Bài giảng Kỹ năng thuyết trình - Nguyễn Thị Ngọc Hương

Kỹ năng Thuyết trìnhThS Nguyễh Thị Ngọc HươngI. KỸ NĂNG MỀM1. Khái niệm kỹ năng “mềm Kỹ năng "mềm" (soft skills) là thuật ngữ dùng để chỉ các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống con người như: kỹ năng sống, giao tiếp, lãnh đạo, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo và đổi mới... là những thứ thường không được học trong nhà trường, không liên quan đến kiến thức chuyên môn, không phải là kỹ năng cá tính đặc biệt mà phụ thuộc chủ yếu vào cá tính của từng người. Chúng quyết định chúng ta là ai, làm việc thế nào, là thước đo hiệu quả cao trong công việc 1.2.Các kỹ năng "mềm" cơ bản Có một quan điểm lạc quanHòa đồng với tập thể : Giao tiếp hiệu quảTỏ thái độ tự tinLuyện kỹ năng sáng tạoThừa nhận và học hỏi từ những lời phê bìnhTỰ TIN1.2.Các kỹ năng "mềm" cơ bản Thúc đẩy chính mình và dẫn dắt người khác Đa năng và biết những công việc ưu tiên cần làm trong danh sách Có cái nhìn tổng quanII. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH2.1 Khái niệm về thuyết trìnhThuyết trình (Presentations) là cách truyền đạt các ý tưởng (ideas) và các thông tin (information) đến một nhóm người (group Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người ngheII. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH2.2. Lợi ích của việc thuyết trình:Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quảThuyết trình đóng vai trò to lớn tronf sự thành công của mỗi cá nhânThuyết trình như một nghề tạo thu nhập caoII. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNHLợi ích của việc học KN thuyết trìnhHọc được cách nói trước đám đôngHọc các kỹ năng áp dụng trong hội thoạiPhát triển kỹ năng giao tiếp khi tham gia tuyển dụngCó cơ hội thực hành và tích lũy kinh nghiệmCó thêm tự tin2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.1.Tìm hiểu thính giảPhân tích người ngheHãy biết mìnhTìm hiểu người ngheBao nhiêu người sẽ tham dự ?Thái độ, giá trị và niềm tin của họ là gì ?2 3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.1.Tìm hiểu thính giảThu thập thông tin về khán giảđặc điểm tâm lý của người nghe ?Những mong đợi của họ là gì? Tại sao họ lại tham gia vào buổi trình bày của chúng taNhững thông tin về cá nhân người nghe như:Tuổi, giới tínhTôn giáo, chính trịTrình độ VH, khả năng kinh tế2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.2. xác định mục tiêu của buổi thuyết trình Lý do của buổi thuyết trình?Tại sao chúng ta lại được mời thuyết trình?Thời gian thuyết trìnhKhông gianMục tiêu của bài thuyết trình có thể là thuyết phục, thông tin, đào tạo hay giải tríĐó còn là một phương tiện để đi đến một mục tiêu cụ thể, đó là những điều chúng ta muốn người nghe thực hiện sau khi nghe những thông tin do chúng ta cung cấp. Khán giả sẽ nhận được những gì từ bài thuyết trình ???2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.3 Thu thập thông tin, tư liệu bài TTCác loại thông tin, tư liệu- Thông tin phải biết: những điều cần cung cấp để giải quyết vấn đề- Thông tin cần biết: những điều cần rõ thêm để làm căn cứ thuyết phục người nghe- Thông tin nên biết: những tư liệu thực tế , số liệu làm thêm phong phú2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.3 Thu thập thông tin, tư liệu bài TTCác nguồn thông tin:Sách, báoTìm kiếm trên mạng InternetGặp gỡ các chuyên gia, phỏng vấnNghiên cứu tại thư viện2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.4 Tổ chức bài thuyết trìnhTổ chức bài thuyết trình:Bài nói chuyện mang tính chất trình bàyBài nói chuyện mang tính chất thuyết phụcSự phân biệt nêu trên sẽ giúp chúng ta trong việc phát thảo chiến lược và xây dựng nội dung bài nói chuyện2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.4 Tổ chức bài thuyết trìnhCác công việc tổ chức bài thuyết trìnhCác số liệu thống kêCác giai thoạiCác lời trích dẫnCác câu nói đùaCác hình ảnh minh họa2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT:Phác thảo đề cương:Xác định các ý chính, sau mỗi các ý chính xác định tiếp các phụ đề và tiếp tục các ý nhỏ của phụ đề nàyVí dụ:1.1.1.1.2.1.2.11.2.21.31.3.11.3.21.42.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT:Cấu trúc bài thuyết trình:- Mở bài- Thân bài- Kết luận Trong đó mỗi phần đều có nội dung và chức năng riêng biệt2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT:2.3.4.1.Xây dựng phần mở đầu:Mở đầu trực tiếp: giới thiệu trực tiếp chủ đề của nội dung bài nóiMở đầu gián tiếp: đưa ra một luận đề nào đó rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề chính của bài thuyết trìnhCó thể sử dụng mẫu chuyện, hình ảnh, âm thanhCách thức này có tác dụng làm kích thích và làm tăng dần sự chú ý của người nghe nhưng không lạm dụng2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT:3 yêu cầu bắt buộc cần phải có trong bài thuyết trình là:Giới thiệu và làm quenThông báo nội dung thuyết trìnhThông báo thời gian và phương thức tiến hành 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT:2.3.4.2. Xây dựng phần thân bài:Nên có phần chuyển ý giữa phần mở đầu và phần thân bài. Đây là phần quan trọng nhất, cần đảm bảo các yêu cầu sau:Cung cấp cho khán giả những thông tin mớiĐáp ứng cao nhất yêu cầu thông tin của khán giảMang tính thời sự, tính cấp thiết, phản ảnh những vấn đề nóng bỏng của cuộc sống 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT:2.3.4.3. Phần kết thúc:Tóm tắt các điểm chính, nhấn mạnh cốt lõiKết thúc bằng một nhận xét tích cựcKết thúc đúng lúc, không dông dài và cám ơn thích giả .Mỉm cười và không quên cám ơn người đến dự 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.5 Các phương tiện hỗ trợ và công tác hậu cầnCác tài liệu có liên quan Hệ thống máy chiếu đa phương tiện (ngôn từ 7%, giọng nói 38%, hình ảnh 55%)Máy chiếu video, hệ thống âm thanh(chọn vị trí thuật lợi để đặt các phương tiện nghe nhìnPhải biết sử dụng các thiết bị nghe nhìnVị trí đứng khi thuyết trình 2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.6 Chuẩn bị tâm lý và hình thứcHình thức bên ngoàiTrang phụcTự tin- Chuẩn bị kỹ càng- Tưởng tượng bạn sẽ thuyết trình thành công- Đừng coi rụt rè là rào cảnGiữ gìn sức khỏe và bảo vệ giọng nói - Luyện tập nói- Luyện tập theo nhóm2.3. Chuẩn bị thuyết trình2.3.6 Chuẩn bị tâm lý và hình thứcCách thức luyện tập chuẩn bị cho lần đầu tiên thuyết trình:Thực hành cá nhân: chọn 1 nơi riêng tư để tập nóiGhi âm và nghe lạiTổ chức buổi thuyết trình thửDiễn tập thật NHÖÕNG ÑIEÀU CAÀN BIEÁTKHI THUYEÁT TRÌNH MOÄT BAØI DIEÃN VAÊN1. NHÖÕNG ÑIEÀU KIEÄN TOÁI THIEÅU TRÖÔÙC KHI LEÂN DIEÃN ÑAØN:ÑÒA ÑIEÅMTHOÂNG TINNGÖÔØI NGHENGÖÔØIGIÔÙI THIEÄU ÑIEÀU KIEÄN TRÌNH BAØYTHÔØI GIAN2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.1 Các bước tiến hành thuyết trìnhKế hoạch bài thuyết trình: - Lập 1 bản tóm tắt để thuyết trình viên có thể nhớ lại một cách tuần tự các bước trong suốt quá trình thuyết trình- Lựa chọn phương pháp trình bày (cần có các câu chuyển tiếp để liên kết các luận điểm chính)- có thể nói chậm lại hay nhấn mạnh hơn- Phân bổ thời gian hợp lý 2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.1 Các bước tiến hành thuyết trìnhTạo mối quan hệ ấn tượng tốt với thính giả:Trang phục gọn gàng, nghiêm chỉnhTư thế: đứng thẳng, tự nhiên, không bỏ tay vào túi quầnSắc mặt, ánh mắtKhông vội vàng nói ngay khi vừa bước lên bục2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.1 Các bước tiến hành thuyết trìnhTạo mối quan hệ ấn tượng tốt với thính giả:Giới thiệu thân thiệnCó đầy đủ độ tự tin: hạn chế nhìn giấyĐưa ra vấn đề chính ngay từ đầu bài thuyết trìnhHình thành phong cách: để thu hút khán giả cần phải làm nhiều cáchLưu lại ấn tượngNét mặt, tư thế, cử chỉ, phong cáchđược huy động vào cuộc một cách tổng hợp và tương hỗ nhau2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.1 Trình bày nội dung bài thuyết trìnhChào những người tham dự và giới thiệu bản thânĐưa ra cấu trúc bài thuyết trìnhCâu mở đầu và câu kết là là 2 phần mà phải chú trọng nhất Thông báo thời gian thuyết trìnhThông báo khi nào sẽ trả lời câu hỏi2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.1 Trình bày nội dung bài thuyết trìnhMột số thủ thuật mở đầu:Đừng mở đầu bằng một lời xin lỗiGây sự chú ýĐưa ra một thông báo hoặc một thống kê theo cách làm cho người khác giật mìnhHãy bông đùa 1 chútĐưa ra những trích dẫn phù hợpThuật lại một câu chuyện có liên quanBắt đầu bằng những minh họa cụ thể 2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.1 Trình bày nội dung bài thuyết trìnhNhững điều nên tránh:Bắt đầu từ câu: “Xin chào, tên tôi là..Mở đầu một cách sai lầm (tránh câu xin lỗi)Đi quá xa chủ đềKhông biết cách đi lên bục thuyết trình2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.2 Trình bày phần thân bàiCó 4 cách trình bày:Đọc từ bản thảo. VD: Thư chúc mừng của CT nước gửi các cháu nhi đồngĐọc thuộc lòngNói tùy hứng (không có sự chuẩn bị trước)- ghi nhanh dàn ý sơ lược ra giấyNói ứng biến (nói theo dàn ý đã lập trước)- có thể điều chỉnh theo nhiều tình huống khác nhau và khuyến khích chất lượng hội thoại2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.3 Trình bày phần kết luậnHướng đến sự kết thúcChuẩn bị kết thúc: tóm lược ngắn gọn, súc tích, nhắc lại ý chính của bài thuyết trìnhKết thúc mạnh mẽ và ấn tượng: :tóm lược thuyết trình trong 1 hoặc 2 câu, ngắn gọn, sau khi mọi người vỗ tay xong, bạn hãy mỉm cười và đừng quên cám ơn người đến dự)2.4. Tiến hành thuyết trìnhNhững việc cần làm: Nói rõ với cử tọa số vấn đề bạn dự định trình bàyĐảm bảo thời gian thuyết trình đúng dự kiếnĐánh dấu những vấn đề có thể bỏ hoặc rút ngắn nếu không kịp thời gianNếu quên 1 số ý hãy bỏ qua luôn, không nên trình bày vào cuối buổi thuyết trình 2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.4 Đặt và trả lời câu hỏi Phần hỏi-đáp quan trọng không kém phần thuyết trìnhNghiên cứu kỹ các tài liệu thuyết trình và thông tin liên quan sẽ giúp bạn lường trước các vấn đề được hỏiHầu hết câu hỏi đều có mục đích chungBình tĩnh suy nghĩ trước khi trả lời, không nên căng thẳng quá, với câu trả lời đơn giản, suy nghĩ không quá 10 giây, câu phức tạp không quá 1 phút2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.4 Đặt và trả lời câu hỏiTiếp cận câu hỏi một cách tích cực Lắng nghe cẩn thậnNên trả lời từng câu mộtNếu cần, có thể đề nghị người hỏi làm rõ nghĩa câu hỏiHướng câu trả lời tới toàn bộ khán giảKiểm soát thời gian 2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.5 Đánh giá kết quả thuyết trìnhĐối với diễn giả:Bạn có tạo lập mối quan hệ tốt với khán giả không?Bạn có tự tin kiểm soát được mọi thứ không?Bạn có nhất quán và theo 1 mục tiêu chính không?Bạn có hài lòng với thông điệp mở đầu và kết thúc không?Bạn có hài lòng với kết quả không?2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.5 Đánh giá kết quả thuyết trình2. Đối với thính giả:Bạn có tránh được sự sai lầm ngớ ngẫn nào khôngKỳ vọng của khán giả có đáp ứng được không?Bạn có nhận được phản hồi của thính giả không?Bạn có chắc chắn rằng khán giả hiểu thông điệp của bạn không?Thứ tựMức độ thành côngTồipoorTạm đượcsatisfactoryTốtgoodXuất xắcExellentKỹ năngTính hệ thống(system)Công tác tổ chức chungPhần giới thiệuPhần kết thúcCách liên kết các phầnMức độ liên quan đến chủ đềThời gian hợp lýMức độ trình bày (khó, vừa, dễ) Phong cách (manner)Tiếp xúc cử tọaMức độ hấp dẫn của bài thuyết trìnhSự tự tinNgôn ngữ cơ thể(body language)Tư thế đứngSử dụng tayDùng mắtDùng chuyển động cơ thểBiểu cảm bằng nét mặtHình dáng bên ngoài (cách ăn mặc, đầu tóc) Phương tiện hỗ trợ (visual aids)Số lượngThiết kế trình chiếu điện tửMức độ sử dụng thành thạoMức độ hỗ trợ cho bài thuyết trìnhNhận xét chung(overall impression)2.4. Tiến hành thuyết trình2.4.5 Đánh giá kết quả thuyết trình3. Thông điệp:Bạn có nói rõ ràng và nhất quán về thông điệp của mình không?Lập luận của bạn có liên kết tốt khôngBạn có cập nhật thông tin khôngThông điệp của bạn có thể ngắn hợn được không?3. Các kỹ năng trong thuyết trình3.1.Kiểm soát sự lo lắng- Các nguyên nhân dẫn đến sự lo lắng:+ Chuẩn bị không tốt bài thuyết trình+ Kiến thức về chủ đề thuyết trình bị hạn chế+ Thể chất và tinh thần không tốt + Thính giả nhìn bạn chằm chằm+ Người nghe không tập trung chú ý3. Các kỹ năng trong thuyết trình- Biểu hiện của sự lo lắng:Khuôn mặt trầm ngâm, không tươi vuiGiọng nói run và tim đập mạnhĐi đi, lại lại không rõ mục đích, đứng ngồi không yênToát mồ côi, run tay, run chân, giọng nói ngắt quãng, thở mạnhTay vân vê một thứ gì đó như vạt áo, bút, tư trang3. Các kỹ năng trong thuyết trình- 3.1.Kiểm soát sự lo lắng :Chọn chủ đề bạn biết rõĐừng bao giờ học thuộc bài nói (giọng đọc như máy, không truyền cảm..)Lên kế hoạch sử dụng công cụ hỗ trợ: máy chiếu, tờ rơi, bảng biểuỔn định tâm lý Cơ thể: di chuyển nhẹ nhàng, hít thở đều và sâu, tạo sự thư giản cần thiết, hai bàn tay nắm chặt rồi thả lỏng càng chậm càng tốtHơi thở và giọng nói: tập hít thở để điều hòa tốt hơi thờ mình3. Các kỹ năng trong thuyết trình3.2.Sử dụng ngôn ngữ:Đối với khán giả là người cao tuổi: ngôn ngữ truyền tải đòi hỏi ngắn gọn, dễ hiểu và tính thực tế cao, thể hiện tính trang nghiêmĐối với đối tưỡng trẻ và trung tuổi : có sự linh hoạt, ngôn từ đặc trưng về chuyên môn, ngành nghề, lĩnh vực họ hoạt động 3. Các kỹ năng trong thuyết trình3.2.Sử dụng ngôn ngữ:Đối tượng là nam giới: ngôn ngữ mạnh mẽ, tính logic cao Đối tượng là nữ giới: ngôn ngữ phải nhẹ nhàng, truyền cảm thể hiện sự gần gũiĐối tượng là người nước ngoài: sử dụng phiên dịch, cần am hiểu văn hóa nước sở tại 3. Các kỹ năng trong thuyết trình 3.2.1Sử dụng ngôn ngữ một cách hiệu quả: Sử dụng từ chính xácSử dụng từ rõ ràngDùng tử quen thuộcDùng từ trừu tượngSử dụng từ biểu đạt Sử dụng ngôn ngữ sinh động: từ tượng thanh, tượng hìnhSử dụng từ thích hợp, phù hợp với hoàn cảnh nói, khán giả, chủ đề 3. Các kỹ năng trong thuyết trình3.2.2 Ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết:Người TT soạn giáo án nhằm kiểm soát nội dung trình bàyNgôn ngữ viết được người thuyết trình viết ra với chất lọc, logic, đầy đủ, văn phong ngắn gọn.Người thuyết trình sử dụng kỹ năng nói để truyền đạt , nhấn mạnh và gây hiệu ứng tốt với khán giả3. Các kỹ năng trong thuyết trình 3.3.3. Kỹ năng nóiGiọng nói/âm lượng:Điều tiết tốt âm lượng trong buổi TTÂm lượng lúc cao, thấp (chú ý những phần chuyển câu, chuyển đoạn, chuyển nội dung)Phát âm :Cần tránh một số rào cản như nói ngọng, lắp, ư,a.Nhịp độ, tốc độ: cần có sự thay đổi để thu hút người ngheSử dụng micro: cách miệng 20cm3.4. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể3. 4.1 Giao tiếp bằng mắt:Ánh mắt xã giaoÁnh mắt thân thiện. Đưa mắt quan sát xung quanh phòngĐưa mắt chú ý 1 nhóm thính giả khi bạn bắt đầu những câu nói đầu tiên Di chuyển ánh mắt mình đến tất cả thính giả thính giả cảm thấy sự quan tâmMắt liếc nhẹ kèm theo 1 nụ cười NHÖÕNG ÑIEÀU CAÀN BIEÁTKHI THUYEÁT TRÌNH MOÄT BAØI DIEÃN VAÊN1. NHÖÕNG ÑIEÀU KIEÄN CAÀN THIEÁT HOà TRÔÏ:GIOÏNG NOÙIÑIEÄU BOÄNGOÂN NGÖÕ HÌNH THEÅLUYEÄN GIOÏNGLUYEÄN HÔILUYEÄN AÂMLUYEÄN THANH3.4. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể3.4.1 Giao tiếp bằng mắt:Những điều cần tránh:Ánh mắt rụt rè, nhút nhátChỉ nhìn tập trung vào 1 nhóm thính giảNhìn tài liệu liên tụcChớp mắt hoặc dụi mắt liên tục3. 4. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể3. 4.2 Biểu lộ khuôn mặt:Khuôn mặt tự tin, thoải máiNét mặt vui tươi, phù hợpGiữ gìn sức khỏe tốt trước 2, 3 ngàyNhững điều nên tránh:Khuôn mặt nhợt nhạt, lạnh tanh, cau cóCau có khi thính giả không hợp tác, không tập trung chú ý3.4. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể3.4.3 Cử chỉ:Cần tránh:Không nên nhún vai quá nhiềuKhông nên lắc lư đầu quá nhiềuVung tay quá nhiềuTrỏ tay hoặc chắp tay sau lưngKhông khoanh tayGãi đầu hoặc dụi mắtCầm bút hoặc mân mê một thứ gì đó mà không có mục đích3.4. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể3.4.4 Dáng điệu, tư thế, phong thái:Đứng thắng, hơi hướng về phía trước tạo sự gần gũi, cởi mở Đầu ở tư thế cao và thẳng với ánh mắt nhìn về trước khán giảLưng và bụng thẳng tạo sự tự nhiênHai mũi bàn chân dứng hình chữ V, tạo thế đứng vững chắc Hai tay buông xuống. Lực dồn đều về hai chân3.4. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể3.4.5. Di chuyển:Di chuyển nhịp nhàng với sự kết hợp của việc hướng ánh mắt vào những minh họa trên bảngDi chuyển đến khán giả thì khoảng cách lý tưởng là 1 mDi chuyển đến nhiều vị trí khác nhauTránh di chuyển quá nhanh, liên tục hoặc đứng quá gần khán giả, tránh sự va chạm với khán giả3.4. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể3.4.6. Trang phục, vẻ bề ngoài:Trang phục thoải mái trong cử độngPhù hợp với buổi thuyết trình, phối màu phải hài hòa, phù hợpTrang phục sạch sẽ, ngay thẳng, nữ tránh áo hở cổ, không tayĐầu tóc gọn gàng, thắt lưng phù hợpChú ý biển tên, đồng phục.. nếu bạn đi theo nhóm3.4. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể3.4.6. Trang phục, vẻ bề ngoài:Những trang phục nên tránh:Trang phục lôi thôi, không có tính thích ứngQuá màu mè, nhiều hoa văn, diêm dúa, thiết kế nhiều chi tiết thừaQuá lạm dụng việc sử dụng nữ trang đi kèmTrang phục, đầu tóc lạc hậu, lỗi thời 3.5. Trao đổi với thính giả3.5.1. Nắm bắt diễn biến của thính giả:Trước buổi thuyết trình: Đến sớm và quan sát thái độ thính giá, nắm bắt mức độ thính giả về nội dung TT, tiếp cận, hỏi đáp xã giaoTrong buổi thuyết trình:Khán giả tập trung ngay từ lúc đầuKhán giả hào hứng: duy trì và đẩy cao tràoKhán giả thờ ơ, nói chuyện, làm việc riêng: cần điều chỉnh ngay, đẩy cao giọng nói, kết hợp sử dụng ngôn ngữ cơ thể, đặt câu hỏi3.5. Trao đổi với thính giả3.5.2. Xử lý/trả lời câu hỏi thính giáBình tĩnh, chăm chú nghe câu hỏi của thính giảGhi câu hỏi ra giấyNên để nhiều câu hỏi rồi trả lời, nên khống chế những câu hỏi nhằm đảm bảo thời gianChọn câu dễ trả lời trước nhằm tạo sự tự tin. Câu phức tạp nên gạch đầu dòng các ý trả lời Thông tin trả lời cần bám sát vào chủ đề3.5. Trao đổi với thính giả3.5.3. Đặt câu hỏi cho thính giáĐặt câu hỏi cho thính giả nhằm tạo sự hưng phấn theo dõi tiếp nội dung:Câu hỏi ngắn, gọn, dễ hiểu, không khóCâu hỏi gắn với nội dung vừa trình bàyNên có sự gợi mởĐộng viên nếu thính giả trả lời đúng3.5. Trao đổi với thính giả3.5.4. Lắng nghe/vận dụng KN ngheNghe một cách chủ độngCần khắc phục các nguyên nhân nghe kém:Nghe không tập trung: Nghe quá khó: khán giả lan man, âm thanh xung quanh hỗn tạp..khó phán đoán. Cần khẳng định với khán giả về ý câu hỏiĐưa ra kết luận vội vàng, hơi quá tự tin.Cần lắng nghe và tập trung phân tích3.5. Trao đổi với thính giả5.4. Lắng nghe/vận dụng KN ngheLắng nghe có phân tíchPhải xử lý các thông tin. Sử dụng tai nghe, đọc được ngôn ngữ cơ thể của thính giả và xử lý tốt tình huống xảy raKiểm soát cảm xúc: nên tỉnh táo và tập trung – không lơ đãng - nhớ được người ta nói gì và phải hiểu được3.6. Sử dụng khả năng thuyết phụcThuyết phục là thay đổi ý kiến người nghe để làm cho họ đồng ý với bạn và có thể hành động và cách nói của bạn phải tạo sự tin tưởng.Khi bạn nói để thuyết phục, nhiệm vụ của bạn như bán 1 chương trình, bảo vệ 1 ý kiến, phản đối 1 quan điểm hoặc hối thúc một ai đó hành động theo ý kiến của mình3.6. Sử dụng khả năng thuyết phụcTâm lý của sự thuyết phục: Sự thuyết phục là quá trình tâm lý, nó xảy ra trong các tình huống mà 2, 3 quan điểm cùng tồn tại 1 lúc. Sự tranh đấu của việc thuyết phục:Nếu người nghe cứng rắn và chống đối lại ý kiến của bạn thì bạn có thể đề cập đến sự thành công nếu như nó đứng đầu. Đây là hoạt động mang tính chiến thuật, có chiến lược để chiến thắng người nghe.Làm thế nào để người nghe xử lý những thông điệp mang tính thuyết phục: Người thuyết phục cố gắng đưa những thông tin thực tế để cuốn hút người nghe vào quá trình thuyết phục. Thông tin đưa ra cần súc tích để người nghe dễ xử lý, tăng tính hiệu quảThính giả là mục tiêu: - Sự đồng ý 1 cách thụ động: người thuyết trình phải cố gắng thuyết phục người nghe về các điều khoản đưa ra mà không hối thúc thực hiện ngay- Để có hành độngngay lập tức: người nói thuyết phục người nghe làm những hành động để ủng hộ những điều khoản đặt ra3.6. Sử dụng khả năng thuyết phụcIII. THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH1.1 Thuyết trình chào bán hàng:1.1.1Mục đích của thuyết trình chào bán hàng“Nhân tố quan trọng trong bán hàng là nắm được nhu cầu của khách và thuyết phục họ rằng bạn là lựa chọn tốt nhất đáp ứng được nhu cầu đó” Fred Blalek3.1 Thuyết trình chào bán hàng:3.1.1 MĐ của TT chào bán hàngNhằm giới thiệu và bán sản phẩm trực tiếp đến khách hàng kích thích nhu cầu khách hàng, biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng hiện tạiTạo thêm 1 kênh thông tin giữa khách hàng và DN. - Giúp khách hàng nắm rõ về thông tin của sản phẩm, - Hướng dẫn sử dụng sản phẩm, thu thập ý kiến khách hàng về sản phẩm để hiểu rõ nhu cầu khách, cải tiến s. phẩmQuảng bá và khuếch trương sản phẩm của DN3.1 Thuyết trình chào bán hàng:3.1.2 yêu cầu và nguyên tắc trong thuyết trình chào bán hàngYêu cầu:Nhấn mạnh thông điệp người bán hàngThời gian TT vừa đủ thời gian cần thiếtDành được thời gian cho các câu hỏiDiễn ra theo tốc độ đủ để khách hàng tiềm năng hấp thu được thông tinBài TT có hệ thống, phần giới thiệu và phần kết phù hợpThật dễ hiều 3.1 Thuyết trình chào bán hàng:3.1.2 yêu cầu và nguyên tắc trong thuyết trình chào bán hàngNguyên tắc:Trao đổiKhan hiếm: Người thuyết trình nhấn mạnh lợi ích mà họ đạt được và những thứ họ có thể đánh mấtSự tín nhiệm: Cần chứng tỏ trình độ và sự am hiểu về vấn đề bạn nói , biểu lộ sự chân thànhCam kết và kiên định Nhất tríYêu mến3.1 Thuyết trình chào bán hàng:3.1.3 Nội dung trong thuyết trình chào bán hàngKhởi đầu vắn tắt cho biết người thuyết trình sẽ làm, dẫn chứng điều gìHướng dẫn người mua hàng tiềm năng tham gia vào quy trình buổi diễn thuyết Làm cho phần thuyết trình lý thúGiới thiệu cho khách hàng thấy những đặc điểm sản phẩm đáp ứng nhu cầu ra sao và để giải quyết nhu cầu khách hàng3.1 Thuyết trình chào bán hàng:3.1.3 Nội dung trong thuyết trình chào bán hàngTìm cách biến đổi những nhu cầu đó thành ước muốn mua sắmKhông rời khách hàng cho đến khi khách hàng hoàn toàn thỏa mãn phần trình bàyTóm tắt điểm chính yếu bằng cách nhấn mạnh những lợi ích phía mua được nêu trong quá trình diễn thuyếtNhững điểm cần lưu ý trong thuyết trình chào bán hàng:Ngoại hình, lời nói, thái độ và mức độ nhiệt tình của bạnNhiệt tình: Đặt niềm tin vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang chào bán và truyền niềm tin đó đến khách hàng bằng nhiệt tình của chính mình. Cần sinh động và có tính thuyết phục caoNhững điểm cần lưu ý trong thuyết trình chào bán hàng:Đơn giản: Trình bày vấn đề đơn giản và dễ hiểu, chính xác. Sử dụng ngôn ngữ thường dùng, tự nhiênKiểm tra phản ứng của người nghe: Hỏi người nghe xem họ hiểu rõ chưa và có gì thắc mắc không Giao tiếp bằng mắt: Không nhìn nhìn vào một người nào đó mà bạn cho rằng đ1o là nhân vật quan trọngNhững điểm cần lưu ý trong thuyết trình chào bán hàng:Chuẩn bị kỹ: Thực hành nhiều lần trước khi tiếp xúc với khách hàng, chú ý yếu tố thời gianChú ý trang phục: trang phục công sở, không nên ăn mặc kém trang trọng hơn khách hàngKết thúc lịch sự Cảm ơn khách hàng vả hứa hẹn tiếp tục liên lạc với họIV. Bài thuyết trình trong các dịp đặc biệt:4.1 Thuyết trình giới thiệu: Là loại bài thuyết trình được thực hiện để giới thiệu người phát biểu (hay là người thuyết trình chính trong 1 chương trình)4.1 Thuyết trình giới thiệuCần đạt những yêu cầu sauTạo được sự nhiệt tình của đám đông đối với người sẽ lên phát biểuTạo được sự nhiệt tình của đám đông đối với chủ đề của người sẽ lên phát biểuXây dựng không khí nồng nhiệt để có thể đề cao danh tiếng của người phát biểu4.1 Thuyết trình giới thiệuLời giới thiệu cần đạt những tiêu chí sau:Súc tính Đảm bảo những lời bình luận đó là chính xác tuyệt đối. Cần nói đúng tênNhững lời bình luận đó phù hợp hoàn cảnhLời bình luật dẫn dắt của bạn phù hợp với người lên phát biểuTạo nên cảm hứng hay kịch tính chocho người nghe4.2 Thuyết trình trao thưởngĐây là bài thuyết trình được thực hiện khi diễn giả trao tăng phần thưởng hay danh hiệu cao quý cho ai đó Chủ đề chính của bài thuyết trình là thừa nhận những thành tựu mà người ấy đạt được , chỉ nên tập trung vào những gì nổi bật nhấtGiải thích ngắn gọn về mục đích trao thưởng4.3 Thuyết trình nhận thưởngĐây là bài thuyết trình được thực hiện khi diễn giả là người được nhận giải thưởng hay danh hiệu cao quý nào đóMục đích là thể hiện sự trân trọng món quà hay giải thưởng nhận được, bạn cần:- cám ơn những người, những cơ quan đã dành tặng bạn món quà, giải thưởng đó - Cám ơn những người bạn giúp bạn đạt giải thưởng đó