Bài giảng Kỹ năng mềm - Võ Trung Hùng

Sử dụng phát biểu “tôi” thay cho “em” –Mô tả dữ kiện thay cho phán xét hoặc cường điệu –Thể hiện sở hữu của cảm xúc và quan điểm – Đưa ra những yêu cầu thẳng thắn và trực tiếp thay vì nói bóng gió – Nói “không” một cách lịch sự nhưng cương quyết –Thực tế, tôn trọng, và chân thật thay cho cường điệu, nói giảm, hay mỉa mai châm biếm –Thể hiện sự ưa thích, sự ưu tiên thay cho việc chiều theo hay hòa đồng một cách miễn cưỡng 52 CCÁÁCC YYẾẾUU TTỐỐ TRTRỞỞ NGNGẠẠII GIAOGIAO TITIẾẾPP • Các yếu tố phi ngôn ngữ –Sự khác biệt về nhận thức –Thiếu sự chú ý –Thiếu kiến thức nền tảng –Cảm xúc, cá tính, diện mạo – Thành kiến, không lắng nghe • Các yếu tố ngôn ngữ – Cách phát âm – Cách dùng từ 53 SSỰỰ KHKHÁÁCC BIBIỆỆTT VVỀỀ VVĂĂNN HHÓÓAA • Các khác biệt phi ngôn ngữ • Tên và cách xưng hô • Phong tục, tục lệ • Trang phục • Thời gian • Thái độ đối với sự mâu thuẫn • Vai trò của giới tính trong xã hội 54 VVƯƯỢỢTT QUAQUA SSỰỰ KHKHÁÁCC BIBIỆỆTT • Tìm hiểu sự khác biệt của các nền văn hóa • Xem sự khác biệt như một cơ hội • Không thể hiện mình tốt (hoặc) xấu hơn • Nói về sự khác biệt • Yếu tố thành công –Nhận thức được hành vi giao tiếp của mình bị chi phối bởi văn hóa và không phải luôn luôn đúng – Linh động và sẵn sàng thay đổi –Nhạy cảm đối với các hành vi giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ –Nhận thức được giá trị, niềm tin và thông lệ của các nền văn hóa –Nhạy cảm với sự khác biệt giữa các cá nhân trong một nền văn hóa 55 4.4. CCáácc yyếếuu ttốố khkháácc • Hình thứcdiễn đạt –Loạibỏ các thông điệpcủabạn quá dài dòng –Diễn đạt không lô-gíc –Nội dung dễ gây hiểunhầm • Khốilượng – Đưa ra quá nhiều thông tin trong thờigianngắn –Dùngthuậtngữ –Dùngtiếng nước ngoài – Nói nhanh 56 CCÁÁCC NGUYÊNNGUYÊN TTẮẮCC GIAOGIAO TITIẾẾPP (1)(1) • Ứng xử tùy vào từng trường hợp • Lắng nghe –Lắng nghe ý kiếncủangườikhác –Nhớ tên người nói chuyện • Nụ cười –Chânthật – Đúng lúc • Quan tâm –Xemđối tác là quan trọng –Hỏiý kiếnnếu thích hợp 57 CCÁÁCC NGUYÊNNGUYÊN TTẮẮCC GIAOGIAO TITIẾẾPP (2)(2) • Tranh luận – Không nên tỏ ra sẵn sàng tranh luận – Không đượccướplời –Coitrọng ý kiếncủa khách hàng – Đừng bao giờ nói họ lầmlẫn –Hãyđể cho họ nói hếtnhững điềumuốnnói –Giải đáp đầy đủ thắcmắc, khiếunạicủahọ – Luôn luôn phảigiữ thể diện cho khách hàng 58 CCÁÁCC NGUYÊNNGUYÊN TTẮẮCC GIAOGIAO TITIẾẾPP (3)(3) • Những câu nên dùng – Tôi/em/cháu có thể giúp gì cho anh/chú? –Rấttiếcvìviệcnàyđingượclại chính sách của chúng tôi – Tôi biếtngườicóthể giúp ông/bà giải quyếtvấn đề này. Tôi sẽ giớithiệuông/bàvớingười đó. – Hãy cho phép tôi giúp đỡ • Kiên định quan điểm – Không nên gió chiều nào che chiều ấy –Mềmmỏng nhưng cương quyếtbảovệ quan điểm 59 CCÁÁCC NGUYÊNNGUYÊN TTẮẮCC GIAOGIAO TITIẾẾPP (4)(4) • Hiểu rõ thông điệpcủangười nói – Hãy nhớ rằng những gì người khác nói và những gì chúng ta nghe có thể hoàn toàn khác nhau –Nêngợilạihoặctổng hợplạinhững gì người khác nói để chắcchắnmìnhđang hiểu đúng –Nếucần đặtcâuhỏi để khẳng định điềumìnhhiểu • Hãy cố hiểungườikhác –Tìmsự tương đồng thay vì sự khác biệt –Tìmđiềugìcả hai người cùng thích thú 60 CCÁÁCC NGUYÊNNGUYÊN TTẮẮCC GIAOGIAO TITIẾẾPP (5)(5) • Khuyên người khác – Đừng đưaralời khuyên trừ phi ngườitahỏi –Dùnglờikhuyêndướidạng gợiý • Đừng bao giờ khoe khoang – Đừng có khoe khoang mình ở cơ quan –Dùcógiỏi đến đâu cũng cầnphảihếtsứccẩn thậnkhiở cơ quan 61 KKỸỸ NNĂĂNGNG RARA QUYQUYẾẾTT ĐĐỊỊNHNH 62 KHKHÁÁII NINIỆỆMM • Đưarakếtluận để giải quyết1 vấn đề • Phân loại –Quyết định theo chuẩn Î Dựa vào qui trình có sẵn, đã hình thành tiềnlệ) –Quyết định cấpthời Î Giải quyếttìnhhuống phát sinh –Quyết định có chiềusâu Î Cầnsuynghĩ, ra kế hoạch • Quyết định phải –Kịpthời – Rõ ràng –Hiệuquả 63 QUIQUI TRÌNHTRÌNH RARA QUYQUYẾẾTT ĐĐỊỊNHNH 1. Xác định vấn đề 2. Phân tích nguyên nhân 3. Đưaracácphương án / giải pháp 4. Chọngiải pháp tối ưu 5. Thựchiện quyết định 6. Đánh giá quyết định 64 1.1. XXáácc đđịịnhnh vvấấnn đđềề (1)(1) • Nhậndạng vấn đề – Phân loạivấn đề –Xemxétnối quan hệ nhân - quả. –Hiểubiết đúng bảnchấtcủavấn đề –Xácđịnh nguyên nhân gây ra vấn đề –Bốicảnh ảnh hưởng đếnvấn đề –Vấn đề xảy ra có tình chấtlặp đilặplại • Thậtsự là quyết định mà bạnphải làm • Chọnngười để phân công/chia sẻ nếucóthể 65 1.1. XXáácc đđịịnhnh vvấấnn đđềề (2)(2) • Những khó khănkhixácđịnh vấn đề – Thành kiến thiên lệch do nhậnthức • Bảothủ • Ảnh hưởng chính trị bởingườikhác • Mô hình trí năng : nhậnthứcvấn đề vớimộtkhíacạnh –Kỷ năng phân tích kém • Khôngrõnhững gì đang xảyra ⇒ gánchochonó1 vấn đề gì đó –Thiếuthờigian –Tìnhhuống phứctạp – Coi giải pháp là vấn đề 66 1.1. XXáácc đđịịnhnh vvấấnn đđềề (3)(3) • Xác định vấn đề mộtcáchhiệuquả –Ý thức đượcnhững hạnchế về mặtnhậnthức – Xem xét các mối quan hệ nhân quả –Thảoluậntìnhhuống vớicácđồng sự –Xemxétvấn đề dưới nhiềugócđộ khác nhau –Cóđầuóccởimở – Theo dõi kếtquả công việc, kịpthời phát hiện những bấtthường –Sử dụng công nghệ hỗ trợ (CNTT, thống kê) 67 2.2. PhânPhân ttííchch ccáácc nguyênnguyên nhânnhân • Tậphợpcácdữ liệuvề tình huống (sự kiện) • Xác định phạmvi vấn đề – Ai và cái gì có liên quan – Các nhân tốảnh hưởng • Ướclượng hậuquả củavấn đề • Những ảnh hưởng có thểđếncácgiải pháp –Những yếutố nào có thể ngăncảnmộtgiảipháp –Lậpbảng dữ liệudự kiến theo giải pháp 68 3.3. ĐưĐưaa rara ccáácc gigiảảii phpháápp • Lập danh sách các giải pháp • Tư duy sáng tạo –Sẵn sàng tiếpthumọiý kiến –Chấpnhậnrủiro –Kêugọingười khác tham gia –Chấpnhận phê bình – Khuyếnkhíchđưaragiải pháp mới • Tư duy phân tích –LiệtkêÆ đánh giá Æ lựachọn 69 4.4. ChChọọnn gigiảảii phpháápp ttốốii ưưuu:: • Cơ sở lựachọn –Cơ sở vậtchất, phương tiện – Chi phí –Giớihạn định sẵn • Tiêu chuẩn để đánh giá –Rủi ro liên quan đếnkếtquả mong đợi –Cố gắng cầnphảicó –Mức độ thay đổimongmuốn –Khả năng có sẵn các nguồn tài nguyên 70 5.5. ThThựựcc hihiệệnn quyquyếếtt đđịịnhnh • Làm rõ • Thiếtlậpcấutrúcđể thựchiện • Trao đổi thông tin • Xác định tiếntrình • Đưaravídụ chuẩn • Chấpnhậnrủiro • Tin tưởng 71 6.6. ĐĐáánhnh gigiáá quyquyếếtt đđịịnhnh • Thẩm tra tính hiệuquả – Đánh giá qui trình trên cơ sởđang diễnra • Đúng kế hoạch hay không ? • Có đạt đượcnhững kếtquả mong muốn hay không ? –Thẩmtratínhhiệuquả củatoànbộ quyết định và cả quá trình lấyquyết định nữa • Mức độ –Chínhthức – Không chính thức 72 CCÁÁCC PHPHƯƠƯƠNGNG PHPHÁÁPP RARA QUYQUYẾẾTT ĐĐỊỊNHNH 1. Phương pháp độc đoán 2. Phương pháp phát biểucuối cùng 3. Phương pháp nhóm tinh hoa 4. Phương pháp cố vấn 5. Phương pháp luật đasố 6. Phương pháp nhấttrí 73 1.1. PhPhươươngng phpháápp đđộộcc đđooáánn • Tự quyết định hoàn toàn và sau đó công bố cho nhân viên • Nếuquyết định không được ưathích –Cóthể cố gắng thuyếtphục nhân viên – Không đề nghịđốithoạihoặcthử thách • Ưu điểm –Tiếtkiệmthờigian –Thuậnlợi đốivớiquyết định theo chuẩn – Lãnh đạocókinhnghiệm • Nhược điểm – Nhân viên ít quyếttâm – Nhânviêndễ bấtmãn –Mộtmìnhchịu trách nhiệm 74 2.2. PhPhươươngng phpháápp phpháátt bibiểểuu cucuốốii ccùùngng • Triểnkhai – Cho phép thảoluậnvàđề nghị giải pháp –Cóthể lưuý hoặc không lưuý đếnnhững đề nghị này khi ra quyết định –Tựđưaraquyết định • Ưu điểm –Sử dụng mộtsố nguồnlựccủa nhóm – Cho phép mộtsố sáng kiến • Nhược điểm – Nhân viên ít quyếttâm 75 3.3. PhPhươươngng phpháápp nhnhóómm tinhtinh hoahoa • Triểnkhai –Cósự tham gia củamột nhóm chọnlọc – Không tham khảoý kiếnrộng rãi – Đưaraquyết định và trình bày quyết định cho số nhân viên còn lại –Cóthể thảoluậnvề cơ sở củaquyết định trước các nhân viên • Ưu điểm –Tiếtkiệmthờigian –Thảoluậncởimở –Pháttriển nhiềuý tưởng • Nhược điểm – Nhân viên ít quyếttâm. –Xungđộtvẫn duy trì –Ítcósự tương tác 76 4.4. PhPhươươngng phpháápp ccốố vvấấnn • Triểnkhai – Đưaramột quyết định ban đầuthămdò –Thảoluậnvàthuthậpdữ liệu –Xemxétcẩnthận các ý kiếntrước khi ra quyết định – Đưaraquyết định cuối cùng • Ưu điểm –Sử dụng nguồnlựccả nhóm –Thảoluậncởimở –Pháttriểnnhiềuý tưởng • Nhược điểm – Ai là chuyên gia ? – Lãnh đạophảicởimở 77 5.5. PhPhươươngng phpháápp luluậậtt đđaa ssốố • Triểnkhai –Cósự tham gia củamọi thành viên –Biểuquyếtvề việcchọn quyết định nào –Quyết định có đasố phiếusẽ thắng và trở thành quyết định cuối cùng • Ưu điểm –Tiếtkiệmthờigian – Cho phép kết thúc các cuộcthảoluận • Nhược điểm –Thiểusố cô lập –Quyết tâm trong toàn nhóm không cao 78 6.6. PhPhươươngng phpháápp nhnhấấtt trtríí • Triểnkhai –Cósự tham gia của toàn thể nhân viên vào việc ra quyết định –Phải đạt đượcsựđồng ý củatấtcả mọingười • Ưu điểm – Kích thích sáng tạo – Nhânviênquyếttâm –Sử dụng mọikhả năng • Nhược điểm –Tốn nhiềuthờigian – Các thành viên phảicókỹ năng, làm việc theo ê kíp cao 79 VAIVAI TRÒTRÒ CCỦỦAA NHÂNNHÂN VIÊNVIÊN • Phân biệt –Ngườithamgiađể đi đến quyết định –Ngườithamgiaquátrìnhthựchiện quyết định –Người ghi chép lại các quyết định • Mức độ chấpnhậncủa nhân viên –Chấpnhậnhoặc không chấpnhận –Thờigianđể hiểu quyết định 80 MIMIỀỀNN QUYQUYẾẾTT ĐĐỊỊNHNH 81 KKỸỸ NNĂĂNGNG TTƯƯ DUYDUY 82 PHÂNPHÂN LOLOẠẠII KKĨĨ NNĂĂNGNG TTƯƯ DUYDUY Đánh giá Tổng hợp Tư duy bậccao BLOOM Phân tích Vậndụng Hiểu Tư duy bậcthấp Nhớ 83 VVÍÍ DDỤỤ 1. Sử dụng chân và tay •Nhấcchânphải lên khỏisàn •Vẽ vòng tròn theo chiềukimđồng hồ •Vẽ số 6 lên trong không khí với tay phải 2. Sử dụng 2 tay • Tay trái vẽ vòng tròn • Tay phảivẽ hình vuông 84 5 PHƯƠNG DIỆN HỌC TẬP THEO MARZANO (1992) Thói quen ứng xử Sử dụng kiếnthứchữu ích Mở rộng và chắtlọckiến thức Thu nhậnvàtích hợpkiếnthức Thái độ và nhậnthức 85 55 PPHHƯƠƯƠNGNG DIDIỆỆNN HHỌỌCC TTẬẬPP THEOTHEO MARZANOMARZANO (1992) STT Phương diện Ví dụ/Miêu tả 1 Thái độ và nhậnthức Thái độ củaSV vớilớphọc 2Sự thu nhậnvàtíchhợp Đây là khía cạnh quan trọng củaviệc kiếnthức họctập, SV phải đượchướng dẫn. 3Mở rộng và chắtlọckiến SV phải phân biệt, hiểu đúng các thức khái niệm. Như: so sánh, phân loại, suy diễn, phân tích 4Sử dụng kiếnthứchữuích Họctậphiệuquả là qua vậndụng. Như: đưaraquyết định, điềutra, giải quyếtvấn đề 5 Thói quen ứng xử sáng tạoKíchthíchtư duy phê phán, tựđịnh hướng, tư duy sáng tạo 86 55 PPHHƯƠƯƠNGNG DIDIỆỆNN HHỌỌCC TTẬẬPP THEOTHEO MARZANOMARZANO (1992) • Mô hình này dựatrêný tưởng rằng tấtcả quá trình họctập thành công đềudựatrên5 phương diệntư duy. • Phương diện1 và5 nhấnmạnh tầm quan trọng củayếutố xã hộivàcảmxúcđốivới việchọctập • Phương diện2 đề cập đếnkiếnthứcvàlà nềntảng cho phương diện3 và4 87 55 PPHHƯƠƯƠNGNG DIDIỆỆNN HHỌỌCC TTẬẬPP THEOTHEO MARZANOMARZANO (1992) • Ý nghĩa - Định hướng vào quá trình học - Định hướng PPDH -Pháttriển chuyên môn -Xâydựng nội dung, kiểm tra đánh giá 88 1616 THTHÓÓII QUENQUEN ỨỨNGNG XXỬỬ THEOTHEO COSTACOSTA VVÀÀ KALLICKKALLICK (2000-2001) 1. Kiên nhẫn 2. Làm chủ tình huống phát sinh 3. Biếtlắng nghe 4. Tư duy linh hoạt 5. Làm chủ suy nghĩ 6. Luôn cố gắng chính xác 7. Biết đặtcâuhỏivàxácđịnh đúng vấn đề 8. Áp dụng những kiếnthức đãbiết trong tình huống mới 89 1616 THTHÓÓII QUENQUEN ỨỨNGNG XXỬỬ THEOTHEO COSTACOSTA VVÀÀ KALLICKKALLICK (2000-2001) 9. Suy nghĩ và giao tiếpmạch lạc 10. Thu thập thông tin bằng tấtcả giác quan 11. Sáng tạovàđổimới 12. Luôn tò mò 13. Mạohiểmcầnthiết 14. Luôn hài hước 15. Suy nghĩ cùng tậpthể 16. Họchỏi không ngừng 90 CCẢẢII TITIẾẾNN THANGTHANG PHÂNPHÂN LOLOẠẠII TTƯƯ DUYDUY CCỦỦAA BLOOMBLOOM Sáng tạo Đánh giá Đánh giá Tổng hợp Tổng hợp Phân tích Phân tích Vậndụng Vậndụng Hiểu Hiểu Nhớ Nhớ 91 TTƯƯ DUYDUY BBẬẬCC CAOCAO –– PHÂNPHÂN TTÍÍCHCH • Những dạng câu hỏi -Sự kiện nào đáng lẽđã không thể xảyra? -Nếuxảyra, cuối cùng có thể là gì? -Cáinàygiống cái kia như thế nào? -Cóthể dựđoán sảnphẩm nào khác trong trường hợp này? -Tạisaođãxảyrasự thay đổinhư thế này? -Giải thích cái gì chắcchắnsẽ xảyrakhi? -Thựchiệnviệc phân biệt? -Cáigìlàđộng cơđằng sau ? - Điểm thay đổi ởđây là gì? -Vấn đề với. làcáigì? (Pohl, Learning to Think, Thinking to Learn, p. 13) 92 TTƯƯ DUYDUY BBẬẬCC CAOCAO –– PHANPHAN TTÍÍCHCH • Những dạng hoạt động -Thiếtkế mộtbảng câu hỏithuthập thông tin -Tạomộtbảng sơđồchỉ ra mối quan hệ giữa các thành phần -Tạomột đồ thị minh họa thông tin lựachọn -Viếttiểusử củamộtngười quan tâm -Chuẩnbị một báo cáo về vấn đề - Điều hành mộtcuộc điềutrađể có thông tin hỗ trợ 93 TTƯƯ DUYDUY BBẬẬCC CAOCAO –– ĐĐÁÁNHNH GIGIÁÁ • Những dạng câu hỏi -Nêugiải pháp tốtnhấtcho - Đánhgiágiátrị của . Em nghĩ gì về . -Em cóthể bảovệ quan điểmcủaem về . - Em có nghĩ . là tốt hay chưatốt? -Em sẽ có thể lí giảivề . như thế nào? -Cóđiềugìcần thay đổi ởđây mà em gợi ý? Vì sao? - Em có tin ? Em cảmthấynhư thế nào nếu. -Hiệuquả sẽ như thế nào trong .? - Ưunhược điểmcủa là gì? -Tạisao. lạigiátrị? -Sự lựachọn khác ởđây là gì? -Ai được, ai mất ởđây? (Pohl, Learning to Think, Thinking to Learn, p. 14) 94 TTƯƯ DUYDUY BBẬẬCC CAOCAO –– ĐĐÁÁNHNH GIGIÁÁ • Những dạng hoạt động -Chuẩnbị mộtloạt các tiêu chí để bảovệ - Tranh luậnvề mộtvấn đề -Tạomộtbản tin có khoảng 5 điềumàbạncho là quan trọng. Thuyếtphụcngười khác. -Viếtmộtbứcthư tớikhuyênvề những điều thay đổicầnthiết. -Chuẩnbị trình bày quan điểmcủamìnhvề . 95 TTƯƯ DUYDUY BBẬẬCC CAOCAO –– SSÁÁNGNG TTẠẠOO • Những dạng câu hỏi -Em cóthể thiếtkế một . thành . ? -Em cóthể thấymộtgiải pháp khả thi cho -Nếuem cóđủ điềukiện, em sẽ giải quyếtnhư thế nào? -Tạo sao em không tạoramột cách riêng để ? - Điềugìsẽ xảyranếu? - Có bao nhiêu cách để em có thể ? -Em cóthể tạoraviệcsử dụng theo cách mớivới. ? -Em cóthể xây dựng mộtbảnkế hoạch cái mà .? (Pohl, Learning to Think, Thinking to Learn, p. 14) 96 TTƯƯ DUYDUY BBẬẬCC CAOCAO –– SSÁÁNGNG TTẠẠOO • Những dạng hoạt động -Chế tạoramột ROBOT để tham gia Robocon -Tạoramộtsảnphẩmmới. Đặttênmớihoặclậpkế hoạch cho một chiếndịch (quảng cáo) -Viếtcảmnhậnvề -Viếtmộtvở kịch, kịch câm, vở rối, bài hát về -Thiếtkế một quyển sách, một trang bìa 97 Kỹ năng tổ chức công việc 98 KHKHÁÁII NINIỆỆMM • Theo nghĩarộng –Xácđịnh công việc – Phân công –Cơ chế quảnlý • Theo nghĩahẹp –Sắpxếp các công việc đượcgiao 99 NNỘỘII DUNGDUNG • Tổ chứccôngviệc được giao • Tổ chứcmạng lưới công việc • Sắpxếphồ sơ • Sắpxếpvị trí làm việc • Xác định thứ tựưu tiên công việc • Sắpxếpkế hoạch công việcngắnhạn 100 TTỔỔ CHCHỨỨCC CÔNGCÔNG VIVIỆỆCC BBỘỘ PHPHẬẬNN • Xác định chứcnăng, nhiệmvụ –Chứcnăng –Nhiệmvụ – Qui trình • Who: Ai làm việc đó. • Where: Làm việc đó ởđâu. • When: Làm việc đó khi nào? • How: Làm bằng cách nào? • Định biên nhân sự • Xác định bảnmôtả công việc • Sắpxếp công việc cho nhân viên 101 ĐĐịịnhnh biênbiên côngcông viviệệcc • Lập danh sách công việccầnlàm • Các công việccủaquảnlý –Hoạch định –Tổ chức – Lãnh đạo –Kiểmtra • Ướclượng thờigian • Ướclượng số nhân công • Phân nhóm các công việc –Thời gian phù hợpchomỗichức danh –Cộng thêm 10% thờigianchomỗichức danh 102 LLậậpp ccáácc bbảảnn mômô ttảả côngcông viviệệcc • Lậpbảnmôtả công việcchotừng chức danh – Thông tin về công việc (mã số, chức danh, bộ phận, ngườiquảnlýtrựctiếp) –Mục tiêu –Nội dung (yêu cầu công việc, nhiệmvụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điềukiệnlàmviệc) –Sơđồtổ chứcbộ phận 103 SSắắpp xxếếpp côngcông viviệệcc chocho nhânnhân viênviên • Phân loại –Côngviệcthường xuyên –Côngviệc không thường xuyên • Công việcthường xuyên -Cáchthứcthựchiện -Nguồnlực để thựchiện -Tầnsuấtthựchiện - Công việc không thường xuyên – Phân công bằng giấytờ –Giải thích lý do thựchiện –Yêucầu, mục tiêu, thờihạn –Phương pháp thựchiện 104 TTỔỔ CHCHỨỨCC CÔNGCÔNG VIVIỆỆCC CCÁÁ NHÂNNHÂN 1. Sắpxếpcôngviệc theo thứ tựưu tiên 2. Sắpxếphồ sơ 3. Sắpxếpnơi làm việc 4. Quản lý thông tin 5. Lậpkế hoạch công việc 105 SSắắpp xxếếpp côngcông viviệệcc theotheo ththứứ ttựự • Phân loại – Theo mức độ quan trọng – Theo mức độ khẩncấp – Theo tầnsuất • Xây dựng kế hoạch • Đánh giá, rút kinh nghiệm 106 SSắắpp xxếếpp hhồồ ssơơ • Vấn đề –Mất hàng giờđểtìm kiếmlạihồ sơ của mình? – Làm thế nào có thể tìm và cung cấphồ sơ nhanh nhất –Chiasẻ hồ sơ trong cùng cơ quan? • Phương pháp –Lập danh mụctấtcả các hồ sơ giấy và máy tính củamỗi cá nhân –Thủ trưởng kiểmtralại danh mụchồ sơ và ký duyệt 107 SSắắpp xxếếpp hhồồ ssơơ • Danh mụchồ sơ –Số thứ tự –Tênhồ sơ –Ngườiquảnlý –Người được đọc –Vị trí để hồ sơ –Dạng hồ sơ: giấy, ổ cứng, đĩa CD, Microfilm – Cách phân loại, sắpxếp – Ngày phát sinh, ngày lưutrữ 108 QuQuảảnn lýlý hhồồ ssơơ trêntrên mmááyy,, CDCD • Tổ chức – Phân cấptheocâythư mục –Thư mục input cho thông tin đầuvàoÆ chưaxử lý – Thùng rác Æ thông tin cầnxoá • Xây dựng quy định - Input, output. -Quyđịnh backup dữ liệu. -Quyđịnh sao lưudữ liệu định kỳ. -Quyđịnh quét virus định kỳ. -Quyđịnh thờigiankiểmtravàtổ chứclại. 109 QuQuảảnn lýlý hhồồ ssơơ trêntrên mmááyy,, CDCD • Mộtsố lỗithường gặp – Không đặtchếđộautosave –Lưuhồ sơ trong ổ C (nên lưu ởổD) –Lưuhồ sơ lung tung Æ khó tìm hồ sơ –Lưumột thông tin nhiềunơi 110 QuQuảảnn lýlý thôngthông tintin • Phân loại thông tin –Giữaquản lý và nhân viên (giao việc, kiểmtra, hệ thống báo cáo nộibộ) –Giữa các nhân viên nộibộ – Input (thông tin đầuvào) – Output (thông tin ra) • Bằng chứng –Sổ giao việc –Sổ giao nhận thông tin –Sổ công văn đến–đi. –Sổ giao nhậnsảnphẩm –Sổ giải quyêt công việc 111 CCáácc nguyênnguyên ttắắcc ququảảnn lýlý thôngthông tintin • Feedback ngay –Phảnhồi ngay cho ngườinhận –Quản lý thông tin đầuvào – Đảmbảolàngườinhận đãnhận được thông tin • Sổ giải quyết công việc -Nội dung công việc -Người giao, ngày giao -Thờihạn -Diễngiải -Kếtquả/ngày hoàn thành 112 KKỸỸ NNĂĂNGNG LLÀÀMM VIVIỆỆCC NHNHÓÓMM 113 KHKHÁÁII NINIỆỆMM • Khái niệmvề nhóm • Phân loại − Nhóm chính thức − Nhóm không chính thức • Các giai đoan phát triển – Hình thành –Hoạt động • Các vị trí trong nhóm 114 TTỔỔ CHCHỨỨCC NHNHÓÓMM 1. Ngườilãnhđạo nhóm 2. Ngườigópý 3. Ngườibổ sung 4. Ngườigiaodịch 5. Người điềuphối 6. Người tham gia ý kiến 7. Người giám sát 115 NgNgưườờii lãnhlãnh đđạạoo nhnhóómm • Nhiệmvụ: Tìm kiếm các thành viên mớivà nâng cao tinh thần làm việc • Yêu cầu: –Khả năng phán đoán – Phát hiệnkhả năng các thành viên –Kỹ năng khắcphụcnhững điểmyếu –Cókhả năng thông tin hai chiều –Biếttạobầu không khí hưng phấnvàlạc quan trong nhóm 116 NgNgưườờii ggóópp ýý • Nhiệmvụ: Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm. • Yêu cầu: –Phảnbiệnchonhững hoạt động kém hiệuquả – Phân tích các giải pháp để thấy đượccácmặt yếutrongđó – Luôn đòi hỏisự chỉnh lý các khuyết điểm – Đề xuấtgiải pháp khả thi 117 NgNgưườờii bbổổ sungsung • Nhiệmvụ: Đảmbảonhómhoạt động trôi chảy • Yêu cầu: – Suy nghĩ có phương pháp nhằmthiếtlậpbiểuthờigian –Lường trướcnhững trì trệ trong lịch trình làm việc –Cótrílực và mong muốnchỉnh đốncácsự việc • Có khả năng hỗ trợ và thắng vượttínhchủ bại. 118 4.44.4 NgNgưườờii giaogiao ddịịchch • Nhiệmvụ: Tạomối quan hệ bên ngoài cho nhóm • Ngườicóngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầucủangườikhác. • Gây đượcsự an tâm và am hiểu. • Nắmbắt đúng mứctoàncảnh hoạt động của nhóm. 119 4.54.5 NgNgưườờii đđiiềềuu phphốốii • Nhiệmvụ: Lôi kéo mọingườilàmviệc chung vớinhautheophương án liên kết • Hiểunhững nhiệmvụ khó khăn liên quan tớinộibộ. • Cảmnhận đượcnhững ưu tiên. • Có khả năng nắmbắtcácvấn đề cùng lúc. 120 4.64.6 NgNgưườờii thamtham giagia ýý kikiếếnn • Nhiệmvụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổimớicủa toàn nhóm • Luôn có những ý kiếnlạc quan, sinh động, thú vị. • Mong muốn đượclắng nghe ý kiếncủa những người khác. • Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân121 ầ ể 4.74.7 NgNgưườờii gigiáámm ssáátt • Nhiệmvụ: Bảo đảmgiữ vững và theo đuổicác tiêu chuẩn cao • Luôn hy vọng vào những gợiý đầyhứahẹn. • Nghiêm túc, đôi khi còn cầntỏ ra mô phạm, chuẩn mực. • Phán đoán tốtvề kếtquả công việccủamọingười. • Không chầnchừđưavấn đề ra. 122 III/CIII/CÁÁCC NGUYÊNNGUYÊN TTẮẮCC LLÀÀMM VIVIỆỆCC NHNHÓÓMM 123 1.1. TTạạoo ssựự đđồồngng thuthuậậnn • Những buổihọplàcáchthứctuyệthảo để bổi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầumới thành lập nhóm. • Những loạtbuổihọp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạosự nhấttrívề các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyếtvề mặttổ chức. 124 1.T1.Tạạoo ssựự đđồồngng thuthuậậnn • Những điểmcần ghi nhớ: 9Mọi thành viên của nhóm cầnthống nhấtvề việcphảinhắmtới. 9Các mục tiêu chỉổn định khi đã bàn thảo xong các biện pháp thựchiện. 9Mặc dù các thành viên của nhóm cần được định hình các mục tiêu, nhưng nên phổ biến các mục tiêu cho các hội viên nắm. 9Để đạt đượcnhững kếtquả cao nhất, các mục tiêu còn phải đượcthử thách bằng cách125 kết hợp giữa những mục tiếu chung và mục 2.Thi2.Thiếếtt llậậpp ccáácc mmốốii quanquan hhệệ vvớớii banban ququảảnn trtrịị • Mọi nhóm cầncósự hỗ trợ của đôi ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản. • Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cầntớilà: 9Ngườibảotrợ chính của nhóm 9Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan 9Và bấtkỳ ai quảnlý tài chính của nhóm 126 3.3. KhuyKhuyếếnn khkhííchch óócc ssáángng ttạạoo • Nhiềungườitrở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh nghiệmvàtínhcáchriêngcủa họ. Hãy phá thế thụđộng ấyvàtạo tính sáng tạo. • Đừng để nhóm củabạnbị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạovànhững kẻ thụđộng. Muốnvậy, bạn luôn biết hoan nghênh tính đadạng của các quan điểmvà ý tưởng để rồi lái buổi tranh luận đi đến ch127ỗ 4.4. PhPháátt sinhsinh nhnhữữngng ýý kikiếếnn mmớớii • Việccóđượcnhững sáng kiến đòi hỏicó người lãnh đạovàcầnmộthìnhthứctổ chứcnàođó, để kếtquả buổihọpcóthể mở ra mộthướng đi. • Mọiý kiếncần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọingườicóthể nhìn thấy. Sau đó, loạibỏ nhũng ý kiếnbấtkhả thi và tóm tắtnhững ý khả thi. 128 4.4. PhPháátt sinhsinh nhnhữữngng ýý kikiếếnn mmớớii Những điểmcần ghi nhớ: • Phương pháp vậndụng trí tuệ tậpthểđôi khi được gọilà“tư duy hành động nhóm”. • Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo. • Đừng bao giờ miệtthị ý kiến nào trong buổihọp. • Nhiềuý kiếntưởng chừng ngớ ngẩnlạico ựthể đưa đếnnhững giảiphápđáng giá. • Cần ghi mọiý kiếnlênbảng cho dù đấychưahẳn là ý kiến độc đáo. • Những ý kiến sáng tạo trong những buổihọp bao giờ cũng cao hơný kiếncủamột cá nhân đưara. 129 5.5. HHọọcc ccááchch ủủyy ththáácc • Sựủy thác cói hai hình thức: ủy thác công việcvàủy thác quyền hành. • Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗikế hoạch thành các phầnviệc riêng và vớimục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, phó mặcchohọ và chỉ can thiệp khi không đạtmục tiêu. • Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham 130 khảo ý kiến trao cho người được ủy quyền 5.5. HHọọcc ccááchch ủủyy ththáácc Khi ủy thác, cầnnhậndiệncácloại đặc tính khi ủy thác: • Có khả năng muốnthựchiện: Đây là trường hợp ta gặpngười được ủy nhiệmlýtưởng, sẵnlòng nhậntráchnhiệmvàcũng sẵn lòng tham khảoý kiếnngười khác, thựchiện theo ý khi được ủy nhiệm. • Có khả năng không muốnthựchiện: Loạingười này không sẵnlònghọchỏivàtiếp thu ý kiếncủa người khác, thiếu tinh thầnhợp tác, không nên giao quyềnchohọ. • Thiếukhả năng muốnthựchiện: Cần được đào 131 t bổ kh ết hữ ặt ế t ớ khi đ ủ 6.6. KhuyKhuyếếnn khkhííchch mmọọii ngngưườờii phpháátt bibiểểuu • Người lãnh đạocần động viên mọingười bàn thảo, ngay cả vớiý kiến nghịch lạicũng có giá trị của nó. 132 7.7. ChiaChia ssẻẻ trtrááchch nhinhiệệmm • Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặptrở ngạitạmthời. • Cũng cầntạobầu không khí thông hiểu nhau giữa các thành viên nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc. 133 8.8. CCầầnn linhlinh hohoạạtt • Mỗithànhviênphảicókhả năng thựchiệnvaitrò của mình chí ít cũng như ngườikhác. • Mỗingườiphải được phân nhiệm để hành động chủđộng trong nhóm. • Dù việckhóđến đâu nhưng nếucósựđồng lòng của toàn nhóm thì đềucóthể hoàn thành. • Mọingười đều được phân nhiệm rõ ràng tửđầu đếncuối. 134 • Mọi người đều được khuyến khích làm theo IV/IV/ THÔNGTHÔNG TINTIN TRONGTRONG NHNHÓÓMM 135 1.1. NhNhữữngng phphươươngng phpháápp thôngthông tintin • Có nhiềucáchđể nhóm thông tin với nhau, dù là tình cờ hay có hẹntrước. Ví dụ như: • Những trao đổibấtchợtgiữacácđồng nghiệp. • Những phương tiệntruyềnthống như sổ ghi nhớ, báo cáo, yếtthị, fax, điệnthoại. • Các phương tiện điệntử nhưđ