Luận văn Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần đầu tư Trung Quý – Huế

ện đúng với quy định của pháp luật, chứng từ kế toán phải đảm bảo độ tin cậy, chính xác, hợp lý, hợp lệ và tuân theo đúng pháp luật Kế toán. Định kỳ hàng tuần, tháng tổ chức họp giao ban để Ban lãnh đạo và CBNV được trao đổi một cách trực tiếp, cụ thể tạo mối gắn kết giữa Ban lãnh đạo, giữa các phòng ban và giữa các nhân viên trong Công ty. 2.2.2.2 Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm cơ cấu tổ chức là yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý thực hiện tốt các chức năng quản lý, để môi trường kiểm soát tốt, Công ty có phân chia các chức năng riêng biệt và xác định vị trí then chốt của từng bộ phận, quyền hạn và trách nhiệm đối với các nhân viên và phòng ban trực thuộc (Sơ đồ 2.1). Mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ riêng, thực hiện đúng theo quy trình đã quy định. Cùng nhau phối hợp thực hiện một cách nhịp nhàng để hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Mỗi nhân viên trong mỗi phòng định kỳ hàng tuần, tháng phải thực hiện báo cáo cho các trưởng, phó phòng để trưởng, phó phòng tập hợp các công việc trong tuần, tháng để báo cáo cho lãnh đạo. Nếu có trường hợp đột xuất thì phải kịp thời báo cáo ngay để lãnh đạo đưa ra ý kiến chỉ đạo phù hợp với tình huống thực tế và tránh các tổn thất không mong muốn. Trong cơ cấu tổ chức của Công ty hiện nay, Chủ tịch HĐQT là trưởng ban quản các dự án, một phó giám đốc là phụ trách phó ban quản lý các dự án và giám đốc – người đại diện theo pháp luật là thành viên của Hội đồng quản trị. Trong những trường hợp đại diện pháp luật của Công ty tham gia công tác nước ngoài hoặc vắng mặt thì các Phó giám đốc chức năng liên quan được uỷ quyền theo quy định pháp luật thực hiện các giao dịch bên ngoài và chủ động giao dịch với các cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ quan hữu quan để tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ đã được giao. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế 44 2.2.2.3 Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên. - Chính sách nhân sự: + Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên do phòng hành chính nhân sự đảm nhận, thực hiện tuyển dụng đúng người đúng chuyên môn nghiệp vụ, có các yêu cầu đảm bảo để thực hiện được các công việc được giao, tuyển người có tư chất linh hoạt, tuyển người đồng đội không tuyển ngôi sao. + Có cơ chế khen thưởng, nâng lương định kỳ, quan tâm và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với cán bộ nhận viên trong Công ty như tham gia công đoàn lao động, đóng BHXH, BHTN....Phụ cấp phù hợp và tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành và thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao. + Phối hợp các Công ty khác để giao lưu, nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên kinh doanh và các lĩnh vực khác. - Năng lực làm việc của nhân viên: được đánh giá thông qua trình độ, phẩm chất của cán bộ nhân viên khi hoàn thành nhiệm vụ được giao. Thực hiện phân công công việc đúng người, đúng việc và ưu tiên người có kinh nghiệm. 2.2.2.4 Tính trung thực và các giá trị đạo đức. + Cư xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là văn hoá của tổ chức. Mỗi nhân viên của Công ty đều phải có trách nhiệm cá nhân trong việc phải tuân thủ tất cả các luật, quy tắc và quy định, cũng như các chính sách nội bộ của Công ty. + Những trách nhiệm của nhân viên bao gồm những hiểu biết về pháp luật, quy tắc, quy định, hướng dẫn, hướng dẫn sử dụng, và những hành động thỏa đáng nhất trong khuôn khổ nhiệm vụ đảm trách và thực hiện chúng một cách tốt nhất trong khả năng của mình. + Ở mọi thời điểm với tinh thần tích cực, thận trọng, nhiệt tình, uy tín, và phải trình bày đúng sự việc. Trong quá trình thực hiện làm việc không được phép tiết lộ các bí mật của Công ty cho các đối tượng khác không liên quan. Xung đột cá nhân về lợi ích tăng lên khi nhân viên phải đối mặt với lựa chọn giữa lợi ích cá nhân và lợi ích công ty (Lợi ích tài chính hay lợi ích nào đó). Xung đột lợi ích có thể tác động tới tính toàn vẹn của toàn thể công ty. Theo đó, việc làm của một nhân viên có ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế 45 thể không phụ thuộc vào lợi ích và lợi thế cá nhân. Tất cả các nhân viên được đòi hỏi hành động vì lợi ích tốt nhất của công ty. Các nhân viên ở vị trí công việc của mình bị nghi vấn một cách khách quan vì lợi ích của cá nhân hay gia đình hoặc quan hệ riêng tư cần tham khảo ý kiến người quản lý. Tương tự như vậy, bất cứ nhân viên nào nhận thức được những giao dịch vật chất hoặc quan hệ có thể làm tăng khả năng xung đột cá nhân về lợi ích cần phải kịp thời thảo luận vấn đề này với người quản lý liên quan. 2.2.2.5 Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc. + Hội đồng quản trị và Ban giám đốc gọi chung là Ban điều hành công ty, có nhiệm vụ thúc đẩy tính minh bạch và hiệu quả của thị trường, phù hợp với quy định của pháp luật, và phân định rõ ràng trách nhiệm. + Ban điều hành quyết định liên quan tới những thay đổi cơ bản của công ty: Sửa đổi các quy định hay điều lệ của công ty hay các văn bản quản trị tương đương của công ty; Các giao dịch bất thường, bao gồm việc chuyển nhượng tất cả hay một phần lớn tài sản của công ty, dẫn đến việc bán công ty. + Ban điều hành đảm bảo việc công bố thông tin kịp thời và chính xác về mọi vấn đề quan trọng liên quan đến công ty, bao gồm tình hình tài chính, tình hình hoạt động, sở hữu và quản trị công ty: Kết quả tài chính và hoạt động của công ty, mục tiêu của công ty, các vấn đề liên quan đến người lao động và các bên có quyền lợi liên quan khác. Thông tin được chuẩn bị và công bố phù hợp với các tiêu chuẩn chất lượng cao về công bố thông tin kế toán, tài chính. + Thành viên Hội đồng Quản trị làm việc với thông tin đầy đủ, tin cậy, siêng năng và cẩn trọng, và vì lợi ích cao nhất của công ty và cổ đông. 2.2.3. Nội dung quy trình và thủ tục kiểm soát các nghiệp vụ tại Công ty CPĐT Trung Quý – Huế. 2.2.3.1 Nội dung quy trình và thủ tục kiểm soát quản lý các dự án đầu tư. 1. Quy trình lập, thẩm định, phệ duyệt dự án đầu tư * Nội dung và quy trình: ĐA ̣I H ỌC I NH TÊ ́ HU Ế 46 Bảng 2.2: Nội dung và quy trình lập, thẩm định và phệ duyệt dự án đầu tư STT NỘI DUNG VĂN BẢN ÁP DỤNG ĐỐI TƯỢNGTHỰC HIỆN 1 LẬP DỰ ÁN ĐẦU TƯ 1.1 Xin thông tin quy hoạch Kết hợp Uỷ ban Nhân dân tỉnh, Sở xây dựng, Ban quản lý các khu chức năng có trách nhiệm cung cấp về thông tin quy hoạch đã được phệ duyệt Công văn số 1056/UBND-XD ngày 17/03/2009 về việc nghiên cứu đầu tư các dự án tại huyện Hương Thuỷ. Phòng hành chính 1.2 Lập dự án đầu tư xây dựng công trình Nội dung phần thuyết minh của Dự án đầu tư xây dựng của Công trình: - Sự cần thiết và mục tiêu đầu tư - Mô tả về quy mô và diện tích - Các giải pháp thực hiện - Đánh giá tác động môi trường, các giải pháp phòng cháy, chữa cháy và yêu cầu về an ninh, quốc phòng. Tổng mức đầu tư của dự án Nội dung thiết kế cơ sở của Dự án ĐTXDCT: - Thiết kế cơ sở là thiết kế được thực hiện trong giai đoạn lập Dự án ĐTXDCT. - Nội dung thiết kế cơ sở bao gồm thuyết minh và phần bản vẽ. Báo cáo kinh tế kỹ thuật: - Báo cáo giải trình kinh tế kỹ thuật. - Báo cáo giải trình khả năng đáp ứng điều kiện của DA. - Điều 6 Nghị định 12/2009/NĐ-CP. - Điều 15,17, 19, 21, 23, 26 của Luật Xây dựng về lấy ý kiến đối với nhiệm vụ và đồ án quy hoạch xây dựng; - Điều 25 của Nghị định 08/2005/NĐ-CP. - Khoản 1 Điều 13 Nghị định 12/2009/NĐ-CP. - Khoản 5 Điều 35 của Luật Xây dựng. - Điều 7 Nghị định 12/2009/NĐ-CP. - Điều 36, 37 luật Xây dựng. - Điều 8 Nghị định 12/2009/NĐ-CP. - Điều 13 Nghị định 12/2009/NĐ-CP. - Khoản 4 Điều 35 Luật xây dựng. - Điều 3 Thông tư 03/2009/TT-BXD Phòng kinh doanh. Đơn vị tư vấn 2 THẨM ĐỊNH HỒ SƠ 2.1 Hồ sơ trình thẩm định Dự án ĐTXDCT bao gồm: Tờ trình thẩm định dự án, dự án bao gồm phần thuyết minh và thiết kế cơ sở, các văn bản pháp lý có liên quan. - Điều 9 Nghị định 12/2009/NĐ-CP Phòng hành chính 2.2 Thẩm quyền thẩm định và quyết định Dự án ĐTXDCT - Uỷ ban nhân dân Tỉnh - Điều 10, Khoản 1,2 Nghị định 12/2009/NĐ-CP. Cơ quan chức ẠI HO ̣C K INH TÊ ́ HU Ế 47 - Ban quản lý các dự án Khu công nghiệp (dự án thuộc KCN). Nội dung thẩm định Dự án ĐTXDCT - Xem xét các yếu tố đảm bảo tính hiệu quả của dự án. - Xem xét các yếu tố đảm bảo tính khả thi của dự án - Xem xét thiết kế cơ sở. - Điều 11 Nghị định 12/2009/NĐ-CP. - Điều 12 Nghị định 12/2009/NĐ-CP. năng. 3 PHÊ DUYỆT DỰ ÁN 3.1 Phản hồi cơ quan thẩm định. - Sở tài nguyên và môi trường phệ duyệt báo cáo đánh giá tác động môi trường của Dự án đầu tư. - Uỷ ban Nhân dân tỉnh có Công văn thông báo , trả lời liên quan về việc xin thực hiện dự án. 3.2 Thực hiện thủ tục thuê đất: - Lập hồ sơ xin thuê đất. - - Nộp hồ sơ xin giao thuê đất cho Sở Tài nguyên và Môi trường Phòng hành chính 3.3 Thẩm tra và thực hiện thủ tục giao đất: - Sở tài nguyên và môi trường thẩm tra. - Cắm mốc lộ giới lô đất. - Lập hồ sơ trích lục bản đồ. - Tham mưu cho UBND tỉnh ra Quyết định thuê đất, thực hiện Hợp đồng thuê đất - Sở Tài nguyên và môi trường tiến hành lập Biên bản giao đất cho Công ty. Cơ quan chức năng 3.4 - Sở Kế hoạch và đầu tư, Sở tài nguyên môi trường hướng dẫn hoàn chỉnh dự án và các thủ tục liên quan, tham mưu cho UBND tỉnh để thực hiện cấp giấy chứng nhận đầu tư và giấy chứng nhận quyền sử sụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất. - Dự án thuộc Khu Công nghiệp, thì Ban quản lý KCN có công văn hướng dẫn để thực hiện cấp giấy chứng nhận đầu tư cho chủ đầu tư. - Sở xây dựng tham gia góp ý thiết kế cơ sở và căn cứ vào Quyết định thuê đất; Giấy chứng nhận đầu tư; Giấy chứng nhận quyền sử sụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất cấp Giấy phép xây dựng cho công ty. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế 48 * Thủ thục kiểm soát. Xuất phát từ ý định thực hiện đầu tư tại một thị trường mới mẻ, Ban quản trị công ty tiến hành yêu cầu cho phòng đầu tư – kinh doanh thực hiện lên kế hoạch đầu tư. Thông qua quy trình thực hiện, Ban giám đốc phân công cho phòng hành chính phối hợp với phòng đầu tư – kinh doanh thực hiện các bước trên để thực hiện hoàn thành bước đầu tiên là lập, thẩm định và phệ duyệt dự án đầu tư. Kết thúc quá trình này là Công ty có được đầy đủ bộ hồ sơ pháp lý các dự án đầu tư (phụ lục 5) và tạo tiền đề thực hiện các bước tiếp theo trong quản lý dự án đầu tư. Bảng 2.3: Thủ tục kiểm soát quy trình lập, thẩm định và phệ duyệt dự án đầu tư Thủ tục kiểm soát Phòng hành chính Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Thủ tục kiểm tra và theo dõi - Lập thời gian biểu cho việc thực hành giai đoạn này, để xem xét tiến trình thực hiện của nhân viên trong phòng như thế nào, nếu do nhân viên thì đôn đốc nhắc nhở và yêu cầu thực hiện tốt, nếu do sự trì trề trong đơn vị hành chính thì cần phải yêu cầu nhân viên bám sát với cơ quan hướng dẫn thực hiện hồ sơ để hoàn thành đúng với tiến trình đã thực hiện. Các trưởng phòng cũng phải có báo nêu rõ với ban giám đốc nếu không hoàn thành theo thời gian biểu đã lập. - Trưởng phòng phân công nhiệm vụ cho nhân viên đến các cơ quan chuyên ngành để được hướng dẫn các thủ tục hành chính liên quan đến dự án đầu tư. - Nhân viên thực hiện công việc xong phải báo cáo bằng văn bản và gửi vào email cho trưởng phòng. - Trưởng phòng có trách nhiệm tổng hợp, kiểm tra các văn bản được cung cấp, hướng dẫn có phù hợp và đúng với văn bản pháp luật hiện hành. - Đôn đốc các nhân viên được cử đi nộp hồ sơ bám sát với cơ quan chức năng để đảm bảo các thủtụctrênđượcthựchiệnnhanhchóngvàđúngthờigianquyđịnh. - Các giấy tờ hồ sơ sau khi được ký và đóng dấu cần xem xét kỹ trước khi mang đến cơ quan chức năng. - Trưởng phòng kỹ thuật phân công kỹ sư dân dụng xem xét phần thuyết minh cơ sở và các bản vẽ kèm theo do đơn vị tư vấn lập. - Tiến hành xem xét cần chỉnh sửa gửi thông báo cho đơn vị tư vấn thực hiện chỉnh sửa. - Xem xét và tập hợp cho trưởng phòng kèm theo báo cáo nếu cần yêu cầu chỉnh sửa thông tin thuyết minh và bản vẽ, các thông số kỹ thuật khác. - Giám sát thời gian và khối lượng hoàn thành của đơn vị tư vấn theo Hợp đồng và phụ lục hợp đồng (nếu có). - Tổ chức nghiệm thu sản phẩm của HĐ tư vấn thiết kế. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế 49 Thủ tục kiểm soát Phòng hành chính Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật - Các hồ sơ thực hiện phải được lưu tại phòng hành chính và phòng đầu tư để được xem xét đối chiếu khi cần thiết. - Khi nhận công văn phản hồi thì phòng hành chính cần phải vào sổ, theo dõi công văn đến, được lưu vào tệp hồ sơ theo từng dự án thực hiện. Mục tiêu: chi phí thiết kế tối thiểu, tổng mức đầu tư hợp lý và dự án có hiệu quả. Thủ tục báo cáo bất thường - Trong trường hợp cần xử lý ngay thì cần liên lạc bằng điện thoại cho cấp trên để được chỉ đạo kịp thời. - Nếu không phải thực hiên bằng văn bản để được nhận ý kiến chỉ đạo cho công việc tiếp theo. - Trong trường hợp cần chỉnh sửa phải có báo cáo để giải trình rõ lý do chỉnh sửa để yêu cầu cho đơn vị tư vấn thực hiện. Thủ tục phệ duyệt - Cử nhân viên đến cơ quan quan làm việc cần có giấy giới thiệu của Công ty theo mẫu, có chữ ký của Trưởng phòng liên quan, và chữ ký có đóng dấu của người đại diện theo pháp luật. - Các hồ sơ của các trưởng phòng mang lên trình cho Ban giám đốc xem xét sau đó được ký và đóng dấu trên chữ ký, đối với các giấy tờ và hợp đồn trên 2 trang không được in trên 1 tờ giấy A4 thì phải được đóng dấu giáp lai. - Trưởng phòng kỹ thuật trình cho Ban quản lý các dự án xem xét, ký nháy và trình cho Ban giám đốc để ký và đóng dấu. - Trên từng bản vẽ phải có chữ ký và dấu của chủ đầu tư – người đại diện theo pháp luật. Thủ tục bảo vệ tài sản - Giấy chứng nhận quyền sử dụng, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền trên đất, giấy chứng nhận đầu tư, giấy phép xây dựng được thực hiện lưu theo tệp hồ sơ pháp lý từng dự án và được cất giữ cẩn thận. - Khi nhân sự các phòng ban cần thực hiện các công việc có liên quan đến bản chính thì phải có phiếu biên nhận nội bộ và được ghi vào sổ nhật ký. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế 50 2. Nội dung quy trình, thủ tục kiểm soát lựa chọn nhà thầu và Hợp đồng xây dựng Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình và thủ tục kiểm soát lựa chọn nhà thầu và Hợp đồng xây dựng. Tiếp nhận hồ sơ đấu thàn Lập hồ sơ mời thầu Gửi thư mời thầu Phòng kinh doanh và phòng hành chính - Thủ tục phệ duyệt: trưởng phòng đầu tư kinh doanh kiểm tra nội dung, thông tin đầy đủ của các nhà thầu, sau đó trình lên Ban giám đốc ký. - Thủ tục kiểm tra và theo dõi : phòng hành chính vào số và sổ công văn đi. Phòng hành chính lưu. Gửi công văn theo đường bưu điện hoặc gửi trực văn thư đơn vị mời thầu, gửi trực tiếp thì cần có phiếu biên nhận theo mẫu của Công ty và văn thư của đơn vị mời thầu xác nhận. Phòng kinh doanh tiếp nhận hồ sơ và chuyển giao cho phòng kỹ thuật Đánh giá tổng hợp các hồ sơ Phòng kỹ thuật và phòng kế toán - Nguyên tắc đánh giá tổng hợp: + Năng lực về tài chính: phòng kế toán cử người xem biến động nguồn vốn dựa trên BCTC của đơn vị thầu thi công trong 3 năm với 03 bộ hồ sơ, và làm bảng đánh giá gửi cho phòng kỹ thuật. + Năng lực thi công: phòng kỹ thuật đánh giá thực hiện thi công các dự án khác của nhà thầu. + Dự toán cạnh tranh và đảm bảo chất lượng công trình. - Thực hiện báo cáo cho Ban giám đốc về nhà thầu trúng tuyển. - Ban giám đốc đòng ý chuyển hồ sơ nhà thầu trúng tuyển cho phòng kinh doanh Mời nhà thầu trúng tuyển đàm phán - Thủ tục phệ duyệt: trưởng phòng đầu tư kinh doanh trình Giám đốc Công văn mời nhà thầu trúng tuyển đàm phán và làm Hợp đồng. - Thủ tục kiểm tra và theo : phòng hành chính vào số và sổ công văn đi. Phòng hành chính lưu. Gửi công văn theo đường bưu điện hoặc gửi trực văn thư đơn vị mời thầu, gửi trực tiếp thì cần có phiếu biên nhận theo mẫu của Công ty và văn thư của đơn vị mời thầu xác nhận. Phòng kinh doanh và phòng hành chính Hoàn thiện và ký kết hợp đồng. - Các văn bản liên quan về pháp lý như hợp đồng....được 01 thành viên trong HĐQT soạn thảo theo quy định và chuyển giao cho phòng hành chính lưu thành file trên máy tính. - Phòng hành chính thực hiện soạn thảo Hợp đồng dựa trên mẫu đã có của Công ty, gửi sang cho bên nhà thầu xem xét và hoàn thiện thông tin. Giá trị hợp đồng không vượt quá với dự toán gói thầu được duyệt trừ trường hợp khối lượng khối phát sinh được Giám đốc phệ duyệt. Hợp đồng được thành lập 06 bản mỗi bên 03 bản. - Hợp đồng phải có chữ ký của đại diện theo pháp luật và dấu của Công ty, và được đóng dấu giáp lai với Hợp đồng nhiều trang. - Phòng kế toán, phòng kỹ thuật và phòng hành chính: mỗi phòng 01 bản. Phòng hành chính, kỹ thuật và phòng kế toán. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế 51 3. Nội dung quy trình và thủ tục kiểm soát Quản lý thi công xây dựng. * Nội dung quy trình Bảng 2.4: Nội dung quy trình quản lý thi công xây dựng Quản lý tiến độ thi công Lập và quản lý chi phí xây dựng đầu tư Quản lý chất lượng công trình Quản lý ATLĐ – VSMT – PCCN - Kiểm tra tổng thể tiến độ thi công do nhà thầu lập. - Kiếm tra chi phí xây dựng đầu tư dựa trên dự toán của nhà thầu tương ứng với thời gian thi công - Kiểm tra các điều kiện khởi công của công trình theo quy định tại Điều 72 của Luật xây dựng - Kiểm tra biện pháp thi công của nhà thầu. - Kiểm tra và chấp thuận Danh sách cán bộ nhân viên và máy móc thi công trên công trường. - Kết hợp với tư vấn giám sát và nhà thầu thi công triển khai thi công xây lắp tại công trình - Yêu cầu nhà thầu huấn luyện ATLĐ và kiểm định máy móc thiết bị. - Kiểm tra, chấp thuận tiến độ theo tháng của nhà thầu - Kiểm soát khối lượng công việc phát sinh. - Kết hợp với tư vấn kiểm tra và phệ duyệt mẫu vật liệu xây dựng - Kiểm tra thủ tục ATLĐ trước khi thi công. - Tiến hành nghiệm thu nội bộ theo giai đoạn, hạng mục xây dựng và phiếu yêu cầu nghiệm thu. - Thường xuyên phối hợp tư vấn giám sát với nhà thầu thi công thực kiểm tra ATLĐ. - Nghiệm thu hoàn thành đưa công trình vào sử dụng. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế 52 * Thủ tục kiểm soát. - Căn cứ pháp lý thực hiện: (phụ lục 06) - Tuân theo Quy chế bắt buộc “ V/v thi công xây dựng các công trình tại các dự án tại Thừa Thiên Huế” do Chủ tịch HĐQT ban hành ngày 17/10/2012. (phụ lục 07) - Thủ tục phệ duyệt. + Ban quản lý các dự án được Ban giám đốc công ty uỷ quyền thực hiện dự án: chịu trách nhiệm toàn diện, giám sát, nghiệm thu, kiểm tra chất lượng, định mức, đơn giá, giá vật liệu và các chi phí khác trong trong hợp đồng do nhà thầu đề nghị thanh toán. Ký xác nhận sau đó trình cho Ban giám đốc phệ duyệt. + Nhà thầu tư vấn giám sát: căn cứ các khoản ghi trong hợp đồng, nhà thầu tư vấn chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Công ty và bồi thường các khoản thiệt hại gây ra cho Công ty. + Ban quản lý các dự án yêu cầu phòng kỹ thuật thực hiện các công việc theo chức năng kết hợp với tư vấn giám sát để kiểm tra, giám sát chất lượng thi công trình, tiến độ thi công; quản lý chi phí, an toàn lao động, vệ sinh môi trường và phòng chống cháy nổ nhằm sử dụng có hiệu quả vốn đầu tư xây dựng công trình; giám sát một cách có hệ thống sự phù hợp của công tác xây lắp, với thiết kế dự toán được duyệt, các định mức, tiêu chuẩn, các chỉ dẫn kỹ thuật và quy định hiện hành; nghiệm thu đưa công trình vào sử dụng. + Cán bộ giám sát kỹ thuật thuộc phòng kỹ thuật đại diện cho công ty trên hiện trường xây lắp về công việc được giao. Cán bộ kỹ thuật là kỹ sư hoặc kiến trúc sư đã qua thực tế sản xuất không dưới 3 năm hoặc trung cấp kỹ thuật ở hiện trường kỹ thuật đã qua 5 năm trở lên. - Thủ tục kiểm tra và giám sát. + Giá trị hợp đồng cộng với giá trị dự toán bổ sung vượt mức tổng đầu tư Ban quản lý cần phải báo cáo cho Ban giám đốc thực hiện điều chỉnh tổng mức đầu tư. + Cán bộ giám sát phải ghi nhật ký công trình hoặc các biên bản những vấn đề sau: Sự sai phạm so với thiết kế, các thiếu sót và các vi phạm những điều kiện kỹ thuật trong công tác xây lắp. Các yêu cầu cụ thể, biện pháp khắc phục các khuyết tất các sai phạm so với thiết kế và sự vi phạm các điều kiện kỹ thuật xác định rõ yêu cầu về thời gian để khắc phục các thiếu sót đó. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế 53 Các thay đổi thiết kế trong quá trình thu công đã được cấp thẩm quyền phệ duyệt, các đề xuất của tổ chức xây lắp đã thiết kế chấp nhận bằng văn bản va của của cán bộ giám sát tác giả thuộc công ty thiết kế. + Cán bộ giám sát phải theo dõi quá trình lấy mẫu và kiểm tra kết quả thí nghiệm tổ chức xây lắp ( thí nghiệm trọng đất, đúc mẫu, kiểm tra cường độ bê tông, chất lượng mối hàn....). + Trong giai đoạn chuẩn bị xây dựng, nhiệm vụ của cán bộ giám sát kỹ thuật là: Đối chiếu đề án thiết kế với tiêu chuẩn điều kiện kỹ thuật và thực tế hiện trường, phát hiện những sai sót hoặc bất hợp lý để đề nghị với đơn vị thiết kế công trình sửa đổi. Nghiên cứu bản vẽ thi công, nắm vững chi tiết kết cấu bộ phận hạng mục công trình được phân công theo dõi, các phần việc có tính chất quyết định đối với chất lượng công trình. Kiểm tra việc bàn giao mặt bằng xây dựng công trình với tổ chức xây lắp (tim, cốt, các mốc định vị công trình...) + Trong giai đoạn xây lắp nhiệm vụ của cán bộ giám sát kỹ thuật là: Theo dõi kế hoạch tiến độ thi công để thực hiện việc giám sát kỹ thuật kịp thời. Kiểm tra sự thực hiện các công trình xây lắp phù hợp với thiết kế, tiêu chuẩn định mức, các điều kiện kỹ thuật thi công. + Ban quản lý các dự án tổ chức kiểm tra trực tiếp tại hiện trường, đánh giá chất lượng thi công công trình nhằm phát hiện những sai phạm trong thi công kịp thời có biện pháp xử lý. + Căn cứ vào tiến độ thi công đã phệ duyệt, Ban quản lý dự án thực hiện kiểm tra hồ sơ theo dõi của phòng kỹ thuật. + Hàng tháng, Ban quản lý các dự án họp giao ban giữa chủ đầu tư với đơn vị tư vấn giám sát và nhà thầu để xem xét, khắc phục và nhắc nhở chất lượng thi công, tiến độ thi công và an toàn lao động. + Hàng tuần phòng kỹ thuật làm báo cáo tổng hợp hàng ngày của đơn vị tư vấn giám sát và đơn vị thi công thực hiện trên công trường cho Ban quản lý các dự án. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế 54 - Thủ tục báo cáo bất thường. + Lập báo cáo về tình huống đột xuất xảy ra trên công trường. Cán bộ giám sát của công ty thực hiện giám sát thường xuyên báo cáo với Ban quản lý các dự án. + Trường hợp thấy nghi ngờ về kết quả thí nghiệm xây lắp phải thực hiện báo cáo hoặc đề nghị các cơ sở thí nghiệm khác để kiểm tra lại. +Trong trường hợp sự cố vượt tầm kiểm soát của chủ đầu tư cần thực hiện lập hồ sơ sự cố báo cáo với cơ quan chức năng địa phương gồm những nội dung sau: Biên bản kiểm tra hiện trường sự cố với các nội dung sau: tên công trình, hạng mục công trình xảy ra sự cố, địa điểm xây dựng công trình, thời điểm xảy ra sự cố, sơ bộ về tình hình thiệt hại về người, về vật chất, sơ bộ về nguyên nhân sự cố. Các tài liệu về thiết kế và thi công xây dựng công trình liên quan đến sự cố. Hồ sơ giám định nguyên nhân sự cố. Các tài liệu liên quan đến quá trình giải quyết các sự cố. - Thủ tục bất kiêm nhiệm: cán bộ giám sát của Công ty không được phép kiêm nhiệm các công tác của tổ chức xây lắp hoặc tổ chức thiết kế công trình mình phụ trách hoặc thực hiện nhiệm vụ riêng của các công ty này giao cho. ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế 55 4. Nội dung quy trình và thủ tục kiểm soát kết thúc, bàn giao công trình. * Quy trình. Sơ đồ 2.3 : Quy trình kết thúc, bàn giao công trình * Thuyết minh quy trình Bước 1: Phòng kỹ thuật nhận hồ sơ từ nhà thầu. + Hồ sơ từ hợp đồng tư vấn:  Biên bản nghiệm thu kết quả tư vấn có xác nhận của 02 bên. Bước công việc Công việc thực hiện Đối tượng thực hiện Đối tượng kiểm soát Người phệ duyệt cao nhất Bước 1 Ban quản lý các dự án Kế toán thanh toán Tổng giám đốc Nhận hồ sơ từ nhà thầu Rà soát Thanh toán, quyết toán Nghiệm thu hoàn thành/ bảo hành công trình Thanh lý hợp đồng Lưu trữ P. Kỹ thuật Kế toán trưởng Tổng giám đốc P. Kỹ thuật Ban quản lý các dự án - BQL các dự án. - P. Kỹ thuật. - P. Kế toán Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bước 6 Bước 5 Tổng giám đốc P. Kỹ thuật ĐA ̣I H ỌC KI NH TÊ ́ HU Ế 56  Tài liệu xác nhận tiến độ thực hiện hợp đồng.  Hoá đơn tài chính.  Phiếu đề nghị thanh toán. + Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây lắp: Hồ sơ khối lượng hoàn thành: a. Số lượng hồ sơ: + Hồ sơ giá trị khối lượng hoàn thành: Nhà thầu lập 06 bộ nộp cho phòng kỹ thuật và chuyển Ban quản lý các dự án công ty duyệt. + Hồ sơ chất lượng: nhà thầu lập 6 bộ, nộp phòng kỹ thuật 2 bộ (01 bộ gốc để kiểm tra và 01 bộ phô tô để lưu). Theo Quy định tại TCXDVN371:2006 ( phụ lục 08 ). b. Trình tự hồ sơ và cách lập Hồ sơ giá trị khối lượng hoàn thành  Trang bìa hồ sơ giá trị khối lượng hoàn thành.  Bảng thuyết minh giá trị khối lượng hoàn thành của Ban quản lý các dự án (đóng sau khi đã kiểm tra); Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành có chữ ký của đại điện chủ đầu tư, tư vấn giám sát và đơn vị thi công. Hợp đồng (phụ lục hợp đồng nếu có); (bản copy) Các bảng tính giá trị khối lượng hoàn theo đơn giá cố định: xác định giá trị hoàn thành trên cơ sở khối