Bài giảng Đàm phán trong kinh doanh - Bùi Quang Xuân

ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANHTS. BÙI QUANG XUÂNĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANHMỤC TIÊU BÀI HỌCTrang bị cho học viên những kiến thức cơ bản về đàm phán trong kinh doanh Giúp học viên có khả năng tiến hành những cuộc đàm phán trong kinh doanh hiệu quả3ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH4TS. BÙI QUANG XUÂNPHI THƯƠNG BẤT PHÚTRIẾT LÝ KINH DOANH CỦA NGƯỜI NHẬTÔng chủ kém là ông chủ để đất mọc toàn cỏ daiÔng chủ giỏi là ông chủ biết trồng lúaÔng chủ thông minh là ông chủ biết làm đất màu mỡÔng chủ sáng suốt là ông chủ biết CHĂM SÓC NGƯỜI LÀM ĐÀM PHÁN ĐỂ LÀM GÌ? Những cuộc đàm phán mà bạn thường tham gia: - Trong công việc hàng ngày? - Trong cuộc sống hàng ngày? Kết quả như thế nào? - Thắng - Thua/Thua - Thắng - Thắng - Thắng - Không kết quả - Thua - Thua KẾT QUẢ CỦA CUỘC ĐÀM PHÁN LÀM THẾ NÀO ĐỂ CÓ KẾT QUẢ THẮNG - THẮNG?CÁC VẤN ĐỀ RÚT RA TỪ KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN- Sự tác động lẫn nhau giữa những người đàm phán thường dưới hình thức mặt đối mặt- Sự bất đồng: + Lợi ích + Mục đích hay mục tiêu + Sự việc (và cách giải thích/quan điểm) + Phương pháp + Qui chế + Đàm phán là hành vi và quá trình Mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng, Để đi đến một thỏa thuận thống nhất”ĐÀM PHÁN ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANHĐàm phán là quá trình giải quyết các vấn đề có liên quan giữa hai hay nhiều bên để cùng đi đến 1 thỏa thuận, nhất trí với nhau. • Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và đối tác có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng.Đàm phán kinh doanh là bàn bạc, thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên Để cùng nhau nhất trí hay thỏa hiệp Để giải quyết những vấn đề về kinh doanh có liên quan đến các bên.ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANHĐàm phán là quá trình giải quyết các vấn đề có liên quan giữa hai hay nhiều bên để cùng đi đến 1 thỏa thuận, nhất trí với nhau. Đàm phán là được cái phương tiện cơ bản để đạt mà ta mong muốn từ người khácĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANHĐó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và đối tác có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng.ĐÁNH GIÁ MỘT CUỘC ĐÀM PHÁN THÀNH CÔNG HAY THẤT BẠI DỰA TRÊN TIÊU CHUẨN NÀO?Các tiêu chuẩn: + Mục tiêu+ Chi phí + Quan hệ giữa các bên.2. ĐẶC ĐIỂM CỦA ĐÀM PHÁN KD2. ĐẶC ĐIỂM CỦA ĐÀM PHÁN KD1.Đàm phán kinh doanh là sự thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn “HỢP TÁC” “XUNG ĐỘT”2. ĐẶC ĐIỂM CỦA ĐÀM PHÁN KD2. Đàm phán KD là quá trình Hai bên không ngừng điều chỉnh nhu cầu (mục tiêu) của mình Để đạt được ý kiến thống nhất.172. ĐẶC ĐIỂM CỦA ĐÀM PHÁN KD3. Đàm phán kinh doanh không phải là thỏa mãn lợi ích của một bên không hạn chế, mà là có giới hạn lợi ích nhất định.182. ĐẶC ĐIỂM CỦA ĐÀM PHÁN KD4. ĐÀM PHÁN LÀ MỘT KHOA HỌC, ĐỒNG THỜI LÀ MỘT NGHỆ THUẬTMô hình vòng tròn đàm phán đảm bảo tính năng động, sáng tạo và mềm dẻo của nhà ĐP.3. CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁNTHEO ĐỐI TÁC: Đàm phán đối tác trong nước và đàm phán kinh doanh quốc tế THEO SỐ LƯỢNG CÁC BÊN THAM GIA: Đàm phán song phương, đa phươngCĂN CỨ VÀO CHU TRÌNH ĐÀM PHÁN: Đàm phán một vòng, đàm phán nhiều vòng.THEO TIẾN TRÌNH: Đàm phán sơ bộ và đàm phán chính thức1) Đàm phán qua thư tínHình thức4. CÁC PHƯƠNG THỨC ĐÀM PHÁM4) Đàm phán trực tiếp3) Đàm phán qua điện tử tin học, đàm phán qua cầu truyền hình trực tiếp, điện thoại vô tuyến2) Đàm phán qua điện thoại1.2. CÁC YẾU TỐ CỦA ĐÀM PHÁN KINH DOANH1. BỐI CẢNH2. THỜI GIANCÁC YẾU TỐ3. QUYỀN LỰCTình hình tài chính của đối tác, vấn đề ưu tiên, giá cả/chi phí, nhu cầu thực sự và sức ép từ bên ngoàiMột quá trình, có khởi điểm và kết điểmQuyền lực liên quan đến khả năng của một cá nhân ảnh hưởng đến các quyết định. Ai cũng có quyền lực song việc sử dụng nó tùy thuộc vào khả năng của mỗi ngườiĐàm phán là một việc tự nguyện1.3. CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG ĐPKDĐàm phán chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất có một bên muốn thay đổi thỏa thuậChỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu rằng: sự việc chỉ được giải quyết khi có thỏa thuận chungThời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán1.3. CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG ĐPKDMột kết cục thành công trong đàm phán là đạt được điều mà hai bên đều mong muốnPhẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ của những người tham gia đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến kết quả đàm phán.QUYỀN LỰCQUYỀN LỰCMẠO HIỂMTIỀM TÀNGHỢP PHÁPCHUYÊN MÔNSỰ HIỂU BIẾTTRUYỀN THỐNGHỨA HẸNNHỮNG SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI TRONG ĐÀM PHÁNCác bên có định kiến lẫn nhauKhông xác định được người có quyền quyết định cuối cùngKhông xác định được thế mạnh của mình và sử dụng chúng một các hiệu quảChỉ có một phương án duy nhất, không có phương án thay thếNHỮNG SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI TRONG ĐÀM PHÁNKhông biết cách nâng cao vị thế của mìnhKhông kiểm soát được những yếu tố quan trọng (thời gian, vấn đề,)Đánh mất cơ hội được quyền ra yêu cầu trướcVội bỏ cuộc khi hình như gặp bế tắcKhông chọn được thời điểm kết thúc hợp lý. CHÚNG TA CÙNG TRAO ĐÔIPowerPoint Đẹp0919 50 3399PowerPoint ĐẹpCÒN NHỮNG SAI LẦM NÀO KHÁC THEO BẠN NHỮNG SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI TRONG ĐÀM PHÁN Ngồi vào bàn ĐP với một cái đầu đầy định kiếnKhông xác định được người có quyền quyết định cuối cùng của phía đối tácKhông xác định được chính xác thế mạnh của mình là gìTHẾ MẠNHQUYẾT ĐỊNHĐỊNH KIẾNNHỮNG SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI TRONG ĐÀM PHÁN Ngồi vào bàn đàm phán với một phương án duy nhấtKhông biết cách nâng cao vị thế của mìnhĐể đối tác dành thế chủ động trong đàm phánCHỦ ĐỘNGVỊ THẾ PHƯƠNG ÁNNHỮNG SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI TRONG ĐÀM PHÁN Để vuột khỏi tay quyền ra quyết địnhVội bỏ cuộc đàm phán có vẻ như đi vào chỗ bế tắcKhông chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc đàm phán.THỜI ĐIỂMBỎ CUỘCVUỘT TAYKẾT THÚC ĐÀM PHÁNSau khi đã thỏa thuận xong mọi điều khoản, hai bên có thể tiến hành soạn thảo hợp đồng.KẾT THÚC ĐÀM PHÁNNhững quy định trong hợp đồng cần phải cụ thể, chi tiết, rõ nghĩa, thống nhất về thuật ngữ,Hai bên nên tiến hành kiểm tra lại nội dung đàm phán một cách kỹ lưỡng, trước khi ký kết hợp đồng.Phân loại theo thái độ của người đàm phán có các kiểu đàm phán sau: - Đàm phán kiểu mặc cả lập trường + Đàm phán kiểu mềm + Đàm phán kiểu cứng - Đàm phán kiểu nguyên tắc. CÁC KIỂU ĐÀM PHÁN KINH DOANHĐÀM PHÁN KIỂU MỀMLà kiểu thương lượng hữu nghị. Người đàm phán hết sức tránh xung đột, dễ dàng chịu nhượng bộ để giữ mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên.Nhấn mạnh mối quan hệ chứ không đặt nặng về lợi ích kinh tế. Cách thức thông thường là tin cậy đối tác, đề ra kiến nghị, chịu nhượng bộ, giữ gìn mối quan hệ thân thiện. Kiểu đàm phán này thường được sử dụng trong gia đình, bạn bè.ĐÀM PHÁN KIỂU CỨNGThương lượng kiểu lập trường, trong đó người đàm phán đưa ra một lập trường cứng rắn nhằm áp đảo đối phương.Đàm phán kiểu lập trường thực sự là một cuộc tranh đấu và ý chí để đạt đạt được thỏa thuận có lợi chỉ cho 1 phía.Æ Các bên dễ nảy sinh cảm xúc bất bình, tức giận vì bị thua thiệt.Æ Các bên càng củng cố gắng để tranh giành hơn thua,làm cho mối quan hệ trở nên căng thẳng nguy cơ mối quan hệ bị cắt đứt.ĐÀM PHÁN KIỂU NGUYÊN TẮCĐàm phán kiểu nguyên tắc (hay còn gọi là thuật thương lượng harvard)Có 4 đặc điểm:Tách biệt cảm xúc và công việcHai bên tập trung vào lợi ích thực sự chứ không cố giữ lấy lập trườngCần đề ra các phương án khác nhau để lựa chọn thay thếKết quả của thỏa thuận cần dựa trên những tiêu chuẩn khách quan Đàm phán kiểu mềmĐàm phán kiểu cứngĐàm phán kiểu nguyên tắcĐối tácCoi đối tác như bạn bèCoi đối tác như địch thủCoi đối tác như những cộng sựMục tiêuĐạt thỏa thuận,giữ mối quan hệGiành được thắng lợi bằng mọi giáGiải quyết vấn đề hiệu quả và thân thiệnĐiểm xuất phátNhượng bộ để giữ quan hệBắt ép đối tác nhượng bộTách biệt cảm xúc và công việcChủ trươngViệc và người đề ôn hòaViệc và người đều cứng rắnÔn hòa với người, nguyên tắc với việcLập trườngDễ thay đổiKiên trì giữ vững lập trườngChú ý tới hiệu quảPhương phápĐề xuất kiến nghịUy hiếp đối tácCùng kiếm lợi ích chungPhương ánĐưa ra phương án mà đối phương có thể tiếp thu đượcĐưa ra phương án có lợi cho mìnhTìm nhiều phương ánđể 2 bên lựa chọnBiểu hiệnTránh xung đột đến mức tối đaTranh đua sức mạnh ý chíCăn cứ tiêu chuẩn khách quan để đạt thỏa thuậnKết quảKhuất phục sức ép củađối tácTăng sức ép khiến đối tác khuất phụcKhuất phục nguyện tắc chứ không khuất phục sức épQUY TRÌNH ĐÀM PHÁN40TIẾN TRÌNH ĐÀM PHÁN KINH DOANHGIAI ĐOẠN CHUẨN BỊĐÀM PHÁNGIAI ĐOẠN KẾT THÚCGIAI ĐOẠN TIẾP XÚCGIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁNGIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ41  “Nếu tôi có 9h để đốn ngã 1 cái cây, tôi sẽ dùng 6h để mài sắc lưỡi búa của tôi”Abraham lincolXÁC ĐỊNH MỤC TIÊU ĐÀM PHÁNTính cần thiết cuả cuộc đàm phánMục tiêu cụ thể cần đạt được là gìTỰ NHẬN THỨC VỀ BẢN THÂNTìm hiểu những ưu điểm, nhược điểm, mặt mạnh, mặt yếu của mình.Nhận biết những đặc điểm tâm lý của mình để khắc phục trong cuộc đàm phán.Cần tập luyện một số kỹ năng cần thiết cho đàm phánSự kiên nhẫn,khả năng kiềm chế cảm xúc;Nhạy cảm để tiên đoán hành động của đối tác;Kỹ năng nghe chủ động;Kỹ năng nói;Kỹ năng hỏi;Kỹ năng trả lời, vvTÌM HIỂU VỀ ĐỐI TÁCTìm hiểu thực lực của đối tác, đẳng cấp, uy tín của đối tác. Sự thiết thực và tính khẩn trương của việc đàm phán. Nhu cầu và ý định của đối tác.TÌM HIỂU VỀ ĐỐI TÁCQuan hệ trong nhóm đàm phán ai là người giữ vai trò quyết định?Kiểm định lại các thông tin về đối tác qua nhiều kênh.TỔ CHỨC ĐỘI NGŨ ĐÀM PHÁNTùy thuộc vào nội dung để lựa chon 1 đội Tổ chức theo 3 chức năng:chức năng thương lượng, chức năng phân tích và chức năng quan sát.Chọn ê-kíp, phân chia công việc,chiến lược và chiến thuật khi nào,với aiSắp xếp nội dung đàm phán một cách logic.Tham khảo các chuyên giaTập dượt, diễn tậpXÁC ĐỊNH BATNAXác định BATNA (best alternative to a negotiated agreement) trước khi tiến hành đàm phán. BATNA_ phương án tốt nhất cho một thỏa thuận được thương lượng.XÁC ĐỊNH BATNANên xác định rõ giải pháp thay thế tốt nhất (BATNA) nếu thỏa thuận không được hoàn toàn như ý muốn.Cố gắng xác định BATNA của đối tác bằng cách tìm kiếm các thông tin liên quan, đặt mình vào vị trí đối tác,tham khảo ý kiến của những người hiểu biết về đối tác,vv..Tìm và vận dụng được BATNA thành công là một nghệ thuật.GIAI ĐOẠN TIẾN HÀNH ĐÀM PHÁNTẠO KHÔNG KHÍ THÂN THIỆN TRƯỚC KHI ĐÀM PHÁNTạo bầu không khí cởi mở, tin cậy lẫn nhau thành thật hợp tác, là điều vô cùng cần thiết khi bắt đầu tiến hành đàm phánNhững động tác không hợp lễ nghi, những câu nói không đúng chỗ có thể gây mất thiện cảm ban đầu.Cần tìm cách bày tỏ thành ý của mình, chiếm được sự tin cậy của đối tác.Việc đưa ra yêu cầu cần hợp tính tình hợp lý nếu không, bạn sẽ bị đánh giá là thiếu thành ý & gây ra sự không tin tưởngHAI BÊN ĐƯA RA YÊU CẦU CỦA MÌNHĐIỀU CHỈNH YÊU CẦUSự chênh lệch nhau về yêu cầu của hai bên là điều không tránh khỏi. Vì vậy cần phải có sự bàn bạc, điều chỉnh lợi ích cho hợp Thông thường thì hai bên đều muốn giữ lập trường của mình. Nhưng để đi đến thỏa thuận chung cần phải có sự nhượng bộ lẫn nhau.Khi cần phải nhượng bộ đối tác bạn nên để đối tác thấy được việc nhượng bộ của bạn là một bước quan trọng, biểu thị sự thành ý muốn hợp tác của bạn chứ không phải là bạn sợ áp lực của họ hoặc hấp tấp vội vàng.ĐIỀU CHỈNH YÊU CẦUKhi cần nhượng bộ đối tác bạn hãy đổi lấy phương án thay thế có giá trị ngang nhau.Có nghĩa là nên nhượng bô để đổi lấy nhượng bộ đơn phươngCHÚNG TA CÙNG TRAO ĐỔIĐể đối tác nhìn nhận đúng yêu cầu mình, bạn nên tuân thủ những điều gì ?Giữ bầu không khí chan hòa, gạt bỏ những cảm xúc tiêu cựcCần chú ý lắng nghe ý kiến của họ, không cướp lời, không vội vàng đưa ra ý kiến nhận xétCần hiểu thấu đáo ý kiến của họ trong từng lời nói hành vi của họ, hiểu động cơ đích thực đằng sau lời nói hành vi đóTóm tắt lại ý kiến của đối tác xem mình đã hiểu hết ý của họ chưa rồi mới tiếp tục thực hiện các bước tiếp theoDiễn đạt chính xác ý kiến của bạn, làm cho lời nói có tính thuyết phục. Dùng ngôn ngữ giản dị, rõ ràng, kế hợp hợp với những yếu tố phi ngôn ngữ để biểu thị cảm xúc và thành ý của mìnhBạn cần lường trước những câu hỏi mà đối tác đặt ra cho bạn và sẵn sàng trả lời những câu hỏi đó. Muốn thế, trước khi đàm phán, bạn cần phải chuẩn bị một cách kỹ lưỡng. Khi trả lời câu hỏi bạn cần tự tin, dứt khoátĐừng để đối tác bị mất thể diện. Trong đàm phán làm sao vừa phải làm cho đối tác nhượng bộ từng bước, vừa phải đảm bảo thể diện của họ. Cần chuẩn bị những nấc thang để họ nhượng bộ trong danh dự và thoải mái về tinh thầnCHÚNG TA CÙNG TRAO ĐỔITheo bạn nên sử dụng kiểu đàm phán nào? Trong từng giai đoạn của quá trình đàm phán, nên biết sử dụng phối hợp, lúc cứng, lúc mềm (lúc cương, lúc nhu) để đạt được mục tiêu đàm phán. BIẾT SỬ DỤNG PHỐI HỢP NHIỀU KIỂU ĐÀM PHÁN CHÚNG TA CÙNG TRAO ĐỔITrong cuộc sống hàng ngày bạn thường giao dịch/đàm phán cạnh tranh hay hợp tác? ĐẶC ĐIỂM ĐÀM PHÁN CẠNH TRANH ĐÀM PHÁN HỢP TÁC Kết quả Thắng – Thua/ Thắng - Thắng Thắng – Thắng Động lựcLợi ích cá nhân (một bên)Lợi ích chung và lợi ích cá nhân Lợi íchĐối lậpKhác nhau nhưng không bao giờ đối lập Mối quan hệ Ngắn hạnDài hạn hoặc ngắn hạnVấn đề liênquan Đơn lẻNhiều Khả năng ĐPKhông linh hoạtLinh hoạtGiải pháp Không sáng tạoSáng tạoĐẶC ĐIỂM CỦA ĐÀM PHÁN CẠNH TRANH VÀ ĐÀM PHÁN HỢP TÁCĐẶC ĐIỂM ĐÀM PHÁN CẠNH TRANH ĐÀM PHÁN HỢP TÁC Kết quả Thắng – Thua/ Thắng - Thắng Thắng – Thắng Động lựcLợi ích cá nhân (một bên)Lợi ích chung và lợi ích cá nhân Lợi íchĐối lậpKhác nhau nhưng không bao giờ đối lập Mối quan hệ Ngắn hạnDài hạn hoặc ngắn hạnVấn đề liênquan Đơn lẻNhiều Khả năng ĐPKhông linh hoạtLinh hoạtGiải pháp Không sáng tạoSáng tạoThank You!