. ¾ Người biết và dám thể hiện chính kiến, phản hồi thông tin của mình. ¾ Nắm vững, thông thạo ngọai ngữ, vi tinh và chủ động trong giao tiếp. ¾ Người biết quan tâm, chia sẽ tới người khác, giúp đỡ, trách nhiệm và hợp tác trong tập thể. 3.2.2. Heäâ thoáng giaûi phaùp coâng ngheä cho nhaân vieân kinh doanh 48 Thế kỹ này là thế kỹ của sự bùng nổ công nghệ thông tin. Vì thế để có “chiêu” thu hút khách công ty cần trang bị hệ thống công nghệ vi tính càng hiện đại, tiên tiến càng tốt. Đặc biệt bộ phận kinh doanh là đầu tàu của công ty (có khách hàng mới có doanh nghiệp). Vì lẽ đó, trang bị công nghệ mới cho nhân viên kinh doanh là điều cần thực thi sớm nhất. Kinh doanh giao nhận hiện đại ngày nay, nhân viên kinh doanh cần có những công cụ như: ¾ Hệ thống phần mềm chuyên dụng về quản lý & chăm sóc khách hàng. Trong đó bao gồm những thông tin về khách hàng, đối thủ cạnh tranh, thị trường, sản phẩm, doanh thu, và những công cụ giá trị gia tăng (định kỳ nhắc nhở gửi thư, viếng thăm, thông báo ngày sinh nhật công ty khách hàng, hay làm bảng chào giá ở bất kỳ nơi đâu và bất kỳ thời gian nào (24/24). Fax bảng giá hay hợp đồng trực tiếp trên internet, tổng hợp báo cáo những kết qua quan trọng, kết nối internet thông báo cho nhân viên thông qua điện thọai di động, khi có mail đến.v.v..) ¾ Chào bán dịch vụ thông qua tin nhắn của điện thoại di động hay đàm phán giá với hệ thống đại lý đối tác bằng giao diện của yahoo, hotmail, skype..v..v..online 24/24. ¾ Đàm phán, thuyết phục khách hàng và đối tác trong và ngòai nước, trực tiếp trên mạng có hình ảnh và thông tin tốt tử công nghệ skype & webcam 24/24. ¾ Cung cấp và hỗ trợ máy tính xách tay (laptop)& các phần phụ trợ như máy chiếu siêu gọn nhẹ khi tham gia thuyết trình, hội thảo và chinh phục khách hàng lớn & tiềm năng trong và ngòai nước. ¾ Thường xuyên theo dõi, cung cấp công nghệ tiên tiến trên thị trường và nâng cấp kỹ năng sử dụng cho nhân viên kinh doanh nhằm chinh phục khách hàng bằng kỹ năng kinh doanh chuyên nghiệp hơn. 3.2.3. Cô caáu toå chöùc phoøng kinh doanh vaø moâi tröôøng kinh doanh ôû coâng ty. ¾ Bố trí phòng kinh doanh (xuất hay nhập và phát triển kinh doanh đại lý) theo sơ đồ mặt bằng mở và có lối đi thóang và gọn, ở gần với nhau (khi cần hội ý và tìm hiểu giá cả thị trường, đối thủ có thể hội ý trong thời gian sớm nhất và có thể hỗ trợ nhau kịp thời). Tuy nhiên cần chú ý thêm về khu vực kinh doanh là không tiếp khách hàng ở tại bàn làm việc trong khu vực phòng kinh doanh và không nằm gần cửa chính trực 49 diện vì có nhiều bất lợi khách quan và chủ quan trong quá trình hội thảo hay tranh luận nội bộ về những thông tin và dịch vụ liên quan. ¾ Môi truờng trong phòng kinh doanh, luôn cần những kênh thông tin rỏ ràng, cụ thể và chi tiết bên cạnh sự chia sẽ, hợp tác và nhiệt tình của các thành viên nhằm tạo môi trường, hình ảnh năng động và tâm huyết. Có như thế mới đủ khả năng vượt qua những khó khăn trở ngại trong quá trình kinh doanh, đương đầu và trinh phục khách hàng. 3.2.4. Hệ thống giải pháp về kỹ năng kinh doanh Tập trung vào những vấn đề trở ngạy thường gặp khi kinh doanh, nhưng một cách tổng quát là thể hiện trên 3 vấn đề chủ lực để nâng cao kỹ năng kinh doanh đó là: o Dựa vào kiến thức (được đào tạo, huấn luyện) o Kinh nghiệm và o Tính đặc thù của nghề nghiệp. Từ đó mới có thể phát triển kỹ năng kinh doanh một cách hòan thiện và vương tới tầm nghề thuật kinh doanh. 3.2.4.1. Kyõ naêng giao tieáp (nhieät tình vaø loâi cuoán) Để giao tiếp trong môi trường kinh doanh đạt hiệu qủa cao, đòi hỏi nhân viên kinh doanh hay nhà quản lý kinh doanh cần chú ý một vài nguyên tắc và yếu cầu với kỹ năng giao tiếp khi liên hệ với khách hàng như sau: • Đối với giao tiếp bằng văn bản, thư điện tử (e-mail). Để có những văn bản ngắn gọn, cô đọng, chính xác, nhân viên kinh doanh phải bổ sung và có kiến thức vi tính văn phòng nhất định. Đặc biệt là kiến thức về nghiệp vụ, pháp luật và ngôn ngữ. Đồng thời phải nắm được các phương tiện khai thác và biết cách kha