Bài giảng Thực hành quản trị trên máy

Môn: Thực hành quản trị trên máy 1 1 GVHD: Ths. Lê Nhị Lãm Thúy Email: thuylnl@gmail.com 2 GIỚI THIỆU MÔN HỌC Số đơn vị học trình: 4 Phân bổ thời gian:  Lên lớp: 40%  Thảo luận: 10%  Thực hành máy: 50% Điều kiện tiên quyết:  Tin học đại cương 3 BÀI 1 4 MỤC TIÊU BÀI HỌC Học xong phần này sinh viên sẽ • Mô tả được các thành phần và các thuật ngữ cơ bản về đồ thị • Hiểu và chọn lựa được kiểu đồ thị thích hợp • Tạo đồ thị “chuẩn” bằng công cụ Chart Wizard • Tinh chỉnh đồ thị theo yêu cầu Môn: Thực hành quản trị trên máy 2 5 NỘI DUNG I. Tổng quan về đồ thị 1. Tạo đồ thị đơn giản 2. Làm việc với Wizard II. Chọn đúng kiểu đồ thị 1. Chọn kiểu đồ thị 2. Tạo đồ thị kết hợp III. Hoàn thiện đồ thị Phần I. Tổng quan về đồ thị 1. Tạo đồ thị đơn giản 2. Làm việc với Wizard 7 1. Tổng quan Đồ thị giúp trình bày quan điểm của bạn một cách nhanh chóng. Với đồ thị bạn chuyển dữ liệu trong bảng tính thành hình ảnh, và cho phép bạn so sánh và thấy hướng tăng trưởng chỉ trong chớp mắt Charts transform data into pictures. L à m s ố l i ệ u c ấ t l ê n t i ế n g n ó i 8 1. Tạo đồ thị đơn giản Charts transform data into pictures. Phần này trình bày cách thức tạo nhanh một đồ thị đơn giản trong vòng vài giây. Sau đó bạn sẽ thấy được cách thức dữ liệu trong bảng tính được chuyển thành hình ảnh trên đồ thị. Tổng quan Môn: Thực hành quản trị trên máy 3 9 1. Tạo đồ thị đơn giản Giả sử bạn đang làm việc với bảng thống kê số lượng túi xách của cửa hàng Eros do 3 nhân viên bán hàng bán được trong 3 tháng. Làm sao để so sánh lượng túi bán ra của các nhân viên với nhau theo từng tháng?The Chart Wizard Làm việc với Wizard 10 1. Tạo đồ thị đơn giản 1. Chọn vùng dữ liệu để vẽ đồ thị, bao gồm cả tên cột và hàng. 2. Click nút Chart Wizard trên toolbar để mở công cụ Chart Wizard. 3. Khi wizard mở ra bạn sẽ thấy là kiểu đồ thị cột đang được chọn 4. Nhấn nút Finish ở cuối cửa sổ wizard. The Chart Wizard How to … 11 1. Tạo đồ thị đơn giản Mỗi đối tượng dữ liệu được phân biệt bằng màu sắc riêng trong đồ thị. Đối tượng legend, được tạo ra từ tiêu đề mỗi hàng trên bảng tính cho biết màu sắc tương ứng với dữ liệu mỗi nhân viên trên bảng tính. Worksheet row data is transformed into columns. Dữ liệu xuất hiện thế nào trên bảng tính? 12 1. Tạo đồ thị đơn giản Mỗi cột trong đồ thị có độ cao tương ứng với giá trị nó biểu diễn  cho thấy ngay lập tức sự khác biệt về sản lượng bán giữa những nhân viên với nhau trong từng tháng Ở bên trái của đồ thị, Excel tạo thang đo giá trị để xác định độ cao của mỗi cột. Worksheet row data is transformed into columns. Dữ liệu xuất hiện thế nào trên bảng tính? Môn: Thực hành quản trị trên máy 4 13 1. Tạo đồ thị đơn giản Mặc nhiên chart wizard đặt đồ thị ở trong trang tính. “Đối tượng” đồ thị có thể di chuyển hoặc biến đổi kích thước của nó. Thậm chí in nó chung với dữ liệuA chart on the same worksheet as the data Cập nhật và xác định vị trí đồ thị 14 1. Tạo đồ thị đơn giản 1. Tạo đồ thị. 2. Thay đổi dữ liệu của đồ thị. 3. Di chuyển đồ thị. 4. Thay đổi kích thước đồ thị. 5. Thay đổi kiểu đồ thị. 6. Hủy bỏ đồ thị. Thực hành 15 Kiểm tra 1, câu 1 Theo các anh (chị) yêu cầu quan trọng nhất đối với 1 đồ thị là gì? (chọn 1 câu trả lời.) a. Làm rõ được quan điểm bạn b. Đẹp và có nhiều màu sắc c. Có kiểu đồ thị phức tạp M ộ t đ ồ t h ị k h ô n g t h ể h i ệ n đ ư ợ c q u a n đ i ể m n g ư ờ i t ạ o l à đ ồ t h ị v ô d ụ n g ? 16 Kiểm tra 1, câu 2 ? Bạn có thể in đồ thị đặt trong 1 trang tính cùng với dữ liệu của trang đó. (chọn 1 câu trả lời.) a. Đúng. b. Sai. Môn: Thực hành quản trị trên máy 5 17 Bạn làm gì để cập nhật đồ thị sau khi đã thay đổi dữ liệu mà nó biểu diễn? (chọn 1 câu trả lời.) a. Nhấn SHIFT+CTRL. b. Không làm gì cả. c. Nhấn F6. K h i t h a y đ ổ i g i á t r ị t r o n g b ả n g t í n h , đ ồ t h ị s ẽ t ự đ ộ n g c ậ p n h ậ t ?Kiểm tra 1, câu 3 18 Giá trị ghi trên legend cuả đồ thị sẽ chuyển thành các tựa đề của cột hay dòng trên bảng tính. (chọn 1 câu trả lời.) a. Đúng. b. Sai. ? C á c t i ê u đ ề h à n g / c ộ t l à n ộ i d u n g c ủ a l e g e n d , đ ể d i ễ n g i ả i m ỗ i m à u t r ê n đ ồ t h ị t ư ơ n g ứ n g d ữ l i ệ u c ủ a h à n g / c ộ t Kiểm tra 1, câu 4 I. Tổng quan về đồ thị 1. Tạo đồ thị đơn giản 2. Làm việc với Wizard 20 2. Làm việc với wizard ? Doanh số của mỗi nhân viên bán hàng thực hiện được qua thời gian để thấy mức độ phấn đấu của mỗi người Hãy quyết định bạn muốn biểu diễn cái gì ? Doanh số của các nhân viên bán hàng với nhau để thấy mức độ hiệu quả giữa các nhân viên Môn: Thực hành quản trị trên máy 6 21 2. Làm việc với wizard 1. Chọn dữ liệu 2. Mở Chart Wizard 3. Bạn nhấn nút Next thay vì nhấn Finish Trang Data Range cho phép bạn thay đổi cấu trúc đồ thị Choose how the Chart Wizard compares your data. Hãy quyết định bạn muốn biểu diễn cái gì 22 2. Làm việc với wizard Ví dụ đồ thị so sánh giữa các nhân viên với nhau  Để so sánh, Excel gom số liệu ở mỗi cột số liệu thành 1 nhóm và so sánh số liệu trong cùng nhóm với nhau (“series in row”). series in row Tùy chọn series in row 23 2. Làm việc với wizard Nếu Excel gom mỗi hàng số liệu thành 1 nhóm để so sánh (“series in column”)  Đồ thị sẽ có ý nghĩa khác. Nó sẽ cho thấy tình hình bán hàng của từng nhân viên qua từng tháng Tùy chọn series in column 24 2. Làm việc với wizard Bạn chọn cách đồ thị của bạn so sánh như thế nào bằng cách chọn Rows hoặc Columns trong mục chọn Series in series in row/ column Môn: Thực hành quản trị trên máy 7 25 2. Làm việc với wizard Trang Series cho phép bạn có thể hủy bỏ hoặc thêm các dãy số liệu vào đồ thị mà không phải quay lại bảng tính Trang series 26 2. Làm việc với wizard Các tiêu đề minh họa ý nghĩa để người xem không phải suy đoán xem đồ thị của bạn muốn nói gì. Tiêu đề đồ thị và các trục Eros Sales Reports 0 50 100 150 200 250 300 350 400 450 January February March First Quater Sales C a s e s s o l d Peacock Suyama Davolio tên trục phân loại tên đồ thị thang đo số lượng 27 2. Làm việc với wizard Trang Titles 28 2. Làm việc với wizard Còn 1 số trang nữa trong Chart Wizard. Mỗi trang đều có mục preview cho phép bạn thấy ngay sự thay đổi của đồ thị khi bạn thay đổi các lựa chọn của mình. Tùy từng loại đồ thị mà các mục chọn có thể khác nhau Các trang và mục chọn khác 1. Gridlines 2. Legend 3. Data table Môn: Thực hành quản trị trên máy 8 29 2. Làm việc với wizard Ví dụ các trang và mục chọn khác của đồ thị cột 30 2. Làm việc với wizard 1. Tìm hiểu các mục chọn (options) của wizard: • Titles, Axis, Gridlines; Legend; Data labels, Data table. 2. Tạo đồ thị hình bánh (pie chart). Thực hành 31 Kiểm tra 2, câu 1 Data series là gì? (chọn 1 câu trả lời.) a. Các giá trị dùng để tạo đồ thị. b. Các tên (nhãn) nằm phía dưới trục ngang. c. Tên gọi các chuỗi số của trục đứng. ? 32 Kiểm tra 2, câu 2 Bạn có thể làm gì trong trang Data Range của Chart Wizard? (chọn 1 câu trả lời.) a. Hủy bỏ data series. b. Thay đổi data series dùng để tạo đồ thị. c. Đặt tên data series. ? Môn: Thực hành quản trị trên máy 9 33 Kiểm tra 2, câu 3 Mục remove trong trang series tương đương hủy bỏ dữ liệu trên bảng tính 1. Đúng 2. Sai ? H ủ y b ỏ h a y t h ê m d a t a s e r i e s t r o n g t r a n g n à y k h ô n g ả n h h ư ở n g d ữ l i ệ u t r o n g b ả n g t í n h 34 Kiểm tra 2, câu 4 Trục Category (X) axis là thang đo của các số liệu trên đồ thị. (chọn 1 câu trả lời.) a. Đúng b. Sai ? T r ụ c g i á t r ị ( Y ) l à t h a n g đ o s ố l ư ợ n g c h ỉ đ ị n h đ ộ l ớ n c ủ a g i á t r ị t r o n g đ ồ t h ị Phần II. Chọn đúng kiểu đồ thị 1. Chọn kiểu đồ thị 2. Tạo đồ thị kết hợp 36 1. Chọn kiểu đồ thị Mỗi đồ thị đều chứa đựng ý nghĩa bên trong của nó – đó là thông điệp mà người tạo đồ thị muốn gửi đến người xem. Vì thế đặc điểm đánh giá chính yếu là thông điệp phải truyền đi hiệu quả nhất. Các kiểu đồ thị khác nhau có thể truyền đi các thông điệp khác nhau của cùng 1 đối tượng dữ liệu. Make your data clearer, stronger, and more informative. Ý nghĩa Môn: Thực hành quản trị trên máy 10 37 1. Chọn kiểu đồ thị Để chuyển kiểu đồ thị 1. Chọn đồ thị 2. Click chọn mục Chart Type trong shortcut menu. 3. Chọn kiểu trong khung Chart Type, và khung Chart sub-type 4. Nhấn OK How to? 38 1. Chọn kiểu đồ thị Đồ thị cột là lựa chọn mặc định của wizard. Đồ thị cột thích hợp để so sánh trực tiếp các giá trị với nhau ví dụ như so sánh số lượng bán của mỗi nhân viên. This chart shows how three salespeople compare, every month for three months Đồ thị cột (column) so sánh các giá trị 39 1. Chọn kiểu đồ thị Stacked Column so sánh cơ cấu các phần tử của các tổng thể Nó nhấn mạnh mức độ đóng góp “tương đối” của các phần tử đối với tổng thểStacked Column chart compares parts of several totals Đồ thị ghép chồng (stacked column) 40 1. Chọn kiểu đồ thị Đồ thị bánh để so sánh các phần tử trong 1 tổng thể với nhau để làm rõ mức độ đóng góp của từng phần tử. Đây là đồ thị lý tưởng để biểu diễn cơ cấu, tỷ trọng của 1 đối tượng This chart shows how each month's sales figure contributes to the quarterly total. Lưu ý khi tạo đồ thị bánh bạn chọn vùng tựa đề cột và vùng giá trị tổng trong bảng trước khi nhấn nút Chart Wizard Pie chart so sánh từng phần tử của 1 tổng thể Môn: Thực hành quản trị trên máy 11 41 1. Chọn kiểu đồ thị Đồ thị đường (Line) – phù hợp biểu diễn xu hướng biến động theo thời gian như sản lượng, doanh thu, và lợi nhuận. Sử dụng đồ thị Line khi trục hoành là thời gian. This chart shows the trend in sales over time for each salesperson, month by month. Line so sánh các giá trị qua thời gian 42 1. Chọn kiểu đồ thị XY Scatter – phù hợp để thể hiện mối quan hệ giữa các giá trị dữ liệu khoa học hay thống kê Thể hiện 2 thang đo trong 1 đồ thị qua 2 trục X và Y XY Scatter – mối quan hệ 2 đại lượng 43 1. Chọn kiểu đồ thị XY Scatter – so sánh 2 tập số liệu cùng 1 lúc, 1 biểu diễn ở trục hoành, và một ở trục tung. Các giá trị dữ liệu là các điểm nằm rãi rác trên đồ thị. Line – luôn luôn chỉ có 1 tập số liệu thể hiện ở trục tung Lựa chọn Line và XY Scatter Có thể vẽ đường nối các điểm trong XY Scatter nhưng không thể hiện xu hướng theo thời gian. 44 1. Chọn kiểu đồ thị 1. Chọn kiểu đồ thị 2. Tìm hiểu các kiểu con của đồ thị cột (Column) 3. Tạo đồ thị đường (Line chart) 4. Tạo đồ thị hình bánh Thực hành Môn: Thực hành quản trị trên máy 12 45 Kiểm tra 3, câu 1 Đồ thị kiểu cột có hiệu quả nhất khi cần so sánh trực tiếp các giá trị. (chọn 1 câu trả lời.) a. Đúng. b. Sai. ? 46 Kiểm tra 3, câu 1 Để thay đổi kiểu đồ thị, bạn nhấn chuột phải lên đường bao chung quanh đồ thị, sau đó chọn mục nào trên shortcut menu (chọn 1 câu trả lời.) a. Chart Options b. Chart Type c. Chart Window ? 47 Kiểm tra 3, câu 1 Đồ thị hình bánh (pie chart) có thể biểu diễn bao nhiêu tập giá trị (chọn 1 câu trả lời.) a. 1 b. 2 c. 3 ? 48 KIỂM TRA 3, CÂU 1 Đồ thị đường (line chart) được dùng khi nào (chọn 1 câu trả lời.) a. So sánh cùng lúc 2 tập giá trị. b. Biểu diễn xu hướng biến động dữ liệu theo thời gian. ? Môn: Thực hành quản trị trên máy 13 Phần II. Chọn đúng kiểu đồ thị 1. Chọn kiểu đồ thị 2. Tạo đồ thị kết hợp 50 2. Tạo đồ thị kết hợp Một kiểu đồ thị phù hợp để biểu diễn 1 phần dữ liệu này nhưng lại không thích hợp cho phần dữ liệu khác Excel cho phép kết hợp 2 hay nhiều kiểu trong cùng 1 đồ thị. Phần này hướng dẫn các bạn cách kết hợp nhiều kiểu đồ thị với nhau và cách xử lý khi giá trị số liệu khác biệt lớn. Use two chart types within one chart to create a combination chart. Tổng quan 51 2. Tạo đồ thị kết hợp Đồ thị bên so sánh doanh thu dự án và doanh thu thực. Đồ thị sau kết hợp kiểu cột để biểu diễn doanh thu thực và kiểu line cho doanh thu dự án. Kết hợp đồ thị Column và Line Which is “more informative”? ? Đ ồ t h ị n à o n h ấ n m ạ n h s ự k h á c b i ệ t h ơ n 52 2. Tạo đồ thị kết hợp 1. Click chuột phải vào series muốn đổi sang kiểu khác. 3. Click mục Chart Type trên shortcut menu. 4. Click chọn Line trong danh sách Chart type list. 5. Chọn dạng đồ thị thích hợp trong vùng Chart sub–type, rồi click OK How To? Môn: Thực hành quản trị trên máy 14 53 2. Tạo đồ thị kết hợp Ở đồ thị bên, column thể hiện doanh thu (tiền), và line biểu diễn hoa hồng (commission) (theo % doanh thu). Ở đồ thị sau hoa hồng được biểu diễn rõ hơn nhờ vào việc thêm 1 trục chứa thang đo cho nó. Thêm thang đo để làm rõ giá trị hiển thị Nhận xét gì về biểu diễn của commission 54 2. Tạo đồ thị kết hợp 1. Right-click đường biểu diễn series muốn thay thang đo trên đồ thị 2. Click chọn mục Format Data Series trên shortcut menu 3. Click trang Axis, click mục Secondary axis, và rồi click OK. Thêm thang đo - How To? 55 2. Tạo đồ thị kết hợp 1. Tạo đồ thị kết hợp 2. Thêm trục đồ thị Thực hành 56 Kiểm tra 4, câu 1 Đồ thị “2 trong 1” sử dụng nhiều kiểu đồ thị được gọi là. (chọn 1 câu trả lời.) a. Mixture chart. b. Combination chart. c. Pattern chart. ? Môn: Thực hành quản trị trên máy 15 57 Kiểm tra 4, câu 2 Để đưa thêm trục vào đồ thị, bạn chọn dữ liệu rồi click Selected Data Series trên Chart menu.. (chọn 1 câu trả lời.) a. True. b. False ? 58 Kiểm tra 4, câu 3 Nếu bạn đã sử dụng lệnh ______ trên menu Data, các dòng mới thêm vào ở cuối vùng dữ liệu đã có sẽ được tự động đưa vào đồ thị a. List b. Table c. XML ? 59 KIỂM TRA 4, CÂU 4 Khi tạo đồ thị kết hợp, để thêm đồ thị Line vào trong đồ thị Column, bước đầu tiên là nhấn chuột phải vào cột dữ liệu trong đồ thị và chọn lệnh a. Source Data b. Add Line Chart c. Chart Type ? Phần II. Hoàn thiện đồ thị 1. Tăng hiệu quả trực quan của đồ thị 2. Tùy biến thông tin trên đồ thị Môn: Thực hành quản trị trên máy 16 61 1. Tăng hiệu quả trực quan đồ thị Quan sát 2 hình bên và cho biết hình nào hiển thị các giá trị dữ liệu rõ ràng hơn? Tại sao? Đọc giá trị chính xác hơn – gridlines Lưu ý: Trang Gridline trong bước Chart Options cho phép thay đổi hiển thị đường lưới 62 1. Tăng hiệu quả trực quan đồ thị Quan sát 2 đồ thị • Đồ thị nào cho thấy đúng giá trị dữ liệu? Tại sao? • Đồ thị bên trái có dư thừa không? Đọc đúng giá trị – Data Labels 63 1. Tăng hiệu quả trực quan đồ thị Đọc đúng giá trị – Data Labels Lưu ý: Trang Data Label hiển thị/ ẩn giá trị dữ liệu Trang Axis hiện/ ẩn thang đo (trục Y) 64 1. Tăng hiệu quả trực quan đồ thị Quan sát 2 đồ thị và nhận xét sự khác biệt • Màu nền đồ thị • Màu các cột • Đường bao các cột Thay đổi màu và hiệu ứng màu Lưu ý: Mục Fill Effects trong lệnh Format Plot Area cho phép thay đổi hiệu ứng màu nền các đối tượng trong đồ thị Môn: Thực hành quản trị trên máy 17 65 1. Tăng hiệu quả trực quan đồ thị Quan sát 2 đồ thị và nhận xét sự khác biệt • Đường bao legend • Shadow đường bao quanh đồ thị • Font chữ Bổ sung định dạng 66 1. Tăng hiệu quả trực quan đồ thị Quan sát 2 đồ thị và nhận xét sự khác biệt • Màu sắc • Độ dày • Marker Các loại định dạng khác 67 1. Tăng hiệu quả trực quan đồ thị Thay đổi các phần tử 1. Bỏ gridlines 2. Thêm data labels 3. Tô màu các vùng (plot) và data series colors 4. Đổi Font 5. Tạo bóng (shadow) cho đường viền Thực hành 68 Kiểm tra 5, câu 1 Để xóa đường lưới (gridlines) công việc đầu tiên bạn phải làm là ________ a. Chọn Chart b. Chọn đồ thị c. Mở hộp thoại Chart Options Thực hành ? Môn: Thực hành quản trị trên máy 18 69 Kiểm tra 5, câu 2 Để làm hiệu ứng chuyển màu vùng vẽ từ sáng sang tối dần bạn dùng ________ a. Texture b. Pattern c. Gradient fill Thực hành ? 70 Kiểm tra 5, câu 3 Trên đồ thị bắt buộc phải có trục giá trị (Y) a. Đúng b. Sai Thực hành ? 71 Kiểm tra 5, câu 4 Bạn biết tên đối tượng đang được chọn trên đồ thị dựa vào thông tin hiển thị trên a. Formular Bar b. Name Box c. Hộp thoại Chart Type Thực hành ? Phần II. Hoàn thiện đồ thị 1. Tăng hiệu quả trực quan của đồ thị 2. Tùy biến thông tin trên đồ thị Môn: Thực hành quản trị trên máy 19 73 2. Tùy biến thông tin trên đồ thị Customize chart information to make data more visible. 74 2. Tùy biến thông tin trên đồ thị Khai tác tùy chọn Chart Options You can make a number of changes in the Chart Options dialog box. 75 2. Tùy biến thông tin trên đồ thị 1. Click chọn series muốn đưa lên 2. Nhấn chuột phải và chọn Format Data Series trên shortcut menu, 3. Click trang Series Order Thay đổi thứ tự bố trí dữ liệu 76 2. Tùy biến thông tin trên đồ thị Biến đổi cấu trúc đồ thị (cột/ dòng) Môn: Thực hành quản trị trên máy 20 77 2. Tùy biến thông tin trên đồ thị Thay đổi trục giá trị (Y) 78 2. Tùy biến thông tin trên đồ thị In this practice session you'll make some basic revisions to a chart, 1. Thay đổi thứ tự các series 2. Thay đổi cấu trúc đồ thị 3. Thay đổi trục giá trị Thực hành 79 Kiểm tra 6, câu 1 Nếu bạn quên nhập tiêu đề khi tạo mới đồ thị, bạn có thể bổ sung sau đó bằng cách sử dụng hộp thoại _____. 1. Chart Options 2. Source Data 3. Chart Type ? 80 Kiểm tra 6, câu 2 Để thay đổi nội dung đồ thị, bạn chọn mục Rows hoặc Columns trong tùy chọn nào sau đây của hộp thoại Data Range? 1. Data range. 2. Values. 3. Series in. ? Môn: Thực hành quản trị trên máy 21 81 Kiểm tra 6, câu 3 Trục giá trị phải bắt đầu từ tọa độ gốc là số 0. a. True. b. False. ? 82 Kiểm tra 6, câu 4 Bạn có thể di chuyển legend của đồ thị sang chỗ khác bằng cách “drag & drop” 1. True. 2. False. ? 83 THE END